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[GTD]2007年6月 twhsi時間管理健身房

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發表於 2007-6-14 08:36 |只看該作者 |倒序瀏覽
55/100 時間管理健身房 5.26研討會後心得


5/26的GTD研討會﹐讓我的GTD功力也進步了一些﹐為了讓自己講解的GTD能夠盡量套用在所有人的身上。我也有機會重新思考了我的系統﹐並提出一些新的想法。以下是我課前課後思考後的心得﹐也請多多指教。

1)行動提示系統
在準備研討會的過程中﹐我讀了很多次DAVID ALLEN的另外一本著作"Ready for anything"﹐我發現他屢次提到一個名詞"Reminders system"﹐意思是指當雜事加工成行動後﹐我們會產生的一堆行動提示﹐有些會放入行事曆﹐有些放入任務清單﹐有些則進入了下一步清單等。
也由"Reminders system"﹐我有了行動提示系統的想法。我目前的行動提示系統包含了任務清單及其行動﹑行事曆﹑下一步清單等子系統﹐這些行動提示﹐就可以群組織的很好。任何人都可以利用GTD的系統﹐但是每個人的行動提示系統都可以有所不同。
例如﹐EMAIL多的人﹐就可以在行動提示系統中加入一個EMAIL子系統﹐有些人電腦文字檔案的量很大(如作家等)﹐就可以加入電腦檔案的子系統﹐有些人實體文書檔案的量很大﹐也可以加入如DAVID ALLEN所提到的檔案管理系統(43FOLDERS)﹐群組成自己的行動管理系統。
這樣一來﹐不同的人可以運用同一個GTD系統﹐但是設計不同的行動提示子系統﹐這樣子就可以變成自己量身訂做的系統了。

2)配合精力管理的每日計劃
研討會的前後﹐我注意到DAVID ALLEN提出了﹐選擇行動的四個評量標準--場合﹑時間 ﹑精力﹑輕重緩急。也讓我重新留意到精力的重要﹐後來﹐我繼續研讀精力管理這一本書﹐經過了這一個月來的閱讀及實踐﹐我發現在每天的每段時區中進行精力管理的重要。
因為GTD功力提昇後﹐其實很少會有擋住自己的問題﹐問題是自己的心態上或體力上疲倦了﹐雖然空有時間﹐但是總提不起勁來做事情。精力管理正好彌補這個空缺。
以我自己為例子﹐以前我到下午三點以後﹐總是覺得很累或是頭痛﹐也有很多同事和我反應他們會有這個問題。後來我藉由調整自己的用餐次數﹐少量多餐﹐並在下午排一個到PLAYGROUND去健走的行程﹐讓我下午的精力狀況改善很多。不僅如此﹐我更能用那些原本很累的時段﹐繼續處理棘手的任務。我最近也藉著觀察安親班的小朋友午睡﹐瞭解他們中午休息對下午學習狀況的影響﹐以後有具體成果再和大家報告。
3)簡化的GTD系統
藉著這次研討會製作POWER POINT﹐我也架構了一個不同於DAVID ALLEN的GTD系統流程圖﹐但是演講完之後﹐我又將之更為簡化了。

裡面有四個資料庫收件匣﹑行動提示系統﹑計劃﹑晨間日記

有五個流程來管理資料庫之間的資料傳遞﹐分別是收集﹑加工及群組織﹑排程﹑檢視及回饋。
這樣子我也可以更加簡明得來敘述自己的系統﹐希望能讓更多的人來運用GTD。

結語
我發現﹐每一次我講解GTD系統﹐也讓我自己能夠對GTD系統有更進一步的瞭解﹐更是增加自己的生產力。目前﹐高雄的富爸爸·創業模擬商學苑正在和我討論八月份的公開演講事宜(預定為8/25)﹐屆時南臺灣的朋友如果有興趣﹐就可以前往參加﹐﹐我也會再公佈演講的一些詳細事宜。

