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標題: [交流] [GTD]你怎麼作檔案管理呢？ [列印本頁]

作者: VoodooMark 時間: 2004-12-23 02:35
標題: [交流] [GTD]你怎麼作檔案管理呢？
近來大家的火氣真大…….:o
來！換口新鮮空氣吧……|)

在板上看了不少GTD的文章，但大多數的討論都僅止於Palm的應用以及待辦事項的處理。不可否認這是GTD的精髓所在。

但是，另一方面，在GTD這本書中（註：給新來的朋友，如果不知道什麼是GTD，請在站上搜尋一下即可），其實作者也頗用力在一個方面，就是「檔案系統的管理」。
作者強調「檔案系統是個人管理系統的成敗關鍵，缺乏簡單具功能性的檔案系統，可能是個人管理系統的最大障礙，但這裡的改善空間也可能最大。」也花了不少篇幅來描述所需要的文具及辦公傢俱。

老實說，小弟在這一方面頗遜，從小就很沒有組織性，雖然努力研究了GTD的檔案系統，但是感覺還是不太順。而書中的有些例子，例如：單一字母系統，就不適合於中文檔案系統。
所以想邀請各位前輩，大家來交流一下經驗，談一談自己的檔案管理方面的技術。

為了便於交流，小弟先作幾個提示，方便大家整理思緒：
１. 電子檔案系統：
1-1. eMail：如何分檔案夾，David Allan己經有描述了，那麼如何保存／備份／搜尋？恐怕是各有各的神通吧！
1-2. 通訊錄：以我自己為例，「名」我放的是「中文名／英文字」，「姓」放的是「大陸漢語拼音縮寫」（因為台灣到現在還沒有統一的譯音方式…Orz）例如：王小明就是「WXM」，這樣一來在PDA上也很容易搜尋。不知各位前輩有沒有更好的方式推蔫呢？
1-3. 網頁：有一些值得珍藏的網頁，各位是用什麼工具，又是如何搜尋呢？
1-4. 光碟檔案：如何保存及快速搜尋光碟中的檔案呢？
1-5. 其它的電子檔：在電腦中如何畫分目錄？使用什麼工具？
２. 實體檔案系統：
1-1.個人的部分：個人都有些帳單、稅單、書籍、車籍資料、保證書、使用手冊、收藏品等等，這些各位前輩是如何保存的呢？
1-2.家庭的部分：家人的一些珍貴文件、相片、還有我想不出來的其它….orz
1-3.工作的部分：工程師和檔案管理方法，可能就和律師不同；當老闆的可能又有自己的一套；公司又有公司的獨特作法….

以上，如有疏漏，歡迎補充。
可能有些事對各位來講很簡單，但是一個小點子可能就能幫助其它人（特別是像我這種沒有什麼組織力的人）。舉一個例子來說：前一陣子，看到阿輝介紹軟體，用了一個Excel檔，原來是他的銀行存摺記錄。我才恍然大悟：「原來可以這樣啊！真有創意！」

記得以前研究黑川康正的情報整理術的時候，如果沒記錯的話，他說過一句話：「任何在需要的時候找不到的資訊，就是垃圾！」

希望這個討論題目，可以對大家有所助益。

[ Last edited by VoodooMark on 2005-10-3 at 17:43 ]

作者: cpochun 時間: 2004-12-23 02:58
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
很實用的議題呢！
說說我的光碟檔案管理-mp3部份，光碟裏會依專輯分目錄，
之後開個dos視窗，輸入"Tree X: > abc.txt"，這樣我就取得了該光碟裏的所有路徑名稱。
若需要詳盡到每個檔案名的話，也可以試試"dir /s > def.txt"。
之後只要將產出的TXT檔統一放在一個目錄，針對該目錄做全文檢索，可以很快找到。(或是再匯入Excel或DateBase做成單一檔案也是個可行方案)

作者: VoodooMark 時間: 2004-12-23 03:39
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
感謝cpochun兄的率先響應，還有小賤健兄的加分獎勵！
說實在的，原先還擔心在這種時候，丟這種題目會不會沒人理哩！
現在知道是多慮了！

謝謝大家的分享！

作者: moe 時間: 2004-12-23 08:25
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
大家來丟磚^^
玉就會跑出來~

