[GTD] Datebk4/5 實作context sensitive list

zombie

前幾天在GTD_palm group 看到的吧，如何利用Datebk 來實作依地點不同顯示特定列別todo 的 "下一步列表" (Next Action List)
  
目前大部份的todo  都無法作到依目前所在地點來顯示內容的功能(context sensitive)，其實，利用DateBk 3/4/5 所提供view的功能，就可以在DateBk 的畫面中，同時看到calander跟todo的清單。
  
假設你的todo 已經分成了許多個不同的list:
@office             //必需在辦公室做的事
@home               //必需在家裡才能做的
@computer           //要有電腦才能做的事
@calls              //待聯絡的電話
@agendas            //需要和特定人討論的議題
@projects           //所有的project列表
@errands            //雜務
... ((其他項目可以依個人需要增加，如@pda, @waiting等等))
  
[設定]
首先，必需把DateBk的custom views的功能啟動，在此以DateBk5為主說明。
options->preference->views
在Display Views中，把custom views的icon選起來，(就是最右邊一個大菱型的那個icon)，因為Datebk本身限制的關係，必需把一個原先已存在的icon取消，這個取消，只是無法從views的快捷列中選取，還是可以利用重複按行事曆鍵的方式來切換。這樣，就完成了第一步了。
  
接下來，只需要在DateBk中，依各種不同情況設定不同的view 就行了。
在假日的時候，我只希望看到@computer, @home, @errands 那，
Todo 類別設定:
就到options->Todo Categories 中，選取這幾個項目。
Appt. 類別設定:
全選。依據GTD的原則，既然是記在Calander中，代表非在那段時間內做不可，所以，不論是什麼view，應該都能看到所有的Appt. 類別才對。
接下來，點選custom views icon，選取新增(New)再輸入假日清單，就產生了一個假日清單的View了。
  
[使用]
在假日的時候，啟動DateBk, 點選custom views icon，選取"假日清單"，選Go。這樣，在DateBk中就只會顯示
@computer, @home, @calls這幾個類別的todo, 以及所有的Appt. 了。
  
[其他應用]
可以把所有unfiled的todo, Appt. 都當作是inbox，再建一個inbox的view，只包含所有unfiled的todo跟Appt.這樣，就可以很清楚的知道有多少inbox。
  
利用custom view以及todo 類別的適當設定，也可以達成跟LifeBalance中Place類似的效果。

小酒蟲

zorg wrote:
[quote]zombie wrote:

對不起打個岔,請問你是那位用OS/2的大大---僵屍---嗎?? [/quote]
YaMAHA 代答：對。

zorg

zombie wrote:
忘了一點，Todo 類別後面那個數字，是表示優先權，如果改成1，代表只有1的Todo會顯示出來，如果選二，就表示優先權1,2的都會顯示在View中，也許可以作進一步應用。

對不起打個岔,請問你是那位用OS/2的大大---僵屍---嗎??

eiswein

感謝zombie兄的分享~
原本只知道有custom view的功能可是卻不會用
現在摸熟了以後
真的覺得很方便...
  
thx

haha

zombie wrote:
會想這麼做只是因為，palm本身的todo一次只能存在一個類別之中，可是有些todo本身可能就是有一個以上的類別。或是有時候todo list太長，或是乎略了特定的幾個todo 清單 ( 最常乎略的是errand 雜務項吧..:b ) 所以，才想到這個方式。這樣，就可以依目前所在的狀況，有不同的Next Action list，而且，設定好的話，一次只需要看一個Next Action 清單就好，不需要在好幾個清單間跳來跳去，決定要作那些事情了。

這樣的話，用shadow plan也許是個解決方式也不一定
shadow有個功能叫tag，可以將每個item給link到一個或多個不同的tag去
某個程度上可以做到解決「有些todo本身可能就是有一個以上的類別」
  
舉例來說，以「繳交停車費」這件事情為例(只使用DateBK5以及shadow plan)
就可能屬於@Errands 以及 @Leaving(小弟設定這個類別來提醒自己看一下有什麼要記得帶出門的)
在shadow之中，就可以將「繳交停車費」同時link到@Errands以及@Leaving兩個tag上面
如此在shadow的這兩個不同的view中，都分別可以看到有停車費要繳。
同時，這件事情還可以link到todoDB去，這樣在DateBK4/5中也可以看到這個代辦事項，還可以利用DateBK4/5來設定todo的advance，提早幾天提醒你。
  
繳了費以後，在DateBK4/5中以及shadow中都可以將這個todo給check off，會自動連結。如此一來，也提供了更大的使用彈性，也少了麻煩。

zombie

Cheef wrote:
在Agendus中，也有相同的功能。
  
其實，在David Allen自己的PTT中，除了內附的軟體，並沒有其他軟體。
在有好用的軟體之外，對於自己的管理流程的規劃與實踐，才是最重要的

  
會想這麼做只是因為，palm本身的todo一次只能存在一個類別之中，可是有些todo本身可能就是有一個以上的類別。或是有時候todo list太長，或是乎略了特定的幾個todo 清單 ( 最常乎略的是errand 雜務項吧..:b ) 所以，才想到這個方式。這樣，就可以依目前所在的狀況，有不同的Next Action list，而且，設定好的話，一次只需要看一個Next Action 清單就好，不需要在好幾個清單間跳來跳去，決定要作那些事情了。

twhsi

Cheef wrote:
在Agendus中，也有相同的功能。
  
其實，在David Allen自己的PTT中，除了內附的軟體，並沒有其他軟體。
在有好用的軟體之外，對於自己的管理流程的規劃與實踐，才是最重要的

說的好，由於我的事項太多了，所以反而用NOTEBOOK來作我的GTD系統，在家用，在上班地方也用，只要對自己有用就是好工具。
說到工具
我現在在NOTEBOOK桌面上用了一個便利貼軟體，管理我所有清單及任務
http://home.pchome.com.tw/online/neocosmo/index.png
  
如果利用NOTEBOOK管理GTD事項的人，我推薦給大家使用，這軟體有中文版，是一個FREEWARE，可設定許多HOTKEY，大家可以試試看。
(不過這事PC軟體 放再此若不妥請板主移除)
  
若有興趣討論此軟體在GTD的運用，可在下面留言，我們另闢討論串。

Cheef

在Agendus中，也有相同的功能。
  
其實，在David Allen自己的PTT中，除了內附的軟體，並沒有其他軟體。
在有好用的軟體之外，對於自己的管理流程的規劃與實踐，才是最重要的

zombie

parrot wrote:
不錯, 實驗中, 先推一下
  
Parrot

  
忘了一點，Todo 類別後面那個數字，是表示優先權，如果改成1，代表只有1的Todo會顯示出來，如果選二，就表示優先權1,2的都會顯示在View中，也許可以作進一步應用。

parrot

不錯, 實驗中, 先推一下
  
Parrot