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[GTD]iGTD時間管理軟體介紹 (MAC OS)59/100時間管理健身房

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發表於 2007-7-17 08:00 |顯示全部樓層
<p>各位palmislife的好友,twhsi目前也開始架構GTD系統在我的MACBOOK上面</p><p>以後若是有關MACBOOK上得GTD工具軟體應用,我就會POST在"桌機與筆記型電腦版"</p><p>文才能對題,感謝大家的支持,也歡迎參加討論<br></p><br><p>--------------------------------------------------------------------------------------------------<br></p><p><br></p><p> <a title="圖片 4" href="http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/831992394/"><img alt="圖片 4" src="http://static.flickr.com/1195/831992394_4afc405ed2.jpg" border="0" hspace="0"></a>
</p><p></p>
<p><font color="#0000ff"><strong><u></u></strong></font>&nbsp;</p>
<p><font color="#0000ff"><strong><u>我是誰?</u></strong></font><br>大家好,我叫twhsi,是一位mac的新手,對時間管理非常有興趣,目前也努力架構我的時間管理系統在mac上面,我也有一個<a href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog?lid=twhsi&amp;burl=Blog">部落格</a>,裡面有許多時間管理及我的閱讀心得,還請大家多多指教。</p>
<p>&nbsp;</p>
<p><font color="#0000ff"><strong><u>何謂GTD?</u></strong></font><br>GTD(<dfn><a href="http://search.books.com.tw/exep/prod_search.php?cat=F01&amp;key=Getting%20Things%20Done">Getting Things Done</a></dfn>)是由美國的David Allen發展出來的時間管理系統,強調事情不應該記在頭腦中,而應該利用<font color="#ff0000">外部工具</font>記錄下來。</p>
<p><img src="http://www.gtder.org/page27/files/page27_1.jpg"> <br>這本書有繁體中文版 <a href="http://www.books.com.tw/exep/prod/booksfile.php?item=0010205787">搞定!-2分鐘輕鬆管理工作與生活</a></p>
<p>我也曾寫了一個<a href="http://www.gtder.org/index.html">網站</a>專門介紹,最新的文章則可以看看<a href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog?lid=twhsi&amp;burl=Blog">部落格</a>。我的朋友伯爵茶說GTD這種方法<font color="#ff0000">易學難精</font>,說的一點都不錯。但是我長期研究下來,覺得這真的是一種可以提昇生產力的方法,在mac上面,又有目前最先進的GTD工具--<font color="#ff0000">iGTD</font>,所以強力推薦大家一起來學習及運用GTD。</p>
<p><br><font color="#0000ff"><strong><u>何謂iGTD?</u></strong></font></p>
<p><a title="page12_1" href="http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/831149903/"><img alt="page12_1" src="http://static.flickr.com/1077/831149903_12dc761d14.jpg" border="0" hspace="0"></a><br><a href="http://bargiel.home.pl/iGTD/index.html">iGTD</a>是由bartek bargiel先生發展出來的mac軟體,顧名思義,這個軟體運用了GTD的體系,作為其管理任務及行動的方法論。我的好友<font color="#ff0000">Appleseed</font>介紹iGTD給我時,我本來不以為意(對於免費軟體,常常都忽略了其的真正價值),後來上了<font color="#ff0000"><a href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12307503">柯耀宗老師的時間革命課程</a></font>,感受到自己沒有好好運用mac這個強力的工具,才決定好好運用macbook架構自己的GTD系統。</p>
<p>這時我又回想到appleseed介紹的iGTD,再次試用才驚為天人,從此形影不離,成為macbook中排名第一的殺手級軟體。或許有人會說,PC及macbook上都曾經出過數套號稱可以做到GTD軟體,為何一定要是iGTD,例如</p>
<p><br><font color="#008040">PC上面有Lifebalance, Mylifeorganized, Bonsai(可以和PALM)同步等<br>Mac上面有Lifebalance,kGTD等<br>WEB 2.0網頁則有 Monkeygtd等</font></p>
