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twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

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        GTD時間管理 線上課程(1)WHY GTD? 時間管理健身房 73/100

南來北往講了釵h場的研習會 ,也有釵h的心得,我也一直都希望編寫出研習會的補充教材,希望能讓參加的朋友有更多的收益。前天晚上想到一個點子,"何不以研習會的投影片為架構,寫出一篇篇部落格文章,這不就是補充教材了嗎?"。

一來,可以把巨大的工作
分割成每天的例行工作,減少工作量;
二來,這一系列有
架構的文章,正可以作為一套線上教材,讓有興趣的朋友自修時間管理;
三來,可以藉由讀者的
回饋修正自己的教材,讓教材的品質更加完善

我預計這一系列的線上課程約有20堂,而且是連貫的,所以歡迎大家一起來學習,更歡迎留下您的建議,我們互相切磋,話不多說,我們開始,




首先第一個問題是"
為何我們想要時間管理呢?",在研討會中,我拿了這個問題問了好幾百人,每個人的答案雖不同,但是整理下來,大致是這幾個答案。

紀錄了很多事,卻沒執行
記憶力不好
腦裡面的東西太多
頭痛、睡不著
做事沒系統,不會計畫
時間分配不佳
有時間,卻沒有好好運用
上網msn時間很多重要的事情沒時間作
沒時間學習英文(看書、思考、運動、好好休息、陪家人)


我發現,陶多多的人為了時間傷透了腦筋,卻找不到一個合宜有效的方法來解決問題。有一次,我在某個討論區中看到一句話"
做事是靠系統,而不是靠感覺 ",這句話是知名華人講師林偉賢老師講的,我覺得很有道理。GTD講的就是時間管理的系統,他把"時間管理",分解成幾個流程,讓我們檢視每一個流程做的好不好。

這就好像游泳,學
自由式時,教練要求我們學手部的動作、學打水、學換氣,最後才把動作組合在一起,讓我們在水中前進。學時間管理也是如此,練習收集及加工組織,學排程及行動,學習檢視和更新,最後才組合起來,讓我們能夠搞定生活中的問題。"做事是靠系統,而不是靠感覺 ",感覺是一時的衝動,系統卻讓我們能夠在任何狀況之下都能做好事情。

長期實行GTD這種時間管理方法下來,我發現GTD有三個很大的好處,
"處於沒有壓力的狀態"、"增強信守承諾的能力"、"掌握快慢之間的節奏",我們一個個來討論。



1 "處於沒有壓力的狀態"
回頭看看我們需要時間管理的原因,有釵h是"
頭痛、睡不著 "、"記憶力不好"等和壓力相關的問題,適當的壓力讓我們精神專注、全力以赴,但是過多的壓力,讓我們頭痛、厭倦工作、甚至犧牲了和家人互動的品質。

GTD希望我們把雜事放到
大腦以外的地方,讓我們事前計畫要做的事情,讓我們的大腦清空,降低壓力,找回專注,這是我覺得GTD的第一個好處。



2 "增強信守承諾的能力"
"
好,沒問題,我明天上班時email給你"、"我回辦公室後,馬上和您聯絡。"、"老婆沒問題,我下班後會去買一罐醬油",在生活中,我們常常做了釵h的承諾而不自覺,但是人們承受的壓力,有釵h就來自酗U作不到的承諾。

承諾常常作不到的原因是,我們常常在無意間酗U承諾,可是並沒有紀錄在一個可靠的
系統中,或者酗U承諾了,卻沒有釐清承諾如何作,何時何地來處理這件事情,或者紀錄了一大堆承諾,就沒有定期檢視,導致時間到了,卻沒有去執行。

GTD提供了,收集、加工、組織、檢視等流程,讓我們有一個好的系統來達成我們做出的承諾,有時我們真的太忙,也能在評估之後,和對方說聲抱歉,無法答應這個承諾。



3 "掌握快慢之間的節奏"
很多人覺得時間管理就是「快」,快速解決掉事情,就能擁有更多
生產力。但是姚仁祿老師的一句話,改變了我的想法,

生活就該像麥可.
喬丹打篮球一樣,看起来是非常快速的切入上籃,但是他的「快」却是用無數個「慢」组合起來。


為甚麼要「慢」?因為「慢」做事才能夠確實,才能有品質。「慢」就是
確實運行下一步行動,是做人做事的基本動作。我們要提升生產力,要變得更有效率,重要的不只是求「快」,而是要把每一個下一步行動考量好,執行好。該快則快、該慢則慢,快的時候從容不迫,慢的時候,掌握品質。做好快慢的切換,這是時間管理很重要的一環,要靠日積月累的練習,不是一蹴可及的。

結語
釵h人遭逢了時間管理的問題,或野L們面對
前輩小小的考試,被無數的專案纏身、被流水般的email包圍,讓他們無法找到自己內心的聲音,找到內心的火焰。但是我覺得在某個程度,GTD時間管理可以幫助他們,學會紀律,學會自我管理。讓我們一步一步,學習"處於沒有壓力的狀態"、"增強信守承諾的能力"、"掌握快慢之間的節奏",用系統幫助我們解決問題。也預祝大家在這一系列的線上課程中,有所收穫。

延伸嬝?
twhsi各場研討會心得

8/100 時間管理健身房 時間需要管理嗎?

46/100 時間管理健身房 Why GTD?

如何成為時間管理的黑道高手

GTDER.ORG



[ 本文最後由 twhsi 於 2007-10-25 11:08 編輯 ]

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Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

        twhsi時間管理 線上課程(2)三本好書和六個流程 時間管理健身房 74/100
   
這節課我們討論的是三本時間管理領域的好書,並簡介我的時間管理六個流程,這六個流程組成我的時間管理系統,讓我每日的工作更有生產力。首先先介紹的是三本好書,繁體中文版的書名是<<搞定!-2分鍾輕鬆管理工作與生活 >>、<<與時間有約 >>、<<晨間日記的奇蹟 >>。



1 Getting things done

這是我推薦書單的第一名,繁體中文版書名為<<搞定!-2分鍾輕鬆管理工作與生活 >>,是David Allen所寫的一本時間管理書籍書名,其英文書名縮寫GTD,
也是一種時間管理概念的簡稱,這本書也是我學習時間管理的起點。但是這本書的翻譯欠佳,有需要的人可以先詳讀其中的第二章,就可以快速的切入GTD這種時間管理概念。(簡體字版本是<<儘管去作 >>)


這是一本日本書,作者是佐藤傳,這本書沒有簡體中文版,在我的部落格文章中,晨間日記是最受歡迎的主題。利用Microsoft Excel來寫日記,利用早上來寫日記,利用曼陀羅圖來寫日記,是書中的三個很大的特色,我自己也用這一個方法寫了650天以上的晨間日記,對瞭解自己這件事情幫助很大,也很希望大家一起加入寫日記的行列。



3 First thing first

這是Steven Covey寫的好書,繁體中文版書名為<<與時間有約 >>,簡體字版本是<<要事第一:最新的時間管理方法和實用的時間控制技巧 >>,這本好書討論了角色、每週羅盤、平衡四大需求、內心火焰等許多重要的主題,在時間管理領域是一本重量級的著作。


由2002年到今天,五年下來,藉由閱讀、寫時間管理文章、討論區的討論、到近期的研討會,我也融合了各家之長,有了屬於
自己的時間管理架構,但是若是要打好時間管理的基礎,多看書確實是一個很有效的方法,有興趣的朋友也可以買這些書來看看。



接下來就要討論
六個流程,這六個流程是收集、加工與組織、排程、行動、檢視、更新六個動作,這是我自己逐步發展出來的時間管理流程,也由流程中整合出了我的系統,或許有人會很好奇,系統有什麼了不起的,我覺得我的老師RAINBOW的一段文字,充分說出了系統的力量

有系統才有高效能,但如何舉出更生動的例子來說明呢?我發現用"加法"和"乘法"來打比方,會更清楚,很多書也會舉出一系列的原則,但因為原則間系統聯繫性不強,其效果好像是加法,若每個原則的有用性是十分,三個原則就是三十分,但若原則間系統性很強,其效果則像是乘法,若每個原則的有用性是十分,三個有系統的原則,若能切實實踐,所發揮出來的力量,就是一千分。


生產力由系統而來,而系統又由六個流程所構成,這篇文章的目的在於介紹六個流程的架構,之後的文章也將針對各個流程詳細探討,就讓我們開始吧。



(1) 收集
生活及工作中會產生許多
雜事,這些雜事常常對我們產生干擾,讓我們無法投注心力於重要的事,但這些雜事卻不能置之不理。我們需要一個收集好這些雜事的方法,GTD一書中建議我們需要通過記錄的方式把頭腦中的各種雜事移出來,放入收件匣。通過這樣的方式,頭腦不用塞滿各種需要完成的事情,才能集中精力在目前進行的事上,這也就是時間管理的第一階段收集雜事





(2) 加工與組織
現在我們的收件匣中堆積了許多雜事,但是雜事無法管理,我們必須
加工成行動,並用不同的場合組織,這樣到了要執行時,生產力才能大增,這個階段有三件重要的事情。

a.
清空收件匣-就是將雜事一件一件的拿出來。
b.
將雜事加工-將雜事轉化成可以執行的行動。
c.
依場合放置-將加工後的行動放在行動清單。

建立完整的行動清單是一種聚沙成塔方式,加工處理每一件雜事產生行動,再將每一個行動,放到一個合適的場合,日積月累,我們的系統就放置了許多行動。一來,我們要做事時,可以依照場合批次執行,節省大量時間。二來,當我們擁有完整的行動清單,腦袋就不用擔心有哪件事情忘記了,壓力就減少了。加工與組織相當的重要,希望大家能夠好好的努力做好這個部份。



(3) 排程

排程就是
安排行程,我有三個要點與大家分享

a. 兩分以下馬上行動--若在安排行程時,想到一些小事情,落實在
兩分鍾以下的事馬上處理掉。
b. 每天分為數個時區--將一天分割成四五個時區,
事前規劃好哪個時區比較適合作哪個行動。(例如用早上寫晨間日記,寫文章)
c. 依照場合批次處理--在每一個時區內,
批次處理同一個場合的事情,做完了再切換場合


在每天我們要是能夠事前做好
每日計劃,這樣子的效率可以大幅的提升。




(4) 行動
回答一個問題"
現在到底要做哪一件事?",

若是我們的回答越好,通常也表示我們的生產力越好,這就是所謂的
行動抉擇。選擇行動的標準有四個,場合,時間,精力及輕重緩急

首先是
場合對不對?外出時沒有帶電腦,就沒有辦法收發email,這就是場合不對。
其次是
時間夠不夠?開會前三分鍾,才急著打重要電話給重要客戶,就是時間不夠。
接著是
精力足不足?昨天熬夜,今天要參加百米競賽,這樣子的精力名顯示不夠的。
最後才是
輕重緩急。一般人做事就是先評估輕重緩急,其實這種方式是比較草率的。

事前計劃好,又能做好當下行動的選擇,做起事情來就能夠
事半功倍



(5) 檢視
就如同車子需要定期保養一樣,我們的時間管理系統也需要
定期檢視

每日檢視,就是寫晨間日記,紀錄一天的事件及情感,並作檢討。
每週檢視,由較高的位置檢視我們的系統,掌握所有的任務及行動。

蘇格拉底說"沒有檢視的人生不值得活",我們想要活出精彩的人生,就要經由自我的檢視,化弱為強,精益求精。




(6) 更新
當行動清單,與事實一致時,我們就能夠
信任我們的系統。在我們行動的時候,環境也會跟著變化,事情的進展也隨之改變,所以除了檢視之外,我們也要注意更新我們的系統,在這個流程中有三件事情很重要。

時時清空--收件匣--從收件匣一一將雜事加工成行動,讓前輩小小的事情都進入系統
再次加工行動清單--當我們執行完一個行動,要再重新加工行動,讓清單和事實一致
每週檢視任務清單--每週定時檢查自己的任務,看看有沒有要新增的行動,新的任務

能夠信任我們的系統,我們才會長期的使用這個系統,因為更新系統的動作是第六個流程。



六個流程,就可以結合成完整的
系統,也因而能夠產生高效能。也有些人會問,這樣的時間管理方法真的太複雜了,怎麼可能一下子就上手,其實,這一到六的流程是有次序的,一般而言,要先能夠做好收集、加工組織這兩個流程,建立完整的行動清單是第一步,之後則要學習排程及行動抉擇,第三階段才是做好檢視及更新清單的動作。所以如果您是新手,就不用急,先把建立完整行動清單這件事情做好即可。

接下來的課程會介紹我自己如何運用這六個流程在
每日的生活中,我也要求大家,有空時可以翻閱一下上面介紹的書籍,這樣的益處是,讓我們更加體會時間管理的理論層面,遇到問題時,就能迎刃而解。

延伸閱讀
如何成為時間管理的黑道高手
GTDER.ORG
用Excel寫出實現夢想的晨間日記(1) 時間管理健身房 69/100
iGTD時間管理軟體介紹 59/100時間管理健身房
3/100 時間管理健身房 每週檢視





[ 本文最後由 twhsi 於 2007-10-30 08:09 編輯 ]
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Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

twhsi時間管理 線上課程(3)我的一天 時間管理健身房 75/10

很多人希望我用一天的生活舉例,看看生活中是如何運用時間管理的,所以我也作一個小小的報告,希望對大家有所助益。其實時間管理一個重要的部份就是養成習慣,有了好習慣,就能讓每天的生活很充實,我們這就開始吧



我每天起床的時間約在六點,由於通常在11點入睡,所以睡眠時間都約有個小時。起來後,我固定喝些溫開水,並吃早早餐(麥片牛奶),由於六點到九點是我一天中精華的工作時間,所以先吃點東西,儲備精力


一面吃早餐,我也一面作
經典晨讀,通常看的是一些重要而需要思考的書,時間大約是10分鐘左右。隨後就開始寫晨間日記,並開始寫部落格文章,最近希望養成一天一篇的習慣,培養自己寫文章的功力。寫好文章,接著也要將文章貼上部落格及各個討論區,此時我也可以瀏覽各個討論區的回應,並寫一些回饋。這個時候也會檢查email,並好好的回信,這段時間是我一個人獨處,所以好好的回一些重要的信。八點多,孩子也起床了,因此就要準備餵牛奶等的家務事。




基本上,早上的時間我使用的時間管理工具是
電腦,著重的是長期性的工作,由於這段時間沒有人打擾,所以效率特別的好。以六個流程來看,做的是檢視(寫晨間日記)及行動(看書、寫部落格、回email等)這兩個流程。




送完兒子上幼稚園,我就開始上班了,第一件事情是用
每日計畫的表格,排定一天的行程,我會先抓出今天一定要完成的幾件大事(MITs, Most Important Tasks),檢查一下今天的行事曆,並將一些行動依照場合分類寫到每日計畫。



開始一天的工作時,我會先把時間用在解決重要的事情上(MITs, Most Important Tasks),之後的時間,依照場合
批次處理行動。這些場合通常是電話、當面溝通、自己動手的事情。由於我事前都已經加工處理好這些行動,所以做起來的效率就很高。




在做事的同時,也會有很多的事情需要記錄下來(
雜事),如果遇到這種狀況,我會立刻使用我的智慧型手機中的手寫塗鴉軟體記錄下來。並在有時間空檔時,加工處理這些雜事,變成行動,打字到我電腦中的軟體iGTD,變成我完整的行動清單。有些日子裡事情進展得很順利,每日計畫的大小事情都做好了,我也會檢視自己的行動清單,依照合適的場合拿出一些事情來執行,預先解決未來的問題。



這段時間使用的
工具比較複雜,包含了電腦、手機、每日計畫(紙筆),以六個流程來看,做的是收集(雜事)、加工組織(把雜事加工成行動,用場合組織,並放到行動清單中)行動(打電話、當面溝通、規劃思考、電腦等場合行動)、、更新(清空收件匣及再次加工行動)等流程。



