[GTD]<<Ready for Anything>>的網路讀書會

twhsi

終於開始我們<<Ready for Anything>>的網路讀書會了，我會一次四章左右的分享心得，這是一本好書，值得大家來讀。

第一章
在軍隊中，如果你不是在作戰，就是在訓練
若是只能說一句話來說明GTD最重要的行動為何？我的答案是，持續完成手邊的open loop。

open loop可能是執行需要批次處理的一堆行動，也許是釐清重大的任務的下一步行動，或者需要進行的每週檢視等等常常在重大機會出現時，常常我們因為一大堆的積案，而不敢迎向挑戰。

完成open loop，讓我們要為變革做好準備，充分重視自己所有的時間，釐清自己身邊所有的任務及下一步行動

有一件重要的事情常常被大家遺忘，身邊準備好，可無處不在捕捉點子的收件匣(inbox)，有時紀錄事情，比想出點子還要重要。我們永遠不知道好點子何時來臨，常常就是在一個我們最輕鬆，手邊卻沒有任何工具的時候

第二章
Everything should be made as simple as possible, but not simpler.
每一件事要簡化它，但是不能把複雜的事情看成簡單的事情
--愛因斯坦

GTD的五個流程，需要個別獨立來進行， 收集，整理，組織，行動，檢視，每一個流程，都要當作是一個一個的基本動作，要我們一個一個去做好。照著工作流程一步一步把自己工作搞定不難，但是大部份人把五個流程同時進行，結果沒有把流程基本功做好，執行行動的品質不佳，反而做事的生產力反而下降簡化工作流程反而造成反效果 其實人的壓力來自己給沒有履行的的承諾

GTD協助我們利用流程來增加自己做事情的品質，讓所有的承諾及任務及行動都在自己的系統之中並充分的釐清，在不需擔心自己還沒有完成事項的專注力下，專心過好眼前的生活。就如同GTD原著的副標"無壓生產力的藝術"

第三章
創作最大的挑戰正式"找出限制來"，然後專心在限制內做到圓滿
--台灣雲門舞集 林懷民

有時候我們一天內充滿了無數的工作一天內400封email，100通手機語音信箱，想專心工作的上午，卻由於突發狀況太多，被打斷了50次。

EMAIL就在那裡，你必須制定某種策略及流程來處理他們，這樣才能讓自己集中精力要了解email、語音信箱、突發狀況他們的特殊特質，並用批次處理的方式全力以赴的完成。而中國人所說的中庸，就是在自由與限制之間，做出選擇，關鍵則是專注及整合

還是以處理EMAIL作例子 專注自己當前的EMAL，就要專心看這封EMAIL，對我們目前的工作有何影響，要採取怎樣的下一步行動來因應當這些EMAIL的數量大到一個程度時，更要有一個合適的流程來作處理，要有合適的工具，組成一個處理EMAIL的系統，這就叫做整合 專注和整合相輔相成，就能讓我們的生產力持續的增加。

工作品質的提昇，來自於好好處理工作中的枝微末節，充分掌握全部承諾，這是一個看似容易，但是易學難精的原則。

第四章
一張地圖的價值，要有兩個前提，你要知道自己在地圖上的那一位置，你要知道你未來想要往那一個方向前進
--David Allen <<結果第一>>

GTD談到了六個高度的檢視，也就是自問自答六個問題，這可以協助我們了解自我
1 你當前的行動有那些？
2 你現在承諾自己及別人的任務清單？
3 你當前的角色職責為何
4 未來一年你有那些目標？
5 未來幾年你計畫的願景為何？
6 你為何活著？你為何要去工作？你會想為世上留下那些傳承？

由下而上是GTD的要點，要先解決第一及第二個問題後，才能真正讓自己深入更高層的問題。這六個問題，就如同告訴我們自己身處在地圖的位置，並思考自己想要到那一個目的地。

我常常覺得覺得這六個高度的檢視 就像金庸武俠小說<<倚天屠龍記>>中張無忌練乾坤大挪移一層一層練上去，就能對我們的生活更有幫助若是內力不足，每上一層就花很久的時間

