[GTD] 分享我最近用GTD 時間管理的心得+時間管理軟體實用技巧說明

twhsi

Originally posted by supercat at 2005-7-16 12:15 PM:


D.L.懷特要強調的重點應當是產出, 不要困在執行規劃的方法
而是怎樣才會有更佳的產出, 高度的專注力與更輕鬆的工作心情

supercat兄
好久不見，近來可好?

D.L.懷特強調的要訓練出利用直覺的判斷力找出正確的下一步行動
正是您所說的要點
也歡迎您繼續參加最近的討論

twhsi

Originally posted by didream at 2005-7-16 08:59 AM:

這些觀念、想法都被分析的相當仔細，可見大家的實務經驗都相當豊富
有許許多多的想法被提出來，剛好可以重新檢討自已的系統、補強自已系統的結構
而且經過這麼多人的討論，幾乎把書中的精華一網打盡呀…
只能說大家真是太強了…

大家的共同創作
真的擦出不少智慧的火花|)

一些待辦事項的清單是用來增加行事曆彈性運用的工具............

..........LB對於顯示事情的急迫性方面，的確是比較弱的
不然PDA行事曆上的鬧鈴提示，將會變得非常的無力
我認為鬧鈴提示是所有PDA和傳統萬用手冊最大的不同處！

didream兄
也謝謝你的提問及分享
您提出行事曆及代辦事項的分別
及提醒鬧鈴提示的重要性
給我不少運用時的啟發

[ Last edited by twhsi on 2005-7-19 at 07:14 ]

twhsi

Originally posted by willieorca at 2005-7-16 01:33 AM:


我真的只是新手，玩了幾天，我同意懷特兄的觀點(如果我沒有誤解的話)
LB只是一種工具，AI不夠，太依賴它，不行。
而若是落入了一定要把它搞成萬能，鉅細靡遺，不但不可能，也會花掉不少力氣，變成捨本逐末。

我想起了人類不斷努力想做出真正完美的AI，但是我相信沒有人願意也能夠只靠這個所謂"完美的AI"來生活。

willieorca兄
歡迎加入討論
完美的AI或許從來不存在
但是我們可以隨時UPDATED我們自身的AI
達到更好的境界

twhsi

Originally posted by eValue at 2005-7-15 03:44 PM:




然後加上像twhsi超大圖表以及ctchiu1超複雜的回覆，可望打敗冰小心傳奇..



[ Last edited by eValue on 2005-7-15 at 15:47 ]

eValue兄
下次我們聯手挑戰"歡樂一籮筐版"
twhsi超大圖表+ctchiu1超複雜的回覆+eValue超搞笑留言
搞不好543會邀請我們去開版面

DAYNOTEZ真的超好用，送禮自用兩相宜
做SOMEDAY/MAYBE，日記，LIFEBALANCE或紀錄紅白包，心得分享
全部可用
真心推薦 |)

twhsi

Originally posted by D.L.懷特 at 2005-7-15 02:44 PM:


不只是期限問題，另外您要預估工作負荷work load，排行程時，都會用到行事曆。所以我要請使用LB的朋友留意：不要忘了您的老朋友---行事曆。

Hard landscape與by context的 NAs混在一起，肯定不是GTD作者的本意。

D.L.懷特兄
謝謝您的分享
最近的GTD使用方法
受您影響很大

LB對於代辦事項所需要的工作時間評量
確實是比較弱的
在此時
明確的行事曆規劃
在每天有限的時間運用上
會比LB的概念來的好用

目前我也學您的方法，妥善運用行事曆及TODO
LB變成我管理任務及購物清單的地方了 |)
(和PALM同步的穩定度真的很棒)

twhsi

早上細細將這個討論串看過一半(由第七頁倒看到第四頁)
看到一個大家的爭議點
"要否運用LIFEBALANCE作為GTD系統的核心軟體?"
大家有許多精采的交鋒

突然想到，這兩者應該是併行不悖的
因為懷特兄的想法是時間急迫下的GTD
使用LIFEBALANCE的朋友是，以事件為核心的GTD

生活中，有時我們非常忙碌，像是處在光頭柯維說的第一象限下
此時我相信懷特兄的方式很有用

有時，我們的生活中的時間壓力較小，
"要事第一"的觀念對我們人生平衡比較適合

這樣的結論給我很好的感覺
感覺找到兩個看法的共同點
也請大家不吝表示意見

引一段didream兄的話作結論

.........LB可以幫助自已做好決策，避免自已在忙碌的時間裡，做了重要性不高的事
但是因為其系統相當龐大，每天光是維持這個系統的資料，就已經相當累人了.............