下班以後,若沒有特別重大的事情,我就回家了,開始我和家人
共同擁有的時間。


我會陪孩子搭建玩具鐵路(老婆說這是我舒壓的方式)、外出購物,或者陪孩子們上才藝課程。我自己參加的社團青商會有時也會在晚間開會,所以會有一些聚會。

如果沒有意外狀況21:30以後我們就回到臥房準備入睡了,陪孩子喝牛奶、刷牙、講故事,約
11:00就睡覺,準備在隔天的6:00起床。

其實這段時間還是會有一些事情,但如不是特別緊急,我會用手機先寫下來(收集雜事),和家人共處我覺得是很重要的時間,能夠讓我們凝聚家庭的情感,並和老婆溝通(家庭財務、兒女教養的問題),
家庭是我們最堅實的後盾,值得我們花時間好好經營






其實我覺得,我們學習時間管理並不是要自己變得更忙,或成為別人眼中成功的人士,而是要做到
to beto have

to be 就是留下
傳承,作自己生命中最重要的事情(在我而言,現階段是推廣時間管理),讓我們的一生有意義。
to have就是滿足生命中的
基本需求(心靈、心智、物質、情感),有時間看看好書、和家人作良好的互動、和朋友相處、保持健康的身體、有良好的睡眠、健康的財務狀況等,這些都是很重要的一部分。

時間管理教導我們的是
to do的能力,讓我們能有生產力,有效率的解決工作及生活上的問題,讓我們擁有時間去作to be及to have的事情。成為追求幸福的行動家,是我覺得人生中很重要的事情,我們一起加油。



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Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

twhsi時間管理 線上課程(4)完整的行動清單 時間管理健身房 76/10



首先我們先開始講六個流程中的前兩個流程,也就是收集及加工組織,當我們的雜事進來,要先統一收集到收件匣,其次要加工成行動,並組織到行動清單中。也就是說前兩個流程的目的,就是要建立一個完整的行動清單



在談建立完整行動清單的細節前,我們先講講為何完整的行動清單如此重要。一般人把大腦當作是記憶的工具,所以對朋友、家人的承諾,自己想要做的事情等,一股腦都放在腦海裡。但是我們的大腦並不是如此可靠,記在心中的事情可能會忘記,不僅如此,所以的事情放在心裡,根本就沒有辦法輕鬆自在。<<搞定!-2分鍾輕鬆管理工作與生活 >>這本書的作者David Allen建議,如果能把建立清單當作是一種生活及工作的習慣,日復一日不間斷,就是在練習黑帶級時間管理了。因此,想要做好時間管理,學習列好完整清單的習慣相當重要。

以我這五年,長期實行時間管理下來,發現要建立完整的行動清單有三個要點,第一是要培養完整的雜事收集習慣,其次是擁有優秀的行動加工能力,最後是選擇合適的行動清單工具,讓我們一一討論吧。



1)培養完整的雜事收集習慣


培養收集的雜事習慣其實相當容易,難的是持之以恆,所以選擇自己的生活經驗中,合適自己的方式及工具是第一步。很多人學了時間管理,就跑去買電腦、買pda,花了許多時間學習工具,這都是不必要的,仔細思考自己原本就慣用的工具,好好的發揮效能,是比較好的方法。



例如我的父親,他有事情時,就會寫一個小紙條,丟在西裝襯衫上衣的口袋中,下班後,就把這些紙條拿出來,看哪一些事情需要處理。



例如我的朋友Ada,就利用一張A4紙,折疊成小記事本,專門用來收集雜事,這個小記事本雖然小到可以放進皮夾中,卻可以寫八頁的內容,所以可以紀錄下很多雜事。



以我自己而言,我偏好用智慧型手機(TREO 650)上面的塗鴉軟體,隨時紀錄自己的想法及對他人的承諾。而數位工具的好處是,紀錄的事情再多,都不會增加體積。

這些工具,也就是我們課程中會一再提到的收件匣。收件匣讓雜事有一個腦袋之外的放置之處,所以不用擔心會找不到。重點其實不只是工具的選擇,更重要的是培養把事情放在腦袋之外的習慣。當我們隨時隨地都養成紀錄收集雜事的習慣,完整把事情移出頭腦之外,才能
"處於沒有壓力的狀態"、"增強信守承諾的能力",這就是我們時間管理的目的。



(2)優秀的行動加工能力

當我們
把雜事一件件從收件匣拿出來,清空收件匣,並確認每一個雜事的後續行動,放進可靠的行動清單系統,這就是加工。每一次我花時間把雜事加工成行動,我都有一種如釋重負的感覺,覺得這件事情開始進入自己的掌控範圍,不用害怕會遺忘或如何去作這件事情。

行動和雜事不同,行動必須是具體可行的事情,雜事則否。
"舉辦一場在台北的研習會"是雜事,"email給Jennifer討論台北研習會場地租借問題"就是一個行動,
"輪胎破了"是一件雜事,"打電話給輪胎店鄭老闆起請她派人來拿車子"是一個行動
"準備行銷會議企劃案"是一件雜事,"下午兩點和Susan碰面,和她討論已經做好的簡報,並請她給予意見"是一個行動

行動需要花費時間,而且可以幫助我們將事情往達成的方向前進,我通常會儘量把雜事加工成20分鐘以下可以完成的行動,這樣在我們在做排程時,就很容易估計行動的要花費的時間。即使簡單的雜事,都應該想清楚如何達成,因為現在不想清楚,以後要做的時候還是要再想一次,如果事前想好,放進行動清單,我們心理的負擔就能大幅降低。



(3)選擇合適的行動清單工具

要成為黑帶級的時間管理高手,就要學會列清單。當我們學會把雜事加工成行動,日子一久,行動的數量就會持續增加,變得不能用腦子記了,此時我們需要有合適的組織工具來存放,以下是幾個行動清單工具的例子。



Ada使用萬用手冊來存放自己的清單



朋友老K使用wince智慧手機上listpro軟體



朋友awhii則是利用Microsoft Outlook軟體來放置所有的行動清單



朋友prdro是使用一個叫做MLO的軟體工具來存放



我和一些使用蘋果電腦的朋友則是使用一個叫做iGTD的軟體來存放



不管使用哪一種工具,要組織好自己的行動清單,有場合分類的概念很重要,我自己會把行動規劃成 自己動手、當面溝通、打電話、思考/規劃、電腦工作等幾種場合來分類,這些場合大致上是依照電話、電腦等工具種類工作性質分類,可以讓我們在同一個場合,批次處理自己手上的行動,節省大量的時間。一般而言,利用一些科技工具比較有效益,可以節省時間,但是也要依個人風格及喜好來選擇工具,不一定是3C工具就一定好。

結語
我們這一課講的是建立完整行動清單的重要及方法,這個習慣的培養需要一段時間的學習及嘗試,但是我常常覺得結夥攻頂、事半功倍,我們可以利用各種網路的工具來加快學習的速度。最後也希望大家能夠建立好自己的完整行動清單,這樣的益處是,可以早日成為時間管理的黑帶高手,擁有時間去追求自己的夢想



接下來的課程,介紹的是第一個流程"收集",請繼續加油。

延伸閱讀
iGTD時間管理軟體介紹59/100時間管理健身房

如何成為時間管理的黑帶高手—Diddlebug實戰篇

好友蘋果核的的文章開始你的GTD
萬用手冊達人 Ada的部落格
好友awhii寫的用outlook時間管理文章Outlook也能搞定GTD-簡便數位式任務管理方法
好友pedro的部落格 ,也有些時間管理的探討





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garychang + 10 感謝。尤其是在這個必需對自己說話負責 ...

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Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

   twhsi時間管理 線上課程(5) 收集雜事 時間管理健身房 77/100
  
  何謂
雜事?其實所有進入您精神及現實世界的事,包括實體(紙張,文件等)及虛擬(心中的念頭,上司的指令,對他人的承諾等)的事,都可以算是雜事。
  

  


在我們的生活中充滿了雜事時,我們是無法採取任何行動的,當我們生活上工作上帳單,企劃案,備忘錄滿天飛,電腦中塞滿了EMAIL,腦中裝滿了各種的約會、承諾、想法,我們就聽不到自己
內心真正的聲音,我們必須將這些雜事做好好的整理,這樣才不會在工作時成為我們的絆腳石,阻礙我們前進。

  


這和我們大腦機制有關,人類的腦袋有一塊短期記憶區,功能很像電腦裡面的隨機存取記憶體(RAM),RAM有其容量的限制,所以當我腦裡面都是雜事時,就失去了專注處理事情的能力,我們想要擁有專注力,降低壓力,就要把自己頭腦RAM裡面的雜事清理出來,清理到外部的工具--收件匣(收件匣就像一部硬碟),這樣子我們頭腦中的RAM空間才能釋放出來,讓我們專注的能力提昇。如何做到呢?我們分了三點來一一討論。

1 我們應該收集什麼
有許多事情可以收集,我也對可以收集的雜事作個分類介紹,共有四大項。

  


a 承諾他人的事情、或扮演好生命中的角色
例如和家人、朋友、工作夥伴碰面,討論之後,決定要提醒自己打電話關心遠地家人,寫下次約會的時間地點,承諾朋友的代辦事項,這些前輩小小的事,都是我們對別人的承諾,也都算是雜事。或者是扮演好家人的角色,做好家務事,紀錄帳單到期日期、安排時間繳交帳款或辦理一些手續、財務問題的思考、家庭物品維修等,這些要求自己做到的事情也是雜事。


b. 某一個任務的細節
在路上想到寫簡報、文章的想法(加上某某圖表、相片),或推動專案的靈感,行動(印出研習會前準備清單、打電話給適合的人請教意見、提醒自己要推動某些關鍵行動)、以及對專案內的成員的互動(email文件、告知行程),常常我們就會想到這些讓專案進展更順利的細節,這些都是值得紀錄的雜事。除此之外,讓我們人際互動更好的想法(打電話感謝朋友對我們的協助,email寄出聚會的相片),可以讓我們在平時就累積和團隊成員互動的情感,也很值得寫下來,若有時間就可以作為行動的參考。

  
  
  
c. 一些瑣碎的雜事
  

有時我們必須隨手記下一些瑣碎的細節,例如去朋友家的地圖,去賣場的停車位編號、要幫辦公室的同仁定便當,大家訂的不同菜色,我們也不用用頭腦紀錄,拿出我們的收集工具記錄下來即可。

  


d. 實體的東西
書櫃要整理、帳單要檢查
、清理信件櫃子、玩具要收,拍下人物、風景照片,之後要加洗,送給朋友,生活中也有不少事情要先紀錄下來,讓我們能夠行動時批次處理節省時間。

以上是我個人的收集習慣,大家要是有自己的想法,也歡迎分享。


2 一些收集工具(收件匣)的介紹
荀子說,「君子生非異也,善假於物也」,意思是說,君子並不一定和別人不一樣,但是他比較能善用工具。我們有了收集的概念,也要配合收集的工具,這樣子才能讓我們事半功倍。在時間管理中,收集雜事的工具我們稱為收件匣,也就是放置雜事的地方,上一篇文章我們介紹了放在襯衫口袋的紙條、A4紙張折成的記事本、PDA上的塗鴉軟體,接下來我們也介紹一些其他的收件匣

  


a 萬用手冊: 我們可以拿一些內頁來作為收件匣功能。
b email:我自己的習慣是,處理好的email,就封存起來,這樣子收件匣的數量就很少,讓自己一目了然還沒處理的事情。
c PDA中todo程式:有些人直接打字在PDA的todo軟體(待辦事項)中,直接把事情紀錄進去。
d 電腦中行程軟體 :例如outlook,有些人的工作長時間使用電腦,他們就可以利用一些快捷鍵功能,快速的收集雜事到電腦中。
  
  
  
      

  
  


e 錄音筆:有些忙碌的人,用錄音筆錄下交辦事項,上班後就交給秘書處理。我也會錄下自己的研習會內容,聽聽要改進的地方。
f 相機:有些人(例如工作和設計有關),就會拍下大量的數位相片以供自己處理

收件匣的種類其實可以相當的多,重點不是工具,而是我們使用的習慣和我們想要的生活風格,接下來就介紹我們使用收件匣的原則


3 收件匣的原則
由時間管理的角度來看,我們一天大部份的時間都可能用到收集這個流程,因為我們腦子不停的在運轉(睡覺也是),想到需要紀錄起來的點子,可能床上、廁所、游泳池、百貨公司、高山上、飛機上等一些可能預期不到的地方,我們捕捉這些雜事的能力越強,我們腦子裡記憶的負擔就越低,越能讓我們減少壓力。我也有三個原則和大家分享。

  


a 養成收集的好習慣
我們可以利用一些固定的時間來收集,例如說每天上班的前10分鐘,轉換到下一個工作場合之前,每週安排固定的時間檢視工作計畫(我是用週日上午),這樣子定期的收集,自然讓我們的腦中可以生出源源不窮的創意。

b 減少工具數目
雖然我們希望能把雜事都紀錄到頭腦之外,但是過多的收件匣,會讓我們找不到紀錄的地方。當我們紀錄電話,有的貼在電腦螢幕旁、有的壓在桌子底下,有的放在萬用手冊中,有的在email裡面,要整理出一份完整的通訊錄就變成一個不可能的任務。
仔細思考自己目前收集的工具,去除不必要的收集工具及習慣(像我的通訊錄只有在電腦裡面一份,所有的更新都在裡面),這樣子我們要加工處理雜事時,才知道哪裡可以找到所有要處理的事情。

c 選擇自己風格工具

有些人喜歡3C產品,每天使用而樂此不疲(像我就是),但是這並不代表每個人都應該如此。有人喜歡紙筆的感覺,感覺記憶及感情就在其中凝固,有無法取代的優點,有人喜歡錄音、拍照起來,留下最接近真實的想法的情境。這些都很好,重要的是,找到您收集的風格,長期的使用這個工具,讓他成為您生活的一部分。

把雜事放到頭腦以外,是一個習慣,也永遠有可以改進的地方,但是只要持續的努力,習慣就能逐步的培養出來。

結語

  

收集雜事是一個很值得我們去培養的好習慣,有人說收件匣就像我們的第二個大腦,可以讓我們專注在眼前重要的事情上,而不用擔心自己的腦袋會忘記一些其他的事。我也要求各位,若要學好時間管理,一定要養成收集這個習慣,這樣的益處是,讓我們的大腦重新獲得專注的能力,把每一時每一刻的事情都能作做好的判斷和處理

下一段課程要談的就是"加工",我們繼續加油。

延伸閱讀
  twhsi時間管理線上課程(4)完整的行動清單  如何成為時間管理的黑道高手  用一張A4紙,輕鬆做好每日計畫針對收集以前寫的文章  appleseed, 蘋果核:發掘屬於你的inbox
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Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

twhsi時間管理 線上課程 (6) 加工處理雜事 時間管理健身房 78/100




但是我的幾年實踐下來,我是加工處理雜事把這個階段又分成兩個動作,
清空收件匣及加工處理,讓我們開始介紹吧。




a.        清空收件匣:將雜事一件事一件事拿出來,一次加工處理一件事。

b.        加工處理:運用加工處理的流程圖,自問自答,將雜事轉化成行動。        


我覺得加工處理是時間管理中很重要的一部分,創意從收集雜事開始,但是解決問題"problem solving",就是創意的流程。所有時間管理很好的人,都知道如何開採自己或別人大腦中的創意,並加工處理成可以執行的行動,並加以執行。愛因斯坦曾經說過"創造出問題的同一個腦袋,不可能去解決那個問題。",所以在做加工處理的工作時,要靈活的轉換腦袋(換位思考),才可能的出好的答案,這就讓我們開始吧。



1 清空收件匣

為何我們要清空收件匣呢?

