[求助] 大家如何決定Todo的Priorty

wing

前陣子醉心於大家對於GTD的分享文章，
覺得對於生活與工作的安排又有了新的體認，
不過，對於待辦事項的優先順序，
我總是無法很果斷的下決定。

我搜尋之前的文章，有先進提到
定義Todo的時候，通常會把緊急又重要的定在1
如果不太緊急又不太重要，則設為5

這的確給了我一點方向，
但是好像有點不太具體，常常在重要或不重要之間猶疑不定，
所以想請教大家，怎樣決定Todo的Priorty呢?
希望大家不吝賜教，給小弟一些更具體的方向。謝謝!!

tales

我先簡單提一下 PsLink 吧：
http://www.palmislife.com/~risumfiriri/os5/archives/00000067.htm

PsLink 是一個可以讓在 Palm 上面輸入的文字變成超連結的軟體，
連結的目標可以是某一篇 Memo 、某個 Todo 、 某個日期 、某個聯絡人，
甚至是網址或郵件地址。
若是連結的目標不存在，則會自動建立一個新的。

軟體的概念很簡單，活用的方是就是每個人不同了，
目前我只是單純的用來整理我的 memo ，或者在 memo 上寫些雜記的時候，
加上一些超連結到相對應的事項而已。

--
過去類似的軟體，有 PalmWiki 與 MegaWiki ，
PalmWiki 是第一個這樣的軟體，與 PsLink 比起來功能較為簡單，
MegaWiki 功能強大，目前為止還沒有任何一個軟體可以取代 MegaWiki ，
只是 MegaWiki 操作複雜，難以駕馭，需要花好一段時間研究才能上手，
並且，目前並沒有對應 OS5 的版本。

--
剛剛發現有新版本了，除了前述可連結的目標外，現在還可以自訂要連結的程式了。（這個好）
不好意思，有關於 PsLink 就離題到這裡吧。

[ Last edited by tales on 2004-2-16 at 01:46 ]

jehuen

嗯...如果有很多網友跟我一樣醉心於PIM（或是偉大一點稱作GTD）的，
不知道有沒有可能大家集合寫出自己如何處理PIM的心得啊？
（GTD似乎是集中如何在把事情有效率地完成，PIM則是涵蓋較廣吧？像是通訊錄人脈、好用的記事、日常生活資料的整理術的重要性也不低於GTD喔....）
過去我看到GTD的討論都是以文字為主，
老實說常常看得一頭霧水，
特別是使用我沒用過的軟體，
像是gasolin網友提到的PsLink我就完全沒概念，
更別提到如何用PsLink來把「@Daily/Year/2Year/5Year/Long Plan 放在 Progect 一個專案中」....@_@
如果可以用「GTD/活用PIM/資料整理術」等等為主題，由淺入深介紹軟體的使用方式，圖文並茂，說不定有更多網友受益，把PDA發揮最大的功能。
我甚至想到應該可以用講座的方式舉行，現場互動討論，錄影下來更容易讓觀眾了解如何使用PDA（或泛指電腦軟體）來增進工作效率及生活品質。
（不過這個想法眼看又要從ToDo的的Priorty 1變成3了...>_<||...）

jehuen

欸...ToDo我只分這樣：

1.很重要
2.重要
3.不太重要

三種。（嗯....這樣看起來好像我是來亂的喔....）
其實我用DateBK5來當作PDA中心，可以說沒有DateBK5就沒有PIM。
在行事曆裡顯示ToDo的項目。
一開始沒經驗，就設定全部顯示，
結果每天行事曆都是好長一排ToDo，比行事曆內容還長。
後來就改成只顯示1的ToDo，代表真的很重要，不完成這項工作就每天跟著你。
當然也有發生因為「心境轉變」（可能是「懶」的同義詞...），就把1改為2，眼不見為淨。
不過在查詢ToDo時，2的項目還是可以看得到，
也就是有心或有閒打算來完成ToDo項目時才會去看ToDo列表。
如果2的事項已經拖到超級世界無敵久，就改成3，當作未來計畫。
至於有時間限制，但是不會非常重要的（例如繳費什麼的小事...），就用浮動事件來紀錄，勾選完成後就變成行事曆的一部分，事後也可以追蹤是哪天完成這件事的。

一直覺得GTD或一些時間管理的學說很有趣也很重要，
不過常常發覺自己花太多時間在思考如何GTD，反而正事都沒作，本末倒置。
所以複雜的GTD理論要能搭配自己有複雜的事情可作，以及好的生活習慣。
要是懶到底，那GTD再厲害，也叫不動PDA來強迫自己即時完成該做的事情。

或許我的事業作得太小，沒幾項ToDo很重要的吧..  

gasolin

Originally posted by wing at 2004-2-15 10:30 AM:

請教：什麼是"惹眼的"，您通常如何調整?

