[GTD] 行事曆在時間管裡的運用

twhsi

前一陣子，在Palmislife發表幸福行動家系列的文章時，網友simonpeng留言回覆了一些意見

    我老婆都是用很大本的行事曆再加上幾個夾子就用的嚇嚇叫，
    教書、念博班、帶小孩、整理家裏、和朋友出門、吃喝玩樂，面面俱到。
    印象中，她也沒看過什麼時間管理的書，就無師自通了。

很巧的，我的老婆也是這一類型的人，她就是用一個月行事曆及一些3Mpost-it（即可貼）來管理，包括家庭行程、購物清單等。如果全家出遊，她就會準備好一份完整行程表，小到一天行程中，幾點幾分坐車，幾點幾分吃飯，何時的行程如何分配，鉅細靡遺。大到出國十餘天的行程，每天要做什麼主題活動，都會事前列好 plan ahead。於是我們家庭出遊基本上都很令人難忘，創造了許多珍貴的家庭經驗。

今天我們要討論的就是行事曆，行事曆和待辦事項清單市時間管理上最常用的兩種工具，要如何搭配運用才能產生最大的效益呢？讓我們一起來看看。

（1）為何不能使用行事曆軟體來進行GTD呢？

前幾天，網友N在我的部落格留言板中留言，問我"為何不能使用行事曆軟體來進行GTD呢？"。這還真是個好問題，以我的經驗，我覺得有以下兩點原因。

    a. GTD有數量很大的下一步行動清單及任務清單

    行事曆處理項目比起清單較少，如果我們月行事曆上管理數十個行事曆項目，就會有點吃力，但使用GTD後，我們下一步行動清單及任務清單項目都有上百項，這是放在行事曆上就很難看的清楚的數量，因此將行事曆和各種行動清單分開是比較好的方法。

    b. GTD運用場合和角色等將各個清單的項目串連
   
   GTD的下一步行動清單是以場合來串連，任務清單是用角色或目標將所有的任務串連，產生綜效。如果把這些待辦事項都放在行事曆上，較難做整體的思考。舉實例來說，我在八月份有幾場時間管理的演講（廣告時間：8/30是台北場的一日研習會喔），利用任務清單，我可以一起準備講稿，節省時間，若是放在行事曆上，我只能看到研習會日期，沒有讓我有提前做規劃的動作提示。

運用GTD，比較不適合使用行事曆之類的軟體，這就是原因。因為GTD的主體是一種任務及行動的管理，這時候，用清單來處理比較合適。

（2）Sacred Territory

Sacred Territory（中文翻成"聖地"）是GTD原著中對行事曆的稱呼，作者David Allen希望我們放在行事曆的項目,都是會在那一天中完成的，而非是寫上一堆想做的事情，卻無法執行。也就是說，他建議不要把待辦事項也寫在行事曆中。

為甚麼呢？

一來，今天的行事曆，如果堆滿了自己上週、上月不同時間寫下，我們卻無法完成的事情，我們做不完的事情就必須重新規劃及抄寫。
二來，行事曆寫滿密密麻麻的約會及待辦事項，反而會讓我們不知道一天工作的重點，更會產生心理抗拒做事的壓力。

也因上述的理由，我建議，行事曆中只放進這一天中一定要採取行動的事情（例如說出差、和人約會碰面）或者這一天所需要的資訊（親友生日），而把其他不一定要在這一天完成的事情，全部放到下一步行動清單之中。這樣的話，整個行事曆中就會很清爽，更加一目了然，這也就是聖地的意思，試想，聖地要是堆滿了亂七八糟的東西，也很難讓人產生神聖的感覺吧 :>

（3）行事曆和下一步清單搭配使用

看了simonpeng及我的老婆的例子，並和GTD時間管理整合之後，我發現可以把行事曆和下一步行動清單兩者的好處搭配得更好。

    在收集加工組織階段，我們蒐集某一些任務的執行細節及做事事項，這些都可以成為規劃某一個活動的任務補充資料。真正要規劃某一天特定活動時，我們就可以運用這些資料，排定到特   
    定的時間中，就像是製作企劃書一樣，把時間、資源、地點、人員等各種資訊整合在一起，變成當天預定的計畫。

有些外國人把GTD的方法稱之為Calendar-Free Task Management（不用行事曆的任務管理），我倒是覺得不用這樣，時間管理的目的是為了增加我們做事情的品質，有好的方法，我們就善加運用，“不管黑貓白貓，捉到老鼠就是好貓”，這是比較好的。

我自己則是在Treo 650手機上，同時放了行事曆軟體，並直接就在上面輸入，這樣的好處是，因為手機永遠隨身，和朋友約定約會時才更加容易。現在的手機幾乎都有行事曆功能，別忘了也要拿來運用喔。

結語

時間管理，能讓我們"Jump out thebox"，對於自己做事的方法做深入的思考，改變自己的觀念，進而改變我們的做法。讓我們不至於在外界環境快速變動中，打亂了腳步，就算一時失去平衡，也能夠在每週檢視後，回來原來的軌道，繼續的前進，接下來我們會繼續討論流程三"組織"其他領域的問題，我們繼續加油。

圖文並茂版
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/18563889

永錫要在台北舉辦時間管理研習會了，歡迎參加

2008/8/30 台北場【幸福行動家 時間管理一日研討會】簡章

simonpeng

適合每個人的方式不同。

我試過 DA 的盡量淨空行事曆的模式來做自己的時間管理，
但是我發現這種方式會讓我自己控制不了時間的分配。

我還是習慣將要做的事情直接排入行事曆，
而且也盡量將所有的事情紀錄在行事曆上，
所以對行事曆一看馬上就可以幫助我了解自己所有的狀況。

這方法不見得適合每個人，但是到目前為止這是我最滿意的方式。

實際軟體使用方式，我是用 DateBK6，
有什麼事情需要做的時候，輸入 DateBK6 的 todo，
之後再利用 Float <-> ToDo 來設定到行事曆。

dgg

每人的辦事方式不同

我就是將待辦事項寫入行事曆
只要將它設成floating就行了

管理，簡潔就行

應該說
我不是大人物
雖說責任內的單位有三
人數也有六十人左右
但似乎不必有那麼嚴格的時間管理吧！

twhsi

我個人的經驗是
我發現GTD是一種基本上不用行事曆管理的時間管理法
並不是說用GTD就是大忙人

我覺得GTD有點把時間管理直接和專案管理直接整合在一起的味道
（尤其是那些直線型任務）

感謝simonpeng 及dgg 經驗回饋

dgg

關鍵可能是：
行業別、個人因素造成
有人完全不用GTD來管理工作、行程
手上工作也很複雜
但工作也順利得嚇嚇叫

其實我算用PDA很早的人
在其它人眼中
也算異數