MS Exchange v5.5 個人信箱上限爆掉？

小酒蟲

目前公司系統使用 MS Exchange v5.5 搭配 Outlook 2003，而 Exchange 端並未設定任何個人信箱容量上限。

有個帳號原本占了 12GB（由 Outlook 端提供的數據），而前幾天該員工心血來潮把他的「Deleted Items」資料夾下所有信件清除後，雖然總空間當場縮回 8GB，但自此每次對 Exchange 同步時都會得到「工作 '傳送中 - Microsoft Exchange Server' 回報錯誤 (0x8004060C):郵件儲存區已達到最大容量。要減少在郵件儲存區內的資料量，選取您不再需要的項目，將他們永久刪除 (SHIFT + DEL)。」之類的告警訊息。

按理說要爆掉的話，在之前 12GB 時就該爆了，為何反倒是開始打掃後才開始出現容量告警？

註：
1) 信件都是存放在 Exchange，Outlook 端只負責於連線時讀出信件，離線時並未於 local 端存有備份（未啟用快取模式）。
2) 不考量任何軟體升級。
3) 不考慮任何進一步的個人信件清除動作，所有信件皆需能隨時由 OWA 或 Outlook 讀出。

[ 本文最後由 小酒蟲 於 2007-5-8 11:34 編輯 ]

小酒蟲

當 spam gateway 是一種比喻，事實上仍用 Google Apps 服務替每人配發一個完整的 E-Mail 信箱，接著再以 Exchange <=> Outlook <= Google Apps 的方式把 Exchange 當成備份信件用的 server；所以 spam filter 不再是中央統一控管，而是每個帳號各自為政。

lmp

請問一下利用gamil當spam gateway時,不曉得當spam mail有誤擋想查看或是應該回報時,身為管理者是要直接提供gmail讓使用者登入嗎?

小酒蟲

回報一下狀況...

趁週末讓 Exchange 離線，花了整整兩天用 PerfectDisk 去做 defrag，目前看來狀況有改善。

achen

我工作的公司也有一些很皮條的使用者
但是你不能讓他們的堅持, 傷害到系統的穩定性

你要跟老闆溝通,  不是叫那些人一定要 archive 使 mailbox 總容量減少, 不然就是花錢升級到 Exchange 2003 ( Standard 版才八百元, 上限 75 GB ),

以上純粹是七年 MIS 的經驗談....

小酒蟲

有問題的帳號就是那幾個規勸不了的，因為他們只愛用 Outlook，也不喜歡把 mail archive 到 local 端，因為這樣就沒法隨時隨地去讀舊 mail。

像我之前把 Google Apps mail 當 mail gateway 就是在完全沒預算的情況之下，硬擠出來的替代方案，唯一好處是很少有人找我抱怨每天會有大量 spam 湧入；不過這或許是一步錯著，因為在 Gmail 的大容量加持之下，這些人收大檔收得更高興了。

這幾天找個機會斷開 exchange 先做一次 offline disk defrag 看看有沒有用。

[ 本文最後由 小酒蟲 於 2007-12-31 15:00 編輯 ]

achen

聽起來非常的岌岌可危........

建議你軟性規勸或硬性規定 user 把 email 搬到 local 電腦的 archive 檔 (PST), 然後 Exchange 端再做個 offline defrag.

如果你 Exchange 端沒有完善的 backup 方案的話, 其實這樣儲存郵件和附檔, 是比放在 server 上更保險的做法

小酒蟲

有升級難度，因為公司目前根本不是 AD，而且老闆也在質疑為何 Exchange 愈來愈不穩。

廢話...每個人都把 Mail server 當 file server 拼命夾 MB 級檔案寄來寄去，再用 Outlook 做「檔案管理」，Exchange v5.5 沒當場死給你看就不錯了。

achen

看起來你有可能近期內要升級 Exchange  了, 在下最近剛剛做完一個 2000 -> 2003 的整合, 可以說是吃盡苦頭了, 給你個經驗談:

[經驗分享] Exchange 2000 -> Exchange 2003 整合  

[ 本文最後由 achen 於 2007-12-31 13:42 編輯 ]

小酒蟲

最近這輛老車又有了新狀況。

部份帳號在 Outlook 2003 上開啟未閱讀郵件時，當場 Outlook 2003 就凍結，而右下角的工作列圖示也只會顯示正在向 Exchange 5.5 request 資料中；但若是開啟已閱讀郵件的話，反而就沒有這狀況。

已試過重建設定檔，但看來無效...

nccu

我刪到只剩52MB還是一樣出現錯誤。

小酒蟲

錯...是會找老闆抱怨 IT 人員能力不足。

因為在 users 的認知上，老闆花錢請 IT 人員就是為了專門保養/保護籃子。

[ 本文最後由 小酒蟲 於 2007-5-9 17:38 編輯 ]

achen

原文由 小酒蟲 於 2007-5-8 01:02 發表
至於分成幾個不同信箱是不可能的事，會被 users 幹譙到死。

等到他這個放滿所有雞蛋的籃子破掉的時候
他就會來求你把東西分散放了.