因為每天,甚至每天數次清空收件匣的益處是,讓我們脫離雜事的牽絆,專心於行動之中,達到更好的做事效率,更能擁有時間去做自己想做的事。以下是清空收件匣的幾個要點。



a.一次一件事,一次一粒砂:清空收件匣時,不必管優先次序,每一件雜事都要處理,每件事都要做成決定,完成後再換下一件。
b.有足夠的時間清理收件匣:清空收件匣時,常常需要一面清空一面處理(兩分鐘以下可以解決的事情馬上行動),所以最好預留足夠時間。
c.先處理最近之事依次向前:以清理電子郵件為例,最後一封信通常有最新的資料,先處理最後一件事,再依次向前處理可以節省重複閱讀的時間。

一次一件事才能專注於一件事情並強迫自己做出決定,如此雜事才不會拿出來又放回去收件匣,一再重複閱讀一樣的資料。



2 加工處理的流程圖
加工成行動的流程圖有重要的三個問題

a. 這件雜事是什麼?
面對一大堆雜事,我們通常沒有機會好好思考"這件事是什麼?",但是"重新定義"相當的重要,可以幫助我們釐清問題,採取有創意的解法來解決。

b. 需要我採取行動嗎?
有些事無法不適合行動(例如您從收件匣拿出一件餐廳的推薦菜單),所以這時候您反而是要放入一個合適的資料匣(或垃圾桶)。有些事情可能授權給別人比較合適,這時候您需要的是和被授權溝通。

c. 下一個行動是什麼?
一件雜事,我們必須將之釐清為可以行動的敘述,可以問自己兩個問題,"我們希望有怎樣的成果?"及"達成這個成果的下一步行動為何?",把雜事轉換為行動。

如果您很不習慣把雜事加工成行動,那您可以依照這個流程一步一步培養自己的習慣,利用有系統的方法來訓練自己的大腦,是一件值得每天練習的事情。每天時間管理,就是上一個心智及心靈的健身房,鍛鍊的越久,成效就越好。



3 加工處理之後
一旦你決定了下一步的行動,這時,你就面臨著3種選擇:
立即執行:如果2分鐘內可以完成的話,就馬上去作吧
指派他人:如果你自己並不是最佳的執行者,就應該想出誰是合適的執行者,交辦這件事情
放入系統:如果兩分鐘內無法完成,也必須自己動手作,就應該把行動加入我們的行動清單,依照場合放置,以便批次處理

每一件事情都並需做出決定,並執行各種不同的行動,事情不要拿起來又放下去,重複處理同一件事情是浪費時間。


當我們能夠完整的收集雜事,並且清空收件匣及加工處理行動後,我們心中總會有如釋重負的感覺,這就是時間管理的目的"處於沒有壓力的狀態"。因為對別人或自己的承諾已經都釐清作法,不是已經完成,就是放入後續可以追蹤的系統之中。隨著行動清單越來越長,我們也要學習組織不同場合的行動,這就是下一堂課的範圍了,我們下次見 :>

延伸閱讀

如何成為時間管理的黑道高手
[GTD]如何成為時間管理的黑帶高手—Diddlebug實戰篇-加工處理雜事

48/100 時間管理健身房兩個下一步清單





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Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

10/31將前往北京,twhsi時間管理線上課程放假囉
  親愛的朋友,感謝您對twhsi時間管理線上課程的喜愛,由於11/31-12/4我前往北京講課,所以我們放個幾天的假,等我回來後再繼續。由於大陸的GFW(國家防火牆)會擋住我的部落格,所以連我都看不到自己的部落格,當然也無法更新,所以我們就趁機放假囉。

這次去北京,可以碰到好多新朋友及老朋友,並安排了三場研習會及一場時間管理的網友聚會,目前也有許多優秀的大陸網友出現在我主持的google論壇落實第八個習慣+感動。雖然我看不到部落格,論壇和email是可以的,您也可以和我聯絡。順便也在此介紹我擔任主持人的另一個google論壇GTD Life,這是一個討論GTD各種運用的論壇,裡面有許多對GTD有興趣的大陸網友,也歡迎加入。

北京聽說現在是5度左右,和台灣真的很不一樣,我一定會很想念台灣的。回來後,我們繼續加油吧。

延伸閱讀

北京單向街時間管理研習會課後心得(含影片)

圖文並茂版本
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Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

這一篇的圖我通通看不到,是我的問題嗎?
- 自以為是新手所以被排擠,是成為白爛的開始。
- 自以為了不起,是大犯眾怒的開始。
- 強調問題笨或自己笨,是最笨的發問方式。

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    2011-6-29 00:42
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    [LV.1]初來乍到

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    發表於 2007-10-30 20:29 |顯示全部樓層

    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    So-net 逮炯夫, 慢一點但是都看得到.
    鍋蓋的好,只有鍋懂!
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    2011-5-24 15:07
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    [LV.1]初來乍到

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    發表於 2007-10-30 21:17 |顯示全部樓層

    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    Hinet OK
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    發表於 2007-10-31 06:21 |顯示全部樓層

    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    to tale
    看不到的話,看看我的部落格

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    發表於 2007-11-5 09:10 |顯示全部樓層

    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

      北京研習會( google 北京大學 單向街)課後心得
    11/3上午11點,當彥清快門一閃,為我們這次北京研習會團隊留影紀念時,心中真的有無限的感激和喜悅。由右到左算起來是成遠、古道、李娟、我、張毅、馬京、老K,不僅是這些人,這次來北京碰面的數十位朋友共同成就了這次對永錫意義非凡的經驗。北京現在很冷,氣溫常常是在攝氏5度,但是,我的心一直都覺得很溫暖

      
      
       
    1 Google研習會
    特別感謝凱華、劉巍、Tina、Kathy等人的協助,讓我有機會把時間管理的實際運用方式和優秀的googler作一個交流。(也感謝老K及成遠兩位辛苦的助教喔)

    這次在google內部舉辦的上下午兩場研習,我們和優秀的google工程師分共同研討了各種時間的問題(如專案管理、四大需求及各種工具等)。中午的時間,我們就一起在員工餐廳用餐,擠滿了一桌,8/25參加研習會的劉巍也特別前來,千里逢知己,真的可以說是難能可貴。

    雖然有許多是第一次碰面的朋友(像雙峰、林亮、tiantian等),但是卻是像老朋友一般,大家就各種的話題分享經驗及想法。許多googler也在課後主動寫信,作更多的互動及交流,更有許多人開始寫晨間日記(大海、凱華等),希望能夠除了工作以外,更進一步的找到自己內心的聲音,這樣一場活動,發現googlers對時間管理的問題相當重視,並交了許多朋友,真的是別具意義。

    (尊重google保密政策,在google內部課程並沒有拍照,所以沒有相片。)


    2 北京大學研習會

    由李娟及YEA(北京大學青年成材促進會)主辦的時間管研習會,也是我第一次走進校園,和同學們分享時間管理這個重要的議題。北京大學的學生真的相當的用功,研習會之前,把握每一分每一秒的時間讀書,對知識的認真態度,值得我好好的學習。在課後問卷中,許多同學都提到,覺得時間管理是可以實踐,而且值得實踐的,這點讓我覺得很高興。


    不僅如此,李娟的師姊lulu,終於即時的從青海趕回來參加這次的活動,更終於和GTD LIFE的古道(下午兩點從唐山趕來,還是遲到了)、馬京(MJCHINA)、張毅等論壇上聞名已久的好朋友碰面,千里逢知己,真好。


    這也是我第三度來到北京大學,很榮幸的是以講師的身份舉行一個研習會。也希望有機會能夠繼續把推廣時間管理的方向,向下紮根,和學生們多多交流,加深影響力。



    3 單向街沙龍
    11/3早上,也很高興的再度回到單向街圖書館,和一些時間管理的朋友有一個非正式的聚會。尤其是GTD LIFE論壇的朋友們,藉著當面碰面聊天的形式,大家有了更多不同形式的瞭解,馬京也邀請古道為我學網(google[size=-1]大中華區總裁李開復創設)為他們的志工演講,把互相交流的情誼更進化幫助他人的行動,真的是很有意義。


    除此之外,棲息谷的邢志強、北京大學的李媛、上次單向街報名卻沒辦法到場的周麗麗等人也到場參與、彥清則帶相機拍了許多的相片,這些都將成為我們GTD LIFE的未來成員,洛陽的李美志也請了朋友殷子來拿晨間日記的奇蹟,希望能找出版社出版簡體字的版本。


    培根說"年輕時、旅行是教育的一部分;年紀大了,旅行是一種人生經驗",11/3下午,和老K走在頤和園的湖畔,想起這幾天特別的回憶..........
    搭了12個小時的飛機凌晨一點才到達北京、北大旁的火鍋店、萬聖書店的深夜深談等,點點滴滴都浮上心頭,老K說得不錯,這次來到北京,對我的人生經驗,是一個milestone。北京,我們下次見 :>


    結語

    有越來越多的朋友開始學習時間管理、學習價值觀及追尋人生意義,真是一件好事,結夥攻頂、事半功倍,也歡迎大家加入我們的社群 :>

          落實第八個習慣+感動 (繁體)
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          GTD Life (簡體)
    http://groups.google.com/group/gtdlife

    本次北京之行的相片
    http://picasaweb.google.com/joechang1020/Twhsi




      

      
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    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

             twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單 時間管理健身房 79/100

    之前一課提到,要養成加工雜事成為行動的習慣,但是當我們行動的數量越來越,就遭遇到一個問題--要如何組織行動清單,達到最大的效益。在GTD中,是用場合來作為解決的工具。所謂場合,就是一般所說的工具及場地,有電腦的地方才能處理文書打字,有電話時才能打電話,當面溝通通常需要我們移動到特定地點,在吵雜的地點就未必是好好閱讀書本的環境。我們的下一步行動,若是依照場合來整理,就可以很有效率,依照場合處理,就是一種批次處理的概念。




    以我自己為例,我所有的雜事只加工成種場合。設定場合是一件不大容易的事情,一般人其實都沒有深思過自己到底有多少種場合的習慣,我的建議是,可以先照我的場合來分類,就算有增加,也不要超過七個。這樣子才不會太過複雜,讓自己分類時不記得應該要分類到哪一個場合中。OK,這就讓我對我使用的場合一一的介紹。



    1.  自己動手做
    其實執行GTD久的人,都會避免親自動手,以免把寶貴的時間花費在沒有多大意義的事情上。自己動手作就要作品質最好的事情,所以我選擇核心的能力相關事情才自己動手作,例如寫作等。當然我也會安排足夠的大塊時間,一次到位迅速完成。

    例如這篇文章,我預計寫兩個小時刊出,並公佈在各個討論區中,所以我會利用早晨的時間寫作,一氣呵成,這樣子才能兼顧品質及效率。



    2. 當面溝通
    當面聯絡需要我們或別人在某個時間到達某個地點碰面,相當花時間,但另一方面來說,高品質人際關係互動,還是要靠當面溝通,這樣才能建立信任及默契,逐步達到理性溝通的階段。所以重點在事前準備,既確保溝通的品質,又可以讓整個溝通的時間控制得宜。

    例如說我辦理的研習會,事前一定做了大量的工作,讓整個研習會呈現出最好的品質,因為研習會的朋友來自四面八方,要聚會相當不易,我們精心準備的資料,能夠和許多朋友建立信任及默契,這是一個很有效率的方式。和朋友碰面前,我也會事前準備該次會面要談事情的備忘錄,讓雙方能迅速切入重點,以免會面完了,卻忘記對重要的問題達成共識。



    3. 打電話或傳簡訊
    有電話,手機才可以作的動作,我把打電話的清單都列在一起,有時間時,一次打完,這樣就可以節省大量時間。除此之外,當傳遞的訊息量不大時,我會用傳簡訊的方式。打電話兩個當事人要有空談才行,屬於一種同步的溝通,傳簡訊卻不需要雙方都有空,收簡訊的一方有空再看即可,這是一種非同步的溝通

    科技工具可以協助我們用"大量的採取非同步"。當我們和他人互動,面對面的溝通或是打電話甚或是msn等,都需要大量時間,而且只能做到一對一的溝通。然而藉由工具非同步溝通,就是讓我們和他人互動的時間不必是同時同刻,例如寫書,寄發email,發表部落格文章或討論區等,這些互動的方式,不僅讓別人和自己溝通的時間不必同步,更能一次多人溝通,可以節省大量的時間。



    4. 規劃及思考
    我也覺得規劃及思考可以幫助節省大量的時間。我常常在研習會中舉一個騎自行車爆胎的例子,如果我們自己推車去修理,這就屬於自己動手做的範圍,如果我們經過規劃及思考,達成請別人幫我們推車去修理,又幫我們推回來(例如請開腳踏車店的家教學生推到他家的店,但是請他吃冰淇淋)的方式,這樣就可以節省大量的時間。

    多問自己問題,並想出解答的方式,我覺得是對規劃及思考能力很好的訓練。當我有些時間思考時,我就會拿出規劃思考場合清單,好好思考一些懸而未決的事情。當有比較複雜的狀況,我就用筆紙工具,畫心智圖或整理重點,有時也用一些電腦上的軟體如mindmanager等。



    5. 電腦前的工作
    電腦是現代人的重要知識生產工具,寫email,上網搜尋,安裝軟體,電腦文書處理等,都需要手邊有台電腦才能執行,所以我們把電腦上面的工作整合在一個清單,就可以批次處理

    除此之外,也要注重重複性工作的效率性,以我將拍攝的相片上傳到網站為例(我用蘋果電腦),首先先由相機下載相片到iphoto,用一個叫做downsize的軟體作縮減大小及加邊框、浮水印的工作,最後用picasa的上傳軟體,上傳的google的picasa網路相本中,整個流程相當流暢及省時,並可以批次處理大量相片。(處理100張相片和處理10張得時間差不了多少),這就是科技工具的力量。

    我的picasa相本範例

    http://picasaweb.google.com/joechang1020/Twhsi



    6. 閱讀及寫作
    我自己很喜歡閱讀,也有一個部落格,並針對時間管理主題長期寫作,所以我會排定寫文章的次序,這樣子隨時知道自己該讀的書,該收集的資料,有時間時則努力寫作。利用web 2.0分享及連結的概念,將自己的影響力擴大。


    結語


    行動要組織在合適的地方,如此我們才可以快速的瀏覽自己手邊的工作。完整的工作清單,能夠讓我們清楚知道自己當前可以做的事情,大幅增加我們的工作效率,是一個很值的養成的習慣,我也要求自己,持之以恆的做好管理自己行動清單的工作,這樣的益處是,對自己工作的現況有一個即時而可靠的瞭解,幫助我們面對這個變化快速的之世界。

    接下來的課程我們會針對完整的行動清單作一個,並介紹一些我們還沒有提及的清單,大家加油。

    延伸閱讀
    iGTD時間管理軟體介紹 59/100時間管理健身房
    上柯耀宗老師2007.6.25 時 間革命課程GTDER.ORG文章 組織下一步行動



    [ 本文最後由 twhsi 於 2007-11-7 10:49 編輯 ]
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    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    twhsi時間管理 線上課程 (8) 組織進階的系統 時間管理健身房 80/100

    上一篇文章,討論了依照場合分類的行動清單,其實在David Allen的書籍Getting Things Done(GTD),組織的部份相當的複雜(見左圖)。但是,我自己覺得,作為一個時間管理的初學者,先把依照場合分類的行動清單搞定,那就很厲害了。進階的系統,我覺得有幾類是相當重要的,也就是行事曆、通訊錄、任務清單及someday/maybe清單。當我們做事時,能夠整合行動清單及上述各種清單,可以讓我們的生產力產生更大的綜效。




    (1)行事曆

    David Allen在GTD原著中,說明行事曆我們應該將視為Sacred Territory(中文翻為"聖地"),意思是一經寫入,除非更改約會時間,否則就應該徹底執行。這點筆者深表同感,看過我的行事曆的朋友就知道,其實裡面的東西很少,大部分時間都是空的。但是只要寫上行事曆,這件事就等於我必需要執行的事情,就是一定要達成的,這樣的概念可能和許多朋友的行事曆不同。



    行事曆可以分為下列三種
    a. 在某一個確切的時間裡採取的行動
        其實這裡指的就是約會,某日幾時幾分要跟某人碰面,大概要碰面多久

    b. 在某一個確切的日期裡採取的行動
        指的是特定日期的約定或承諾,沒有明定時間,例如今天答應客戶要交打電話給他,那你在今天任何時段打都不算失約。

    c. 在某一個確切的日期所需要的資訊
        如果twhsi這幾天去洗牙了,我會設六個月後再次洗牙,但是並不是那一天洗,而是提醒自己該做這件事情,屬於資訊的一種。或我也會把朋友的生日預設在此,日期近了,就可以提醒自己要決定如何為他祝賀。



    行事曆通常只放在電腦上,若是在外面約定時間,筆者會先用收集工具收集起來,回來再決定是否參加,通常不會立刻答應對方。約會屬於當面溝通,需要花費許多時間及事前準備,這方面我會相當的慎重。



