[GTD] 關於任務清單，您搞清楚了嗎？

twhsi

各位PIL的好朋友

呵呵，先用一個疑問句標題，讓大家進來討論 :>

目前幸福行動家 線上課程已經進入了任務清單的討論

這一個部份不論是實務工具的運用上，以及理論面上都是比較進階的部份
之前的討論中，我發現許多朋友已經有長期執行任務清單的經驗

我覺得有必要拋磚引玉
讓大家在這個部份有所撞擊，相信會有許多火花濺出
期待大家針對任務清單的部份給予經驗分享及各種討論

感謝 :>


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幸福行動家 線上課程（38）任務清單 184/200

"永錫，我還是搞不大清楚任務清單和下一步清單有何不同?"5/18是我一日的時間管理研習會，因此，比起以往，我有了更多的時間好好解是時間管理的流程，以及不同高度的時間管理。在課堂中，大家很有興趣，但是卻覺得不容易上手的部份，就是任務的管理。

任務的定義是"如果我們想要達成的結果，必須由超過一個行動才能達成，這就是一個任務。"，而任務清單，就是我們手上任務的列表。

任務清單為甚麼不容易管理呢？這是因為要管理好任務清單有三個動作，首先是要列出一個任務清單，其次，要將每一個單一任務做好規劃，並找出合適的下一步行動，最後則是要管理好這些因任務產生的下一步行動。很多人把這三個動作分不清楚，想要一次到位，就會覺得很複雜，要是一個一個動作分開來講，那就簡單多了。

（1）任務清單不過是一張紙

2008年2月下午，我在美國Westlake的DavidAllen時間管理研習會，他剛好正講到任務清單的部份。我仔細的聽，但是卻產生一個疑惑--我發現David Allen不過是用一頁的todolist來管理他的任務清單。就這麼簡單嗎？他不用我們以前討論的bonsai、Lifebalance、iGTD等複雜的任務管理軟體嗎？這樣如何管控任務呢？下課時間，我一箭步就跑去問他問題

"請問你的任務清單就只是一個清單嗎？"我有點害羞的問
"對啊，就一張請單，一週檢視一次" David Allen坐在椅子上，輕鬆地回答
"不用和下一步清單連結，不用其他的軟體來管理？"我急忙的追問著
David Allen看了我一眼，好像任務我提出一個關鍵的問題，隨手抽出一張白紙，在我眼前搖一搖，一面說"是的，任務清單不過是一張紙"

當場我真的超級興奮，原來任務清單是很簡單的，就是一個個文字描述的任務清單，不需要和下一步清單做一大堆的連結，就是兩個清單，一個是下一步行動清單，一個是任務清單。這也讓我改變了運用任務清單的方式，整個系統變得更加簡單，每週檢視可以一下子就完成了。

回來台灣，為任務這個概念設計icon時，我選擇了一個賽車旗，因為我覺得描述任務，就像是設定賽車的終點線，當我們跑過終點，就有人大力揮動賽車旗，告訴我們到達目標了。任務清單，就是所有任務的終點線清單一覽表，難怪David Allen說了這句話"任務清單不過是一張紙"

（2）用心智圖做好任務規劃

我還體會到一件事情，寫下任務清單和規劃任務是兩回事，任務清單只是寫下現有任務的一覽表，但是任務規劃，則是要將單一任務的相關資訊放在一起，整理、分析、組織，這時候使用一些工具就是一種很好的選擇。

任務規劃時，我覺得心智圖是一樣很棒的工具，這個在1970年代由英國的托尼·博贊（Tony Buzan）提出的一種輔助思考工具，有以下的好處

整體結構很像一個心臟及其周邊的血管圖，表達出整體感

利用關鍵字來連結，可也迅速放入大量資訊，適合在brain strom時使用

運用線條及符號來建立邏輯的脈絡，並很容易搬動分類（尤其是用電腦程式時）


我自己從2000年開始從台灣孫易新老師身上學到心智圖，覺得真的是一項非常好用的工具，不論使用紙筆或是電腦，都能夠迅速將我們思考的資料，做妥善的整理，並進而找出任務的下一步行動。但是心智圖也有其缺點，因為其屬於發散性的思考，要做好任務規劃時，一大堆的下一步行動，會讓人迷失焦點。此時，必須要做好收斂的動作（從一堆可以做的行動中，找出關鍵行動），並列入任務清單或下一步行動清單來管理。

