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[GTD] 關於任務清單,您搞清楚了嗎?

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發表於 2008-7-23 07:42 |只看該作者 |倒序瀏覽
各位PIL的好朋友

呵呵,先用一個疑問句標題,讓大家進來討論 :>

目前
幸福行動家 線上課程已經進入了任務清單的討論

這一個部份不論是實務工具的運用上,以及理論面上都是比較進階的部份
之前的討論中,我發現許多朋友已經有長期執行任務清單的經驗

我覺得有必要拋磚引玉
讓大家在這個部份有所撞擊,相信會有許多火花濺出
期待大家針對任務清單的部份給予經驗分享及各種討論

感謝 :>


-----------------
幸福行動家 線上課程(38)任務清單 184/200




"永錫,我還是搞不大清楚任務清單和下一步清單有何不同?"5/18是我一日的時間管理研習會,因此,比起以往,我有了更多的時間好好解是時間管理的流程,以及不同高度的時間管理。在課堂中,大家很有興趣,但是卻覺得不容易上手的部份,就是任務的管理。

任務的定義是"如果我們想要達成的結果,必須由超過一個行動才能達成,這就是一個任務。",而任務清單,就是我們手上任務的列表。

任務清單為甚麼不容易管理呢?這是因為要管理好任務清單有三個動作,首先是要列出一個任務清單,其次,要將每一個單一任務做好規劃,並找出合適的下一步行動,最後則是要管理好這些因任務產生的下一步行動。很多人把這三個動作分不清楚,想要一次到位,就會覺得很複雜,要是一個一個動作分開來講,那就簡單多了。




(1)任務清單不過是一張紙

2008年2月下午,我在美國Westlake的DavidAllen時間管理研習會,他剛好正講到任務清單的部份。我仔細的聽,但是卻產生一個疑惑--我發現David Allen不過是用一頁的todolist來管理他的任務清單。就這麼簡單嗎?他不用我們以前討論的bonsai、Lifebalance、iGTD等複雜的任務管理軟體嗎?這樣如何管控任務呢?下課時間,我一箭步就跑去問他問題

"請問你的任務清單就只是一個清單嗎?"我有點害羞的問
"對啊,就一張請單,一週檢視一次" David Allen坐在椅子上,輕鬆地回答
"不用和下一步清單連結,不用其他的軟體來管理?"我急忙的追問著
David Allen看了我一眼,好像任務我提出一個關鍵的問題,隨手抽出一張白紙,在我眼前搖一搖,一面說"是的,任務清單不過是一張紙"

當場我真的超級興奮,原來任務清單是很簡單的,就是一個個文字描述的任務清單,不需要和下一步清單做一大堆的連結,就是兩個清單,一個是下一步行動清單,一個是任務清單。這也讓我改變了運用任務清單的方式,整個系統變得更加簡單,每週檢視可以一下子就完成了。

回來台灣,為任務這個概念設計icon時,我選擇了一個賽車旗,因為我覺得描述任務,就像是設定賽車的終點線,當我們跑過終點,就有人大力揮動賽車旗,告訴我們到達目標了。任務清單,就是所有任務的終點線清單一覽表,難怪David Allen說了這句話"任務清單不過是一張紙"





(2)用心智圖做好任務規劃

我還體會到一件事情,寫下任務清單和規劃任務是兩回事,任務清單只是寫下現有任務的一覽表,但是任務規劃,則是要將單一任務的相關資訊放在一起,整理、分析、組織,這時候使用一些工具就是一種很好的選擇。



任務規劃時,我覺得心智圖是一樣很棒的工具,這個在1970年代由英國的托尼·博贊(Tony Buzan)提出的一種輔助思考工具,有以下的好處

整體結構很像一個心臟及其周邊的血管圖,表達出整體感

利用關鍵字來連結,可也迅速放入大量資訊,適合在brain strom時使用

運用線條及符號來建立邏輯的脈絡,並很容易搬動分類(尤其是用電腦程式時)


我自己從2000年開始從台灣孫易新老師身上學到心智圖,覺得真的是一項非常好用的工具,不論使用紙筆或是電腦,都能夠迅速將我們思考的資料,做妥善的整理,並進而找出任務的下一步行動。但是心智圖也有其缺點,因為其屬於發散性的思考,要做好任務規劃時,一大堆的下一步行動,會讓人迷失焦點。此時,必須要做好收斂的動作(從一堆可以做的行動中,找出關鍵行動),並列入任務清單或下一步行動清單來管理。




