[求助] 沒學過會計，使用 AM 記帳遇到的一些問題

Rophy

AM 其實我從 2.X 就開始用了，看到最近突然爆紅起來，我想趁機提一些我使用上的問題。

我幫 A 代買一台 NB，花了三萬："電腦" 記一筆支出是三萬，Payee 為 A。
過一陣子他把三萬給我了： "電腦" 有一筆 "負支出" 三萬，Payee 為 A。

這是我目前的作法，不知道這樣子我的觀念對不對？
但是這樣有個問題就是如果兩筆交易差了超過一個月，
那代付的那個月，支出會突然多了三萬，
他給錢的那個月，支出會突然扣掉三萬，
或者我應該分開兩個帳戶 "借"  & "貸" 才是正確的作法?

但如果我採用 "借" "貸" 的作法，就遇到了另一個問題：

我想查所有 Payee 債務情況為何"，
因此設一個 Filter 為 "Account = 借 OR 貸" ，然後切換到 Payee View，
結果在 Payee View 的借貸都是 0 (因為該交易只是 Transfer 而不是 Income/Expense)，
沒辦法一眼看到誰欠我多少錢。

結果目前我只好將 "借" "貸" 設成 Category，
但這樣一來收支表又會將這代買電腦的三萬算進去。
最近新版多了 "Treat Transfer In/Out Account as Income/Expense" ，
但我想設定了結果還是一樣，
沒辦法同時不算進收支表，又可以在 Payee View 裡看到？


(主討論串中間也有討論到會計，但是我看不太懂，所以想直接開個新主題來問)

wing

我的想法跟Edison類似（先說：我也沒學過會計，所以我的說法不見得是對的）

你幫別人先付錢，依我看：這是借出。
如果你是付現的話在AM應該選Transfer...
表示三萬元從Cash轉到「借出款項」
等到他把錢還給你，再從借出款項Transfer到Cash...

和支出、收入應該是沒有關係的。

hino

小弟學過幾年會計,班門弄斧一下,有錯尚請各位先進指正

今天的CASE其實在實務上是相當常見的情形,如果以我的習慣,我會做以下處理:
原始支付的分錄:

Dr. Suspense 30,000                  中文會用暫付款
Cr. Cash in Bank -30,000           中文為銀行存款,若為現金支付即用Cash

以Cash Flow Chart來看,交易發生時點Cash in Bank會減少30,000,而Suspense會增加30,000

後來收現時的分錄:
Dr. Cash in Bank 30,000
Cr. Suspense -30,000

其實只是把原分錄沖回而已,跟個人的損益無關

Edison兄所使用的"應收帳款"科目我會比較不建議使用
在會計上應收帳款大多是以銷貸為對方科目,而原PO Rophy的情形比較接近代墊款項,用Suspense會比較適合;不過若這種代買的情形很多,我建議用一個負債科目來代替,例如"應收代付款-XXX",一方面可以隨時查詢XXX截至目前為止欠了我多少錢(Account List),一方面可以查詢收現狀況(Transaction),例如:

應收代付款-XXX
                          transaction     balance
1/1   Opening                                    0
1/1   代買電腦   -30,000         -30,000
1/5   代買PDA     -18,000         -48,000
1/8   收現            30,000         -18,000
1/12 代買PSP     -10,000          -28,000  
1/20 收現            28,000                   0

有點類似以Account List代替Payee的味道

以上回答不知道有沒有幫到忙

VoodooMark

學過一點點會計，但沒用過AM，也說說我的看法。

我也很贊成Hino兄的看法。

樓主的做法，有一個基本的問題：

樓主記了一筆「電腦」支出三萬元，後來雖然在現金上他還給了你
現金雖然沖平了，
但是，在年底盤查「電腦」設備時，這一部NB，卻不見了，
因為其實這一部NB，從來不曾屬於你，