（3）管理好任務的下一步行動清單

我們有了任務清單、並認真做好任務規劃，就會產生了越來越多的下一步行動。這些下一步行動和知前所提由收件匣下一步來源不同，一個是推動任務的下一步行動，一個是由雜事狀況放入收件匣，經由加工組織而成的下一步行動。

注意喔，下一步行動清單中的下一步行動，有兩個來源，一個是任務，一個是收件匣。

組成了下一步清單後，還是藉由場合的概念批次處理，節省我們許多的時間。這樣一個下一步清單，也要搭配行雲流水的工具使用才能產生效益，有些人會採用一些任務管理的軟體如PC上面的mindmanager、Bonsai等，或是蘋果電腦上面的iGTD等，像DavidAllen則只是待辦事項中的一個分類，每週檢視再新增下一步行動到待辦事項其他場合分類。也有人利用萬用手冊的一頁作為任務清單，檢視後，加入新的下一步行動，大家可以依照自己的工具使用方式，採取合適的方法。

結語
6月的時候，爸爸到員林來，除了來開會，也來看看孫子，吃過晚飯後，老爸提到想要理解一下我的時間管理系統。我們父子就拿著我時間管理研習會的講義，我一步步的講解給他聽。

聽完了以後，爸爸靜了一下，我有點不好意思地說"其實這個東西也沒有什麼，大家都想得到，不是很難。"
沒有想到爸爸說"這個東西其實大家都知道，就是做不到。"接著解釋"人都會有惰性，所以知道的很多，但是能夠徹底實踐的人很少。"

"這個東西其實大家都知道，就是做不到。"這句話給了我很大的影響，以前我一直以為時間管理是知難行易，沒想到關鍵卻在知易行難，這是因為時間管理需要一輩子持續才有用，難在"有恆"。這也影響了我規劃設計研習會的方向，從講課為主，轉變為講故事、試作演練、分組活動，讓學員可以在課程中有更多時間時間持續來演練。不僅如此，我還和一群朋友設立了ITM社群，提供每日早起及每週檢視等活動，讓大家可以運用網路，持續的實踐，因為我知道，只有長期實踐，才能產生宏大的效果。

今天我們提到的是"任務清單"，我們組織時的清單包含下一步清單、任務清單、行事曆等，任務清單是非常重要的一個清單，我們也會花上幾篇文章好好的討論，大家一起繼續加油。

supercat

推一下"知易行難", 一開始聽到GTD的觀念有種驚艷的感覺, 做久了發現問題還是一樣, 就是對於todo的執行力. GTD只適合原本執行力就高但是缺乏規劃的人, 像我這種天生懶散的人, 效果還是不彰阿@@

twhsi

to supercat

我倒是覺得GTD像是一些運動或者興趣（寫作、電腦等）
越練會累積越多（失敗）經驗，但是整體能力卻能夠逐步提昇
雖然知易行難，但是難行能行，才是可愛的人生

simonpeng

原文由 supercat 於 2008-7-23 07:59 發表
推一下"知易行難", 一開始聽到GTD的觀念有種驚艷的感覺, 做久了發現問題還是一樣, 就是對於todo的執行力. GTD只適合原本執行力就高但是缺乏規劃的人, 像我這種天生懶散的人, 效果還是不彰阿@@

給你一個方法可以給自己壓力來加強執行力，
每天睡前將自己做過的事情列下來，
可以的話最好連時間都包括進去。

如果你用 PDA 的話，那就隨時紀錄你的日誌，
晚上睡前看一次。

一個禮拜後可能就有改變了。

twhsi

原文由 simonpeng 於 2008-7-24 08:58 發表


給你一個方法可以給自己壓力來加強執行力，
每天睡前將自己做過的事情列下來，
可以的話最好連時間都包括進去。

如果你用 PDA 的話，那就隨時紀錄你的日誌，
晚上睡前看一次。

一個禮拜後可能就有 ...