關於您提到的實體資料部份
對於各種定期會來的表單，我是找個小號的風琴夾來分類收藏，然後如果已經收集全年度的就訂起來，設定個要丟的時間(EX 收了三年就丟掉最舊的一年)
而保證書/使用手冊這類東西在書櫃裡頭有一小格專門給它
重要文件像證書、車籍這種是找個硬殼的文件保護盒來放 (也許哪天會進步到用防火的吧?!)
存簿之類的則是找個適當大小的袋子集中，然後印章在另一個地方集中
==
其實在整理收藏實體文件時很重要的一點是要分辨出哪些才是有使用價值需要收藏保管的
以前都還會把一些有使用期限的東西收起來(Ex.信用卡的年度/季特惠)
後來發現資料又肥大，過期的資料也是多到不行
現在只有真的要存查的東西才會留起來
其他大多會隨著心情性的大掃除消失...
==
說到使用期限...
有期限性的文件像是駕照/行照/電信服務綁約期滿日/其他我沒想到的期限
在類似SPLASH ID裡頭建個使用日期的資料
然後到期日放個鬧鈴
對我來說很有用XD

作者: 拿波里昂 時間: 2004-12-23 09:40
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
看到檔案管理這東西也有點興趣
其實就像是作資料分析
把一堆資訊整理起來變成自己的東西
這些資訊才有了價值

以下是我個人的作法：
EMAIL：很單純用OUTLOOK作匯出XXX.PST，檔名加上日期
重要的私人信件會作備份，電子報或轉寄信件就不必了
通訊錄：一樣以OUTLOOK方式處理
網頁：以IE作完整存檔！放在專用資料夾，後來寬頻時代來臨就較少
光碟檔案：這是最多的，目前以CD INDEX這套軟體作整理，沒錢買光碟櫃！
只好多買幾本CD整理盒手動翻頁
至於其他部分，都只是用特定資料夾作整理

作者: kwei 時間: 2004-12-23 10:04
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
１.       電子檔案系統：
1-1.       eMail：用webmail管理, ex:gmail. hotmail.
1-2.       通訊錄：放在PALM的連絡人中隨身帶,當然在幾台PC中都有備份檔
1-3.       網頁：IE
1-4.       光碟檔案：目前找不到適合的方法
1-5.       其它的電子檔：統一放在一個目錄匣
２.       實體檔案系統：去書局買四孔或26孔夾分類

[ Last edited by kwei on 2004-12-23 at 10:07 ]

作者: 拍郎 時間: 2004-12-23 10:30
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
1-1. eMail：
原本用 Outlook 的 pst 檔
後來覺得不夠方便
到別部電腦就查不到過去的郵件
而且 Size 已經接近 2G
索性把過去的郵件直接封存
只供查詢不再新增
然後架個 Mail Server 跑 WebMail
新的郵件都放 WebMail 上
自己用當然沒限制 Quota
這樣隨時、到處都查的到

1-2. 通訊錄：
完整的通訊錄只有一份，在 Palm 上
每天有備份在卡上，以及偶而同步到 PC 上
最常用的會放一份在手機裡

1-3. 網頁：
最近打算寫個 php 程式
把『我的最愛』用 MySQL 存起來
並且匯出成 Html
可以丟網站上查詢使用
也可以匯出到每一部電腦
這樣不管用哪一部電腦、用哪一套 Browser
不但都可以找到『我的最愛』
也都可以新增修改
就不需要每一部電腦維護一份『我的最愛』了

1-4. 光碟檔案：
幾乎不整理
常會用到的乾脆拷貝一份放硬碟
大容量、又不常用到只需保存的
就放在光碟盒中
真正重要的資料會放 MO
對光碟的保存性實在是毫無信心

1-5. 其它的電子檔：
在硬碟建立各種分類目錄
有需要的話會在該目錄放個 Readme 當說明
很懷念以前 DOS 時代有個 4DOS
可以針對每個目錄說明，超方便的

[ Last edited by 拍郎 on 2004-12-23 at 10:33 ]

作者: kieth 時間: 2004-12-23 12:44
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？

Originally posted by 拍郎 at 2004-12-23 10:30 AM:

1-3. 網頁：
最近打算寫個 php 程式
把『我的最愛』用 MySQL 存起來
並且匯出成 Html
可以丟網站上查詢使用
也可以匯出到每一部電腦
這樣不管用哪一部電腦、用哪一套 Browser
不但都可以找到『我的最愛』
也都可以新增修改
就不需要每一部電腦維護一份『我的最愛』了

[ Last edited by 拍郎 on 2004-12-23 at 10:33 ]

我建議我的最愛可以考慮用公用書籤系統做保存和分享，像是
1、del.icio.us
2、furl
3、365key
4、牛啦(一時找不到網址)
之類的

我自已是習慣用del.icio.us，介面簡潔，分類也是用tag，而且也有提供rss

作者: garychang 時間: 2004-12-23 12:58
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
我偷一個想法(從google的口號)
就是"不做"檔案管理，但是"做好"檔案命名
然後用搜尋而不排序(現在我們本機的搜尋工具愈來愈強，這樣會是一個好的檔案管理模式嗎?)

