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標題: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案） [列印本頁]
作者: twhsi    時間: 2006-3-14 11:11
標題: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
[center]TWHSI 時間管理 2006.3[/center]
1.目標
時間是生命的原料，我們希望能用實際而精密的方法來管理自己的時間及前途，實現自己的理想。


2. 說明
a. 利用PALM的豐富的軟體及容易隨身攜帶的優點，讓PALM PDA成為強力的時間管理工具。
b. 運用GTD的系統管理原則，讓每日進入生活中的上百、上千條訊息有一個完整的管理方式，讓自己不需為瑣事而煩心，並可以信守承諾，增加別人對自己的信任並實踐自己的任務及目標。（GTD可以參考 WWW.GTDER.ORG的介紹）
c. 持續累積在PALM上運用GTD概念管理時間的實際經驗，精益求精。

2005年的討論在以下連結
http://forum.pdaislife.com/viewt ... 1&highlight=GTD

d. 術語說明
經過幾年也有一些對時間管理的想法，以下文章有些自創的術語，在此先說明一下
（1）NA：指GTD一書中的下一步行動，由於時間管理就是在管理好自己的下一步行動，所以這個概念在本文中會一再出現。
（2）ASAP NA：ASAP就是as soon as possible的意思，我自己定義為近期內要儘快做完的下一步行動，這是以前DL懷特兄常強調的概念。
（3）SOMEDAY/MAYBE NA：我指的是不一定要做的下一步行動，或者最近不會執行的下一步行動。
（4）任務：指需要多個下一步行動才能完成的事情，這個定義和GTD原著的定義是一樣的。
（5）任務的NA：大部分的任務都是直線型任務，每一個任務都要有一個NA下一個行動，我也把任務的下一個行動列入管理。

3. 我所運用的時間管理工具

<img src="http://static.flickr.com/35/112163213_dfb438b76c.jpg?v=0" border="0">

只有理論只是空談，以下簡介我所運用的軟體及工具，PALM PDA是必備，在之後章節會有對工具的詳盡說明
A. DIDDLEBUG： 重量級免費軟體，程式小而穩定，這是我管理ASAP NA的地方，有依照時間自動排序，手寫鬧鐘（打字輸入也可）等的超強功能。（圖3-1）
http://diddlebug.sourceforge.net/

B.TODO PLUS：我用這個軟體來管理任務及SOMEDAY/MAYBE NA，取代內建的TODO軟體。TODO PLUS提供了手繪圖形的功能，所以搭配可任務的規劃：任務用打字的方式放在TODO，任務的NA直接寫在手繪圖形中。該軟體並有鬧鈴提醒，告訴你SOMEDAY/MAYBE NA可以開始列入ASAP NA中了。（圖3-2）
http://www.handshigh.com/html/todoplus.html

C. PDAREACH：DIDDLEBUG太強了，但是沒有桌面程式搭配不方便，我用這個軟體來當DIDDLEBUG的桌面軟體，PDAREACH可以即時將您的PDA畫面連線到PC，在PC打字輸入DIDDLEBUG的內容。（圖3-3）
http://www.junefabrics.com/pdareach/index.php

D. 3M即可貼： 就是一般的隨手貼，但是我也是我的時間管理必備工具。（圖3-4）

4. TWHSI 時間管理的一些概念

<img src="http://static.flickr.com/53/112163215_17e5ca3b3b.jpg?v=0" border="0">

A 儀表版概念（圖4-1）
開車時，我們的面前有一個儀表版，告訴我現在的速度、油量、引擎轉速等，提供足夠的行車資訊。GTD的儀表板也是這個道理，在進入某個場合開始做事前，就有一個備忘錄，告訴你在這個地點這段時間的注意事項。時間到了或要到另一個場合前，另一個備忘錄跳出來告訴您，離開這裡前要注意的事情，下一個行程前要做的事項，這就是我們希望作成的一個GTD儀表版。

B 依照時間自動排序（圖4-2）
一天的時間是線性的，時間到了才能作某些特定的事情，我們的下一步行動若依照時間排列排序，之後要做的每一件事情都自動排序，這樣子你可以預料之後需要做的事情，你知道這段時間要做的事情，你就可以列出這段時間要做的GTD儀表版。

C 時區的概念
GTD提到場合的概念，說要依不同場合的來分類你的下一步清單。場合的觀念加上依照時間自動排序的概念就產生時區的概念。何謂時區，就是某一特定時間內你會待在特定場所，稱之為時區。
利用時區的概念，就可以將某段時間作成TIME-TIGHT CONPARTMENT（封閉時區），你不用管過去的事情，未來的事情，你只要關注現在這個時區的備忘錄，儘速執行即可。

D 不同的下一步行動分類
GTD將INBOX處理的事情分成八九類，我利用PDA來管理時間，只剩下4類
也就是前面說得ASAP NA，SOMEDAY/MAYBE NA，任務，任務的NA。
由於文件的管理無法用PDA來處理，其他的部份不在本文討論的範圍內。

