[求助]一大堆文件該如何歸檔

ovm

最近為社團(不是你們想那種社團)工作，需要整理會所裡頭一大堆文件。
內容大概有「求助個案」、「統計資料」、「往來書信」幾種，份量大約填滿了兩個房間。
主事人似乎幾年來都是埋頭工作，不問世事；所以這些文件的情況都非常混亂(有的根本看得出來是翻開看到一半就擱在那兒，然後後來的資料書籍又往上堆……)

我的工作就是，1)先把它們都收拾乾淨，2)再分類歸檔，搞個索引目錄。
1)很簡單，只要卯勁去做就是了。但是2)建立索引目錄的學問太大了。不知道各位前輩有何心得，或者有何特別軟體可以推薦？

先謝謝各位。

[ Last edited by ovm on 2005-10-1 at 01:40 ]

kt

看使用人的需要吧，你把他歸太好他會恨你的 XD

frogvoice

社團文件歸檔參考

L1年代/
       L2專題:事件分類(xx活動)/
                                   L3文件性質(收據/參考文件...)

用Access,簡單好用

(非專家意見...^__^,好像又多話,有誤請指正!)

[ Last edited by frogvoice on 2005-10-1 at 12:24 ]

IF

Originally posted by ovm at 2005-10-1 01:39:
最近為社團(不是你們想那種社團)工作，需要整理會所裡頭一大堆文件。
...........
...........
[ Last edited by ovm on 2005-10-1 at 01:40 ]

嗯... 哪種社團啊？
除了學校的社團還有別的嗎？

ovm

Originally posted by IF at 2005-10-1 12:34 PM:
嗯... 哪種社團啊？
除了學校的社團還有別的嗎？

民意代表的辦公室.....


(要聲明我不是住台灣，我一開始沒有明說是為議員工作，是不想大家有「豬頭民代」的聯想...............B)B))


言歸正傳，滿房間都是民眾的求助信，各部門的通知信、回函、請柬。議會的議案，各種統計分析資料，還有各式參考書籍雜誌……比大家想像的要複雜。

[ Last edited by ovm on 2005-10-1 at 12:44 ]

ovm

Originally posted by frogvoice at 2005-10-1 12:20 PM:
社團文件歸檔參考

L1年代/
       L2專題:事件分類(xx活動)/
                                   L3文件性質(收據/參考文件...)

用Access,簡單好用

(非專家意見...^__^,好像又多話,有誤請指正!)

[ Last edited by frogvoice on 2005-10-1 at 12:24 ]

謝謝你！
Office裡頭我跟Access最不熟...........看來要和他多打交道了.........

請問Filemaker能用在這種場合嗎？

[ Last edited by ovm on 2005-10-1 at 12:45 ]

小酒蟲

Originally posted by ovm at 2005-9-30 21:40:
民意代表的辦公室
滿房間都是民眾的求助信，各部門的通知信、回函、請柬。議會的議案，各種統計分析資料，還有各式參考書籍雜誌……比大家想像的要複雜。

不是都用碎紙機歸檔嗎？

ovm

Originally posted by 小酒蟲 at 2005-10-1 12:51 PM:

不是都用碎紙機歸檔嗎？

小酒蟲兄別開玩笑了。請柬之類還真的可以直接丟掉，但民眾的求助個案(含求助信、議員跟進和有關部門的回函)都要整理。

小酒蟲

抱歉，我差點忘了不是台灣的議員。8D

ovm

那請問蟲兄有何開示？
敬候嘉音呀～

frogvoice

Originally posted by ovm at 2005-10-1 12:41 PM:

謝謝你！
Office裡頭我跟Access最不熟...........看來要和他多打交道了.........

請問Filemaker能用在這種場合嗎？

[ Last edited by ovm on 2005-10-1 at 12:45 ]

抱歉!我沒用過Filemaker,
不過資料庫格式設定應該都差不多

欄位/欄位屬性/index的指定(=Palm上的Filter?)

實體文件檔案歸檔+資料庫列表查詢的Link應該是ID(編號)
像請柬之類不值得保存,實體文件可丟棄,但資料庫列表應該載明,是不是比較好?(例如有沒有出席該活動)

[ Last edited by frogvoice on 2005-10-1 at 13:11 ]

ovm

如果想搞個「文件影像庫」(只包括重點個案)會不會太不實際？

zombie

davidco上幾篇跟歸檔系統相關的討論，看看有沒幫助。
http://www.davidco.com/forum/sho ... light=filing+system

http://www.davidco.com/forum/sho ... highlight=Reference

palmislife_cat

建議使用標籤的方式

建立流程:
文件取得
文件貼上標籤(可以有多張)
文件到電腦前建立目錄=>編號,名稱,來源,[標籤1][標籤2][標籤3]...,文件日期
文件收到依文件日期劃分的箱子

查詢流程:
查詢 名稱,來源,標籤(xx區+環保...)
秀出文件日期
到那個文件日期的箱子挖出來看

優點是:
容易建立
容易搜尋
容易成功(這很重要)
成果可以預期並立即可見
成本低並立即可執行

大概建議就這樣了

thomaschion094

Originally posted by ovm at 2005-10-1 12:57 PM:

小酒蟲兄別開玩笑了。請柬之類還真的可以直接丟掉，但民眾的求助個案(含求助信、議員跟進和有關部門的回函)都要整理。

如果數量多到填滿二個房間,可能也可以直接丟掉了,那麼多的信件,
可能到卸任都處理不完．

致於文件影像庫,你還要多花時間去作scan吧?
如果沒有高速scanner,還是算了.

小酒蟲

這種情況（量）之下，把文件做任何型式的數位化都是找自己麻煩；反正會堆到這麼多，表示當事人沒看過也沒差。

直接找一堆箱子依文件類別及日期塞，再來依日期（急迫性）一箱箱處理。

ovm

Originally posted by thomaschion094 at 2005-10-2 12:26 PM:


如果數量多到填滿二個房間,可能也可以直接丟掉了,那麼多的信件,
可能到卸任都處理不完．

嘆，他由上世紀做到現在。不知甚麼時候才會卸任…

Originally posted by thomaschion094 at 2005-10-2 12:26 PM:
致於文件影像庫,你還要多花時間去作scan吧?
如果沒有高速scanner,還是算了.

說來也是，還是如酒蟲兄說的用箱子裝了算。

筠心

依照我當年念圖書館系的做法,
先定一個編目規則(A-Z,0-9的規則)
然後將文件以規則歸入並編號
例: A012-C001-20010302 前面是大分類,中間是小分類,後面是日期
然後全部依編號排列 (書架或檔案夾皆可)....

用Excel 將分類編號將資料輸入(可以的話加個註解)

之後當有需要時,就直接用分類或日期排序(依需求)
再搭配適當的搜尋,就可以找到那份文件的編號,
自然就能找到那份文件...

方法很笨,但是很好用,至少我公司自己的檔案這樣分類要找都很好找,
不過每次都要歸回原位....

ovm

私下查詢社團內部同志的意見，大家都認同最好的方法是
趁議員不察時統統丟掉………