(3)管理好任務的下一步行動清單

我們有了任務清單、並認真做好任務規劃,就會產生了越來越多的下一步行動。這些下一步行動和知前所提由收件匣下一步來源不同,一個是推動任務的下一步行動,一個是由雜事狀況放入收件匣,經由加工組織而成的下一步行動。

注意喔,下一步行動清單中的下一步行動,有兩個來源,一個是任務,一個是收件匣。

組成了下一步清單後,還是藉由場合的概念批次處理,節省我們許多的時間。這樣一個下一步清單,也要搭配行雲流水的工具使用才能產生效益,有些人會採用一些任務管理的軟體如PC上面的mindmanager、Bonsai等,或是蘋果電腦上面的iGTD等,像DavidAllen則只是待辦事項中的一個分類,每週檢視再新增下一步行動到待辦事項其他場合分類。也有人利用萬用手冊的一頁作為任務清單,檢視後,加入新的下一步行動,大家可以依照自己的工具使用方式,採取合適的方法。




結語
6月的時候,爸爸到員林來,除了來開會,也來看看孫子,吃過晚飯後,老爸提到想要理解一下我的時間管理系統。我們父子就拿著我時間管理研習會的講義,我一步步的講解給他聽。

聽完了以後,爸爸靜了一下,我有點不好意思地說"其實這個東西也沒有什麼,大家都想得到,不是很難。"
沒有想到爸爸說"這個東西其實大家都知道,就是做不到。"接著解釋"人都會有惰性,所以知道的很多,但是能夠徹底實踐的人很少。"

"這個東西其實大家都知道,就是做不到。"這句話給了我很大的影響,以前我一直以為時間管理是知難行易,沒想到關鍵卻在知易行難,這是因為時間管理需要一輩子持續才有用,難在"有恆"。這也影響了我規劃設計研習會的方向,從講課為主,轉變為講故事、試作演練、分組活動,讓學員可以在課程中有更多時間時間持續來演練。不僅如此,我還和一群朋友設立了ITM社群,提供每日早起及每週檢視等活動,讓大家可以運用網路,持續的實踐,因為我知道,只有長期實踐,才能產生宏大的效果。

今天我們提到的是"任務清單",我們組織時的清單包含下一步清單、任務清單、行事曆等,任務清單是非常重要的一個清單,我們也會花上幾篇文章好好的討論,大家一起繼續加油。
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發表於 2008-7-23 07:59 |只看該作者

Re: [GTD] 關於任務清單,您搞清楚了嗎?

推一下"知易行難", 一開始聽到GTD的觀念有種驚艷的感覺, 做久了發現問題還是一樣, 就是對於todo的執行力. GTD只適合原本執行力就高但是缺乏規劃的人, 像我這種天生懶散的人, 效果還是不彰阿@@
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發表於 2008-7-24 07:35 |只看該作者

Re: [GTD] 關於任務清單,您搞清楚了嗎?

to supercat

我倒是覺得GTD像是一些運動或者興趣(寫作、電腦等)
越練會累積越多(失敗)經驗,但是整體能力卻能夠逐步提昇
雖然知易行難,但是難行能行,才是可愛的人生
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發表於 2008-7-24 08:58 |只看該作者

Re: Re: [GTD] 關於任務清單,您搞清楚了嗎?

原文由 supercat 於 2008-7-23 07:59 發表
推一下"知易行難", 一開始聽到GTD的觀念有種驚艷的感覺, 做久了發現問題還是一樣, 就是對於todo的執行力. GTD只適合原本執行力就高但是缺乏規劃的人, 像我這種天生懶散的人, 效果還是不彰阿@@


給你一個方法可以給自己壓力來加強執行力,
每天睡前將自己做過的事情列下來,
可以的話最好連時間都包括進去。

如果你用 PDA 的話,那就隨時紀錄你的日誌,
晚上睡前看一次。

一個禮拜後可能就有改變了。
已有 1 人評分分享 收起 理由
McCoy L + 2 給自己壓力是個好辦法!!

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我:小孩滿月後,就不會那麼累了。
堂弟:是喔?就比較好帶了嗎?
我:不是,因為你習慣了。
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發表於 2008-7-24 11:47 |只看該作者

Re: Re: Re: [GTD] 關於任務清單,您搞清楚了嗎?

原文由 simonpeng 於 2008-7-24 08:58 發表


給你一個方法可以給自己壓力來加強執行力,
每天睡前將自己做過的事情列下來,
可以的話最好連時間都包括進去。

如果你用 PDA 的話,那就隨時紀錄你的日誌,
晚上睡前看一次。

一個禮拜後可能就有 ...

