[分享] GTD時間管理新手入門 (Getting Things Done)

twhsi

<P>目前版本:2004.4.10 由twhsi刪改整理(EMAIL: joechang1020@yahoo.com.tw)<BR><BR>
　　之前由gasolin及amethyst整理, 所有引用的軟體, 圖片, 書籍, 廠商名稱分別為各個公司, 個人所有,轉錄時請注明出處。<BR>由於討論GTD(Getting Things Done)這本書, 將經常引用到此書內容，建議可以購買. 所有網路上可找到參考資料網址皆附于本文末.:<BR>英文版原版 Getting Things Done<BR><BR>繁體中文版 搞定！－2分鐘輕鬆管理工作 與生活 (Getting Things Done)<BR><BR>簡體字版 尽管去做－－无压力工作的艺术<BR><BR><BR><FONT size=4><STRONG>GTD時間管理是什麼</STRONG></FONT> <BR>• 是一種時間管理的方法<BR>• 對PALM USER特別有用(因為PALM可以輕易做出數位化清單)<BR>• 是一套學習起來不簡單但融會貫通後功能強大的方法<BR>• 兼顧水平及垂直的思考方式<BR>• 必須養成一種新的生活習慣才能算真正學會GTD時間管理</P>
<P><BR><FONT size=4><STRONG>GTD時間管理的做法</STRONG><BR></FONT><BR>• 將事情整理得有條有理的方法<BR>如何把主管交辦事項，自己想到的念頭，一些值得參考的事項(這些都算”雜事”)，收集起來，放在合適的收件匣。<BR><BR>• 將”雜事”組織化<BR>將這”雜事”組織化，化成一個個的行事曆事項，下一步行動或任務，讓你一目了然。 <BR><BR>• 將組織後”雜事”化成工作清單<BR>將組織後”雜事”化成一張張的工作清單，並讓你在任何場合都有一份合適的代辦事項清單，有效率地完成工作。<BR><BR>• 行動<BR>在適當的場合，地點，時間下，依照工作清單完成工作事項。<BR>• 檢討<BR>每週固定時間進行檢討，並思考工作不同層級的事項。<BR><BR><STRONG><FONT size=4>GTD工作流程圖 (GTD的核心)</FONT></STRONG><BR><img src="http://t.pic.wretch.twbbs.org/./photos/t/twhsi/1/1078849291.jpg" height=600 width=450> <BR>(請詳見附件檔對此圖有中文對照說明)<BR>基本上GTD的概念是將所有的事放在一個合適的收件匣(老闆交辦事項，自己想到的點子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要實體的(如三層檔匣，可放帳單，文件，小物品)，也需要收集想法及他人要求的收件匣(如小記事本or PDA)這是所謂的收集。<BR>當雜事進來，你必須問自己What is this?把這件是弄清楚,否則到後來還是一件雜事。第二步，你先初步分為可以行動和不可以行動兩種,可以行動的就是下一步動作NEXT ACTION。<BR>不可以行動事項有以下三種<BR>垃圾桶:指這件一毫無用處，丟進垃圾桶吧<BR>Someday/maybe清單:徒步橫越美國，登上月球等，你暫時不能實現的夢想放在這裡。<BR>Refernece:參考資料。放檔案匣或電腦內<BR>下一步事項行動又有以下幾種<BR>規劃任務(也是一種下一步行動)<BR>處理任務事項(多步驟的下一步行動)<BR>執行單一下一步行動(兩分鐘內的事項)<BR>所以所有的事都有下一步行動了，所有的下一步行動現在要再做進一步組織， 你現在有時間時，兩分鐘內的事就立刻完成，無法兩分鐘內完成的又分為三種<BR>一 .等待清單，這件事要委託他人完成，所以授權後放入等待清單。(如請老婆去領錢，叫你的下屬完成某件企劃案)<BR>二 .Claendar 這件事情需要在特定的時間或日期去做，此時要將這件是放在DATEBOOK或行事曆中紀錄下來。(如參加婚禮，和朋友約會，開會時間)<BR>三 .下一步活動清單 不能在兩分鐘內完成，不能授權出去，並非要在特定時間下完成，此時才是列入所謂下一步行動清單。此時我會用PALM的TO DO來放置。<BR><BR><BR><FONT size=4><STRONG>GTD工作流程圖五大步驟</STRONG></FONT><BR><BR>●1.收集 (Collecting)<BR>將所有的事放在一個合適的收件匣(老闆交辦事項，自己想到的點子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要實體的如三層檔匣，也需要計想法事件的如小記事本or PDA，這是所謂的收集。<BR>●2. 整理 (Processing)<BR>第二步是要整理，我們收集到一個程度，就需要做某程度的整理工作，<BR>例如一天一次或一天數次，GTD書上說要讓自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事務的程度為整理的頻率。