這會造成樓主本身的「電腦」支出的帳目不正確

應收帳款，一般在商業會計上，確實有其特別的定義─如Hino兄所言，
但由於個人本身不是從事商業，記載的又是個人的財務狀況，
所以在實際使用的情形上，我也是用「應收帳款」來代替「暫付款」
反正，只要是有人欠我錢，不論產生原因為何，都列為「應收帳款」

所以我是這樣記：

1. 買電腦時：
   應收帳款(或暫付款)  30000  ==>摘要可記：幫xxx買電腦
       現金                             30000

2. 朋友還錢時：
    現金   30000
          應收帳款(或暫付款) 30000

====>這樣的作法，就不會干擾到樓主本身的電腦設備支出帳目

[ Last edited by VoodooMark on 2005-12-7 at 12:22 ]

GAAP

Originally posted by Rophy at 2005-12-6 04:43 PM:
AM 其實我從 2.X 就開始用了，看到最近突然爆紅起來，我想趁機提一些我使用上的問題。

我幫 A 代買一台 NB，花了三萬："電腦" 記一筆支出是三萬，Payee 為 A。
過一陣子他把三萬給我了： "電腦" 有一筆 "負支出" 三萬，Payee 為 A。

這是我目前的作法，不知道這樣子我的觀念對不對？
但是這樣有個問題就是如果兩筆交易差了超過一個月，
那代付的那個月，支出會突然多了三萬，
他給錢的那個月，支出會突然扣掉三萬，
或者我應該分開兩個帳戶 "借"  & "貸" 才是正確的作法?

但如果我採用 "借" "貸" 的作法，就遇到了另一個問題：

我想查所有 Payee 債務情況為何"，
因此設一個 Filter 為 "Account = 借 OR 貸" ，然後切換到 Payee View，
結果在 Payee View 的借貸都是 0 (因為該交易只是 Transfer 而不是 Income/Expense)，
沒辦法一眼看到誰欠我多少錢。

結果目前我只好將 "借" "貸" 設成 Category，
但這樣一來收支表又會將這代買電腦的三萬算進去。
最近新版多了 "Treat Transfer In/Out Account as Income/Expense" ...

1.這個問題,問的非常好!!發問人Rophy應是AM箇中高手才對(你從AM2.X就開始用了,我是從3.X才開始用....你應該是我的前輩),你雖然學過會計,但能提出這個問題,其實你已俱備深厚的功力了.

2.前面幾位回覆者,我想並有真正回答到發問人Rophy,他們都只是單純提到沖帳.用資產負債帳戶來沖,而不要用收入及費用.

3.其實發問人Rophy應該也知道,因為他有說了,是因為要在Payee View看統計報表,才會設收入費用的,我在猜Rophy兄應該發現到AM在Account list(資產負債表)有BUG,因為我剛才馬上試驗了一下,在Account list對Payee進行Filter,竟然無作用.所以我斷定Rophy兄,應該是也有發現這點,才會想說設成Category(收入、費用)而不用Acoount帳戶(資產、負債),導致記帳方式不符會計原則.

發問人Rophy兄最主要的目的是要看到各帳戶Account裡,以Payee為分類的View(報表),如:『電腦帳款』這個帳戶(屬性為資產或負債),我想看對A、B、C三個人的統計表,該對他們3人收或付多少錢.
其實Rophy兄要看的這張表,在會計上叫做對象別的『科目餘額表』,對於一個學過會計的人,能夠把AM玩到這種境界,在下深感佩服!!
Rophy兄,雖然學過會計,但以小弟身受會計之毒來看,會計的功力已經非常雄厚了....也許你自己不知道..呵...

在AM這個BUG未解決之前,我只能找一個替代方式,幫你解決(雖然不是最好的)
1.為每一個對象設一個帳戶(Account),如:電腦帳款-A,電腦帳款-B,電腦帳款-C....(如果你常常幫不同人付各種不同的錢,用這種方式的話,帳戶會變的很多很繁雜....,但在BUG未解決之前,只能採此法)

2.將你上面所設定的帳戶,在Account list(資產負債表)中設定一個群組,可以取名叫PAYEE,以後只要點這個群組,你就可以用View(報表)的方式,很清楚的一眼就知道,該向那些人收多少錢了!!