修正一下:這個課程並非"完全免費",而是要收場地費和講義費,但是我自己講師是不收費的。

延伸閱讀
48/100 時間管理健身房 兩個下一步清單
49/100 時間管理健身房 水準及垂直行動管理
50/100 時間管理健身房 行事曆
53/100 時間管理健身房 我的精力儀式及<<能量全開>>

圖文連結
臺灣
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12083756
大陸新浪
http://blog.sina.com.cn/u/59105b6b010008is

[ 本文最後由 twhsi 於 2007-6-15 06:29 編輯 ]
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    發表於 2007-6-14 09:25 |只看該作者

    Re: [GTD]2007年6月 twhsi時間管理健身房

    好課程,推一下~~
    twhsi的分享很棒喔!!
    現在也將您分享的45:15應用在工作上了
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    發表於 2007-6-15 06:37 |只看該作者

    Re: [GTD]2007年6月 twhsi時間管理健身房

    感謝您特別由台北趕到台中來上課
    那天就是您和IOWEI從台北遠道而來

    45:15法則確實是很有用的工具
    能夠做到時區管控,也可以讓我們家庭及工作更加平衡
    我們繼續努力
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    發表於 2007-6-16 06:34 |只看該作者

    Re: [GTD]2007年6月 twhsi時間管理健身房

    讀到一本好書,真是一件幸福的事情



    最近在讀一本簡體字版的翻譯書<<結果第一>>
    這本書是David Allen第二本著作<<Ready for anything>>的翻譯本
    可惜的是,這本書並沒有繁體中文版
    於是趁著買<<精力管理>>的時候,順便買了來



    這本書不像<<Getting things done>>一樣結構嚴謹,
    而是由52篇文章所組成,而且是用類似散文的語調寫成
    而且翻譯的人並不大懂GTD,所以看起來有點辛苦
    因為我以前就買了<<Ready for anything>>原著,
    所以我還常常對照原文本來看
    但是,這本書對於已經運用GTD數年系統的我,真的是一本好書
    每讀幾個章節,就覺得有恍然大悟之感


    這本書比較由整體的角度來講解GTD這個系統
    利面充滿了運用系統時自己的心得體驗

    我之前提到過的"Reminders System"就是在<<Getting things done>>沒有提及
    但是在<<Ready for anything>>有許多討論
    其他如任務清單、運用系統和他人的互動等議題,也有很精彩的描述,
    目前我還沒有讀完全書,以後會一一配合自己的經驗
    和大家分享

    讀到一本好書,真是一件幸福的事情,特此為文

    延伸閱讀
    (台灣)
    55/100 時間管理健身房 5.26研討會後心得
    (大陸)
    55/100 時間管理健身房 5.26研討會後心得

    圖文並茂版本
    http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12104518
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    發表於 2007-6-16 06:49 |只看該作者

    Re: [GTD]2007年6月 twhsi時間管理健身房

    有什麼狀況是可以同時作小事的呢?

    在台灣大學 ptt bbs 的時間管理版上
    有人提出問題,下面是我的答案

    引述《olleh (hello)》之銘言:
    : 在大事上,專心是讓事情有效率的方式
    : 在小事上,同時作是讓時間有效率的方式
    : 有什麼狀況是可以同時作小事的呢?
    : 請各位達人提供一些意見。

    我覺得小事要依照屬性不同做批次處理,這樣子才可以很有效率
    以我自己的經驗,所有的雜事都可以用這五個場合來轉變成行動

    +  自己動手做
    *  當面溝通
    &  打電話或傳簡訊
    #  思考/規劃
    @  電腦前的工作

    當我遇到事情時,就把事情拆解成這五種事情的其中之一(複雜的事情,可能很多項)
    並且整理在我的pda中
    當我檢視時,可以把同類的事情一起做

    例如
    有五個要打的電話,一起打
    有三件用電腦才能處理的事情,一併完成

    這樣子小事情就可以處理的很有效率
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    發表於 2007-6-20 10:13 |只看該作者

