[GTD] 使用GTD軟體對個人時間管理上有怎樣的改變呢？效益又是如何呢？

twhsi

這是一封網路上新認識朋友的提出的問題
我寫了一些想法
希望對這朋友有幫助
也在此發表
希望對想了解GTD的朋友有助益

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親愛的phielk

我是twhsi
很高興您到我的網站上留言，之前也曾到您的BLOG (主要是看PLANPLUS您的用法)參觀
很高興在茫茫網海中認識您



針對您的問題
使用GTD軟體對個人時間管理上有怎樣的改變呢？效益又是如何呢？

我覺得要就幾方面回答

1.      GTD其實不是一種軟體，而是一種方法，就像我們學PALNPLUS，會想回去看”與時間有約”一樣，GTD本身有其完整的思考體系。

書籍可參閱 http://www.books.com.tw/exep/prod/booksfile.php?item=0010205787

2.      就個人時間管理方面，我覺得有以下好處
a.       所有大小事情都放在一個可信任的系統內，不怕遺失，你就可以清空你的腦袋，專注於思考而非記憶
b.      事情不用重複思考，也不用一次次重抄
c.       有意外狀況發生時，可以很快下抉擇

3.      但是GTD缺點有以下數點

a.       不容易上手，GTD哲學需要實踐，我們是利用PALMISLIFE及TOMPDA網站上同好討論三年左右才將這本書的概念由書本化為實際行動(含軟體配套及使用細節)，之後的GTD同好節省了不少時間，但是還是要花一些時間學習。
b.      要養成習慣，如同WEEKLY COMPASS是一種要持續的習慣，GTD也是如此，你必須每天去作，隨時去作。
c.       你最好有一台PDA，並學習一些新的軟體。

4.      效益方面
我個人覺得GTD讓我勇於承諾及信守承諾的能力大為提高，並在抉擇哪一件事情較為重要時，GTD扮演了重要的角色。我學會去做一些重要而不緊急的事(如回信給您 :> )，但我知道我的代辦事項仍在我的GTD系統中，不怕忘記。我覺得GTD是一種bottom-up的過程而STEVEN重視的是Top-down的事，兩個人的想法都是經典，可以並行。兩者相加，就成為我目前代辦事項及承諾的管理系統，對這個系統，我很滿意。

例如:我可以有PDA查到今日行事曆，已經排序的下一步行動，近期重要的任務，走到哪裡都可以辦公。答應他人的承諾，我立刻寫在PDA中，每天早上再加工及整理，放到GTD系統中


敬祝您也找到屬於您自己的方法，過一個充實而快樂的人生。

twhsi (張永錫) 敬上

simonpeng

這算是一個相當大的題目，真的要寫起來，應該是可以寫一本論文。

我不是很瞭解 GTD 的理論，只是純粹以 PDA 的使用者在加上之前使用 Life Balance 的經驗來說的。

以沒有使用行事曆習慣的人，用這類的軟體或是 PDA 對他們的時間管理助力應該是不大，甚至造成他們額外的負擔。但是有習慣用行事曆的人，PDA 的助力應該是蠻大，更進一步使用 GTD 絕對是如虎添翼，只是不知道 PalmOne，或 GTD 的作者有沒有這方面的資料。

如果能確實的去實踐 GTD，我相信對個人時間管理應該會有相當顯著的影響，但是問題在於"實踐"。在 "執行力" 這本書裏寫出了現在企業的通病，問題不出在於企劃能力，而是出在執行力。事實上，這也是大多數人的通病，有毅力的去實踐 GTD 的過程不是一間容易的事。

jehuen

Originally posted by simonpeng at 2005-7-2 09:18 AM:
只是不知道 PalmOne，或 GTD 的作者有沒有這方面的資料。

GTD作者就是用Palm來實施GTD的啊...
網路上可找到的資料多得讓我想罵三字經.....
繁體大約30幾個討論串，簡体超過100個討論串，全部仔細看完要超過15小時。
英文文件更多，只能挑比較簡單的看...
牽扯到GTD精神的中文書又一堆，看一本起碼要5小時。