另外一些其它的想法是
a:保留舊的作業系統(甚至環境)，以確定"電子檔案管理"在未來的五年十年還能開啟
b:轉換現有資料成為保存性更強的資料，以利未來開啟
c:備份或其它降低風險的保存
d:什麼樣的資料才是"寶貴"的資料?有時候沒有備份到卻失去的資料當時會很痛，但是過了一陣子似乎又沒事了??這點似乎很難定義啊。

作者: matika 時間: 2004-12-23 13:32
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
12/29 300pcs

大家都講的很多了, 我提供我個人的一些做法給大家參考:

定期型報表-
FCST-PDA-20041222.xls
FCST-PDA-20041229.xls
....etc

以上的檔名我就以"分類","品項","時間"來區別. 每年結束就把舊檔案壓成一個ZIP檔保存.
檔名的解析就是:

FCST-PDA-20041222.xls

PDA產品線在2004/12/22這週的進貨預估.

不同的報表或檔案就放在不同資料夾. 然後檔案再以日期區分.
ex.

/FCST
/Cost
/Iventory

...etc

作者: 阿輝 時間: 2004-12-23 13:40
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
痞子分享一下
是該按國別類型還是女星來分類 8D

作者: chkuo 時間: 2004-12-23 13:49
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
網頁之前有人提到可以用CyberArticle作整理（忘了文章在哪了）
現在實際用起來還蠻方便就是了。

作者: 拍郎 時間: 2004-12-23 14:36
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？

Originally posted by kieth at 2004-12-23 12:44:
我建議我的最愛可以考慮用公用書籤系統做保存和分享，像是
我自已是習慣用del.icio.us，介面簡潔，分類也是用tag，而且也有提供rss

感謝分享...

我知道網路上有不少這樣的服務
會想自己做的原因是
1. 網路上免費的服務再怎麼樣都是受制於人，哪天不提供或要收費了，都是很麻煩的事
2. DIY 可以作自己想要的介面跟功能
3. 太久沒寫 php 了想來練一下功 B)

其實就跟 mail 一樣
很多人都推薦 Gmail
我也知道 Gmail 好用
不過在自己有架站、頻寬足夠的情況下
很多事情我還是喜歡自己來
畢竟求人不如求己
也不用怕被綁住

[ Last edited by 拍郎 on 2004-12-23 at 14:43 ]

作者: matika 時間: 2004-12-23 14:55
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？

Originally posted by 阿輝 at 2004-12-23 13:40:
痞子分享一下
是該按國別類型還是女星來分類 8D

阿輝讓我想到一個大學同學的分類方式.

小毛我沒出賣你啊啊啊~~~

有一天, 我看到他D槽的/download 下, 有兩個目錄:
/TP
/BT

我就問他那是啥意思, 它說:
TP = 偷拍
BT = 變態

真是夠了~~

作者: 24m 時間: 2004-12-23 14:55
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
來說說我的做法，其實這些方法都是在 pil 學到的。

email 我都交由web mail 來存放，目前webmail 已經有不錯的搜詢功能，所以直接search還算方便。

而數位文件呢，我是在自己電腦上採用RAID 1的硬碟，然後依不同屬性來分類。
但是呢，我會採用 Google desktop Search來找，所以我通常會用 html 編輯軟體來記錄我的一些資料，目前我是用 Nvu 來當編輯器。Google desktop search 我自己寫了一小篇介紹 http://www.24m.org/blog/archives/000045.html
不過目前 gds的對於pdf仍無法支源，所以我還使用另一套軟體

Copernic Desktop Search http://www.copernic.com/這一套效能遠不及google，且不能找詢看過的網頁，但是他可以找pdf檔，所以也被我拿來使用。

所以，基本上我的檔案管理，還是一樣透過搜詢軟體輔助。不過我打算在寒假弄個網頁，可以讓我輸入一些資料，並且可以即時的搜尋，重點是走到哪都可以使用。

作者: TSUBASA 時間: 2004-12-23 15:00
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？

Originally posted by 阿輝 at 2004-12-23 01:40 PM:
痞子分享一下
是該按國別類型還是女星來分類 8D

本週作者外出日本風俗店取材中...暫停一回

作者: jekyll 時間: 2004-12-23 16:22
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？

Originally posted by moe at 2004-12-23 08:25 AM:
==
說到使用期限...
有期限性的文件像是駕照/行照/電信服務綁約期滿日/其他我沒想到的期限
在類似SPLASH ID裡頭建個使用日期的資料
然後到期日放個鬧鈴
對我來說很有用XD

請教一下，可以說明一下如何用Splash ID做到這樣的運用呢，是設個欄位再轉給 palm desktop嗎，還是用 splash 版本有關呢?

