[GTD]如何成為時間管理的黑帶高手

twhsi

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各位pil的好朋友，這是我發表在我們員林青商會會刊上的稿子，也和大家分享
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感謝鴻欽的邀稿，才讓我有機會在會刊上面分享我的時間管理心得，我一直對研究時間管理很有興趣，經過多年來的嚐試，也整理了一套自己的時間管理系統，趁著月刊發行的機會和大家分享切磋。我先引一段我的朋友RAINBOW的一段文字

……………….有系統才有高效能，但如何舉出更生動的例子來說明呢？我發現用"加法"和"乘法"來打比方，會更清楚，很多書也會舉出一系列的原則，但因為原則間系統聯繫性不強，其效果好像是加法，若每個原則的有用性是十分，三個原則就是三十分，但若原則間系統性很強，其效果則像是乘法，若每個原則的有用性是十分，三個有系統的原則，若能切實實踐，所發揮出來的力量，就是一千分。

一個好的系統是相互影響的，連結性很強，下面是我的時間管理系統圖，先看一下，細看文章時就會更容易瞭解。系統裡每一個圓圈代表時間管理的一個步驟，

大部分人可以做好一個或數個步驟，但是大都沒有辦法串聯成一個完整的時間管理系統。



基本上，每天我們生活或工作上遇到各種事情（老闆或客戶的要求，對朋友的承諾等）數量相當的大，需要一套完整的系統來儲存，上圖紅色的部份，是指需要儲存的資料庫，我們必須有紙筆或PDA等工具來記憶，統統放在腦子裡是記不起來的。以下就逐一敘述各個步驟的意義及執行方法。

[url=http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/268861973]

1. 收件匣

時間管理的第一步是將雜事收集到收件匣。

何謂雜事?其實所有進入您精神及現實世界的事，包括實體(紙張，文件等)及虛擬(心中的念頭，上司的指令，對他人的承諾等)的事，都可以算是雜事。
在我們的生活中充滿了雜事時，我們是無法採取任何行動的，當我們生活上工作上帳單，企劃案，備忘錄滿天飛，電腦中塞滿了EMAIL，腦中裝滿了各種的約會、承諾、想法，我們就聽不到自己內心真正的聲音，我們必須將這些雜事做好整理，這樣才不會在工作時成為我們的絆腳石，阻礙我們前進。

一般人把雜事記憶在頭腦之內，但這樣子是記不住的，上帝造人的時候，為人類設計了一個強而有力的CPU但是RAM（隨機記憶體）給的很小，這樣造成人類的短期記憶空間很小。我們必須把雜事記在頭腦以外的地方，例如小記事本或者是PDA，這樣子我們才可以容納這麼樣多的雜事。


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2. 加工及分派

我們將雜事由收件匣中拿出來後，就必須將雜事加工成可以做的行動，我們才可以處理，我們將雜事加工成行動的流程分成最重要的三個問題。

a. 這件雜事是什麼?

面對一大堆雜事，我們通常沒有機會好好思考，事實上我們要先知道”這是一件怎樣的事?”，才能繼續處理，當一本雜事的筆記本，裡面塞滿了200個備忘事項，你會知道這個問題是很重要的。

b. 這件事情需要我採取行動嗎?

有些事無法行動(例如您小記事本中紀錄的曙U地址及電話號碼。)，所以這時候您有不可行動項目的處理選擇，將之好好的紀錄在另一個地方。

c. 下一個行動是什麼?

針對可以行動的項目，您必須將之釐清為可以行動的敘述，你可以問自己兩個問題，”對於這件雜事，你希望達成怎樣的成果?”及”要達成這個成果的下一步行動為何?”

