twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

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        GTD時間管理 線上課程（1）WHY GTD? 時間管理健身房 73/100

南來北往講了釵h場的研習會 ，也有釵h的心得，我也一直都希望編寫出研習會的補充教材，希望能讓參加的朋友有更多的收益。前天晚上想到一個點子，"何不以研習會的投影片為架構，寫出一篇篇部落格文章，這不就是補充教材了嗎？"。

一來，可以把巨大的工作分割成每天的例行工作，減少工作量；
二來，這一系列有架構的文章，正可以作為一套線上教材，讓有興趣的朋友自修時間管理；
三來，可以藉由讀者的回饋修正自己的教材，讓教材的品質更加完善

我預計這一系列的線上課程約有20堂，而且是連貫的，所以歡迎大家一起來學習，更歡迎留下您的建議，我們互相切磋，話不多說，我們開始，

首先第一個問題是"為何我們想要時間管理呢？"，在研討會中，我拿了這個問題問了好幾百人，每個人的答案雖不同，但是整理下來，大致是這幾個答案。

紀錄了很多事，卻沒執行
記憶力不好
腦裡面的東西太多
頭痛、睡不著
做事沒系統，不會計畫
時間分配不佳
有時間，卻沒有好好運用
上網msn時間很多重要的事情沒時間作
沒時間學習英文（看書、思考、運動、好好休息、陪家人）

我發現，陶多多的人為了時間傷透了腦筋，卻找不到一個合宜有效的方法來解決問題。有一次，我在某個討論區中看到一句話"做事是靠系統，而不是靠感覺 "，這句話是知名華人講師林偉賢老師講的，我覺得很有道理。GTD講的就是時間管理的系統，他把"時間管理"，分解成幾個流程，讓我們檢視每一個流程做的好不好。

這就好像游泳，學自由式時，教練要求我們學手部的動作、學打水、學換氣，最後才把動作組合在一起，讓我們在水中前進。學時間管理也是如此，練習收集及加工組織，學排程及行動，學習檢視和更新，最後才組合起來，讓我們能夠搞定生活中的問題。"做事是靠系統，而不是靠感覺 "，感覺是一時的衝動，系統卻讓我們能夠在任何狀況之下都能做好事情。

長期實行GTD這種時間管理方法下來，我發現GTD有三個很大的好處，"處於沒有壓力的狀態"、"增強信守承諾的能力"、"掌握快慢之間的節奏"，我們一個個來討論。

1 "處於沒有壓力的狀態"
回頭看看我們需要時間管理的原因，有釵h是"頭痛、睡不著 "、"記憶力不好"等和壓力相關的問題，適當的壓力讓我們精神專注、全力以赴，但是過多的壓力，讓我們頭痛、厭倦工作、甚至犧牲了和家人互動的品質。

GTD希望我們把雜事放到大腦以外的地方，讓我們事前計畫要做的事情，讓我們的大腦清空，降低壓力，找回專注，這是我覺得GTD的第一個好處。

2 "增強信守承諾的能力"
"好，沒問題，我明天上班時email給你"、"我回辦公室後，馬上和您聯絡。"、"老婆沒問題，我下班後會去買一罐醬油"，在生活中，我們常常做了釵h的承諾而不自覺，但是人們承受的壓力，有釵h就來自酗U作不到的承諾。

承諾常常作不到的原因是，我們常常在無意間酗U承諾，可是並沒有紀錄在一個可靠的系統中，或者酗U承諾了，卻沒有釐清承諾如何作，何時何地來處理這件事情，或者紀錄了一大堆承諾，就沒有定期檢視，導致時間到了，卻沒有去執行。

GTD提供了，收集、加工、組織、檢視等流程，讓我們有一個好的系統來達成我們做出的承諾，有時我們真的太忙，也能在評估之後，和對方說聲抱歉，無法答應這個承諾。

3 "掌握快慢之間的節奏"
很多人覺得時間管理就是「快」，快速解決掉事情，就能擁有更多生產力。但是姚仁祿老師的一句話，改變了我的想法，

生活就該像麥可．

喬丹打篮球一樣，看起来是非常快速的切入上籃，但是他的「快」却是用無數個「慢」组合起來。

為甚麼要「慢」？因為「慢」做事才能夠確實，才能有品質。「慢」就是確實運行下一步行動，是做人做事的基本動作。我們要提升生產力，要變得更有效率，重要的不只是求「快」，而是要把每一個下一步行動考量好，執行好。該快則快、該慢則慢，快的時候從容不迫，慢的時候，掌握品質。做好快慢的切換，這是時間管理很重要的一環，要靠日積月累的練習，不是一蹴可及的。

結語
釵h人遭逢了時間管理的問題，或野L們面對前輩小小的考試，被無數的專案纏身、被流水般的email包圍，讓他們無法找到自己內心的聲音，找到內心的火焰。但是我覺得在某個程度，GTD時間管理可以幫助他們，學會紀律，學會自我管理。讓我們一步一步，學習"處於沒有壓力的狀態"、"增強信守承諾的能力"、"掌握快慢之間的節奏"，用系統幫助我們解決問題。也預祝大家在這一系列的線上課程中，有所收穫。

延伸嬝?
twhsi各場研討會心得

8/100 時間管理健身房 時間需要管理嗎？

46/100 時間管理健身房 Why GTD？

如何成為時間管理的黑道高手
GTDER.ORG


[ 本文最後由 twhsi 於 2007-10-25 11:08 編輯 ]

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twhsi 時間管理 線上課程 (31) 晨間時區 110/200

今天早上永錫6：05起床，先下樓去吃早餐（牛奶麥片）、量體重、閱讀<<堂吉訶德>>一書第十八章、並做八段錦，上樓開始安排一日的計劃，寫晨間日記，七點鍾，開始寫這一篇文章。我們今天要討論的主題"晨間時區"，是我已經培養已久的習慣，也在此推薦給大家。

彼得.杜拉克在<<有效的管理者>>一書（內地譯名彼得·德魯克<<卓有成效的管理者>>，本文以台灣用法稱呼）提到，有三步驟是管理者有效性的基礎"紀錄自己的時間"、"管理自己的時間"、"集中自己的時間"。杜拉克認為有效的領導者必須估計自己有多少的自由時間，然後保留出一定份量以上的連續性時間。很幸運的，永錫從三年前，就要求自己養成習慣，每天的六點到九點，固定寫日記、閱讀、寫文章，日積月累下來，就成就了我時間管理領域超過100篇的文字稿。

我並不是要每一個人都運用晨間的時區來做事情，有些人是早起的鳥兒，有些人是越晚越美麗的貓頭鷹，但是找出自己的自由時間，變成連續性的時區，每天固定在這段時間內累積實力及能力，我覺得是很好的習慣，也是我要推薦給大家的。因為我習慣早起，所以以晨間時區作為例子，我們這就開始吧。

（1）重要的事情中午之前就搞定

我的每日待辦清單，會分為A、B、C三級，A級屬於最重要的事情，B級是不哪樣重要，但是希望今天完成的，C級則是不大重要的。每天早上，我就開始處理A級的事情（大多耗時較久），這樣到中午時，A級的事情通常就處理的差不多了。下午的時間，由於通常我都比較沒有精神了（尤其是三點以後），就會多做依照場合批次處理的事情（看討論區並回覆、打電話聯繫感情、寫一些重要性較低的email等）。

有時候遇到一些狀況，下午臨時有約會，由於一天中重要的事情都處理了，也不會影響到一天整體的效率。尤其晨間時間時，我若已經寫完文章，有多餘的時間，也可以處理一些重要的事情，可以有效的推動A級事情的進行。

（2）經典晨讀

有人說"每天花點時間，讓心靈沉浸在偉大雋永的智慧思想，可以讓我們面對每天的挑戰，能以更好的角度來看待。"永錫覺得這句話很有道理，最近每天早上，我都會晨讀<<堂吉訶德>>，這讓我能夠超脫於現在，對一些事情（正義、勇氣、愛等）做一些思考，並寫成部落格文章發表。

這對我而言是很寶貴的時光，是我超出於目前的張永錫，有一個和更大的智慧互動及沈澱的機會。每天早晨，四下無人，寂靜無聲，我的靈魂終於能跑出來，呼吸一下除了監禁在我心靈之內的自由空氣，這是多麼珍貴的事情。我的好朋友們，何不試試呢 :>

（3）沒有干擾的工作時段才能創作

我的人生導師姚仁祿，凌晨五點即起，約需要完整的四個小時，才能深火慢炖，寫出一篇部落格文章。大陸知名的播客反波，要做出一段Podcast，也需要四個小時的連續工作。彼得.杜拉克說，他若要寫一篇報告，如果能關起門來、切斷電話，連續做上五六個小時，一份不錯的初稿就能完成。

一個創作，想要有所品質，就需要能將時間做整批的運用，如果時間是零星組合，縱使總時數相同，成果必然前輩不同。因此，能否管理好自己的時間，讓自己有固定的整批創作時間，就是一件很重要的事情。

永錫寫一篇較長的部落格文章，至少要一個半小時以上（甚至更多，如本篇），但是永錫要求自己，每天不論或長或短，都要有一篇文章的產出，希望利用這樣的寫法，訓練自己成為寫手的能力。這時，擁有晨間時區的好處便凸顯出來，能有足夠的時間，好好的寫好文章，而不耽誤今天其他的事情。

（4）巴布早安團

好友阿信和一群朋友利用台灣的巴布服務（有點像Twitter）成立了巴布早安團，目前有12個成員。每天早上起床，永錫就要到巴布早安團留言，報告起床時間，若是遲到，沒有上去留言，都會扣除點數，累積六點，就會被退團，失去資格。

很多人在研習會中問我要如何養成自律的習慣，我覺得有兩個方法，一個是要好玩、一個就是要有使命感，這兩者都會讓您早晨時自動起床，我覺得巴布早起團就是屬於好玩的那一種。當我們需要點名時，就會要求自己一定要早起，變得比較容易養成習慣，團員iowei就說過"現在早上多了很多時間，都不知道要拿來做什麼。"這真是件很幸福的事情呢。

由於巴布早起團採取封閉會員方式，必須團員邀請才能參加，我也在下方備註之處，將巴布早起團團規貼出，讓有興趣早起的朋友可以參考，自行組成早安團，享受早起的好處。

（5） 晨間日記

永錫每天都會寫晨間日記，從2006/1/7到今天，剛好是兩週年（YA!），也影響了許多朋友一起寫晨間日記。我們利用晨間時區的時間，做檢視自己的動作，是一個很重要的事情。認識自己，我所知道的最好方法之一，就是寫日記。

不僅如此，早上我檢視以前日記，我也能看清楚我寫日記的第二天，就是老婆高中好友結婚的日子（1/8）。因為晨間日記寫在excel上面，屬於連動日記，很容易看出去年、前年的同一天，我們做了哪些事情。因此，寫久了之後，更加能看到晨間日記的無窮魅力。（從今天起，我就能看到過去兩年每一天發生的事情了）

這兩年來，永錫的改變也很多，我想有一部分可以歸功於晨間日記。有興趣的朋友可以參考延伸閱讀的連結，參加寫晨間日記的世界。

結語

一開始早起，是因為同時要上班，同時又要寫落實第八個習慣＋感動的論壇文章；後來是因為寫了晨間日記，需要每天早起書寫，日子一天一天過去，最後內化成自己一個習慣。晨間時區，給予我很大的幫助，上班的時間，我和大家一樣工作，但是晨間這幾個小時，就造就了我和其他人的不同。

如果您也習慣早起，別忘記要把晨間時區做妥善的運用，如果您不習慣早起，也可以參考晨間時區的概念，運用在自己的生活中，讓自己有時間持續學習。我們要當一個幸福的行動家，就要有一肩扛起幸福責任的能力，我們彼此共勉。

接下來的課程要繼續討論一個很有意思的主題，weekly compass，裡面並會提及我管理任務的方法，也請期待。

延伸閱讀
工作達人的小秘密--早起 時間管理健身房 66/100
「晨間日記」使用心得及小技巧
145/200　心靈健身房+感動　晨間日記資源整理

反波 http://www.antiwave.net/
姚仁祿老師網站 大小創意巴布早安團 http://buboo.tw/goodmorning
落實第八個習慣+感動


備註（巴布早安團團規）
[巴布早起團]團規  2008/01/01
宗旨：團員們每天早晨互道早安互相督促早起。
運作方式：團員每天於自訂起床時間內利用上網或簡訊，在巴布發佈早安訊息。(為了方便點名，早安訊息請儘可能用回覆"巴布早起團"發佈)
報名方式：回覆"巴布早起團"起床時間與mail，並附上想早起的原因。(起床時間最遲為9:00AM，建議為7:00AM，mail為備用聯絡方式)
點名：每天統計出席狀況，含應到、實到、缺席、請假人數。
缺席：超過起床時間30分鍾未發佈訊息者視為為缺席，丑1。
退團：以月為單位，最高累計丑5，丑6者即日退團，且一個月內不得再入團。
請假：如假日或是前天玩太晚想補眠者可請假，回覆"巴布早起團"請假訊息即可，但一個月不得請假超過5天，且儘量事先請假。(特殊原因如生病、出國出遊者，可超過5天)
修改：由於發佈簡訊慢到缺席、事後請假等原因，需要修改點名者，請於當天內回覆"巴布早起團"做修改。
其他：若是巴布主機掛點，當天暫停一次。

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twhsi 時間管理 線上課程 (30) 杜絕干擾：授權 109/200

    

    台灣奇美企業的負責人許先生，他不常上班，除了每週一固定到公司舉行會議，剩下來的六天，他大部分在釣魚。但是他的企業版圖卻持續擴張，是一個台灣重要的企業集團。  

  
      
              這樣的觀念，起源於他年輕做烤漆生意時，兩個買主給他的深刻映像：   
         
         
          一個日本留學回來的年輕企業家，做事認真，勤快努力   
         
         
          一個店開在公園排的老人，卻老是在泡茶，還常常和他說"做生意不用這麼辛苦，年輕人來來，坐下來喝杯茶吧。"   
         
         
          原本他認為，認真的年輕人一定會比老人經營的好，讓他驚訝的是，老人的貨越叫越多，相反地，年輕企業家貨卻越叫越少，每次去的時候，還常常聽見他在埋怨師父、工頭很難管理，和他配合不來。   
         
         
          於是許先生好奇的跑去問老人經營事業的秘訣，只聽見老人喝著茶，輕輕的說"我什麼都不懂，所以交給師父負責，按照成品抽成就好了"。於是許先生體會到授權的好處，不僅可以為自己賺取金錢，更可以賺取最寶貴的人生時間。授權固然能讓我們遠離干擾，節省更多的時間，但是要如何做才能做的好，今天永錫也分享一些我的見解及經驗，我們這就開始吧。   
         

        

         

                     

         

            （1）建立清楚的規則         

         

            永錫常常在各地舉辦研習會，便需要和不同的主辦單位合作。我會先準備好研習會上要做的待辦事項清單，一份給自己參考，一份也給主辦單位，讓雙方都知道有哪些要做的注意事項。之後，並用電子郵件或電話溝通，分配工作，讓合作過程中的問題降到最低，研習會的品質卻能很穩定。         

         

            這就是在授權前建立明確的規則，把要做的事情列出來，誰來做這件事情弄清楚，這樣子就會降低不可預期狀況的可能性。         

        

      

   
         
         
         

              

   
          （2）信任、默契、理性溝通   
         
         
                  史蒂夫·柯維博士在《第八個習慣》一書中寫到：希臘哲學中建立影響力次序是，信任、默契、理性溝通。我們授權之前，要先注意我們和被授權對象的信任程度，並逐漸在小事情上面建立默契，等到這兩個基礎穩固了，最後才是進入理性溝通的階段。      
              
              
              以前永錫在幼稚園上班時，起初和家長溝通時常常出現狀況，因為我往往用英文教學的專業，直接和家長做理性的溝通，這樣的模式，其實是建立在很薄弱的基礎上，自然很容易失敗。後來，我會學著先傾聽家長的聲音，解決他的問題，慢慢建立信任及默契，最後進入理性溝通階段時就相當容易了。      
   
         
         
         

              

   
          （3）多用心   
         
         
          台灣著名的證嚴法師，成立慈濟功德會，會員遍佈全球，有數百萬人，並且救病濟貧，成就很了不起的事業。法師常常講到一句話"要多用心"，年輕的時候常常聽到這句話，卻不是很能體會，年紀長了，社會經歷比較多了，才發現這句話的重要。   
         
         
          多用心，不僅是自己要做好事前的思考而已，還要用溫軟的心聽去傾聽他人，站在別人的立場來思考，這樣子做事情才能夠做的好。我們想要做好授權的工作也是如此，不僅是規則的訂定，更要把"人"的因素考慮進來，這樣才能事半功倍。   
         
         
         

              

   
          （4）相信人的潛力   
         
         
          永錫的好友老k，曾經和我說過一段話"急的人要給他空間、慢的人要給他時間"。我覺得這句話很有含意，老K的意思是，別人往往比你想像中聰明，要給人機會去證明。   
         
         
          永錫在青商會持續推動一個"彰化縣兒童英語演講比賽"，到目前已經是第六年了，每年都有三百多個幼稚園、國小學童參加，是個很有意義的活動。永錫的角色也從以往的執行角色，慢慢退居幕後擔任支持的角色，這也就是一個授權的過程。   
         
   
          青商會年輕的主委（活動承辦人）在辦活動的過程中，逐漸學會活動規劃及執行、財源開發、溝通協調、人力調度等能力。中間當然也會遇到相當多的狀況及問題，但是授權者要相信人的潛力，給予時間和空間。目前這個比賽已經可以獨立運作了，這都是因為當初永錫和資深會有們考慮到做好交棒的動作，在過程中逐步授權，終能讓這個活動能夠長期的執行下去。   
         
   
         

              

