和 PIL 的朋友推薦最近的時間管理想法--方格紙時間管理

twhsi

有一陣子沒有在PIL發文了
最近的時間管理概念在執行面有一個新想法

也想在這裡和大家討論切磋 相互交流
還請多多指教


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幸福行動家 線上課程（67）超高效方格紙時間管理 216/300

第四期的每月電子報每天創造無敵星星時間，解決困難任務  裡面提到如何運用倒數計時器及便利貼，迅速處理生活中大大小小的事情。經過了幾個月的實做，現在推出了進化版。

進化版運用方格紙，管理紀錄一天的時間使用，不僅能創造高效的執行力，更能在一天結束後，檢視自己時間的使用狀態，檢討更好的時間管理方法，簡單方便，大家可以試試看喔。

                        
A 用格子紙及倒數計時器

用方格紙來做執行清單，可以在一張紙上寫下今天一天所有的執行狀況，一方面更加環保（之前方法要用到大量便利貼），一方面可以作為隔日檢視今日工作狀況，最後方格紙事先打好方格，寫起來更是方便。

B 限定工作項目

方格紙時間管理第二個概念是封閉式清單，有以下的要點

    不能添加新的工作事項
    每件事情執行的時間很短
    越執行剩下的事情越少
    不需要優先次序
    很容易進入flow的狀態

以上圖為例，我們從7：20-7：45只處理下列的事情，規劃、寫晨間日記、伏地挺身、檢查email，而且每件事情耗時很短

    規劃         5  mins
    寫晨間日記 10 mins
    伏地挺身    5  mins
    檢查email  5  mins

設定了倒數計時器後才開始做事，時間到了不管有沒有完成，就接著做下一個事情。這在心理學上叫做"期限效益，可以幫我們在很短的時間內完成大量的事情。倒數計時器讓我們知道時間的流逝，逐漸往期限逼近，於是自己做事情就會越來越快，突破心理的阻力，進入所謂無敵模式--精神專注，充滿精力。

C 限定的工作時間

方格紙時間管理第二個概念是封閉時區，意思是在這段時間內，我們只能做封閉清單內的事情（規劃、寫晨間日記、伏地挺身、檢查email）。也就是說，在7：20-7：45的時間內，我們對其他干擾免疫，專心做這四件事情。

這個方法尤其適合於時間完全自己可以掌控的時候（例如早起時自己的時間），讓自己專注於工作，不會受到其他事情的干擾。如果真的發生干擾，回到做事狀況時，也要持續完成這個清單，接著再做其他的事情。

最上面紀錄開始做這份清單的時間（7：20），最下面紀錄預計完成這份清單的時間（7：45），等到每件事情都按照預定做的執行時間做完後，看看手錶就知道自己的執行狀況和預定狀況的差異，是很好的監控自己專注與否的工具。（我覺得很適合於學生）

這樣的方式也很適合用在例行事項的管理，例如我寫部落格文章，就可以拆解成上面的一個封閉清單，讓每一篇文章的產出都有一定的模式，品質也能受到管控。

不管是否是例行事項，方格紙時間管理法都可以幫助我們推動手上的事情。

結語

方格紙時間管理法可以讓我們專注於事件的處理，把時間的效應做最大的發揮，又可以結合行動清單的觀念，持續推動自己的夢想，是一個很棒的時間理概念，也利用一系列文章和大家分享。

延伸閱讀
2/100 時間管理健身房每日工作清單的運用每天創造無敵星星時間，解決困難任務

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