作者: jekyll 時間: 2004-12-23 16:30
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
mail的部分，我習慣是架個 imapd + webamil server，這樣兩者可共用同一個mail box file，不管用browser或是mail client均可，而且要轉換成outlook pst格式，或是其他format，只要把全部信件拉過去就ok啦，要備份也挺容易的。

作者: kwei 時間: 2004-12-23 16:42
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？

Originally posted by jekyll at 2004-12-23 04:22 PM:

請教一下，可以說明一下如何用Splash ID做到這樣的運用呢，是設個欄位再轉給 palm desktop嗎，還是用 splash 版本有關呢?

是呀
不知到是不是版本的問題喔
我的Treo 上的Splash ID是用舊的版本
而不是Palmone附的隨機版

作者: doobop 時間: 2004-12-23 17:09
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？

Originally posted by matika at 2004-12-23 02:55 PM:

阿輝讓我想到一個大學同學的分類方式.

小毛我沒出賣你啊啊啊~~~

有一天, 我看到他D槽的/download 下, 有兩個目錄:
/TP
/BT

我就問他那是啥意思, 它說:
TP = 偷拍
BT = 變態

真是夠了~~

其實小弟也有個BT的Folder
意思也差不多...都是BitTorrent的種子檔（BitTorrent俗稱變態XD）

作者: moe 時間: 2004-12-23 17:13
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
鬧鈴不是從SPLASHID裡頭直接設啦@@
還是要切到行事曆裡頭加個entry
不過這種場合強烈推薦Raku DA
不脫離原程式直接加事件^^

作者: jedij 時間: 2004-12-23 22:11
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？

Originally posted by garychang at 2004-12-23 12:58 PM:
我偷一個想法(從google的口號)
就是"不做"檔案管理，但是"做好"檔案命名
然後用搜尋而不排序(現在我們本機的搜尋工具愈來愈強，這樣會是一個好的檔案管理模式嗎?)

另外一些其它的想法是
a:保留舊的作業系統(甚至環境)，以確定"電子檔案管理"在未來的五年十年還能開啟
b:轉換現有資料成為保存性更強的資料，以利未來開啟
c:備份或其它降低風險的保存
d:什麼樣的資料才是"寶貴"的資料?有時候沒有備份到卻失去的資料當時會很痛，但是過了一陣子似乎又沒事了??這點似乎很難定義啊。

以前上"提昇工作效率"就提過,
有系統地命名檔案很重要.

除了像matika那樣還有什麼撇步嗎??

作者: dctlee 時間: 2004-12-24 00:23
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
http://www.enotebook-home.com/cht/index.asp
網頁保存我推薦「電子筆記本」就是我上面打的這個網頁
可以下載繁體中文版來試用看看
以前我網頁都存成htm檔
可是檔案一多就很難搜尋
而且要看好幾個htm就得要一直開啟檔案又慢又麻煩
現在網頁的保存我就是用這套軟體解決的
希望對你有幫助

作者: VoodooMark 時間: 2004-12-24 01:52
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
果然是高手雲集，絕招百出。大家都有私藏的純釀，令人沈醉啊！

趁著酒酣耳熱，我也來拋拋磚。

比起其它眾多的時間管理類的書籍，我想GTD之所以能夠引起那麼多的迴響，最主要的是因為它的「系統性」─介紹了一個有系統處理事情的流程。而不只是類似其它的書籍，僅僅是介紹「時間管理一百招」，因為這樣的方法介紹，過於零碎，不夠系統性與結構性，在初學者來說應用時難免會忘東忘西，比較適合於中級班進階學習。

所以，初學者的我先從系統的觀念開始講起。

一個系統的建立，必需因應資訊的種類及特性，先建立實體設備(例如PC／檔案夾)，再因而學習操作技巧(例如各種的軟體／打孔機)，最後就涵蓋了「標準處理程序」（SOP, Standard Operational Procedure）。

先從SOP開始說：

在GTD的SOP，就是：
  蒐集：蒐集所有吸引注意力的資訊
  處理：處理資訊內容，決定如何運用
  組織：組織資訊並且據此「整理」
  整理：整理成不同選項，以便決定「行動」。
  行動

那麼在檔案管理的SOP，我就借用GTD的觀念，改為：
　蒐集：蒐集所有吸引注意力的資訊
　處理：處理資訊內容，決定如何儲存（電子檔？要不要印出來？）、加工（要不要打孔？貼標籤？）、轉檔…
　組織：放在那裡？如何找得到？
　整理：檔案系統的調整，例如：過期的資訊的大掃除，調整放置的地方。
　行動：如何快速的搜尋。