    (2)通訊錄

    通訊錄對於我而言相當相當的重要,我的通訊錄一定包含了兩個重要項目-email手機。從2000年開始使用PDA來,通訊錄一直是twhsi每天最常使用的工具,有些人或許驚訝為何筆者可以到大陸講課,我想是因為能夠充分運用通訊錄,整合好人脈,讓朋友及客戶能夠對twhsi做大力且有力的的推薦,最後達成別人眼中不容易達到的事情。這裡有三個觀念和大家分享。



    a. 三機一體
    三機一體就是將三種機器整合到一體的方式,這三種機器是
    手機、電腦、及伺服器。電腦用來打skype(國外),是殺手級運用,可以節省大量金錢。

    通訊錄是架構在電腦上的,但是隨時可以同步到手機,這樣子打電話傳簡訊都相當的方便。每天我的電腦也自動將我的資料備份到伺服器(.mac服務),一方面防止資料遺失,一方面我也可以在網頁上直接瀏覽(沒有手機及自己電腦時),所以我從來都沒有弄丟過我的通訊錄,因為一份資料,有三個地方備份。


    b. 快速搜尋
    我有一個朋友叫做江洋,他曾經問了我一個問題
    :與 outlook 2007 同步的聯絡人,我需要做些什麼調整,才能在 treo650 內快速檢索?我的回答是

    我是在姓名前面加上許式注音各字注音的第一碼,例如 江洋 是je 張永錫是 juc
    這樣雖然第一次修正雖然很慢,但是以後所有手機的通訊簿,都可以用此方法快速索引,不需要為了不同手機調整通訊簿(我當前有1000筆通訊簿)


    除了在姓名前加上慣用的輸入法英文鍵盤對應位置,我們還可以利用電腦程式強大的搜尋功能,做出類似CRM(客戶關係軟體)的效果,這方面台灣的一位楊舜仁老師,功力相當深厚,有興趣的朋友可以搜尋一下。

    c. 批次處理
    運用通訊錄軟體,我們可以一次發出大量的email和簡訊。這屬於一種非同步溝通,大家一定要
    很有效率的運用科技,一方面批次處理節省時間,一方面也能建立鮮明的個人風格

    通訊錄是很重要的資料庫,強力建議大家要好好的維護,人脈就是錢脈,不要忘了喔 :>



    (3)任務清單

    2007/11/02,我在google北京分公司演講後,他們問了我兩個問題"
    專案如何在期限前結案?"、"專案行動變動無法結案或有突發狀況打亂了原本的步驟,如何處理?"。這兩個問題都是很困難回答的問題,因為專案本身就是一個很複雜的東西,在GTD這本書中,專案被稱為任務,我們先來看看他的見解。



    任務就是需要好幾個下一步行動才可以完成的目標。例如要辦理一場網路上的網友聚會,若要有更好的活動成果,就需要多種工作同時進行,要同時執行多項行動,事前需要規劃,這些規劃就是任務的行動。

    任務需要常常的被檢視,我自己利用晨間日記來檢視自己昨天推動的任務,用每週檢視來檢視本週及下周的任務狀況,用半年檢視來看看過去半年任務的執行結果,並規劃下半年的重要任務的方向。這也是我當時告訴googlers的答案--做好檢視就能預解部份問題,讓自己可以專心對付眼前的事情及突發狀況。但是管控任務還有許多值得考量的事情,由於不在本課程範圍,有機會我們再來談。


    (4)someday/maybe清單
    "Someday/Maybe」清單保存了一些目前你不打算做(可能時間或資源不足),但又希望在將來某一時間做的工作。這些是你
    真正想做的事,如你的夢想計劃,想讀的一本經典名作,想去的某一個國家等,你可以將之列成一個清單,當你有空檔時拿出來翻翻,挑選一些你可以做的事付諸實現。



    擁有"Someday/Maybe」清單是很棒的事,他就像一個
    夢想的銀行,可以把自己想要做的事情存進去。由於我使用mac電腦的iGTD軟體的"Archived"標籤下,他本身就有很大的容量可以放置許多的Someday/Maybe事項。其實要累積Someday/Maybe清單,關鍵就是要有一個合適順手的放置地點及工具,這樣子我們才能累積夢想,進而實現夢想。



    結語
    進階的系統,也就是行事曆、通訊錄、任務清單及someday/maybe清單。是讓我們更容易
    整合各種資源,讓做事的品質提升。整合的目的就是做更少,得更多,在時間管理中談整合,就是"用越來越少的時間、產生越來越多的人際互動及生產力",是一種強而有力的槓桿。如果您已經對依照場合分類的行動清單已經掌握的不錯,我會建議您要做好今天介紹的這幾種清單的管理,這樣的益處是,運用整合的力量,讓我們的時間管理產生更多的綜效(成果)。



    講完了建立完整的行動清單,接下來我們要討論的是"
    做好計劃有效執行"的部份,也就是第三及四個流程-排程與行動,我們繼續加油喔。

    延伸閱讀

    twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單
    [GTD]時間管理的黑帶高手由分派到排程如何成為時間管理的黑帶高手50/100 時間管理健身房 行事曆建立人脈是一種技術也是一種能力深化經營自己的人脈43/100 時間管理健身房任務清單
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    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    twhsi時間管理 線上課程 (9) 排程和行動 時間管理健身房 81/100


    線上課程(4)-(8)介紹的是建立完整的行動清單,屬於六個流程中的收集及加工組織。之後幾課,我們將專注於"排程"及"行動"這兩個流程。排程,就是安排行程,也就是一般所說計劃的意思,行動,意指"此時此刻,該做何事?",屬於執行的範圍,我們這一課就先做一個概括性的討論。



    (1)我們如何在24小時中執行儘可能多的事情?

    這是筆者在上青商會講師訓練時,同組的素圓同學提出來的大哉問,她同時也製作了兩張投影片(本課第一張圖片及上面這張),表示她的概念--我們每天雖都同樣有24個小時,但是大多數的時間內擠滿了事情,有許多的電話要打,有許多的文書作業,當面溝通、會議事項,那我們如何能充分利用時間呢?

    答案就是要批次處理,並把空出的時間集中

    首先,我們把各個行動依照場合分類,列在一天的時間中,並且一次一場合批次處理事情,這樣子效率就能夠大增,節省出不少時間。



    筆者自己的用法是,這些時間,我就將之彙集起來,讓我自己的早晨能夠有完整的大塊時間,在這段時間,我可以晨讀、運動、寫晨間日記,寫您正再看的時間管理線上課程。等到上班的時間到了,再全力投入一天的生活。孔子說過一句話"行有餘力,則以學文。",我們學習時間管理的目的並不是要做更多的事情,而是節省出時間,讓我們能夠做我們自己想做的事情,也就是to be的概念。




    (2)排程的重要

    我覺得在我學習及實踐時間管理時,有一件事情很重要,就是如何規劃好今天要做的事情。twhsi每天早上都會將自己前一天發生的事情作整理,接著製作一張」每日計劃」出來,這樣一個工作”就叫做”排程”。



    排程的方法和把積木放入積木筒的過程很像,想要在體積有限的積木筒中放入超過積木筒體積上限的積木,一個方法是買一個更大的積木筒外,另一個方法就是捨棄不需要的積木。

    我們採取行動的每一件事情都會消耗掉我們寶貴的時間資源(耗時越多,表示積木的體積越大),要是我們事情就能預估這件事情的耗時,就可以更有效的管理行動,讓我們一天的行程安排更加接近現實的狀況。

    之前我們提到的完整行動清單也很重要,把一些今天應該完成的行動拿出來,安排在適當的時間批次的處理,讓我們的效率增加,也就可以提升對己及對人信守承諾的能力。



    (3)行動的準則

    問題來了:現在是上午十點三十八分,我們要做甚麼?

    判定行動的準則有四個,場合對不對?時間夠不夠?精力足不足?優先次序如何?這四個準則先是評估場合適合否,其次是時間因素,再來是體力能做這件事情嗎?最後才是優先次序。一般人判斷的方式通常是先看優先次序,事情做了一半無法完成再放回去,反而更加浪費時間。



    我們也會在這個部份課程介紹心理學中的"期限效應",運用簡單的計時器,讓我們工作的效率大增。




    結語
    台灣雲門舞集創辦人林懷民曾說"創作就是,找出限制來,然後專心在限制內做到圓滿",我覺得時間管理中的排程和行動也是如此。每一個人都有同樣的24小時,但是如何在這個限制中做到圓滿呢?在接下來的幾篇文章中,twhsi就要試著解決這個問題,我也要求自己,盡己所能,讓讀者們可以理解,這樣的益處是,有更多的朋友會參與時間管理的行列,我們結夥攻頂,事半功倍。



    下一個課程我們要談的就是"排程",大家加油


    延伸閱讀

    54/100 時間管理健身房 積木38/100時間管理健身房由分派到排程
    37/100 時間管理健身房雙槍
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    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    twhsi時間管理 線上課程 (10) 每日計劃與排程 時間管理健身房 82/100

      之前寫過一篇部落格文章,用一張A4紙,輕鬆做好每日計劃,受到不少朋友的歡迎,現在這一篇文章,一方面又是接續如何做好每日計劃,一方面又是線上課程的一課,相當實用,大家可以認真聽聽。我也分享我的排程原則,共有四點,我們這就開始。



    (1)兩分以下馬上行動

    這就是Getting Things Done的作者所提倡的"兩分鍾原則"--兩分鍾之內可以完成的下一步行動,就要馬上執行


    在我們作計劃時,記得要預留一些時間,因為我們一面計劃,一面就可以處理完這些兩分鍾內就可以解決掉的事情,發一個簡訊,花三十秒閱讀一篇備忘錄,勾選是否參加聚會的回條,在某人語音信箱留言,花一分鍾瀏覽網站。雖然這件事情並不重要,但若是一定要做的事情,不如現在就做。

    在研習會時,很多朋友都告訴twhsi
    "兩分鍾原則"幫助他們很大,以前的作法是依照優先次序來作,現在用"兩分鍾原則",往往在任務開始的初期,就開始著手處理事情了,雖然只是打打電話、搜尋資料等小事,但是已經開始推動專案了,心理上有很輕鬆的感覺。這就是每日計劃的第一個原則--"兩分鍾原則"。



    (2)一日三至五件MITs

    MITs就是Most Important Tasks(最重要的事情),我有一頁的的每日計劃中,有八個空格,可以寫下今天對我最重要的MITs,提醒我要優先完成這件事情。每次我作每日計劃時,就把今天最重要的事情寫上去,例如要寫部落格文章,要交一個即將截稿的企劃,處理財務報表的問題,不用太多,提醒我什麼事是今天對我最重要的。



    其實,我們一天內只要完成一兩件最重要的事情,就很有收穫了。但是一般人常常做了很多事情,卻沒能把今天最重要的事情搞定。之前我讀"紫牛2:免費力量大"裡面提到一句話"要作困難的決定,而不是辛苦的做事情。"。我覺得這句話就是在講MITs的觀念,在每日生活中,要養成先把最大、最難的工作優先處理掉的習慣,抗拒自己從簡單事情先做的誘惑。以筆者的經驗,只要實行一個月,我們的工作效率就可以大增。

    MITs這個觀念是我從
    zen habits裡面文章學來的,我覺得相當實用,也介紹給大家。



    (3)行事曆與時區規劃

    每天我都會作時區規劃,並且常常用到45/15原則

    什麼是45/15法則 ? 將一小時的時間分為45分鍾及15分鍾,前45分鍾撥給需要全神貫注的事情(例如寫企劃案,檢討一週計劃等);後15分鍾用在可以批次處理但是不需要格外專注的事項上(如看email,回覆電話、上廁所等),若15分鍾到了,尚為完成留到下一個15分鍾,並把完整的45分鍾撥給需要全神貫注的事情。這樣子我們再處理事情時就能夠又把時間分配給上面提到的MITs,又能夠有效率的處理瑣事。

    除此之外,我的每日計劃的有一面是行事曆,我也會把一天耗時很久的行程先寫上去,這樣子何時該做何事就能夠一目瞭然,可以增加很多的效率。



    (4)依照場合批次處理
    "緊急且重要事情"就像是玻璃球,有些事件則像是橡皮球。玻璃球一旦掉落地面就碎成碎片,橡皮球掉到地上,彈了彈,至少沒有破掉。"這是我從一本<<一小時的思考技術>>的書學到的概念,twhsi常常在研習會中分享,大家也很喜歡。

    當我們檢視完整的行動清單,安排今天需要依照場合批次處理的事情,玻璃球和橡皮球的比喻可以讓我們快速的篩選出哪一件行動需要放在每日計劃中。我們的行動清單雖然很長,但是一定需要今天處理的玻璃球事實上不多,所以我們的每日計劃還有足夠的空間,來應付一天之中必然會出現的突發狀況。

    突發狀況發生時,如果是比較重要的事情,我會和今天的MITs比較一下哪一個比較重要,就優先處理哪一個。如果是緊急的事情,就先處理一下,反正每日計劃的清單還在,處理完緊急狀況,再回頭來處理計劃內的事情。




    結語
    我的皮夾會隨時帶者兩張A4紙每日計劃,一方面隨時掌控今天的計劃,有時間時還可以規劃明天。相當方便,我也建議大家能養成這個好習慣,這樣的益處是,可以讓我們一天的生活能再度回到自己的掌控之中,不需要為了突發事件焦頭爛額。



    下一堂課程,我們要討論的是"行動",我們將會詳細介紹行動的四大準則。


    延伸閱讀
    46/100 時間管理健身房45/15法則用一張A4紙,輕鬆做好每日計劃時間管理健身房65/100zen habits

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    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    twhsi時間管理 線上課程 (11) 判斷行動的準則 時間管理健身房 83/100

    剛剛開始學習時間管理時,有時候筆者會停下來問自己一個問題"我現在應該要做什麼呢?",有一陣子,這個問題常浮現在腦海中,隨著經驗累積,這個問題的解答慢慢明朗化,我發現自己判斷行動的準則共有四項--場合、時區及時間、精力、MITs,這四項準則是有優先次序的,我們一個一個來說明。



    (1)場合

    場合不對,就沒有辦法做事情,譬如出門在外,想要打電話,拿起電話清單卻發現沒有帶手機,想要發email,卻發現附近沒有無線上網的熱點,這樣子事情都無法處理。我覺得要減少這一個問題發生,就要常常思考如何突破場合的限制



    11/4晚上,twhsi從北京回台灣,在回家的機場巴士上,司機居然問我需不需要無線上網。原來他自己買了一個3.5G無線USB網卡,還加裝無線基地台,這樣子我就可以直接用macbook無線上網,這就是一個突破場合限制的例子。



    又例如,以前筆者的每日計畫體積很大,出外時檢視及規劃時不大方便,所以設計了可以放在皮包內的A4紙每日計畫,讓我能夠在休假時也能掌控一天的時間,不再受到以前工據社計不夠方便的影響。

    場合及工具不對,雖然無法做事情,但是我們可以積極的思考突破的方法,有些人喜歡用高科技工具,我個人則喜歡思考一下如何運用現有的工具來解決。而我們的行動清單,若能按照場合來分類放置,這樣某些行動雖因為場合不對,無法進行,但是可以找出適合這個場合處理的行動,才不會浪費了時間。



    (2)時區及時間

    開會前10分鐘,不是適合打電話給重要客戶的時間,但是或許可以把自己桌面收拾一下。
    搭乘飛機前15分鐘,也不適合思考重要的企劃案,但是可以去免稅商店把想要送給家人的禮物先挑好(可以寄放在櫃台。)


    充分運用零碎的時間是高效人士的特色,我學網(google全球副總裁李開復先生創辦)<<希望泉>>期刊主編馬京告訴我,李開復先生很會運用零碎的時間,常常您寄信給他,一分鐘就回信了,如果外出旅行,李先生也隨時運用每一個可以上網的地方,立刻把開回覆的信件回覆,當與他同行的朋友埋怨商業旅行讓他們積壓了一大堆電子郵件難以處理,李先生卻是下飛機後立刻可以處理接下來的行程及事項。

    每一個人都應該在處理事情時,充分掌控每一個行動的耗時,行動清單上,也應該有些短時間就可以完成的事情,最有生產力的時候,就是充分利用時區與時區之間的小空檔,快速的批次處理事情。


    (3)精力

    當我們有時間,且身處合適的場合,手邊有適合的工具,這樣子我們就能很有生產力的工作嗎?

