[GTD]最近的GTD使用心得

twhsi

<p>經過了三年多的GTD使用，我也發展出和GTD原作者有些不同的概念，最重要的是融入了Steven Covey的時間管理概念來和GTD系統想法作搭配，以下是我的一些心得。 </p><p>1. 我已經使用OUTLOOK代替PDA作為GTD的資料庫，在作收集的處理加工比較快速，且OUTLOOK有較多軟體支援，如 PLANPLUS，支援做WEEKLY COMPASS管理。其次，OUTLOOK的聯絡人功能較強，我用其功能做人脈管理，將OUTLOOK四區塊(行事曆，工作，EMAIL及聯絡人)強力整合。 </p><p>2. 目前我處理GTD的下一步行動使用以下觀念，IDEA是來自Steven Covey的書(與時間有約及第八個習慣等) 核心範圍:行事曆及&quot;工作&quot;(有確切完成時間且一定要完成的事) 樞紐範圍:&quot;工作&quot;，任務，委託他人事項關切範圍:SOMEDAY / MAYBE及 參考資料 </p><p>3. 我的GTD三種範圍的說明 </p><p>a. 核心範圍指的是有能力作且時機成熟的事，我會在行事曆指定封閉時間內一定要為成的事，工作中指定某一特定天一定要完成的事。 </p><p>b. 關切範圍:是GTD一書中，&quot;不可行&quot;的事，包含SOMEDAY / MAYBE及 參考資料 </p><p>c. 樞紐範圍指的是有能力作的事，但是時機還不成熟的事，可能是沒時間，某特定時間才能作，授權給別人作的事及任務(含相關任務資源資料)等，這個範圍的事相當重要但卻最難管理。我個人認為是GTD的關鍵，因此我稱之為樞紐範圍(Steven Covey稱之為影響範圍)。</p><p>有時候一去上班，老闆一直要你去作樞紐範圍的某些事項，而非您原有定在核心範圍的事，此時一個規劃良好的關切範圍及樞紐範圍系統可以給你很大的助益 </p><p /><p>4. 樞紐範圍的管理，我目前將之分成三個區塊，使用的軟體為LIFEBALANCE，因為該軟體可和PALM做好穩定地同步。簡單說明三區塊如下 </p><p>a. 樞紐範圍的下一步清單:和核心範圍的&quot;工作&quot;不同，此部分的清單列了一些做完核心範圍的&quot;工作&quot;可作之事，因為每人每日只有24小時，核心範圍的&quot;工作&quot;擁有較高的優先次序，做完後再作樞紐範圍內的事。 </p><p>b. 授權及委派事件管理:你請別人作的事或指派下屬做的事，有時很難列確實完成時間，所以也放在樞紐範圍中追蹤，等待時間接近時，跳出來提醒你，你曾經授權別人去做此事。 </p><p>c. 任務管理:我的任務我都放在樞紐範圍中，因為任務無法執行，如果該任務有可行的下一步行動，要放在核心範圍或樞紐範圍的&quot;工作&quot;，我也利用LIFEBALANCE將該任務的各種想法，可能做法，未來的下一步行動放在其中，必要時印出來做討論或企劃。 </p><p /><p>為何我如此強調樞紐呢? 一開始我也是使用INBOX概念，一路收集下來(我用GTD約三年了)，我的系統的事項多的無法找出我的下一步行動，所以我發展出了一種&quot;儀表板&quot;概念，也就是目前我所說的核心範圍事項。但是我又覺得我的系統非常的混亂，我要花費許多時間找出我的核心範圍，所以產生了所謂的樞紐概念，利用LIFEBALANCE時間到了自動跳出功能，設定要作的事屆時自動跳出，再利用20/80定律，重要的20放入核心範圍，其他80放在影響範圍，就產生了目前我的系統。 </p><p /><p>我覺得GTD的討論十分需要大家投入，看到TOMPDA的一些嚴肅討論也讓我能做不同角度的思考，僅以這篇文章與大家分享，祝福各位GTDer健康快樂。 </p><p><img alt="GTD PIC" src="http://photos17.flickr.com/21540549_ca032c68de.jpg?v=0" align="baseline" /></p>我的GTD三種範圍的說明圖

[ Last edited by twhsi on 2005-6-26 at 08:14 ]

twhsi

Originally posted by moe at 2005-7-18 01:38 PM:
Top Level Item?

