[教學] 每個人都要會的 Word 合併列印功能 (2011 Mac 版本)

阿輝

合併列印這個功能阿輝歸納為每個資訊人 Office 必學的基本技能，簡單來說就是可以把一堆 Excel 上的通訊錄或是資料，套表到 Word 中，可以用於列印信封、標籤、喜帖等功能，其實這個功能並不是 2011 Mac 版專有的功能，甚至在很久以前的 Word 就已經有合併列印的功能了。以下就來介紹如何做到這件事：

操作步驟

1. 先準備好一個 Excel，裡面放的就是你要列印的資料，如姓名、地址、電話三個欄位

2. 接著開啟 Word 並預先編輯好你準備要套版的基本格式，例如下圖阿輝以要印信封為例



然後在選單【工具】→【合併列印管理員】開啟合併列印功能





然後從第二選項，點選『取得清單』 -> 『開啟資料來源』





3. 然後選擇剛剛準備好的 Excel 檔案，這時還會出現選擇表格的選項，一般我們都只用第一頁，就不用管了，按確定繼續



接著在 Word 內容的 "適當位置"，用拖曳的方式，將我們要合併的欄位加入



4. 依序把每一個要插入的欄位加入，完成的結果會如下類似的效果；簡單來說就是在頁面中會有類似一個變動的欄位資訊，會將 Excel 的資料合併進來



5. 接著就是完成啦，【完成合併】下面的三個圖示依序是直接列印、產生新文件、產生並寄送
其實這邊如果有信心的話直接列印也可以，不過通常阿輝建議就先產生文件再做最後確認比較好



7. 完成後 Word 會自動開啟一個新的文件，並包含了我們要合併的內容



結語

這樣可以不用撰寫任何程式碼，只需要 Excel 與 Word 就可以列印寄信的地址，是否很方便呢？其實不只是信封，甚至是開會通知、喜帖等等～ 只要用 Excel 存要寄送名單，就可以利用合併列印的功能，套用上不同的資料。