    答案是否定的,我們體力已經下滑,無法集中精神(如經過一整天冗長的銷售會議後),這時候確實無法處理一些需要高度關注的問題(打電話給潛在大客戶、考核制度的架構思考),但是卻可以作些不大需要精力消耗的事情(看看商業雜誌、上網瀏覽出差的火車或班機時間等)。這時我們需要的是一份就算是精力狀況不佳,也能夠處理的清單,這也就是為何完整的行動清單如此重要的原因。


    我在演講之前一定會作很多休息,早上也會作八段錦、一週三次游泳,藉此累積我自己的精力。。在商業社會,我們都要持續工作數十年,若是沒有一個強健的身體,就不可能因應這數十年的挑戰。

    在此也向各位介紹一本好書<<精力管理>>,這本書只有簡體中文版,但是相當值得一讀,台灣的朋友也可以看看我寫的幾篇<<精力管理>>文章。
    這本書告訴我們,在平時,就要累積自己的精力,這要靠規律的作息、控制的飲食、適當的運動才能讓我們的精力管理足以應付每日的挑戰,享有精力充沛並有生產力的一天。




    (4)MITs

    最後才是MITs,也就是我們常說得優先次序,要先有正確的場合、有足夠的時間、有充分的體力,我們才可以依照優先次序,先解決手上重要的事情。




    結語

    和大家分享一個小故事,試想桌上有兩個玻璃杯,一個裝滿了冰塊,一個裝滿了粉圓(珍珠奶茶裡面放的那種小粉圓),現在,我們要將一塊大石頭放進去,哪一個杯子會破掉呢?

    我們的一天就像這個玻璃杯,石頭,就像是生活中的突發事件。若是杯子裡面都裝滿了冰塊,雖然裡面有許多空間,但是硬把石頭塞到裡面的結果,杯子就破了。但是將石頭放到粉圓的杯子就不同了,雖然杯子中裝滿粉圓,看似沒有空間,大石頭丟下去,不過只是把一些粉圓擠出來,杯子是不會破的。

    我自己常常在"加工"這個流程中,把雜事加工成一個個十分鐘左右的小行動,每日計畫中,也批次處理這些小行動,也因此我每天遇到突發狀況時,很少被事情卡住,大不了放棄一些小行動再找合適的時間執行即可。

    今天介紹的四個準則--
    場合、時區及時間、精力、MITs,都是我5年來實踐時間管理的心得,和大家分享,也請大家不吝指教。



    下一堂課程,我們會將"排程及行動"部份還沒有提到的部份統一的說明,並作一個這一個章節的總結,我們繼續加油。

    延伸閱讀
    12/100 時間管理健身房 精力管理51/100 時間管理健身房 精力管理52/100 時間管理健身房介紹好書<<精力管理>>
    twhsi時間管理 線上課程 (6) 加工處理雜事 時間管理健身房 78/100

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    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    感謝阿輝把這篇討論串加入精華區
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  • TA的每日心情
    開心
    2011-4-9 00:44
  • 簽到天數: 2 天

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    [LV.1]初來乍到

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    發表於 2007-11-10 15:18 |顯示全部樓層

    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    twshi 兄,

    再稍加整理編排後,可以考慮出書喔~!
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    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    twhsi時間管理 線上課程 (12) 每日計畫、雙槍、to be 時間管理健身房 84/100


    每日計畫或許是最多人會運用到的時間管理方法,很多人上班(或者是一早)都會拿張紙(或記在萬用手冊)規劃一下一天要做的事情,但是能把這件事情日復一日,持之以恆的並不多。其實,每日計畫可以讓我們一天之內很有生產力,就讓我們分享一些經驗談吧 :>






    1 每日計畫和行動清單

    有人問twhsi行動清單和每日計畫是不是一樣的?行動清單是一個備忘錄,是每日計畫會用到的資料庫,每日計畫是今天預計要執行完成的行動,兩者並不相同。
       

    但擁有完整的行動清單,對我們的行動及心理上都有很大的助益。在行動上,不論目前我們處在哪一種場合,隨時隨地都有找到合適的事情執行。在心理上,完整的行動清單,讓我們心情變得輕鬆,因為不會擔心會忘記。

    我的老師rainbow說過四個字"債多不愁",形容她練習運用時間管理的內心想法,筆者覺得擁有完整的行動清單的感覺就有點像這樣--雖然有許多的事情沒處理,但是這些事情已經加工了,而且依照場合放好了,等有時間時,就可以立刻處理,心理面的壓力就不大。



    而規劃每日計畫對筆者而有是一件充滿創意的事情--

    我們要選擇哪件事情作為今天的MITs?
    我們要選擇哪個時區作某一件事情?
    今天的行事曆要安排哪些事情?
    我如何調配精力,讓今天的MITs可以順利的進行?


    每日計畫對twhsi而言,就像是一個標題為"TODAY"的畫布,從行事曆、每日計畫、大腦中挑選出適合的顏料,思考如何創做出一個特別的一天,讓我隔天早上可以在晨間日記中寫下這一天的感動及成就。每當筆者在寫每日計畫時,都會覺得很高興,覺得在創造某些東西。


    當我們從行動清單拿出今天的行動提示或相關資料,開始進行今天工作計畫的排程,為我們豐富及充實的一天準備。每天都能做好排程的工作,我們就能稱得上是時間管理的黑帶高手了,這不是一種很棒的感覺嗎?



    2 雙槍--兩個計時器

    參加過研習會的朋友都知道,twhsi演講時常用計時器來作時間控制的動作,其實計時器是我用過成本效益最高的工具,一個便宜的計時器約為120元台幣(約28元人民幣),但是卻可以讓我們做事的效率大為增加。

    筆者在研習會上會用兩個計時器,一個倒數,整個研習會還有多少時間結束(例如兩小時),一個倒數目前進行這個階段的活動還有多久時間(例如分組上台報告,每組有三分鍾時間),這樣子用在研習會上,我可以不用思考時間的問題,時間一到,就會有"BEEP BEEP"的聲音提醒我要做下件事情,對於演講的時間控制很有幫助。

    計時器對執行每日計畫時也很有用,例如twhsi 11:45am必須出門,有一個約會,我會計算現在到11:45還有多少時間(假設75分鍾),我會設定70分鍾,這樣子我隨時知道還有多少時間可以做事情,"BEEP BEEP"的聲音響起時,我還有5分鍾可以準備要出門的動作。

    若是預期今天的工作相當的忙碌,筆者還會用以下的方式來用計時器


    a 由清單中選出3-5件要做的事情,先寫下3M的即可貼上,接著設定倒數碼表鬧鍾到10分鍾,並開始專心的處理第一件事情

    b 10分鍾到了,就強迫自己停下來,開始作第二件要做的事情。若10分鍾還沒到,我們已經做完第一件事情,那你就直接作第二件事情。

    c 輪流的處理3M的即可貼上的所有事情(通常也是作重要的),每十分鍾切換工作的目的是,讓我們對要處理的事情充滿新鮮感,不會厭倦。每三十分鍾,則要作一次真正的休息,花個五分鍾,去作自己想做的事情(喝水,看報等,也要設鬧鍾),等鬧鍾響了再回來。

    d 繼續作3M的即可貼上的事項,直到全部完成。再繼續列3-5件要做的事情繼續行動。


    這些概念是我從英國的時間管理專家馬克·佛斯特的著作《搞定一切,還有時間玩》學來的,我已經用了兩年的,覺得很實用。運用倒數的方式(例如10分鍾),就逼的自己把心思放在眼前的事務上,強迫自己處理這個問題,而10分鍾又不算太長,因此自己對處理這件事情的排斥感也不大,所以是一個很好的方法,又很好玩,這個心理學上的原理稱之為"期限效應",可以讓自己有些壓力下工作,快速增加生產力。



    3 to be 的MITs

    11/3在google辦研習會時,老K一直提醒我要多講to be的部份,他覺得google的工程師工程太繁忙了,卻常常忘了檢視自己及思考,自己想要成為怎樣一個人。


    最近看到從李開復先生的博客也看到一篇好文章引領你的一生,裡面提到李先生博士班同蘭迪·波許教授演講《真正實現你的童年夢想》,在他臨終前的幾個月,他娓娓道來,在他生命中努力追尋過的夢想(包括成為一位職業美式足球隊員、體驗無重力狀況、和DISNEY夢幻團隊一起設計一個雲霄飛車等),並告訴我們,就算遇到困難,也要奮力向前。



    在我的每日計畫中,我都會安排一些實踐夢想的MITs,前一陣子是用keynote重新設計我所有的投影片,最近是要求自己寫一系列時間管理的線上課程,我覺得這些事對於我而言,意義重大。

    我們所希望的人生不是很有生產力,做好上司交辦的工作就好了,而是要找到我們內心的聲音,進而協助他人找到他們內心的聲音,這才讓我們的人生產生意義。


    雖然並不容易,製作新的投影片,讓我演講前緊張到第一次打電話給朋友蘋果核,傾吐心中的感覺,寫文章也佔據掉自己很大的時間,讓我重新深思個人及家庭時間分配的問題。但是,如果我們不做我們想要做的事情,那我們的生命中應該做什麼呢?在您的每日計畫中加入to be吧,雖然是一個10分鍾就可以完成的小事,但是您總是往您的夢想推進了一步 :>

      


      結語

    到這裡排程和行動的課程將到一個段落,我們目前提到時間管理三大領域的兩個部份,一是建立完整的行動清單,二是做好每日計畫及執行,接下來我們要討論的是"檢視"和"同步",大家繼續加油。




      延伸閱讀
    如何成為時間管理的黑帶高手  2/100 時間管理健身房 每日工作清單的運用
      38/100 時間管理健身房由分派到排程
    北京研習會( google 北京大學 單向街)課後心得


    twhsi時間管理 線上課程(4)完整的行動清單 時間管理健身房 76/100


    twhsi時間管理 線上課程 (10) 每日計畫與排程 時間管理健身房 82/100

    李開復先生的博客 引領你的一生




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    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    to larry

    確實是有此計畫,
    這些文章是出書前我要求自己練習手感的作品
    謝謝您的肯定

    twhsi會繼續加油,還請不吝給予指教
    twhsi的部落格,裡面有許多時間管理文章<BR>
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    發表於 2007-11-14 10:31 |顯示全部樓層

    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    twhsi時間管理 線上課程 (13) 運用晨間日記做好檢視與更新  時間管理健身房 85/100
    我們建立系統後,並不表示事情就此結束了,為了系統能夠順利運轉,我們就必須做好檢視的工作。晨間日記是twhsi檢視及同步時相當重要的工具,長期寫日記,就形成了個人寶貴的資料庫,筆者可以藉此檢視自己某一段時間內的作息及執行效果,並更新自己的行動系統,是很棒的一個習慣。




    何謂檢視?就是利用時間回去檢視及更新系統內清單及檔案的工作,並作成工作紀錄。我一直覺得看過並不算檢視,寫下來才是。所以我的檢視方式偏向於寫下某些的事情,來作為檢視完成事項的參考資料。筆者也在此介紹我每日、每週、每半年的檢視方式及更新的想法和大家交流。



    (1)晨間日記

    到今天,twhsi已經累積了670篇晨間日記,我在這六百多天的日子裡,自覺得有很大的進步。
    蘇格拉底說"沒有檢視的人生不值得活",而晨間日記,正是我檢視自己的第一個工具,也是最重要的工具。

    每天早上6點,我簡略用點早餐、晨讀一下經典、做些運動,就開始坐下來寫日記;先寫寫昨天發生的重要事情,紀錄一下自己五件做得不錯的事情在成功日記欄位中,回想一下,昨天為了心愛的老婆和兒子做的事情,寫一下和朋友的互動,思考一下自己的健康狀況,看精力管理有無需要改進之處,填一填一整天思考時間管理有無值得寫下的想法,這樣花了約15分鍾的時間,就完成了一天的晨間日記。



    利用Microsoft Excel來寫日記,利用早上來寫日記,利用曼陀羅圖來寫日記,是晨間日記的三個要點。對我而言,一早起來寫下晨間日記,幫助我沈澱昨天發生的一切人事物,並思索一下如何在今天的一天中做的更好,是一個充滿意義的晨間時間。好友老K告訴我,連她60歲的媽媽都開始寫晨間日記了,那您何時開始呢?


    (2)每週檢視

    每週twhsi都會利用週日的上午做一下每週檢視,主要有三個步驟


    a. 前後七天日記:

    筆者會先看看之前七天寫的晨間日記,看看自己這一週內完成了哪一些事情,接著看看去年後七天的日記,看看去年的這段時間做了哪些事情,例如早上我就看到去年的11月我們全家到台灣南部墾丁渡假,度過快樂的三天,一下子,旅遊的記憶便浮上心頭。


    b. 檢視行動清單

    接著twhsi會看一下自己所有行動的清單,我自己是用IGTD來管理所有的行動,除了已經由雜事加工成行動,並已經分場合、任務不同組織好,所以檢視起來很方便,能夠幫助我迅速釐清重點,決定近期應該要做事的方向,並將之寫在我的周計劃之中。

    c. 檢視周行事曆

    最後我會看一下我下一週的行事曆,提醒一下自己下周的重要事件。(通常不會很多,因為除非必要,我不會把事情放在行事曆)

    每週檢視幫助我可以瞭解上一週自己做事情的方向,釐清下一週自己要做的事情,是一個每週執行的好習慣



    (3)半年檢視

    每年的二月及八月,筆者會花三四個小時的時間,自問自答這些半年檢視問題(這是彼得.杜拉克設計的問題)


    a.首先提到哪些事做得不錯?
    b.指出表現未必很好,但已盡力去做的事。
    c.檢討不夠努力的事。
    d.毫不留情地批判做得很糟,或是根本沒做到的事。
    e.最後的時間,規畫未來6個月的工作:該專注做哪些事?該改善哪些事?該學些什麼?交一份報告給自己,說明了自己未來半年的工作與學習計劃。


    twhsi會先瀏覽自己半年來的晨間日記,發表過的文章,看看自己討論區的留言,看看上次的半年檢視,之後回答上面五個問題。半年檢視讓自己擁有這半年明確的方向感,在永錫生活中有時迷惑的之際,就回去看看自己的半年檢視,就能夠找回自己的航道。



    (4)更新



    何謂更新?更新就是讓我們的行動清單,與事實一致。有了這樣的可被信任的清單,我們才會覺得這個清單有用,才會不斷的去維護好系統。要做好同步
    更新的動作,有以下三點值得注意。



    a 時時清空--收件匣:

    我的老爸在早上上班一到辦公室及下班後脫下衣服時,都會做清空收件匣的動作,這個習慣已經維持好幾十年了。我們必須常常做好清空收件匣,不然收件匣的東西,並不會自動執行,始終都在懸案的狀況。



    b 再次加工行動清單

    每週檢視的時候,也是筆者再次加工行動清單之時。有時候工作進展了,所以行動的事項就改變了。例如我有一個修理摩托車輪胎報胎的小任務,原本的工作事項是"打電話請李老闆過來牽摩托車去修理",這件事情完成後,我會加工成"打電話給李老闆詢問修好的時間,並準備修理費"。這樣把行動做修正,合乎目前的狀況,就是再次加工行動清單。

    c 製作每週計劃

    每週twhsi都會在檢視行動清單時,都會把一些應該在本週完成的重要事項放在自己的每週計劃之中,這樣的益處是,當我在工作到一個段落時,回去每週計劃的表格中,立刻就能知道哪些事情還可以繼續處理。每週計劃就像是我這一週的羅盤,清楚的指出我這一週應該前進的方向。

    更新和檢視這兩個工作常常是同時發生的,在檢視的同時,就想到哪些事情需要更新或加入,同步到系統之中。我們也會在之後的課程中對同步的執行方法做更深入的介紹。



    結語

    系統檢視及同步的工作,有以下幾點好處
    * 清空我們的腦袋
    * 讓我們的系統接近現實的狀況。
    * 是一種心靈操練,幫助我們在面對一些突發狀況時,能憑藉直覺做出正確的判斷。
    * 給我們更新過的完整行動清單,並找出最近重要的目標(周目標)