3.最後,你可以把上面View的報表,加入自訂報表,取名叫『對象別-科目餘額表』(這個名字聽起來專業吧!!呵....)
有機會把你AM的這張表,拿給一些搞會計的人看,它一定會對你非常敬佩! 哈哈.....


PS.另外,我想廢話提一下,其實一個帳戶並不是只能有一個類別(資產、負債、收入、費用),例如:用一個名字叫【代收代付】,他可以同時是資產及負債,但怎麼判斷呢??看它的金額正負號來決定,所以記帳的帳戶也不用太侷限取什麼名字,自己記的爽才要緊

[ Last edited by GAAP on 2005-12-7 at 15:10 ]

Rophy

前面幾位的意思就是我幫人代買的錢應該要算到 "應收帳款"，而不是 "電腦" ，因為那台 NB 本身並不是我的，我本質上只是借錢給人，對嗎？

這樣的話我大概了解了。其實我本身就有設兩個 Category 叫 "借" & "貸" ，這個 "借" 意思跟 "應收帳款" 大概差不多，但是如我後面所述的， AM 本身的問題，讓這個　"借" 不論是設成 Category 或 Account　都會有問題，這部份可能還是得有用過 AM 的人才能懂 @@

Originally posted by GAAP at 2005-12-7 02:47 PM:

在AM這個BUG未解決之前,我只能找一個替代方式,幫你解決(雖然不是最好的)
1.為每一個對象設一個帳戶(Account),如:電腦帳款-A,電腦帳款-B,電腦帳款-C....(如果你常常幫不同人付各種不同的錢,用這種方式的話,帳戶會變的很多很繁雜....,但在BUG未解決之前,只能採此法)

2.將你上面所設定的帳戶,在Account list(資產負債表)中設定一個群組,可以取名叫PAYEE,以後只要點這個群組,你就可以用View(報表)的方式,很清楚的一眼就知道,該向那些人收多少錢了!!

3.最後,你可以把上面View的報表,加入自訂報表,取名叫『對象別-科目餘額表』(這個名字聽起來專業吧!!呵....)
有機會把你AM的這張表,拿給一些搞會計的人看,它一定會對你非常敬佩! 哈哈.....


PS.另外,我想廢話提一下,其實一個帳戶並不是只能有一個類別(資產、負債、收入、費用),例如:用一個名字叫【代收代付】,他可以同時是資產及負債,但怎麼判斷呢??看它的金額正負號來決定,所以記帳的帳戶也不用太侷限取什麼名字,自己記的爽才要緊

Account List 你不提我都沒發現有 bug @@
可是就算 Account List 能用，
利用 Filter 我還是只能一次看到一個 Payee 的借貸狀況吧?

我想要的其實是在 Payee List 可以一目了然我欠誰多少錢，
但是 Payee List 只有支出/收入，沒有轉入/轉出某帳戶多少錢，
所以我只好將 "借貸" 設成 Category。

你提出的方法好像是最可行的，Account Group 不知道是哪版加入的，我竟然都不知道 Account Group ，很久以前把東西都設定好後就很久沒再去摸新功能了  @@

照你這樣講的話，我想目前可能我會對每個會借來借去的人都直接以對方名稱設一個帳戶，再用 Account Group 來看。

Rophy

Originally posted by hino at 2005-12-7 09:48 AM:
Edison兄所使用的"應收帳款"科目我會比較不建議使用
在會計上應收帳款大多是以銷貸為對方科目,而原PO Rophy的情形比較接近代墊款項,用Suspense會比較適合;不過若這種代買的情形很多,我建議用一個負債科目來代替,例如"應收代付款-XXX",一方面可以隨時查詢XXX截至目前為止欠了我多少錢(Account List),一方面可以查詢收現狀況(Transaction),例如:

抱歉，這裡我聽不太懂，你提出的跟 Edison 提出的有什麼差別呢?
是指帳戶的名稱？

daily

在帳戶「應收帳款」的設定中，轉帳性質選擇「轉入視為費用」
並且，在「偏好設定」中，「收益/費用」的分頁中，
勾選「包含轉帳視為收益或費用的」「所有帳戶」

這樣，就可以在 Payee View 中看到各個 Payee 到底欠你多少錢了。
不想要看「轉入視為費用」或「轉出視為收益」時，到「偏好設定」
取消勾選，就回復正常了。

其實 Rophy 兄，你都想到了。
只是沒有試試看而已。  

[ Last edited by daily on 2005-12-8 at 10:27 ]

daily

接上...
若是某個 Payee，有些是「支出傳票」有些是「轉帳傳票」
即然是「支出傳票」，意思就是費用、就是請客，不能再要回來。
如果是「轉帳傳票」，就是事先講好，欠錢要還的。

在 Payee View 中，如果同上一樓的設定，會將支出傳票與轉帳傳票都加在一塊，
那麼就看不出，Payee 是欠多少錢了。
這時，只要設一個「篩選器」，設成只列出「轉出」或「轉入」兩種傳票，
就可以看到這個 Payee 還欠多少？或溢多少了。

hino

Originally posted by Rophy at 2005-12-8 01:00:


抱歉，這裡我聽不太懂，你提出的跟 Edison 提出的有什麼差別呢?
是指帳戶的名稱？

您好,我大概的意思是這樣子的...

應收帳款的相對科目通常是銷貨收入
應收代付款的相對科目通常是已經知道的收入,但非銷貨
暫付款的相對科目通常是不確定的科目,不見得是收入

假設我是開漫畫書店的,門口無料提供某乙擺轉蛋機,轉蛋中盤商常常會直接到店裡補貨,我暫時幫他墊款

Case 1. 今天我賣了一些書給某甲,總共360元我會做下列分錄:
借貸    會計科目         摘要                 金額
   Dr.    應收帳款       某甲                     360
   Cr.    銷貨收入       庫洛洛軍曹        -360

用應收帳款及銷貨收入的原因是因為我主業是在賣漫畫書的

Case 2.今天剛好中盤補了一批轉蛋,總共1000元,我會做下列分錄
借貸/C   會計科目                    摘要                         金額
   Dr.    應收代付款-某乙      庫洛洛系列二包          1,000
   Cr.    現金                          ---------------------         -1,000

用代收款的原因是因為我不是在賣轉蛋的,我也沒有從轉蛋機中抽成
所以無關我的損益項目,但因為常常會有與某乙的往來,
所以設一個科目為"應收代付款-某乙",方便我檢視餘額及增減變動

Case 3.今天隔壁飲料店老板某丙的房東來收飲料店的攤租,剛好某丙沒開門,我心想房東大老遠跑來,就先墊一筆錢給他,等改天再和某丙收錢,我會做下列分錄:
借貸/C   會計科目              摘要                 金額
   Dr.    暫付款           代墊某丙攤租            6,000
   Cr.    現金               -----------------            -6,000

用暫付款的原因是這種交易一年可能發生不到三筆,我不太需要特別為某丙開一個科目,有發生時用暫付款入帳即可


我的想法大概就是這樣,不知有沒有越講越花

[ Last edited by hino on 2005-12-8 at 14:05 ]

Rophy

Originally posted by daily at 2005-12-8 10:10 AM:
在帳戶「應收帳款」的設定中，轉帳性質選擇「轉入視為費用」
並且，在「偏好設定」中，「收益/費用」的分頁中，
勾選「包含轉帳視為收益或費用的」「所有帳戶」

這樣，就可以在 Payee View 中看到各個 Payee 到底欠你多少錢了。
不想要看「轉入視為費用」或「轉出視為收益」時，到「偏好設定」
取消勾選，就回復正常了。

其實 Rophy 兄，你都想到了。
只是沒有試試看而已。  

[ Last edited by daily on 2005-12-8 at 10:27 ]