其實學第一層第二層就很不容易（下一步行動清單及任務清單）我練習GTD快四年了，才覺得能掌控到第三層所以我們還有很多需要加油的

結論
看了這幾章，我覺得GTD擁有很嚴謹的架構，並且用了許多認知心理學的理論，處理流程的實務經驗，讓使用者入手，前面還有48章有待我們努力及討論，我們繼續加油吧。

延伸閱讀
枝微末節的事情到底重不重要?
讀到一本好書，真是一件幸福的事情
48/52 你沒有時間去完成任何任務﹕twhsi的BLOG﹕Xuite日誌
[GTD]什麼是open loop？：twhsi的BLOG：Xuite日誌

原文出處在我的部落格
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12448978

[ 本文最後由 twhsi 於 2007-7-11 07:24 編輯 ]

twhsi

&lt;&lt;Ready for Anything&gt;&gt; 第六-八章 枝微末節的瑣事 60/100 時間管理健身房<br><br><br> 在第6-8章中，專注於一個非常特別的項目"枝微末節的瑣事"，j這些瑣事有的可能是辦公桌上堆積如山的公文或電子信箱中尚未處理的數千件郵件，這些看似細微卻為數龐大的小事，讓我們的生產力持續的下降。要處理好這些事，需要執行力，話不多說，我們開始這幾章的心得分享吧。 <br><br><br><br> <br>Ch 6 為何要重視這些枝微末節瑣事？ <br>David Allen關注這些枝微末節瑣事，是因為，這些事情對我們的生產力，影響重大，理由有三： <br><br>1 枝節末節的事情消耗我們許多的內在精力 <br>枝微末節的事情會佔據我們潛意識中許多的注意力，讓我們無法做好眼前的事物。 當我們早上上班，一看到看到混亂辦公桌，就想到下午開會的資料還壓在文件堆中，打開電腦就想到，昨天PETER寄來的EMAIL事件還沒處理，看到電話就想到，重要客戶問的問題還沒有回報，看到老闆就想到，還有一堆資料，還沒開始整了。這讓我們失去專注的能力，因為每一件引起我們注意的事情，都會消耗我們內在的精力。 <br><br>2 枝微末節的事情中的一部份，日後會變成火燒眉急的事件 <br>很多人只會處理"緊急且重要事情"，但是卻忽略了雖然尚為到危險的地步，但是卻是必須要好好處理的事情。這些枝枝節節的事情，被我們推延處理，最後成了火燒眉急的事件。 <br><br>3 要變成高感度人才，就要掃除這些這些枝微末節瑣事情 <br>高感度人才，就是要有敏感度。我們都想要學會面對引起我們注意的信息，做出有效且正確的反應，這也就是我們所說的敏感度。恰如其分的對各項的信息做出反應，為所應為，止於所不可不止，這才是有敏感度。但是過多的這些枝微末節瑣事讓我們敏感度開始下降，面對問題的反應開始遲鈍。 當我們能夠徹底妥善處理當前生活及工作中的瑣事，您的心中才能有全部的精力，專注於當下的重要事情，也才有成為高感度人才的可能。」 <br><br>CH 7橡皮球及玻璃球 <br>"緊急且重要事情"就像是玻璃球，枝微末節事件則像是橡皮球。玻璃球一旦掉落地面就碎成碎片，橡皮球掉到地上，彈了彈，似乎沒有影響。 一般人的眼中，只關注那些玻璃球，深怕他們破了。但是對待橡皮球時，則得過且過，能拖就拖。忘了星星之火、可以燎原，每一顆玻璃球，都是橡皮球變成的，我們今天處理好了橡皮球，就是預解了明日的問題，才能夠讓我們從容的過著每天的生活，而不是成了救火隊，忙著救火。 <br><br>David Allen建議我們要列出完整的清單，來處理好這些玻璃球及橡皮球，而且不用管優先次序，也不用理會事件大小。這些清單分成兩大類，一種是列出我們所承諾的所有的事情，而且確定這些承諾的下一步行動，這就是任務清單；第二個清單則是我們想要在未來時間完成，但是目前還沒有下定決心去作的事情，或者是有可能去作的事情，這種類清單叫somday/maybe清單。 <br><br>這兩種清單，是我們手上所有的球，有玻璃的也有橡皮的，每週我們必須定期檢視，看看每一個任務的發展狀況，只要你對任務的狀況能掌握，有時不採取行動並不會發生問題。大部份的人從未作過這個動作，因為他們並沒有停下腳步，認真的思考，結果不僅他們坐視了橡皮球變成玻璃球，還錯失了許多生命中的好機會，因為機會來臨時，他們手上有太多的玻璃球，導致沒有辦法把這些機會牢牢抓住，反而讓他流逝了。 <br><br>CH 8 面對枝微末節事件的肉搏戰 <br>兩個月以前，我決定好好整理我辦公室的文件系統，我事前擬定了詳細的計畫，準備了清潔工具、一大堆箱子及垃圾袋。我也切割了四小時的完整時間，開始進行這一場肉搏戰。 <br><br>一開始的進度並不順利，自己不停的動作，但是進度似乎進展的不如預期，但是，隨著時間累積，辦公室混亂的狀況開始出現轉機，我全神貫注的處理這件看似微小的事情。到了快結束的時間，我的動作越來越快，也出現了許多未來如何進行工作的靈感，我不得不一面整理，一面在小紙條上，寫下腦中不斷湧現工作點子。真是神奇，這就是David Allen所說，當我們整頓好那些枝微末節而浪費精力的事情，我們的心境自然提昇到更高的境界。在利用"優先次序"來處理工作時，我從來都沒有這樣的感覺，徹底清理我們工作、生活及頭腦中的枝微末節事件，我們的願景、目標自然就會浮現。 <br><br>結論 <br>有一句話叫做正本清源，意思是由源頭上清理，由根本上整頓。我從整理辦公室文件系統學到，GTD給予我們很強的規劃能力，我們也要有很強的執行力配合，做好清理及整頓的工作。也就是說，有了GTD的各種清單，還需要勤奮的努力，若沒能打敗這些枝微末節的小事，就是被這些事情所擊敗。 <br><br>朋友們，準備好捲起袖子，進行一場肉搏戰了嗎？<br> <br><br> <br><br>延伸閱讀<br><br>枝微末節的事情到底重不重要?<br><br>iGTD時間管理軟體介紹 59/100時間管理健身房<br><br>圖文並茂版<br><a href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12640324">http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12640324</a><br>