應該正確

moe

Top Level Item?

ctchiu1

Originally posted by didream at 2005-7-18 11:31 AM:



ctchiu1兄你還真是努力呀
在金萬字裡面要找到一書自已想要的書，尤其是像"搞定"這樣子的書
沒有耐心可真是做不出來的呀
以前國高中的時候也常去挖寶哩…
不過是去買舊參考書啦！

那裡，我並不是刻意去找書的，所以我才說挖寶嗎，我是看了搞定，參考網路上的，才開始玩LB的，不好意思的說，雖然常說　ＴＬＩ
我到現在還不知道　ＴＬＩ　到底是　那些字組成的，意思應該是知道啦

didream

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-18 08:06 AM:
:o天底下沒有什麼新鮮事，所謂的新聞是發生在不同的人身上相同的事而已，
我也是在誠品，金石堂看書，然後到金萬字去尋寶，我所看的這些書全都是在舊書攤買的(搞定就是在過年後在金萬字買的)〉。
所謂的書，只是用來做觀念的傳遞，跟書的新舊一點關係都沒有，何況，如果有人看書時，又在書上記下自己的想法，那真的是寶啊，很高興，又在這裡遇到另一個跟自己想法相同的人，大家加油啦! m(@.@)m

今天外面刮大風，大家如果要出門，要小心安全喔，事前做計畫，不要事後再後悔啊

ctchiu1兄你還真是努力呀
在金萬字裡面要找到一書自已想要的書，尤其是像"搞定"這樣子的書
沒有耐心可真是做不出來的呀
以前國高中的時候也常去挖寶哩…
不過是去買舊參考書啦！

ctchiu1

Originally posted by twhsi at 2005-7-18 10:24 AM:
ctchiu1兄
您是台南人啊
台南夜市超棒的喔

果然是巷子內的，哈哈，你好，南部土包子向你問好了　

第一次你看到了一塊錢時，你看到了它的顏色，它的形狀，它的大小等等等，然後有人跟你說"這個是一塊錢"，然後你看到了五塊錢，十塊錢，五十塊錢.......

然後，有一天，有個人拿了一個一塊錢問你，這是什麼，你的回答是"這是一塊錢"

我們的生命就在這個 越來越複雜 的世界裡，讓自己的人生變得越來越 單調，越來越乏味，越來越簡單

我只想說
   
          生活要簡單，思想(生命)可不要也越來越簡單 喔
                                                                                                   
                                                                              在PalmISLife 這段時間的有感而發

twhsi

ctchiu1兄
您是台南人啊
台南夜市超棒的喔

ctchiu1

:o天底下沒有什麼新鮮事，所謂的新聞是發生在不同的人身上相同的事而已，
我也是在誠品，金石堂看書，然後到金萬字去尋寶，我所看的這些書全都是在舊書攤買的(搞定就是在過年後在金萬字買的)〉。
所謂的書，只是用來做觀念的傳遞，跟書的新舊一點關係都沒有，何況，如果有人看書時，又在書上記下自己的想法，那真的是寶啊，很高興，又在這裡遇到另一個跟自己想法相同的人，大家加油啦! m(@.@)m

今天外面刮大風，大家如果要出門，要小心安全喔，事前做計畫，不要事後再後悔啊

twhsi

真好玩，"為生活做計劃"這本書
也提到一些和GTD或我這篇文章類似的概念如

1. 主清單==>INBOX(P76)
2. 影響圈===>核心及樞紐範圍(P180)
3. 萬用手冊分三部份:約會，待辦清單，待回電話(P76)===>這和我現在用KEYSUITE的TODAY功能依樣
4. 有些事會成為自動的習慣，可能就不用列在待辦清單(P210)===>目前我第一次做的事放在待辦清單，每天或每週重複做的事在LIFEBALANCE中設一個標準流程工作清單(如，每天早上要喝水，要清空收件匣)，等到養成習慣了，那些標準流程工作清單不用每天看，列到不常用清單去，有機會再拿出來用(如，出國旅遊打包清單)

書中一句話分享: 要有計畫的最重要理由，就是想要有時間做你想做的事

完

twhsi

大致上看過了
東西愈多，時間就愈少
是個不錯的觀念

謝謝ctchiu1的推薦

題外話
YAHOO拍賣時
是五本傻瓜手冊綁在一起賣的
有談判學，紓解壓力，輕鬆致富，時間管理，為生活做計劃

共花290元(含運費)
這個年代
除非真正的好書
真的不想在書店直接買新書了

網路通常都有78折(博客來)
二手書更是便宜.................

我陷在都是在誠品看看
在博客來訂書.......

twhsi

完全傻瓜手冊系統中的一本，英文名字是"organizing Your Life"

上YAHOO 拍賣買到了
等賣家寄書來..........

