[GTD]最近的GTD使用心得

twhsi

<p>經過了三年多的GTD使用，我也發展出和GTD原作者有些不同的概念，最重要的是融入了Steven Covey的時間管理概念來和GTD系統想法作搭配，以下是我的一些心得。 </p><p>1. 我已經使用OUTLOOK代替PDA作為GTD的資料庫，在作收集的處理加工比較快速，且OUTLOOK有較多軟體支援，如 PLANPLUS，支援做WEEKLY COMPASS管理。其次，OUTLOOK的聯絡人功能較強，我用其功能做人脈管理，將OUTLOOK四區塊(行事曆，工作，EMAIL及聯絡人)強力整合。 </p><p>2. 目前我處理GTD的下一步行動使用以下觀念，IDEA是來自Steven Covey的書(與時間有約及第八個習慣等) 核心範圍:行事曆及&quot;工作&quot;(有確切完成時間且一定要完成的事) 樞紐範圍:&quot;工作&quot;，任務，委託他人事項關切範圍:SOMEDAY / MAYBE及 參考資料 </p><p>3. 我的GTD三種範圍的說明 </p><p>a. 核心範圍指的是有能力作且時機成熟的事，我會在行事曆指定封閉時間內一定要為成的事，工作中指定某一特定天一定要完成的事。 </p><p>b. 關切範圍:是GTD一書中，&quot;不可行&quot;的事，包含SOMEDAY / MAYBE及 參考資料 </p><p>c. 樞紐範圍指的是有能力作的事，但是時機還不成熟的事，可能是沒時間，某特定時間才能作，授權給別人作的事及任務(含相關任務資源資料)等，這個範圍的事相當重要但卻最難管理。我個人認為是GTD的關鍵，因此我稱之為樞紐範圍(Steven Covey稱之為影響範圍)。</p><p>有時候一去上班，老闆一直要你去作樞紐範圍的某些事項，而非您原有定在核心範圍的事，此時一個規劃良好的關切範圍及樞紐範圍系統可以給你很大的助益 </p><p /><p>4. 樞紐範圍的管理，我目前將之分成三個區塊，使用的軟體為LIFEBALANCE，因為該軟體可和PALM做好穩定地同步。簡單說明三區塊如下 </p><p>a. 樞紐範圍的下一步清單:和核心範圍的&quot;工作&quot;不同，此部分的清單列了一些做完核心範圍的&quot;工作&quot;可作之事，因為每人每日只有24小時，核心範圍的&quot;工作&quot;擁有較高的優先次序，做完後再作樞紐範圍內的事。 </p><p>b. 授權及委派事件管理:你請別人作的事或指派下屬做的事，有時很難列確實完成時間，所以也放在樞紐範圍中追蹤，等待時間接近時，跳出來提醒你，你曾經授權別人去做此事。 </p><p>c. 任務管理:我的任務我都放在樞紐範圍中，因為任務無法執行，如果該任務有可行的下一步行動，要放在核心範圍或樞紐範圍的&quot;工作&quot;，我也利用LIFEBALANCE將該任務的各種想法，可能做法，未來的下一步行動放在其中，必要時印出來做討論或企劃。 </p><p /><p>為何我如此強調樞紐呢? 一開始我也是使用INBOX概念，一路收集下來(我用GTD約三年了)，我的系統的事項多的無法找出我的下一步行動，所以我發展出了一種&quot;儀表板&quot;概念，也就是目前我所說的核心範圍事項。但是我又覺得我的系統非常的混亂，我要花費許多時間找出我的核心範圍，所以產生了所謂的樞紐概念，利用LIFEBALANCE時間到了自動跳出功能，設定要作的事屆時自動跳出，再利用20/80定律，重要的20放入核心範圍，其他80放在影響範圍，就產生了目前我的系統。 </p><p /><p>我覺得GTD的討論十分需要大家投入，看到TOMPDA的一些嚴肅討論也讓我能做不同角度的思考，僅以這篇文章與大家分享，祝福各位GTDer健康快樂。 </p><p><img alt="GTD PIC" src="http://photos17.flickr.com/21540549_ca032c68de.jpg?v=0" align="baseline" /></p>我的GTD三種範圍的說明圖

[ Last edited by twhsi on 2005-6-26 at 08:14 ]

twhsi

和大家分享一個消息
我們家的老二
今天上午 5:56
降臨到這個世界了...................

stomAid

hehe，又多了一双筷子。恭喜了。

TsuNaMi

不知twhsi兄之前推薦的mylifeorganized在您的GTD裡扮演什麼樣的角色呢？
一直在猶豫要不要買這套軟體

也順便恭喜你們家又多了一位成員

twhsi

Originally posted by TsuNaMi at 2005-6-25 09:28 PM:
不知twhsi兄之前推薦的mylifeorganized在您的GTD裡扮演什麼樣的角色呢？
一直在猶豫要不要買這套軟體