.........對於GTD系統，我覺得簡單、快速是相當重要的..........
.........利用diddlebug當作InBox............
晚上就清光diddlebug的內容，做好處理、組織
每天早上就先看行事曆，就能了解當天的架構了

[ Last edited by twhsi on 2005-7-19 at 07:43 ]

didream

看到twhsi兄的觀點，我又突然想到了個點子…
如果將GTD以"執行作戰"這個題目來看的話
就會發現有很多的原則，我們的老祖先們早就已經好好的寫在書本之內了
孫子兵法始計篇【夫未戰而廟算戰者，得算多也；未戰而廟算不勝者，得算少也；多算勝，少算不勝，而況無算乎?】
已經將GTD的inbox和weekview觀念之重要性，表露無疑
GTD的作法就是，將所有的事務，全部經過"廟算"的程序，依重要性、性質做好分類
將各種作戰情勢，作成"清單"，方便即時全面計畫，不過這樣子的方法比較容易被大量的訊息淹沒
所以要注意的是：最好要有目標、以免失去焦點
LB的觀念，也是將所有的事務，經過"廟算"，做好重要性、地點、費力度等設定
讓 pda先幫忙做好分類，製成清單
缺點是"設定的人生目標是否正確?""重要性、地點、費力度在設定的時候，數值是否顯示出現實狀況?"
所以要注意的是：你是否真的認為你的人生只需要這些?會不會到了年老的時候才發覺自已年少的時候把事情想得太簡單了?是否為了你自認為重要的事，而乎視了那些"你不知道那也是很重要的"的事情?
此外"重要性、地點、費力度設定"是經過自我主觀所設定下來的數值，如果與事實不符，將會使自已陷入"想得過於美好"的情況…這在戰爭中是會送命的！不可不查！

此外，我覺得柯維所說的"八個習慣"的確是反映了人生的重點，但是我們的人生真的這八點就能包括全部?他真的不會再出個"第九個習慣"或是"人生的備註"之類的觀點?或許許多人都把他視為"諸葛孔明"，已經先為你的人生"未卜先知"?
我覺得：柯維的書，價值是在於"提出問題"，並不是在"給予答案"

twhsi

Originally posted by didream at 2005-7-19 09:23 AM:
我覺得：柯維的書，價值是在於"提出問題"，並不是在"給予答案"

說的好|)

ctchiu1

人生的過程真的很像爬山，看著山頂(目標，不過你也先要有看到)，那麼高的地方，沿途還不知道有多少的危險，挫折(變化)，唯一能使用的就是自己的雙腿，那麼高，那麼陡，回想一下，爬那麼高值得嗎?(開始前的遲疑，山上的陽光真的有那麼燦爛嗎?)

一旦決定，你真的要馬上動身嗎?有那些東西要準備(計畫)，要組團才出發嗎?(支援)，這些都決定後，你開始踏出了第一步。（最重要）

過程中，充滿了變化(計畫修正)，有爭議(要不要放棄)，有同伴退出(拆夥)，有工具遺失(資源不足)，在排除萬難後，你終於攻項成功，你看到了完整的太陽，受到了感動，相信自己沒有白活，把自己的雙手攤開，學著鐵達尼號的經典畫面，高喊著"I am the king of the world"，然後你遊目四望，你發現了山外還有更高的山，你要再去挑戰嗎?（目標再修正）這麼累的過程，值得嗎?（反省）帶著成功的感動（熱情），你決定要再一次去挑戰。

