2007年2月,我在香港買了我的macbook,一直到今天,幾乎每天工作都離不開她,和Treo 650一樣,是我最佳的工作夥伴。我知道很多人買了蘋果電腦只用來處理多媒體一類的檔案,在我個人看來是覺得可惜了點。我深深認為蘋果電腦作為一台商務工作機,可以增加許多生產力。
隨著對蘋果電腦操作的熟練度增加,我也發現了許多好的軟體,每一個都可以讓我們的生產力增加,今天就讓我們來介紹一下這些軟體,及我運用的方法。
1. 晨間日記:我用 MS Office for mac中的EXCEL來寫晨間日記,也可以轉到PC上面寫,很方便。
我使用的版本是2004版,相當好用,有時候朋友寄來的Word、EXCEL、Power point檔案,就可以直接開啟並編修。
我最常用的軟體是EXCEL,因為我每天都要寫晨間日記。到今天,我已經累積了874篇日記了,上圖是5/24的日記,我帶了全家去中興新村玩,看到美麗的夏荷,吃了好吃的美方芋仔冰,是不是生動又有趣呢?
寫晨間日記,不僅讓我們回顧之前的一天,更能留下我們生命的記憶,我預備寫一輩子的晨間日記,日日檢視自己的幸福人生 :>
b. iGTD:免費軟體,用來管理我的任務清單
蘋果電腦上面有許多優秀的免費軟體,iGTD就是ㄧ例。
我利用iGTD來管理我的任務清單,左邊藍色處,是我目前所有的任務,右上角的部份,就是任務接續的下一步行動(這裡是所有任務的下一步行動),右下角是單一行動的補充行動資料。
整個版面簡潔而有效,我也曾經為文寫了一些iGTD的文章,有興趣的朋友可以看看。
iGTD時間管理軟體介紹59/100時間管理健身房http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12624685
c. Taskpaper:管理比較複雜的任務,我利用Taskpaper來分析
大多數的任務屬於直線型任務,用iGTD管就好了,但是有些任務有比較多的面向,就需要利用一些任務規劃工具。
舉例來說,假如和女友求婚成功,要籌辦婚禮,就要開始學習任務規劃,因為辦好一場婚禮,牽扯許多面向,需要和大量的人溝通,用任務規劃工具來管理會簡化許多流程。
Taskpaper是一個小巧的任務規劃軟體,但是我時常運用他來規劃任務,他的表現也從不讓我失望(上圖是三個任務規劃,是不是一目瞭然)。我利用紅色的標題,來做大項目的標題,黑色小字表示行動的內容,Taskpaper有check box的功能,做完的事情就可以打勾。整個程式非常簡明,讓我們推動任務有如行雲流水般流暢,雖然不便宜(18.95美金),卻讓我愛不釋手。
d. Firefox:分頁功能,書籤功能,同文堂繁簡切換等,都是我最常用的功能。
Firefox是我在mac上面的瀏覽器,功能很強大,缺點是有時有點不穩定,耗用系統資源也高了些。
但是我還是沒有辦法脫離Firefox的原因是,他的插件很方便,尤其是同文堂,可以讓我瞬間切換網頁成繁體或簡體中文,對於在兩岸都要發表文章的我,幫助很大。除此之外,優秀的分頁瀏覽功能,書籤管理功能都讓我在上網時節省許多時間。
最近看好友蘋果核,用Safari非常流暢,也很心動,如果有替代同文堂的方案,我還真想跳槽呢 :>
e. 通訊錄+Skype+名片王:讓我節省下許多電話費及行銷廣告費用
我的通訊錄中的資料很多,也是我一大行銷利器。一般而言,通訊錄中最重要的資料是行動電話及電子郵件,這兩者一定要具備。除此之外,就是要做好關鍵字管理(有人叫做CRM),讓自己可以利用通訊錄中的資料,迅速找到要聯絡的人或寄出電子信。
我的朋友Darren說"Skype是全世界做生意的人都要用到的東西。",因為skype低廉的通話費(有時根本免費),大幅降低聯絡的成本。因此連結通訊錄及skype,我們就可以用很低的成本,聯絡到需要聯絡的人。之前我到大陸辦研習會,就是靠skype聯絡,節省可觀的金錢。
最近我也買了一台蒙恬出品的名片王,因為自己的名片越來越多了,有了名片王,掃瞄輸入時快速又充滿樂趣,一大堆名片不再成為自己的負擔,在此也推薦喔。
自從上了我們青商會阿寶哥的課程,我也開始寫每月電子報寄給好朋友。這時我才發現整理好通訊錄,就是整理好自己的人脈,也建議大家要重視這個部份。
對了,我有一些execl的名單要匯入通訊錄,一直覺得很麻煩,若是有知道如何做的人,還請協助或告知喔。
f. 心智圖軟體:如果一件事情或任務還沒有頭緒,抓不到重點,我用心智圖軟體來整理,選擇很多,我習慣用的是mindmanager。
上面介紹的Taskpaper,有人稱階層式軟體,類似pc上面檔案總管的架構,適用於已經成型的計劃,監督下一步行動是否確實執行,有很好的效果。Mindmanager 一類的心智圖軟體,我覺得是一種發散型的軟體,當整個事情還不大明朗,我就會開一個檔案,把自己的想法倒上去,就像是我們手上握有很多小碎片,卻還看不出拼組出來的圖像,利用心智圖的方法,一片片拼組成一個大的圖像。
利用心智圖軟體,很快就能將自己腦中的想法組織起來,是一種很好的思考工具。Mindmanager是商業軟體,價格很貴,據我所知道也有許多心智圖免費軟體(如Freemind),大家可以參考選用。
g. macmoney:用這個軟體來記流水帳
有一個朋友和我說"記帳雖然辛苦麻煩,但總比沒錢用好。",這句話說得不錯,學會管理好自己的財務,才可能有幸福的人生。
目前我每天會記帳在收集工具中(老婆也是),早上時一併打字到macmoney這個軟體中。這個軟體作為流水帳軟體還不錯,但是功能太過陽春了一點。
也請大家介紹記帳及財務整合軟體,不用到Quicken這麼複雜,但是要有資產負載表、收支表功能,感謝。
h. 倒數計時軟體:我用這個軟體來做工作進度管控及有時要用無敵星星原則時使用。
我覺得倒數計時軟體也是我每天一定會用到的軟體,目前我使用的是一種Dashboard軟體3-2-1。
當時間一到,3-2-1就會跳出來,提醒我要做下一件了,很方便。每次都有人會問我PC上面的對應軟體,很多人推薦下面這個
Mr. Egg Timer * (Win95/98/ME/NT/2000/XP) 倒數計時軟體
一個德國人開發的倒數計時軟體,可以從1-999分鍾開始倒數,是筆者見過最小及最方便使用的倒數計時軟體。
http://www.smtpbuddy.com/dwn/countdown.zip
結語
看到很多好用的工具,很多朋友都會很興奮的一一嘗試,但是就如同前一篇網友Danny所說,想要達到行雲流水的境界,熟練度很重要。雖然提到的是蘋果電腦,但是很多在PC上面都可以找到功能類似軟體,下一篇還是會介紹一些蘋果電腦的用法,還請期待。
[ITM]社群中,裡面也有一個我愛吃蘋果小組,主持人是蘋果核,是我的蘋果師父,也歡迎大家參加這個小組喔。
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