[ 本文最後由 twhsi 於 2007-7-24 20:41 編輯 ]

twhsi

沒問題，大家教學相長，彼此學習加油

lavens

這一陣子使用ThinkingRock（無奈受到windows的制約，短期內不能更換平台），覺得相較於iGTD，Thinkingrock也是施行GTD的好物，不過在使用修習時，總有些窒礙難行之處，希望在這些微妙處還能與twshi討論，互相切磋討論。

[ 本文最後由 lavens 於 2007-7-24 13:14 編輯 ]

twhsi

<<Ready for Anything>>的網路讀書會 第5，9 章 如何將open loop放到外部工具 五個流程及六個資料庫--58/100時間管理健身房


我們之前提到幾次OPEN LOOP，但是從來沒有將，如何把open loop，放到外部工具的流程及工具講解清楚，<<Readyfor Anything>>的第5及9章提到了相關的主題，我們也趁機將這個部份講一次，這裡面有些DavidAllen的理論，有些是我自己實做的經驗，大家可以參照<<Ready forAnything>>，結果第一，的書來看看。第五章，我著重在五個流程，第九章，我著重在六個資料庫。
第五章 GTD的五個流程
You must have the will to think.
--我的姑丈吳振和博士，很喜歡的話，是他Standford大學的教授送給他的。

GTD的五個流程是收集、加工整理、組織、行動及檢視，這五個流程其實是要把我們之前提過的open loop及腦海中許多的行動提示，清除到腦海以外的動作。
我們的大腦可以想像是一個容量有限的RAM（記憶體），如果我們把所有的承諾、約會、決定、懸而未決的事情等全部放到裡面，這樣子我們腦海理讓我們此時此課好好思考的空間就有限。
若是我們依照GTD的流程，將我們腦海中的open loop及這些行動提示，放外部的工具中，這樣子我們的大腦才能專注於眼前，好好思考當下我們要處理的這件事。