   
          （5）外包   
         
         
          前陣子讀到一句話"就算這件事全世界沒人做的比您好，也不代表您要親自去做"，我覺得這句話很有深意。永錫以前也常常犯這個毛病，會做的事情不敢授權給別人，反而讓自己相當忙碌，卻沒有把一件事情的核心目的掌握好。   
         
         
          後來永錫開始學習外包，這是我從<<世界是平的>>這本書學到的觀念，把一些事情，請別人代勞，以舉辦研習會為例，我會請主辦單會負責報名及收費的事宜，請義工團隊擔任研習會的助教，製作活動海報、佈置場地、拍攝影片、錄音、準備活動器材及各類物品、擔任主持人等等。而我則專注於把這場演講講好，把研習會整體的氣氛及效果掌握好，不是靠一個人的力量，而是結合成一個團隊，反而能有更大的影響力。   
         
   
          這就是一種工作外包，讓自己可以專注於核心事項，並且不要耗費無數的時間。   
         
         
         

              

   
          結語   
         
         
          <<一週工作四小時>>這本書的作者提摩西大部分時間都在世界各地旅行，卻能同時經營一個很賺錢的健康營養食品企業，就是因為他能做到授權。很多人覺得賺錢是很重要的事情，但是卻忽略了時間也同等的重要。提摩西在架構他的事業之初，就思考如何能夠降低經營事業的時間，因此他運用了許多授權的技巧--建立規則、外包、用心事前規劃、運用科技力量等方法，讓自己經營事業，卻又能同時經營人生，這是很值得我們學習的。   
         
   
          接下來的課程，我們要介紹的是"晨間時區"的概念，下次見。   
         
   
          延伸閱讀   
                  <<一週工作4小時，晉身新富族>> 一本介紹新富族（New Rich）及時間管理            【台中湧泉 twhsi時間管理與晨間日記研討會】97/1/20 (日)
      
         
   
             
         
         
         
         
      

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twhsi時間管理 線上課程 (28) 杜絕干擾：減少時間浪費：email及電話 106/200

杜絕干擾這個主題會有三篇文章，依次如下，這三篇是我從<<一週工作4小時，晉身新富族>>看到的架構，覺得相當不錯，所以我借用來就減少時間浪費：email及電話、將重複工作批次處理、授權的遊戲規則調整分為三堂課程，一一討論。雖然架構是從別書而來，但是內容則都是自己的經驗及想法。

建立起一個耗時較少的溝通系統，要多利用非同步溝通（如email方式）解決問題，而非同步方式

我們想要減少工作時間的浪費，我覺得要從降低溝通耗時下手，現代社會，需要大量、高品質的溝通。但是，溝通也常常耗費大量時間，永錫覺得應該多思考如何我們自己溝通的方式，減少不必要的耗時。我們今天要談的主題是，處理郵件時間降低、減少打電話的時間，這就開始吧。

（1）處理郵件時間降低

現代人溝通成本最低、最方便的工具之一就是電子郵件，但是許多人也耗費許多時間在電子郵件的閱讀及處理上（或完全不看）。以下幾個建議是我自己實戰的心得，也提供大家參考

a 關掉即時通軟體及郵件軟體的提醒聲音:
這樣子工作時的注意力才不會中斷，關掉後，我覺得心情輕鬆許多，大家不妨試試。

b 減少每天檢查email次數：
永錫每天在固定的時間檢查email，例如早上九點、下午兩點。雖然降低檢查email次數，但是一進入信箱，就要求自己要把email都處理完，才離開，這也是一種批次處理的觀念。

c 將email內容寫的很清晰：
這樣子可以避免別人看不懂，又發了一封email詢問，增加不必要的信件數量。太長的信件一定要分成幾個重點，讓閱讀者讀起來輕鬆，寫完後自己要再讀一次，避免詞不達意，及看看有沒有要補充的事情，這樣的方式反而節省許多不必要溝通時間。

d 不開轉寄的信件：
有些朋友會寄發大量的轉寄信件（有趣的文章、投資資訊），若不想看，可以用email信箱裡面的篩選器或郵件規則，將之分類到垃圾信件，或請朋友不再寄發。值得讀的信或資料，轉到to read list資料夾，有空時慢慢看，不要放在收件匣內。

e 找一個垃圾郵件過濾功能強的email服務：
我所用的gmail服務及apple的mail程式都有很好的垃圾信過濾功能，以前用的yahoo.tw信箱垃圾信過濾的功能不佳。

f 建立自己的通訊錄，批次寄出信件：
利用通訊錄，可以分類批次寄出信件，除了可作個人行銷外，還可以節省大量時間。

g 清空收件匣：
我的email信箱收件匣的部份會儘量清空，這樣子一開email才不會看不清哪些是還沒處理的事情。無法立刻完成的事情放到to do list資料夾，要閱讀的東西放在toread的資料夾，要用別的方式處理的事情（電話，自己動手）的事情放到自己的行動清單，徹底清空收件匣。這樣子一開email永遠只有最新的信件在裡面，也可以省下許多辨識的時間。

h 學習電子郵件篩選器或郵件規則：
設定一些篩選信件規則，在信件收到的同時，一些信件就可以分到垃圾信件區，減少要處理的時間。永錫會將一些朋友的轉寄信件、網站發出的廣告信件、新聞設成規則處理，自動送到不同資料匣，檢少要處理的信件數量。

電子郵件是個重要非同步溝通工具，但是要有良好運用方式，才不會一點一滴偷走我們寶貴時間。

（2）減少打電話的時間

時間管理專家曾經統計過浪費時間的前15個原因，其中第一名就是電話干擾。其實，由於運用許多工具來溝通，永錫打電話的數量越來越少。事前將雜事做好加工處理的工作，確實可以減少打電話的數量及通話時間，但是仍然需要有一些打電話的方法，我也分享一些我使用的技巧和大家分享。

a 擁有完整的通訊錄：
很多人都沒有在電腦中建立通訊錄的習慣，通常使用手寫的通訊錄，或者是手機內的通訊錄，重複謄寫或換手機時，常常就漏失了重要的電話。若能善用電腦中的通訊錄軟體，一來可以和手機做同步，不需重複輸入，二來搜尋快速，就算通訊錄量多也不怕（與我的通訊錄為1200筆）。永錫收到名片時，如果是重要的，就會打字到自己的通訊錄，以便日後聯絡，雖然比較耗時，但是相當重要。這是一個自我行銷的時代，通訊錄就是最好的行銷輔助工具。

b 善用免持聽筒功能：
一般辦公室電話有一個很好用的功能"免持聽筒"（見上圖紅框處），可以讓我們等待對方接聽電話時，空出雙手繼續處理事情，增加效率。

c 批次打電話，規劃交談的內容：
列好電話清單，一次打多個電話；打電話前先規劃一下要講的重點，都可以節省實際通話的時間。老婆常常提醒我要先想清楚自己要問的問題在和別人請益，這樣又尊重對方，又能省下雙方時間。

d 電話旁邊要準備紙筆：
交談時，難免有要紀錄的資料，要隨時準備紙筆在桌上以便紀錄。電話要固定放在左手邊（左撇子放右手），方便手寫紀錄。

e 善用skype等網路電話：
skype可以大幅降低通訊成本，我常常運用skype打國際電話，現在還有一種skype pro功能，讓我們打國內的長途電話也很便宜。

f 改變習慣將"你好嗎？"問候式的話語改變：
接到電話時說"我有什麼事情可以為您服務。"這樣的話語減少打招呼的時間，是一種不錯的節省時間方式。

g 用email或簡訊取代電話交談：
電話溝通需要兩個人同時在場，有時候簡單的事情用簡訊通知，複雜的事情先寫email都可以節省雙方的時間。

我們使用電話的習慣，也可以用20/80法則來思考，把時間用在重要的事情上面，這樣才是較好的方式。

結語
人際關係維護和時間管理，看似兩者有所矛盾，但是我們必須好好的思考自己的溝通系統，這樣才能找出合宜的方法，才能達成溝通的效果，又能有效運用時間。

下階段要談論的主題是將重複工作批次處理，下次見。


延伸閱讀
<<一週工作4小時，晉身新富族>>試閱本讀後心得twhsi時間管理線上課程(20) 四個需求之情感需求twhsi非同步溝通工具（4） email、私人訊息、手機簡訊twhsi時間管理線上課程(7) 組織依照場合分類的行動清單【人脈系列】建立人脈是一種技術也是一種能力

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  twhsi時間管理 線上課程 (27) 選擇性的無知 105/200

我們的身邊無時無刻充滿了資訊，有線電視將近百頻道的選擇，數百種中文雜誌，每年出版的中文書籍有四萬多種，還有電影、報紙、廣播、廣告傳單及看板等等，豐富的資訊讓我們的注意力變得貧瘠。西元1472年，當時全球最好的劍橋大學皇后學院圖書館藏書量只有199冊，相較之下，目前的資訊量真是多的驚人。

吸收資訊和每天用餐其實很類似，我們吃東西時都會注意熱量及飲食均衡，多吃蔬菜、水果、魚肉，少吃肉類、脂肪，並且多做運動。資訊的吸收也是如此，過多的資訊及不具營養價值的資訊，都是不必要的，愛因斯坦曾說"讀太多又太少動腦的人，會染上懶得思考的習慣。"，所以吸收資訊也要有合適的方式。永錫建議我們要採取"選擇性的無知"這種策略，讓自己不要在資訊的洪流中淹沒了。

（1）降低資訊量吸收量
學習忽視，是心靈平靜的最佳途徑
--羅勃.斯威爾

認識twhsi的朋友都知道，我不用msn之類的即時通軟體（很少的狀況下用gtalk），事實上，我看報紙只看工商時報，電視最常看的是<<超級星光大道>>，很少看電影及DVD，其他看電視的時間多是陪孩子看東森幼幼台。

永錫建議要學習捨棄所有不相關、不重要、無法運用的資訊，因為我們的注意力太珍貴了，我們必須用在值得運用的地方。不用msn是覺得他會不斷的打斷我的注意力，而找回注意力要花上許多時間；看工商時報是因為我最需要關心的是經濟問題，和個人的財務狀況最相關；看<<超級星光大道>>是我覺得很愉快很休閒的事情，很少看電影和DVD是因為要多陪孩子，看東森幼幼台，可以陪小孩，也可以一邊看書，並有共同話題。

我減少檢查email的次數，減少播出電話，減少rss的訂閱，儘量採取非同步溝通的方式聯絡（email、簡訊、SNS網站等），允許自己"不知道"某些事情，讓自己的注意力上升，長期下來，我發現我的時間增加了，專注力也更好。

（2）虛擬及實體智囊團

但是，僅僅降低資訊量是不夠的，有許多時候，我們需要一些立即、重要、可用的資訊，要如何取得呢？

我覺得要建立起虛擬及實體的智囊團，虛擬智囊團指的是cold network，不需要常常碰面就可以運用的智囊團資源，實體智囊團指的是hot network，需要聚會碰面才能維繫的資源，我們一一討論。

我覺得我們之前在非線性溝通的系列文章中討論的google論壇，SNS網站、部落格，就是在協助我們建立虛擬的智囊團，我們利用網際網路，可以找到各行各業的專家，並且請問他們的意見。平時可以分享興趣及交流意見（在一天的24小時內都可以做）。有需要時，可以將虛擬人脈化成實體，直接打電話聯絡或拜訪請益，直接解決問題。例如今年8月，永錫到北京去演講，事實上北京我是一個人都不認識的，透過論壇發佈消息，就有三名朋友擔任義工角色，成功的舉辦研習會。

永錫參加的實體智囊團就是青商會，也有近十年的經歷了，算的上是資深會員，藉由參加社團聚會可以交流各種地方上的資訊，有需要時，也可以打個電話就取得協助，是我覺得很好的智囊團形式。同年齡的朋友在這十年間也一起成長，經歷人生的風浪，相濡以沫，形成很強大的力量。

虛擬智囊團可以在任何時間進行，是一個很有效益的工具，實體智囊團雖然耗時較多，但是總是一種批次增加人脈資源的方式，若是長期來看，算起來效益也很高。有了很好的人際智囊團，有需要資訊時，就可以親自問人，快速取得可信度極高的資訊，就可以彌補第一項降低資訊吸收量的缺失。

（3）吸收健康的資訊

有一些資訊有助於建立自己正面的心態，並更加增加瞭解世界，那就要要求自己養成吸收這些資訊的好習慣，這就像是要有健康的身體，除了飲食均衡外，還要輔之以運動，才能事半功倍。

經典晨讀就是一個很好的習慣，利用早晨的時間，閱讀一些偉大的小說（目前是每天看一章的堂吉訶德），是一個持續一輩子得好習慣。除此之外，創作本身也是一種好習慣，我自己是習慣敲敲鍵盤寫寫文章，我有一個堂哥則是國樂演奏家，藉著演奏樂曲，抒發自己的情感。這些費時耗力（讀經典、寫文章、演奏樂器等）的習慣，其實就是一種生命中的創作，回饋給自己很多好的影響，就如同運動讓我們身體更加強壯，創作也讓我們得心靈、心智更加健康。

結語
我們需要在完全無知和資訊洪流之間，選擇出一條適合自己的路，否則我們就不可能好好的運用好自己的時間。完全無知雖然讓我們擁有許多時間，但是卻沒有辦法培養運用能力；吸收過量資訊，卻讓我們失去了時間及專注的能力，兩者都不適當。常常問自己這個資訊是不是不相關、不重要、無法運用的，會讓自己學著放下，重新選擇立即、重要、可用的資訊，才能讓我們有時間，有專注力，解決好眼前的問題。

下一個單元，我們要討論的是"干擾"這個主題，謹請期待。

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twhsi

twhsi時間管理 線上課程 (25) 80/20 法則 104/200

昨天下班前，twhsi把行動清單檢視了一遍，先挑出哪一些是近期一定要做的事情，再把近期不會做的事情歸檔到另外一張清單，其他不大重要的事情，全部刪除。結果我的清單只剩下30％要做的事情，我簡直是吹著口哨下班的，心情很輕鬆，只因為我開始運用一個很簡單的原理--80/20法則。

80/20法則在維基百科的解釋是這樣的"Pareto principle，也稱為80/20法則，此法則指在眾多現象中，80%的結果取決於20%的原因"，在時間管理方面，永錫也發現了和這個法則對應的現象，並將之運用在自己的時間管理系統中。

• 我們百分之八十的工作成果，是在百分之二十的工作時間內完成。
• 我們的工作內容，大部分的結果是低價值的。
• 我們工作時間內，有一小部分的時間，比其他時間能夠生產力更高。

今天我們也藉由三個主題"少一點行動，多一點思考"，"捨棄低價值，追求高效能"，"80％成果，20％時間"討論80/20法則在時間管裡方面的運用，我們這就開始吧。

（1）少一點行動，多一點思考

前些天去保養場保養車子，在等待的時間，和隔壁的一位從事業務的朋友聊起時間管理（他也買過treo 650）。他說他忙得沒有時間思考事情，只能當救火隊，每天奔來走去，承受很大的壓力。

我建議他，可以利用每天早上固定的時間作一些思考（寫寫晨間日記、排定一天的行程），思考的時間增加了，做事的時間反而可以降低。不然每天只是行動而缺乏思考，這樣子只會讓自己越來越忙罷了。

每天播出固定的時間來檢視自己，思考行程（晨間日記、每日計畫），可以讓我們的工作生產力大幅的提昇，這也是一種80/20法則的運用。我們好好思考每天哪些時間可以來作需時久、高價值的事情，如何用批次處理及授權，來減少低價值行動耗費的時間，這樣日復一日，我們的時間管理能力就能夠逐步增強。

（2）捨棄低價值，追求高效能

有哪些事情有高價值？
在twhsi的想法，和家人親密互動、人際聯盟的建立，追求自己生活及事業上的內在火焰，是最有價值的事情。

每天中的哪一段時間，是我最有生產力的時候？
對於我個人，早晨的時間，思慮清楚，又沒有他人的干擾，是我最有生產力的時候。

因此，永錫利用晨間的時間完成晨間日記，寫文章，email，作每日計畫及每週檢視，並思索生活中的重要決定。這樣就是在最有生產力的時間，作對自己最有價值的事情，這是我創造高效能的方法。

（3）80％成果，20％時間

多費工夫在簡單工作上，只是白費精力
--奧卡姆的威廉，提出剃刀定律

完整的行動清單，讓我們前輩小小的事情都能夠掌握；但是我們想要有效率的達到80％的工作成果，就要專注於重要的少數，並全力完成。前面提到我把行動清單的不重要事項刪除，反而能夠讓我們看清楚哪些重要的事情，把精力投注在之上，這樣子就能快速的用20％的工作時間，達成80％的工作成果。

Less is More. 當我們能專注在關鍵少數時，能做出更有生產力的成果，帕金森定律也告訴我們，有較短工作時限及明確截止時間
時，我們的工作效率會大增，結合這80/20定律及帕金森定律，我們就能在較短時間內完成大多數的工作成果，讓我們不用加班，有時間陪伴我們生命中的重要人物--我們的家人。

結語
"能衡量的事物才能管理"
--彼得.杜拉克

我們之前提過完整的工作清單，這些清單都是經過加工後的行動，所以重要性，耗時，都很容易評量。利用我們今天介紹的20/80法則，找出關鍵少數的行動，並在有生產力的時間，快速的完成。這樣的益處是，我們可以獲得充裕的時間，可以作其他高價值的事情（和家人及好友共度）。

下一堂課程，我們將介紹下一個概念，如何在這個資訊泛濫的世界，用較少時間，獲得必要資訊。

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<<一週工作4小時，晉身新富族>> 一本介紹新富族（New Rich）及時間管理實務的好書
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twhsi時間管理 線上課程 (25) RANDY最新的時間管理演講 103/200

是的，twhsi又開始了時間管理線上課程，這一切都是因為Randy Pausch教授，昨天早上，我收到網友oosherry的一封email，介紹永錫去看一篇部落格文章，11月底Randy在 University of Virginia演講，主題是Time Management（時間管理）。