<p><a title="圖片 4" href="http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/831992394/"><img alt="圖片 4" src="http://static.flickr.com/1195/831992394_4afc405ed2.jpg" border="0" hspace="0"></a><br>每一套我都曾經試用,且也買了其中很多套軟體,但是都比不上iGTD的功能強悍。iGTD這個軟體有幾個勝過其他軟體的<font color="#ff0000">特色<br></font><font color="#0000ff">1 完美的場合及任務檢視功能(尤其是場合檢視功能,真的是太強了),快速組織成依照任務及場合的下一步行動<br></font>iGTD給我的感覺很像一個<font color="#ff0000">心智圖軟體</font>,但是心智圖軟體組織的是點子,但是iGTD捕捉的是我們的<font color="#ff0000">行動</font>,我們在MAC輸入的行動,一瞬間就分配到合適的場合及任務之下,將自己的任務組織成井井有條。</p>
<p><font color="#0000ff">2 利用Hotkey(F8)快速的鍵入下一步 行動,快速捕捉靈感。<br>3 結合macbook的強大功能:</font><br>內建spotlight,tag功能,並可連結超連結、檔案、通訊錄資料,還可以同步到ical、.mac備份等,對於我而言,iGTD就是macbook的大腦,我在iGTD思考,而在macbook中執行</p>
<p><font color="#0000ff">4 免費軟體,這樣強大的程式,目前是免費的(以後會出</font><a href="http://bargiel.home.pl/iGTD/pro/index.html"><font color="#0000ff">iGTD pro</font></a><font color="#0000ff">,屆時會收費)</font></p>
<p><br><font color="#0000ff"><strong><u>開始架構我們的GTD系統</u></strong></font>
</p><h3></h3>要架構自己的GTD系統,並不是一件簡單的事情,但是我已經有在許多工具上架構GTD系統的經驗,有了一些心得,就讓我野人獻曝,一步一步開始吧。
<p></p>
<p><br><font color="#0000ff"><strong><u>1. 場合的設定</u></strong></font><br>GTD中的<font color="#ff0000">場合</font>,就是一般所說的工具及場地,有電腦的地方才能處理文書打字,有電話時才能打電話,當面溝通通常需要我們移動到特定地點,在吵雜的地點就未必是好好閱讀書本的環境。我們的下一步行動,若是依照場合來整理,就可以很有效率,依照場合處理,就是一種<font color="#ff0000">批次處理</font>的概念。以我自己為例,我自己會設成以下的場合</p>
<p><a title="圖片 2" href="http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/831020199/"><img alt="圖片 2" src="http://static.flickr.com/1358/831020199_cbb1703f4f.jpg" border="0" hspace="0"></a><br><font color="#0000ff">a. 電話聯絡</font><br>有電話,手機才可以作的動作,我把打電話的清單都列在一起,有時間時,一次打完,這樣就可以節省大量時間</p>
<p><br><font color="#0000ff">b. 電腦相關</font><br>安裝軟體,寫email,上網搜尋,電腦文書處理等,都需要手邊有台電腦才能執行,所以整合在一起,就可以批次處理</p>
<p><br><font color="#0000ff">c. 閱讀及寫作</font><br>我自己很喜歡閱讀,也有一個部落格,長期寫時間管理及閱讀心得的文章,並針對<a href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/9978883">財務、時間管理、自我成長</a>三方面長期寫作,所以我會在iGTD排定寫文章的次序,這樣子隨時知道自己該讀的書,該收集的資料,有時間時則努力寫作(例如這篇文章: &gt; )</p>
<p><br><font color="#0000ff">d. 規劃思考</font><br>在iGTD中每一個<font color="#ff0000">行動(task)</font>都有一個地方可以寫<font color="#ff0000">備註(note),</font>我常常會在此寫入對這個行動的想法。當有比較複雜的狀況,我就用心智圖等軟體,當我有些時間思考時,我就會拿出規劃思考場合清單,好好思考一下一些懸而未決的事情。</p>
<p><br><font color="#0000ff">e. 當面聯絡</font><br>當面聯絡需要我們或別人在某個時間到達某個地點碰面,相當浪費時間,但另一方面來說,這也是解決問題品質最好的方法。當要和人碰面前,我也會在<font color="#ff0000">備註(note)</font>寫下到達碰面地點的資料,加註要談的重點,讓雙方碰面的效益提昇。</p>
<p><br><font color="#0000ff">f. &nbsp;自己動手</font><br>其實執行GTD久的人,都會避免在瑣碎的事項上,親自動手,把寶貴的時間花在沒有意義的小事上,真的是太可惜了。<br>但是對於一些只有自己可以執行才可以的行動,我都會安排大塊時間,迅速完成,避免事情成為懸案。例如這篇文章,我預計寫四、五個小時刊出,所以我準備了三個時段,每次一到兩個小時,在干擾很少的時候,全力寫作,僅快完工。</p>
<p><br><font color="#0000ff">g. waitting</font><br>有時有些行動已經授權他人處理,但是他人還沒有回報,我就會放在此處,以免場合檢視的項次太多了。</p>
<p><br><font color="#0000ff">h. someday/maybe</font><br>有些事情,想做,卻不是現在一定要作(例如到南非衝浪、到阿根廷去看看以前在美國的同學),此時就可以把這些夢想放在此處,等有時間時,拿出來看看。或許就可以實現夢想了。</p>