這個SOP，想必大家很容易理解。

但是我自己的經驗是這個SOP很容易知道，卻很難做到。

後來，結合了幾次失敗的經驗，我分析失敗的原因是我沒有一個「有效的」檔案系統。

我認為檔案管理的最高標準就是「儲存的有效性」和「搜尋的有效性」。（嗯…如果家中有女王的話，可能前面還要加上一個「美觀」…orz）

先談「儲存的有效性」….
David Allan在提到檔案系統時，有說到

強烈建議你自己維持一個檔案系統。當你從「收件匣」挑出一份文件時，雖然不打算採取任何行動，但因為有潛在價值，所以要儲存到可靠的系統裡，前後費時不應該超過一分鐘。如果完成以上動作費時超過一分鐘，你就有改善的空間了。費時過久會使你因此放棄歸檔，只想隨便堆一個角落。檔案系統除了快速外，還必須簡單、有趣、完整、即時性，否則會不自覺地抗拒清理「收件匣」，因為你知道很可能有東西要歸檔，可是又並不想看到它；相反地，一旦個人檔案系統設置妥當，就能享受分類的樂趣。

「搜尋的有效性」的就更不用說了，大家一定都有過「明明記得放在這裡，卻找不到」，搞得自己「怒從心中起，惡向膽邊生」，真想放把火燒了房子…。

檔案系統的有效性確實會影響每一次SOP的實際操作情形。

在我的心目中，最好的檔案系統有兩個。
第一、是中華民國政府，想想所有公家機關的繁文縟節，那個資料量的巨大、繁瑣，這是「儲存的有效性」的最好例子。（雖然偶爾會凸槌）

第二、是李敖。看看憑一人之力（不是用電腦哦），五十年前的一封信、一張小紙頭都能找出來罵人，這是「搜尋的有效性」最好例子。（這真是天縱英明，不敢望其項背哉…orz）

我所遭遇到最大的問題是「如何建立一個有效的檔案系統」呢？

分析自己多次的失敗經驗，得到一個結論：「分類的好壞決定成敗。」

好的分類，當東西、資訊一來的時候，我就可以立刻知道應該放在哪一個地方，為它找一個家，那麼下次要找它時，我就可以循線知道他家在哪裡。分類就像是地址，由大至小（題外話，我不太明白為什麼老外是由小至大，或許是和語言結構有關）先是縣市、區鄉、村里、路街、巷弄、號。我們從小就是這樣學的，這在電腦術語叫做「樹狀結構」。

所以，大分類下有中分類、小分類、細項…分類是一個檔案系統的鋼骨結構，好的分類才能維繫整個系統於不墜。

在分類時，我也試過GTD中的單一字母系統，作了廿六個分類，後來卻因為過度繁瑣、記不住而失敗。於是我儘可能地每一層次都控制在十個分類以下，並且在每個分類名稱加上數字，以固定排序。
這樣的一個基本的命名原則，統一的使用在實體檔案夾或電子檔案上。不過實際使用上，雖然簡便許多，但卻有時仍有些不知歸檔於何處的問題，就建立一個「其它」類。等「其它」類中的文件多了，就可以再分類，並調整它的位置。

所以，實際上，我仍處於時常調整的狀態。

我待過的都是一些新公司或是新部門，在檔案管理方面，都幾乎處於一種「未開發國家」的狀態，所以這方面的訓練有所不足。我很羨慕像matika兄這樣，或許是公司的制度，也可能是個人自覺的自我要求，可以井井有條地使用命名規則的方式，使得所有的檔案都能井然有序。

不過，我並不寂寞耶，因為很多朋友幫我加分，可見和我一樣有這種苦惱的兄弟們很多啊！

大家一起來吧，三十個臭皮匠總能臭死一個諸葛亮！|)|)|)|)|)

作者: SHM 時間: 2004-12-24 07:36
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？

Originally posted by garychang at 2004-12-23 12:58 PM:
我偷一個想法(從google的口號)
就是"不做"檔案管理，但是"做好"檔案命名
然後用搜尋而不排序(現在我們本機的搜尋工具愈來愈強，這樣會是一個好的檔案管理模式嗎?)