累歸累，收穫倒不少。

特別是twhsi網友貢獻很多，在此特地感謝！

simonpeng

我倒是不知道 GTD 作者是用 Palm 來實施 GTD，從來沒看過那本書，
網路上的那些資料我是看過一些，PIL 就有一些了。

只是我從來沒看過說 GTD 或 PDA 對時間管理的效益為何，
比如說使用後，效率能增進多少％，一天能多幾個小時，能作多少事等等。

我相信幫助是一定有，只是說不知道有沒有數據化的資料可以參考。

twhsi

Originally posted by simonpeng at 2005-7-2 01:04 PM:


只是我從來沒看過說 GTD 或 PDA 對時間管理的效益為何，
比如說使用後，效率能增進多少％，一天能多幾個小時，能作多少事等等。

這是一個很好的議題
靜待大家提供高見

twhsi

Originally posted by jehuen at 2005-7-2 09:48 AM:


特別是twhsi網友貢獻很多，在此特地感謝！

謝謝您 ，
分享其實帶給我更多前進的力量

jehuen

Originally posted by simonpeng at 2005-7-2 01:04 PM:
我倒是不知道 GTD 作者是用 Palm 來實施 GTD，從來沒看過那本書，
網路上的那些資料我是看過一些，PIL 就有一些了。

只是我從來沒看過說 GTD 或 PDA 對時間管理的效益為何，
比如說使用後，效率能增進多少％，一天能多幾個小時，能作多少事等等。

我相信幫助是一定有，只是說不知道有沒有數據化的資料可以參考。

除非是作者要出書，或是有研究軟體作大規模試驗，不然不可能有實際數字。
就算有數字也只能當作參考。
不然連最起碼的問題：「使用PDA後對個人效率增加百分之幾？」、
「用了電腦之後我每年多賺了多少錢？」等等，也不會有標準答案吧。

很多人看了書、學了哪些新觀念或做法，
有時候是無意得知，有時候是因為生活或做事發生瓶頸才去找解答。
同樣一本書、觀念或器具，對有人就是有效，對有人就是無效。

微軟廣告：「XXX公司使用了Server 2003，結果提高效率xx%，每年省下XXX錢！」
我用Server 2003怎麼都沒感覺啊..

[ Last edited by jehuen on 2005-7-2 at 19:55 ]

simonpeng

Originally posted by jehuen at 2005-7-2 21:53:


除非是作者要出書，或是有研究軟體作大規模試驗，不然不可能有實際數字。
就算有數字也只能當作參考。
不然連最起碼的問題：「使用PDA後對個人效率增加百分之幾？」、
「用了電腦之後我每年多賺了多少錢？」等等，也不會有標準答案吧。

微軟廣告：「XXX公司使用了Server 2003，結果提高效率xx%，每年省下XXX錢！」
我用Server 2003怎麼都沒感覺啊..

[ Last edited by jehuen on 2005-7-2 at 19:55 ]

數字當然是參考用的，只是說當樣本夠大的話，他可以參考的價值就相當大了。
所以我說這是一個可以寫論文的題目，研究的結果用途應該是很多。

1，PALMONE 或有生產 PDA 公司對未來產品開發的重點；
2，企業應不應該導入 PDA 來幫助營運；若是的話，他們可以對效率增進的預期為何；
3，對公司的行銷企劃應該可以有些助力；
4，等等，懶的想了。

個人覺得至少 PALMONE 應該有些數據，只是不知道他們肯不肯放出來讓大家看看。
廣告當然會放大但應該不會是完全無的放矢，亂寫一通，就算是亂寫也會有些參考資料。

我會寫這些，純粹是就標題的第二段來回的。效益又是如何呢？

twhsi

Originally posted by simonpeng at 2005-7-2 09:18 AM:

以沒有使用行事曆習慣的人，用這類的軟體或是 PDA 對他們的時間管理助力應該是不大，甚至造成他們額外的負擔。但是有習慣用行事曆的人，PDA 的助力應該是蠻大，更進一步使用 GTD 絕對是如虎添翼，只是不知道 PalmOne，或 GTD 的作者有沒有這方面的資料。

這點我倒是相反過來
我是有了PDA後才開始學用行事曆
但是一直用不上手 (當時一直再紙筆及PDA及NOTEBOOK間切換)