我做了以下步驟：
1. 開一個帳戶名為 "借貸"
2. "借貸" 的 Transfers 屬性設為 "Transfer-ins are expenses"。
3. Perferences 裡，"Income and Exepense" 勾選 "Include transfers to or from : All accounts"。
4. 新增一筆交易： Transfer $1 from "現金" to "借貸"，Payee 為 "小明"。
5. 開啟 Payee List

這時看到的還是全部的 Income/Expense，
filter 要怎麼設才能只看到 "借貸" ?

daily

Originally posted by Rophy at 2005-12-8 03:36 PM:


我做了以下步驟：
1. 開一個帳戶名為 "借貸"
2. "借貸" 的 Transfers 屬性設為 "Transfer-ins are expenses"。
3. Perferences 裡，"Income and Exepense" 勾選 "Include transfers to or from : All accounts"。
4. 新增一筆交易： Transfer $1 from "現金" to "借貸"，Payee 為 "小明"。
5. 開啟 Payee List

這時看到的還是全部的 Income/Expense，
filter 要怎麼設才能只看到 "借貸" ?

1. Menu: Data/Filter Manager...
2. New. Name: Transfer Out/In
3. Expression. Add condition... Transfer Out，再一次 Add Condition... Transfer In
4. Menu: Data/Filter... 選 Use saved filter: Transfer Out/In
5. OK，即可

GAAP

Originally posted by daily at 2005-12-8 10:10 AM:
在帳戶「應收帳款」的設定中，轉帳性質選擇「轉入視為費用」
並且，在「偏好設定」中，「收益/費用」的分頁中，
勾選「包含轉帳視為收益或費用的」「所有帳戶」

這樣，就可以在 Payee View 中看到各個 Payee 到底欠你多少錢了。
不想要看「轉入視為費用」或「轉出視為收益」時，到「偏好設定」
取消勾選，就回復正常了。

其實 Rophy 兄，你都想到了。
只是沒有試試看而已。  

[ Last edited by daily on 2005-12-8 at 10:27 ]

這個問題,想不到也可以激起這樣的作法,我覺的daily兄的做法,比我高明多了..我建議常需用幫人代收代付的人,可以採此法.
其實AM的 Transfer Out/In  ,並不是要做這個功能的,但卻可以讓我們想出這種應用...哈哈,原本我一直覺的 Transfer Out/In是永遠也用不到的東西...想不到竟然會有如此神奇的應用.
其實,我覺的應該是作者在設計 Transfer Out/In時,還好在payee的View中,把Total欄位給留下來運算,我們才會看的到.但它的目的不是在這裡..哈哈..
我覺的它在Payee的view中,應該能讓user選擇是否包含account 或categories,才是最好的方式,不過daily兄已經提到,我們可以再反向把它filter..哈哈..真的是蠻好玩的...,AM的filter真是太好用了.

Rophy

Originally posted by daily at 2005-12-8 04:25 PM:

1. Menu: Data/Filter Manager...
2. New. Name: Transfer Out/In
3. Expression. Add condition... Transfer Out，再一次 Add Condition... Transfer In
4. Menu: Data/Filter... 選 Use saved filter: Transfer Out/In
5. OK，即可

感恩啊，終於成功了。
我當初會用 AM 就是看中它的 Filter ，想要做到這個功能，
可是一直都做不到，因為以前沒有 "Treat transfer in/out as expense/income" ，
只好將借貸設成 category，後來也就沒有再去研究新功能是否能做到了。

ContaxG2

謝謝GAAP兄做的教學網頁,
實在是用心...造福了像我這般無會計底子的使用者,,

daily

Originally posted by sea2005 at 2005-12-13 01:09 PM:
AM对于代买，借入的金额处理上来讲，效果不太好，感觉就象突然天上掉下3W元一样，过几天又突然自己损失了3W。
我觉得这方面PMT做得不错。

你說的情況與科目的設置有關 (資產、負債 VS 費用、收益)。
跟 AM 或 PMT 無關，AM 與 PMT 是同樣的。