也順便恭喜你們家又多了一位成員

我同時用mylifeorganized及LIFEBALANCE (因為我正處在由PALM轉到PPC的過渡期)
擔任管理樞紐範圍的角色

1. mylifeorganized這套軟體很強
但我個人淺見他最重要的功能在於目前他和OUTLOOK 工作及日後和PPC的"同步"
若您只是用PALM
桌面版+PALM版的LIFEBALANCE足夠擔任GTD中我的樞紐範圍的角色

2. 如果您和我一樣已經逐漸往PPC走去，且利用OUTLOOK及PPC作為您處理GTD系統的重要工具，那我會考慮您買mylifeorganized

3. 單純就mylifeorganized及LIFEBALANCE桌面版比較
mylifeorganized較強，而且功能不段更新中
如您不需要和PDA同步
就未來性來說mylifeorganized是較好的選擇

簡單回答您的問題，若有疑問請再提出
我們因為相互分享而成長

twhsi

謝謝gasolin提出我對範圍的說法不明確
所以我再加強說明一下
1..STEVEN COVEY的對範圍的講法有四種
a. 影響範圍及關切範圍:在"與成功有約\"中提及 P.81
b. 核心範圍: 在"與時間有約"中提及P 198
c. 工作範圍: 在'第八個習慣"中提及 P.125，在本書中並將如何擴大影響範圍講的很好

2. 其實我是利用STEVEN COVEY來做GTD "組織"的分類，每一個範圍，我放在某一種軟體中，用同一類的方式來管理，
3. 我重新定義出一個名詞"樞紐範圍"放在STEVEN COVEY"影響範圍"的位置。是因為
a. GTD是由下而上的管理，和STEVEN COVEY本來就不完全相容。
b.我利用MYLIFEORGANIZED及LIFEBALANCE管理任務清單(含任務支援資料)及未訂明確日期的任務時，我以前就將這兩個軟體稱之為我的"樞紐"。故以"樞紐範圍"取代"影響範圍"。

感謝gasolin提出的問題，也希望有問題不吝提出

ctchiu1

最近看了一本"為生活做計畫"後，把大綱分為下列幾種，然後就開始來使用這套工具了；(以下na代表下一步動作)

人際
工作
金錢
住宿
衣著
食物
休閒
有一天

我覺得分類是一種思考的工具，平常會把pda想出來看看，然後就把一些想做的事以subtask的方式直接放到"有一天"中，這個地方我會先把它當作收集的地方，所有的task都會被我將它的importance設到none，這樣在todo list中就不會出現了，有空時，再針對這些想到的事做分類和指定na的動作，然後再分到上面的七大項之中，這樣就不需要再使用其他的工作來收集了，目前覺得這種方式來處理動力，但是有一件最重要的事，真的是"na"一定要明確，不明確的話，很難達到gtd的效果，一旦明確的把工作定義出來，就不會有拖延這種事了，而且還會想儘快的去處理這件事，這套系統真的很棒。

viso

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-5 04:32 PM:
最近看了一本"為生活做計畫"後，把大綱分為下列幾種，然後就開始來使用這套工具了；(以下na代表下一步動作)

請問一下您是在哪兒買的？我剛上博客萊找過沒有這本書說..........

ctchiu1

你好，這是完全傻瓜手冊系統中的一本，英文名字是"organizing Your Life"
綠皮書，開始時，就把生活分為 時間與東西
開宗明義就說明了:東西愈多，時間就愈少，先從自己的身邊去做整理，把空間理出來，而且分類也把人生的重點都點出來了，這本書我買很久了，以前看看就過了，最近看了搞定後，再把這本書買出來看，才發現觀念在搞定那本書中，而實務上，這本書真的可以幫你去搞定你的生活，我看了一下書號，請參考SBN 957-8439-07-5
凱信出版社

ctchiu1

對蒐集雜事放到有一天的SUBTASK後，由於這個主項己設為NONE,所以在TODO LIST中，它的SUBTASK都不會出現，所以不用再去使用其他的收集工具，另外就是一個TASK進行中，如果需要等待回音，我就立刻設定為 COMPLETE SUBTASKS IN ORDER,同時設定SUBTASK,將關係人的姓名置入，此時TODO LIST中針對此任務的主題就是等待回音了，當需要聯絡時，直接反白該姓名，再使用／L,即可找出連絡簿中的聯絡電話，這個也把本來以為不方便找到人的問題解決了，
PS:記得，找到人後，打完電話要選取消喔，這樣才能又回來LIEFBALANCE中

twhsi

完全傻瓜手冊系統中的一本，英文名字是"organizing Your Life"

上YAHOO 拍賣買到了
等賣家寄書來..........