E.使用功能齊全的手寫軟體（DIDDLEBUG，TODO PLUS）
大部分處理事情時都很緊急，打字，手寫輸入都嫌太慢，還是直接手寫最快，最省時。

運用以上五個觀念，就形成2006版的TWHSI的時間管理，基本上融合了GTD的想法，PALM的運用，還有我個人三四年來的實戰經驗。

5. 各種軟體及工具的實戰運用
A. DIDDLEBUG ：現在說明我管理ASAP NA的方式。

<img src="http://static.flickr.com/36/112163216_12f7897276.jpg?v=0" border="0">

（1）每張NOTE都有時間：DIDDLEBUG最好的一點是每一張NOTE都可以設定時間，而且設定非常簡單快速，我的每一張NOTE都設定了時間，太久以後的事情就用"抄送"功能送到TODO PLUS作為SOMEDAY/MAYBE NA。（圖5-a-1及5-a-2）
（2）依照時間自動排序：當我的DIDDLEBUG使用時，都會有50張以上的NOTE，這時依照時間自動排序功能就非常有用，您可以立刻找到要做的下一件事情。（圖5-a-3）

<img src="http://static.flickr.com/55/112163217_9245bbc20c.jpg?v=0" border="0">

（3）多個事項在同一張NOTE：有時手寫NOTE越來越多（例如超過一百張），檢視時很耗時間，我會把幾件性質相近且同一主題的事情列在同 一張，手寫看不清，那就用打字吧。TREO 650可以打字輸入，或用下面介紹的PDAREACH軟體利用時間在PC上輸入。（圖5-a-4）

（4）每張NOTE都是一個下一步行動當NOTE跳出來時，就要處理這件事情或者例外社定下一個處理的時間。（圖5-a-5）

  （5）抄送的功能使用：在手寫區寫或按下硬體鍵”G”就可以跑出抄送功能的視窗，您就可以把這張NOTE的內容打字，送到其他程式，我最常用的就是送到
TODO PLUS作為SOMEDAY/MAYBE NA。（圖5-a-6）

（6）突發狀況的處理：每天的工作難免有許多突發狀況，此時DIDDLEBUG也可以擔任最好的INBOX工具，立刻寫下要做的事情，並設定這件事情加工處理的時間，配合”依照時間自動排序”功能，您可以掌握所有進入您腦海的雜事。

B. PDAREACH：我只拿來作DIDDLEBUG的輔助軟體（即桌面版軟體），即時將您的PDA畫面連線到PC，可以在PC打字輸入DIDDLEBUG的內容

<img src="http://static.flickr.com/50/112163219_195255107f.jpg?v=0" border="0">

（1）利用PC鍵盤快速輸入中文：我用來作三個用途，一是將DIDDLEBUG中太多的NOTE整理成較少的NOTE，打字的字比較小，一張NOTE可以容納很多事，檢視時也較快，二是利用DIDDLEBUG中的超送功能到TODO PLUS，三是，手寫的字跡本來就較難看懂，如果定期要提醒自己的事項（如多喝水，寫日記等要養成的習慣），我用打字的方式來處理。在PC的大鍵盤打，自然比在PALM上手寫或TREO的小鍵盤打字及選字快的多了。（圖5-b-1）

（2）優異的操作介面：PDAREACH可以在PC上顯示正常螢幕兩倍大的畫面，讓您一目了然，配合DIDDLEBUG使用時，還可以用到PC的鍵盤的快捷鍵啟動DIDDLEBUG的各種功能，如SHIFT+Z就是輸入文字功能，SHIFT+G就是抄送功能。也可以用滑鼠代替鍵盤，把PALM當程式一個桌面程式來用。（圖5-b-2）

C.TODO PLUS取代內建的TODO軟體，也是很好用的軟體，我用來管理任務及下一步NA。

<img src="http://static.flickr.com/45/112163221_e6a37c9789.jpg?v=0" border="0">

（1）在TODO PLUD中我放置兩種的NA，第一是SOMEDAY/MAYBE NA，其次是任務及任務的NA。在分類時我就分成兩區，例如公司的分類，我就把”公司”作為SOMEDAY/MAYBE NA的分類，”！公司”當成任務的分類。（圖5-c-1）
（2）TODO PLUS中的鬧鐘設定: SOMEDAY/MAYBE NA,有兩種NA，一是近期不用處理的NA（但有設定日期，也設定鬧鐘提醒要列入ASAP NA了），另一是還無法設定特定日期要處理的NA（不需設定日期）。任務NA一般不用設定日期，但是有些任務的NA可以設定 日期，也設定鬧鐘。（圖5-c-2）

（3）TODO PLUS中的任務及任務的NA：GTD的作者DAVID ALLEN說”百分之八十的任務屬於直線操作，只要在腦中思考下一步行動，依序進行到任務完成即可。”，TODO PLUS的手寫NOTE就是我放置任務的NA的地方。TODO PLUS提供不同顏色的筆觸，可在不同時間檢視時寫下不同顏色的下一步行動。（圖5-c-3）

D. 3M即可貼：之前提到封閉時區的概念，3M即可貼就是我實現的工具，
（1）時區的規劃：我將一個時區內要做的事情，放在一張3M即可貼中，例如我把上班時時時區分成5段，上班前我先做好第一或第二個時區的3M即可貼，其他有空時，繼續作後面時區的3M即可貼。