當小記事本或PDA中的每一件雜事都加工成行動了，這時候我們必須將之分配出去，依照這件事情可否採取行動，分成兩大類”TO DO”及”資料”。

[url=http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/268861996]

3. ”TO DO”及”資料”

當雜事經過加工及分派後會被放到兩種不同的地方，可以行動的部份就放入了”TO DO”資料庫。這件事情是無法採取行動的，就放進了”資料”。 這個過程和寄信後郵局發送郵件的過程很像，每一件加工後的雜事，都有一個他應該放置的地方。

“TO DO”就是一般人所說得”待辦事項” 。

包括了行事曆及一些要執行的事項清單，這些事情我們可以選取需要的部份利可執行。如果這件事情處理的時間在兩分鐘之內，就不要拖延，立刻解決掉。如果超過兩分鐘，就要放入我們的系統內，追蹤處理。

”資料”則是一些無法處理的事情，可分為以下幾類

a. 垃圾：最佳的歸宿是垃圾桶。

b. 參考檔案：每個人應該有一套文件檔案系統來放置這些東西。

c. 夢想清單：這些事我們想做的事情，但是現在作不到，例如，學開飛機，買保時捷，到孩子到非洲探險，這些都算”資料”內的夢想清單。

我們必須把可執行及不可執行的事項明確分開，才不會讓我們的資料量太大，讓我們可以迅速找到待辦事項，並開始執行。



  

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4. 排程

我覺得在我學習及實踐時間管理時，有一件事情很重要，就是如何規劃好今天要做的事情。我每天早上都會將自己前一天發生的事情作整理，接著製作一張”每日工作清單”出來，這樣一個工作就叫做排程。

排程的事項來源有兩類，第一來自”TO DO”，包含行事曆及待辦事項，有時間性的事項是屬於行事曆，沒有時間性的事項則放在待辦事項。人的時間及精力有限，所以我們需要考量事情耗費的時間，處理的次序，事情的重要性，

逐項放日每日工作清單中，並加以調整，刪除或延後較不重要的事情，讓一天的工作更有效率。另一類來源是”TO BE”，我們會在講到”TO BE”的時候再做解釋。

在排程時有三個重要的問題，我有多少時間？，我有多少精力？，我有多少待辦事項？，要將這三點詳加考慮。每週開始時，我們也可以作一週的排程，能每週每日持續不斷做好周排程及日排程的人，我們可以稱他們是時間管理的黑道高手。

排程的方法和把積木放入積木筒的過程很像，在體積有限的積木筒中放入超過積木筒體積上限的積木，除了買一個更大的積木筒外，另一個方法就是捨棄不需要的積木。作好排程，我們已經為即將來臨的一天做好準備，現在的問題是，上午十點三十八分，我們要做甚麼？


[url=http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/268861996][
  

5. 執行

每天早晨，當我們做好了一份”每日工作清單”，我們也通常準備好要出門了，到了上班的地點，你又要如何來運用這分清單呢？首先，你需要一些工具，包括一個倒數碼表鬧鐘，一包3M的即可貼，當然還有你的清單。

我每天的上班日開始往往是這樣一個畫面，走進辦公室後，難免有一些迎面而來要處理的問題或電話，經過了一陣子忙亂後，你開始有了一些可以自己掌控的時間，這時你就可以開始運用”執行” 。

首先，我會由清單中選出3-5件要做的事情，先寫下3M的即可貼上，在每個事件的右邊標上10這個數字，接著設定倒數碼表鬧鐘到10分鐘，並開始專心的處理第一件事情

重點是，在這10分鐘內，絕不要去作3M的即可貼以外的事情，就算有干擾（如電話進來，老闆叫去講話等）把倒數碼表鬧鐘按下暫停，處理完干擾我們的這件事，回來繼續計時。10分鐘到了，就強迫自己停下來，開始作第二件要做的事情。若10分鐘還沒到，我們已經做完第一件事情，那你就直接作第二件事情。