    Re: [GTD]2007年6月 twhsi時間管理健身房

    時間的確切性及行為的精確性
    最近我在閱讀的<<精力管理>>已經快看完了,裡面有許多精彩的見解,其中之一,就是"時間的確切性及行為的精確性"。

    這一個小章節引用了許多心理學的實驗證明,當我們確定了一件事情,會在何時及在哪一個地點被處理,會大幅增加自己去執行這件事情的機率。

    例如說,有一個研究是讓一些女性下個月進行乳房自我檢查。

    第一組被要求寫下要做她們預計要做乳房自行檢查的時間及地點

    第二組則無須寫下這件事情,但是兩組參與人員都承諾下個月會做這件事。



    研究的結果發現

    第一組有接近百分之百的參與者,做了乳房自我檢查,

    但是第二組則只有百分之五十三。



    看了<<精力管理>>這個段落,我想到我寫過的一篇文章

    如何成為時間管理的黑帶高手—Diddlebug實戰篇



    我自己運用treo上的diddlebug程式已經超過三年了,每一件雜事,進入diddlebug這個收件匣後。我會在清空收件匣的階段,為這件雜事,加上要做的日期時間,並改寫成可以執行的行動及做這件事的合適場合。日積月累下來,我發現自己做事情的品質大幅度的提昇。不僅如此,對自己及別人的承諾,做到的比例也增加許多,並進而增加了自信及別人的肯定。

    讀了<<精力管理>>這篇"時間的確切性及行為的精確性",我才發現,我在不知不覺中,已經養成立刻把雜事加工成更容易被完成的狀態,並在diddlebug中,定時提醒自己,所以我完成事情的比例自然就提高許多。



    我要求自己,要維持這個好的習慣,這樣的益處是,自己會能用越來越少的努力,卻能建立越來越多的好習慣。

    我們一起加油。



    延伸閱讀

    53/100 時間管理健身房 我的精力儀式及<<能量全開>>

    如何成為時間管理的黑帶高手—Diddlebug實戰篇

    有什麼狀況是可以同時作小事的呢?


    本文圖文連結版
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    發表於 2007-6-28 14:40 |只看該作者

    Re: [GTD]2007年6月 twhsi時間管理健身房

    枝微末節的事情到底重不重要?
    看<<結果第一>>這本好書,看到前幾章節,David Allen常常要我們處理好枝微末節的小事,說處理好這些事情,才可以專心一志的處理當前的突發狀況及規劃未來的遠景。

    枝微末節的小事,怎會會這樣,這樣子不是和20/80定律完全背道而馳嗎?20/80定律要我們專心投注於重要的事情,為什麼David Allen偏偏反其道而行,看了好幾遍<<結果第一>>,這個概念還提到好幾次,應該不是他寫錯了。



    沈澱了許久,才發現David Allen是對的,20/80定律也是對的。

    當我們收集了雜事之後,每一個枝微末節的小事都應該被加工處理,或是丟到垃圾桶,或者是加工成行動,否則這些事就會佔據住我們意識及潛意識層面,否則"修理輪胎"和"評估收購xx公司"在潛意識佔據了一樣的空間,反而讓我們無法行動。但是一旦這些事情被加工成行動後,這時20/80定律就派上用場,重要的事情先做,其他事情可以緩一點。這樣子做事的生產力才能增加。



    <<結果第一>>裡面有許多針對時間管理的深入討論,這不過是其中一個例子,目前在GOOGLE論壇中,我和一群朋友也準備開始舉辦一個<<結果第一>>的網路讀書會(見下連結)。有興趣的朋友也歡迎一起參加。

    想成立READY FOR ANYTHING的網路讀書會



    延伸閱讀

    讀到一本好書,真是一件幸福的事情

    49/100 時間管理健身房 水平及垂直行動管理

    48/100 時間管理健身房 兩個下一步清單

    圖文超連結版本
    http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12326247
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