<p><br>在iGTD還有一個場合是<font color="#ff0000">inbox</font>,當我們的行動還沒有分配場合時,就放在此處,有時間時再做清空inbox的工作。場合的設定,要根據個人的工作不同來調整,但是我建議每個人的場合不要太多(我主要是a-f,六項可以作的場合),這樣在分派場合給行動時才不會太複雜。批次處理屬於GTD<font color="#ff0000">水平處理</font>的範圍,接下來要介紹的是任務的設定。</p>
<p><br><font color="#0000ff"><u><strong>2. 任務的的初期設定</strong></u></font></p>
<p><a title="圖片 1" href="http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/831020793/"><img alt="圖片 1" src="http://static.flickr.com/1189/831020793_a106f89724.jpg" border="0" hspace="0"></a><br>iGTD任務的設計就和其他的GTD軟體比較接近,屬於<font color="#ff0000">樹枝狀結構</font>排列,我自己把工作及家庭等<font color="#ff0000">角色範圍</font>作為根目錄,角色應負的責任,也依照不同的<font color="#ff0000">向面</font>列出,另外設計一個企劃案的符號(l例如"<font color="#ff0000">P) 319鄉鎮 娜娜部落客</font>"),表示某個需要長時間才能完成的企劃案(協助辦理一個天下雜誌319鄉鎮的活動)。</p>
<p><br>我自己的<font color="#ff0000">任務架構</font>,包含每個人都會有的事業、家庭、進修等部份,這幾個方面處理好了,就可以加強自己健康、財務、心靈、社團及人際等進階的<font color="#ff0000">需求</font>,更高層就是自己的年度<font color="#ff0000">目標</font>及未來自己希望為這著世界留下些什麼東西(留下<font color="#ff0000">傳承</font>)。GTD很強調<font color="#ff0000">由下而上</font>的概念,我們將身邊對家人、朋友、工作的<font color="#ff0000">承諾</font>,化成一個個的<font color="#ff0000">行動</font>去實現,接著滿足自己的需求,累積自己的實力,終能夠朝自己的目標及使命去邁進。</p>
<p><br>任務在GTD的每週檢視中佔有很重要的地位,屬於<font color="#ff0000">垂直檢視</font>的角度,讓我們依照任務,深入思考及規劃行動,讓我們行動的品質更好,是很重要的。iGTD有效整合水平及垂直檢視兩個向面,是一個很有生產力的時間管理理論。</p>
<p><br><strong><u><font color="#0000ff">3. 開始輸入任務的下一步行動(task)</font></u></strong><br>設定好場合及任務,就可以由<font color="#ff0000">任務檢視螢幕</font>中,開始設定任務的下一步行動了,如果您是初次接觸GTD,這可能是相當耗時的一部份,您會發現,原來我腦海中有這們多答應別人或自己想要去作的事情。</p>
<p>您可以去搜尋自己以前的記事本,email信箱,公事包,辦公室內的檔案匣,家中放信的信叉、腦海中的一堆<font color="#ff0000">雜事</font>等,找出任何需要你作的事情,全部依照設定的<font color="#ff0000">任務架構</font>放進去,如果您發現原來的架構放不完,可以新增加一些角色責任或企劃案的項次,讓自己把所有的事情,第一次放在一個整合的工具裡面。</p>
<p>這個工作不可能一次可以完成,可能您花了數個小時後,坐下來休息,腦裡就跳出幾件剛才沒想到的事情,沒關係,給自己一兩天的時間,把自己所有的想法,都傾倒在iGTD中吧。</p>
<p><br>當我們所有的想法都在iGTD中了,就開始為這些事情<font color="#ff0000">加工成行動</font>,例如我是該打電話,還是EMAIL給小張,是該親自去找老闆談談,還是等個幾天?對於每一間事情寫下要作的行動,並將這些行動,歸到各個不同的<font color="#ff0000">場合</font>。要求自己對每一件事情,下要如何行動的決定,如果這件事只要兩分鐘內就能完成,就馬上作掉,不用放到iGTD了。若是真的想不出行動,就放到"d. 規劃思考",改天再來思考。</p>
<p>此時的重點不在把行動做完,而是把每一個行動放在<font color="#ff0000">系統</font>之中。(我有將近100個行動,David Allen認為一般人有50-150個行動)。好友<font color="#ff0000">伯爵茶</font>曾說GTD易學難精,但是我們可以在學習的過程中,結伴攻頂,凡事不難,用共同學習的力量,養成好習慣。</p>
<p><br><font color="#0000ff"><u><strong>4 開始行動</strong></u></font><br>做完這些事情,如果您還沒有累壞,就可以依照場合,開始行動了。您會發現自己做事效率大幅提昇,因為,每一件事情我們已經加工成行動,而且在合適的場合下執行,批次處理,所以效率自然大增。</p>
<p><br>親愛的朋友,試試看吧。您會發現一種前所未有的輕鬆,有所有的事情都在自己的掌控下的感覺。</p>
<p><br><strong><u><font color="#0000ff">C iGTD 實用技巧</font></u></strong><br>在我們第一次架構系統後,我們就可以開始來使用這個系統了<br></p>
<p><strong><u><font color="#0000ff">1 檢視場合批次處理行動</font></u></strong><br>每天傍晚,我會<font color="#ff0000">預先規劃</font>自己的工作,所以我就可以依照場合,抓出明天比較重要的工作,手寫紀錄在我每天的工作計畫之中,這樣子隔天上班,我就有一張可以立刻執行的<font color="#ff0000">工作清單</font>,這樣的方式,快速又有效率。</p>