到了學GTD到一陣子後(不過也過了快兩年，在今年年初買了LIFEBALANCE後)
才真正將紙筆幾乎淘汰
目前是在PC上規劃，在PDA上看行動清單
可能是我學習後執行能力比較弱吧

檢討之前難以上手的關鍵
我覺得是因為PALM及OUTLOOK上的"工作"那樣一個程式
很難將真實世界中的大小雜事，承諾，專案，會議紀錄，老闆交辦事項，約會...............等
GTD中所說的"瑣事"或"問題匣 (OPEN LOOP)"
管理的很好

我覺得這是GTD很棒的一點
把這些"瑣事"或"問題匣 (OPEN LOOP)"
經過五個流程
放到一個個分類中
整體整合成一個完整的系統

simonpeng，謝謝您拋出的問題

我覺得我對GTD的特點又多了解了一些

一本書能經過眾人的討論
更加容易理解及實行

在此也謝謝PALMISLIFE的朋友們

[ Last edited by twhsi on 2005-7-2 at 20:41 ]

jehuen

另外提一下這幾天詳細看網路上GTD及相關討論的心得：

1.因為GTD牽扯的範圍太大，很多GTD用戶無法先提前因後果，就直接切入某本書的理論或某軟體的執行技巧，讓初學者看得一頭霧水。

以Life Balance使用來說，還是只有Art網友這篇文章（曾發表在果子狸雜誌），對於初學者有茅塞頓開的感覺：

你的生活平衡了嗎？
http://www.twpug.com/forum_posts.asp?TID=1642&PN=3

不只是《Getting Things Down（搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活）》這本書，
有網友提到應用Covey七習慣在Live Balance的設定，
x的！我只好又去看光頭柯維的《與成功有約（The 7 Habits of Hightly Effective People）》。
光頭柯維出這本撈了幾年錢還不夠，冒出第八習慣《The 8th Habit: From Effectiveness to Greatness》，這本書現在在各大書店都是用最搶眼的位子強打。
另人聯想到好像是大白鯊系列電影，大白鯊又浮出水面來撈錢...
既然想用PDA來規劃人生方向、做好時間管理，
那怎麼可以漏掉光頭柯維的《與時間有約（First Things First）》呢？
還有《與領導有約》、《與幸福有約》、《與生活有約》、《與青春有約》....反正就像系列電影一樣冒出來就是了啦。

看完光頭柯維的書，腦中昏昏沉沉還是不知道怎麼定好人生目標？
那可以看看很淺顯易懂的暢銷書：《35歲前要做的33件事 35X33》。
超過35歲的網友也可以看看自己已經做到了幾件事。

所以，GTD無限延伸你的視野，要看多少資料有多少。

2.網路上討論的英文太多。

twhsi：「我覺得GTD是一種bottom-up的過程而STEVEN重視的是Top-down的事。」

這句話不是twhsi網友發明的，不過有誰知道bottom-up跟Top-down是什麼意思？WEEKLY COMPASS是什麼東西？
沒真的去K過原文書，查一百次快譯通也搞不懂。

當然，網路討論的特性就是零散而沒有組織，twhsi過去也協助網友整理出不少資料。
想要知道所有理論的來龍去脈，就要花苦工夫去K書。
很巧的是，GTD或光頭柯維中譯本，不知道是翻譯爛還是原文就深，對於我這種普通程度的讀者來說很難看懂，有時陷入像繞口令一樣的內容，說些很飄渺的語意。

什麼時候GTD相關書籍能寫得像壹週刊一樣淺顯易懂咧....
好吧，我在作夢。不然起碼像富爸爸系列叢書一樣，用大量的故事及個人經驗來說明核心思想吧！
一旦看懂，富爸爸理論已經打入我骨髓，揮之不去。

3.應用軟體太多

雖說這是軟體界的特性，不管是用PDA/PC或紙筆，都可以有很多選擇來實施GTD。
但是對於初學者或是時間不多的忙人（不是忙到不知所措，就是無聊到生活沒有目標的人才需要GTD），
哪有時間一一去試軟體啊？
喔，DateBK5不錯用喔，誰真的耐心看完一百多頁密密麻麻的pdf英文使用說明？
Life Balance更不用提，操作介面是很簡單，但是應用超難。
內建軟體當然可用，但是總想要更進階及多功能的軟體一次到位，
以後不要有換軟體重新學習的困擾。

PDA用戶在國內來說是小眾，用PDA來執行GTD的更是小眾的小眾。
繁體中文的文件支援有限，所以這個門檻也擋掉不少初學者。
很羨慕已經入門GTD的網友，或是已經徹底實施GTD一段時間的網友，
成功就是持續累積好習慣，我看我離成功愈來愈遠了....