另外一些其它的想法是
a:保留舊的作業系統(甚至環境)，以確定"電子檔案管理"在未來的五年十年還能開啟
b:轉換現有資料成為保存性更強的資料，以利未來開啟
c:備份或其它降低風險的保存
d:什麼樣的資料才是"寶貴"的資料?有時候沒有備份到卻失去的資料當時會很痛，但是過了一陣子似乎又沒事了??這點似乎很難定義啊。

"不做"檔案管理，但是"做好"檔案命名,這是一個很好的辦法。

我過去曾經想過寫一個程式整合大部分的資料系統，基本的包含WebPage/Bookmark/Doc/Pdf/mail，所有的資料通通往資料庫裡面塞並加入關鍵字系統，不過因為卡在想做到跨平台所以一直停在規劃的層面。

後來Google提出Desktop Search讓我的想法開始有點改變，的確如果能從檔案命名下手，找東西會變的很方便。

我個人的作法是檔名規則是 [日期]+[分類]+[細項]，例如041223_COMP_OOOOOO.xxx，然後以目錄的結構大致上分一下，專案另開，每年舊檔打包一次。

光碟檔案的部份利用Whereisit做index，目前收集到第五十片DVD.....(這類軟體還不錯，至少想找檔案時有個單一的出口可以開始)

現在比較麻煩的是圖檔，每天收一大堆圖要重新命名是有點....(不是A的那種..)試用過幾種圖檔管理工具也不甚滿意，不知道PIL有沒有人對這方面有心得?

作者: parrot 時間: 2004-12-24 07:47
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
關於 Mail 的部份, 我也是開 IMAP, WEBMAIL
近端用的是 Outloook+IMAP, 遠端當然是 WEBMAIL
不過因為經年累月的關係, Mail 量變大, 所以依照時間開幾個 Account
雖然要跨時間搜尋會稍微不方便, 但是只開啟最新或是重要的備份信件是很快的

作者: tales 時間: 2004-12-24 12:47
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
說到檔案管理，有見事情我也是一直有想要問的 ....
大家對 Gmail 的標籤式管理方式都非常喜歡，
其實以這樣概念來管理檔案的軟體也存在著， Gmail 也不是第一個，
是不是電子郵件的第一個我就不清楚了。
我所知道最早是 Adobe 的 PhotoAlbum 標榜著以標籤為主的管理方式，
然而在那之前， AcdSee 從很早的版本裡頭，就可以設定檔案的內容，
除了註解之外，也有分類、關鍵字等詳細資訊，
不過軟體並不著重於這方面的樣子，直到大概是第五版還是第六版，
才看到有針對這部份特別設計的功能。

而就我所用過的圖檔管理軟體，也是幾乎每一套都可以設定這個什麼分類、關鍵字、註解等資訊，
而且 .....

每一套的都是獨立的！

這也就是說，如果使用者今天想轉抬換用別的軟體時，這些辛苦所建立的資訊全都得要重來一次。

那也難怪沒人用了。

當然有人會說，這種東西又不是標準，當然每一套軟體都用自己的方式來建立這些資訊。

並不是這樣子的吧 ..... ？

Windows 本身對檔案也可以設定這樣的資訊啊啊啊啊啊！！！！（請看附圖）
雖然我沒注意是從哪一版的 Windows 開始有的就是了 ...

因為我的電腦裡頭可能同時存在著三套或以上的圖檔管理軟體，
有一天我發現他們可以為檔案分別設定分類、關鍵字、註解這些資訊的時候，
很開心的試了一下，
結果是，不但這些設定在各軟體之間不相容，而且也與 Windows 本體不相容，
也就是說，如果有三套軟體、與 Windows 本身，同一個檔案可以在四個地方建立這些資訊 orz

而我是覺得 Windows 自己本身有的話，軟體應該支援到這裡才對 ....
但在 Windows 裡頭，要輸入這些資訊老實說也不是很方便，
我是說，整理檔案時，還是需要一個整合的環境來建立這些檔案資訊，
其次，也要有一個能夠對應這些資訊的搜尋軟體， Windows 內建的搜尋功能其實已經很不錯了，
可是好像不能支援多個關鍵字交叉搜尋的樣子 orz
而這樣的軟體，我也從來沒見到過。

「不作整理，做好檔案命名」的概念，其實可以算是把前述的資訊放在檔名裡頭的一種折衷辦法，
反正檔名可以取很長，放首詩都沒問題，
可是檔名太長，有時也是一種困擾呢 ....

作者: Ryan19 時間: 2004-12-24 14:00
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
關於檔案整理,我沒有磚頭,倒是有顆小石頭,也丟出來野人獻曝一下.
基本上也是""不做"檔案管理，但是"做好"檔案命名"這個方法.
而實體的如:檔案夾及書籍,則使用"左方推擠法",好像也是黑川康正的書上看到的,不知不覺就成了習慣.
取用的檔案或書籍放回時,一律放回最右邊.經過一段時間不常用的檔案或書籍就自然推擠至最左邊.而一些週期性的檔案也自然按照時間軸排列,滿容易找到
而且三個月左右,我會檢視一下最左邊的檔案或書籍,有時也會有一些體會:
哪些書我已經好久沒碰了;哪些檔案為何失去了取用的價值......而有時也會突然回到最右方.而那些經過兩三次定期檢視都未曾用到的,就會往更遠的層架移動.
很自然的80/20法則,常用的檔案;書籍自然停留在最右端.
這個小習慣對疏懶的我滿有效的.