我深受感動，永錫的母親，56歲時因為乳癌過世，當時我28歲。之後，我常常問自己一個問題，"如果我的母親在28歲時，就發現他的人生已經走了一半，她的人生決定會有哪些改變？"。我看著Randy精彩的演講（您沒看過？這裡 ），心中下了決定，我要繼續寫twhsi的線上課程。目前停在24篇，並不是筆者沒有辦法再寫了，而是因為覺得沒有很完整架構的想法，不想拿出來給大家看。但是，母親及Randy的經驗讓我發現，我現在不做，或許以後就來不及了。

首先要介紹的就是Randy的這場演講。這場演講非常精彩，可惜只有英文版本，所以永錫在看完演講後，也和大家分享重要的段落，讓大家在聽演講時，可以更容易進入狀況，我們就開始吧。

（1）Goals（目標）

眾所皆知的迪士尼樂園是多久時間內建成的？答案是366天。（哇）

這問題及答案告訴我們目標的重要性，Randy在此說明了目標的終極意義是 Fun（讓人們快樂），我們也必需要選擇好重要的行動去執行，一步一步的推動，才可能完成。

這個部份讓twhsi印象最深刻的就是他提到 Inbox isn't to do list.(收件匣和待辦事項清單不同)，真是深獲我心，永錫也立刻在我的email信箱中增加一個to do list檔案夾，把待辦事項和inbox分開。

（2）Avoid wasting time(避免浪費時間)

這部份講到的主題，第一個是書桌的佈置，第二是時間日誌

Randy覺得一個凌亂的書桌是個讓我們浪費許多時間的地方，他的書桌永遠只放需要的東西，以避免自己變成八爪章魚--每每為了找到東西就花費了無數時間。最讓我感興趣的是，他有三台電腦螢幕（見上圖），一個是工作區域，一個放待辦事項，一個放行事曆。今年八月永錫到google北京分公司去參觀時，也發現許多工程師桌上都有三台螢幕，所以我決定，要在辦公室增加一個螢幕，看看效果如何 :>（配合我目前的macbook使用）

其次，Randy建議一定要用"時間日誌"來紀錄自己時間的運用，這點我知道很久了，但是從沒做過，我也會開始使用，並在日後報告心得。

（3）Bosses & delegation（領導與授權）

Specific thing to do
Specific date/time
Specific penaltyOr reward … for THEM
--Alf Weaver

授權也是時間管理重要的一環，當我們能越早授權，被授權的人也能越快速的成長。但是授權也要有技巧，要以尊重他人的方式來進行，更要賞罰分明，才能產生成效。Randy覺得授權要越早越好的概念也落實到家庭中，看看上面的圖片，看得出有何不同嗎？

（4）Specific skills and tools

工具能改變我們做事的方法，對於email，Randy也有一些好方法分享，首先是不要刪信件，因為數位文件可以搜尋；善用副本功能，傳送給重要的人協助您；若別人48小時內沒有回信，可以再次和他們聯絡（打電話或再一次email）。

他也提出了一些不應該過度使用工具的時候，例如假期中不要收發email，平時在家裏少開電視，讓我們的生活品質可以提昇。

若是我們總是把任務拖到最後一分鐘才完成，常常都要付出慘痛的代價。他建議一拿到任務就要馬上進行，儘量提早完成，可以節省許多時間及精力。除此之外，壞的時間管理總是帶來許多壓力，管理時間，就是管理壓力及培養好習慣，要致力於改善自己時間管理能力。

結語

Get a day-timer or PDA （用萬用手冊或掌上型電腦）
Put your TODO list in priority order （待辦清單要有優先次序）
Do a time journal （做好時間日誌）
--Randy最後的建議

在生命只有幾個月時，Randy還堅持要演講時間管理這個主題，讓他的知識經驗及能力，能夠協助更多的人，令人動容，永錫知道，我是一個可以寫的人，所以我也決定持續的寫這個系列下去，我們繼續加油。


延伸閱讀
twhsi時間管理 線上課程 (23) 燃燒內心火焰 twhsi時間管理 線上課程 (22) 四個需求之心靈需求本次演講資料Time Management by Randy Pausch（中文）
本次投影片在這裡（先看過再看影片比較容易看懂）
錄影在這裡

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  twhsi時間管理 線上課程 (24) 課程一覽及總結 時間管理健身房 96/100
  從10/24到今天，一個多月的時間，完成了24篇的線上課程，twhsi覺得相當的高興，有馬拉松跑過終點的感覺。這一些日子裡，行進間、休息時，常常構思著要寫的主題和點子，斟酌圖片的挑選，段落的架構，這一個過程讓永錫學習到許多許多。而且這一系列文章在台灣及大陸，都有許多熱情的網友，或留言討論相關的內容，或要晨間日記的範本、或鼓勵我繼續寫文章的話語等，都讓我覺得又驚喜又溫馨，在此也一併感謝大家的支持。
  

這些文章的四個大範圍， "架構完整行動清單"、"做好每日執行計畫"、"運用晨間日記檢視"、"四大需求內心火焰"（詳延伸閱讀），也就是我研習會的架構，我深深相信每一個人都能因為這四個範圍的時間管理知識實踐，而達到自我管理能力的提昇，不僅擁有更好思考能力、更好的執行效能、更重要的是，擁有更多的自由時間，可以去實現自己的夢想。



在本課程第一篇時，我們提時間管理有三個好處，"處於沒有壓力的狀態"、"增強信守承諾的能力"、"掌握快慢之間的節奏"，現在我們在課程結束之際，再來討論一次。

  

1 處於沒有壓力的狀態

行事曆能夠預防手忙腳亂與突發奇想。
--安妮.迪勒，1975年普立茲非小說類獎項得主

當我們能做好 "架構完整行動清單"、"做好每日執行計畫"，表示我們有收集雜事，擁有一份行動清單，及每日計畫的能力。這時候，我們已經對將來臨的一日，一週，做好萬全的準備，就算是有突發狀況的產生，我們也能有較好的應變能力。

twhsi覺得，就像是一個有記帳習慣的人，每天他將傳票清單放入電腦之中，並做好科目的分類，日積月累下來，自然他就能夠掌握好自己的財務狀況，並能進一步的加以改善。會計就是這個人"

設計精緻，方法簡單

"的好工具。時間管理讓我們養成收集雜事，放入行動清單，並用簡單的工具及方法來執行每日計畫，日積月累，自然壓力管理的能力就越來越強，這就是我們能處在無壓力狀況的原因。

別忘了荀子的話"君子生非異也，善假於物也。"，君子並非生來就異於常人，而是他能夠善用工具。我們要學習荀子，善用工具和方法，改善我們生活，作一個幸福的人:>

      

2 增強信守承諾的能力

作為領導者，最重要的特質當然是要正直誠實。如果缺乏這一點，不論在工作團隊、足球場、軍隊或辦公室，你都不可能成功。
--艾森豪

我的奶奶一直是我人生的導師，在我剛出社會時，她耳提面命要我作一個有信用的人，奶奶總是說"信用若是壞了，那就賺不回來了。"年輕的我不大懂，信用又不能賺錢，我又是剛出社會的年輕人，信用到底有什麼用，真的是一知半解。長大以後，我才體會到奶奶的深意--我們想要作一個領導者，就必須在團隊中作一個信守承諾的人。

我們除了時間管理能力增強之外，還要能"運用晨間日記檢視"，看我們是否能做到信守承諾。在寫晨間日記時，是我們和自己心靈對話之時，也檢視自己對自己和別人的承諾是否做到，日復一日、週復一週，就能成為一個說到做到，有信用的人。這樣的方式，就能讓我們取得第二個好處，增強信守承諾的能力。

  

3 掌握快慢之間的節奏

生活就該像麥可．

喬丹打篮球一樣，看起来是非常快速的切入上籃，但是他的「快」却是用無數個「慢」组合起來。

--姚仁祿

伊索寓言《鵝和金蛋》中有一個故事：有一天，一個很窮的農夫在鵝窩裡發現了一個金光閃閃的蛋，更讓他喜出望外的是這個蛋是純金的，呵呵。這之 後，農夫每天都可以從鵝窩裡拿到一個金蛋。一開始，他覺得很高興，每天都有金蛋拿，但一天天過去，農夫卻越來越貪婪，想一次拿到鵝身體裡的所有 金子，成為富翁。有一天，他殺了這隻金鵝，卻失望的發現裡面一個金蛋都沒有，又會到了窮困的生活。

金蛋就是效率，鵝就是效能，若我們關心的是效率而不是效能，我們就像可能農夫一樣犧牲金鵝（效能）來獲得金蛋（效率）。

惟有

我們能照顧好

"四大需求內心火焰"，將我們的四大需求（物質、心智、情感、心靈）都滿足，並擁有自己的內在火焰。我們就能又有效率，又有效能；因為，我們知道應該要做好什麼事情（內心火焰），又擁有充足的精力（四大需求滿足，故有高效能），自然就能夠擁有很高的效率，能夠在生活中掌握好快慢的節奏，上籃得分。

想要能夠在生活中悠閒地漫步，享受慢活，就要照顧好自己的四大需求，這樣的益處是，我們能過一個從容不迫的人生，又能充滿意義。

  

結語

這24堂課的結束，只是一個里程碑的來臨，接下來我們也將用這24篇文章為基礎，推出研習會的講義（初稿樣本見上圖），讓對時間管理有興趣的朋友，更容易學習及吸收；永錫也預計推出新的系列文章，儘請期待。呵呵，我們繼續加油。

"起立、立正、下課"，謝謝大家。

延伸閱讀

第零階段 暖身

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   twhsi時間管理 線上課程（2）三本好書和六個流程 時間管理健身房 74/100  
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第一階段 架構完整行動清單

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  twhsi時間管理 線上課程 (5) 收集雜事 時間管理健身房 77/100
  twhsi時間管理 線上課程 (6) 加工處理雜事 時間管理健身房 78/100
  twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單 時間管理健身房 79/100
  twhsi時間管理 線上課程 (8) 組織進階的系統 時間管理健身房 80/100
  

第二階段 做好每日執行計畫

   twhsi時間管理 線上課程 (9) 排程和行動 時間管理健身房 81/100
   twhsi時間管理 線上課程 (10) 每日計畫與排程 時間管理健身房 82/100
   twhsi時間管理 線上課程 (11) 判斷行動的準則 時間管理健身房 83/100
   twhsi時間管理 線上課程 (12) 每日計畫、雙槍、to be 時間管理健身房 84/100
  
  
用一張A4紙，輕鬆做好每日計畫 時間管理健身房 65/100

  


第三個階段 運用晨間日記檢視

   twhsi時間管理 線上課程 (13) 運用晨間日記做好檢視與更新 時間管理健身房 85/100
   twhsi時間管理 線上課程 (14) 晨間日記的一些寫法分享 時間管理健身房 86/100
   twhsi時間管理 線上課程 (15) 我的每週檢視實務分享 時間管理健身房 87/100
     twhsi時間管理 線上課程 (16) 運用晨間日記做好半年檢視實務分享 時間管理健身房 88/100
   twhsi時間管理 線上課程 (17) 最後的流程--更新 時間管理健身房 89/100
  
   用Excel寫出實現夢想的晨間日記（1） 時間管理健身房 69/100  
   用Excel寫出實現夢想的晨間日記（2）如何寫基本頁面 時間管理健身房 70/100
   用Excel寫出實現夢想的晨間日記（3）日記頁面的介紹 時間管理健身房 71/100
   用Excel寫出實現夢想的晨間日記（4）晨間日記小技巧 時間管理健身房 72/100

  
第四個階段 四大需求內心火焰

   twhsi時間管理 線上課程 (18) to be,to have 時間管理健身房 90/100
   twhsi時間管理 線上課程 (19) 四個需求之物質需求 時間管理健身房 91/10
   twhsi時間管理 線上課程 (20) 四個需求之情感需求 時間管理健身房 92/10
   twhsi時間管理 線上課程 (21) 四個需求之心智需求 時間管理健身房 93/100
twhsi時間管理 線上課程 (22) 四個需求之心靈需求 時間管理健身房 94/100
   twhsi時間管理 線上課程 (23) 燃燒內心火焰 時間管理健身房 95/100

[ 本文最後由 twhsi 於 2007-12-2 09:28 編輯 ]

twhsi

twhsi時間管理 線上課程 (23) 燃燒內心火焰 時間管理健身房 95/100

"如果，某一件事情，可以開發我們的天賦才能，喚起心中的熱情，而這個世界也需要，良知也敦促著我們行動，那麼那就是我們的內心火焰"這是史蒂芬.柯維博士影響我很深的想法。當我們滿足自己的四大需求（物質、情感、心智、心靈），這時候，只要一根火柴，就能夠點燃內在能量的爆發。

每一個人在生命的某個階段都會有這樣的經歷：我們內心的火焰熄滅了。這時，與另外一個人的不期而遇或許能夠讓它重新綻放。對那些能夠重新點燃心靈之火的人，我們將會永遠心存感激。－－史懷哲

永錫的母親是台灣慈濟功德會的委員，1994年，母親過世，也開始自己到慈濟功德會上班（八個月）的契機，因為我想要了解影響我母親如此巨大的團體，力量的來源在哪裡？後來，twhsi發現一切的答案就在證嚴法師身上，上人她身材瘦小，卻有過人的堅毅智慧，開設慈濟醫院，帶領著450萬的會員，做著利益眾生的事情。證嚴法師是一個很美的人，心地很美的人，她也是我所說心中燃燒著熊熊烈火的人。

（1） 是過客，還是歸人

這些人、這些事，究竟是我生命歷程中的「過客」還是「歸人」？
--李建復，演唱<<龍的傳人>>的民歌手

之前拜讀李建復<<是歸人？是過客 >>這一篇文章，覺得文內歸人和過客這兩個概念，很值得提出來和大家分享。歸人，就是和我們一輩子有互動的人們，以及我們一生專注的事業；過客則是幾年內利害相關的朋友，或者事業經營的領域。我對自己提出了一個問題：就算擁有熱情，我們目前的內心火焰，是我們一時的熱情？或是我們一生懸命的付出？

這是一個大哉問，twhsi也要求自己，要追求一生懸命的內心火焰，發揮我們在這個世界上的影響力，我們一起加油。

（2）10％工作時間達成80％的成果

twhsi的興趣與專長在於時間管理，最近我對自己提出一個挑戰：幫助別人，用10％工作時間達成80％的成果。這是一個很大的Challage，但是我覺得這是可能的事情。事情的開始，是讀了一個美國作者Timothy Ferriss的著作<<The 4-hour workweek>>，對我影響很大，因為他用乘法，將兩個有名的生產力法則相乘。

80/20法則：只用20％的工作時間，可以完成80％的工作成果
帕金森定律：縮短工作時間，可以加速完成重要的工作

利用80/20法則，可以幫助我們刪除不重要的事情，讓我們專注於最重要的事情，讓我們的工作時間降低到20％。利用帕金森法則，訂定短而明確的截止時間，可以讓20％再節省出一半，達成我所說的用10％工作時間達成80％的成果。理論的大架構如此，但twhsi要求自己在實際的作法上做到這樣的事情，也會繼續和大家分享我的實踐心得。如果達成挑戰，這是一個可以幫助他人很大的事，讓人們有足夠的時間資源來追求自己的to be，自己的幸福，所以我將之設定為筆者第一個內心火焰。

（3）我的2017 2017

我的第二個內心火焰是2017 2017，希望到2017年的時候，我可以影響20萬1700人，藉著twhsi的時間管理方法，成為追求幸福的行動家。

我預計用三個以上的方法來達成這個目標，持續舉辦研習會、出版書籍、發行軟體是其中確定的三項。這一年多來，永錫舉辦了在北京、台北、台中、高雄等地或進入一些企業內部演講的研習會，我也會持續努力，在這個領域深耕，預計10年可以影響1萬人；其次，我們的團隊正在編輯研習會的講義，並作為日後出版書籍的依據（預計會有三部曲，也就是三本），計畫這個部份可以影響10萬人；最後，我們希望能開發手機界面的時間管理軟體，這部份可以影響10萬人。這樣子就能在2017年來臨前，超越20萬人的目標。

這是twhsi的內心火焰，也是我事業的方向，也很歡迎有興趣加入我們團隊的朋友，我們結夥攻頂、事半功倍。

結語
插上蠟燭，就要準備點上火了。成功很簡單，但是點燃內心火焰著實不易，除了自己努力，還需要朋友及家人互相砥礪，才能讓蠟燭長燃不熄。您如果想要點燃自己的內心火焰，歡迎參加我們落實第八個習慣+感動討論區，我們每天24小時，全年無休，等待著您。


最後，就要進入我們線上課程的最後一堂"總結"，請期待。

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四大需求的文章


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李建復<<是歸人？是過客 >>文章
慈濟功德會網站 慈濟全球資訊網歡迎參加 落實第八個習慣+感動討論區

twhsi

twhsi時間管理 線上課程 (22) 四個需求之心靈需求 時間管理健身房 94/100

2005年7月6日對twhsi而言是一個很特別的日子，就在這一天，我加入了"落實第八個習慣+感動"社群，開始了一段奇妙的心靈之旅。在這裡，幾乎每天twhsi都會在此互動留言或寫些文字（超過2400筆討論），在過程中逐漸學習在網路發聲，並藉由展現自我，和更大的自己去連結。有趣的是，這兩年多來，我更加瞭解了我自己，瞭解我的心靈。

心靈需求，就是追尋人生的意義以及想對他人有所貢獻的內心需求。有人說，哲學的最基本問題是"生命的意義是什麼？"對此，永錫並沒有一個好的答案，但經由學習和分享，我發現自己正在做一些對自己意義深遠的事情，並且和一群志同道合的朋友一路前進。筆者也學到了三個加強我們精神才能（滿足心靈需求）的方法，分別"信守承諾"、"找到自己內心的聲音"、"鍛鍊我們的自我意識"，和大家切磋研討。