（2）封閉時區點的設定方法（實體場合或虛擬場合轉換時），如果我們需要轉換場合，就可以準備一張3M即可貼，或者遇到吃午飯，換工作性質，都可以作為時段切割的地方。GTD的作者DAVID ALLEN的概念是，轉換場合常常是最耗時間且沒有效率的事情，事前的規劃，可以避免錯誤，提高品質，增加生產力。
   （3）分成AB級事情: Joel Spolsky是個相當優秀的軟體工程師（他是開發EXCEL 5.0的團隊要角），他寫的一篇文章<<無痛軟體時程>>是我時常閱讀的一篇時間管理好文 。他提過一個觀念”.. 時間管理就像積木. 如果你有一堆積木, 積木太多塞不進箱子裡. 這時候你只有兩個選擇: 找個大點的箱子或拿掉一些積木...”。所以在一個積木箱中我們不可能完成所有的事情，積木要經過挑選。我把這時段想做的事情分成AB兩級，我把A級的事情放在一側，這些事是在這段時間一定要完成的，B級的事情放在另一邊，這些事情是這個時區內不需要一定要完成，但是完成了自己會很快樂或可節省以後的時間。做事時，若很有效率，我就會AB事情一起完成，若很沒效率，我會要求自己一定要完成A類事情。

<<無痛軟體時程>>文章出處
http://chinesetrad.joelonsoftwar ... twareSchedules.html
（4）時區內的期初事項及期末事項：我在DIDDLEBUG會有許多時區內的期出及期末提醒事項，在封閉時區要到前，我會把這些注意事項寫到3M即可貼中，這樣的好處是，這個時間的處理品質會一再的提昇。
   為何有PDA還要3M即可貼？因為把DIDDLEBUG當然很好，但是太過頻繁的鬧鈴提醒，讓人很心煩，所以也想出每個封閉時區要寫出一張3M即可貼。除了沒有鬧鐘亂響外，在這個時區內，不用想未來要做的事情，不用想之前的是沒做完（都在GTD系統中），只要專心完成這張3M即可貼即可，作啟事來效果很高。

6. 結論
目前我的方法讓我節省許多時間，因為通常在事情一發生，我就已經手寫到PDA中，並設定好下一步行動及處理的時間，回家後也不用特別花時間來加工及組織。進入一個時區時，就有一張3M即可貼提醒我要做的事情，特別要鬧鐘提醒的事情，DIDDLEBUG永遠會提醒我。
時間管理實在是很實務的事情，並不是某一種方法就一定適用於每個人，要依照不同的業務性質及家庭的概念作不同的修正，我的工具及理念也不一定適用於每一個人，但是拋磚引玉，我們可以在此繼續討論，找對最適合自己的時間管理方法
我得到了許多好處，也推薦您一起來時間管理，你今天GTD了嗎？

[ Last edited by twhsi on 2006-3-15 at 07:33 ]
作者: didream    時間: 2006-3-14 13:26
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本
Twhis兄所用的NA和ASAP NA和我目前使用的方法滿類似的！
我真的覺得是個很好的方法！
不過，不知道“行事曆”在這個GTD系統中是扮演什麼樣的角色？
我覺得配合diddlebug的弱點、用來當作周檢視、月檢視、年檢視還不錯用的說…
作者: twhsi    時間: 2006-3-14 14:27
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本
其實我現在完全不用行事曆軟體了
（我不是排斥用行事曆，但是時間管理軟體用的少，管理起來很方便）

我所有的行事曆事項都放在SOMEDAY/MAYBE NA中
（也就是在TODO PLUS內）
我會寫下事件的日期（例:5/15 2:00-4:00 到XX會議室開會）
並設一個鬧鐘(如：5/14 6：00 PM)，到時候就會跳出來，
我可以事前準備會議資料，並列到ASAP NA
（也就是在DIDDLEBUG中）
每週檢視時我也看得到這件事情，可以隨時加註注意事項

簡單的說，DIDDLEBUG放的都是近期的事情，
重要的是，DIDDLEBUG會依照時間自動排序
所以不用擔心看不到這個提示事項
（何時跳出來提醒自己是一個關鍵，設的好的話就很有用）
作者: twhsi    時間: 2006-3-14 14:38
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本
對了，我有一個WORD的版本，
不知有哪一位可以協助轉成PDF檔案
我可以放在附件讓大家分享下載

印出來看比較容易看出 寫不好的地方
大家集思廣益讓我們的時間管理方法更完善吧 :>
作者: u329    時間: 2006-3-14 14:56
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本
Originally posted by twhsi at 2006-3-14 14:38:
對了，我有一個WORD的版本，
不知有哪一位可以協助轉成PDF檔案
我可以放在附件讓大家分享下載

印出來看比較容易看出 寫不好的地方
大家集思廣益讓我們的時間管理方法更完善吧 :>


要轉 PDF 的話，可參考一下我一年多前發表的文章～
http://forum.palmislife.com/viewthread.php?tid=43743&fpage=1
作者: twhsi    時間: 2006-3-15 06:58
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本
奇怪，我轉出來的文件都是亂碼說
不知道是哪裡出問題了
請參考附件的圖