作者: AlgerChen 時間: 2004-12-24 20:11
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
我交給我祕書來管理

作者: 拿波里昂 時間: 2004-12-24 20:27
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？

Originally posted by SHM at 2004-12-24 07:36 AM:
上面恕刪...
現在比較麻煩的是圖檔，每天收一大堆圖要重新命名是有點....(不是A的那種..)試用過幾種圖檔管理工具也不甚滿意，不知道PIL有沒有人對這方面有心得?

圖的話，好像ACDSEE 6以上的版本可以做分類
不過看用途啦
假設你有ABCDE五項東西拍成照片
有些含AB、有些是ADE...
可以在註解裡面填入相關資料
如01.JPG含AB，02.JPG含ADE
以後搜尋要找A的話～該有的圖檔就會顯現出來
以上是我工作部分內容相關...野人獻曝

不過重點在於
每一個檔案要做好註解，很煩人......B)

作者: mayakeq 時間: 2005-1-11 16:54
標題: Re: [交流] 你怎麼作檔案管理呢？
最近在試用電子書的軟體，找到一個不錯的可以跟大家分享
軟體名稱:visual chm

顧名思義，就是可以把資料作成像windows裡面的help那種格式
以後只要copy帶到任何有裝windows系統的電腦就可以直接讀取，不用再安裝軟體，很方便

可以塞進去的資料包含html,htm,txt,jpg,bmp
也可以把doc檔做完匯進去(好像office2000之後有圖片的可能看不到，要試試看)
把一些網頁或圖形的內容塞進去，做索引也蠻方便的
之前都是把所有資料存到一個目錄裡面，有點亂，要查也不太方便
用了這個之後，整理起來容易一點，推薦給大家

ps.1.整理的時候，資料夾不要放在windows系統太多層下面(3層內好像都還可以)，會有問題
2.檔名最好用英文

下載地址www.vchm.com
中文化版www.softking.com.tw搜尋visual chm
簡單教學http://www.esharer.com.tw/dis_group/k_dtl.asp?k_id=10

[ Last edited by mayakeq on 2005-1-11 at 16:59 ]

作者: GAAP 時間: 2005-10-26 21:12
標題: Re: [交流] [GTD]你怎麼作檔案管理呢？
這篇文章不錯,隔了這麼久才看到..頂一下...不能沈了...
1.實體的東西,用透明的活頁本分類歸檔,超好用的
2.電子檔的東西,我一直找不到好的軟體....今天突看到前面有人提Whereisit,好像不錯用,東西越來越多...用這應該很方便
3.網頁的東西,用cyberarticle(前身叫webcatcher)這套超好用的,大陸朋友寫的.推薦必用...

作者: zombie 時間: 2005-10-26 22:34
標題: Re: [交流] [GTD]你怎麼作檔案管理呢？
我是用PersonlBrain配合Google Desktop來處理電子檔案。
利用GoogleDesktop來作臨時的尋找，
而PersonalBrain能讓我以網路的方式將檔案以及特定的概念作連結，
在需要作報告的時候，就十分有用，唯一的缺點，就是，太太太太太貴了........

作者: VoodooMark 時間: 2005-10-27 09:28
標題: Re: [交流] [GTD]你怎麼作檔案管理呢？
當初發表這個題目的時候，是想把GTD討論中，較容易被忽略的檔案管理提出來討論。所以自以為和Palm的軟體討論無關，才把這個議題放在「不分類綜合討論區」。

沒有想到在這個討論區，文章出現的太快，以致快速向下沈淪。

我還是覺得這個討論很有意義。

所以，是不是方便請版主將這個討論串，搬到「PDA軟體相關討論區」？
因為畢竟GTD一直是在那裡討論，而且內容還是多少有沾到一點點？

總是希望更多人能一起參與！
謝謝！

作者: LAkaiY 時間: 2005-10-27 10:33
標題: Re: [交流] [GTD]你怎麼作檔案管理呢？
自從有了Google Desktop, 我幾乎就不做email 管理了.
反正大約三個月就有2G的mail, 怎麼分類都分不完, 而且, 分了太多資料夾, 到時候我也怕找不到.....

