[GTD]時間管理的黑帶高手 由分派到排程

twhsi

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<p><a title="0067.JPG" href="http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/335624717/"><img alt="0067.JPG" src="http://static.flickr.com/66/335624717_427b3947bf.jpg" border="0" height="210" hspace="0" width="401"></a></p>
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<p>一段時間沒有寫時間管理的文章了，原因不是最近停止思考時間管理的問題，相反地，是因為又有一些新的想法，但是還沒能完全沈澱下來，因此反而寫得少。我們今天補充以前的時間管理概念，說明由"分派"到"排程"的過程。</p>
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<p>要說明的第一個概念是"分派"。</p>
<p><a title="0063.JPG" href="http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/335624497/"><img alt="0063.JPG" src="http://static.flickr.com/152/335624497_b43b557925.jpg" border="0" hspace="0"></a></p>
<p>分派這個概念在GTD這本書之中稱之為"組織"，原文是"Organize"。我以前在看原著這個段落時，真的是看的迷迷糊糊的，實在是看不懂。其實"Organize"概念是很簡單的，當我們收集回來各種雜事後，先要將雜事加工成可以放入系統的型式，這個型式GTD英文版稱之為Reminder（備忘），這些Reminders要放到系統中不同的資料庫，這個放置的動作叫做"Organize"，我稱之為"分派"，這也是我們今天要討論的第一個主題。</p>
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<p>今天介紹的第二個概念是"排程"，也就是制定工作清單。</p>
<p><a title="0066.JPG" href="http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/335624673/"><img alt="0066.JPG" src="http://static.flickr.com/161/335624673_5f147f9d27.jpg" border="0" hspace="0"></a></p>
<p>我們"分派"到不同資料庫的Reminders，有些是今天預計要完成的。我們將之挑選出來，分配在一天的工作計畫之中，這就是"排程"。若我們每天依照"排程"後的清單執行工作，其實會前輩增強我們的效率。</p>
<p>接下來就來介紹這些不同的資料庫，當我們分派任何Reminders前，要先架構好我們的資料庫系統，否則就會放的亂七八糟。我自己將這些資料庫分為三大類，</p>
<p><strong><font color="#ff0000">1. 每日排程用的到的資料庫</font></strong></p>
<p><strong><font color="#ff0000">2. 靜態資料庫</font></strong></p>
<p><strong><font color="#ff0000">3. To BE清單</font></strong></p>
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<p><a title="0065.JPG" href="http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/335624619/"><img alt="0065.JPG" src="http://static.flickr.com/149/335624619_850edc6bf4.jpg" border="0" hspace="0"></a></p>
<p><strong><font color="#ff0000">1. 每日排程用的到的資料庫</font></strong></p>
<p>這是我們這篇文章的重點，下面的四個資料庫，提供我每天要做的行動提示或相關資料。</p>
<p>a. 行事曆 ：代表我們每天的約會，行事曆可以架構出我們每天不同時區，再依照不同時區分配工作事項，完成工作計畫。
</p><p>b. 任務及NAs :這是我們的任務清單及任務相關的NAs （下一步行動清單），我用BONSAI連結TODO資料庫來作這個部份。我們挑出今天預計完成的todo事項，放到各個時區的工作計畫中。
</p><p>c. 零星NAs ：這是一些零星的承諾，工作事項的NAs （下一步行動清單），我用DIDDLEBUG這個程式作收件匣。所以若是較為複雜的計畫及工作，我才打字到BONSAI連結TODO來管理，簡單的我就放在DIDDLEBUG當作待辦事項清單來檢視。也是挑出今天要完成的事項，放到各個時區的工作計畫中。
</p><p>d. 43 Folders：取出今天的FOLDERS，裡面的物品都是預計今天採取行動的相關資料（例如今天預計要繳的信用卡帳單）。上面三項都是可以採取行動的行動提示，這一項是與本日相關的文件資料或實體物品。
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</p><p>當我們從以上四個資料庫拿出今天的行動提示或相關資料，我們就開始進行今天工作計畫的排程，為我們豐富及充實的一天準備。每天都能做好排程的工作，我們就能稱得上是<font color="#ff0000">時間管理的黑帶高手</font>了:&gt;
</p><p>  
</p><p>下面介紹的兩大類資料庫，則提供其他補充資料，但不是每天都需要要到，所以將之切開來。
</p><p><a title="0064.JPG" href="http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/335624543/"><img alt="0064.JPG" src="http://static.flickr.com/125/335624543_bb644817fb.jpg" border="0" hspace="0"></a></p>
<p><strong>2. 靜態資料庫</strong></p>
<p>包括了SOMEDAY/MAYBE清單，通訊錄，親友生日清單（每個學生生日我都會寫卡片給他），文件資料庫，任務的補充資料，一些事項的標準作業程序（SOP）資料，購物清單，借出/借入物品清單(我喜歡借給人書，也喜歡借別人的書)，文章的點子(寫討論區文章)等。</p>
<p>這些清單都應該要有獨立的資料庫放置資料，有需要時，才能立即找到，加以處理。</p>
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<p><a title="index_8" href="http://www.flickr.com/photos/39766295@N00/268861951/"><img style="margin: 0px;" alt="index_8" src="http://static.flickr.com/81/268861951_591cadaa4d.jpg" border="0" height="104" hspace="0" width="112"></a></p>
<p><strong>3. To BE清單</strong></p>
<p>也就是使命宣言，長期目標，每個角色的四大需求檢討，每週檢視時會用到這個部份。</p>
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<p>上面兩類資料庫的架構方式，以後的文章還會作介紹。</p>
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<p>結語</p>
<p>很有意思的是GTD這本書反對作每日工作清單，作者David Allen認為只要有行動提示就好了。主要的原因是，清單上的事情常常都沒有做完，導致每日工作清單需要不斷的抄寫，且更有可能因為雜事太多，耽誤了重要事情的進行。</p>
<p>但是我深思之後，運用PDA將資料數位化便不需重複抄寫，只要重設行動提示時間，就可以避其害而取其利，大家可以集思廣益想看看，這篇文章只是一系列文章的開端，大家繼續努力吧:&gt;</p>
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<p>延伸閱讀：
</p><p style="color: Blue;"><a href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/6413601?st=c&amp;re=list&amp;p=2&amp;w=510581">2/100 時間管理健身房 每日工作清單的運用</a>
</p><p style="color: Blue;"><a href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/8895439">35/100　時間管理健身房 Diddlebug實戰篇補遺</a>
</p><p style="color: Blue;"><a href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/8530382?p=2">如何成為時間管理的黑道高手</a>
</p><p style="color: Blue;"><a href="http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/8715158">如何成為時間管理的黑帶高手—Diddlebug實戰篇</a>
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[ 本文最後由 twhsi 於 2006-12-29 16:52 編輯 ]