這時你把收件匣的東西拿出來，分門別類一下(如垃圾參考資料 孵化資料 任務 計畫中的任務列在行事曆的事件 授權給他人處理的事件 下一步行動=>存到一個可以提醒你的系統兩分鐘內的行動=>立即執行)<BR>●3. 組織 (Organizing)<BR>第三步要組織，其實要組織的概念就是檔案系統及工作清單兩種概念。<BR>(1)檔案系統 <BR>　檔案系統:需要建立一個可以收藏你所有要參考資料的檔案系統，我有一個一每日每月收藏檔案的系統，也有一個依資料不同收藏資料的檔案系統，電腦資料系統可以搜尋，但要有備份。<BR>如此任何檔案我幾乎可以在一分鐘內找到。<BR>(2)工作清單 <BR>　基本上分任務清單，下一步行動清單，等待清單，未來／某一天清單<BR>　a.下一步清單 <BR>　　先說下一步清單基本上這是重要的清單，當你下一步清單超過五拾個時，你就不能用一張清單列出來，這樣會看不出哪件事要先做，所以要分類。<BR>　　目前分類的方式主要是采已地點為主如家中，工作地點，外出，電腦前，電話旁等。如此你的工作效率會前輩提升。<BR>　b. 任務清單 <BR>　　此部分列出目前進行中任務，可以用MEMO, Bonsai, Projects等軟體另行列出等待清單:你授權給人做時，要有一張清單讓你可一追蹤交辦事項的進度。<BR>c. 未來／某一天清單 <BR>　　你想到的點子，未來才要實現的計畫等。<BR>d. 授權清單<BR>請別人幫你做的清單放此處。<BR>4. 回顧 (Reviewing) 與檢討 (Checking)<BR>　　　　第四步是要檢討，也就是WEEKLY REVIEW 這部分是一週一次通常我會在一天的開始，中途及結束作一次 Check (or review)，如果事情沒有完成，就利用 DateBK5 之 Float, repeat, 改日期，或刪除，讓他各有所屬，完成者則讓他隱藏，這樣萬一某天沒 check 時，還可以日後很快檢視出來，也就是一天過去之後，我的行事曆通常都是空白，好像把桌上的公文清空一樣，很有成就感。<BR>Weekly Review就要花很久(起碼兩三個小時)，我想這是因為我的任務清單中除了任務的名稱外，我還一併要作任務的計畫(PLAN)，所以在MEMO中思考，規劃，花了不少時間，我估計在兩周左右，WEEKLY REVIEW應該可以只花約兩小時(含任務的規劃)。但我覺得時間省不大下來，因為我還一併會作工作規劃(作公司一些企劃案的思考)，所以會花很多時間。因為你本來在做企劃案時也要花非常久的時間。用GTD會讓你將花的時間更有效率，但如果你是工作狂，<BR>你每天花在工作的不會較少，只是做出來的品質較精緻。<BR>　　5. 執行 (Doing)<BR>執行抉擇有三模式<BR>1. 選擇當下行動模式<BR>決定當下行動可考慮四個因素 場地 時間 經歷 輕重緩急 2. 評估每日例行工作模式<BR>每日要處理的例行工作有三個種類<BR>a. 事前規劃過的工作<BR>b. 處理每天的突發事件<BR>c. 界定工作的時間 3. 檢討工作六個層次模式<BR>GTD的五種層次 (書上寫六種，我只用到五層)<BR>a. 跑道(下一步行動清單) <BR>b. 一萬呎高空(任務清單) <BR>c. 一個月到三個月的短期計畫 <BR>d. 一年計畫 <BR>e. 人生計畫<BR><BR><BR><BR>><FONT size=4>Palm User快速上手><FONT> <BR><img src="http://t.pic.wretch.twbbs.org/./photos/t/twhsi/1/1080000949.jpg" height=200 width=900> <BR>　　當你拿到新PDA, 或隨時準備開始應用GTD來管理你的時間與生活時, 馬上可以照下面的方法利用PDA內建軟體應用GTD: <BR>PALM的四大天王 <BR>建立個人工作流程管理系統 <BR>>　　1.Todo-list <BR>●列出所有藏在心中的待辦事項放到收件匣(Todo List)<BR>　　　　　從明天要去佳樂福買麵包. 到把隔壁座位的美眉, 抽時間陪小孩等都要列出, 將心理的雜事淨空(先不分類)若在50項以下可能您還沒有列完全.建議再想想有無遺漏完全記錄下腦海裏的意念, 事情不能無限期留在收件夾裏, 如果沒有採取行動, 這些事絕對會悄悄爬回心頭. <BR>記得要分類一下，如果一開始事情不多，分出任務清單，下一步行動清單，等待清單，未來／某一天清單即可。<BR>下一步行動清單可喜再就場所細分為家中，公司，會議，電話，電腦等。<BR>　　2. Datebook<BR>　　　　將必須在特定時日完成的行動填入Datebook但每月應完成事項的清單不應該記錄進行事曆, <BR><BR>　　3. Memo<BR>　　　　您可以放入參考資料，或計畫中的任務。 <BR><BR><BR><BR><FONT size=4><STRONG>GTD的進階運用</STRONG></FONT><BR>1. TODO分類設定<BR>原則上一場所分類，此類文章已經有一堆，不另說明。<BR>WEEKLY REVIEW <BR><BR>a. WEEKLY REVIEW的目的<BR>GTD的目的在完成一套個人工作流程管理系統，但系統需要維護，所以<BR>就產生所謂review的工作。