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twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

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twhsi時間管理 線上課程 (23) 燃燒內心火焰 時間管理健身房 95/100


"如果,某一件事情,可以開發我們的天賦才能,喚起心中的熱情,而這個世界也需要,良知也敦促著我們行動,那麼那就是我們的內心火焰"這是史蒂芬.柯維博士影響我很深的想法。當我們滿足自己的四大需求(物質、情感、心智、心靈),這時候,只要一根火柴,就能夠點燃內在能量的爆發。


每一個人在生命的某個階段都會有這樣的經歷:我們內心的火焰熄滅了。這時,與另外一個人的不期而遇或許能夠讓它重新綻放。對那些能夠重新點燃心靈之火的人,我們將會永遠心存感激。--史懷哲



永錫的母親是台灣慈濟功德會的委員,1994年,母親過世,也開始自己到慈濟功德會上班(八個月)的契機,因為我想要了解影響我母親如此巨大的團體,力量的來源在哪裡?後來,twhsi發現一切的答案就在證嚴法師身上,上人她身材瘦小,卻有過人的堅毅智慧,開設慈濟醫院,帶領著450萬的會員,做著利益眾生的事情。證嚴法師是一個很的人,心地很美的人,她也是我所說心中燃燒著熊熊烈火的人。




(1) 是過客,還是歸人

這些人、這些事,究竟是我生命歷程中的「過客」還是「歸人」?
--李建復,演唱<<龍的傳人>>的民歌手


之前拜讀李建復<<是歸人?是過客 >>這一篇文章,覺得文內歸人和過客這兩個概念,很值得提出來和大家分享。歸人,就是和我們一輩子有互動的人們,以及我們一生專注的事業;過客則是幾年內利害相關的朋友,或者事業經營的領域。我對自己提出了一個問題:就算擁有熱情,我們目前的內心火焰,是我們一時的熱情?或是我們一生懸命的付出?

這是一個大哉問,twhsi也要求自己,要追求一生懸命的內心火焰,發揮我們在這個世界上的影響力,我們一起加油。




(2)10%工作時間達成80%的成果

twhsi的興趣與專長在於時間管理,最近我對自己提出一個挑戰:幫助別人,用10%工作時間達成80%的成果。這是一個很大的Challage,但是我覺得這是可能的事情。事情的開始,是讀了一個美國作者Timothy Ferriss的著作<<The 4-hour workweek>>,對我影響很大,因為他用乘法,將兩個有名的生產力法則相乘。

80/20法則:只用20%的工作時間,可以完成80%的工作成果
帕金森定律:縮短工作時間,可以加速完成重要的工作

利用80/20法則,可以幫助我們刪除不重要的事情,讓我們專注於最重要的事情,讓我們的工作時間降低到20%。利用帕金森法則,訂定短而明確的截止時間,可以讓20%再節省出一半,達成我所說的用10%工作時間達成80%的成果。理論的大架構如此,但twhsi要求自己在實際的作法上做到這樣的事情,也會繼續和大家分享我的實踐心得。如果達成挑戰,這是一個可以幫助他人很大的事,讓人們有足夠的時間資源來追求自己的to be,自己的幸福,所以我將之設定為筆者第一個內心火焰



(3)我的2017 2017

我的第二個內心火焰是2017 2017,希望到2017年的時候,我可以影響20萬1700人,藉著twhsi的時間管理方法,成為追求幸福的行動家

我預計用三個以上的方法來達成這個目標,持續舉辦研習會、出版書籍、發行軟體是其中確定的三項。這一年多來,永錫舉辦了在北京、台北、台中、高雄等地或進入一些企業內部演講的研習會,我也會持續努力,在這個領域深耕,預計10年可以影響1萬人;其次,我們的團隊正在編輯研習會的講義,並作為日後出版書籍的依據(預計會有三部曲,也就是三本),計畫這個部份可以影響10萬人;最後,我們希望能開發手機界面的時間管理軟體,這部份可以影響10萬人。這樣子就能在2017年來臨前,超越20萬人的目標。