    檢視及更新可以幫助我們瞭解自己,克服自己的缺點,尋求更好,更有意義的生命方向,是我很推薦的。


    李開復先生的一本著作"做最好的自己"有一個英文的書名"Be Your Personal Best",我很喜歡這個英文句子,我覺得我們生而為人,就不要放棄發揮自己潛力的機會。但是,很多人都缺乏合適的方法來做這件事情,這也就是我為何一直在寫作及演講時間管理的原因。時間管理只是一種方法論,其實不是最重要的,重要的,我們是不是一直擁有"Be Your Personal Best"的熱情。



    下個階段,我們要介紹"晨間日記",筆者會向大家,我最近的晨間日記心得,請大家繼續收看 :>


    延伸閱讀
    我的半年檢視
    半年檢視 2007.2半年檢視晨間日記文章





    twhsi的部落格,裡面有許多時間管理文章<BR>
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    發表於 2007-11-16 10:04 |顯示全部樓層

    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    twhsi時間管理 線上課程 (14) 晨間日記的一些寫法分享 時間管理健身房 86/100



    每天早上,twhsi都迫不及待的想寫晨間日記,我的日記寫法很彈性,也很好玩,我會利用在這場課程和大家分享。筆者也發現在許多場研習會中,幾乎都會有人問到這些問題


    "要如何才能維持紀律?"
    "要如何才能長期寫晨間日記"


    我的答案是"你一定要做自己喜歡的事情,把你想要養成習慣的事情變得很有趣,最好是很多人和您一起做,這樣才會讓您長期有紀律的去做。",寫晨間日記也是如此,做時間管理也是如此,讓我們開始今天的課程吧 :>



    (1)成功日記
    2007.4.30開始,twhsi的晨間日記多了一個欄位"成功日記",這是我學自富爸爸社群派宏的觀念,派宏也是一位長期寫日記的人,
    他是從博多.雪佛的寫日記秘訣學到下面兩個要點的  
      

      a. 將自己每天或每次成功的事件,無論大小都把它記下來,並且提一下自己的成功的感想,藉此建立自己的自信心。
      b. 在日記本上,每天記下五件你成功完成的事。你要時時確定自己是用何種能力獲得這些成功的。
      

      筆者覺得這個方法很棒,所以也學了下來,累積到今天已經超過六個月了,累積了九百件以上前輩小小的成功事項每當我覺得有點低潮時,twhsi就會看看自己的成功日記,就會覺得我真的是一個很認真而有能力的人,並且累積了許多成功的經驗,自己就以幫自己充電,這也是我推薦的寫晨間日記的第一個方法--成功日記。




    (2)一天幫家人做五件小事
    2007.10.11,twhsi多了一個欄位,就是每天幫老婆做五件小事情,後來多了每天幫兩個兒子做五件小事情欄位。筆者自我要求,每天要主動幫家人做10件小事情,例如說洗奶瓶、晾棉被、幫孩子洗澡、登上時抱累壞的老二等。其實都是一些些小事,但是我把他們當作一種小小情感帳戶存款,每天存入一些。這是我從史蒂芬.柯維的好書<<與幸福有約>>中學到的(p.55)。



    有一位離婚又再婚的爸爸,他想要改善和他15歲女兒的感情,他知道必須要改變自己,持續付出真愛,才能讓他的女兒接受他。於是他決定未來30天內,每天要做五件事情改善和女兒的關係。兩週之後,女兒也察覺到他的改變,兩個月後,他們的感情也越加的深厚。

    看了這段故事,我自己深受感動,我也決定要落實每天五件對伴侶、對孩子的行動。我也發現一個多月下來,我們家人間的情感更好了。每天真誠的付出關心給家人,是我們每天都應該做的事情,這也是我介紹的第二個方法--五件小事欄位。



    (3)"時間管理"日記
    2006.12左右,筆者開始寫下我對時間管理領域的想法及靈感,並固定紀錄在晨間日記中,這個欄位是逐步發展出來的,一開始只是一個目標"我想成為時間管理課程教練",隨著時間,一日一日的書寫,累積到現在已經有進一年的想法累積,我把這個欄位稱為時間管理日記

    最近由於要寫這篇文章,twhsi反覆看著自己的晨間日記,發現"時間管理"日記就是我的"to be"日記,是一個幫助我達成夢想的日記欄位。一日復一日的針對一個夢想中的目標思考,終於讓美夢成真,讓我真的成為一個站在講台上演講時間管理的講師,而且地點在台中、高雄、台北、北京等,超乎我夢想之外的地方。

    我不僅要告訴各位,夢想是可以實現的,也要告訴大家晨間日記可以是一個實現夢想的日記,從今天起將您的夢想寫在晨間日記欄位裡面,每天持續填入您對夢想的想法吧。相信有一天,您也會和我分享,您夢想成真的喜悅:>


    (4)獨家體驗欄位


    除了以上的幾個寫日記的點子,筆者還有一個"獨家體驗"的小欄位,這是mr 6的一篇文章(每天每日,主動送自己幾個獨家體驗 )給我的一些靈感



    從那時候起,為了避免高中的空白再發生,避免我老了以後沒有日記可讀,我永遠堅持,每天一定要做幾件特別的事。不是一個月做一次,而是一天,每天每日都做幾個。我讓這些小小的特別的事,當一個引子,吸引出其他更特別的事,我把這些特別的事稱作「獨家體驗


    從看了這篇文章後,twhsi的
    晨間日記多了一個"獨家體驗"的小欄位,紀錄一些特別的事情給我的特別感動,從和家人去台中綠園道散步,踏在走在草地的感覺,看完"秘密"影片後的情感激盪、獲得到google辦研習營,贏得挑戰後的興奮。我都一一寫在欄位中,累積我的獨家體驗。這些是我真實情感的紀錄,過個幾年回來看看,一定一下子就可以喚醒自己塵封的記憶。

    結語
    今天介紹了twhsi寫晨間日記的四個心得,不知道大家是不是會覺得寫晨間日記真是好玩,有興趣的朋友,可以寫email和我要範本,也可以看看我之前發表的晨間日記相關文章,把基本功練好,這樣子日記才能寫的長長久久喔。

    下一個課程,我們將繼續討論"每週檢視"的部份,我們繼續加油。

    延伸閱讀
    用Excel寫出實現夢想的晨間日記(4)晨間日記小技巧 時間管理健身房 72/100用Excel寫出實現夢想的晨間日記(3)日記頁面的介紹 時間管理健身房 71/100
    用Excel寫出實現夢想的晨間日記(2)如何寫基本頁面  時間管理健身房 70/100
    用Excel寫出實現夢想的晨間日記(1) 時間管理健身房 69/100

    在晨間日記增加"獨家體驗"欄位增加晨間日記欄位成功日記
    「晨間日記」使用心得及小技巧
    145/200 心靈健身房+感動 晨間日記資源整理
    151/200 心靈健身房+感動 晨間日記寫滿一年

    博客來書籍館>晨間日記的奇蹟




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    發表於 2007-11-19 12:10 |顯示全部樓層

    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    twhsi時間管理 線上課程 (15) 我的每週檢視實務分享  時間管理健身房 87/100

    基督教新教于主日(即星期日)在教堂舉行的宗教活動稱為禮拜,我們時間管理則有每週檢視,一樣是一周一次。我們可以藉由每週的檢視和自我做對話,讓自己可以就較高的視野檢視自己的生命。twhsi覺得長期執行下來,對自己的幫助很大,也建議大家試試。

    每週檢視,主要有三個步驟,前後七天日記、檢視行動清單、檢視周行事曆,這部份筆者運用晨間日記做好檢視與更新課程提了不少,不再重複。今天主要要詳細說明自己檢視之後了什麼東西,在生活中又如何的運用到每天的行動中。





    (1) 我的行動清單(蘋果電腦軟體)

    twhsi的行動清單架構在iGTD這個蘋果電腦的軟體上,我在每週檢視時,會把這一週的雜事全部加工處理成行動,並打字到iGTD中,分門別類的放置。

    iGTD最大的優點就是很有組織性,我會把一些事情放到四大需求,一些行動放到任務中,零辛的事情則分場合放置。也因此,我所有的行動都一定會放在iGTD中,讓我每週檢視時,可以一目瞭然。

    筆者檢視時,就會由上而下一一項項來,先是四大需求裡面的行動,接著是任務,最後是各個場合。由上而下的原因是,有時每週檢視的時間不足,至少我們掌握了這些行動中比較重要的部份。這樣就足以讓我們對下一週的行動有一個大概的認識。有空的時候,則是每一個行動都會瀏覽一下,看看有無需要立刻執行或者是重新加工行動。


    (2) 我的行事曆

    有一點可能大家會很驚訝,我的行事曆基本上很空,由於我把行事曆的位階放的很高,一定要是很重要的事情才會放進去,所以週間的事情及約會,基本上我寫在每日計畫的地方就夠了(近幾天的約會),所以也不常會用的行事曆。

    反倒是twhsi很重視朋友的生日,所以我的行事曆上面都有朋友生日欄位,配合FACEBOOK這類的人脈網站,對生日掌握就能做的更好。其次,筆者和老婆的習慣是很早就開始規劃行程,而且會規劃得很詳細,所以不必用到行事曆,大部分行事曆都是寫週末的事項,以免撞期。我的習慣是,四個小時以上的行程我就放在行事曆上,讓老婆知道我的行程,除此之外,就不一定一定要放在行事曆上了。




    (3) 我的近期計畫的方法(蘋果電腦軟體)

    TaskPaper是好友成遠介紹我使用的程式,一開始不以為意,因為這個程式很小,又是一個共享軟體,後來使用兩週以後,我付費19美金買了這個小程式。


    簡而言之,twhsi利用TaskPaper這個小程式來作weekly compass的工作,筆者放入的是近期最重要的幾個任務及相關幾個行動,讓我打開這個程式時,可以隨時抓準自己的方向,讓自己做的事情,能夠朝著幾個目標前進。我會分青商會、研習會、出書等不同的任務,列出要做的幾件事情,當我作每日計畫時,優先排入MITs。iGTD裡面放的行動是包山包海,全部的東西都放在裡面,TaskPaper裡面放的任務twhsi會限定再七個之內,是最重要的計畫。


    gasolin曾經介紹過類似的概念The PigPog Method,有興趣的人也可以看一看這兩篇文章
    用待辦事項清單管理小計畫-1 步驟分析用待辦事項清單管理小計畫-2 The PigPog Method



    (4)我的寫書資料整理(進階使用)


    許多和twhsi比較熟的朋友都知道,我要開始寫一本時間管理的籍了,所以每週檢視時,筆者也會遇到需要處理許多寫書的資料和點子的問題。基本上,我會用我的treo 650手機收集寫書的點子,不管是行走時或睡夢中,我都可以藉此收集。(不過目前想像不出游泳時如何收集 :> )



    收集好的點子,筆者會統一放在蘋果電腦的一個程式OmniOutliner,這個程式除了可以用樹枝狀的方式整理我的點子外,更可以很方便的貼入圖形及各種多媒體檔案,藉以累積大量的參考資料,相當方便好用。除此之外,我也用這個軟體來作會議記錄及上課筆記。由於蘋果電腦上還找不到順手的心智圖軟體,先用這個軟體整理也不錯 :>

    結語
    今天介紹了我如何在每週檢視時"寫下"各種內容的工具,每週檢視是一個很值得大家養成的好習慣,可以讓我們在下一週開始之前,把這一週事前做好規劃。孫子兵法中說"夫未戰而廟算勝者,得算多也﹔未戰而廟算不勝者,得算少也。多算勝,少算不勝,而況無算乎!吾以此觀之,勝負見矣。",每週檢是在我的眼裡,就是一種廟算的概念,每週持之以恆都能做好妙算,在人生中自然勝多敗少了。

    今天我們介紹的雖然多是蘋果電腦上的軟體,但是pc上面也有許多功能類似的軟體,大家可以變通運用喔。接下來,我們要介紹的就是"半年檢視",我們繼續加油。

    相關連結
    3/100 時間管理健身房每週檢視
    twhsi時間管理線上課程(13) 運用晨間日記做好檢視與更新
    系統檢視及更新 (gtder.org)


    twhsi的部落格,裡面有許多時間管理文章<BR>
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    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

      twhsi時間管理 線上課程 (16) 運用晨間日記做好半年檢視實務分享 時間管理健身房 88/100
    為了寫好這一篇文章,twhsi也把自己過去三次的半年檢視的文章翻了出來,細細看過後,真的覺得幫助我很大。回想起這一年半來,偶而覺得自己的方向迷失了,筆者就會回去找自己半年檢視的文章來看,讓自己重新找回人生的方向感。不僅如此,好友紙鳶也開始做半年檢視,真的很高興。

      

    半年檢視是筆者ㄈ從彼得.杜拉克(內地翻譯為德魯克)他的著名文章,"杜拉克的7項體驗與自我管理"中的第四項體驗中學到的方法,杜拉克提出個要點,讓自己自我檢視。

    1.首先提到哪些事做得不錯?
    2.指出表現未必很好,但已盡力去做的事。
    3.檢討不夠努力的事。
    4.毫不留情地批判做得很糟,或是根本沒做到的事。
    5.最後兩小時,規畫未來6個月的工作:該專注做哪些事?該改善哪些事?該學些什麼?會後一週交一份報告給他,說明了自己未來半年的工作與學習計劃。


    我會利用每年的二月(因為是農曆春節)及八月來做這件工作,也期許自己能夠一輩子維持好這個好習慣。在這文章中,也有一些實際的經驗和大家交流分享。
      


    (1)半年檢視的步驟

    首先,完整的檢視,檢視的時候,會利用一張紙順便把一些做過的重要事情,依照(做的不錯、表現不好但已經盡力、不夠努力,做的很糟或根本沒做的事)稍微分類一下。接下來我會把這半年的部落格文章,每個月在落實第八個習慣+感動的討論,做一下瀏覽,並且把一些重要事情記錄下來,這樣子就完成第一個階段,通常需要2個小時。

    接下來,twhsi會看看自己上半年訂定的半年目標,過往的半年檢視文章,比對自己這半年來的執行結果,並設計接下來半年的目標。

    第三步,我會把前兩個階段的內容,寫成部落格文章,公佈出來,一方面是一個紙上整理、讓自己的想法更清楚,一方面可以讓未來的自己可以參考。

    透這三個步驟,就能完成筆者的半年檢視。我也希望在未來增加"五年視野"(下文會提到)的欄目,讓自己半年檢視的深度及廣度都能有所提升。




    (2) 半年檢視的好處

    史蒂芬.科維
    博士曾經在<<與幸福有約>>(內地翻譯為"高效能家庭的7個習慣")一書的序言中提到


    你在90%的時間裡都會    「偏離正確路線」,那又怎麼樣? 我們其實在90%的時間裡都會偏離正確路線!關鍵在於要有一種目標意識,知道「正確路線」是怎樣的,才能夠不斷回到這一路線上來。   

    這就像一架飛機在飛行。飛機起飛之前,飛行員制定了飛行計劃。他們清楚地知道自己將前往那裡,並且按照計劃啟程。但是,在飛行的過程中,風、雨、氣流、空中交通、人為錯誤和其他因素都會對飛機產生影響。
    但是,除非出現太過嚴重的問題,否則飛機還是會抵達目的地。

    瀏覽晨間日記、部落格文章、討論區內容的時候 ,就像是重溫之前半年飛行的路線,檢討自己當時下的判定是否合宜,並研擬思考做好自己下半年的飛行計劃

    我們其實每天都在開我們人生這一台飛機,而下半年的飛行計劃相當的重要。雖然駕駛不見得時刻分秒都盯緊著計劃飛行,但是在一段時間後,總會檢視一下,修正一下我們的航道。這樣的習慣,讓幫助我們能在預計的時間飛抵目標。我也期許自己,用一次又一次的半年檢視,掌控好自己的人生,讓自己能夠 築 夢 踏 實



    (3)大前研一和Richard Hamming,五年視野及大思考

    *五年後手機會變成甚麼樣子?
    *五年後會家用電器變成甚麼樣子?
    *五年後會印度西岸變成甚麼樣子?
    *五年後會你的公司變成甚麼樣子?
    *五年後會你的家庭變成甚麼樣子?
    *五年後會你個人的價值會有多少?