小酒蟲

就觀察結果來看，大約 4GB 以上就會顯示成 0KB。

Google Apps 只提供每個帳號 2GB 空間，而且也不可能把 Exchange 所存信件倒過去，因此可想像成把 Google Apps 當成免費的 mail/spam gateway 來用，而繼續使用 Exchange 亦謂必要之惡。

至於分成幾個不同信箱是不可能的事，會被 users 幹譙到死。

[ 本文最後由 小酒蟲 於 2007-5-9 17:37 編輯 ]

achen

懂了, 有趣 + 有創意的設定.
但是也把原始問題的來源複雜化了..

However, 您一開始把 Send/Recive 說明成 "對 Exchange 同步" 我感覺有點誤導就是了...  因為聽起來真的就像是 [Outlook client 端的什麼 DB] 必須要去跟 [Exchange 上的 mailbox] 同步的意思..  Which is not nessasary ... 所以恕我弩鈍, 問了兩次才明白.  

Anyway, 問這麼多細節是希望可以幫上忙, 但是目前為止, 除了用另一台電腦 try 建立同一個 user 的 profile 以外, 沒有什麼可想到的建議. 快兩點該睡覺了.

(PS)  Exchange Administrator 顯示為該信箱占用容量 0KB -> 有可能 mailbox 已經  corrupt ... 既然 Exchange mailbox 本身已經是個備份帳號, 真的建議不要讓一個信箱大到 12GB.  user 若真的需要隨時隨地可以用OWA 存取的話, 還是可以依 porject 或是依年份分幾個不同信箱放的. 降低風險.

[ 本文最後由 achen 於 2007-5-8 00:49 編輯 ]

小酒蟲

因為已轉移使用 Google Apps 做為對外信箱，而保留 Exchange 做為信件備份，所以變成一個 profile 下有兩個帳號。

按下「Send/Recive」後，Outlook 會連上 Google Apps 收信，接著會把收下的信上傳至 Exchange。

achen

原文由 小酒蟲 於 2007-5-7 22:42 發表
和 Exchange 同步是指按下「Send/Recive」。

?????? 不懂...
為何 Outlook 與 Exchange 在同一個網路下還需要按那個按鈕?

只要你的 profile 選的是 Microsoft Exchange Server, Send / Receive Group 就會自動設定好, 永遠不需要所謂的 "同步" 動作, 這也是一開始我看不懂那句話的意思.

那個按鈕按了, in / out 郵件也不會比較快出現, 沒有按, in / out 郵件也不會 delay.

除非你們用的是 POP3 或是 IMAP 協定.... 但是沒有意義啊.

小酒蟲

和 Exchange 同步是指按下「Send/Recive」。

至於為啥會撐到 12GB？因為和廠商來往信件經常夾帶各類產品圖片及技術文件（MB 起跳），若是不斷往返修改的話，隨隨便便就會破 GB。為啥不砍舊信？因為他們都怕「突然有一天需要看舊信」。

不過 12GB 是從 Outlook 端看來的，若從 Exchange Administrator 進去看，則顯示為該信箱共五萬多封信，占用容量 0KB。

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我有考慮過在他機器上砍掉他的設定檔再重建，不過因為出狀況後隔天他就出差去，所以還沒機會下手；先在另一部機器上試建帳號好了。

[ 本文最後由 小酒蟲 於 2007-5-7 22:51 編輯 ]

achen

酒蟲說 "離線時並未於 local 端存有備份" 就應該代表沒有 OST. 假設有的話, 12 GB 的 ost 檔真的能運作嗎?

以 pst 來說, 以我的網管經驗, 檔案容量達到 1.8G, 1.9G 之後, 就會開始不穩 (無法再加入信件), 所以我盡量不讓 user 的 pst 超過 1.5GB , 檔案大到 12GB 真的能跑的動??????

但是筠心說的那個方案可能會有幫助.. 把 profile 殺掉重建. 但我在補充一下....
若不確定有沒有用, 而想先測試的話, 就從另一台電腦建這個 user 的 profile, 看看會不會出同樣的錯誤訊息. 如果不會的話, 那就是 local Outlook 的問題了, 和 Exchange 沒有關係.

筠心

Exchange + Outlook 名言:砍掉設定檔治百病...

請打開 控制台->郵件 把設定檔砍了再建一個新的 大部份可以好...

我猜原因應該是 Ost檔(離線資料檔,不是PST-個人資料夾) 與 Server端不同步的關係

從 Exchange 5.0 開始管裡到現在的 Exchange 2003, 都是這麼一招...
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剛剛又翻了一下舊筆記,發現公司之前碰過這個問題,當時是用了一個 KB解掉...

另,你家的Exchange 5.5 有升到最新的Service Pack 4嗎?(這個好像有包在SP4裡)

[ 本文最後由 筠心 於 2007-5-8 12:04 編輯 ]

achen

很有趣的問題...   我管理 Exchange 從 5.5 到 2000, 再到 2003, Outlook 從 2000, XP, 2003, 到 2007, 從未看到過有類似請求使用者按 shift + del 清除的訊息

還有, 對 Exchange 同步時會得到警告訊息... 這句話中的是 "對 Exchange 同步" 是什麼意思??