  

（1）信守承諾

在我們時間管理線上課程的第一課中，twhsi提到時間管理的三大好處其中之一是"增強信守承諾的能力"。筆者發現，想開發我們的精神才能，勇於承諾、信守承諾，是很好的第一步。

完成<<第八個習慣>>網路讀書會（2005年7-11月，15章）、 架設GTDER.ORG網站(2005年9月)、推動晨間日記（2006年1月，691篇）、寫文章時間管理健身房（2006年6月，目前有94篇）、寫twhsi時間管理線上課程（預計24篇）、參加巴布早起團（每天早起）等，都是過去對自己做出的承諾，而且是自己持續推動的。永錫發現，我做出承諾及履行承諾的能力變強了，也對自己越來越有自信。

我們運用時間管理的能力（建立完整清單、每日計劃、定期檢視等），讓我們對己及對人都能說到做到，讓我們也越來越喜歡我們自己，並建立健康的人格。前幾天好友小徹和twhsi討論到如何建立自信，我也建議她，"由點滴做起，許下一個做得到的承諾，並確實執行。持續這個習慣，就可以增強自己的能力，成為一個說到做到的人。"對於小徹，我如此建議，您何不和小徹一起試試看呢？

  

（2）找到自己內心的聲音

twhsi其實並不知道時間管理是我要做的事業。

最初的開始，是2000年間美國表哥家作客，發現了PALM PDA這種特別的3C產品，把玩之餘，也開始寫一些文章分享在討論區；接著是2002年接觸到GTD(Getting Things Done)這種時間管理的方法論，和一群朋友共同討論如何把這種方法落實在PALM這種工具上；2005年加入論壇後，開始寫時間管理健身房，開始分享自己時間管理方法；2006年論壇聚會中，開始第一次公開演講（主題是晨間日記），2007年則開始對外舉辦時間管理研習會。

這一連串的經歷讓我發現，我們內心的聲音是逐漸演化出來的。

很重要的部分是，在這七年多的過程中，永錫並不是閉門造車，而是選擇網路這個工具，運用每一個螢幕後面的腦袋，和大家做回應及互動。這兩者的差別，就像是朝著牆壁打網球，自己練習，相對於和全世界不同的網球選手一起打球，切磋球技一樣的大。

常常twhsi會在行進間、睡夢中、寫文章時，聽到內心聲音告訴我要如何的做，這個聲音相當的小，可是相當清晰。所以筆者聽到內心聲音的方式是，網路分享及傾聽自己。我發現每個人的方法不大一樣，有人是藉由靜坐冥想，有些人則要在散步中，有些人和自己心靈有對話的能力。找到自己內在的聲音，相當的重要，我的朋友形容這是一種"平和的力量"，讓我們做事情有一種安定感，可以很專心去做一件事情。

  

（3）鍛鍊我們的自我意識

維克多.法蘭可是一位有名的心理學家,但是不同於一般學院派的心理學家,他有一個很不平凡的經歷

在第二次大戰時，他被關入了納粹的集中營，父母、妻子、哥哥全死在毒氣室中，他卻幸運得生存下來。但是，這仍然是生命中的極大痛苦，維克多不同於當時同樣受到創傷的人們，藉著超越集中營的痛苦經歷，找尋出解決的方法-人有權利選擇他面對環境的反應方式。

twhsi自己曾有數次憂鬱症的經驗，但是我不但走了出來，現在還站在講台上成為激勵他人成長的講師。我覺得，幫助我走出藍色幽谷，重新面對世界，正是自己的選擇。我選擇了拼了命，也要面對生命的挑戰，而不是選擇讓挑戰一口口吞噬掉我們，這樣的態度，讓自己一步一步的改變，鍛鍊自我的意識，讓我面對生活中的各種挑戰，心態上更為堅強。

我們可以選擇自己的思考方式，可以選擇自己的對環境反應的感受，我們可以鍛鍊自己自我意識，成為自己的主人，這是我在生命中學習到的重要一課。

  

結語
藉由網路、研習會、工作上得各種人際互動，有意義的每天累積，回應，twhsi對事物有了穩定的想法及看法，也讓我找到自己內心的聲音，並進而想要協助他人找到他們內心的聲音。這是筆者在精神才能方面的成長，也滿足了我的心靈需求。在此永錫也要求各位，增強自己的精神才能，這樣的益處是，讓自己更有方向、更有力量，面對挑戰時，不會輕易的屈服。

第二十三堂課程，我們將討論"燃燒內心的火焰"，請期待 :>


延伸閱讀
twhsi 時間管理 線上課程（1）WHY GTD? 時間管理健身房 73/100

twhsi時間管理線上課程（1）WHY GTD?128/200 心靈健身房+感動維克多.法蘭可156/200 心靈健身房+感動旅鼠的困境

一些文中提到的連結及團體

巴布早起團
http://buboo.tw/goodmorning

twhsi第一個時間管理網站
GTDER.ORG

"落實第八個習慣+感動"社群

twhsi

twhsi時間管理 線上課程 (21) 四個需求之心智需求 時間管理健身房 93/100

twhsi是一個熱愛閱讀的人，不愛教科書，卻讀了很多課外讀物。國小時看了許多的漫畫，國中以後開始嘗試金庸的武俠及世界文學，長大後開始看管理類的書籍，也一度很喜歡人物傳記、歷史、偵探等主體，近幾年則專注在時間管理這個議題上面。

心智成長之於我，大多是建立在閱讀的基礎上，但也不代表全部。我的堂哥是一個優秀的商人，也是一位優秀的柳葉琴演奏家。我想音樂對他的大過於書本影響。只是我的興趣在閱讀，我的心智成長和書本相關性較高，這裡我們就談談幾個我心智成長的關鍵"經典晨讀"、"心智圖學習"、"主題學習"、"生活中學習"。

  

（1）經典晨讀

每天早上起床後第一件事，就是帶本經典名著（最近讀的是<<創意姚言>>），走到餐桌前，準備一份簡單的早餐，一面吃，一面沉浸在經典的內容中。這時候是凌晨六點鐘，周圍很靜，我的心也很安靜。就這樣，讓我的思考和作者的思考激盪出創意的火花。

經典晨讀是我養成的最好習慣之一，每天讓心靈沉浸在偉大雋永的智慧思維中，就算是幾分鐘也很有價值。之前我閱讀過<<第八個習慣>>、<<文化苦旅>>等名著，這些文字，就這樣深刻的走進我的心房，成為我思考的一部分。

想知道我的下一本經典嗎？呵呵，我想讀的是<<紅樓夢>>，讀過的朋友介紹個版本給我吧:>

  

（2）心智圖學習

1999年永錫參加台灣孫易新老師舉辦的心智圖課程，便開始筆者使用心智圖閱讀的濫觴。做過許多好書的mindmap筆記，寫文章時也常常拿心智圖來做大綱。有時，就隨手畫在紙上，有時，則運用mindmanager這個程式來打字整理，相當的方便好用。

  

為甚麼心智圖如此重要？我覺得心智圖像是一個很大的容器，讓我們可以把腦中的想法往裡面倒。由於其架構的關係，mindmap的容量接近無限，分支中還有分支，所以我們可以藉此將腦中所有的想法清空，放在圖面上，並藉由圖本身來幫助我們思考（不用記憶就可以專注思考）。

思考，我覺得是滿足心智需求的一個重點。我常常把用心智圖思考後的圖形，去蕪存菁，重新編排，寫成一篇篇的文章。不論是寫文章時的構思及拿捏，發表在網路後和好友在思考上的激盪，都讓我學習許多。

在此我要建議各位，發揮心智圖兩大功能：一個是收集我們覺得重要的資訊，一是藉由重新編排及延伸，產生出另一篇論點或文章。前者是一種收集的工作，後者是一種創造的工作。若是我們多寫文章，心智能力能夠有更進一步的成長，這是我自己的經驗，也提出來和大家分享。

  

（3）主題學習

大家都知道twhsi熱愛"時間管理"這個主題，我也從這個主題的學習中，提昇了許多的心智能力。

在學習時間管理的初期，永錫完全是參照Getting Things Done（繁體中文版譯名"搞定"）這本書的理論架構，學習的目的是為了要弄懂這本書，是所謂蕭規曹隨。

第二階段，在網路分享了許多工具運用的文章，藉著理論和工具的結合，達到時間管理的目的。

第三階段，五年後，twhsi開始對外演講，由做中學，進入了教中學的方式。這時候發現學員要的不只是時間管理，更要追求生活的平衡，生命的意義，也因此讓自己的學習跳脫出了時間管理的領域（不僅 to do，還要 to be），學習及思考的範圍都提昇了。

這樣的過程讓我體會到，有學習的主題，是我們提昇心智能力的一個好方法。或許大家可以找一個自己有興趣的主題，好好的下功夫研究，帶著問題閱讀，做中學、教中學，讓我們的學習更加有效率。

（4）生活中學習

twhsi常常幫我兩個孩子排湯瑪士火車的軌道、和他們一起玩線上遊戲（老二最近喜歡玩保齡球）、也常常全家一起去爬山。我發現在生活中，有許多可以紀錄的東西，也會把這些點點滴滴都寫在晨間日記中，有時則會發表在落實第八個習慣+感動 論壇中，把感動留下來。

日積月累下來，很奇妙的，自己的點子越來越多，常常在不知不覺中跑出來。尤其凌晨四五點是筆者最有靈感的時候，在半夢半醒之間，或許是寫文章的點子，或者是做事的關鍵作法、或許是對心中的疑難，突然有了一個直觀的解法。

永錫發現，潛意識真的很微妙，真的有內心的聲音這種東西，在這個時候，我就利用我的treo 650收集起這些點子，等待白天再處理，之後就繼續睡覺了。但是，白天整理時，就發現這些點子真的很有價值，常常協助我能做出較好的決定，或提昇了做事的品質。twhsi覺得這就是我們累積生活中的點滴，融合成智慧，這也是一種提昇心智能力的方法。


結語
twhsi的學習不是為了考試，不是為了金錢，就單純只是一種學習樂趣、想讓自我成長。老婆常常笑我像在讀博士班，常常看書，想著問題，但我也不以為意，我覺得腦袋裡的東西漂亮，比臉蛋衣服漂亮重要的多了 :>

接下來的課程我們要討論的是心靈需求，我們繼續加油。

延伸閱讀

經典晨讀的一些作法
twhsi時間管理線上課程（3）我的一天時間管理147/200 心靈健身房+感動 文化苦旅
一些提到心智圖的文章
43/100 時間管理健身房 任務清單48/100 時間管理健身房 兩個下一步清單華人心智圖法 孫易新老師
http://www.mindmapping.com.tw/

PALMISLIFE上得討論
http://forum.palmislife.com/redi ... amp;goto=nextoldset
http://forum.palmislife.com/redi ... amp;goto=nextnewset

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twhsi時間管理 線上課程 (19) 四個需求之物質需求 時間管理健身房 91/10
前兩天和叔叔及爸爸聊天，叔叔建議爸爸要去做全身的健康檢查，為退休的生活做好打算；爸爸也提到擔心退休後的收入改變，整體的財務要再規劃。爸爸的生活及事業，因為退休也將很大的變化，有兩方面的原因，一方面年紀也大了，要好好照顧身體，一方面，也要做好退休後的財務準備；一個是健康方面，一是財務方面。

這就是我們今天的主題--物質需求-食衣住行等生存下去的需求，裡面最重要的因素有兩項，就是健康及財務。

（1）做好健康管理的工作

身是載道器，如何為一生的健康打好基礎？是一件重要的課題，尤其是現代社會的工作繁重，每天要面對各式各樣的壓力，做好健康管理更是重要。

在此twhsi要推薦<<精力管理>>這本書，本書的兩位作者訓練了許多職業網球選手及奧運金牌選手，從飲水飲食、睡眠休息、衣著、平日健身方式都有深入的研究。很快的，他們便把這些方法運用到商場，訓練了許多大企業的CEO，因為CEO們面臨的工作挑戰，和卓越運動選手相當類似。永錫也介紹書中的四個重點和大家分享。

a. 精力資源有四種，分別是身體的、情感的、思考的、精神的，稱為精力金字塔：這和我們討論的四大需求很類似，我們必須把這四種資源管理好，這樣才能有長期的健康及精力。

b. 鍾擺原理:精力有其使用<=>恢復的來回週期，要平衡精力消耗，我們必須週期性的補充精力。例如twhsi發現自己在下午三點到六點時精力容易不濟，變得容易生氣並效率低落。我就利用三點時吃些高纖的營養棒，並離開辦公室走走，藉此曬曬太陽並運動。發現幾次下來，自己消耗的精力，都能補充回來，便持續這樣的作息，成為習慣。

c. 跨出舒適領域：讓人不適的壓力反而可以增加我們精力的容量。前一陣子和老K到北京演講，這算是跨出我日常的舒適領域，但是筆者發現那段時間內，自己的精力充沛，做事效率很高，這就是適當的壓力可以增強精力容量的一個例子。


d. 建立自己的"精力儀式"，設計定期讓精力恢復的儀式，按時進行。筆者設計了一天的精力管理儀式，確保每天的精力管理和自己工作的作息相互搭配，我們也會在下一個段落也會有些探討。

把自己當作是職業運動選手，努力的讓自己精力都可以維持在可以面對任何事情的狀態，廣義上這也是時間裡管理的一環。這需要紀律和習慣的養成，但是也是我們應該努力嘗試的目標。

（2）我的精力儀式實踐經驗

"別一味想控制時間（因為做不到），而要試著控制我精力（做得到，我們的所作所為可以影響我們的精力），這樣就更有機會達到自己的目標。"。--<<追逐日光>>

為了準備好一天的精力，有一個很好的方式就是設計出一日的"精力儀式"，我的儀式主要有以下幾點：

a 飲食方面

早上起床喝500CC水，量體重。
一日五餐，從早早餐、早餐、午餐、下午點心及晚餐。
原則是低熱量高營養，且營養要均衡，空腹不超過四小時。

b 運動方面

每天早上做八段錦，上午上班時，休息時間走一趟辦公室，和同事協調事情，打招呼，順便運動。
辦公時利用有冷氣教室，避免自己因為過熱工作效率降低（冬天則要多深呼吸）。
下午去辦公室外散步，並可以和朋友聊天一下
每週和家人爬山兩次，找時間晨泳一次   

c 作息方面

每天睡11點入睡，6點起床。
中午午睡30分鍾，補充工作了半天的體力
留意自己的呼吸狀況，衣著留意，避免過熱過冷

有了精力儀式，twhsi在每天寫晨間日記時，就可檢討自己每天是否做好管理精力的工作。長期紀錄在晨間日記中的精力儀式運作優缺，可以做為下一個版本修正的參考。養成屬於自己的精力儀式，並做好定期檢討的工作，這是一個很好的自我管理方法，提供大家參考。

（3）增強自己的財務智商

11月份到北京時，有一次在北大附近街頭散步，和好友李娟、老K討論到金錢的運用。李娟說她和繫上的學長討論生涯規劃，很擔心博士畢業後的就業及財務問題，老K也給了一些很中肯的建議（他的工作性質是資產管理領域）。

筆者覺得財務智商是很重要的一件事情，我們常常說自己在學習，但是我們是不是好好學習了如何管理好我們的金錢？<<財富執行力>>這本書提到槓桿的概念，槓桿就是"用越來越少的力量，做越來越多的事"，要是我們學會了槓桿的概念，我們的財務狀況就能逐步的改善。

a 知識是一種槓桿：

資產負債表、現金流的概念，是很基本的財務概念，但是鮮有人落實在管理自己的財務問題上。我們必須常常省視自己的財務狀況，才能抓住屬於我們的財富。

b 閱讀是一種槓桿:

當我們無法當面請益他人，那就只能透過書本學習。我自己由以下作者收穫良多，史蒂芬.柯維、戴爾.卡內基、大衛.艾倫、彼得.杜拉克等，每一本書我都是一讀再讀，甚至利用網路讀書會逐章細讀。

c 人脈是一種槓桿：

OPB (Other people's brain)就是用別人的腦，幫助我們自己思考。這當然是很省時、省立的方法。但是要如何建立OPB的能力呢?twhsi是用寫文章和大家分享及討論，並藉此建立信任感。我們講時間管理要有長遠的格局，在人際上要建立30年人際聯盟，讓自己能透過他人的專業及經驗解解決說活中的挑戰。


d 系統是一種槓桿：

透過系統，我們就可以比較少的努力，得到比較多的收穫。富人建立一個系統，為儘可能多的人服務。facebook這個成立三年的人脈社交網站，就是建立了一個系統，為全球5千5百萬用戶免費服務，所以造就了百億美金的身價，facebook網站本身，就是一個很有力量的槓桿。


e 時間是一種槓桿：

李安自紐約大學電影研究所第一名畢業後，因未得拍片機會而在家帶小孩六年，最後是台灣中央電影公司找他拍攝《推手》 ，才有機會拍第一部片，要不是有這六年的潛龍在田，李安的電影為必能帶給人們那樣多的感動。我自己也有類似的經驗，筆者從2002年開始無償在網路上分享時間管理文章，持續不斷到今天，為了帶來許多站在台上演講的機會，將自己的知識及經驗分享出去。很多事情，需要時間的發酵才能產生更大的效益，所以時間也是一種槓桿。