    前幾天,在rainbow的部落格學習  2.0上面看到大前研一來台的演講"創新致勝關鍵",要我們常常思考五年後的世界,鍛鍊自己的五年視野。上面六個問題,就是演講中的一部分。我們常常太過於注重眼前的事物,而忘記考慮未來環境的變化。大前研一的演講中,不斷提到,我們應該就未來五年,做更多的思考,才能讓我們擁有競爭力,找到致勝的關鍵。

    貝爾研究室的科學家Richard Hamming在1986年的演說"You and Your Research" (譯文請見此 )曾經讓我深深感動,在裡面Richard也提出一個觀念"大思考"。大思考,就是思考在整個學術領域內,目前的研究區塊做到什麼地步,數年後,有可能做到什麼地步,那一方面會對學術領域的幫助最大 ;在這個方向下,我應該要做什麼事情,來讓自己的研究成果取得最大的效益。

    我覺得大前研一和Richard Hamming兩個人的格局,讓我很佩服,無怪乎他們的一生可以發揮潛力,幫助許許多多的人們。我也決定在自己半年檢視中加入五年視野的部份,要求自己對一些重要的問題(個人發展、財務狀況、健康、人際等),做一些五年的思考,讓自己的半年檢視更加的完整。


    結語

    前陣子收到一封網友DISON的信,內容如下

    Dear Twhsi,
    我是您8Habit google論壇的一名成員, 受您的啟發從去年底開始嘗試寫每天早上寫日記。
    時間過得真快, 一年了。

    這一年裡,收穫頗多, 不得不說8Habit google 論壇改變了我的生活

    真誠地祝這個論壇能傳播到更遠的地方, 給更多的人帶來豐富多彩的生活。


    看了他的信真的很高興,也很榮幸自己除了藉由晨間日記瞭解自己,還能夠進而幫助別人,這都要歸功於寫晨間日記,並做好檢視自己的習慣。我也期許自己每天繼續寫好日記,更歡迎您加入寫晨間日記的行列,一起來做好半年檢視,為我們的人生設計好飛行計劃,一站一站往下飛。



    接下來我們要介紹的是"同步",我們下次見。
      
      

    延伸閱讀
      逸~紙鳶: 半年檢視半年檢視及我將前往大陸10天旅遊 心靈健身房 166/200
      45/100 時間管理健身房2007.2半年檢視:twhsi的BLOG:Xuite日誌123/200 心靈健身房+感動 半年檢視
      

    rainbow文章(含大前研一演講連結)天下雜誌影音頻道提供的跟人才有關的vedio

    Richard Hamming在1986年的演說You and Your Research翻譯(簡)
    http://www.rangang.com/archives/9

    http://www.rangang.com/archives/13

    http://www.rangang.com/archives/10

    http://www.rangang.com/archives/15

    維基百科介紹
    Richard HammingRichard Hamming - Wikipedia, the free encyclopedia

    twhsi的部落格,裡面有許多時間管理文章<BR>
    http://blog.xuite.net/twhsi/Blog
    第八個習慣討論區<BR>
    http://groups.google.com/group/8habit
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    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    twhsi時間管理 線上課程 (17)  最後的流程--更新 時間管理健身房 89/100

    何謂更新?更新就是讓行動清單與事實相符。大部分人都不會列出清單,把自己的煩惱及困難放在上面。但是如果我們能把列出清單鍛鍊成每日、每週的習慣,那就是我們眼中的時間管理黑帶高手了。


    要做好更新的動作、建立完整的行動清單,有三件重要的事情需要做"
    時時清空--收件匣"、"再次加工行動清單"、"每週檢視任務清單",這就讓我們一項項的討論吧。



    1 時時清空--收件匣

    我們收集雜事的事情,永遠比執行的速度還快,所以除了之前提的收集雜事技巧,我們要建立時時清空收件匣的習慣。



    twhsi會把每週日會固定清空收件匣。但有時候比較忙,會迅速累積太多雜事(例如出差時),我會訂定一個收件匣的上限(例如一百件),到達後就要求自己要安排時間,清空收件匣,先把收件匣的雜事降低到一定數量(例如40件)以下,再把這些重要的雜事加工處理到行動清單中。

    好友征勝前兩天在網路上留下一些句子"點滴的靈感,而有一種觸動,觸動變成行爲,行爲成習慣,習慣受益終身。"我覺得清楚的寫下了收集雜事、加工成行動、養成習慣,及擁有好習慣對我們的好處,這整個過程。筆者也寫出來和大家分享,期許我們都能終身維持收集雜事這個好習慣。



    2 再次加工行動清單

    每當每週檢視的時間來臨時,我會做一個很重要的事情--再次加工行動清單


    想像有一輛在夜間行駛的車子,大燈只能照亮前方一兩百公尺的道路;但是你可以一路開上好幾百公里,只需要看清前方這一小段道路即可。
    --出自<<秘密>>,傑克.坎菲爾的話


    當我們開車走了一小段距離,就可以重新審視自己走的方向是否正確,再隨時調整,80%的任務(專案)屬於這種直線的操作。當我們執行好眼前這一個行動後,腦袋會在行動的過程中,自動會找出下一個合適的行動,我們只要一個一個行動的執行,就可以達承任務。

    為了讓我們能更有效率的執行這些行動,每週
    再次加工行動清單就很重要。讓我們能夠利用場合批次處理事情,節省大量的時間,一方面能夠把任務向前推進,一方面讓我們能夠調整自己的前進方向,達成我們的遠大目標。


    3 每週檢視任務清單

    任務就是需要一個以上的行動,才可以完成預期結果的工作。我們想辦一場研習會,一次家庭旅遊,一個財務投資計畫等,都屬於是任務的範圍。我們需要每週的檢視自己手上有哪些任務(任務清單),思考外部環境有何變化?下一個行動為何?並更新任務清單,藉此掌控任務。簡單嗎?一點都不簡單,常常我們要面臨任務被突發狀況打斷、無法在期限前結案、外界環境變化導致無法結案等狀況。在任務管控方面,每一個人都有可以進步的空間。




    之前提到,80%的任務屬於直線的操作,twhsi認為其他20%的任務(專案)屬於多面向的任務。多面向的任務比較複雜,需要一些外部工具的協助(紙筆工具、心智圖軟體、樹枝結構狀軟體等)。筆者的經驗是,若我們想要掌控好任務,就需要把各種可能狀況做充分的考量(發散),並由其中找出最恰當的解決方式(收斂),做好發散及收斂思考,可以幫助我們掌控複雜的任務狀況,又能做有效率的執行。




    結語
    行動清單其實是一個動態的系統,我們需要更新(即時更新資訊)的機制,目的就是讓行動清單與事實一致,我們才能信任這個系統。這樣的一個動作,需要養成習慣,才能達到最大的效果。

    不知不覺,我們已經講完了六個流程,就是這六個流程組合成我們的時間管理系統。重複一下林偉賢老師所講過的話"做事要靠系統、不要靠感覺",也期待大家培養好各個流程的能力,並組合成屬於自己的系統,相信我們的時間管理能力會持續的進步。



    時間管理是屬於to do的層次,接下來,我們要討論更高層次的問題to haveto be,我們繼續加油:>


    延伸閱讀

    twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單

    twhsi時間管理 線上課程 (5) 收集雜事

    twhsi時間管理 線上課程(4)完整的行動清單

    twhsi時間管理 線上課程(2)三本好書和六個流程

    好友老K的文章       To Be! Why?




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    twhsi時間管理 線上課程 (18)  to be,to have 時間管理健身房 90/100
    twhsi的真實世界名字叫做永錫,所以當我聽到童話"綠野仙蹤"中,有一個錫人The Tin Woodman)的角色,我特別有感覺。錫人外表強壯,但是他沒有心,他曾說"我寧願有一顆心。因為心能使得一個人快樂,快樂是世界上最好的事情"。每當我讀到這個故事,我不禁輕輕的問自己"永錫啊,你有沒有屬於自己的一顆心啊?有心才能夠快樂喔"。在故事的盡頭,錫人找到了他的心,而我期許自己的不僅是找到自己內心的聲音,還希望進而協助他人找到他們內心的聲音,這也是我一直激勵自己的座右銘。

    雖然我們的時間管理課程已經到了第18堂,但很明顯的,時間管理的好並不以找到我們內心的聲音,時間管理屬於to do的範圍,除此之外,我們還需要to haveto be




    筆者覺得運用時間管理能把to do 作的很好,但是這不是我們的目的,時間管理只是達成目的的手段。但是何謂 to have,什麼是 to be呢?我自己的見解是...

      to have 擁有足夠的閒暇時間,讓我們更能面對好壓力,並進而追求人的四大需求
      to be    擁有追逐夢想的時間,燃燒我們內心的火焰


    就讓我們用以下的部份來討論to have及to be吧。


      


    (1) to have--滿足人生的四大需求

    2007年八月份,我在台北舉行了一場時間管理研習會,那次也是老婆第一次好好聽了一場我的演講。事後,老婆和我說"若是你能讓人每天多半小時,
    多睡點覺,那對很多人的幫助就很大了。"我覺得很有意思,原本我以為來聽時間管理的人,都是有些目標要達成的人,其實老婆提醒了我,有許多人,忙碌到連睡覺的時間都不夠了。時間管理若能幫助這一些人,不也相當的有意義。



    睡眠充足就是四大需求中的物質需求,我們也簡介四大需求如下(改寫自史蒂芬.柯維博士<<第八個習慣>>一書, P42)

    a. 物質需求:食衣住行等生存下去的需求,也就是生活。
    b. 心智需求:自我發展與成長的需求,也就是學習。
    c. 情感需求:人際關係,愛人、被愛,有歸屬感,也就是愛。
    d. 心靈需求:人生有意義和對他人有貢獻,也是發揮影響力。


    這四種需求,都需要有時間資源的配合,我們時間管理(to do )的能力增強了,就有時間可以滿足這四項需求。再接下來的課程中,我們也會繼續就時間管理和四個需求的關係一一的討論。




    (2) to be --點燃自己內心火焰

    好友老k前幾天寫了一篇文章
    <<To Be! Why?>>,裡面提到一段話"沒做to be的人,時間管理做得再好,也不過是個高效率人皮機器罷了!"這句話雖然嚴苛,但是也一語說出了to be的重要。"to be"就像是北極星,告訴我們,北方在那裡,我們應該往那裡走。這就是我們心中,有了一個指南針,這是很不容易的,需要常常檢視自己,才能做到。

    如果某項工作可以開發你的天賦才能、喚醒熱情、而且世界也需要、良知也督促你去行動,那麼,你的心聲、你的召換、你的靈魂密碼就在哪裡。

    這是<<第八個習慣>>裡面我很喜歡的一句話,當我們能檢視自己、知道方向了,這時,我們就能夠慢慢找到天賦才能、熱情、這個世界的需求、良知的交集,這就是我們的靈魂密碼,只要一經點燃,我們內心的熊熊火焰便開始燃燒。

    to be及內心火焰,這兩者息息相關,這也是我們時間管理的最終目的,時間管理是,to be及內心火焰才是,當我們依循著正確的道路前進,這時候術(時間管理)就那樣不重要了。





    (3)將幸福一肩扛起的行動家

    然而我覺得to do的基本能力很重要,這是要達成to have及to be的必備能力。


    前一陣子我搭乘台灣高鐵,在車廂裡看到一句人壽保險公司的廣告詞"幸福一肩挑起"。當時我覺得這句話真的說出了幸福的真諦,幸福並不是從天上掉下來,幸福不是上一代給予的,真正的幸福要我們有一肩挑起的決心能力
      若是連容易的事情,小的事情都作不好,我想就算是家財萬貫,那也幸福不起來。

    "天下難事,必作於易,天下大事,必作於細。 "
    --老子

    以前我的名片上就印了一小段slogan"追求幸福的行動家",現在我更鼓勵大家要做
    "將幸福一肩扛起的行動家",我也拿這句話來鼓勵自己,這樣的益處是我們能夠得到生命中的真正幸福,並且不在恐懼生命中的種種挑戰。


    結語
    我的朋友曾經忠華說了一段話"  絕對的自由,來自於絕對的自律;絕對的自律,來自於絕對的自許!",這是他的座右銘,他還畫了一個示意圖,我覺得很棒,也和大家分享。

        自由   ←   自律  ← 自許

      To Have ← To Do ← To Be


    我們可以看出,忠華認為,要有自許,並進而自律,才能自由。也就是先有to be,採取to do ,最終得到to have,這樣的次序,或許和我的想法有些不同(次序),但是都告訴我們三者的相關性和重要性。

    to do、to have、to be是我們需要在生活中培養的能力,接下來的課程,我們會從四大需求的物質需求開始聊起,我們繼續加油。

    延伸閱讀

    好友老K的文章       To Be! Why?
    三個時間管理的小想法 時間管理健身房67/10036/100 時間管理健身房垂直行動清單-GTD蛋糕twhsi 時間管理線上課程(1)WHY GTD?


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    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

    twhsi時間管理 線上課程 (19) 四個需求之物質需求 時間管理健身房 91/10
    前兩天和叔叔及爸爸聊天,叔叔建議爸爸要去做全身的健康檢查,為退休的生活做好打算;爸爸也提到擔心退休後的收入改變,整體的財務要再規劃。爸爸的生活及事業,因為退休也將很大的變化,有兩方面的原因,一方面年紀也大了,要好好照顧身體,一方面,也要做好退休後的財務準備;一個是健康方面,一是財務方面。

    這就是我們今天的主題--物質需求-食衣住行等生存下去的需求,裡面最重要的因素有兩項,就是健康及財務。




    (1)做好健康管理的工作

    身是載道器,如何為一生的健康打好基礎?是一件重要的課題,尤其是現代社會的工作繁重,每天要面對各式各樣的壓力,做好健康管理更是重要。

    在此twhsi要推薦<<精力管理>>這本書,本書的兩位作者訓練了許多職業網球選手及奧運金牌選手,從飲水飲食、睡眠休息、衣著、平日健身方式都有深入的研究。很快的,他們便把這些方法運用到商場,訓練了許多大企業的CEO,因為CEO們面臨的工作挑戰,和卓越運動選手相當類似。永錫也介紹書中的四個重點和大家分享。

    a. 精力資源有四種,分別是身體的、情感的、思考的、精神的,稱為精力金字塔:這和我們討論的四大需求很類似,我們必須把這四種資源管理好,這樣才能有長期的健康及精力。



    b. 鍾擺原理:精力有其使用<=>恢復的來回週期,要平衡精力消耗,我們必須週期性的補充精力。例如twhsi發現自己在下午三點到六點時精力容易不濟,變得容易生氣並效率低落。我就利用三點時吃些高纖的營養棒,並離開辦公室走走,藉此曬曬太陽並運動。發現幾次下來,自己消耗的精力,都能補充回來,便持續這樣的作息,成為習慣。

    c. 跨出舒適領域:讓人不適的壓力反而可以增加我們精力的容量。前一陣子和老K到北京演講,這算是跨出我日常的舒適領域,但是筆者發現那段時間內,自己的精力充沛,做事效率很高,這就是適當的壓力可以增強精力容量的一個例子。


    d. 建立自己的"精力儀式",設計定期讓精力恢復的儀式,按時進行。
    筆者設計了一天的精力管理儀式,確保每天的精力管理和自己工作的作息相互搭配,我們也會在下一個段落也會有些探討。


    把自己當作是職業運動選手,努力的讓自己精力都可以維持在可以面對任何事情的狀態,廣義上這也是時間裡管理的一環。這需要紀律和習慣的養成,但是也是我們應該努力嘗試的目標。