<!-- delete -->

這麼說，如果是Datebk 5就可以直接設Repeat Todo囉?
我很好奇你如何處理每日/每週/每月 的待辦事項，
因為我也積極的正在尋求這樣的方法，

看了不順眼叫"惹眼",
也就是Review時覺得這樣分有點怪時就換換看分類或排序,
若屬於Project則剪下貼到 progect 的專案裡.
動一動以免關機後還繼續想它.

剛讀到 GTD 課程裡有一段這麼說, 剛好可以當註解:
In reality, you will consult some lists several times each day. For example, in a given day, you may review your At Phone list a half dozen times, between meetings, phone calls, or discussions with other people. This gives you the chance to do a mind sweep to ensure that any new open loops are collected, processed and organized.


為什麼不直接設定 Repeat Todo ?
因為 Repeat Todo 沒辦法正常與其它程式連結(ex progect,bonsai).
以前試過效果不彰,
所以後來就不用了.

[ Last edited by gasolin on 2004-2-17 at 12:52 ]

gasolin

Originally posted by supercat at 2004-2-15 12:16 AM:

那對於需要花很多時間來養成的習慣或是計劃又該怎麼處裡呢?
這個問題困擾我好久了....
例如加強英文聽說讀寫 , 養成運動習慣 , 改善人際關係等等
這種需要思考該如何執行(next action) , 又要花時間去養成的而且需要的時間可能要好幾年也可能是一輩子....
不是說將想好的步驟執行一次就可以搞定的 , 而且根本沒有進度可言.......
因為都是抽象或是不容易用數值的方式去度量的事情 , 實在很難去規劃和檢討

加強英文聽說讀寫是"過程式"的,
與其餘的活動相輔相成, 需要不斷作才會進步.
所以依目標導向,
依預定達成的時間來分配該放在哪個大項目下,
而不能單單看成一個計畫.

例如要出國玩, 下面的子計劃裡就會有溫習機場會話,旅館會話等等.

例如'聽線上空英'這個Task, 我就放在 Memo 中的 "Daily ToDo List",
若今天較忙怕忘了聽, 也許就將這項目連結回ToDo,
這樣稍晚 Review 時就看到了, 等聽完在 ToDo 將這項勾掉;

例如今年目標要通過英檢,
像這樣預定達成與可能可以做的事放在'1Year/通過英檢'項目裡,
讓今年可以做的事優先規劃,

還可以規劃若5年內想'出國留學',
GRE 就變成'5Year/出國留學'子計畫的一環.

如果是一些比較實際一點的計畫其實用BONSAI也滿不錯的阿

意思ㄧ樣, 即用大綱軟體規劃較長時間的人生計畫.
複雜的計畫只在人生計畫中占個小節點, 細部另外開個project規劃.
我想強調的是許多小計畫(只有5~10個Next Action, 例如看一本書),
在ToDo中很難有系統列出所有Next Action,
而在大綱軟體中特別開個計畫又顯得小題大作,
分類Next Action這件事就在猶豫中擔擱了,
不如試試我的分時間列表的方法.

wing

Originally posted by gasolin at 2004-2-14 22:53:
最重要的步驟是"每天 review "時, 看到"惹眼"的再順手調整一下權重.

請教：什麼是"惹眼的"，您通常如何調整?

在 PsLink 這套軟體出現之後,
我現在正試用將 @Daily/Year/2Year/5Year/Long Plan 放在 Progect 一個專案中,
第一項 @Daily透過 PsLink 連結到 Memo 同名檔案, 儲存每日待辦列表
同時建立 @Weekly/@Monthly Todo List 來解決不支援 Repeat Todo 的問題.

@是了讓列表置頂, 並且用按鍵可前後翻閱.
預先將每筆每日待辦項目前後加上特殊符號, 透過 PsLink ,
對於特別上心的項目點擊兩下又可自 ...

這麼說，如果是Datebk 5就可以直接設Repeat Todo囉?
我很好奇你如何處理每日/每週/每月 的待辦事項，
因為我也積極的正在尋求這樣的方法，
在這之前我使用Repeat Floating Events，但有時候因為某個星期特別忙，
所以積壓的事情讓我看了很煩心，
後來我覺得Repeat Todo的方式不錯，
今天沒有核取，明天下一項就不會多出來，
可是這樣好像又養成了惰性。

於是我折衷，如果每天/每週非作不可的事情(如weekly Review)
就設作RepeatFloating Events，因為他每天都會不斷煩我，直到我把他做完為止。
至於我覺得工作閒暇彈性所作的學習，就設作Repeat Todo，
這樣一來不會造成太大的壓力。