這是twhsi的內心火焰,也是我事業的方向,也很歡迎有興趣加入我們團隊的朋友,我們
結夥攻頂、事半功倍。




結語
插上蠟燭,就要準備點上火了。成功很簡單,但是點燃內心火焰著實不易,除了自己努力,還需要朋友及家人互相砥礪,才能讓蠟燭長燃不熄。您如果想要點燃自己的內心火焰,歡迎參加我們落實第八個習慣+感動討論區,我們每天24小時,全年無休,等待著您。


最後,就要進入我們線上課程的最後一堂"總結",請期待。

延伸閱讀


四大需求的文章


twhsi時間管理 線上課程 (22) 四個需求之心靈需求 時間管理健身房 94/100


twhsi時間管理 線上課程 (21) 四個需求之心智需求 時間管理健身房 93/100


twhsi時間管理 線上課程 (20) 四個需求之情感需求 時間管理健身房 92/10


twhsi時間管理 線上課程 (19) 四個需求之物質需求 時間管理健身房 91/10


李建復<<是歸人?是過客 >>文章
慈濟功德會網站 慈濟全球資訊網歡迎參加 落實第八個習慣+感動討論區



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Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

  twhsi時間管理 線上課程 (24) 課程一覽及總結 時間管理健身房 96/100
  從10/24到今天,一個多月的時間,完成了24篇的線上課程,twhsi覺得相當的高興,有
馬拉松跑過終點的感覺。這一些日子裡,行進間、休息時,常常構思著要寫的主題和點子,斟酌圖片的挑選,段落的架構,這一個過程讓永錫學習到許多許多。而且這一系列文章在台灣及大陸,都有許多熱情的網友,或留言討論相關的內容,或要晨間日記的範本、或鼓勵我繼續寫文章的話語等,都讓我覺得又驚喜又溫馨,在此也一併感謝大家的支持。
  



這些文章的四個大範圍,
"架構完整行動清單"、"做好每日執行計畫"、"運用晨間日記檢視"、"四大需求內心火焰"(詳延伸閱讀),也就是我研習會的架構,我深深相信每一個人都能因為這四個範圍的時間管理知識實踐,而達到自我管理能力的提昇,不僅擁有更好思考能力、更好的執行效能、更重要的是,擁有更多的自由時間,可以去實現自己的夢想



在本課程第一篇時,我們提時間管理有三個好處,"處於沒有壓力的狀態"、"增強信守承諾的能力"、"掌握快慢之間的節奏",現在我們在課程結束之際,再來討論一次。

  

1 處於沒有壓力的狀態

行事曆能夠預防手忙腳亂與突發奇想。
--安妮.迪勒,1975年普立茲非小說類獎項得主


當我們能做好
"架構完整行動清單"、"做好每日執行計畫",表示我們有收集雜事,擁有一份行動清單,及每日計畫的能力。這時候,我們已經對將來臨的一日,一週,做好萬全的準備,就算是有突發狀況的產生,我們也能有較好的應變能力。

twhsi覺得,就像是一個有記帳習慣的人,每天他將傳票清單放入電腦之中,並做好科目的分類,日積月累下來,自然他就能夠掌握好自己的財務狀況,並能進一步的加以改善。會計就是這個人"
設計精緻,方法簡單
"的好工具。時間管理讓我們養成收集雜事,放入行動清單,並用簡單的工具及方法來執行每日計畫,日積月累,自然壓力管理的能力就越來越強,這就是我們能處在無壓力狀況的原因。

別忘了荀子的話"君子生非異也,善假於物也。",君子並非生來就異於常人,而是他能夠善用工具。我們要學習荀子,善用工具和方法,改善我們生活,作一個幸福的人:>


      



2 增強信守承諾的能力

作為領導者,最重要的特質當然是要正直誠實。如果缺乏這一點,不論在工作團隊、足球場、軍隊或辦公室,你都不可能成功。
--艾森豪


我的奶奶一直是我人生的導師,在我剛出社會時,她耳提面命要我作一個有信用的人,奶奶總是說"信用若是壞了,那就賺不回來了。"年輕的我不大懂,信用又不能賺錢,我又是剛出社會的年輕人,信用到底有什麼用,真的是一知半解。長大以後,我才體會到奶奶的深意--我們想要作一個領導者,就必須在團隊中作一個信守承諾的人。