這些槓桿，都可以幫助我們的人生過的更好，而我們的槓桿工具越多，做事就越省力，越能解決別人解決不了的問題。而取得槓桿最好的方法就是學習、分享及嘗試，也和大家共勉。

結語

健康管理、精力管理、財務管理都是滿足我們物質需求重要的一環，我們必須持續的學習，才能夠讓我們穩固這方面的資源。接下來我們要討論的是情感需求，僅請期待。

延伸閱讀
52/100 時間管理健身房介紹好書<<精力管理>>51/100 時間管理健身房精力管理twhsi 財務智商健身房 (內有8篇文章)

twhsi時間管理 線上課程 (18) to be,to have




[ 本文最後由 twhsi 於 2007-11-27 09:38 編輯 ]

twhsi

twhsi時間管理 線上課程 (18)  to be,to have 時間管理健身房 90/100

twhsi的真實世界名字叫做永錫，所以當我聽到童話"綠野仙蹤"中，有一個錫人（The Tin Woodman）的角色，我特別有感覺。錫人外表強壯，但是他沒有心，他曾說"我寧願有一顆心。因為心能使得一個人快樂，快樂是世界上最好的事情"。每當我讀到這個故事，我不禁輕輕的問自己"永錫啊，你有沒有屬於自己的一顆心啊？有心才能夠快樂喔"。在故事的盡頭，錫人找到了他的心，而我期許自己的不僅是找到自己內心的聲音，還希望進而協助他人找到他們內心的聲音，這也是我一直激勵自己的座右銘。

雖然我們的時間管理課程已經到了第18堂，但很明顯的，時間管理的好並不以找到我們內心的聲音，時間管理屬於to do的範圍，除此之外，我們還需要to have及to be。

筆者覺得運用時間管理能把to do 作的很好，但是這不是我們的目的，時間管理只是達成目的的手段。但是何謂 to have，什麼是 to be呢？我自己的見解是...

  to have 擁有足夠的閒暇時間，讓我們更能面對好壓力，並進而追求人的四大需求
  to be    擁有追逐夢想的時間，燃燒我們內心的火焰

就讓我們用以下的部份來討論to have及to be吧。


  

(1) to have--滿足人生的四大需求

2007年八月份，我在台北舉行了一場時間管理研習會，那次也是老婆第一次好好聽了一場我的演講。事後，老婆和我說"若是你能讓人每天多半小時，多睡點覺，那對很多人的幫助就很大了。"我覺得很有意思，原本我以為來聽時間管理的人，都是有些目標要達成的人，其實老婆提醒了我，有許多人，忙碌到連睡覺的時間都不夠了。時間管理若能幫助這一些人，不也相當的有意義。

睡眠充足就是四大需求中的物質需求，我們也簡介四大需求如下（改寫自史蒂芬.柯維博士<<第八個習慣>>一書， P42）

a. 物質需求：食衣住行等生存下去的需求，也就是生活。
b. 心智需求：自我發展與成長的需求，也就是學習。
c. 情感需求：人際關係，愛人、被愛，有歸屬感，也就是愛。
d. 心靈需求：人生有意義和對他人有貢獻，也是發揮影響力。

這四種需求，都需要有時間資源的配合，我們時間管理（to do ）的能力增強了，就有時間可以滿足這四項需求。再接下來的課程中，我們也會繼續就時間管理和四個需求的關係一一的討論。

(2) to be --點燃自己內心火焰

好友老k前幾天寫了一篇文章<<To Be! Why?>>，裡面提到一段話"沒做to be的人，時間管理做得再好，也不過是個高效率人皮機器罷了！"這句話雖然嚴苛，但是也一語說出了to be的重要。"to be"就像是北極星，告訴我們，北方在那裡，我們應該往那裡走。這就是我們心中，有了一個指南針，這是很不容易的，需要常常檢視自己，才能做到。

如果某項工作可以開發你的天賦才能、喚醒熱情、而且世界也需要、良知也督促你去行動，那麼，你的心聲、你的召換、你的靈魂密碼就在哪裡。

這是<<第八個習慣>>裡面我很喜歡的一句話，當我們能檢視自己、知道方向了，這時，我們就能夠慢慢找到天賦才能、熱情、這個世界的需求、良知的交集，這就是我們的靈魂密碼，只要一經點燃，我們內心的熊熊火焰便開始燃燒。

to be及內心火焰，這兩者息息相關，這也是我們時間管理的最終目的，時間管理是術，to be及內心火焰才是道，當我們依循著正確的道路前進，這時候術（時間管理）就那樣不重要了。

（3）將幸福一肩扛起的行動家

然而我覺得to do的基本能力很重要，這是要達成to have及to be的必備能力。


前一陣子我搭乘台灣高鐵，在車廂裡看到一句人壽保險公司的廣告詞"幸福一肩挑起"。當時我覺得這句話真的說出了幸福的真諦，幸福並不是從天上掉下來，幸福不是上一代給予的，真正的幸福要我們有一肩挑起的決心和能力。  若是連容易的事情，小的事情都作不好，我想就算是家財萬貫，那也幸福不起來。

"天下難事，必作於易，天下大事，必作於細。 "
--老子

以前我的名片上就印了一小段slogan"追求幸福的行動家"，現在我更鼓勵大家要做"將幸福一肩扛起的行動家"，我也拿這句話來鼓勵自己，這樣的益處是我們能夠得到生命中的真正幸福，並且不在恐懼生命中的種種挑戰。


結語
我的朋友曾經忠華說了一段話"  絕對的自由，來自於絕對的自律；絕對的自律，來自於絕對的自許！"，這是他的座右銘，他還畫了一個示意圖，我覺得很棒，也和大家分享。

    自由   ←   自律  ← 自許
  To Have ← To Do ← To Be


我們可以看出，忠華認為，要有自許，並進而自律，才能自由。也就是先有to be，採取to do ，最終得到to have，這樣的次序，或許和我的想法有些不同（次序），但是都告訴我們三者的相關性和重要性。

to do、to have、to be是我們需要在生活中培養的能力，接下來的課程，我們會從四大需求的物質需求開始聊起，我們繼續加油。

延伸閱讀

好友老K的文章       To Be! Why?
三個時間管理的小想法 時間管理健身房67/10036/100 時間管理健身房垂直行動清單-GTD蛋糕twhsi 時間管理線上課程（1）WHY GTD?

twhsi

twhsi時間管理 線上課程 (17)  最後的流程--更新 時間管理健身房 89/100

何謂更新？更新就是讓行動清單與事實相符。大部分人都不會列出清單，把自己的煩惱及困難放在上面。但是如果我們能把列出清單鍛鍊成每日、每週的習慣，那就是我們眼中的時間管理黑帶高手了。

要做好更新的動作、建立完整的行動清單，有三件重要的事情需要做"時時清空--收件匣"、"再次加工行動清單"、"每週檢視任務清單"，這就讓我們一項項的討論吧。

1 時時清空--收件匣

我們收集雜事的事情，永遠比執行的速度還快，所以除了之前提的收集雜事技巧，我們要建立時時清空收件匣的習慣。

twhsi會把每週日會固定清空收件匣。但有時候比較忙，會迅速累積太多雜事（例如出差時），我會訂定一個收件匣的上限（例如一百件），到達後就要求自己要安排時間，清空收件匣，先把收件匣的雜事降低到一定數量（例如40件）以下，再把這些重要的雜事加工處理到行動清單中。

好友征勝前兩天在網路上留下一些句子"點滴的靈感，而有一種觸動，觸動變成行爲，行爲成習慣，習慣受益終身。"我覺得清楚的寫下了收集雜事、加工成行動、養成習慣，及擁有好習慣對我們的好處，這整個過程。筆者也寫出來和大家分享，期許我們都能終身維持收集雜事這個好習慣。

2 再次加工行動清單

每當每週檢視的時間來臨時，我會做一個很重要的事情--再次加工行動清單。

想像有一輛在夜間行駛的車子，大燈只能照亮前方一兩百公尺的道路；但是你可以一路開上好幾百公里，只需要看清前方這一小段道路即可。
--出自<<秘密>>，傑克.坎菲爾的話

當我們開車走了一小段距離，就可以重新審視自己走的方向是否正確，再隨時調整，80％的任務（專案）屬於這種直線的操作。當我們執行好眼前這一個行動後，腦袋會在行動的過程中，自動會找出下一個合適的行動，我們只要一個一個行動的執行，就可以達承任務。

為了讓我們能更有效率的執行這些行動，每週再次加工行動清單就很重要。讓我們能夠利用場合批次處理事情，節省大量的時間，一方面能夠把任務向前推進，一方面讓我們能夠調整自己的前進方向，達成我們的遠大目標。

3 每週檢視任務清單

任務就是需要一個以上的行動，才可以完成預期結果的工作。我們想辦一場研習會，一次家庭旅遊，一個財務投資計畫等，都屬於是任務的範圍。我們需要每週的檢視自己手上有哪些任務（任務清單），思考外部環境有何變化？下一個行動為何？並更新任務清單，藉此掌控任務。簡單嗎？一點都不簡單，常常我們要面臨任務被突發狀況打斷、無法在期限前結案、外界環境變化導致無法結案等狀況。在任務管控方面，每一個人都有可以進步的空間。

之前提到，80％的任務屬於直線的操作，twhsi認為其他20％的任務（專案）屬於多面向的任務。多面向的任務比較複雜，需要一些外部工具的協助（紙筆工具、心智圖軟體、樹枝結構狀軟體等）。筆者的經驗是，若我們想要掌控好任務，就需要把各種可能狀況做充分的考量（發散），並由其中找出最恰當的解決方式（收斂），做好發散及收斂思考，可以幫助我們掌控複雜的任務狀況，又能做有效率的執行。

結語
行動清單其實是一個動態的系統，我們需要更新(即時更新資訊）的機制，目的就是讓行動清單與事實一致，我們才能信任這個系統。這樣的一個動作，需要養成習慣，才能達到最大的效果。

不知不覺，我們已經講完了六個流程，就是這六個流程組合成我們的時間管理系統。重複一下林偉賢老師所講過的話"做事要靠系統、不要靠感覺"，也期待大家培養好各個流程的能力，並組合成屬於自己的系統，相信我們的時間管理能力會持續的進步。

時間管理是屬於to do的層次，接下來，我們要討論更高層次的問題to have及to be，我們繼續加油:>


延伸閱讀

twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單

twhsi時間管理 線上課程 (5) 收集雜事

twhsi時間管理 線上課程（4）完整的行動清單

twhsi時間管理 線上課程（2）三本好書和六個流程

好友老K的文章       To Be! Why?

twhsi

  twhsi時間管理 線上課程 (16) 運用晨間日記做好半年檢視實務分享 時間管理健身房 88/100

為了寫好這一篇文章，twhsi也把自己過去三次的半年檢視的文章翻了出來，細細看過後，真的覺得幫助我很大。回想起這一年半來，偶而覺得自己的方向迷失了，筆者就會回去找自己半年檢視的文章來看，讓自己重新找回人生的方向感。不僅如此，好友紙鳶也開始做半年檢視，真的很高興。

  

半年檢視是筆者ㄈ從彼得.杜拉克（內地翻譯為德魯克）他的著名文章，"杜拉克的7項體驗與自我管理"中的第四項體驗中學到的方法，杜拉克提出五個要點，讓自己自我檢視。

1.首先提到哪些事做得不錯？
2.指出表現未必很好，但已盡力去做的事。
3.檢討不夠努力的事。
4.毫不留情地批判做得很糟，或是根本沒做到的事。
5.最後兩小時，規畫未來6個月的工作：該專注做哪些事？該改善哪些事？該學些什麼？會後一週交一份報告給他，說明了自己未來半年的工作與學習計劃。

我會利用每年的二月（因為是農曆春節）及八月來做這件工作，也期許自己能夠一輩子維持好這個好習慣。在這文章中，也有一些實際的經驗和大家交流分享。  

（1）半年檢視的步驟

首先，完整的檢視，檢視的時候，會利用一張紙順便把一些做過的重要事情，依照（做的不錯、表現不好但已經盡力、不夠努力，做的很糟或根本沒做的事）稍微分類一下。接下來我會把這半年的部落格文章，每個月在落實第八個習慣＋感動的討論，做一下瀏覽，並且把一些重要事情記錄下來，這樣子就完成第一個階段，通常需要2個小時。

接下來，twhsi會看看自己上半年訂定的半年目標，過往的半年檢視文章，比對自己這半年來的執行結果，並設計接下來半年的目標。

第三步，我會把前兩個階段的內容，寫成部落格文章，公佈出來，一方面是一個紙上整理、讓自己的想法更清楚，一方面可以讓未來的自己可以參考。

透這三個步驟，就能完成筆者的半年檢視。我也希望在未來增加"五年視野"（下文會提到）的欄目，讓自己半年檢視的深度及廣度都能有所提升。

(2) 半年檢視的好處

史蒂芬.科維博士曾經在<<與幸福有約>>（內地翻譯為"高效能家庭的7個習慣"）一書的序言中提到

你在90％的時間裡都會    「偏離正確路線」，那又怎麼樣? 我們其實在90％的時間裡都會偏離正確路線！關鍵在於要有一種目標意識，知道「正確路線」是怎樣的，才能夠不斷回到這一路線上來。   

這就像一架飛機在飛行。飛機起飛之前，飛行員制定了飛行計劃。他們清楚地知道自己將前往那裡，並且按照計劃啟程。但是，在飛行的過程中，風、雨、氣流、空中交通、人為錯誤和其他因素都會對飛機產生影響。但是，除非出現太過嚴重的問題，否則飛機還是會抵達目的地。

瀏覽晨間日記、部落格文章、討論區內容的時候 ，就像是重溫之前半年飛行的路線，檢討自己當時下的判定是否合宜，並研擬思考做好自己下半年的飛行計劃。

我們其實每天都在開我們人生這一台飛機，而下半年的飛行計劃相當的重要。雖然駕駛不見得時刻分秒都盯緊著計劃飛行，但是在一段時間後，總會檢視一下，修正一下我們的航道。這樣的習慣，讓幫助我們能在預計的時間飛抵目標。我也期許自己，用一次又一次的半年檢視，掌控好自己的人生，讓自己能夠 築 夢 踏 實 。

（3）大前研一和Richard Hamming，五年視野及大思考

*五年後手機會變成甚麼樣子？
*五年後會家用電器變成甚麼樣子？
*五年後會印度西岸變成甚麼樣子？
*五年後會你的公司變成甚麼樣子？
*五年後會你的家庭變成甚麼樣子？
*五年後會你個人的價值會有多少？

前幾天，在rainbow的部落格學習  2.0上面看到大前研一來台的演講"創新致勝關鍵"，要我們常常思考五年後的世界，鍛鍊自己的五年視野。上面六個問題，就是演講中的一部分。我們常常太過於注重眼前的事物，而忘記考慮未來環境的變化。大前研一的演講中，不斷提到，我們應該就未來五年，做更多的思考，才能讓我們擁有競爭力，找到致勝的關鍵。

貝爾研究室的科學家Richard Hamming在1986年的演說"You and Your Research" （譯文請見此 ）曾經讓我深深感動，在裡面Richard也提出一個觀念"大思考"。大思考，就是思考在整個學術領域內，目前的研究區塊做到什麼地步，數年後，有可能做到什麼地步，那一方面會對學術領域的幫助最大 ；在這個方向下，我應該要做什麼事情，來讓自己的研究成果取得最大的效益。

我覺得大前研一和Richard Hamming兩個人的格局，讓我很佩服，無怪乎他們的一生可以發揮潛力，幫助許許多多的人們。我也決定在自己半年檢視中加入五年視野的部份，要求自己對一些重要的問題（個人發展、財務狀況、健康、人際等），做一些五年的思考，讓自己的半年檢視更加的完整。

結語

前陣子收到一封網友DISON的信，內容如下

Dear Twhsi，
我是您8Habit google論壇的一名成員， 受您的啟發從去年底開始嘗試寫每天早上寫日記。
時間過得真快， 一年了。

這一年裡，收穫頗多， 不得不說8Habit google 論壇改變了我的生活

真誠地祝這個論壇能傳播到更遠的地方， 給更多的人帶來豐富多彩的生活。


看了他的信真的很高興，也很榮幸自己除了藉由晨間日記瞭解自己，還能夠進而幫助別人，這都要歸功於寫晨間日記，並做好檢視自己的習慣。我也期許自己每天繼續寫好日記，更歡迎您加入寫晨間日記的行列，一起來做好半年檢視，為我們的人生設計好飛行計劃，一站一站往下飛。



接下來我們要介紹的是"同步"，我們下次見。
  
  

延伸閱讀
  逸～紙鳶: 半年檢視半年檢視及我將前往大陸10天旅遊 心靈健身房 166/200
  45/100 時間管理健身房2007.2半年檢視：twhsi的BLOG：Xuite日誌123/200 心靈健身房+感動 半年檢視
  

rainbow文章（含大前研一演講連結）天下雜誌影音頻道提供的跟人才有關的vedio

Richard Hamming在1986年的演說You and Your Research翻譯（簡）
http://www.rangang.com/archives/9

http://www.rangang.com/archives/13

http://www.rangang.com/archives/10

http://www.rangang.com/archives/15

維基百科介紹Richard HammingRichard Hamming - Wikipedia, the free encyclopedia

twhsi

twhsi時間管理 線上課程 (15) 我的每週檢視實務分享  時間管理健身房 87/100

基督教新教于主日（即星期日）在教堂舉行的宗教活動稱為禮拜，我們時間管理則有每週檢視，一樣是一周一次。我們可以藉由每週的檢視和自我做對話，讓自己可以就較高的視野檢視自己的生命。twhsi覺得長期執行下來，對自己的幫助很大，也建議大家試試。

每週檢視，主要有三個步驟，前後七天日記、檢視行動清單、檢視周行事曆，這部份筆者在運用晨間日記做好檢視與更新課程提了不少，不再重複。今天主要要詳細說明自己檢視之後寫了什麼東西，在生活中又如何的運用到每天的行動中。

(1) 我的行動清單（蘋果電腦軟體）

twhsi的行動清單架構在iGTD這個蘋果電腦的軟體上，我在每週檢視時，會把這一週的雜事全部加工處理成行動，並打字到iGTD中，分門別類的放置。

iGTD最大的優點就是很有組織性，我會把一些事情放到四大需求，一些行動放到任務中，零辛的事情則分場合放置。也因此，我所有的行動都一定會放在iGTD中，讓我每週檢視時，可以一目瞭然。