這樣一個方法，讓我們輪流的處理3M的即可貼上的所有事情（通常也是作重要的），每十分鐘切換工作的目的是，讓我們對要處理的事情充滿新鮮感，不會厭倦。每三十分鐘，則要作一次真正的休息，花個五分鐘，去作自己想做的事情（喝水，看報等，也要設鬧鐘），等鬧鐘響了再回來，繼續作3M的即可貼上的事項，直到全部完成。再繼續列3-5件要做的事情繼續行動。

有一個期限（如10分鐘），就逼的自己把心思放在眼前的事務上，強迫自己處理這個問題，而10分鐘又不算太長，因此自己對處理這件事情的排斥感也不大，所以是一個很好的策略。這個心理學上的原理稱之為期限效應，這樣一套方法稱之為輪動系統，可以大幅增加我們執行事情的效率，提供大家參考。





6. 檢討

檢討為成奶坏嚏A每天做事完後，本來就應該針對自己處理事情的方式及態度作一個檢討，若能養成寫日記的習慣，更是一個自我檢討的好方法。每週也應該要作一個周檢討，並趁機訂出周計畫，周檢討的方式如下：

a. 將所有雜事放入收件匣，處理並組織所有的雜事。雜事包含以下項目（散落的紙片:記事小紙片或即可貼, 名片, 收據，筆記本資料，日記型式資料:日記, 會議記錄, 隨手抄錄的筆記.等）

b. 行事曆檢視：檢討之前一週的行事曆，檢討未來一週的行事曆

c. 清空你的腦袋：寫下所有你想的到的清單，如下一步行動，任務 ，夢想清單等清單，將腦中所有新的想法都納到系統中。

d. 檢視清單，檢查所有清單並作整理及調整，清單包含以下種類，

. 任務清單：各種專案的清單

. 下一步行動清單：所有的可行動待辦事項

. 任何相關清單(購物等)：可以安排下ㄧ週的購物行程

. 夢想清單：看看本週可以實現哪一些自己的夢想

定期做好檢討工作，我們能夠更加瞭解自己，發現自己的優缺點，如此才能在做事的時候，做出更好的選擇及決定。





7. TO BE

<<第八個習慣>>的作者柯維博士曾經提到"….第四代時間管理，是兼顧人與事，是TO BE加上 TO DO，而一般的時間管理，則以"TO DO LIST"為主""。這句話真的是一針見血的點出了時間管理的要義。縱然確實的執行前述的六個步驟，可以讓我們生活及工作更有效率，但是我們真的就找到我們內心的聲音，往成為心目中的理想自我(TO BE)而前進呢？這是很令人懷疑的。

簡而言之，TO BE就是由更高一點的角度來看我們的生活，著重於我想成為一個怎樣的人，這週我要做哪一些事情來成就這個目標?，也要落實成為行事曆或待辦事項這些可以執行的項目，例如想做一個好老公，就要ㄧ周陪ㄧ次老婆大人約會單獨吃晚嚏A想要有健康身體，就要每週三次的運動。這些TO BE的事項，可以每週計劃後，加到排程之中，在每天的生活中執行。

要成就TO BE也是一個大話題，要整合手上專案，做好角色平衡，要設定長期目標，要知道自己最想做的到底是什麼事情，由於本篇文章鎖定在時間管理，篇幅有限，有機會再討論。

結語

“對於一般的人來說，認識自己並不容易做到， 但是如果想認識時間，只要有心，每一個人都可以做到。 --彼得.杜拉克”。


時間管理系統可以大幅增強我們信守承諾的能力，並用確實而有效的方式，組織我們每日的工作，是個值得您學習的好習慣。各位親愛的會友，金錢和時間都是我們一輩子需要好好管理的東西，何不花一些奶牷A好好的研究一下呢？

[ 本文最後由 twhsi 於 2006-10-16 07:28 編輯 ]

twhsi

lifebalance對我而言就是
"另一本是讓人生更充實的記事本。"