有心得再來分享

twhsi

大致上看過了
東西愈多，時間就愈少
是個不錯的觀念

謝謝ctchiu1的推薦

題外話
YAHOO拍賣時
是五本傻瓜手冊綁在一起賣的
有談判學，紓解壓力，輕鬆致富，時間管理，為生活做計劃

共花290元(含運費)
這個年代
除非真正的好書
真的不想在書店直接買新書了

網路通常都有78折(博客來)
二手書更是便宜.................

我陷在都是在誠品看看
在博客來訂書.......

twhsi

真好玩，"為生活做計劃"這本書
也提到一些和GTD或我這篇文章類似的概念如

1. 主清單==>INBOX(P76)
2. 影響圈===>核心及樞紐範圍(P180)
3. 萬用手冊分三部份:約會，待辦清單，待回電話(P76)===>這和我現在用KEYSUITE的TODAY功能依樣
4. 有些事會成為自動的習慣，可能就不用列在待辦清單(P210)===>目前我第一次做的事放在待辦清單，每天或每週重複做的事在LIFEBALANCE中設一個標準流程工作清單(如，每天早上要喝水，要清空收件匣)，等到養成習慣了，那些標準流程工作清單不用每天看，列到不常用清單去，有機會再拿出來用(如，出國旅遊打包清單)

書中一句話分享: 要有計畫的最重要理由，就是想要有時間做你想做的事

完

ctchiu1

:o天底下沒有什麼新鮮事，所謂的新聞是發生在不同的人身上相同的事而已，
我也是在誠品，金石堂看書，然後到金萬字去尋寶，我所看的這些書全都是在舊書攤買的(搞定就是在過年後在金萬字買的)〉。
所謂的書，只是用來做觀念的傳遞，跟書的新舊一點關係都沒有，何況，如果有人看書時，又在書上記下自己的想法，那真的是寶啊，很高興，又在這裡遇到另一個跟自己想法相同的人，大家加油啦! m(@.@)m

今天外面刮大風，大家如果要出門，要小心安全喔，事前做計畫，不要事後再後悔啊

twhsi

ctchiu1兄
您是台南人啊
台南夜市超棒的喔

ctchiu1

Originally posted by twhsi at 2005-7-18 10:24 AM:
ctchiu1兄
您是台南人啊
台南夜市超棒的喔

果然是巷子內的，哈哈，你好，南部土包子向你問好了　

第一次你看到了一塊錢時，你看到了它的顏色，它的形狀，它的大小等等等，然後有人跟你說"這個是一塊錢"，然後你看到了五塊錢，十塊錢，五十塊錢.......

然後，有一天，有個人拿了一個一塊錢問你，這是什麼，你的回答是"這是一塊錢"

我們的生命就在這個 越來越複雜 的世界裡，讓自己的人生變得越來越 單調，越來越乏味，越來越簡單

我只想說
   
          生活要簡單，思想(生命)可不要也越來越簡單 喔
                                                                                                   
                                                                              在PalmISLife 這段時間的有感而發

didream

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-18 08:06 AM:
:o天底下沒有什麼新鮮事，所謂的新聞是發生在不同的人身上相同的事而已，
我也是在誠品，金石堂看書，然後到金萬字去尋寶，我所看的這些書全都是在舊書攤買的(搞定就是在過年後在金萬字買的)〉。
所謂的書，只是用來做觀念的傳遞，跟書的新舊一點關係都沒有，何況，如果有人看書時，又在書上記下自己的想法，那真的是寶啊，很高興，又在這裡遇到另一個跟自己想法相同的人，大家加油啦! m(@.@)m

今天外面刮大風，大家如果要出門，要小心安全喔，事前做計畫，不要事後再後悔啊

ctchiu1兄你還真是努力呀
在金萬字裡面要找到一書自已想要的書，尤其是像"搞定"這樣子的書
沒有耐心可真是做不出來的呀
以前國高中的時候也常去挖寶哩…
不過是去買舊參考書啦！

ctchiu1

Originally posted by didream at 2005-7-18 11:31 AM:



ctchiu1兄你還真是努力呀
在金萬字裡面要找到一書自已想要的書，尤其是像"搞定"這樣子的書
沒有耐心可真是做不出來的呀
以前國高中的時候也常去挖寶哩…
不過是去買舊參考書啦！

那裡，我並不是刻意去找書的，所以我才說挖寶嗎，我是看了搞定，參考網路上的，才開始玩LB的，不好意思的說，雖然常說　ＴＬＩ
我到現在還不知道　ＴＬＩ　到底是　那些字組成的，意思應該是知道啦

moe

Top Level Item?

twhsi

Originally posted by moe at 2005-7-18 01:38 PM:
Top Level Item?

應該正確