但是我發現PALMISLIFE附件可以放WORD檔案
還請有興趣的朋友下載吧
目前是WORD格式

有人問我在DIDDLEBUG無法插入文字的問題
其實risumfiriri兄已經解決了

http://www.palmislife.com/~risum ... chives/00000371.htm

我自己則是在選項中的進階設定
將筆觸顏色及背景顏色倒反過來
這樣自就不需無須每次按"W"鍵才能輸入文字
但是缺點是，每次新增一個NOTE要按"W"鍵
但是還是很好用，
推薦大家可以試一下

[ Last edited by twhsi on 2006-3-15 at 07:43 ]
作者: didream    時間: 2006-3-15 13:35
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
利用3M即可貼來管理封閉時區的想法我覺得相當的有趣！
封閉時區的概念我也常使用，覺得相當的有效率！
不過3M即可貼真的不能統合到pda裡面嗎?
是不是有什麼我沒注意到的特殊理由?
例如:在diddlebug裡面開個分類來管理這些封閉時區內注意事項…利用內建的note來管理…
作者: PipperL    時間: 2006-3-15 13:47
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
轉好了   

Originally posted by twhsi at 2006-3-14 14:38:
對了，我有一個WORD的版本，
不知有哪一位可以協助轉成PDF檔案
我可以放在附件讓大家分享下載

印出來看比較容易看出 寫不好的地方
大家集思廣益讓我們的時間管理方法更完善吧 :>
作者: twhsi    時間: 2006-3-16 07:07
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
感謝PipperL兄的協助，希望能拋磚引玉讓更對時間管理感興趣的朋友可以看到這個文件，大家可以共同討論。
也感謝wilzhang兄，您寄給我的PDF檔也已經收到，但是因為PipperL已經直接POST在討論串中，所以我也不再將檔案貼上，但是仍然十分感謝您的協助。


Originally posted by didream at 2006-3-15 01:35 PM:
利用3M即可貼來管理封閉時區的想法我覺得相當的有趣！
封閉時區的概念我也常使用，覺得相當的有效率！
不過3M即可貼真的不能統合到pda裡面嗎?
是不是有什麼我沒注意到的特殊理由?
例如:在diddlebug裡面開個分類來管理這些封閉時區內注意事項…利用內建的note來管理…


TO didream
您的問題相當好
“3M即可貼真的不能統合到pda裡面嗎?”

我想了想
我的DIDDLEBUG的ASAP NA放到3M即可貼時
並不是每一件都會做的，我還會作一個加工的程序，
把一些覺得不需要做的ASAP NA刪掉（別的時間作或者改另一個方式作）

因為有時候我們封閉時區的時間有限，但是這個時段內ASAP NA的數量可能太多，如果我們不刪除一些掉，我們根本作不完。

目前我想到的方法是在3M即可貼中作這個工作，大家也可以想想看有無其他的點子。

“如果你有一堆積木, 積木太多塞不進箱子裡. 這時候你只有兩個選擇: 找個大點的箱子或拿掉一些積木，如此維護積木箱還有其他好處, 就是能逼你自己刪除一些積木。.”

--引自<<無痛軟體時程>>

[ Last edited by twhsi on 2006-3-16 at 07:08 ]
作者: twhsi    時間: 2006-3-18 07:52
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
前兩天看一本書<<PQ 提高工作效能100招>>
http://www.books.com.tw/exep/prod/booksfile.php?item=0010309976
這裡還有一些書摘
http://www.ylib.com/ymba/reading/default.asp?DocNo=155

這篇文章中提到兩種待辦事項清單︰每日預計完工表和工作總表。
（1）每日預計完工表是你每天早上進辦公室後第一個要看的東西，也是你離開辦公室前最後要看的東西；它可以幫助你集中工作焦點。
預計完工表的好處是先把要做的事記錄下來，以免忘記。
舉例來說，如果在購物前半小時就先列好購物清單，你就可以把時間拿來做更重要的事。
（2）工作總表的內容則會常常更動，目的是用來記錄未來想做、但還沒放入每日預計完工表中的預定工作。

我覺得作者的每日預計完工表就是我所提到的利用封閉時區概念列出的3M即可貼事項，工作總表就是指GTD所有的下一步行動清單。

我覺得擁有3M即可貼事項最大的好處是強迫刪掉一些比較不重要的事情，
運用GTD後，我們想做的事情會增加許多，反而要一個刪除不必要的行動的機制，
這樣才能真正有效率
這也是彼得杜拉克說的"作對的事，而不是把事作對"

附件是我用的每日3M即可貼用法相片，提供大家參考
作者: HHSL    時間: 2006-3-18 22:34
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
的確，我也同意twhsi的看法，很多時候，在樹狀軟體建立的NA，經常是某一天做不完的。
最近更有想法，不同性格的人，做事方式又不一樣。有一些人的性格，看到這麼多的NA，反而增加壓力。有時候會有無力感，明明知道這件事一定要趕快處理，卻又給另一件事某個因素拖延，又不能交出去給另一個人。這個時候就有不是用了甚麼軟體就能「拯救」我的感覺。
不過，對於一些高度自律，心又非常細，工作環境、內容單純的人，樹狀軟體、行事曆軟體都會是一個相當好的管理方式。我就以「無痛軟體時程」為例，這位作者的環境很單純，全是寫軟體的程式師，工作很清楚。假如換一個作業務的，又或者作保險的，使用某些管理軟體會是好的。
更重要，有一些人對時間管理有看沒有懂，也會出現拿了再好，或者再簡單的工具，還是茫無頭緒。