Weekly Review又是其中最關鍵的一項。<BR><BR>b. 何謂REVIEW且為何要review<BR>review就是修正你的個人工作流程管理系統<BR>review的目的是讓自己正確決定出現在進行的工作是最該作的事。而其他目前無法進行的事也已經有完善的規劃。個人工作流程管理系統並非靜態，你必須隨時處理以下兩件事<BR>(1)何時要作review?，(2)要review哪些東西?，並作好定期review的工作，才算真正review系統。<BR><BR>c.何時要作review呢<BR>檢討工作其實是在某一清單或行事曆這裏兩秒那裏三秒的總累積，只要你擁有"清單"你可以在隨處辦公，所以review的工作可以隨時隨地進行。<BR><BR>d.要review哪些東西呢<BR>(1)行事曆:這是最常要檢討的項目。<BR>(2)下一步清單:建立完整個人工作流程管理系統後，你自然就擁有一份可靠的清單，可供review，但要注意清單的形式(紙張，PDA等)必須是可以隨時取得的，你才可以隨時隨地進行review。<BR><BR>d.定期review<BR>定期review可以決策行動及管理任務，並造成腦力激蕩的效果。每週利用一些時間思考，評估及重整系統，任務清單及行事曆的內容就會越接近現實，你也就越能釋放心靈壓力。而維持個人工作流程管理系統運作的關鍵在於weekly review。<BR><BR>e.何謂WEEKLY REVIEW<BR>就是要重新清空你的腦袋，藉由Collect, Process, Organize,和Review 你所有未完成事項 (這四個動作就是更新你的個人工作流程管理系統)，持續作到你對自己說'我完全知道我所有還沒有完成的事了，如果我有時間且我決定要去作某一件事了，我就能完成。’，這時你已完成一次完整的weekly review。<BR><BR>f.作WEEKLY REVIEW的正確地點和時間<BR>地點:遠離人群互動的辦公室<BR>時間:每週固定的兩小時(我選在會議最多那天的隔日)<BR><BR><BR>3. 任務<BR>處理PROJECT(又稱為任務，泛指需要多步驟才能完成的事件)的方式，為了確認專案的執行步驟都安排妥當，要利用垂直式思考，針對當一任務深度考量。 <BR><BR>任務的種類可分為三種等級(在中文版GTD P.54-76) <BR>1. 個人思考_跑道式-直線操作型 只要找出合適的下一步行動，一直向下做就可以完成。GTD說百分之八十的任務屬於此類。 <BR>2. 個人思考_應用外部工具(MIND MAP，BONSAI，甘特圖 ) 當事情較複雜，要藉助外部工具的協助才能規劃得好，GTD說百分之十五的任務屬於此類。 <BR>3. 團體思考-&&&自然計畫模式型（或稱信封會議模式）。任務非常複雜或牽涉的人員很多，要使用開會或系統性思考才能規劃地好，GTD說百分之五的任務屬於此類。<BR><BR><BR><BR><STRONG><FONT size=4>參考網站</FONT></STRONG> <BR><BR>GTD網站 <BR>http://www.davidco.com<BR>GTD的作者的網站, 有文章和news mail，可以去訂，很不錯 <BR><BR><BR>GtD_Palm yahoo討論區 <BR>http://groups.yahoo.com/group/GtD_Palm/ <BR><BR><BR>Beginners GTD Guide (with LifeBalance) <BR>http://www.llamagraphics.com/bin ... &viewmode=all#1 <BR><BR><BR>PalmGear.H.Q <BR>http://www.palmgear.com<BR>可以在上面找到大部份被討論到的軟體 <BR><BR><BR>Palmislife討論區 <BR>http://www.palmislife.com<BR><BR>GTDer twhsi的網路日誌 <BR>http://www.wretch.twbbs.org/blog/twhsi<BR></P>

chienter

沒看到圖片!! 不知道是不是自己的問題....

隱約覺得 GTD 是可以協助我雜亂工作的方式之一


<-- 2004/04/13 -->
看到了, 謝謝!!

[ Last edited by chienter on 2004-4-13 at 16:15 ]

chiuo210

GTD

twhsi

SORRY
無名小站在流量大時似乎看不見圖的聯結
請流量小時將文章下載

morrischo

To: twshi
非常謝謝，你的Blog我已看過了，內容很好。

我之前看過海藍史密斯"打開成功的心門\"，史蒂芬科維的"與成功有約\"但總還是覺得科維的太偏理論面。
實際執行面還要買Franklin-Covey的記事手冊，覺得好貴。
但海藍裡面的要點：你人生重點是什麼？我是覺得是很對的。

Life-balance我也試，過覺得又要從新學習一套軟體，有點麻煩。

也非常謝謝你的分享。

這篇我也會貼到你的Blog的

twhsi

謝謝你的支持
希望大家教學相長