然後呢?你是不是要先下山，才能去爬另一座山(要回到原點，這裡的成功是你的喜悅，不要把不需要的態度帶到另一個地方去，要放空自己)，然後你重新一次的loop，不過這次的層級不同了，經驗不同了，同伴也不同了，

人生不過就是這麼一回事吧？沒有走出第一步，你不會知道成功是什麼滋味，沒有成功過，你無法知道原來還有另外的成功，不到另一個層級，你無法了解自己的不足，只不夠在這種不停的LOOP中，你的目標已經開始了轉移，大部分成功的人，到最後，他們挑戰的，都已經是自己的極限了。

zombie

我也是用LB當作主要的Action 管理工具，不過，最近在聽Getting things done fast 的CDs(這套CD真是貴啊，不過，David Co. 好像已經不賣了，搶在最後買了一套)，
裡面David一再提到一個好的個人管理工具(他一直不把GTD當作"時間"管理工具，因為，時間是沒辦法管理的，只能管理自己)，應該能做到: 現在是早上10:30，我接下來應該要做什麼。或是，半小時候我有個會要參加，現在有那些事情是我可以做的。

選擇做什麼action的原則，則是依著地點、時間等順序在作選擇。而行事曆中的約會，是屬於hard landscape，也就是，「如果不在約定的時間做完，我就死定了！」，是不可侵犯的。而一個Project，不會單單只有actions和appointment，還會有一些project reference，也就是在執行該project相關的行動時，需要的相關資料，包含project的logs。

以此架構，之前懷特兄提到的以LB來回答接下來兩週的待辦事項之類的問題，似乎得從Project reference的方向來回答會比較合適，只有這個角度才有對各個 project 本身比較完整的資料，以及整個project的始末。

在Someday maybe方面，David提出的想法比較像是只要是我這星期不打算做的事情，就丟到Someday maybe去，主要目的是，讓腦袋想到這些事的時候，可以很輕鬆的說"Not this week"，將腦袋裡原本會用來一再提醒這項工作的精力釋放出來，用在其他更有效率的地方。不過，這必需是在有做完整的weekly review的狀態下。

就個人看法，整個GTD的精神在於，在Weekly review的時候，將已知的Project對接下來的一週，做一次詳細的思考，將所有能夠讓Project持續進展的下一步動作，依能夠執行的場合，分別列在不同的清單中，以便於在該場所的時候，可以很直覺依時間、個人精力等條件挑選最合適的工作出來。

ctchiu1

Originally posted by zombie at 2005-7-19 11:06 AM:
我也是用LB當作主要的Action 管理工具，不過，最近在聽Getting things done fast 的CDs(這套CD真是貴啊，不過，David Co. 好像已經不賣了，搶在最後買了一套)，
裡面David一再提到一個好的個人管理工具(他一直不把GTD當作"時間"管理工具，因為，時間是沒辦法管理的，只能管理自己)，應該能做到: 現在是早上10:30，我接下來應該要做什麼。或是，半小時候我有個會要參加，現在有那些事情是我可以做的。

選擇做什麼action的原則，則是依著地點、時間等順序在作選擇。而行事曆中的約會，是屬於hard landscape，也就是，「如果不在約定的時間做完，我就死定了！」，是不可侵犯的。而一個Project，不會單單只有actions和appointment，還會有一些project reference，也就是在執行該project相關的行動時，需要的相關資料，包含project的logs。

以此架構，之前懷特兄提到的以LB來回答接下來兩週的待辦事項之類的問題，似乎得從Project reference的方向來回答會比較合適，只有這個角度才有對各個 project 本身比較完整的資料，以及整個project的始末。

在Someday maybe方面，David提出的想法比較像是只要是我這星期不打算做的事情，就丟到Someday maybe去，主要目 ...