    (2)我的精力儀式實踐經驗

    "別一味想控制時間(因為做不到),而要試著控制我精力(做得到,我們的所作所為可以影響我們的精力),這樣就更有機會達到自己的目標。"。--<<追逐日光>>

    為了準備好一天的精力,有一個很好的方式就是設計出一日的"精力儀式",我的儀式主要有以下幾點:



    a 飲食方面

    早上起床喝500CC水,量體重。
    一日五餐,從早早餐、早餐、午餐、下午點心及晚餐。
    原則是低熱量高營養,且營養要均衡,空腹不超過四小時。



    b 運動方面

    每天早上做八段錦,上午上班時,休息時間走一趟辦公室,和同事協調事情,打招呼,順便運動。
    辦公時利用有冷氣教室,避免自己因為過熱工作效率降低(冬天則要多深呼吸)。
    下午去辦公室外散步,並可以和朋友聊天一下
    每週和家人爬山兩次,找時間晨泳一次   

    c 作息方面

    每天睡11點入睡,6點起床。
    中午午睡30分鍾,補充工作了半天的體力
    留意自己的呼吸狀況,衣著留意,避免過熱過冷

    有了精力儀式,twhsi在每天寫晨間日記時,就可檢討自己每天是否做好管理精力的工作。長期紀錄在晨間日記中的精力儀式運作優缺,可以做為下一個版本修正的參考。養成屬於自己的精力儀式,並做好定期檢討的工作,這是一個很好的自我管理方法,提供大家參考。



    (3)增強自己的財務智商

    11月份到北京時,有一次在北大附近街頭散步,和好友李娟、老K討論到金錢的運用。李娟說她和繫上的學長討論生涯規劃,很擔心博士畢業後的就業及財務問題,老K也給了一些很中肯的建議(他的工作性質是資產管理領域)。

    筆者覺得財務智商是很重要的一件事情,
    我們常常說自己在學習,但是我們是不是好好學習了如何管理好我們的金錢?<<財富執行力>>這本書提到槓桿的概念,槓桿就是"用越來越少的力量,做越來越多的事",要是我們學會了槓桿的概念,我們的財務狀況就能逐步的改善。


    a 知識是
    一種槓桿:

    資產負債表、現金流的概念,是很基本的財務概念,但是鮮有人落實在管理自己的財務問題上。我們必須常常省視自己的財務狀況,才能抓住屬於我們的財富。

    b 閱讀是一種槓桿:

    當我們無法當面請益他人,那就只能透過書本學習。我自己由以下作者收穫良多,史蒂芬.柯維、戴爾.卡內基、大衛.艾倫、彼得.杜拉克等,每一本書我都是一讀再讀,甚至利用網路讀書會逐章細讀。

    c 人脈是一種槓桿:

    OPB (Other people's brain)就是用別人的腦,幫助我們自己思考。這當然是很省時、省立的方法。但是要如何建立OPB的能力呢?twhsi是用寫文章和大家分享及討論,並藉此建立信任感。我們講時間管理要有長遠的格局,在人際上要建立30年人際聯盟,讓自己能透過他人的專業及經驗解解決說活中的挑戰。


    d 系統是一種槓桿:

    透過系統,我們就可以比較少的努力,得到比較多的收穫。
    富人建立一個系統,為儘可能多的人服務facebook這個成立三年的人脈社交網站,就是建立了一個系統,為全球5千5百萬用戶免費服務,所以造就了百億美金的身價,facebook網站本身,就是一個很有力量的槓桿。


    e 時間是一種槓桿:


    李安自紐約大學電影研究所第一名畢業後,因未得拍片機會而在家帶小孩六年,最後是台灣中央電影公司找他拍攝《推手》 ,才有機會拍第一部片,要不是有這六年的潛龍在田,李安的電影為必能帶給人們那樣多的感動。我自己也有類似的經驗,筆者從2002年開始無償在網路上分享時間管理文章,持續不斷到今天,為了帶來許多站在台上演講的機會,將自己的知識及經驗分享出去。很多事情,需要時間的發酵才能產生更大的效益,所以時間也是一種槓桿。

    這些槓桿,都可以幫助我們的人生過的更好,而我們的槓桿工具越多,做事就越省力,越能解決別人解決不了的問題。而取得槓桿最好的方法就是學習、分享及嘗試,也和大家共勉。



    結語

    健康管理、精力管理、財務管理都是滿足我們物質需求重要的一環,我們必須持續的學習,才能夠讓我們穩固這方面的資源。接下來我們要討論的是情感需求,僅請期待。


    延伸閱讀
    52/100 時間管理健身房介紹好書<<精力管理>>51/100 時間管理健身房精力管理twhsi 財務智商健身房 (內有8篇文章)

    twhsi時間管理 線上課程 (18) to be,to have




    [ 本文最後由 twhsi 於 2007-11-27 09:38 編輯 ]
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    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習



    twhsi時間管理 線上課程 (21) 四個需求之心智需求 時間管理健身房 93/100




    twhsi是一個熱愛閱讀的人,不愛教科書,卻讀了很多課外讀物。國小時看了許多的漫畫,國中以後開始嘗試金庸的武俠及世界文學,長大後開始看管理類的書籍,也一度很喜歡人物傳記、歷史、偵探等主體,近幾年則專注在時間管理這個議題上面。

    心智成長之於我,大多是建立在閱讀的基礎上,但也不代表全部。我的堂哥是一個優秀的商人,也是一位優秀的柳葉琴演奏家。我想音樂對他的大過於書本影響。只是我的興趣在閱讀,我的心智成長和書本相關性較高,這裡我們就談談幾個我心智成長的關鍵"經典晨讀"、"心智圖學習"、"主題學習"、"生活中學習"


      


    (1)經典晨讀

    每天早上起床後第一件事,就是帶本經典名著(最近讀的是<<創意姚言>>),走到餐桌前,準備一份簡單的早餐,一面吃,一面沉浸在經典的內容中。這時候是凌晨六點鐘,周圍很靜,我的心也很安靜。就這樣,讓我的思考和作者的思考激盪出創意的火花。

    經典晨讀是我養成的最好習慣之一,每天讓心靈沉浸在偉大雋永的智慧思維中,就算是幾分鐘也很有價值。之前我閱讀過<<第八個習慣>>、<<文化苦旅>>等名著,這些文字,就這樣深刻的走進我的心房,成為我思考的一部分。



    想知道我的下一本經典嗎?呵呵,我想讀的是<<紅樓夢>>,讀過的朋友介紹個版本給我吧:>



      



    (2)心智圖學習

    1999年永錫參加台灣孫易新老師舉辦的心智圖課程,便開始筆者使用心智圖閱讀的濫觴。做過許多好書的mindmap筆記,寫文章時也常常拿心智圖來做大綱。有時,就隨手畫在紙上,有時,則運用mindmanager這個程式來打字整理,相當的方便好用。

      


    為甚麼心智圖如此重要?我覺得心智圖像是一個很大的容器,讓我們可以把腦中的想法往裡面倒。由於其架構的關係,mindmap的容量接近無限,分支中還有分支,所以我們可以藉此將腦中所有的想法清空,放在圖面上,並藉由圖本身來幫助我們思考(不用記憶就可以專注思考)。

    思考,我覺得是滿足心智需求的一個重點。我常常把用心智圖思考後的圖形,去蕪存菁,重新編排,寫成一篇篇的文章。不論是寫文章時的構思及拿捏,發表在網路後和好友在思考上的激盪,都讓我學習許多。

    在此我要建議各位,發揮心智圖兩大功能:一個是收集我們覺得重要的資訊,一是藉由重新編排及延伸,產生出另一篇論點或文章。前者是一種收集的工作,後者是一種創造的工作。若是我們多寫文章,心智能力能夠有更進一步的成長,這是我自己的經驗,也提出來和大家分享。

      


    (3)主題學習

    大家都知道twhsi熱愛"時間管理"這個主題,我也從這個主題的學習中,提昇了許多的心智能力。

    在學習時間管理的初期,永錫完全是參照Getting Things Done(繁體中文版譯名"搞定")這本書的理論架構,學習的目的是為了要弄懂這本書,是所謂蕭規曹隨。

    第二階段,在網路分享了許多工具運用的文章,藉著理論和工具的結合,達到時間管理的目的。



    第三階段,五年後,twhsi開始對外演講,由做中學,進入了教中學的方式。這時候發現學員要的不只是時間管理,更要追求生活的平衡,生命的意義,也因此讓自己的學習跳脫出了時間管理的領域(不僅 to do,還要 to be),學習及思考的範圍都提昇了。

    這樣的過程讓我體會到,有學習的主題,是我們提昇心智能力的一個好方法。或許大家可以找一個自己有興趣的主題,好好的下功夫研究,帶著問題閱讀,做中學、教中學,讓我們的學習更加有效率。



    (4)生活中學習

    twhsi常常幫我兩個孩子排湯瑪士火車的軌道、和他們一起玩線上遊戲(老二最近喜歡玩保齡球)、也常常全家一起去爬山。我發現在生活中,有許多可以紀錄的東西,也會把這些點點滴滴都寫在晨間日記中,有時則會發表在落實第八個習慣+感動
    論壇中,把感動留下來。

    日積月累下來,很奇妙的,自己的點子越來越多,常常在不知不覺中跑出來。尤其凌晨四五點是筆者最有靈感的時候,在半夢半醒之間,或許是寫文章的點子,或者是做事的關鍵作法、或許是對心中的疑難,突然有了一個直觀的解法。



    永錫發現,潛意識真的很微妙,真的有內心的聲音這種東西,在這個時候,我就利用我的treo 650收集起這些點子,等待白天再處理
    ,之後就繼續睡覺了。但是,白天整理時,就發現這些點子真的很有價值,常常協助我能做出較好的決定,或提昇了做事的品質。twhsi覺得這就是我們累積生活中的點滴,融合成智慧,這也是一種提昇心智能力的方法。


    結語
    twhsi的學習不是為了考試,不是為了金錢,就單純只是一種學習樂趣、想讓自我成長。老婆常常笑我像在讀博士班,常常看書,想著問題,但我也不以為意,我覺得腦袋裡的東西漂亮,比臉蛋衣服漂亮重要的多了 :>

    接下來的課程我們要討論的是心靈需求,我們繼續加油。

    延伸閱讀

    經典晨讀的一些作法
    twhsi時間管理線上課程(3)我的一天時間管理147/200 心靈健身房+感動 文化苦旅
    一些提到心智圖的文章
    43/100 時間管理健身房 任務清單48/100 時間管理健身房 兩個下一步清單華人心智圖法 孫易新老師
    http://www.mindmapping.com.tw/

    PALMISLIFE上得討論
    http://forum.palmislife.com/redi ... amp;goto=nextoldset
    http://forum.palmislife.com/redi ... amp;goto=nextnewset



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    Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習


    twhsi時間管理 線上課程 (22) 四個需求之心靈需求 時間管理健身房 94/100

    2005年7月6日對twhsi而言是一個很特別的日子,就在這一天,我加入了"落實第八個習慣+感動"社群,開始了一段奇妙的心靈之旅。在這裡,幾乎每天twhsi都會在此互動留言或寫些文字(超過2400筆討論),在過程中逐漸學習在網路發聲,並藉由展現自我,和更大的自己去連結。有趣的是,這兩年多來,我更加瞭解了我自己,瞭解我的心靈。


    心靈需求,就是追尋人生的意義以及想對他人有所貢獻的內心需求。有人說,哲學的最基本問題是"生命的意義是什麼?"對此,永錫並沒有一個好的答案,但經由學習和分享,我發現自己正在做一些對自己意義深遠的事情,並且和一群志同道合的朋友一路前進。筆者也學到了三個加強我們精神才能(滿足心靈需求)的方法,分別"信守承諾"、"找到自己內心的聲音"、"鍛鍊我們的自我意識",和大家切磋研討。

      



    (1)信守承諾

    在我們時間管理線上課程的第一課中,twhsi提到時間管理的三大好處其中之一是
    "增強信守承諾的能力"。筆者發現,想開發我們的精神才能,勇於承諾、信守承諾,是很好的第一步。

    完成<<第八個習慣>>網路讀書會(2005年7-11月,15章)、
    架設GTDER.ORG網站(2005年9月)、推動晨間日記(2006年1月,691篇)、寫文章時間管理健身房(2006年6月,目前有94篇)、寫twhsi時間管理線上課程(預計24篇)、參加巴布早起團(每天早起)等,都是過去對自己做出的承諾,而且是自己持續推動的。永錫發現,我做出承諾及履行承諾的能力變強了,也對自己越來越有自信。

    我們運用時間管理的能力(建立完整清單、每日計劃、定期檢視等),讓我們對己及對人都能說到做到,讓我們也越來越喜歡我們自己,並建立健康的人格。前幾天好友小徹和twhsi討論到如何建立自信,我也建議她,"由點滴做起,許下一個做得到的承諾,並確實執行。持續這個習慣,就可以增強自己的能力,成為一個說到做到的人。"對於小徹,我如此建議,您何不和小徹一起試試看呢?

      


    (2)找到自己內心的聲音

    twhsi其實並不知道時間管理是我要做的事業。

    最初的開始,是2000年間美國表哥家作客,發現了PALM PDA這種特別的3C產品,把玩之餘,也開始寫一些文章分享在討論區;接著是2002年接觸到GTD(Getting Things Done)這種時間管理的方法論,和一群朋友共同討論如何把這種方法落實在PALM這種工具上;2005年加入
    論壇後,開始寫時間管理健身房,開始分享自己時間管理方法;2006年論壇聚會中,開始第一次公開演講(主題是晨間日記),2007年則開始對外舉辦時間管理研習會

    這一連串的經歷讓我發現,我們內心的聲音是逐漸演化出來的。

    很重要的部分是,在這七年多的過程中,永錫並不是閉門造車,而是選擇網路這個工具,運用每一個螢幕後面的腦袋,和大家做回應及互動。這兩者的差別,就像是朝著牆壁打網球,自己練習,相對於和全世界不同的網球選手一起打球,切磋球技一樣的大。

    常常twhsi會在行進間、睡夢中、寫文章時,聽到內心聲音告訴我要如何的做,這個聲音相當的小,可是相當清晰。所以筆者聽到內心聲音的方式是,網路分享及傾聽自己。我發現每個人的方法不大一樣,有人是藉由靜坐冥想,有些人則要在散步中,有些人和自己心靈有對話的能力。找到自己內在的聲音,相當的重要,我的朋友形容這是一種"平和的力量",讓我們做事情有一種安定感,可以很專心去做一件事情。


      


    (3)鍛鍊我們的自我意識

    維克多.法蘭可是一位有名的心理學家,但是不同於一般學院派的心理學家,他有一個很不平凡的經歷

    在第二次大戰時,他被關入了納粹的集中營,父母、妻子、哥哥全死在毒氣室中,他卻幸運得生存下來。但是,這仍然是生命中的極大痛苦,
    維克多不同於當時同樣受到創傷的人們,藉著超越集中營的痛苦經歷,找尋出解決的方法-人有權利選擇他面對環境的反應方式

    twhsi自己曾有數次憂鬱症的經驗,但是我不但走了出來,現在還站在講台上成為激勵他人成長的講師。我覺得,幫助我走出藍色幽谷,重新面對世界,正是自己的選擇。我選擇了拼了命,也要面對生命的挑戰,而不是選擇讓挑戰一口口吞噬掉我們,這樣的態度,讓自己一步一步的改變,鍛鍊自我的意識,讓我面對生活中的各種挑戰,心態上更為堅強。

    我們可以選擇自己的思考方式,可以選擇自己的對環境反應的感受,我們可以鍛鍊自己自我意識,成為自己的主人,這是我在生命中學習到的重要一課。

      


    結語
    藉由網路、研習會、工作上得各種人際互動,有意義的每天累積,回應,twhsi對事物有了穩定的想法及看法,也讓我找到自己內心的聲音,並進而想要協助他人找到他們內心的聲音。這是筆者在精神才能方面的成長,也滿足了我的心靈需求。在此永錫也要求各位,增強自己的精神才能,這樣的益處是,讓自己更有方向、更有力量,面對挑戰時,不會輕易的屈服。

    第二十三堂課程,我們將討論"燃燒內心的火焰",請期待 :>


    延伸閱讀
    twhsi 時間管理 線上課程(1)WHY GTD? 時間管理健身房 73/100

    twhsi時間管理線上課程(1)WHY GTD?128/200 心靈健身房+感動維克多.法蘭可156/200 心靈健身房+感動旅鼠的困境

    一些文中提到的連結及團體

    巴布早起團
    http://buboo.tw/goodmorning

    twhsi第一個時間管理網站
    GTDER.ORG

    "落實第八個習慣+感動"社群



    twhsi的部落格,裡面有許多時間管理文章<BR>
    http://blog.xuite.net/twhsi/Blog
    第八個習慣討論區<BR>
    http://groups.google.com/group/8habit
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