這是我的愚見！
作者: twhsi    時間: 2006-3-20 08:48
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
HHSL兄
您太客氣了，您對議題思考真的相當的深入，
昨天前天和老婆孩子去廬山泡溫泉，回來就看到您的留言
真的很高興

以前我試用在樹狀軟體建立NA
但是建立了卻很難具體實行
這時候反而很痛苦

有一種知道該做哪些事情，卻做不了那些事情的感覺，
就會如您所說得有挫折感

時間管理需要許多的紀律
我自己寫這篇文章，有一種紀錄自己時間管理方法的目的
也感謝您的意見提供

您提到的，時間管理方法要依照不同的工作形式來調整
這是很好的概念
作者: twhsi    時間: 2006-3-22 07:28
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
從前的成功,是因為毅力、火力加上持之以恆。
我們幸運地擊中標的,是因為毅力的火網非常密集。

而今天的成功則是另一種不同的形態。它來來自行動前的精密分析、廟算。
準備功夫做得徹底,並十分精確知道標的，給予狠狠的一擊。
這也就是俗稱”外科手術式”        攻擊，因為除了要害之外，我們不必浪費任何一顆子彈到別的地方。
--引自 蔡志忠 <<豺狼的微笑>> 大塊文化

其實我也運用DIIDDLEBUG用心智圖畫出任務
利用起簡單的圖形功能
加上文字輸入或手寫很快就能完成心智圖
有效率的管理任務

[ Last edited by twhsi on 2006-3-22 at 07:31 ]
作者: didream    時間: 2006-3-22 13:18
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
運用DIIDDLEBUG用心智圖畫出任務?
這樣會不會和todo plus所負責的功能重複，導致整個GTD系統分工混亂呀?
而且也會衝突到diddlebug每個note所設定的時間…
有些任務步驟較多，除非是在封閉時區內，不然應該不會在同時段內完成的吧?
作者: twhsi    時間: 2006-3-23 15:49
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
TO didream
其實我逐漸把NA和任務都放在DIDDLEBUG

把SOMEDAY NA（也就是過一陣子才啟動的任務）
和MAYBE NA（不一定要啟動的任務）
都放在TODO PLUS

我每天有兩段時間（上午7：00及下午6：30）
將之後12小時的封閉時區事情都寫好
所以NA和任務放在DIDDLEBUG有利於我一起檢視
另外任務畫成MINDMAP型式也出乎我意料之外的簡明易讀
一眼就看得出來任務的下一步行動
由於任務許多都是直線型態發展，有一個明確的NA比只列任務名稱重要

您也可試試看

TO stpaloma
您說的沒錯，這是不得已的作法
由於原先安排的封閉時區內待辦事項常常會太多
不可能全部做完
所以要另列清單，作成計畫清單，減少待辦事項
以全力完成這些事情
這只是我個人的方法
或許有更好的方式會在我們集思廣益後出現 :>
作者: gasolin    時間: 2006-3-23 22:36
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
我有用到 每日預計完工表 跟 工作總表, 為了適應工作的特性, 我現在把這些都歸納成 個人工作與生活的"解析度"(Resolution).

個人工作與生活的"解析度" 並非高度檢視, 強調"解析度"的目的是為了"更了解自己". 以訂作適合自己"解析度"的的 GTD 方式.

我把 "工作總表" 當作高度簡視中 "三個月期計畫" , "一年規劃", 與 "二年規劃" 項目中在 "工作方面"的一環, 完成的項目才保存歸類到"過去計畫(完成的計畫)"中, 成為實際意義上的"完成工作總表"

我的"每日預計完工表"則不用電子式紀錄, 因為工作地點固定, 所以我印出了 DIY paper planner 中的每週行事曆 (Calendars, 我將兩張印在一起, 一張有7天, 在每格中的左上角填上日期, 格子中則填前輩致的預計完成項目.), 放在桌上, 每天早上到辦公室就寫下預計完成項目, 工作中額外完成的事項也補進行事曆中. 自己哪陣子有生產力, 哪陣子效率低下一目了然.
http://www.diyplanner.com/

每週行事曆是消極工具, 主要功能是作參考(減少憂慮, 分析過去內容), 要增進自己的生產力的話, 還必須更了解自己. 也就是增加對自己工作能力的"解析度".

就像 joel 建議的, 軟體工程師可以靠"預估作一個項目所要時間" (拉 schedule) 來了解自己能力, 並加以增進. 中小型的項目(mini- project) 我用 voo2do 等 task 工具來做管理,
http://voo2do.com/tasks
作者: twhsi    時間: 2006-3-24 06:58
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
gasolin兄
高手一出手就知有沒有，
將自己的工作作成紀錄，解析自己的能力及效率所在
這概念真有意思
寫了這一篇文章總算把您給"誘騙"出來了 :>

言歸正傳，您使用的DIYPLANNER的範本給以直接給出聯結嗎?
這個網站太大了，不知道正確的連結點該如何找出？？？

另外VOO2DO這個網站用好幾次都沒能真正上手
看到您的介紹，我會再去試試的

我自己也統計過我一天的能量高低
基本早上6-11左右最高
11-18就算很低落
18-22又稍微回升
安排事情時就會依能量高低調整
這也算一種自我瞭解吧

對了您的BLOG我還不時去看呢
我喜歡您引用的一些詩句..........