筆者檢視時，就會由上而下一一項項來，先是四大需求裡面的行動，接著是任務，最後是各個場合。由上而下的原因是，有時每週檢視的時間不足，至少我們掌握了這些行動中比較重要的部份。這樣就足以讓我們對下一週的行動有一個大概的認識。有空的時候，則是每一個行動都會瀏覽一下，看看有無需要立刻執行或者是重新加工行動。


(2) 我的行事曆

有一點可能大家會很驚訝，我的行事曆基本上很空，由於我把行事曆的位階放的很高，一定要是很重要的事情才會放進去，所以週間的事情及約會，基本上我寫在每日計畫的地方就夠了（近幾天的約會），所以也不常會用的行事曆。

反倒是twhsi很重視朋友的生日，所以我的行事曆上面都有朋友生日欄位，配合FACEBOOK這類的人脈網站，對生日掌握就能做的更好。其次，筆者和老婆的習慣是很早就開始規劃行程，而且會規劃得很詳細，所以不必用到行事曆，大部分行事曆都是寫週末的事項，以免撞期。我的習慣是，四個小時以上的行程我就放在行事曆上，讓老婆知道我的行程，除此之外，就不一定一定要放在行事曆上了。

(3) 我的近期計畫的方法（蘋果電腦軟體）

TaskPaper是好友成遠介紹我使用的程式，一開始不以為意，因為這個程式很小，又是一個共享軟體，後來使用兩週以後，我付費19美金買了這個小程式。

簡而言之，twhsi利用TaskPaper這個小程式來作weekly compass的工作，筆者放入的是近期最重要的幾個任務及相關幾個行動，讓我打開這個程式時，可以隨時抓準自己的方向，讓自己做的事情，能夠朝著幾個目標前進。我會分青商會、研習會、出書等不同的任務，列出要做的幾件事情，當我作每日計畫時，優先排入MITs。iGTD裡面放的行動是包山包海，全部的東西都放在裡面，TaskPaper裡面放的任務twhsi會限定再七個之內，是最重要的計畫。


gasolin曾經介紹過類似的概念The PigPog Method，有興趣的人也可以看一看這兩篇文章
用待辦事項清單管理小計畫-1 步驟分析用待辦事項清單管理小計畫-2 The PigPog Method

（4）我的寫書資料整理（進階使用）

許多和twhsi比較熟的朋友都知道，我要開始寫一本時間管理的書籍了，所以每週檢視時，筆者也會遇到需要處理許多寫書的資料和點子的問題。基本上，我會用我的treo 650手機收集寫書的點子，不管是行走時或睡夢中，我都可以藉此收集。（不過目前想像不出游泳時如何收集 ：> ）

收集好的點子，筆者會統一放在蘋果電腦的一個程式OmniOutliner，這個程式除了可以用樹枝狀的方式整理我的點子外，更可以很方便的貼入圖形及各種多媒體檔案，藉以累積大量的參考資料，相當方便好用。除此之外，我也用這個軟體來作會議記錄及上課筆記。由於蘋果電腦上還找不到順手的心智圖軟體，先用這個軟體整理也不錯 :>

結語
今天介紹了我如何在每週檢視時"寫下"各種內容的工具，每週檢視是一個很值得大家養成的好習慣，可以讓我們在下一週開始之前，把這一週事前做好規劃。孫子兵法中說"夫未戰而廟算勝者，得算多也﹔未戰而廟算不勝者，得算少也。多算勝，少算不勝，而況無算乎！吾以此觀之，勝負見矣。"，每週檢是在我的眼裡，就是一種廟算的概念，每週持之以恆都能做好妙算，在人生中自然勝多敗少了。

今天我們介紹的雖然多是蘋果電腦上的軟體，但是pc上面也有許多功能類似的軟體，大家可以變通運用喔。接下來，我們要介紹的就是"半年檢視"，我們繼續加油。

相關連結
3/100 時間管理健身房每週檢視
twhsi時間管理線上課程(13) 運用晨間日記做好檢視與更新
系統檢視及更新 （gtder.org）

twhsi

twhsi時間管理 線上課程 (14) 晨間日記的一些寫法分享 時間管理健身房 86/100

每天早上，twhsi都迫不及待的想寫晨間日記，我的日記寫法很彈性，也很好玩，我會利用在這場課程和大家分享。筆者也發現在許多場研習會中，幾乎都會有人問到這些問題

"要如何才能維持紀律？"
"要如何才能長期寫晨間日記"

我的答案是"你一定要做自己喜歡的事情，把你想要養成習慣的事情變得很有趣，最好是很多人和您一起做，這樣才會讓您長期有紀律的去做。"，寫晨間日記也是如此，做時間管理也是如此，讓我們開始今天的課程吧 :>

（1）成功日記
2007.4.30開始，twhsi的晨間日記多了一個欄位"成功日記"，這是我學自富爸爸社群派宏的觀念，派宏也是一位長期寫日記的人，他是從博多.雪佛的寫日記秘訣學到下面兩個要點的  
  
  a. 將自己每天或每次成功的事件，無論大小都把它記下來，並且提一下自己的成功的感想，藉此建立自己的自信心。
  b. 在日記本上，每天記下五件你成功完成的事。你要時時確定自己是用何種能力獲得這些成功的。
  

  筆者覺得這個方法很棒，所以也學了下來，累積到今天已經超過六個月了，累積了九百件以上前輩小小的成功事項。每當我覺得有點低潮時，twhsi就會看看自己的成功日記，就會覺得我真的是一個很認真而有能力的人，並且累積了許多成功的經驗，自己就以幫自己充電，這也是我推薦的寫晨間日記的第一個方法--成功日記。

（2）一天幫家人做五件小事
2007.10.11，twhsi多了一個欄位，就是每天幫老婆做五件小事情，後來多了每天幫兩個兒子做五件小事情欄位。筆者自我要求，每天要主動幫家人做10件小事情，例如說洗奶瓶、晾棉被、幫孩子洗澡、登上時抱累壞的老二等。其實都是一些些小事，但是我把他們當作一種小小情感帳戶存款，每天存入一些。這是我從史蒂芬.柯維的好書<<與幸福有約>>中學到的（p.55）。

有一位離婚又再婚的爸爸，他想要改善和他15歲女兒的感情，他知道必須要改變自己，持續付出真愛，才能讓他的女兒接受他。於是他決定未來30天內，每天要做五件事情改善和女兒的關係。兩週之後，女兒也察覺到他的改變，兩個月後，他們的感情也越加的深厚。

看了這段故事，我自己深受感動，我也決定要落實每天五件對伴侶、對孩子的行動。我也發現一個多月下來，我們家人間的情感更好了。每天真誠的付出關心給家人，是我們每天都應該做的事情，這也是我介紹的第二個方法--五件小事欄位。

（3）"時間管理"日記
2006.12左右，筆者開始寫下我對時間管理領域的想法及靈感，並固定紀錄在晨間日記中，這個欄位是逐步發展出來的，一開始只是一個目標"我想成為時間管理課程教練"，隨著時間，一日一日的書寫，累積到現在已經有進一年的想法累積，我把這個欄位稱為時間管理日記。

最近由於要寫這篇文章，twhsi反覆看著自己的晨間日記，發現"時間管理"日記就是我的"to be"日記，是一個幫助我達成夢想的日記欄位。一日復一日的針對一個夢想中的目標思考，終於讓美夢成真，讓我真的成為一個站在講台上演講時間管理的講師，而且地點在台中、高雄、台北、北京等，超乎我夢想之外的地方。

我不僅要告訴各位，夢想是可以實現的，也要告訴大家晨間日記可以是一個實現夢想的日記，從今天起將您的夢想寫在晨間日記欄位裡面，每天持續填入您對夢想的想法吧。相信有一天，您也會和我分享，您夢想成真的喜悅:>


（4）獨家體驗欄位


除了以上的幾個寫日記的點子，筆者還有一個"獨家體驗"的小欄位，這是mr 6的一篇文章（每天每日，主動送自己幾個獨家體驗 ）給我的一些靈感

從那時候起，為了避免高中的空白再發生，避免我老了以後沒有日記可讀，我永遠堅持，每天一定要做幾件特別的事。不是一個月做一次，而是一天，每天每日都做幾個。我讓這些小小的特別的事，當一個引子，吸引出其他更特別的事，我把這些特別的事稱作「獨家體驗」。


從看了這篇文章後，twhsi的晨間日記多了一個"獨家體驗"的小欄位，紀錄一些特別的事情給我的特別感動，從和家人去台中綠園道散步，踏在走在草地的感覺，看完"秘密"影片後的情感激盪、獲得到google辦研習營，贏得挑戰後的興奮。我都一一寫在欄位中，累積我的獨家體驗。這些是我真實情感的紀錄，過個幾年回來看看，一定一下子就可以喚醒自己塵封的記憶。

結語
今天介紹了twhsi寫晨間日記的四個心得，不知道大家是不是會覺得寫晨間日記真是好玩，有興趣的朋友，可以寫email和我要範本，也可以看看我之前發表的晨間日記相關文章，把基本功練好，這樣子日記才能寫的長長久久喔。

下一個課程，我們將繼續討論"每週檢視"的部份，我們繼續加油。

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用Excel寫出實現夢想的晨間日記（4）晨間日記小技巧 時間管理健身房 72/100用Excel寫出實現夢想的晨間日記（3）日記頁面的介紹 時間管理健身房 71/100
用Excel寫出實現夢想的晨間日記（2）如何寫基本頁面  時間管理健身房 70/100
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在晨間日記增加"獨家體驗"欄位增加晨間日記欄位成功日記
「晨間日記」使用心得及小技巧
145/200　心靈健身房+感動　晨間日記資源整理
151/200 心靈健身房+感動 晨間日記寫滿一年

博客來書籍館>晨間日記的奇蹟

twhsi

twhsi時間管理 線上課程 (13) 運用晨間日記做好檢視與更新  時間管理健身房 85/100

我們建立系統後，並不表示事情就此結束了，為了系統能夠順利運轉，我們就必須做好檢視的工作。晨間日記是twhsi檢視及同步時相當重要的工具，長期寫日記，就形成了個人寶貴的資料庫，筆者可以藉此檢視自己某一段時間內的作息及執行效果，並更新自己的行動系統，是很棒的一個習慣。

何謂檢視?就是利用時間回去檢視及更新系統內清單及檔案的工作，並作成工作紀錄。我一直覺得看過並不算檢視，寫下來才是。所以我的檢視方式偏向於寫下某些的事情，來作為檢視完成事項的參考資料。筆者也在此介紹我每日、每週、每半年的檢視方式及更新的想法和大家交流。

（1）晨間日記

到今天，twhsi已經累積了670篇晨間日記，我在這六百多天的日子裡，自覺得有很大的進步。蘇格拉底說"沒有檢視的人生不值得活"，而晨間日記，正是我檢視自己的第一個工具，也是最重要的工具。

每天早上6點，我簡略用點早餐、晨讀一下經典、做些運動，就開始坐下來寫日記；先寫寫昨天發生的重要事情，紀錄一下自己五件做得不錯的事情在成功日記欄位中，回想一下，昨天為了心愛的老婆和兒子做的事情，寫一下和朋友的互動，思考一下自己的健康狀況，看精力管理有無需要改進之處，填一填一整天思考時間管理有無值得寫下的想法，這樣花了約15分鍾的時間，就完成了一天的晨間日記。

利用Microsoft Excel來寫日記，利用早上來寫日記，利用曼陀羅圖來寫日記，是晨間日記的三個要點。對我而言，一早起來寫下晨間日記，幫助我沈澱昨天發生的一切人事物，並思索一下如何在今天的一天中做的更好，是一個充滿意義的晨間時間。好友老K告訴我，連她60歲的媽媽都開始寫晨間日記了，那您何時開始呢？

（2）每週檢視

每週twhsi都會利用週日的上午做一下每週檢視，主要有三個步驟


a. 前後七天日記:

筆者會先看看之前七天寫的晨間日記，看看自己這一週內完成了哪一些事情，接著看看去年後七天的日記，看看去年的這段時間做了哪些事情，例如早上我就看到去年的11月我們全家到台灣南部墾丁渡假，度過快樂的三天，一下子，旅遊的記憶便浮上心頭。

b. 檢視行動清單

接著twhsi會看一下自己所有行動的清單，我自己是用IGTD來管理所有的行動，除了已經由雜事加工成行動，並已經分場合、任務不同組織好，所以檢視起來很方便，能夠幫助我迅速釐清重點，決定近期應該要做事的方向，並將之寫在我的周計劃之中。

c. 檢視周行事曆

最後我會看一下我下一週的行事曆，提醒一下自己下周的重要事件。（通常不會很多，因為除非必要，我不會把事情放在行事曆）

每週檢視幫助我可以瞭解上一週自己做事情的方向，釐清下一週自己要做的事情，是一個每週執行的好習慣。

（3）半年檢視

每年的二月及八月，筆者會花三四個小時的時間，自問自答這些半年檢視問題（這是彼得.杜拉克設計的問題）

a.首先提到哪些事做得不錯？
b.指出表現未必很好，但已盡力去做的事。
c.檢討不夠努力的事。
d.毫不留情地批判做得很糟，或是根本沒做到的事。
e.最後的時間，規畫未來6個月的工作：該專注做哪些事？該改善哪些事？該學些什麼？交一份報告給自己，說明了自己未來半年的工作與學習計劃。

twhsi會先瀏覽自己半年來的晨間日記，發表過的文章，看看自己討論區的留言，看看上次的半年檢視，之後回答上面五個問題。半年檢視讓自己擁有這半年明確的方向感，在永錫生活中有時迷惑的之際，就回去看看自己的半年檢視，就能夠找回自己的航道。

（4）更新

何謂更新？更新就是讓我們的行動清單，與事實一致。有了這樣的可被信任的清單，我們才會覺得這個清單有用，才會不斷的去維護好系統。要做好同步更新的動作，有以下三點值得注意。

a 時時清空--收件匣:

我的老爸在早上上班一到辦公室及下班後脫下衣服時，都會做清空收件匣的動作，這個習慣已經維持好幾十年了。我們必須常常做好清空收件匣，不然收件匣的東西，並不會自動執行，始終都在懸案的狀況。

b 再次加工行動清單

每週檢視的時候，也是筆者再次加工行動清單之時。有時候工作進展了，所以行動的事項就改變了。例如我有一個修理摩托車輪胎報胎的小任務，原本的工作事項是"打電話請李老闆過來牽摩托車去修理"，這件事情完成後，我會加工成"打電話給李老闆詢問修好的時間，並準備修理費"。這樣把行動做修正，合乎目前的狀況，就是再次加工行動清單。

c 製作每週計劃

每週twhsi都會在檢視行動清單時，都會把一些應該在本週完成的重要事項放在自己的每週計劃之中，這樣的益處是，當我在工作到一個段落時，回去每週計劃的表格中，立刻就能知道哪些事情還可以繼續處理。每週計劃就像是我這一週的羅盤，清楚的指出我這一週應該前進的方向。

更新和檢視這兩個工作常常是同時發生的，在檢視的同時，就想到哪些事情需要更新或加入，同步到系統之中。我們也會在之後的課程中對同步的執行方法做更深入的介紹。

結語

系統檢視及同步的工作,有以下幾點好處
* 清空我們的腦袋
* 讓我們的系統接近現實的狀況。
* 是一種心靈操練，幫助我們在面對一些突發狀況時，能憑藉直覺做出正確的判斷。
* 給我們更新過的完整行動清單，並找出最近重要的目標（周目標）

檢視及更新可以幫助我們瞭解自己，克服自己的缺點，尋求更好，更有意義的生命方向，是我很推薦的。

李開復先生的一本著作"做最好的自己"有一個英文的書名"Be Your Personal Best"，我很喜歡這個英文句子，我覺得我們生而為人，就不要放棄發揮自己潛力的機會。但是，很多人都缺乏合適的方法來做這件事情，這也就是我為何一直在寫作及演講時間管理的原因。時間管理只是一種方法論，其實不是最重要的，重要的，我們是不是一直擁有"Be Your Personal Best"的熱情。

下個階段，我們要介紹"晨間日記"，筆者會向大家，我最近的晨間日記心得，請大家繼續收看 :>


延伸閱讀
我的半年檢視
半年檢視 2007.2半年檢視晨間日記文章

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twhsi

to larry

確實是有此計畫，
這些文章是出書前我要求自己練習手感的作品
謝謝您的肯定

twhsi會繼續加油，還請不吝給予指教

twhsi

twhsi時間管理 線上課程 (12) 每日計畫、雙槍、to be 時間管理健身房 84/100

每日計畫或許是最多人會運用到的時間管理方法，很多人上班（或者是一早）都會拿張紙（或記在萬用手冊）規劃一下一天要做的事情，但是能把這件事情日復一日，持之以恆的並不多。其實，每日計畫可以讓我們一天之內很有生產力，就讓我們分享一些經驗談吧 :>

1 每日計畫和行動清單

有人問twhsi行動清單和每日計畫是不是一樣的？行動清單是一個備忘錄，是每日計畫會用到的資料庫，每日計畫是今天預計要執行完成的行動，兩者並不相同。
   

但擁有完整的行動清單，對我們的行動及心理上都有很大的助益。在行動上，不論目前我們處在哪一種場合，隨時隨地都有找到合適的事情執行。在心理上，完整的行動清單，讓我們心情變得輕鬆，因為不會擔心會忘記。

我的老師rainbow說過四個字"債多不愁"，形容她練習運用時間管理的內心想法，筆者覺得擁有完整的行動清單的感覺就有點像這樣--雖然有許多的事情沒處理，但是這些事情已經加工了，而且依照場合放好了，等有時間時，就可以立刻處理，心理面的壓力就不大。

