PALMisLIFE 討論區

標題: [GTD] 行事曆在時間管裡的運用 [列印本頁]

作者: twhsi    時間: 2008-8-6 11:24
標題: [GTD] 行事曆在時間管裡的運用

前一陣子,在Palmislife發表幸福行動家系列的文章時,網友simonpeng留言回覆了一些意見

    我老婆都是用很大本的行事曆再加上幾個夾子就用的嚇嚇叫,
    教書、念博班、帶小孩、整理家裏、和朋友出門、吃喝玩樂,面面俱到。
    印象中,她也沒看過什麼時間管理的書,就無師自通了。

很巧的,我的老婆也是這一類型的人,她就是用一個月行事曆及一些3Mpost-it(即可貼)來管理,包括家庭行程、購物清單等。如果全家出遊,她就會準備好一份完整行程表,小到一天行程中,幾點幾分坐車,幾點幾分吃飯,何時的行程如何分配,鉅細靡遺。大到出國十餘天的行程,每天要做什麼主題活動,都會事前列好 plan ahead。於是我們家庭出遊基本上都很令人難忘,創造了許多珍貴的家庭經驗。

今天我們要討論的就是行事曆,行事曆和待辦事項清單市時間管理上最常用的兩種工具,要如何搭配運用才能產生最大的效益呢?讓我們一起來看看。




(1)為何不能使用行事曆軟體來進行GTD呢?

前幾天,網友N在我的部落格留言板中留言,問我"為何不能使用行事曆軟體來進行GTD呢?"。這還真是個好問題,以我的經驗,我覺得有以下兩點原因。

    a. GTD有數量很大的下一步行動清單及任務清單

    行事曆處理項目比起清單較少,如果我們月行事曆上管理數十個行事曆項目,就會有點吃力,但使用GTD後,我們下一步行動清單及任務清單項目都有上百項,這是放在行事曆上就很難看的清楚的數量,因此將行事曆和各種行動清單分開是比較好的方法。

    b. GTD運用場合和角色等將各個清單的項目串連
   
   GTD的下一步行動清單是以場合來串連,任務清單是用角色或目標將所有的任務串連,產生綜效。如果把這些待辦事項都放在行事曆上,較難做整體的思考。舉實例來說,我在八月份有幾場時間管理的演講(廣告時間:8/30是台北場的一日研習會喔),利用任務清單,我可以一起準備講稿,節省時間,若是放在行事曆上,我只能看到研習會日期,沒有讓我有提前做規劃的動作提示。

運用GTD,比較不適合使用行事曆之類的軟體,這就是原因。因為GTD的主體是一種任務及行動的管理,這時候,用清單來處理比較合適。



(2)Sacred Territory

Sacred Territory(中文翻成"聖地")是GTD原著中對行事曆的稱呼,作者David Allen希望我們放在行事曆的項目,都是會在那一天中完成的,而非是寫上一堆想做的事情,卻無法執行。也就是說,他建議不要把待辦事項也寫在行事曆中。

為甚麼呢?

一來,今天的行事曆,如果堆滿了自己上週、上月不同時間寫下,我們卻無法完成的事情,我們做不完的事情就必須重新規劃及抄寫。
二來,行事曆寫滿密密麻麻的約會及待辦事項,反而會讓我們不知道一天工作的重點,更會產生心理抗拒做事的壓力。

也因上述的理由,我建議,行事曆中只放進這一天中一定要採取行動的事情(例如說出差、和人約會碰面)或者這一天所需要的資訊(親友生日),而把其他不一定要在這一天完成的事情,全部放到下一步行動清單之中。這樣的話,整個行事曆中就會很清爽,更加一目了然,這也就是聖地的意思,試想,聖地要是堆滿了亂七八糟的東西,也很難讓人產生神聖的感覺吧 :>



(3)行事曆和下一步清單搭配使用

看了simonpeng及我的老婆的例子,並和GTD時間管理整合之後,我發現可以把行事曆和下一步行動清單兩者的好處搭配得更好。

    在收集加工組織階段,我們蒐集某一些任務的執行細節及做事事項,這些都可以成為規劃某一個活動的任務補充資料。真正要規劃某一天特定活動時,我們就可以運用這些資料,排定到特   
    定的時間中,就像是製作企劃書一樣,把時間、資源、地點、人員等各種資訊整合在一起,變成當天預定的計畫。

有些外國人把GTD的方法稱之為Calendar-Free Task Management(不用行事曆的任務管理),我倒是覺得不用這樣,時間管理的目的是為了增加我們做事情的品質,有好的方法,我們就善加運用,“不管黑貓白貓,捉到老鼠就是好貓”,這是比較好的。

我自己則是在Treo 650手機上,同時放了行事曆軟體,並直接就在上面輸入,這樣的好處是,因為手機永遠隨身,和朋友約定約會時才更加容易。現在的手機幾乎都有行事曆功能,別忘了也要拿來運用喔。



結語

時間管理,能讓我們"Jump out thebox",對於自己做事的方法做深入的思考,改變自己的觀念,進而改變我們的做法。讓我們不至於在外界環境快速變動中,打亂了腳步,就算一時失去平衡,也能夠在每週檢視後,回來原來的軌道,繼續的前進,接下來我們會繼續討論流程三"組織"其他領域的問題,我們繼續加油。

圖文並茂版
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/18563889




永錫要在台北舉辦時間管理研習會了,歡迎參加

2008/8/30 台北場【幸福行動家 時間管理一日研討會】簡章

作者: simonpeng    時間: 2008-8-6 23:10
標題: Re: [GTD] 行事曆在時間管裡的運用
適合每個人的方式不同。

我試過 DA 的盡量淨空行事曆的模式來做自己的時間管理,
但是我發現這種方式會讓我自己控制不了時間的分配。

我還是習慣將要做的事情直接排入行事曆,
而且也盡量將所有的事情紀錄在行事曆上,
所以對行事曆一看馬上就可以幫助我了解自己所有的狀況。

這方法不見得適合每個人,但是到目前為止這是我最滿意的方式。

實際軟體使用方式,我是用 DateBK6,
有什麼事情需要做的時候,輸入 DateBK6 的 todo,
之後再利用 Float <-> ToDo 來設定到行事曆。
作者: dgg    時間: 2008-8-10 21:07
標題: Re: [GTD] 行事曆在時間管裡的運用
每人的辦事方式不同

我就是將待辦事項寫入行事曆
只要將它設成floating就行了

管理,簡潔就行

應該說
我不是大人物
雖說責任內的單位有三
人數也有六十人左右
但似乎不必有那麼嚴格的時間管理吧!
作者: twhsi    時間: 2008-8-11 10:09
標題: Re: [GTD] 行事曆在時間管裡的運用
我個人的經驗是
我發現GTD是一種基本上不用行事曆管理的時間管理法
並不是說用GTD就是大忙人

我覺得GTD有點把時間管理直接和專案管理直接整合在一起的味道
(尤其是那些直線型任務)

感謝simonpeng 及dgg 經驗回饋
作者: dgg    時間: 2008-8-11 10:17
標題: Re: [GTD] 行事曆在時間管裡的運用
關鍵可能是:
行業別、個人因素造成
有人完全不用GTD來管理工作、行程
手上工作也很複雜
但工作也順利得嚇嚇叫

其實我算用PDA很早的人
在其它人眼中
也算異數




歡迎光臨 PALMisLIFE 討論區 (http://f.pil.tw/) Powered by Discuz! X2.5