每一季就開一個新的pst檔

作者: GAAP 時間: 2005-10-27 23:14
標題: Re: [交流] [GTD]你怎麼作檔案管理呢？
前面有大俠提到用Whereisit,今天裝了試用....讚....
之前一直煩腦CD怎麼管理,每次都一頭霧水...找來找去...花很多時間再試光碟....
光碟封面常被我寫了一堆文字...一年後要找時也不知怎麼找起....嗚.....
用這套以後,哈哈,我只管替光碟編號就好了,光碟封面一字都不用寫了....光碟保管盒也不用分類....前陣子花了一堆時間在分類CD...現在想起來真是笨蛋一個...有這麼好用的東東今天才知道...

發問一下,因為我有備份一些.ISO檔,好像它不能解析裡面的檔案.......只給我建一個ISO檔...哇哩....這樣我還要去拿光碟來看........會不會殘念....

有用的人回貼一下吧!!

作者: GAAP 時間: 2005-10-27 23:25
標題: Re: [交流] [GTD]你怎麼作檔案管理呢？
真的愛上whereisit...太好了,再頂一下
準備把手上光碟給它一片一片建好index...存檔的容量超小的.
我只要負責把光碟編號就好.
要找檔案時,只要serche,然後看第幾片CD,就搞定了

作者: GAAP 時間: 2005-10-27 23:39
標題: Re: [交流] [GTD]你怎麼作檔案管理呢？
剛才想到一個問題......,如果有人能把電腦或CD的index轉到palm來,哇...那就更好了
幻想中...這樣Palm就成成一台無敵的機機了
轉了幾片的DVD,容量還不到1M....
期待有這種殺手級軟件出來...GO.....

作者: VoodooMark 時間: 2005-10-28 16:20
標題: Re: [交流] [GTD]你怎麼作檔案管理呢？

Originally posted by GAAP at 2005-10-27 11:39 PM:
剛才想到一個問題......,如果有人能把電腦或CD的index轉到palm來,哇...那就更好了
幻想中...這樣Palm就成成一台無敵的機機了
轉了幾片的DVD,容量還不到1M....
期待有這種殺手級軟件出來...GO.....

如果沒有這種殺手級軟體出現，至少也可以用「苦力級」軟體吧？|)|)|)

有幾種解決方法：
1. Ctrl + C --> 存到 Memo --> Sync。Memo 命名用光碟編號，在Palm上用 find搜尋。
2. Ctrl +A --> 右鍵 --> 叫出 Handstory --> Sync
3. Listpro -> Sync

------------------[我是分隔線]----------------------------
終於討論到Palm 軟體了！
版主大人，可不可以移版呢？

作者: GAAP 時間: 2005-10-28 16:41
標題: Re: [交流] [GTD]你怎麼作檔案管理呢？

Originally posted by VoodooMark at 2005-10-28 04:20 PM:

如果沒有這種殺手級軟體出現，至少也可以用「苦力級」軟體吧？|)|)|)

有幾種解決方法：
1. Ctrl + C --> 存到 Memo --> Sync。Memo 命名用光碟編號，在Palm上用 find搜尋。
2. Ctrl +A --> 右鍵 --> 叫出 Handstory --> Sync
3. Listpro -> Sync

------------------[我是分隔線]----------------------------
終於討論到Palm 軟體了！
版主大人，可不可以移版呢？

看了Whereisit可以列成報表....哈....太好了,我用另一支程式把它轉成資料...
嘿嘿....Palm就成光碟管理器....爽...等成功就公佈

Whereisit,光碟只管再電腦上分類編號就好,實體光碟本來想再上面寫數字..但後來想想:
1.破壞美觀...(這是其次啦)
2.一旦要更換編號時,就完了....變成要重改...,所以在光碟袋編號就好了
收集時,也可以隨時把相同性質的片更改編號放一起,如:我有倚天屠龍記1-40集,就把它放在一起,如果以後又有新的片,就把附近的號碼移掉,只要再電腦上改一下編號即可.被移的就重最近的號碼開始編...不會亂掉....因為有whereisit
3.歸檔時,光碟雖無編號,但只要查一下PC就知道他是幾號了...如果光碟很多的話.

剛用這套軟件,一點點心得,不知有人可以分享嗎??
前面發問的.iso檔,都人可以解呀...嗚....

用了Whereisit,才知道以前管理光碟時,自己笨的可以.....真是.....,還在每片光碟上面寫分類,寫一堆文字.....真是...有人跟我一樣這樣做嗎...
我光碟才100多片左右...就搞成這樣....會這麼多,不是我愛收集A的....是有些是以前的CDR片容量小,也懶的轉換成DVD了...才會這麼多..

[ Last edited by GAAP on 2005-10-28 at 16:51 ]

作者: GAAP 時間: 2005-10-28 16:45
標題: Re: [交流] [GTD]你怎麼作檔案管理呢？
Whereisit發現有的ZIP檔,無法建立其內部的index,有的可以....哇哩....會不會只是半套的.....殘念...

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