<p>若是有緊急的突發狀況,我也可以立刻判定這件事情的重要性,做出合適的回應</p>
<p><br><strong><u><font color="#0000ff">2 每週檢視,依照任務瀏覽</font></u></strong><br>每週日早上,是我作<font color="#ff0000">每週檢視</font>的時間,看完我上周我的<font color="#ff0000"><a href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/4993562">晨間日記</a></font>及去年未來七天的晨間日記後,我就會到iGTD任務檢視清單中,依照自己的角色責任及企劃案,一個個行動檢視,並修正目前該任務的進度。若是有重要的事項,就立刻加到<font color="#ff0000">ical</font>作為下週一定要作的事情,讓我每週的生活由於iGTD及每週檢視,有一個明確的方向及重心。</p>
<p><br><font color="#0000ff"><strong><u>3 兩個iGTD快捷鍵介紹</u></strong></font></p>
<p><a title="page15_19" href="http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/831123995/"><img alt="page15_19" src="http://static.flickr.com/1423/831123995_1a6f3cce60.jpg" border="0" hspace="0"></a><br>第一個是 <font color="#ff0000">"F8"</font>快速輸入行動<br>這個快捷鍵讓我們可以在mac的任何地方快速輸入行動,想到事情就按"F8",立刻捕捉自己的想法</p>
<p><a title="page15_24" href="http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/831991908/"><img alt="page15_24" src="http://static.flickr.com/1011/831991908_9a604728de.jpg" border="0" hspace="0"></a><br>第二個是組合鍵 讓我們快速用文字搜尋到自己要找的行動<br>a 按下 <font color="#ff0000">蘋果鍵+option+F</font> 全選所有的行動<br>b 按下 <font color="#ff0000">蘋果鍵+F</font> 跳到搜索欄(預設是搜索行動內的字串,也可以搜索任務或是標籤)<br>輸入字串後快速找到字串並修改,例如輸入GTD,我就可以找到所有行動中內含GTD字串的行動,這樣子在做了一些事情,要修改下一個要作的行動時很方便<br></p>
<p><strong><u><font color="#0000ff">結論</font></u></strong><br>我的朋友老K要我說明一下到底我用的iGTD和我原來的系統差了多少(我原來用的是<font color="#ff0000">treo 650</font>及pc上面的程式為主),那我就比較一下優缺點吧</p>
<p><br>現階段系統優點<br><font color="#008040">1 可以利用mac不用關機的特點,想到行動的細節就輸入,可以把執行行動的品質大幅提高<br>2 場合檢視的部份,是我看過最棒的GTD軟體,與以任務檢視的畫面結合的相當好</font></p>
<p><font color="#008040">3 有mac優秀的軟體作為後援(ical,通訊錄),比起來treo的程式及機子的能力前輩不足。<br>4 和treo的同步ok,運用missing sync,ical,和通訊錄都能同步的很好。<br>5 每週檢視的效率及品質大為提高<br>6 免費軟體,夭壽啦,這樣的的軟體不用錢,叫別人怎麼混</font></p>
<p><br>現階段系統缺點<br><font color="#008040">1 我不大會用在iGTD日期及時間來作排序,這部份比起以前效率差了些(以前的行動都會依照時間排好次序,iGTD中應該做得到,但是動作比較複雜)<br>2 行動可以輸入的資料太多,反而檢視時頭腦比較難專注在單一的行動上面<br>3 macbook較重,所以還是有些場合手機較方便<br>4 我的treo 650使用的diddlebug是我用過最好的inboc(收件匣)(連睡覺我都放在枕邊,想到事情就手寫記入。)macbook由於體積無法隨時作為inbox(收件匣。</font></p>
<p><br>我的結論是,瑕不掩瑜,我還是<font color="#ff0000">強力推薦</font>,這篇文章屬於拋磚引玉,還請大家不吝參與討論。謝謝。</p>
<p>&nbsp;</p>
<p>延伸閱讀</p>
<p><font color="#ff0000"><a href="http://bargiel.home.pl/iGTD/index.html">iGTD</a>&nbsp;</font><font color="#000000">iGTD這個軟體作者的網站,有很豐富的內容介紹(英)</font></p>
<p><font color="#ff0000"><a href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12307503">柯耀宗老師的時間革命課程</a></font></p>
<p><a href="http://b5.blog.xuite.net/m2m-0000/blog.xuite.net/twhsi/Blog/8530382">如何成為時間管理的黑道高手</a></p>
<p><a href="http://www.gtder.org/index.html">網站</a><font color="#ff0000">&nbsp;</font>以前寫的一個gtd網站,gtder.org</p>
<p><a href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12567625">正式報名開始了 【高雄GTD時間管理與晨間日記研討會】96/08/18(六)</a></p>
<p>&nbsp;</p>