這麼多天來，一直想表達的想法，在這麼一篇中就讓人講完了，人生果然是一場永無止境的學習啊，我要把這一篇放到我的PDA中，去學習如何去歸納自己的想法，去表達自己的意念，感謝你

twhsi

Originally posted by zombie at 2005-7-19 11:06 AM:
我也是用LB當作主要的Action 管理工具，不過，最近在聽Getting things done fast 的CDs(這套CD真是貴啊，不過，David Co. 好像已經不賣了，搶在最後買了一套)

zombie兄真是GTD的有心人，有機會也請您多介紹一些GTD資源。

選擇做什麼action的原則，則是依著地點、時間等順序在作選擇。而行事曆中的約會，是屬於hard landscape，也就是，「如果不在約定的時間做完，我就死定了！」，是不可侵犯的。而一個Project，不會單單只有actions和appointment，還會有一些project reference，也就是在執行該project相關的行動時，需要的相關資料，包含project的logs。

這部份的解說真是清楚而簡單
我目前也是用類似的方法，在PROJECT的NOTE中放project reference
到目前好處有二
1. 每天清空INBOX時，我會看一下PROJECT思考一下，有無新的下一步行動產生
2. Project要寫成企劃案時project reference正可以作為企劃案的細節，節省寫企劃案的時間

在Someday maybe方面，David提出的想法比較像是只要是我這星期不打算做的事情，就丟到Someday maybe去，主要目的是，讓腦袋想到這些事的時候，可以很輕鬆的說"Not this week"，將腦袋裡原本會用來一再提醒這項工作的精力釋放出來，用在其他更有效率的地方。不過，這必需是在有做完整的weekly review的狀態下。

現在一些想做的事，若無法放到TODO，我也直接放到SOMEDAY MAYBE，
所以我已經不放任何TODO事項到LIFEBALANCE
(這是學DL懷特兄的想法)
我發現我每天維持系統的時間減少很多(在PALMISLIFE的時間增加了 :> )

除此之外，最近在看"Writing On Your Palm"這篇文章，也有些想法，讓我對
個人使命宣言<=>Weekly Compass<=>任務(Proiject)<=>待辦事項(TODO)<=>行事曆
相互關係有些思考

也希望各位不吝發表高見

twhsi

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-19 10:01 AM:
人生的過程真的很像爬山 ...

ctchiu1兄，您說的這個比喻，和兩個月前我去上領導課程時
講師的比喻很像，我會再好好研讀一下............

==================================
附上該課程的講義
用圖示來說明達成目標就像攀登高山一樣.

[ Last edited by twhsi on 2005-7-21 at 06:49 ]

twhsi

Originally posted by didream at 2005-7-19 09:23 AM:

孫子兵法始計篇【夫未戰而廟算戰者，得算多也；未戰而廟算不勝者，得算少也；多算勝，少算不勝，而況無算乎?】
已經將GTD的inbox和weekview觀念之重要性，表露無疑

GTD的作法就是，將所有的事務，全部經過"廟算"的程序，依重要性、性質做好分類
將各種作戰情勢，作成"清單"，方便即時全面計畫，不過這樣子的方法比較容易被大量的訊息淹沒
所以要注意的是：最好要有目標、以免失去焦點

LB的觀念，也是將所有的事務，經過"廟算"，做好重要性、地點、費力度等設定
讓 pda先幫忙做好分類，製成清單
缺點是"設定的人生目標是否正確?""重要性、地點、費力度在設定的時候，數值是否顯示出現實狀況?"

昨天我下班回家時，想著您提出廟算的概念，我覺得很棒，
因為我是從蔡志忠的漫畫"豺狼的微笑" (大塊文化)
第一次接觸到這個概念的
所以我也由這個角度來思考

我覺得會用GTD的人也很像微笑的豺狼，表面上看起來和一般人一樣
但是行動之前已經算計好自己，算計好要的是什麼東西，算計好要做的事

引用一些書上的話(P28-29)

1. 行動之前一定要算計，算計有四個重點，一定要把這四個重點從頭到尾想清楚
a. 我是誰?我現在的位置是哪裡?
b. 我要的是什麼東西?
c. 誰有這個東西?
d. 為什麼他要給我這個東西?