有心得再來分享

ctchiu1

對蒐集雜事放到有一天的SUBTASK後，由於這個主項己設為NONE,所以在TODO LIST中，它的SUBTASK都不會出現，所以不用再去使用其他的收集工具，另外就是一個TASK進行中，如果需要等待回音，我就立刻設定為 COMPLETE SUBTASKS IN ORDER,同時設定SUBTASK,將關係人的姓名置入，此時TODO LIST中針對此任務的主題就是等待回音了，當需要聯絡時，直接反白該姓名，再使用／L,即可找出連絡簿中的聯絡電話，這個也把本來以為不方便找到人的問題解決了，
PS:記得，找到人後，打完電話要選取消喔，這樣才能又回來LIEFBALANCE中

ctchiu1

你好，這是完全傻瓜手冊系統中的一本，英文名字是"organizing Your Life"
綠皮書，開始時，就把生活分為 時間與東西
開宗明義就說明了:東西愈多，時間就愈少，先從自己的身邊去做整理，把空間理出來，而且分類也把人生的重點都點出來了，這本書我買很久了，以前看看就過了，最近看了搞定後，再把這本書買出來看，才發現觀念在搞定那本書中，而實務上，這本書真的可以幫你去搞定你的生活，我看了一下書號，請參考SBN 957-8439-07-5
凱信出版社

viso

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-5 04:32 PM:
最近看了一本"為生活做計畫"後，把大綱分為下列幾種，然後就開始來使用這套工具了；(以下na代表下一步動作)

請問一下您是在哪兒買的？我剛上博客萊找過沒有這本書說..........

ctchiu1

最近看了一本"為生活做計畫"後，把大綱分為下列幾種，然後就開始來使用這套工具了；(以下na代表下一步動作)

人際
工作
金錢
住宿
衣著
食物
休閒
有一天

我覺得分類是一種思考的工具，平常會把pda想出來看看，然後就把一些想做的事以subtask的方式直接放到"有一天"中，這個地方我會先把它當作收集的地方，所有的task都會被我將它的importance設到none，這樣在todo list中就不會出現了，有空時，再針對這些想到的事做分類和指定na的動作，然後再分到上面的七大項之中，這樣就不需要再使用其他的工作來收集了，目前覺得這種方式來處理動力，但是有一件最重要的事，真的是"na"一定要明確，不明確的話，很難達到gtd的效果，一旦明確的把工作定義出來，就不會有拖延這種事了，而且還會想儘快的去處理這件事，這套系統真的很棒。

twhsi

謝謝gasolin提出我對範圍的說法不明確
所以我再加強說明一下
1..STEVEN COVEY的對範圍的講法有四種
a. 影響範圍及關切範圍:在"與成功有約\"中提及 P.81
b. 核心範圍: 在"與時間有約"中提及P 198
c. 工作範圍: 在'第八個習慣"中提及 P.125，在本書中並將如何擴大影響範圍講的很好

2. 其實我是利用STEVEN COVEY來做GTD "組織"的分類，每一個範圍，我放在某一種軟體中，用同一類的方式來管理，
3. 我重新定義出一個名詞"樞紐範圍"放在STEVEN COVEY"影響範圍"的位置。是因為
a. GTD是由下而上的管理，和STEVEN COVEY本來就不完全相容。
b.我利用MYLIFEORGANIZED及LIFEBALANCE管理任務清單(含任務支援資料)及未訂明確日期的任務時，我以前就將這兩個軟體稱之為我的"樞紐"。故以"樞紐範圍"取代"影響範圍"。

感謝gasolin提出的問題，也希望有問題不吝提出

twhsi

Originally posted by TsuNaMi at 2005-6-25 09:28 PM:
不知twhsi兄之前推薦的mylifeorganized在您的GTD裡扮演什麼樣的角色呢？
一直在猶豫要不要買這套軟體

也順便恭喜你們家又多了一位成員

我同時用mylifeorganized及LIFEBALANCE (因為我正處在由PALM轉到PPC的過渡期)
擔任管理樞紐範圍的角色

1. mylifeorganized這套軟體很強
但我個人淺見他最重要的功能在於目前他和OUTLOOK 工作及日後和PPC的"同步"
若您只是用PALM
桌面版+PALM版的LIFEBALANCE足夠擔任GTD中我的樞紐範圍的角色

2. 如果您和我一樣已經逐漸往PPC走去，且利用OUTLOOK及PPC作為您處理GTD系統的重要工具，那我會考慮您買mylifeorganized

3. 單純就mylifeorganized及LIFEBALANCE桌面版比較
mylifeorganized較強，而且功能不段更新中
如您不需要和PDA同步
就未來性來說mylifeorganized是較好的選擇

簡單回答您的問題，若有疑問請再提出
我們因為相互分享而成長

TsuNaMi

不知twhsi兄之前推薦的mylifeorganized在您的GTD裡扮演什麼樣的角色呢？
一直在猶豫要不要買這套軟體

也順便恭喜你們家又多了一位成員

stomAid

hehe，又多了一双筷子。恭喜了。

twhsi

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