[ Last edited by twhsi on 2006-3-24 at 06:59 ]
作者: gasolin    時間: 2006-3-24 09:50
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
http://www.diyplanner.com/templates/official/classic

DIY paper planner 提供簡潔美觀的各種工作表格, 並有 Classic, A5, Classic 2-Up, A5 2-Up 等各種 size.

"Core Package" 包含所有的表格.

感謝 twhsi 提醒, 一天每個時刻能量的高低確實影響深遠, 也是個人工作與生活"解析度"的基礎.
為了將自己的工作與生活分的比較清楚, 我生活上以 PDA 紀錄,
辦公桌上的每週行事曆只紀錄工作相關, PDA 做為補充.

自己並不是很有紀律的人, 仍在試驗磨合找出較"不辛苦"的方法, 讓自己可以愉快地的實行, 並持之以恆.
作者: twhsi    時間: 2006-3-28 08:00
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
gasolin謝謝您
周五到週一去上了一個課程
所以到今天才回留言
您提供的IDEA我會回去細看

我在這三天中
也體會到目前的GTD發展要用機器及紙張的整合才最省力
（現在我的系統已經完全不用花時間來整理，紀錄時就已經經過了收集+加工+組織三過程）
維護系統的時間大為降低，這是最關鍵的元素

等這幾天混亂的生活平息下來後
再來分享心得 :>
作者: GAAP    時間: 2006-3-28 10:06
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
Originally posted by gasolin at 2006-3-24 09:50 AM:
http://www.diyplanner.com/templates/official/classic

DIY paper planner 提供簡潔美觀的各種工作表格, 並有 Classic, A5, Classic 2-Up, A5 2-Up 等各種 size.

"Core Package" 包含所有的表格.

感謝 twhsi 提醒, 一天每個時刻能量的高低確實影響深遠, 也是個人工作與生活"解析度"的基礎.
為了將自己的工作與生活分的比較清楚, 我生活上以 PDA 紀錄,
辦公桌上的每週行事曆只紀錄工作相關, PDA 做為補充.

自己並不是很有紀律的人, 仍在試驗磨合找出較"不辛苦"的方法, 讓自己可以愉快地的實行, 並持之以恆.


我個人也和gasolin兄的方式差不多,其實我用palm也有幾年了,雖說Palm是以PIM功能著稱,但自己以前在事務所工作最忙的時候,雖然也有palm這個武器在身上,但幾乎有讓它發揮PIM的功能...這當中有不少原因啦...
其實,在某些時候,我發現用小小的palm來做一些事,會綁手綁腳的...
我就簡單來說說我的工具,我不是一個很會管理自己的人,還希望自己能多多跟twshi兄學習

1.行事曆:
我會印出各月份B4大小的計畫表,可以一目了然每個月的進度及規劃(視野無限,空間無限)
另外,我會隨身準備B5大小的行事曆本(我們公司每年都會發)

2.TODO/Memo
雖說Palm上,有速記本,但我覺得畢竟有比一本小小的筆記本好用,實體小筆記本真的比Palm好用好幾倍
從以前唸書到現在,我已經用了N本的小記事本,用來隨時清空自己的腦袋(我的小記事本,有3種,大,中,小),最大的比palm大一點,最小的,真的很小,大概1/4的Palm大小

3.Address
雖說Palm的聯絡人很好用,但我的客戶名單很少用Palm來查,我用Excel整理後,直接印出B4大小,我的客戶名單不多啦,大概只有4張B4大小,所以一般我在查客戶資料時,會比Palm快好幾倍,真的,我騙你,那一個客戶在那一頁的那裡,我大概都知道,而且我的客戶名單,會留幾個欄位做進度追縱或其它記錄,這些資料會打入excel做分析
雖說excel是以運算功能著稱,但很多人都拿來當小型資料庫,我覺的excel蠻好用的,它有自動/進階篩選,用來做簡單的進度追縱蠻有用的.
而這個Excel表,我會透過網路的方式分享給我的組員,他們也可以修改更新,只是比較麻煩的是,很怕他們不小心亂改..,這就辦法了

其實最重要的還是在excel的這張表啦,做什麼事時,我都要看這張表,沒有它我就完了,也許這些Palm透過連結等等..也都可以達到,但上面的頭頭要看時,或著開會馬上問你時,等你查Palm都來不及了,而且palm就算要印出來,也無法向excel這麼楚.我以我覺得在工作上,會因為很多原因,而有很多調整,一些工作流程,週遭的人事物的配合也有很大的關係啦

再來偶而上面的頭頭會問你重要客戶的資料或數字,就算你用Palm都整理的很好,但它隨時想看時,你不可能把palm拿給它吧,因為它不會用......還不如我整理所列印出的Excel表,來的清楚簡單.