[ Last edited by jehuen on 2005-7-2 at 21:17 ]

jehuen

Originally posted by simonpeng at 2005-7-2 08:22 PM:
個人覺得至少 PALMONE 應該有些數據，只是不知道他們肯不肯放出來讓大家看看。
廣告當然會放大但應該不會是完全無的放矢，亂寫一通，就算是亂寫也會有些參考資料。

我會寫這些，純粹是就標題的第二段來回的。效益又是如何呢？

在商言商，palmOne是硬體公司，要多賣些產品，與其提些PIM/GTD等虛無的特點，還不如強調產品的高規格及外型來得有效快速。

總不能到現在還在用五年前「Simply Palm」哲學來賣Palm。

如果是商業上的應用，那palmOne網站上有很多例子，可惜都沒有台灣的。

GTD使用PC/PDA來執行，還是留給軟體廠商或企管公司來舉實例宣傳吧...

gasolin

既然想用PDA來規劃人生方向、做好時間管理，我想建議您 《與領導有約》、《與幸福有約》、《與生活有約》、《與青春有約》都不是需要看的書籍吧.... 就像劉鏞光禹的系列書一樣, 抓到柯維在"與成功有約\"裡要傳達的概念即可, 如果您有空閒時間, 看了一本上癮, 第二本也精采, 那不妨繼續看當休閒,(我想'與成功有約\"雖然發人深省但文筆應該沒那麼好看) 否則在忙碌時投資時間看同作者的第二本第三本書的邊際效應(獲得的衝擊與改變的動力)就在遞減.

昨天在書店將《35歲前要做的33件事 35X33》翻了看看,
也許這本才是最理想的 GTD 入門書(嗯...所謂入門書就是在書店裡看看有想入門的"熱血和動力"的感覺就好), 從功利的角度用生活化的方式提醒人該開始作改變 看了馬上就發現還有多少剛知道35歲前該做的計畫該嘗試. 如果您已經在試驗GTD, 那麼看了書要完成書中提到的這些計畫, 我想單單補充相關知識這點上就有很多值得閱讀的書籍將出現在 someday/maybe 分類中新建立的待辦項目上, 如此下來待看的高價值書籍如此多(要玩推銷的話就要故意在此用數量增加各位的焦慮程度, 好讓大家自願加入GTD老鼠會), 那麼從這個角度來看, 我們怎能將時間花在邊際效應低又可能與個人價值關係不高的書籍上呢?

仔細算算看，眼前有多少事情待完成，即能明白人們為何總是遲而不行。
-- Henry Miller

[ Last edited by gasolin on 2005-7-3 at 05:47 ]

twhsi

嗯，《35歲前要做的33件事 35X33》有兩個人推薦了
有空再去翻一次

:>

simonpeng

Originally posted by jehuen at 2005-7-2 23:07:


在商言商，palmOne是硬體公司，要多賣些產品，與其提些PIM/GTD等虛無的特點，還不如強調產品的高規格及外型來得有效快速。

總不能到現在還在用五年前「Simply Palm」哲學來賣Palm。

如果是商業上的應用，那palmOne網站上有很多例子，可惜都沒有台灣的。

GTD使用PC/PDA來執行，還是留給軟體廠商或企管公司來舉實例宣傳吧...