說真的，您的這套方法我真的很好奇呢!
雖然說每個人都應該擁有自己的方式，
但是如果有幸能了解得更深入一些，
針對自己的方法，也可以改進得更好。

[ Last edited by wing on 2004-2-15 at 10:33 ]

supercat

Originally posted by gasolin at 2004-2-14 22:53:
Year 後面要加上年份, 提醒自己.
直到各項分枝到'NextAction'地步時, 再連回 ToDo List.
一般來說 1Year 的子計畫是最多的.
可達成的 NextAction 也應該相當龐大,
越往下檢視分枝越少,
NextAction 亦越少.
這樣好處是在檢視完當年度計畫行有餘力時可順道規劃未來.
透過這方式, 我的 SomeDay/Maybe 分類列表項目減少了,
大部分隨著可能實行的時間點歸入了我的Progect 專案中,
大大降低這種遙遠目標的擔憂程度,
而且可在任何時間點檢視並作有系統的規劃;
Project 分類列表項目增多了,
所有項目大部分是經組織思考過再連結回ToDo, 且可執行的 Next Action

那對於需要花很多時間來養成的習慣或是計劃又該怎麼處裡呢?
這個問題困擾我好久了....
例如加強英文聽說讀寫 , 養成運動習慣 , 改善人際關係等等
這種需要思考該如何執行(next action) , 又要花時間去養成的而且需要的時間可能要好幾年也可能是一輩子....
不是說將想好的步驟執行一次就可以搞定的 , 而且根本沒有進度可言.......
因為都是抽象或是不容易用數值的方式去度量的事情 , 實在很難去規劃和檢討

如果是一些比較實際一點的計畫其實用BONSAI也滿不錯的阿.....利用Priority+Due date(因為BONSAI可以有兩各排序的規則 , 我自己是用先priority後due date)來將計畫排序後(其實我現在全部都用這樣整理)再依序從頭一項一項去細分 , 到可以執行的地步便LINK到TODO...自己預訂的時間已經逼近但是計劃還是沒完成便找有經驗的人幫忙或是多看些書來增加靈感..........
Next action有需要特別注意或準備的便獨立在TODO多設定一個todo提前幾天當reminder , 將準備事項等等列在上面 , 減輕心理負擔 ...
盡量不要把原本的TODO時間往前調 , 很容易due date亂掉 , 也失去了完成事情後將TODO打勾的快感
.

[ Last edited by supercat on 2004-2-15 at 00:22 ]

gasolin

同意懷特兄的說法,
分類正確比設 Priority 更重要,
分的好的話在各種情境下只需檢視相關的分類待辦事項即可 ( Lifebalance 即是使用此哲學設計)


我設 Priority 的想法是剛放進去時可能沒想得那麼清楚,
所以第一次輸入時大部分先判斷分類, priority 預設3,  
並只用1,3,5 三個權重, 簡化問題.

最重要的步驟是"每天 review "時, 看到"惹眼"的再順手調整一下權重.


> 5 - 有空時、想到再作就好了 / 可以用來當作個人長遠的計畫
原本我將這些長遠的計畫丟到Somedays/Maybe和Projects分類中,
但是發現這大大增加 review TodoList 的困難度,
因為這種所謂的"長遠的計畫"往往都不是所謂的"Next Action",

在 PsLink 這套軟體出現之後,
我現在正試用將 @Daily/Year/2Year/5Year/Long Plan 放在 Progect 一個專案中,
第一項 @Daily透過 PsLink 連結到 Memo 同名檔案, 儲存每日待辦列表
同時建立 @Weekly/@Monthly Todo List 來解決不支援 Repeat Todo 的問題.

@是了讓列表置頂, 並且用按鍵可前後翻閱.
預先將每筆每日待辦項目前後加上特殊符號, 透過 PsLink ,
對於特別上心的項目點擊兩下又可自動在ToDo List 上新增一筆項目,
相當方便.

Progect 中第二筆之後則從 1Year/ 2Year/5Year/Long Plan /Life Plan 為母體,
開始分枝規劃.
Year 後面要加上年份, 提醒自己.

直到各項分枝到'NextAction'地步時, 再連回 ToDo List.

一般來說 1Year 的子計畫是最多的.
可達成的 NextAction 也應該相當龐大,
越往下檢視分枝越少,
NextAction 亦越少.
這樣好處是在檢視完當年度計畫行有餘力時可順道規劃未來.

透過這方式, 我的 SomeDay/Maybe 分類列表項目減少了,
大部分隨著可能實行的時間點歸入了我的Progect 專案中,
大大降低這種遙遠目標的擔憂程度,
而且可在任何時間點檢視並作有系統的規劃;
Project 分類列表項目增多了,
所有項目大部分是經組織思考過再連結回ToDo, 且可執行的 Next Action.