以上是工作啦,如果是個人的話,是對自己負責,所以相對的用palm管理的空間就很大....
但,我也不是在工作上,都讓Palm一無事處,一些重要的reference,我會交給Palm去做,因為工作,常常要接觸新的法令,這些的資料量是非常驚人的,我只要簡單做好歸檔,就不用怕那些新的法令自己遺漏而擔心,
幹這行的真的有時會有資訊恐懼症....大約幾千本書的資料量,我用isilo 的 global Find,不到幾秒就能找出我要的,讓我有隨時隨地掌握資訊的能力,也不用去客戶那裡,要帶一堆法典....而且又常常忘了帶某一本....
尤其是當客戶問你問題時,你馬上從Palm找出相關答案,立刻回答並引用時,那時真的會愛死Palm了...呵呵....


以上小小心得

最後,gasolin兄提到紀律,真的是一個很重要的關鍵,唯有紀律才能真正落實執行力
也祝有心做好時間管理的朋友,都能有目標,有計劃,有紀律完成自己人生的夢想!!
作者: didream    時間: 2006-3-28 13:42
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
事實上似乎不是每個人都適合使用PDA來管理PIM，我老闆之前也嚐鮮買了台PDA來用，但是用沒多久又是回到萬用手冊+手機電話簿的情況…
我想大多數的人都是屬於這種情況的，畢竟使用科技產品，一開始的學習期不是大多數的人都撐的過去的…
作者: twhsi    時間: 2006-3-29 07:06
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
Originally posted by gasolin at 2006-3-24 09:50 AM:
http://www.diyplanner.com/templates/official/classic

DIY paper planner 提供簡潔美觀的各種工作表格, 並有 Classic, A5, Classic 2-Up, A5 2-Up 等各種 size.



謝謝您的分享，看了您和GAAP的文章
發現自己的時間管理少了"行事曆"這個架溝
所以印出了週行事曆及月行事曆來用

試用一陣子後再來報告吧
由紙筆管理轉到完全用PALM管理
現在則是紙筆及PALM並用
這個過程真的有意思

也感謝PALMISLIFE上許多的好朋友分享經驗

TO GAAP
您的時間管理方式也很有意思，有空我會在細讀您的文章的

TO ALL
有關於時間管理我最近有一些心得
就是要將事情及時間兩個因素分開來思考

時間是線性的，所以他是屬於直線進行方式
時間一到，某些事情通常就會在這個時間發生（例如老闆發薪水 ）

但是事情的特性不同，事情有一種可大可小的特性
例如和客戶說錯話，原本的一件很小的事情，就會突然擴大，
變得難以處理
而且事情的處理不一定要在某個特定時間
我到目前的體會是GTD中所說的任務和下一步行動其實是同一件事
只是大小的差別

時間管理就是因為同時要考慮這兩個因素，
所以變得相當複雜，
也因此變得相當有趣

前幾天上課時，我也有機會上台演練講解一些時間管理的課
很有意思，這是我第一次真的面對群眾講解時間管理
效果及笑果還不錯說
作者: twhsi    時間: 2006-3-30 07:08
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
Originally posted by gasolin at 2006-3-23 10:36 PM:
我有用到 每日預計完工表 跟 工作總表, 為了適應工作的特性, 我現在把這些都歸納成 個人工作與生活的"解析度"(Resolution).

個人工作與生活的"解析度" 並非高度檢視, 強調"解析度"的目的是為了"更了解自己". 以訂作適合自己"解析度"的的 GTD 方式.

我把 "工作總表" 當作高度簡視中 "三個月期計畫" , "一年規劃", 與 "二年規劃" 項目中在 "工作方面"的一環, 完成的項目才保存歸類到"過去計畫(完成的計畫)"中, 成為實際意義上的"完成工作總表"

我的"每日預計完工表"則不用電子式紀錄, 因為工作地點固定, 所以我印出了 DIY paper planner 中的每週行事曆 (Calendars, 我將兩張印在一起, 一張有7天, 在每格中的左上角填上日期, 格子中則填前輩致的預計完成項目.), 放在桌上, 每天早上到辦公室就寫下預計完成項目, 工作中額外完成的事項也補進行事曆中. 自己哪陣子有生產力, 哪陣子效率低下一目了然.
http://www.diyplanner.com/

每週行事曆是消極工具, 主要功能是作參考(減少憂慮, 分析過去內容), 要增進自己的生產力的話, 還必須更了解自己. 也就是增加對自己工作能力的"解析度".


gasolin兄
我對於您的"解析度"概念相當有興趣，但是覺得有對這個概念很模糊
您可否多舉實例說明一下

我知道您的解析度是利用檢視自己生產力的方式來完成
但是解析度本身所指為何？
知道自己解析度後，又要如何藉此改變自己？
這兩點是否能請您繼續說明，THANK
作者: twhsi    時間: 2006-4-7 22:56
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
前幾天在誠品書局看到一本書
每天多賺2小時：讓你每天準時下班的超高效率工作妙方
http://www.books.com.tw/exep/prod/booksfile.php?item=0010324329