嗯，這個方法和晨間日記有點類似 :->

simonpeng

我試過晨間日記，表格也做好了，
紀錄了2個禮拜，但還是不習慣。

我的習慣是每天晚上一次看一次當日的日誌。
因為我的 treo 680 幾乎是不離身的，所有事情都馬上紀錄。
完成事情，打了電話，花錢等等都馬上紀錄。
之後在每週一次大的 review，每個月重新看一次。

不過還是覺得浪費很多時間。

supercat

我花在GTD上的心力與最後獲得的實在不成反比, 大多數人說到GTD來來去去就是那一套

實際上真的有改善生活嗎?? 史帝芬科維的書也是一樣, 理念很容易理解, 但是做到很困難

導致書賣的很好, 但是真正有獲益的人卻不多

不知道有沒有比較適合天性懶散的人的做法@@

twhsi

>>實際上真的有改善生活嗎??

我覺得對我而言是有的，
我曾經和老婆討論，
她也認同我的執行能力進步不少

我不敢說對任何人都會有效，
但是對我來說，當我面對困難時，有時間管理概念的協助
對我幫助很大
（例如這次全家搬家來台北，幫助就很大）

gasolin

我也是比較算天性懶散的那類人，本來想寫給 supercat 的回應，不小心寫長了點，乾脆貼到自己的 blog 上 :p
有興趣的人就請移駕一觀吧。

http://gasolinfred.blogspot.com/2008/07/blog-post_7510.html

jehuen

原文由 gasolin 於 2008-7-28 01:16 發表
我也是比較算天性懶散的那類人，本來想寫給 supercat 的回應，不小心寫長了點，乾脆貼到自己的 blog 上 :p
有興趣的人就請移駕一觀吧。

http://gasolinfred.blogspot.com/2008/07/blog-post_7510.html

其實我也有訂閱gasolin的Blog，但是後來gasolin都貼些名言，很少看見較長的GTD心得分享...
我覺得要改變一個人的習慣或人生觀很不容易，但是只要大方向不變，慢慢調整自己的一些習慣，總會達到自己的夢想。
不只是GTD，我也常看如何賺大錢或是變有錢人的書，看很多本到現在也沒變富人，
不過不會認為這些書白看，畢竟這些書裡有些觀念是共通的，的確影響自己不少作法。
愈簡單的方式才愈容易持之以恆，GTD已經夠簡單，難的是如何改變自己的生活習慣。

推薦一些書：

槓桿閱讀術：如何一天讀一本商業書。
國王的快讀法：30分鐘就K完一本書？！

twhsi

>>愈簡單的方式才愈容易持之以恆，GTD已經夠簡單，難的是如何改變自己的生活習慣。

這句話真好，事實上我也覺得GTD理論面簡單，時間要用在實踐上

twhsi

原文由 gasolin 於 2008-7-28 01:16 發表
我也是比較算天性懶散的那類人，本來想寫給 supercat 的回應，不小心寫長了點，乾脆貼到自己的 blog 上 :p
有興趣的人就請移駕一觀吧。

http://gasolinfred.blogspot.com/2008/07/blog-post_7510.html

gasolin這篇文章寫的真好，和我的想法有一部份是一樣的（不過gasolin寫的比較好）

早上我也寫了一篇
幸福行動家 線上課程（39）清單的實務經驗分享 185/200

兩篇文章有其呼應之處喔

GTD真的很棒，有興趣的朋友繼續加油

twhsi

因為gasolin的文章，寫了一篇讀後心得，還請指教


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幸福行動家 線上課程（40）如何管好自己的人生 186/200



前幾天，網路上一起討論時間管理的好友gasolin寫了一篇好文章"我的時間管理心得"，裡面提到"時間是不能管理的，能管理的，是自己的人生。"，我深以為然，也覺得有必要從這篇文章中學習，這篇短文就是我的學習心得。