--分享經驗給大家參考

[ Last edited by gasolin on 2004-2-14 at 23:40 ]

wing

咦?說的好像也對，趕快去改一下。

其實我也嘗試過幾套標準，但還是在界定先後的時候有所遲疑，
經過大家的討論，好像讓我有了比較深刻的認識，
正在努力尋找對自己比較有效率的方式。

我覺得，之所以會挑簡單的先做，
是因為比較優先的事情，切割得不夠細的緣故，
如果在Todo中，你沒辦法看到就知道從哪裡著手，
我認為把這個事項分成二到三個"下一步行動"會比較好。

Originally posted by MacGyver at 2004-2-14 15:13:
以緊急的程度來排序是如上沒錯。但是我的 priority 在第2、3 項是相反的：
2 - 重要但不緊急 / 時間雖然很充裕，但一定要做好，所以每天還是要先考慮它
3 - 緊急但不重要 / 已經很趕了，但是並不需要花太多心力在上面。所以只要時間趕得及就可，重要事情做完再處理。

[ Last edited by wing on 2004-2-14 at 20:45 ]

supercat

重不重要其實也滿難界定的!!
然後還要在那邊決定12345.........
所以每次設定PRIORITY都花很久的時間
不過後來看開啦.....就都看心情設定
其實提醒的功能只要能督促你把事情完成就好啦
每個人習慣都不同...設定不一定要一樣啦
能讓自己心裡覺得沒有事情遺漏掉...拿出PDA一看不會覺得無從下手就好啦
多聽聽大家的意見...覺得好的就拿出來試一陣子看看
總會有一個比較符合你的習慣的......
自己的經驗希望對你有幫助唷

PS.大家會不會有"只挑簡單的先做"的問題阿??!!
有時候常常一天過去了.....priority比較前面的事情都沒有完成
倒是完成了一堆不怎麼重要的事情XDB)
這樣整個提醒的系統就完全失去意義了......
有人有這樣的困擾嗎??或是有沒有人有解決的經驗或方案呢??

還有設5的事情既然做不做都沒差為什麼要設在上面呢??
這樣不是反而會增加自己的心理壓力嗎?

[ Last edited by supercat on 2004-2-14 at 18:04 ]

tales

說的也是，二跟三應該反過來才對 ....

wing

懷特兄在GTD方面必然是有很深入的見解，
因為在PIL的GTD討論串中常常有您的高見。

其實您提的建議也不錯，只把比較緊急且重要的事情設為1，
的確會省去不少麻煩。
不過有時候人在辦公室裡，看到很多項Todo都是1，
就會不知道從何下手?
或者反過來，因為不想看到那麼多1
所以用比較嚴苛的標準去設，
結果看到滿滿都是不重要的事情。

不知道在這方面您是否有好的方法?
或是在認定的時候，您其實有一個方便的標準?

感謝分享，那本書我會去找一下。

Originally posted by D.L.懷特 at 2004-2-13 15:42:
有時效性較急迫的，我會將優先順序列為1。
其他的我就不再設等級了。我只依照GTD做好＠分類。

[ Last edited by wing on 2004-2-13 at 16:39 ]

wing

嗯，加上tales後面的註解，更容易判斷事情的優先順序了。
稍有不同的是，我的5通常用來記一些idea，
因為還在想法階段，也有可能想想覺得不妥就不做了。

感謝tales的分享，有種迷霧漸漸散開的感覺。期待有更多人的分享。

Originally posted by tales at 2004-2-13 15:05:
我是這樣排的：

1 - 重要、而且緊急 / 總而言之應該先做好的事情
2 - 緊急但不重要 / 已經很趕了，但是並不需要花太多心力在上面
3 - 重要但不緊急 / 時間很充裕，但一定要做好的事情
4 - 不重要也不緊急 / 多少需要關心一下的事物，不過輕輕鬆鬆的處理就可以了。
5 - 有空時、想到再作就好了 / 可以用來當作個人長遠的計畫

D.L.懷特

有時效性較急迫的，我會將優先順序列為1。
其他的我就不再設等級了。我只依照GTD做好＠分類。

通常做分類比劃分等級更容易，也更省事（時間）。供您參考。

至於何謂重要的事，可以參考Covey寫的The 7 seven habits of Highly Effective People(天下，與生活有約？)。影響深遠，需要藉助經年累月累積的習慣來達成的，通常是重要的事。當然，您也可以從您扮演的角色（現在與未來），來切入。

tales

我是這樣排的：

1 - 重要、而且緊急 / 總而言之應該先做好的事情
2 - 緊急但不重要 / 已經很趕了，但是並不需要花太多心力在上面
3 - 重要但不緊急 / 時間很充裕，但一定要做好的事情
4 - 不重要也不緊急 / 多少需要關心一下的事物，不過輕輕鬆鬆的處理就可以了。
5 - 有空時、想到再作就好了 / 可以用來當作個人長遠的計畫