[蘋果] 時間管理的好工具 Omnifocus

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Omnifocus是著名蘋果電腦軟體公司The Omni Group出版的時間管理軟體，可以幫助我們把繁雜的待辦事項中理出頭緒來。這是一個根據David Allen的時間管理理論發展出來的軟體（可以參閱 搞定！：2分鍾輕鬆管理工作與生活 一書） ，主要的設計理念是讓使用者建立下一步行動(task)，並指派至特定任務(project)，及特定場所(contexts)，整個程式經過精心設計，我覺得是目前市面上相關產品中最成熟的。

我已經使用Omnifocus好幾個月了，發現華人蘋果圈較少人使用這個好軟體，所以整理出一些這個軟體的優點和大家分享，也希望大家可以下載試用看看，相信可以學到許多時間管理的概念。

（1）有組織地將待辦事項做好整理

Omnifocus將任務、行動、場合作很巧妙的結合，就算我們下一步行動再多（上百項），都可以在軟體架構下做很有組織的整理。不僅如此，透過良好的介面設計，將整理行動的例行工作，提升到工作做得更好的創意思考，增進做事的品質。
  

(2) 符合使用者的時間管理習慣
      
我曾經使用過許多種類似的軟體，但是Omnifocus是我覺得使用介面最佳的一個，爽度一流，不論是按鍵的安排，頁面的設計、軟體影片介紹 等，都讓人感覺到專業軟體公司的用心。  

（3）與其他程式的連結

        Omnifocus和蘋果電腦的許多軟體可以連結(ical、mail等)，更棒的是提供和iphone版本的程式 ，讓人對其期待無窮。

（4）清爽的任務清單（Project）

在Omnifocus的左欄提供了簡潔清爽的任務清單介面，讓我們能夠對手上的任務分別別類放置好，相當方便。我自己強烈建議大家安排每週固定的時間來做每週檢視，每週檢視的重要一部分就是對任務清單做一次完整的思考並將其下一步行動更新。

Omnifocus非常適合作為每週檢視的工具，因為他設計了多元而便利的檢視方式，不論是由任務角度、場合角度都能夠讓自己對任務做全面完整的思考。

（6）掌控任務的下一步行動（Task）

在Omnifocus的右欄則是針對單一任務的下一步行動檢視，裡面也有許多讓我激賞的設計，讓整個下一步行動的管理變得靈活好用。

例如備註的縮放功能，讓人可以在每一個行動內藏一些注意事項。

通常要完成任務都需要多個行動才能完成，Omnifocus還貼心地會將所有任務下面第一個任務變成紫色，讓我們很容易就可以辨別出來，提醒自己要執行這個行動

（5）下一步行動的場合檢視（Context）

每一個行動都可以被分配到一個任務（檢視用），一個場合（批次執行用，例如一次打很多個電話）。而Omnifocus，就能將下一步行動依照任務檢視、場合檢視分成兩個畫面。

場合的設置是自由的，我自己常用的是以上五種場合，例如要打電話，就可以一次打五六個電話，批次處理自然可以節省許多時間。

Omnifocus還可以同時讓我們檢視兩個場合（上圖的例子是電腦及電話兩場合），所以所有這兩種場合的行動都會出現在右欄。

（6）Omnifocus和iGTD的比較

從前我針對iGTD這個軟體寫過一系列的文章，相信也有許多朋友關心這兩個軟體的差別之處。我以兩句話來說明

    iGTD是一個業餘天才發展的軟體（免費）
    Omnifocus是一個優秀軟體公司的商業軟體（79.95美金）

從Omnifocus確實可以看到許多iGTD的影子，但是許多細節上，Omnufocus卻能處理到讓使用者更加便利，尤其是任務清單的設計及下一步行動的使用介面，遠遠勝過iGTD。因此雖然Omnifocus的費用很貴，但對時間管理有興趣的朋友，還是可以下載試用看看其優異的設計，相信一定會收穫良多。

結語

其實David Allen的時間管理理論確實博大精深，我也針對我自己實踐的心得持續寫文章並發表在我的部落格，目前也累積了約200篇的內容。更有免費線上課程的連載，目前也到了第42堂課歡迎大家前去看看。

要發揮軟體的功力需要理論及訓練的養成，如果還不清楚什麼有什麼方式最好，那可以抽空參加我近期的一個研討會 。



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2008/8/30 台北場【幸福行動家 時間管理一日研討會】簡章