而規劃每日計畫對筆者而有是一件充滿創意的事情--

我們要選擇哪件事情作為今天的MITs?
我們要選擇哪個時區作某一件事情？
今天的行事曆要安排哪些事情？
我如何調配精力，讓今天的MITs可以順利的進行？

每日計畫對twhsi而言，就像是一個標題為"TODAY"的畫布，從行事曆、每日計畫、大腦中挑選出適合的顏料，思考如何創做出一個特別的一天，讓我隔天早上可以在晨間日記中寫下這一天的感動及成就。每當筆者在寫每日計畫時，都會覺得很高興，覺得在創造某些東西。

當我們從行動清單拿出今天的行動提示或相關資料，開始進行今天工作計畫的排程，為我們豐富及充實的一天準備。每天都能做好排程的工作，我們就能稱得上是時間管理的黑帶高手了，這不是一種很棒的感覺嗎？

2 雙槍--兩個計時器

參加過研習會的朋友都知道，twhsi演講時常用計時器來作時間控制的動作，其實計時器是我用過成本效益最高的工具，一個便宜的計時器約為120元台幣（約28元人民幣），但是卻可以讓我們做事的效率大為增加。

筆者在研習會上會用兩個計時器，一個倒數，整個研習會還有多少時間結束（例如兩小時），一個倒數目前進行這個階段的活動還有多久時間（例如分組上台報告，每組有三分鍾時間），這樣子用在研習會上，我可以不用思考時間的問題，時間一到，就會有"BEEP BEEP"的聲音提醒我要做下件事情，對於演講的時間控制很有幫助。

計時器對執行每日計畫時也很有用，例如twhsi 11：45am必須出門，有一個約會，我會計算現在到11：45還有多少時間（假設75分鍾），我會設定70分鍾，這樣子我隨時知道還有多少時間可以做事情，"BEEP BEEP"的聲音響起時，我還有5分鍾可以準備要出門的動作。

若是預期今天的工作相當的忙碌，筆者還會用以下的方式來用計時器

a 由清單中選出3-5件要做的事情，先寫下3M的即可貼上，接著設定倒數碼表鬧鍾到10分鍾，並開始專心的處理第一件事情

b 10分鍾到了，就強迫自己停下來，開始作第二件要做的事情。若10分鍾還沒到，我們已經做完第一件事情，那你就直接作第二件事情。

c 輪流的處理3M的即可貼上的所有事情（通常也是作重要的），每十分鍾切換工作的目的是，讓我們對要處理的事情充滿新鮮感，不會厭倦。每三十分鍾，則要作一次真正的休息，花個五分鍾，去作自己想做的事情（喝水，看報等，也要設鬧鍾），等鬧鍾響了再回來。

d 繼續作3M的即可貼上的事項，直到全部完成。再繼續列3-5件要做的事情繼續行動。


這些概念是我從英國的時間管理專家馬克·佛斯特的著作《搞定一切，還有時間玩》學來的，我已經用了兩年的，覺得很實用。運用倒數的方式（例如10分鍾），就逼的自己把心思放在眼前的事務上，強迫自己處理這個問題，而10分鍾又不算太長，因此自己對處理這件事情的排斥感也不大，所以是一個很好的方法，又很好玩，這個心理學上的原理稱之為"期限效應"，可以讓自己有些壓力下工作，快速增加生產力。

3 to be 的MITs

11/3在google辦研習會時，老K一直提醒我要多講to be的部份，他覺得google的工程師工程太繁忙了，卻常常忘了檢視自己及思考，自己想要成為怎樣一個人。

最近看到從李開復先生的博客也看到一篇好文章引領你的一生，裡面提到李先生博士班同蘭迪·波許教授演講《真正實現你的童年夢想》，在他臨終前的幾個月，他娓娓道來，在他生命中努力追尋過的夢想（包括成為一位職業美式足球隊員、體驗無重力狀況、和DISNEY夢幻團隊一起設計一個雲霄飛車等），並告訴我們，就算遇到困難，也要奮力向前。

在我的每日計畫中，我都會安排一些實踐夢想的MITs，前一陣子是用keynote重新設計我所有的投影片，最近是要求自己寫一系列時間管理的線上課程，我覺得這些事對於我而言，意義重大。

我們所希望的人生不是很有生產力，做好上司交辦的工作就好了，而是要找到我們內心的聲音，進而協助他人找到他們內心的聲音，這才讓我們的人生產生意義。


雖然並不容易，製作新的投影片，讓我演講前緊張到第一次打電話給朋友蘋果核，傾吐心中的感覺，寫文章也佔據掉自己很大的時間，讓我重新深思個人及家庭時間分配的問題。但是，如果我們不做我們想要做的事情，那我們的生命中應該做什麼呢？在您的每日計畫中加入to be吧，雖然是一個10分鍾就可以完成的小事，但是您總是往您的夢想推進了一步 :>

  

  結語

到這裡排程和行動的課程將到一個段落，我們目前提到時間管理三大領域的兩個部份，一是建立完整的行動清單，二是做好每日計畫及執行，接下來我們要討論的是"檢視"和"同步"，大家繼續加油。




  延伸閱讀
如何成為時間管理的黑帶高手  2/100 時間管理健身房 每日工作清單的運用
  38/100 時間管理健身房由分派到排程
北京研習會（ google 北京大學 單向街）課後心得


twhsi時間管理 線上課程（4）完整的行動清單 時間管理健身房 76/100


twhsi時間管理 線上課程 (10) 每日計畫與排程 時間管理健身房 82/100

李開復先生的博客 引領你的一生

Larry

twshi 兄，

再稍加整理編排後，可以考慮出書喔～！

twhsi

感謝阿輝把這篇討論串加入精華區

twhsi

twhsi時間管理 線上課程 (11) 判斷行動的準則 時間管理健身房 83/100

剛剛開始學習時間管理時，有時候筆者會停下來問自己一個問題"我現在應該要做什麼呢？"，有一陣子，這個問題常浮現在腦海中，隨著經驗累積，這個問題的解答慢慢明朗化，我發現自己判斷行動的準則共有四項--場合、時區及時間、精力、MITs，這四項準則是有優先次序的，我們一個一個來說明。

（1）場合

場合不對，就沒有辦法做事情，譬如出門在外，想要打電話，拿起電話清單卻發現沒有帶手機，想要發email，卻發現附近沒有無線上網的熱點，這樣子事情都無法處理。我覺得要減少這一個問題發生，就要常常思考如何突破場合的限制。

11/4晚上，twhsi從北京回台灣，在回家的機場巴士上，司機居然問我需不需要無線上網。原來他自己買了一個3.5G無線USB網卡，還加裝無線基地台，這樣子我就可以直接用macbook無線上網，這就是一個突破場合限制的例子。

又例如，以前筆者的每日計畫體積很大，出外時檢視及規劃時不大方便，所以設計了可以放在皮包內的A4紙每日計畫，讓我能夠在休假時也能掌控一天的時間，不再受到以前工據社計不夠方便的影響。

場合及工具不對，雖然無法做事情，但是我們可以積極的思考突破的方法，有些人喜歡用高科技工具，我個人則喜歡思考一下如何運用現有的工具來解決。而我們的行動清單，若能按照場合來分類放置，這樣某些行動雖因為場合不對，無法進行，但是可以找出適合這個場合處理的行動，才不會浪費了時間。

（2）時區及時間

開會前10分鐘，不是適合打電話給重要客戶的時間，但是或許可以把自己桌面收拾一下。
搭乘飛機前15分鐘，也不適合思考重要的企劃案，但是可以去免稅商店把想要送給家人的禮物先挑好（可以寄放在櫃台。）

充分運用零碎的時間是高效人士的特色，我學網（google全球副總裁李開復先生創辦）<<希望泉>>期刊主編馬京告訴我，李開復先生很會運用零碎的時間，常常您寄信給他，一分鐘就回信了，如果外出旅行，李先生也隨時運用每一個可以上網的地方，立刻把開回覆的信件回覆，當與他同行的朋友埋怨商業旅行讓他們積壓了一大堆電子郵件難以處理，李先生卻是下飛機後立刻可以處理接下來的行程及事項。

每一個人都應該在處理事情時，充分掌控每一個行動的耗時，行動清單上，也應該有些短時間就可以完成的事情，最有生產力的時候，就是充分利用時區與時區之間的小空檔，快速的批次處理事情。

（3）精力

當我們有時間，且身處合適的場合，手邊有適合的工具，這樣子我們就能很有生產力的工作嗎？

答案是否定的，我們體力已經下滑，無法集中精神（如經過一整天冗長的銷售會議後），這時候確實無法處理一些需要高度關注的問題（打電話給潛在大客戶、考核制度的架構思考），但是卻可以作些不大需要精力消耗的事情（看看商業雜誌、上網瀏覽出差的火車或班機時間等）。這時我們需要的是一份就算是精力狀況不佳，也能夠處理的清單，這也就是為何完整的行動清單如此重要的原因。

我在演講之前一定會作很多休息，早上也會作八段錦、一週三次游泳，藉此累積我自己的精力。。在商業社會，我們都要持續工作數十年，若是沒有一個強健的身體，就不可能因應這數十年的挑戰。

在此也向各位介紹一本好書<<精力管理>>，這本書只有簡體中文版，但是相當值得一讀，台灣的朋友也可以看看我寫的幾篇<<精力管理>>文章。這本書告訴我們，在平時，就要累積自己的精力，這要靠規律的作息、控制的飲食、適當的運動才能讓我們的精力管理足以應付每日的挑戰，享有精力充沛並有生產力的一天。

（4）MITs

最後才是MITs，也就是我們常說得優先次序，要先有正確的場合、有足夠的時間、有充分的體力，我們才可以依照優先次序，先解決手上重要的事情。

結語

和大家分享一個小故事，試想桌上有兩個玻璃杯，一個裝滿了冰塊，一個裝滿了粉圓（珍珠奶茶裡面放的那種小粉圓），現在，我們要將一塊大石頭放進去，哪一個杯子會破掉呢？

我們的一天就像這個玻璃杯，石頭，就像是生活中的突發事件。若是杯子裡面都裝滿了冰塊，雖然裡面有許多空間，但是硬把石頭塞到裡面的結果，杯子就破了。但是將石頭放到粉圓的杯子就不同了，雖然杯子中裝滿粉圓，看似沒有空間，大石頭丟下去，不過只是把一些粉圓擠出來，杯子是不會破的。

我自己常常在"加工"這個流程中，把雜事加工成一個個十分鐘左右的小行動，每日計畫中，也批次處理這些小行動，也因此我每天遇到突發狀況時，很少被事情卡住，大不了放棄一些小行動再找合適的時間執行即可。

今天介紹的四個準則--場合、時區及時間、精力、MITs，都是我5年來實踐時間管理的心得，和大家分享，也請大家不吝指教。

下一堂課程，我們會將"排程及行動"部份還沒有提到的部份統一的說明，並作一個這一個章節的總結，我們繼續加油。

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twhsi時間管理 線上課程 (6) 加工處理雜事 時間管理健身房 78/100

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twhsi時間管理 線上課程 (10) 每日計劃與排程 時間管理健身房 82/100

  之前寫過一篇部落格文章，用一張A4紙，輕鬆做好每日計劃，受到不少朋友的歡迎，現在這一篇文章，一方面又是接續如何做好每日計劃，一方面又是線上課程的一課，相當實用，大家可以認真聽聽。我也分享我的排程原則，共有四點，我們這就開始。

（1）兩分以下馬上行動

這就是Getting Things Done的作者所提倡的"兩分鍾原則"--兩分鍾之內可以完成的下一步行動，就要馬上執行。

在我們作計劃時，記得要預留一些時間，因為我們一面計劃，一面就可以處理完這些兩分鍾內就可以解決掉的事情，發一個簡訊，花三十秒閱讀一篇備忘錄，勾選是否參加聚會的回條，在某人語音信箱留言，花一分鍾瀏覽網站。雖然這件事情並不重要，但若是一定要做的事情，不如現在就做。

在研習會時，很多朋友都告訴twhsi"兩分鍾原則"幫助他們很大，以前的作法是依照優先次序來作，現在用"兩分鍾原則"，往往在任務開始的初期，就開始著手處理事情了，雖然只是打打電話、搜尋資料等小事，但是已經開始推動專案了，心理上有很輕鬆的感覺。這就是每日計劃的第一個原則--"兩分鍾原則"。

（2）一日三至五件MITs

MITs就是Most Important Tasks(最重要的事情)，我有一頁的的每日計劃中，有八個空格，可以寫下今天對我最重要的MITs，提醒我要優先完成這件事情。每次我作每日計劃時，就把今天最重要的事情寫上去，例如要寫部落格文章，要交一個即將截稿的企劃，處理財務報表的問題，不用太多，提醒我什麼事是今天對我最重要的。

其實，我們一天內只要完成一兩件最重要的事情，就很有收穫了。但是一般人常常做了很多事情，卻沒能把今天最重要的事情搞定。之前我讀"紫牛2：免費力量大"裡面提到一句話"要作困難的決定，而不是辛苦的做事情。"。我覺得這句話就是在講MITs的觀念，在每日生活中，要養成先把最大、最難的工作優先處理掉的習慣，抗拒自己從簡單事情先做的誘惑。以筆者的經驗，只要實行一個月，我們的工作效率就可以大增。

MITs這個觀念是我從zen habits裡面文章學來的，我覺得相當實用，也介紹給大家。

（3）行事曆與時區規劃

每天我都會作時區規劃，並且常常用到45/15原則

什麼是45/15法則 ？ 將一小時的時間分為45分鍾及15分鍾，前45分鍾撥給需要全神貫注的事情（例如寫企劃案，檢討一週計劃等）；後15分鍾用在可以批次處理但是不需要格外專注的事項上（如看email，回覆電話、上廁所等），若15分鍾到了，尚為完成留到下一個15分鍾，並把完整的45分鍾撥給需要全神貫注的事情。這樣子我們再處理事情時就能夠又把時間分配給上面提到的MITs，又能夠有效率的處理瑣事。

除此之外，我的每日計劃的有一面是行事曆，我也會把一天耗時很久的行程先寫上去，這樣子何時該做何事就能夠一目瞭然，可以增加很多的效率。

（4）依照場合批次處理
"緊急且重要事情"就像是玻璃球，有些事件則像是橡皮球。玻璃球一旦掉落地面就碎成碎片，橡皮球掉到地上，彈了彈，至少沒有破掉。"這是我從一本<<一小時的思考技術>>的書學到的概念，twhsi常常在研習會中分享，大家也很喜歡。

當我們檢視完整的行動清單，安排今天需要依照場合批次處理的事情，玻璃球和橡皮球的比喻可以讓我們快速的篩選出哪一件行動需要放在每日計劃中。我們的行動清單雖然很長，但是一定需要今天處理的玻璃球事實上不多，所以我們的每日計劃還有足夠的空間，來應付一天之中必然會出現的突發狀況。

當突發狀況發生時，如果是比較重要的事情，我會和今天的MITs比較一下哪一個比較重要，就優先處理哪一個。如果是緊急的事情，就先處理一下，反正每日計劃的清單還在，處理完緊急狀況，再回頭來處理計劃內的事情。

結語
我的皮夾會隨時帶者兩張A4紙每日計劃，一方面隨時掌控今天的計劃，有時間時還可以規劃明天。相當方便，我也建議大家能養成這個好習慣，這樣的益處是，可以讓我們一天的生活能再度回到自己的掌控之中，不需要為了突發事件焦頭爛額。

下一堂課程，我們要討論的是"行動"，我們將會詳細介紹行動的四大準則。

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46/100 時間管理健身房45/15法則用一張A4紙，輕鬆做好每日計劃時間管理健身房65/100zen habits

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twhsi時間管理 線上課程 (9) 排程和行動 時間管理健身房 81/100

線上課程（4）-（8）介紹的是建立完整的行動清單，屬於六個流程中的收集及加工組織。之後幾課，我們將專注於"排程"及"行動"這兩個流程。排程，就是安排行程，也就是一般所說計劃的意思，行動，意指"此時此刻，該做何事？"，屬於執行的範圍，我們這一課就先做一個概括性的討論。

（1）我們如何在24小時中執行儘可能多的事情？

這是筆者在上青商會講師訓練時，同組的素圓同學提出來的大哉問，她同時也製作了兩張投影片（本課第一張圖片及上面這張），表示她的概念--我們每天雖都同樣有24個小時，但是大多數的時間內擠滿了事情，有許多的電話要打，有許多的文書作業，當面溝通、會議事項，那我們如何能充分利用時間呢？

答案就是要批次處理，並把空出的時間集中。

首先，我們把各個行動依照場合分類，列在一天的時間中，並且一次一場合批次處理事情，這樣子效率就能夠大增，節省出不少時間。

筆者自己的用法是，這些時間，我就將之彙集起來，讓我自己的早晨能夠有完整的大塊時間，在這段時間，我可以晨讀、運動、寫晨間日記，寫您正再看的時間管理線上課程。等到上班的時間到了，再全力投入一天的生活。孔子說過一句話"行有餘力，則以學文。"，我們學習時間管理的目的並不是要做更多的事情，而是節省出時間，讓我們能夠做我們自己想做的事情，也就是to be的概念。

（2）排程的重要

我覺得在我學習及實踐時間管理時，有一件事情很重要，就是如何規劃好今天要做的事情。twhsi每天早上都會將自己前一天發生的事情作整理，接著製作一張」每日計劃」出來，這樣一個工作”就叫做”排程”。

排程的方法和把積木放入積木筒的過程很像，想要在體積有限的積木筒中放入超過積木筒體積上限的積木，一個方法是買一個更大的積木筒外，另一個方法就是捨棄不需要的積木。

我們採取行動的每一件事情都會消耗掉我們寶貴的時間資源（耗時越多，表示積木的體積越大），要是我們事情就能預估這件事情的耗時，就可以更有效的管理行動，讓我們一天的行程安排更加接近現實的狀況。