PalmOne 是硬體公司當然是要多賣產品。

只是公司在開發產品時，應該不是一味的提高產品規格及外型，只會這樣作的公司最後不是落到替人代工的命運，就是流失客戶關門大吉吧。但針對消費市場的宣傳，絕對是要強調高規格，外型，功能，服務等等。

我認為 PalmOne 會有這方面的資料，是想他畢竟是 PDA 龍頭，對市場及未來發展空間的瞭解也應該不錯吧！總不會是幾個工程師加上 PM 就把東西做出來了！？如果真的是這樣，那我也不知道要說甚麼。

twhsi

早起的鳥兒有蟲吃
今天早上真熱鬧啊
simonpeng兄 早安

simonpeng

To twshi: 我是被鳥吃的蟲。

=====

如果總是覺得自己時間管理有問題的人，
天天寫日記或日誌就會有很大的幫助，
只要維持一到二個禮拜，就會有感覺了。

~個人經驗

twhsi

simonpeng兄
有空也歡迎參觀我的BLOG (這是我的網路日記啦)
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog

== 帆只揚五分，船便安；水只注五分，器便穩。

嗯，這句話我喜歡

katzel

GTD應該被視為一門學問、一種哲學、甚至是一種主義，但如果不能每天實踐，有再好再強的軟硬體都沒有用。

我一堆同事看我每天用PDA管理大小事，能夠得心應手鉅細靡遺，都躍躍欲試。當前陣子我把家裡兩台已退休的Palm Vx借給他們用，還把基本的軟體灌好教到他們知道如何使用，連我在應用PDA於生活工作上的種種心得都和他們講了，他們沒能養成習慣貫徹到底，到頭來還是白忙一場。

所以說要談到效益的問題，必須先問自己有沒有這種強烈的企圖心要去學習這種系統，是不是能夠不時檢討自己的做事方法、思維方式、還有目前所使用的軟體是不是能和自己大腦裡的那套系統相容。同樣的事不同的人做，即使結果一樣但過程也會不同。多聽別人的經驗很重要，但能夠從中截長補短、去蕪存菁更重要。

以我為例，認為Life Balance對GTD來說是個很重要的軟體的討論很多，也因此讓我前前後後花了好幾個月的時間去使用它。但是無奈我自有自己的一套做事系統，硬是要把Life Balance套進來，只是變得有點畫蛇添足，反而有點礙手礙腳之感。結果雖然知道它是很好、功能強大的軟體，最後還是要忍痛割捨。但是Life Balance真的不好嗎？從網路上的討論串可以知道，因為有它的幫助，在GTD上感到如虎添翼的人不在少數。對這些先進而言，這類軟體的確是有很大的改變和效益；但對我而言就不見得如此。反倒是以前的萬用手冊，或是現在的一塊白板和一隻白板筆，就能讓我完成絕大多數的事情。

所以GTD的基本功就是，隨時要檢討自己的工作流程，配合參考他人的心得，找出適合自己的方法之後，再找出適當的軟體來幫助自己最佳化。不如此，看再多的書也還是空談。

[ Last edited by katzel on 2005-7-2 at 21:43 ]

twhsi

謝謝您的分享

每天實踐GTD才可能變成黑帶高手

用哪一種方法或軟體

並不大重要

光頭柯維引用一個人的話很有意思
我認為將複雜事務加以簡化好無價值;
但找出複雜事務背後的簡單原則卻意義非凡

與各位好朋友分享

twhsi

Originally posted by phielk at 2005-7-4 10:45 AM:


也因為自己沒有使用過這個工具、方法、思維，更需要大家的分享！這點，twhsi到是幫了很大的忙！

不客氣

ctchiu1

用了一陣子的GTD後，我覺得最有用的地方不是在事件的管理，而是心理的管理，心中有事時，常會有做了某事時，心中又在想另一件事也要做，而在這種三心二意的狀態下，根本無法把事情做好，但是一旦把這件事放到文字中，可以在有空的時候拿起來反思，有時候就這樣決定了，這件事不值得做，這時把這件事直接劃掉後，不要以為你沒有去做，心理上這事已經被你完成了。
     另外一旦事件決定要做，常常會有不確定的心理因素，不知如何去做的藉口在自己的心中拖延，但是一旦在文件中寫下，並思考出下一步的動作後，就會使作者所說的，只是一件勞務而已，不再成為一個心理負擔，所以我覺得使用GTD最大的好處是
  學會放下，而不誤事

twhsi

我覺得GTD最有用的地方不是在事件的管理，而是心理的管理...
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這句話真的很棒
DAVID ALLEN說，GTD的黑帶高手可以做到心止如水的地步
我最近也有體會
定而後才能靜，靜而後能安，安而後能慮，慮而後能得
GTD能增進很多效益沒錯
更重要的事，他為我們帶來

做事情時,最重要的寧靜心態