[ 本文最後由 twhsi 於 2007-7-17 08:04 編輯 ]
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第八個習慣討論區<BR>
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Re: [GTD]iGTD時間管理軟體介紹 (MAC OS)59/100時間管理健身房

[推薦] appleseed的好文章 "開始你的GTD" 時間管理健身房 64/100

好友appleseed寫了一篇好文章,開始你的GTD,生動有趣的文字,美麗的圖片,將GTD的理論用生活的實例作了一番介紹,真的讓我很感動。

認識appleseed是因為一篇文章,後來從柯耀宗老師處學習到蘋果電腦的好用,熟悉蘋果電腦的appleseed又轉變成我的蘋果電腦師父,常常被
我電話騷擾及email轟炸,問了一大堆有的沒有的問題。

這次appleseed這篇文章,深入淺出的說出了GTD的流程,相信對任何人來說都會很有助益,在此也感謝他。
appleseed的專長當然在蘋果電腦上面,除此之外,他也是一個文藝青年喔,部落格有許多好書的介紹。也幫他打廣告,他們家在台中市區開珠寶店,有
需要的時候,可以找他喔: >

延伸閱讀

appleseed寫的文章 開始你的GTD
http://blog.roodo.com/appleseed/archives/3909749.html

彰化時間管理研討會 順利成功

34/100 時間管理健身房我的Window桌面整理術:twhsi的BLOG:Xuite日誌

上柯耀宗老師2007.6.25 時間革命課程:twhsi的BLOG:Xuite日誌

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