嗯,這個方法和晨間日記有點類似 :->
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發表於 2008-7-25 21:45 |只看該作者

Re: [GTD] 關於任務清單,您搞清楚了嗎?

我試過晨間日記,表格也做好了,
紀錄了2個禮拜,但還是不習慣。

我的習慣是每天晚上一次看一次當日的日誌。
因為我的 treo 680 幾乎是不離身的,所有事情都馬上紀錄。
完成事情,打了電話,花錢等等都馬上紀錄。
之後在每週一次大的 review,每個月重新看一次。

不過還是覺得浪費很多時間。
我:小孩滿月後,就不會那麼累了。
堂弟:是喔?就比較好帶了嗎?
我:不是,因為你習慣了。
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發表於 2008-7-27 12:13 |只看該作者

Re: [GTD] 關於任務清單,您搞清楚了嗎?

我花在GTD上的心力與最後獲得的實在不成反比, 大多數人說到GTD來來去去就是那一套

實際上真的有改善生活嗎?? 史帝芬科維的書也是一樣, 理念很容易理解, 但是做到很困難

導致書賣的很好, 但是真正有獲益的人卻不多

不知道有沒有比較適合天性懶散的人的做法@@
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發表於 2008-7-27 22:07 |只看該作者

Re: [GTD] 關於任務清單,您搞清楚了嗎?

>>實際上真的有改善生活嗎??

我覺得對我而言是有的,
我曾經和老婆討論,
她也認同我的執行能力進步不少

我不敢說對任何人都會有效,
但是對我來說,當我面對困難時,有時間管理概念的協助
對我幫助很大
(例如這次全家搬家來台北,幫助就很大)
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發表於 2008-7-28 01:16 |只看該作者

Re: [GTD] 關於任務清單,您搞清楚了嗎?

我也是比較算天性懶散的那類人,本來想寫給 supercat 的回應,不小心寫長了點,乾脆貼到自己的 blog 上 :p
有興趣的人就請移駕一觀吧。

http://gasolinfred.blogspot.com/2008/07/blog-post_7510.html
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發表於 2008-7-28 11:24 |只看該作者

Re: Re: [GTD] 關於任務清單,您搞清楚了嗎?

原文由 gasolin 於 2008-7-28 01:16 發表
我也是比較算天性懶散的那類人,本來想寫給 supercat 的回應,不小心寫長了點,乾脆貼到自己的 blog 上 :p
有興趣的人就請移駕一觀吧。

http://gasolinfred.blogspot.com/2008/07/blog-post_7510.html


其實我也有訂閱gasolin的Blog,但是後來gasolin都貼些名言,很少看見較長的GTD心得分享...
我覺得要改變一個人的習慣或人生觀很不容易,但是只要大方向不變,慢慢調整自己的一些習慣,總會達到自己的夢想。
不只是GTD,我也常看如何賺大錢或是變有錢人的書,看很多本到現在也沒變富人,
不過不會認為這些書白看,畢竟這些書裡有些觀念是共通的,的確影響自己不少作法。
愈簡單的方式才愈容易持之以恆,GTD已經夠簡單,難的是如何改變自己的生活習慣。

推薦一些書:

槓桿閱讀術:如何一天讀一本商業書。
國王的快讀法:30分鐘就K完一本書?!
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發表於 2008-7-28 11:57 |只看該作者

Re: [GTD] 關於任務清單,您搞清楚了嗎?

>>愈簡單的方式才愈容易持之以恆,GTD已經夠簡單,難的是如何改變自己的生活習慣。

這句話真好,事實上我也覺得GTD理論面簡單,時間要用在實踐上
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發表於 2008-7-28 15:51 |只看該作者

Re: Re: [GTD] 關於任務清單,您搞清楚了嗎?

原文由 gasolin 於 2008-7-28 01:16 發表
我也是比較算天性懶散的那類人,本來想寫給 supercat 的回應,不小心寫長了點,乾脆貼到自己的 blog 上 :p
有興趣的人就請移駕一觀吧。

http://gasolinfred.blogspot.com/2008/07/blog-post_7510.html


gasolin這篇文章寫的真好,和我的想法有一部份是一樣的(不過gasolin寫的比較好)

早上我也寫了一篇
幸福行動家 線上課程(39)清單的實務經驗分享 185/200

兩篇文章有其呼應之處喔

GTD真的很棒,有興趣的朋友繼續加油
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發表於 2008-7-30 08:21 |只看該作者

Re: [GTD] 關於任務清單,您搞清楚了嗎?