之前我們提到的完整行動清單也很重要，把一些今天應該完成的行動拿出來，安排在適當的時間批次的處理，讓我們的效率增加，也就可以提升對己及對人信守承諾的能力。

（3）行動的準則

問題來了：現在是上午十點三十八分，我們要做甚麼？

判定行動的準則有四個，場合對不對？時間夠不夠？精力足不足？優先次序如何？這四個準則先是評估場合適合否，其次是時間因素，再來是體力能做這件事情嗎？最後才是優先次序。一般人判斷的方式通常是先看優先次序，事情做了一半無法完成再放回去，反而更加浪費時間。

我們也會在這個部份課程介紹心理學中的"期限效應"，運用簡單的計時器，讓我們工作的效率大增。

結語
台灣雲門舞集創辦人林懷民曾說"創作就是，找出限制來，然後專心在限制內做到圓滿"，我覺得時間管理中的排程和行動也是如此。每一個人都有同樣的24小時，但是如何在這個限制中做到圓滿呢？在接下來的幾篇文章中，twhsi就要試著解決這個問題，我也要求自己，盡己所能，讓讀者們可以理解，這樣的益處是，有更多的朋友會參與時間管理的行列，我們結夥攻頂，事半功倍。

下一個課程我們要談的就是"排程"，大家加油


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twhsi時間管理 線上課程 (8) 組織進階的系統 時間管理健身房 80/100

上一篇文章，討論了依照場合分類的行動清單，其實在David Allen的書籍Getting Things Done（GTD），組織的部份相當的複雜(見左圖)。但是，我自己覺得，作為一個時間管理的初學者，先把依照場合分類的行動清單搞定，那就很厲害了。進階的系統，我覺得有幾類是相當重要的，也就是行事曆、通訊錄、任務清單及someday/maybe清單。當我們做事時，能夠整合行動清單及上述各種清單，可以讓我們的生產力產生更大的綜效。

（1）行事曆

David Allen在GTD原著中，說明行事曆我們應該將視為Sacred Territory(中文翻為"聖地")，意思是一經寫入，除非更改約會時間，否則就應該徹底執行。這點筆者深表同感，看過我的行事曆的朋友就知道，其實裡面的東西很少，大部分時間都是空的。但是只要寫上行事曆，這件事就等於我必需要執行的事情，就是一定要達成的，這樣的概念可能和許多朋友的行事曆不同。

行事曆可以分為下列三種
a. 在某一個確切的時間裡採取的行動
    其實這裡指的就是約會，某日幾時幾分要跟某人碰面，大概要碰面多久

b. 在某一個確切的日期裡採取的行動
    指的是特定日期的約定或承諾，沒有明定時間，例如今天答應客戶要交打電話給他，那你在今天任何時段打都不算失約。

c. 在某一個確切的日期所需要的資訊
    如果twhsi這幾天去洗牙了，我會設六個月後再次洗牙，但是並不是那一天洗，而是提醒自己該做這件事情，屬於資訊的一種。或我也會把朋友的生日預設在此，日期近了，就可以提醒自己要決定如何為他祝賀。

行事曆通常只放在電腦上，若是在外面約定時間，筆者會先用收集工具收集起來，回來再決定是否參加，通常不會立刻答應對方。約會屬於當面溝通，需要花費許多時間及事前準備，這方面我會相當的慎重。

（2）通訊錄

通訊錄對於我而言相當相當的重要，我的通訊錄一定包含了兩個重要項目-email及手機。從2000年開始使用PDA來，通訊錄一直是twhsi每天最常使用的工具，有些人或許驚訝為何筆者可以到大陸講課，我想是因為能夠充分運用通訊錄，整合好人脈，讓朋友及客戶能夠對twhsi做大力且有力的的推薦，最後達成別人眼中不容易達到的事情。這裡有三個觀念和大家分享。

a. 三機一體
三機一體就是將三種機器整合到一體的方式，這三種機器是手機、電腦、及伺服器。電腦用來打skype（國外），是殺手級運用，可以節省大量金錢。

通訊錄是架構在電腦上的，但是隨時可以同步到手機，這樣子打電話、傳簡訊都相當的方便。每天我的電腦也自動將我的資料備份到伺服器（.mac服務），一方面防止資料遺失，一方面我也可以在網頁上直接瀏覽（沒有手機及自己電腦時），所以我從來都沒有弄丟過我的通訊錄，因為一份資料，有三個地方備份。


b. 快速搜尋
我有一個朋友叫做江洋，他曾經問了我一個問題：與 outlook 2007 同步的聯絡人，我需要做些什麼調整，才能在 treo650 內快速檢索？我的回答是

我是在姓名前面加上許式注音各字注音的第一碼，例如 江洋 是je 張永錫是 juc
這樣雖然第一次修正雖然很慢，但是以後所有手機的通訊簿，都可以用此方法快速索引，不需要為了不同手機調整通訊簿（我當前有1000筆通訊簿）

除了在姓名前加上慣用的輸入法英文鍵盤對應位置，我們還可以利用電腦程式強大的搜尋功能，做出類似CRM（客戶關係軟體）的效果，這方面台灣的一位楊舜仁老師，功力相當深厚，有興趣的朋友可以搜尋一下。

c. 批次處理
運用通訊錄軟體，我們可以一次發出大量的email和簡訊。這屬於一種非同步溝通，大家一定要很有效率的運用科技，一方面批次處理節省時間，一方面也能建立鮮明的個人風格。

通訊錄是很重要的資料庫，強力建議大家要好好的維護，人脈就是錢脈，不要忘了喔 :>

（3）任務清單

2007/11/02，我在google北京分公司演講後，他們問了我兩個問題"專案如何在期限前結案?"、"專案行動變動無法結案或有突發狀況打亂了原本的步驟，如何處理？"。這兩個問題都是很困難回答的問題，因為專案本身就是一個很複雜的東西，在GTD這本書中，專案被稱為任務，我們先來看看他的見解。

任務就是需要好幾個下一步行動才可以完成的目標。例如要辦理一場網路上的網友聚會，若要有更好的活動成果，就需要多種工作同時進行，要同時執行多項行動，事前需要規劃，這些規劃就是任務的行動。

任務需要常常的被檢視，我自己利用晨間日記來檢視自己昨天推動的任務，用每週檢視來檢視本週及下周的任務狀況，用半年檢視來看看過去半年任務的執行結果，並規劃下半年的重要任務的方向。這也是我當時告訴googlers的答案--做好檢視就能預解部份問題，讓自己可以專心對付眼前的事情及突發狀況。但是管控任務還有許多值得考量的事情，由於不在本課程範圍，有機會我們再來談。

（4）someday/maybe清單
"Someday/Maybe」清單保存了一些目前你不打算做(可能時間或資源不足)，但又希望在將來某一時間做的工作。這些是你真正想做的事，如你的夢想計劃，想讀的一本經典名作，想去的某一個國家等，你可以將之列成一個清單，當你有空檔時拿出來翻翻，挑選一些你可以做的事付諸實現。

擁有"Someday/Maybe」清單是很棒的事，他就像一個夢想的銀行，可以把自己想要做的事情存進去。由於我使用mac電腦的iGTD軟體的"Archived"標籤下，他本身就有很大的容量可以放置許多的Someday/Maybe事項。其實要累積Someday/Maybe清單，關鍵就是要有一個合適順手的放置地點及工具，這樣子我們才能累積夢想，進而實現夢想。

結語
進階的系統，也就是行事曆、通訊錄、任務清單及someday/maybe清單。是讓我們更容易整合各種資源，讓做事的品質提升。整合的目的就是做更少，得更多，在時間管理中談整合，就是"用越來越少的時間、產生越來越多的人際互動及生產力"，是一種強而有力的槓桿。如果您已經對依照場合分類的行動清單已經掌握的不錯，我會建議您要做好今天介紹的這幾種清單的管理，這樣的益處是，運用整合的力量，讓我們的時間管理產生更多的綜效（成果）。

講完了建立完整的行動清單，接下來我們要討論的是"做好計劃有效執行"的部份，也就是第三及四個流程-排程與行動，我們繼續加油喔。

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twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單
[GTD]時間管理的黑帶高手由分派到排程如何成為時間管理的黑帶高手50/100 時間管理健身房 行事曆建立人脈是一種技術也是一種能力深化經營自己的人脈43/100 時間管理健身房任務清單

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         twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單 時間管理健身房 79/100

之前一課提到，要養成加工雜事成為行動的習慣，但是當我們行動的數量越來越大，就遭遇到一個問題--要如何組織行動清單，達到最大的效益。在GTD中,是用場合來作為解決的工具。所謂場合，就是一般所說的工具及場地，有電腦的地方才能處理文書打字，有電話時才能打電話，當面溝通通常需要我們移動到特定地點，在吵雜的地點就未必是好好閱讀書本的環境。我們的下一步行動，若是依照場合來整理，就可以很有效率，依照場合處理，就是一種批次處理的概念。

以我自己為例，我所有的雜事只加工成六種場合。設定場合是一件不大容易的事情，一般人其實都沒有深思過自己到底有多少種場合的習慣，我的建議是，可以先照我的場合來分類，就算有增加，也不要超過七個。這樣子才不會太過複雜，讓自己分類時不記得應該要分類到哪一個場合中。OK，這就讓我對我使用的場合一一的介紹。

1.  自己動手做
其實執行GTD久的人，都會避免親自動手，以免把寶貴的時間花費在沒有多大意義的事情上。自己動手作就要作品質最好的事情，所以我選擇核心的能力相關事情才自己動手作，例如寫作等。當然我也會安排足夠的大塊時間，一次到位迅速完成。

例如這篇文章，我預計寫兩個小時刊出，並公佈在各個討論區中，所以我會利用早晨的時間寫作，一氣呵成，這樣子才能兼顧品質及效率。

2. 當面溝通
當面聯絡需要我們或別人在某個時間到達某個地點碰面，相當花時間，但另一方面來說，高品質人際關係互動，還是要靠當面溝通，這樣才能建立信任及默契，逐步達到理性溝通的階段。所以重點在事前準備，既確保溝通的品質，又可以讓整個溝通的時間控制得宜。

例如說我辦理的研習會，事前一定做了大量的工作，讓整個研習會呈現出最好的品質，因為研習會的朋友來自四面八方，要聚會相當不易，我們精心準備的資料，能夠和許多朋友建立信任及默契，這是一個很有效率的方式。和朋友碰面前，我也會事前準備該次會面要談事情的備忘錄，讓雙方能迅速切入重點，以免會面完了，卻忘記對重要的問題達成共識。

3. 打電話或傳簡訊
有電話，手機才可以作的動作，我把打電話的清單都列在一起，有時間時，一次打完，這樣就可以節省大量時間。除此之外，當傳遞的訊息量不大時，我會用傳簡訊的方式。打電話兩個當事人要有空談才行，屬於一種同步的溝通，傳簡訊卻不需要雙方都有空，收簡訊的一方有空再看即可，這是一種非同步的溝通。

科技工具可以協助我們用"大量的採取非同步"。當我們和他人互動，面對面的溝通或是打電話甚或是msn等，都需要大量時間，而且只能做到一對一的溝通。然而藉由工具非同步溝通，就是讓我們和他人互動的時間不必是同時同刻，例如寫書，寄發email，發表部落格文章或討論區等，這些互動的方式，不僅讓別人和自己溝通的時間不必同步，更能一次多人溝通，可以節省大量的時間。

4. 規劃及思考
我也覺得規劃及思考可以幫助節省大量的時間。我常常在研習會中舉一個騎自行車爆胎的例子，如果我們自己推車去修理，這就屬於自己動手做的範圍，如果我們經過規劃及思考，達成請別人幫我們推車去修理，又幫我們推回來（例如請開腳踏車店的家教學生推到他家的店，但是請他吃冰淇淋）的方式，這樣就可以節省大量的時間。

多問自己問題，並想出解答的方式，我覺得是對規劃及思考能力很好的訓練。當我有些時間思考時，我就會拿出規劃思考場合清單，好好思考一些懸而未決的事情。當有比較複雜的狀況，我就用筆紙工具，畫心智圖或整理重點，有時也用一些電腦上的軟體如mindmanager等。

5. 電腦前的工作
電腦是現代人的重要知識生產工具，寫email，上網搜尋，安裝軟體，電腦文書處理等，都需要手邊有台電腦才能執行，所以我們把電腦上面的工作整合在一個清單，就可以批次處理。

除此之外，也要注重重複性工作的效率性，以我將拍攝的相片上傳到網站為例（我用蘋果電腦），首先先由相機下載相片到iphoto，用一個叫做downsize的軟體作縮減大小及加邊框、浮水印的工作，最後用picasa的上傳軟體，上傳的google的picasa網路相本中，整個流程相當流暢及省時，並可以批次處理大量相片。（處理100張相片和處理10張得時間差不了多少），這就是科技工具的力量。

我的picasa相本範例
http://picasaweb.google.com/joechang1020/Twhsi

6. 閱讀及寫作
我自己很喜歡閱讀，也有一個部落格，並針對時間管理主題長期寫作，所以我會排定寫文章的次序，這樣子隨時知道自己該讀的書，該收集的資料，有時間時則努力寫作。利用web 2.0分享及連結的概念，將自己的影響力擴大。


結語

行動要組織在合適的地方，如此我們才可以快速的瀏覽自己手邊的工作。完整的工作清單，能夠讓我們清楚知道自己當前可以做的事情，大幅增加我們的工作效率，是一個很值的養成的習慣，我也要求自己，持之以恆的做好管理自己行動清單的工作，這樣的益處是，對自己工作的現況有一個即時而可靠的瞭解，幫助我們面對這個變化快速的之世界。

接下來的課程我們會針對完整的行動清單作一個，並介紹一些我們還沒有提及的清單，大家加油。

延伸閱讀
iGTD時間管理軟體介紹 59/100時間管理健身房
上柯耀宗老師2007.6.25 時 間革命課程GTDER.ORG文章 組織下一步行動



[ 本文最後由 twhsi 於 2007-11-7 10:49 編輯 ]

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  北京研習會（ google 北京大學 單向街）課後心得
11/3上午11點，當彥清快門一閃，為我們這次北京研習會團隊留影紀念時，心中真的有無限的感激和喜悅。由右到左算起來是成遠、古道、李娟、我、張毅、馬京、老K，不僅是這些人，這次來北京碰面的數十位朋友共同成就了這次對永錫意義非凡的經驗。北京現在很冷，氣溫常常是在攝氏5度，但是，我的心一直都覺得很溫暖。

  
  

   
1 Google研習會
特別感謝凱華、劉巍、Tina、Kathy等人的協助，讓我有機會把時間管理的實際運用方式和優秀的googler作一個交流。（也感謝老K及成遠兩位辛苦的助教喔）

這次在google內部舉辦的上下午兩場研習，我們和優秀的google工程師分共同研討了各種時間的問題(如專案管理、四大需求及各種工具等)。中午的時間，我們就一起在員工餐廳用餐，擠滿了一桌，8/25參加研習會的劉巍也特別前來，千里逢知己，真的可以說是難能可貴。

雖然有許多是第一次碰面的朋友（像雙峰、林亮、tiantian等），但是卻是像老朋友一般，大家就各種的話題分享經驗及想法。許多googler也在課後主動寫信，作更多的互動及交流，更有許多人開始寫晨間日記(大海、凱華等)，希望能夠除了工作以外，更進一步的找到自己內心的聲音，這樣一場活動，發現googlers對時間管理的問題相當重視，並交了許多朋友，真的是別具意義。

（尊重google保密政策，在google內部課程並沒有拍照，所以沒有相片。）

2 北京大學研習會

由李娟及YEA(北京大學青年成材促進會)主辦的時間管研習會，也是我第一次走進校園，和同學們分享時間管理這個重要的議題。北京大學的學生真的相當的用功，研習會之前，把握每一分每一秒的時間讀書，對知識的認真態度，值得我好好的學習。在課後問卷中，許多同學都提到，覺得時間管理是可以實踐，而且值得實踐的，這點讓我覺得很高興。

不僅如此，李娟的師姊lulu，終於即時的從青海趕回來參加這次的活動，更終於和GTD LIFE的古道（下午兩點從唐山趕來，還是遲到了）、馬京（MJCHINA）、張毅等論壇上聞名已久的好朋友碰面，千里逢知己，真好。

這也是我第三度來到北京大學，很榮幸的是以講師的身份舉行一個研習會。也希望有機會能夠繼續把推廣時間管理的方向，向下紮根，和學生們多多交流，加深影響力。

3 單向街沙龍
11/3早上，也很高興的再度回到單向街圖書館，和一些時間管理的朋友有一個非正式的聚會。尤其是GTD LIFE論壇的朋友們，藉著當面碰面聊天的形式，大家有了更多不同形式的瞭解，馬京也邀請古道為我學網（google[size=-1]大中華區總裁李開復創設）為他們的志工演講，把互相交流的情誼更進化幫助他人的行動，真的是很有意義。

除此之外，棲息谷的邢志強、北京大學的李媛、上次單向街報名卻沒辦法到場的周麗麗等人也到場參與、彥清則帶相機拍了許多的相片，這些都將成為我們GTD LIFE的未來成員，洛陽的李美志也請了朋友殷子來拿晨間日記的奇蹟，希望能找出版社出版簡體字的版本。

培根說"年輕時、旅行是教育的一部分；年紀大了，旅行是一種人生經驗"，11/3下午，和老K走在頤和園的湖畔，想起這幾天特別的回憶..........
搭了12個小時的飛機凌晨一點才到達北京、北大旁的火鍋店、萬聖書店的深夜深談等，點點滴滴都浮上心頭，老K說得不錯，這次來到北京，對我的人生經驗，是一個milestone。北京，我們下次見 :>


結語

有越來越多的朋友開始學習時間管理、學習價值觀及追尋人生意義，真是一件好事，結夥攻頂、事半功倍，也歡迎大家加入我們的社群 :>

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