我們除了要做好待辦事項，更要更進一步做好TO BE，讓人生更充實才是

待辦事項的下一步清單列出來，並不肯能平衡自己人生的角色及實現長期目標
所以我們利用每週角色檢視，主動找出還需要加強的角色
增加我們要做的事情，才能讓人生角色平衡

除此之外，也需要增加實現長期目標的每週周目標
這樣才能讓長期目標逐步實現

to do NA+本週角色NA+長期目標NA=完整的下一步行動清單

有空也歡迎看一下我的BLOG，裡面有時間管理健身房，持續發表我對時間管理的想法
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog?lid=twhsi&burl=Blog

我們第八個習慣+感動討論區也很值得一看，目前有超過450個會員
http://groups.google.com/group/8habit?lnk=li

[ 本文最後由 twhsi 於 2006-10-23 07:19 編輯 ]

twhsi

提倡蔓陀羅學的今泉浩晃氏，在他的著作中就有提到，每個人的一生都需要二本記事本。
●一本是讓今天過得更充實的記事本。
●另一本是讓人生更充實的記事本。
前者是我們隨時攜帶在身邊的記事本，後者是放在桌邊的記事本。因為有後者的存在，所以我們隨身攜帶的記事本就可以自由使用。
--佐藤傳

看到這段文字覺得很有意思，在我的心目中
DIDDLEBUG是我的第一本筆記本
●一本是讓今天過得更充實的記事本。

●另一本是讓人生更充實的記事本。
目前的第二本市MYLIFEORGANIZED（PC上的一個軟體，LIFEBALANCE 桌面版作者的力作）

twhsi

已經更改標題為
[GTD]如何成為時間管理的黑帶高手

本來是要吸引大家變成黑道的，
沒想到大家不感興趣
那就當一個時間管理的黑帶高手吧

twhsi

原文由 小賤健 於 2006-10-16 03:08 發表
個人是習慣以 1 hr 為一個工作單位，然後小休一陣(通常是躲在樓梯間的陽台遠望，偶爾會帶著 PSP 隨行)。
在 coding 當中，我是很瞎的，除非老總親自走到身旁叫人，不然，我會很難叫/找................

嗯，叔叔是有練過的，小朋友不要亂學。

言歸正傳，事實上10分鐘這個長度是可以調整的，
10分鐘指的是專注力一般的狀況
像小賤健的工作性質或許30，40分鐘作為不同的coder工作項目切換的長度是很適合的

但是要注意要設兩個鬧鐘，一個是倒數10，20分鐘的
一個是每多久要休息一次的定時提醒（如：打PSP）
這樣才不會下班帶著一身的疲憊回家

[ 本文最後由 twhsi 於 2006-10-16 07:34 編輯 ]

小賤健

本文實在是篇很好的分享，條理十分清析明瞭，可以直接學習而變化之

就執行面而言，可以依據自己的職業別而適度變化。
小賤健是個專職的 coder，若在 coding 的當下，每 10 分鐘換下個進行目標，這應該會嚴重影響到 coding 的品質。但是如果長時間盯著 monitor 也不是件好玩的事，在健康與專注度的前提下，個人是習慣以 1 hr 為一個工作單位，然後小休一陣(通常是躲在樓梯間的陽台遠望，偶爾會帶著 PSP 隨行)。

在 coding 當中，我是很瞎的，除非老總親自走到身旁叫人，不然，我會很難叫/找。這是很明顯的老鳥行為，千萬別亂學

twhsi

原文由 risumfiriri 於 2006-10-15 19:05 發表
嗯，好文，值得細讀
但... 為何是黑"道"高手，還是本來要說的是黑"帶"高手啊？

這個完全是因為作者的國語的程度不好

risumfiriri

嗯，好文，值得細讀
但... 為何是黑"道"高手，還是本來要說的是黑"帶"高手啊？

pclin

謝謝twhsi，
您的文章總是養分很足夠，
馬上下載下來慢慢消化吸收。
我把您的word檔轉成pdf，
方便沒有word的朋友也可以觀看。