我們除了時間管理能力增強之外,還要能
"運用晨間日記檢視",看我們是否能做到信守承諾。在寫晨間日記時,是我們和自己心靈對話之時,也檢視自己對自己和別人的承諾是否做到,日復一日、週復一週,就能成為一個說到做到,有信用的人。這樣的方式,就能讓我們取得第二個好處,增強信守承諾的能力。

  


3 掌握快慢之間的節奏


生活就該像麥可.
喬丹打篮球一樣,看起来是非常快速的切入上籃,但是他的「快」却是用無數個「慢」组合起來。

--姚仁祿



伊索寓言《鵝和金蛋》中有一個故事:有一天,一個很窮的農夫在鵝窩裡發現了一個金光閃閃的蛋,更讓他喜出望外的是這個蛋是純金的,呵呵。這之 後,農夫每天都可以從鵝窩裡拿到一個金蛋。一開始,他覺得很高興,每天都有金蛋拿,但一天天過去,農夫卻越來越貪婪,想一次拿到鵝身體裡的所有 金子,成為富翁。有一天,他殺了這隻金鵝,卻失望的發現裡面一個金蛋都沒有,又會到了窮困的生活。

金蛋就是效率,鵝就是效能,若我們關心的是效率而不是效能,我們就像可能農夫一樣犧牲金鵝(效能)來獲得金蛋(效率)。

惟有
我們能照顧好
"四大需求內心火焰",將我們的四大需求(物質、心智、情感、心靈)都滿足,並擁有自己的內在火焰。我們就能又有效率,又有效能;因為,我們知道應該要做好什麼事情(內心火焰),又擁有充足的精力(四大需求滿足,故有高效能),自然就能夠擁有很高的效率,能夠在生活中掌握好快慢的節奏,上籃得分。

想要能夠在生活中悠閒地漫步,享受慢活,就要照顧好自己的四大需求,這樣的益處是,我們能過一個從容不迫的人生,又能充滿意義。




  

結語

這24堂課的結束,只是一個里程碑的來臨,接下來我們也將用這24篇文章為基礎,推出研習會的講義(初稿樣本見上圖),讓對時間管理有興趣的朋友,更容易學習及吸收;永錫也預計推出新的系列文章,儘請期待。呵呵,我們繼續加油。

"起立、立正、下課",謝謝大家。

延伸閱讀

第零階段 暖身

   twhsi時間管理 線上課程(1)WHY GTD? 時間管理健身房 73/100
   twhsi時間管理 線上課程(2)三本好書和六個流程 時間管理健身房 74/100  
   twhsi時間管理 線上課程(3)我的一天 時間管理健身房 75/10
  

第一階段 架構完整行動清單

  twhsi時間管理 線上課程(4)完整的行動清單 時間管理健身房 76/100
  twhsi時間管理 線上課程 (5) 收集雜事 時間管理健身房 77/100
  twhsi時間管理 線上課程 (6) 加工處理雜事 時間管理健身房 78/100
  twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單 時間管理健身房 79/100
  twhsi時間管理 線上課程 (8) 組織進階的系統 時間管理健身房 80/100
  

第二階段 做好每日執行計畫

   twhsi時間管理 線上課程 (9) 排程和行動 時間管理健身房 81/100
   twhsi時間管理 線上課程 (10) 每日計畫與排程 時間管理健身房 82/100
   twhsi時間管理 線上課程 (11) 判斷行動的準則 時間管理健身房 83/100
   twhsi時間管理 線上課程 (12) 每日計畫、雙槍、to be 時間管理健身房 84/100
  
  
用一張A4紙,輕鬆做好每日計畫 時間管理健身房 65/100

  