覺得很有意思
裡面的第四章提到一個觀念
主要工作清單: 把所有的下一步行動，任務都統一放在一個清單內
每日工作清單: 每天要做的行動約會放在一個清單內

這本書的概念雖然和GTD對每日行動清單有所不同，
但是對主要工作清單的概念是我看過的書中講的最好的
大家可以參考一下 :>
作者: twhsi    時間: 2006-4-19 07:43
標題: Re: [GTD] TWHSI 時間管理 2006.3.14 版本（附WORD檔案）
微軟公司Bill Gates在四月號Fortune雜誌寫的新文章
How I work
http://money.cnn.com/2006/03/30/ ... k_fortune/index.htm

以下是我的朋友RAINBOW所寫（或轉載）的內容
http://blog.hrd.gov.tw/xoops2/mo ... _id=200&forum=6
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微軟公司董事長比爾蓋茲在這個月的財富雜誌上寫了一篇文章，談自己是如何工作的(How I work)，很值得參考，他說：「從現在回顧三十年前微軟剛創立的時候，工作的變化幾乎難以置信，我們終於接近我所謂的數位工作風格。」，他的辦公室很少紙張，辦公桌上有三個21英吋的NEC螢幕，它們都跟同一個桌上電腦同步。

　左邊螢幕是電子郵件列表，中間是他正在讀或回應的電子郵件，瀏覽器則顯示在右邊螢幕。這樣的安排讓他在處理事情時，能很快瞥過新到的訊息，也能把他正在看的eMail相關網頁呈現在瀏覽器上。

　由於微軟公司選擇e-mail 作為溝通工具，蓋茲每天大約收到一百封e-mail，只有他允許的人的郵件，才會直接寄到他的信箱中，其餘的信件，則由助手整理過後送給他，如此他才會知道外界對微軟公司的稱讚或批評，以及客戶的要求甚麼？

　紙張已經不再是他工作上的大角色。他所看的新聞，90%由線上取得。當他開會時都帶著平板電腦來做摘記。這平板電腦與他的辦公室電腦同步，所以他能即時找到所需要的檔案，電腦內還有一個寫便條的軟體OneNote，因此，比爾蓋茲所寫的便條，都是以數位形式發出。

　蓋茲認為微軟公司的桌上搜尋(Desktop Search)，對他的生產力幫助很大。它改變了他從電腦、伺服器和網際網路取得資訊的方式。以前，他都要瀏覽檔案夾找出含有需要的資訊的文件，如今，他只要把想搜尋的資訊打到工具框內，所有包含這資訊的eMail與文件，都出現在指尖。即使自己想找電話號碼和地址，也是用同樣方法。

　蓋茲說：「我們目前遭逢的挑戰，並不是如何有效用eMail來溝通，而是確保你把時間花在最重要的eMail上。我使用「收信規則(in-box rules)」這類工具來協助，我也依照信的內容和重要性來分類歸檔搜尋。」，他認為：「保持專注是很重要的，資訊超載是一大問題，另一大問題則是資訊不足。潮湧而來的訊息，並不表示我們找到對的資訊，或我們找到對的人。」

　微軟公司用SharePoint來處理這個問題, 這是一個為公司內專案的管理與合作而使用的工具。每個專案網站上包含計畫、時程、討論區及其他訊息。公司中的任何人只要點擊幾次都能建立網站。 SharePoint 能夠讓蓋茲跟公司內許多人作深入接觸，它是一個能讓許多人討論和編寫的超級網站，而非像eMail只限定在收信者範圍內。當SharePoint中出現使用者有興趣的訊息時，它會自動通知使用者。

比爾蓋茲每年會進行一到兩次的思考周活動，在思考周時，他獨自到湖邊的小屋中，不接電話，不看電子郵件，隔絕外界一切干擾，除了睡覺之外，就是日以繼夜的閱讀，他一面閱讀，一面寫下自己的心得。蓋茲認為這是他工作裡最有趣的部分，他閱讀的材料有大學的研究報告、微軟公司內最新的研究內容和員工送給他的資料，這些都是他因平日太忙，而無法專心閱讀和思考的，2004年的思考周，他讀了熱情員工送給他的關於部落格和RSS的資料後，沒有幾個月，微軟公司就推出MSN Spaces的部落格服務。

　比爾蓋茲說：「現今，我正為「思考周(Think Week)」做準備，五月，我會離開公司一個禮拜，此時我會閱讀一百篇以上由微軟員工撰寫的報告，他們都跟公司或未來科技有關。我已經實施十二年了，以前完全是紙張作業，我是唯一做閱讀和評論的人，如今，整個流程都已數位化，並且對全公司開放。」

　蓋茲把他在思考周中所讀的內容和評論，對所有員工公開，他力行「資訊分享」和「傾聽」的精神，想跟員工打成一片！微軟的員工超過五萬人，所以當他想到：「嘿，線上付款系統的未來會如何？」或「有甚麼好方法能留下與孩子生活的記憶？」，或任何巧妙的新事情，他都會把它們寫下來。其他人看到了會回應說「不，你錯了！」或「你知道這件事已經在某地做過了嗎？」，透過資訊分享和對話，蓋茲有機會聽到所有員工的聲音。
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好文章，大家共享之

[ 本文章最後由 twhsi 於 2006-4-19 07:44 編輯 ]



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