jedij

好文！

可以提個小意見？
「零辛」好像應該是「零星」筆誤？！

零星
<1>零散不成整數。福惠全書˙卷八˙錢穀部˙漕項收兌：「米既零星折耗，不免分頭照應，耳目難周。」紅樓夢˙第五十五回：「不過零星雜項使費，也滿破三五千兩。」
<2>星名。主農事。淮南子˙主術：「君人之道，其猶零星之尸也。」後漢書˙卷八十五˙東夷傳˙高句驪傳：「好祠鬼神、社稷、零星，以十月祭天大會，名曰『東盟』。」

twhsi

jedij
謝謝您，已經修正了

twhsi

各位好朋友
我們第八個習慣討論區的預定在台中辦網路讀書會聚會
http://groups.google.com/group/8habit

預計的地點在東海書苑
時間為下午兩點到五點左右

主題之一為GTD，由我主講
其他主題未定
聚會的討論見下
http://groups.google.com/group/8 ... 85#71f282b6732d7f85

由於場地有限，有興趣的朋友可以在提早報名
最好是在第八個習慣討論區報名，
謝謝大家

期待當天和喜好時間管理及閱讀的朋友們交流

twhsi

也在此分享我寫的一篇文章
裡面有一些心智圖軟體的運用以及任務清單的使用心得

43/100 時間管理健身房 任務清單
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/9932804

twhsi

這裡有一篇新文章，也請GTD同好看看，

44/100 時間管理健身房 排程
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog

twhsi

我的時間管理健身房也新增了四篇文章，
請大家指教

45/100 時間管理健身房 2007.2半年檢視

46/100 時間管理健身房 Why GTD？

46/100 時間管理健身房 45/15法則

47/100　時間管理健身房　學習