管理好自己的人生，絕對不是一件容易的事，但是提昇自己對生命的主控權，卻絕對是一件可以做到且值得努力的事情。今天我們用簡單才能長久、世界原來就複雜、Context的概念、持續每週檢視四個角度來看人生管理這件事情。

（1）簡單才能長久
將事物有條有理的呈現，能使「多」顯得「少」
--前田約翰

時間管理幫助我們釐清如何管理時間及各種雜事，看起來複雜，但是卻只需要收件匣、下一步清單、任務清單等資料庫，重點反而在恆心及紀律。

    在單一的電腦程式上，建立好任務清單，讓我們確認自己走在正確的道路上。
    運用PDA手機，擔任收件匣，加工組織成下一步清單，讓我們排除各種障礙，在道路上持續前進。

簡單的系統，長久的運作，才能產生效果。

（2）世界原來就複雜

我們每天面對工作及生活，接觸到的資訊相當的多，這些資訊如果是值得我們注意的，就會跑到頭腦之內，記憶起來。從小到大，這些資訊的數量非常的大，要整理這些資訊，必需有一個好的系統。

    如果事情是一個行動就可以完成，我們稱為雜事，放入收件匣。
    如果事情需要超過一個以上的行動，在GTD中稱為open loops，需要加工後放進任務清單。

數量可能會很大，因此我們收件匣及任務清單的容量要夠大，足以應付真實的複雜狀況。

（3）Context的概念

我一直很喜歡Context這個英文字，中文的翻譯是"上下文"，我覺得他代表了時間管理的因果關係。

    時間管理中的"場合"概念，英文也是context，同一個場合（如打電話）的下一步行動，運用批次處理，處理起來很有效率。
    任務本身也是另外一種context，當我們有足夠的時間，專注處理同一件任務，在越做越專注時，常常能夠觸類旁通，

執行行動時，若融合這兩種不同的場合概念，就像牽起了各個獨立事項間的千絲萬縷，讓我們覺得在解決一個整體的問題，而非是單一的事件。

（4）持續每週檢視

我很珍惜自己長久累積下來的任務清單，這是我這幾年來每週檢視的成果，gasolin的文章中 ，有一段話我很喜歡。

    如果你的生活就像是一張顆粒過大而顯得模糊的照片，那麼提高解析度，才能讓你看清楚自己的影像。

每當我檢視自己的任務清單時就有感覺，覺得我人生的解析度提高了，頭腦清明，比較容易找出自己下一步行動應該做什麼。

結語

7/26看到好友老K在ITM發表"Last Lecture」 最後的演講，蘭迪教授已逝 :-("的討論串，心中有驚訝，有難過。之前還看到他在卡內基美隆大學為畢業生做的演講 ，很多人都寫過了感動的話語，我要說得是，蘭迪教授，您活了一個很精采的人生，您是我學習的偶像。

    我毫不思索的脫口而出，只靠著多活幾天是無法打敗死神的。
    擊敗死神的方法是活的更好，活的更有意義！
    因為人生終需一死。
    關鍵是，在出生時和死神降臨之間，我們做了什麼.....

    --Randy Pausch於2008年5月，於母校卡內基美隆大學的畢業典禮演講（從朱學恆先生的部落格文章 中轉貼這一段他的話）

我告訴自己，生命有其盡頭，我要認真管理好我的人生，一起共勉。

gasolin

原文由 jehuen 於 2008-7-28 11:24 發表

其實我也有訂閱gasolin的Blog，但是後來gasolin都貼些名言，很少看見較長的GTD心得分享...
我覺得要改變一個人的習慣或人生觀很不容易，但是只要大方向不變，慢慢調整自己的一些習慣，總會達到自己的夢想。 ...

jehuen:

我開 Blog 是為了寫給自己留底的說，沒有想要靠 Blog 做什麼。
給其他人看只是個 Bonus，所以請不要有什麼定期更新的期待 XD