2. 當你很精確地知道自己要什麼的時候，你就不需要抉擇 (我覺得有些像懷特兄的概念)

3. 現代的成功是一種不同的形式，他來自行動前的精密分析，廟算。準備功夫做的徹底，並十分精確地知道摽的，給予狠狠的一擊，這也是俗稱"外科手術式"的攻擊。除了要害之外，我們不必浪費任何一顆子彈到別的地方。

也附上一篇"蔡志忠養女秘方"
給大家看看
蔡志忠的思維模式

[ Last edited by twhsi on 2005-7-21 at 07:11 ]

ctchiu1

見 最後期限:巴頓將軍與隆美爾一戰

    "將領的工作，在戰爭開始的時候已經結束"

東西文化下的結晶，總是殊途同歸的

didream

ctchiu1兄，很高興得到你的認同，引用他人的智慧，常常會讓自已得到意想不到的事情。

在做時間管理的時候，澴有一個很重要的原則：速戰速決
當我們在規畫事情的時候，常常會習慣性的將所有事情細分
所以大家的待辦事項，想必都是一大堆的步驟和流程
但是"兵貴勝不貴久"
同一件事情，如果能夠一鼓作氣，一次完成，自然就不必再做資源的重收集、產生還要需要"再重新作組織管理"的事項，讓自已陷前輩量工作管理的狀況
如果能將事情先在weekview的時候先評估好，確定所有的資源、地點都有到位、做好風險管理
就不必將事情"重新開始一次"
也不用擔心：『這個文件我記得前天還在書桌上的說…』這樣子的問題了
所以我都會檢視自已的待辦事項，看看有沒有方法將自已的流程簡化，讓自已的結構盡量簡單
這樣子才能讓自已思考更多的事情，管理也比較不費力

[ Last edited by didream on 2005-7-21 at 12:07 ]

ctchiu1

速戰速決，是時間管理上的一大戰略，但是最好能配合"適時適地"以作發展

時間不對:造成等待
地點不對:徒惹心煩

東風不到，全功盡棄

LB對我的啟發，該是這點吧!

[ Last edited by ctchiu1 on 2005-7-21 at 13:23 ]

ctchiu1

Twhsi兄
   上圖的內容，似乎有許多知識可以獲取，方便就你的上課內容，有何心得，提供分享嗎?謝謝v(^.^)v

不加施教，是一種更深一層的保護，以此方式，父母所花費的工夫，將遠遠超過現今一些父母所言 的"我這是為你好..."的心血。
                                                                                              ctchiu1 上

[ Last edited by ctchiu1 on 2005-7-21 at 13:44 ]

twhsi

1. 破兩百了，自己都覺得很誇張
2. ctchiu1兄先把我之前上這個課程寫的報告貼一下先，請參考附件。(因為他們規定要打報告才有畢業證書   )

[ Last edited by twhsi on 2005-7-22 at 06:25 ]

twhsi

didream兄
見到您介紹的孫子兵法
我十分有興趣
可以請您介紹一些入門書籍嗎?
謝謝您先

didream

Originally posted by twhsi at 2005-7-22 07:37 AM:
didream兄
見到您介紹的孫子兵法
我十分有興趣
可以請您介紹一些入門書籍嗎?
謝謝您先

事實上會想到孫子，主要是突發奇想
市面上有許多的書，都是提到將孫子的觀念運用到企業內
有些日本商用書籍也會提到
至於我看的書，主要是偏向軍事
每一句都有解析，並提供實例
不過書很久了，是在舊書攤買的，所以我並不知道市面上還有沒有…
智揚出版社、『孫子兵法』、民國80年出版、作者王建東
年代久遠，所以連在博客來也沒找著…

twhsi

TO didream
智揚出版社、『孫子兵法』、民國80年出版、作者王建東
我會留意的

翻了一下手邊有的孫子兵法一類的書，覺得很有意思，

他提供了許多的原則
或許能讓GTD的想法更加中國風味點
我覺得GTD這類這樣好的個人管理方式
如果能融入中國式管理的風格
或許會讓有興趣的人更多...................

最近有幾天假，正好可以讀讀書...................