為了達到這個目的，我們就要收集所有的雜事，一一加工處理成行動，組織起來放到不同的行動提示系統（第九章會繼續討論），由行動提示系統中取出這段時間應改要作的行動，執行他，在每天、每週等定期，檢視我們作過的事情，並將改進的方法回饋到行動提示系統。平時有空時，也要不斷的更新系統，讓自己的系統和現實吻合，讓自己的內心，可以信任這個系統。持之以恆的採取上面的行動，您就可以成為一位時間管理的黑帶高手。
看到上面的紅字嗎？這些就是時間管理的流程，這些流程要一個個分開來作，每一個流程要當作是一個基本動作來做好。除此之外更新系統也很重要，系統更新包含了清空收件匣、更新下一步行動清單、更新任務清單等，每一次更新系統代表了我們對系統又增加了一次思考。


第九章 GTD的六個資料庫
在書中，David Allen一直要我們把事情記在外界的工具中，而不是記在頭腦裡面，但是那些東西要記在外部的工具中呢？我規劃了以下的六項，我稱為六個資料庫，前四項是david allen提到的，後兩項是我自己體驗出來的，第二到四項（下一步行動清單、任務清單、行事曆）合起來我取了一個名字，叫做行動提示系統。

1 收件匣
是我們雜事收藏的地方，還沒加工前的存放地點

2 下一步行動清單
已經加工過，並設定了場合及執行的時間，這部份的下一步行動事分成兩類
由雜事加工而來，這部份屬於水平檢視的部份，也就是只要做完這個行動，就不需要下一個行動
由任務而來，這部份屬於垂直檢視，也就是做完這個行動，會有其他的行動要作。
這兩部份的行動，我們用場合來組織，讓我們可以批次處理行動。

3 任務清單及其下一步行動
屬於垂直檢視的部份，也就是執行完一個行動後，還會有後續的行動。基本上，任務包含了三個部份，第一是預計任務的執行結果、第二是任務的下一步行動、第三是任務的支援資料。要有一些方式將之整合在一起（我目前是用mac上的一個程式IGTD，整合在我的macbook內），才不會花許多時間來回檢視.

4 行事曆
預定某一個時區內一定要作的事情，例如和女朋友約好要看電影的時間，在那段時間內絕對要作的事情

5 非線性的每日計畫表
我的每日計畫表，就需要每天事前看看行動提示系統（下一步行動清單、任務清單、行事曆），看那些事情一定要今天完成的，在有限的時間內，放入可以執行完的事情，這個過程我覺得很像剪輯影片的非線性剪接概念，在固定的時間長度內，放入不同的素材，完成一部感人的影片。

我們在一天的時間內，放入行事曆，某些下一步行動，推動某一些任務，將這一天變成一個有意義的一天，這就是非線性的每日計畫表。

6 晨間日記
這是我從日本的一本書"晨間日記的奇蹟"學來得，每天用excel來寫日記我已經寫了超過550天了，而這也就是每日檢視自己過的人生，並留下紀錄，以供檢視我也設定了每週檢視，及半年檢視，好好回頭省視自己的日記

結論
五個流程和六個資料庫結合起來，就形成了twhsi的時間管理系統，但是系統還需要搭配的工具，日後我們也會討論工具的問題。第五章時我們討論了五個流程的重要，第九章我們則討論了六個資料庫，這些原則讓我們把OPENLOOP放在外部工具時能有有系統的方法來作，我們很快也會分享六到八章，介紹另一個概念"枝微末節的事項"。

延伸閱讀
正式報名開始了 【高雄GTD時間管理與晨間日記研討會】96/08/18(六)
枝微末節的事情到底重不重要?
50/100 時間管理健身房 行事曆
49/100 時間管理健身房 水平及垂直行動管理
48/100 時間管理健身房 兩個下一步清單

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