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標題: 時間還可以這麼管，8招讓您省時間 [列印本頁]

作者: twhsi 時間: 2008-4-5 15:09
標題: 時間還可以這麼管，8招讓您省時間
時間還可以這麼管，8招讓您省時間，twhsi分享的是一些簡單方便的時間管理工具，讓您擁有更多時間，成為追求幸福的行動家。

1 A4紙折成的口袋型萬用手冊

萬用手冊是時間管理上很好用的一種工具，但是最大的缺點就是有時候太重了，不容易攜帶。其實，用一張A4紙，就可以輕鬆印出自己的口袋型萬用手冊，直接放在皮包中，一點都不佔空間，這樣子的方式是不是非常炫呢？我自己是拿來做每日計劃，我的朋友李娟用這個方法作每週計劃，十分方便。

這裡有Step by step的製作方法用一張A4紙，輕鬆做好每日計劃
（大陸文章連結）

2 倒數計時器的妙用

倒數計時器可以說是最超值的時間管理工具，可以有以下的用法

-- 煮開水、蒸煮東西時提醒自己
-- 睡午覺時避免睡過頭（搭程大眾運輸工具時特別好用）
-- 預估演講、活動結束時間
-- 設定10分鍾，強迫自己要完成某一些事，打某些電話
-- 提醒自己下一個約會的時間（見客戶、接小孩時可用）
-- 告訴自己該去喝水、做伸展運動了
-- 離吃飯、下班時間還有多少時間

基本上，常見的倒數計時器有三種，一般倒數計時器、電腦軟體、手機軟體，各有其優缺點及使用特性。

一般倒數計時器：價格約在100-300元（台幣）之間，最大的好處是可以持續看到倒數時間還有多少，而且鬧響聲音大。我常常在工作時，倒數還有多少工作時間，這樣子可以讓自己加快速度，不會分心。

電腦上的倒數計時軟體：優點是直接在電腦上面設定，不需購買（不論在PC或蘋果電腦上都有很多免費軟體）、而且功能多樣化。我常常用來提醒自己休息時間到了，該喝水或伸展操。

手機上的倒數計時軟體：出外時最方便，尤其是想搭程大眾運輸工具怕坐過頭，或想睡一下特別方便。

3 免持聽筒電話

一般辦公室電話有一個很好用的功能"免持聽筒"（見上圖左紅框處），可以讓我們等待對方接聽電話時，空出雙手繼續處理事情，增加效率。另外，我在美國時，看到許多的業務員都使用耳掛式的電話（見上圖中），這樣子就可以一面講電話，一面自由移動（拿資料或做紀錄）。開車時，有些車子也有免持聽筒功能，這樣子開車的安全性也增高許多。

除此之外，再分享節省打電話時間的三個秘訣，建立完整的通訊錄、批次打電話、電話旁邊要準備好紙筆。平時建立好完整通訊錄（最好是在outlook或其他電腦通訊錄軟體），一方面可以節省找電話號碼時間，其次可以和手機同步通訊錄，更可以輕易做好備份工作。批次打電話，可以節省大量通話的時間（一個時段內密集打五通，要比五個電話散佈在一天不同時段要省時的多）。要準備好紙筆，電話溝通常常會做出承諾及約定碰面時間，如不立刻紀錄，之後還需要回想談話內容，造成時間的浪費。

4 多層公文架

大多數人辦公桌的桌面都不大，所以物品應該要以垂直放置才可以節省出更多空間。多層的公文架，用途是放置當天需要用到的文件（參考檔案要放在另外地方）。

例如做一件企劃案時，電話突然來了，或是同事同事突然來到桌旁說要討論事情，如果這件事情需要立刻處理，正確的動作是，把企劃案的資料放到公文架上，拿出空白的紙筆，專心處理電話或同事討論的事情並且紀錄下結論，溝通完畢後，把紀錄放到公文架的另一格，拿起原來的企劃案繼續處理。

以前上卡內基訓練時學到"一次一件事、一次一粒沙"，多層公文架除了增加我們桌面的作業空間，更讓我們處理事情時井井有條，是很有效益的辦公文具。

5 彩色分類標籤

分類是辦公室中重要的文件處理要點，顏色，可以讓我們"掃視"的狀況下，一眼就辨識出需要的文件，快速的拿到手中。

時間管理研習會中，常常有朋友分享運用顏色來分類的例子。一種依照文件的種類分類（例如紅色是緊急、黃色是財務部門、綠色是企劃案等），另外一類是用顏色來分不同種類的工作清單（紅色清單是需要外出辦的事情、黃色清單是打電話、綠色清單是在電腦上處理的事項），提供大家參考。

6 標籤機

標籤機可以讓辦公室內的檔案系統一目瞭然，目前的標籤機都有中文輸入的設計，可以快速製作出標籤。

標籤機的用途主要是為文件檔案做好分類，印出的標籤紙字體清楚、大小一致，檔案取用時也可以只靠"掃視"、直覺快速，檔案擺設起來賞心悅目，整齊美觀。

除此之外，標籤機可以作為收納的提示之用，例如廚房中的系統廚具，可以在不同的抽屜貼上放置物品的類別，這樣子收納規則更加的清楚，而且印出來的標籤可以使用很多年，不需更換。我們家的廚房櫥櫃抽屜每一個都有分類標籤，就算有親友臨時使用廚房，也能一眼就找到鍋碗瓢盆、各種調味品。

7 家庭共用的月行事曆

我家主臥室的牆上，掛著一個月行事曆，上面標著我們家庭生活的近期行程。老婆和我都會在上面更新自己的行程，以免沒有時間互相通知。月行事曆都是使用朋友贈送的版本，根本就是免費，卻是我們家很有效的時間管理工具喔。

8 早起網站幫助成為晨型人

2008/2天下雜誌封面標題是"你的未來、決戰早晨"，早起在日、韓、台灣已經掀起風潮，許多人早起利用上班之前的時間，為自己的人生開拓不同的可能性。

目前網路上有許多早起團，例如台大PTT BBS的時間管理版上有早起團（需用BBS）、也有巴布早起團（封閉會員制）、台灣第一個專業早起網站則是我晨網（目前已經有了135位會員）。以論壇方式成立，除了有我晨早起團、並可以讓大家讓交流早起心得，歡迎大家參加。（網址：http://www.5morning.com/ ）

除此以外，好友數位品牌達人阿寶哥參加的BNI商聚人(Businee Network International)也是一個優質且可以建立早起習慣商務社團。

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