因為gasolin的文章,寫了一篇讀後心得,還請指教


------------
幸福行動家 線上課程(40)如何管好自己的人生 186/200



前幾天,網路上一起討論時間管理的好友gasolin寫了一篇好文章"我的時間管理心得",裡面提到"
時間是不能管理的,能管理的,是自己的人生。",我深以為然,也覺得有必要從這篇文章中學習,這篇短文就是我的學習心得。

管理好自己的人生,絕對不是一件容易的事,但是提昇自己對生命的主控權,卻絕對是一件可以做到且值得努力的事情。今天我們用
簡單才能長久、世界原來就複雜、Context的概念、持續每週檢視四個角度來看人生管理這件事情。



(1)簡單才能長久
將事物有條有理的呈現,能使「多」顯得「少」
--前田約翰

時間管理幫助我們釐清如何管理時間及各種雜事,看起來複雜,但是卻只需要收件匣、下一步清單、任務清單等資料庫,重點反而在恆心及紀律。

    在單一的電腦程式上,建立好任務清單,讓我們確認自己走在正確的道路上。
    運用PDA手機,擔任收件匣,加工組織成下一步清單,讓我們排除各種障礙,在道路上持續前進。

簡單的系統,長久的運作,才能產生效果。


(2)世界原來就複雜

我們每天面對工作及生活,接觸到的資訊相當的多,這些資訊如果是值得我們注意的,就會跑到頭腦之內,記憶起來。從小到大,這些資訊的數量非常的大,要整理這些資訊,必需有一個好的系統。

    如果事情是一個行動就可以完成,我們稱為雜事,放入收件匣。
    如果事情需要超過一個以上的行動,在GTD中稱為open loops,需要加工後放進任務清單。

數量可能會很大,因此我們收件匣及任務清單的容量要夠大,足以應付真實的複雜狀況。



(3)Context的概念

我一直很喜歡
Context這個英文字,中文的翻譯是"上下文",我覺得他代表了時間管理的因果關係。

    時間管理中的"場合"概念,英文也是context,同一個場合(如打電話)的下一步行動,運用批次處理,處理起來很有效率。
    任務本身也是另外一種context,當我們有足夠的時間,專注處理同一件任務,在越做越專注時,常常能夠觸類旁通,

執行行動時,若融合這兩種不同的場合概念,就像牽起了各個獨立事項間的千絲萬縷,讓我們覺得在解決一個整體的問題,而非是單一的事件。


(4)持續每週檢視

我很珍惜自己長久累積下來的任務清單,這是我這幾年來每週檢視的成果,gasolin的文章中 ,有一段話我很喜歡。


    如果你的生活就像是一張顆粒過大而顯得模糊的照片,那麼提高解析度,才能讓你看清楚自己的影像。

每當我檢視自己的任務清單時就有感覺,覺得我人生的解析度提高了,頭腦清明,比較容易找出自己下一步行動應該做什麼。



結語

7/26看到好友老K在ITM發表"Last Lecture」 最後的演講,蘭迪教授已逝 :-("的討論串,心中有驚訝,有難過。之前還看到他在卡內基美隆大學為畢業生做的演講 ,很多人都寫過了感動的話語,我要說得是,蘭迪教授,您活了一個很精采的人生,您是我學習的偶像。


    我毫不思索的脫口而出,只靠著多活幾天是無法打敗死神的。
    擊敗死神的方法是活的更好,活的更有意義!
    因為人生終需一死。
    關鍵是,在出生時和死神降臨之間,我們做了什麼.....

    --Randy Pausch於2008年5月,於母校卡內基美隆大學的畢業典禮演講(從朱學恆先生的部落格文章 中轉貼這一段他的話)

我告訴自己,生命有其盡頭,我要認真管理好我的人生,一起共勉。
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Re: Re: Re: [GTD] 關於任務清單,您搞清楚了嗎?

原文由 jehuen 於 2008-7-28 11:24 發表

其實我也有訂閱gasolin的Blog,但是後來gasolin都貼些名言,很少看見較長的GTD心得分享...
我覺得要改變一個人的習慣或人生觀很不容易,但是只要大方向不變,慢慢調整自己的一些習慣,總會達到自己的夢想。 ...


jehuen:

我開 Blog 是為了寫給自己留底的說,沒有想要靠 Blog 做什麼。
給其他人看只是個 Bonus,所以請不要有什麼定期更新的期待 XD
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