第三個階段 運用晨間日記檢視

   twhsi時間管理 線上課程 (13) 運用晨間日記做好檢視與更新 時間管理健身房 85/100
   twhsi時間管理 線上課程 (14) 晨間日記的一些寫法分享 時間管理健身房 86/100
   twhsi時間管理 線上課程 (15) 我的每週檢視實務分享 時間管理健身房 87/100
     twhsi時間管理 線上課程 (16) 運用晨間日記做好半年檢視實務分享 時間管理健身房 88/100
   twhsi時間管理 線上課程 (17) 最後的流程--更新 時間管理健身房 89/100
  
   用Excel寫出實現夢想的晨間日記(1) 時間管理健身房 69/100  
   用Excel寫出實現夢想的晨間日記(2)如何寫基本頁面 時間管理健身房 70/100
   用Excel寫出實現夢想的晨間日記(3)日記頁面的介紹 時間管理健身房 71/100
   用Excel寫出實現夢想的晨間日記(4)晨間日記小技巧 時間管理健身房 72/100

  
第四個階段 四大需求內心火焰

   twhsi時間管理 線上課程 (18) to be,to have 時間管理健身房 90/100
   twhsi時間管理 線上課程 (19) 四個需求之物質需求 時間管理健身房 91/10
   twhsi時間管理 線上課程 (20) 四個需求之情感需求 時間管理健身房 92/10
   twhsi時間管理 線上課程 (21) 四個需求之心智需求 時間管理健身房 93/100
twhsi時間管理 線上課程 (22) 四個需求之心靈需求 時間管理健身房 94/100
   twhsi時間管理 線上課程 (23) 燃燒內心火焰 時間管理健身房 95/100

[ 本文最後由 twhsi 於 2007-12-2 09:28 編輯 ]
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Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

twhsi時間管理 線上課程 (25) RANDY最新的時間管理演講 103/200



是的,twhsi又開始了時間管理線上課程,這一切都是因為Randy Pausch教授,昨天早上,我收到網友oosherry的一封email,介紹永錫去看一篇部落格文章,11月底Randy在 University of Virginia演講,主題是Time Management(時間管理)。


我深受感動,永錫的母親,56歲時因為乳癌過世,當時我28歲。之後,我常常問自己一個問題,"如果我的母親在28歲時,就發現他的人生已經走了一半,她的人生決定會有哪些改變?"。我看著Randy精彩的演講(您沒看過?這裡 ),心中下了決定,我要繼續寫twhsi的線上課程。目前停在24篇,並不是筆者沒有辦法再寫了,而是因為覺得沒有很完整架構的想法,不想拿出來給大家看。但是,母親及Randy的經驗讓我發現,我現在不做,或許以後就來不及了。



首先要介紹的就是Randy的這場演講。這場演講非常精彩,可惜只有英文版本,所以永錫在看完演講後,也和大家分享重要的段落,讓大家在聽演講時,可以更容易進入狀況,我們就開始吧。



(1)Goals(目標)

眾所皆知的迪士尼樂園是多久時間內建成的?答案是366天。(哇)

這問題及答案告訴我們目標的重要性,Randy在此說明了目標的終極意義是 Fun(讓人們快樂),我們也必需要選擇好重要的行動去執行,一步一步的推動,才可能完成。

這個部份讓twhsi印象最深刻的就是他提到 Inbox isn't to do list.(收件匣和待辦事項清單不同),真是深獲我心,永錫也立刻在我的email信箱中增加一個to do list檔案夾,把待辦事項和inbox分開。





(2)Avoid wasting time(避免浪費時間)

這部份講到的主題,第一個是書桌的佈置,第二是時間日誌

Randy覺得一個凌亂的書桌是個讓我們浪費許多時間的地方,他的書桌永遠只放需要的東西,以避免自己變成八爪章魚--每每為了找到東西就花費了無數時間。最讓我感興趣的是,他有三台電腦螢幕(見上圖),一個是工作區域,一個放待辦事項,一個放行事曆。今年八月永錫到google北京分公司去參觀時,也發現許多工程師桌上都有三台螢幕,所以我決定,要在辦公室增加一個螢幕,看看效果如何 :>(配合我目前的macbook使用)

其次,Randy建議一定要用"時間日誌"來紀錄自己時間的運用,這點我知道很久了,但是從沒做過,我也會開始使用,並在日後報告心得。





(3)Bosses & delegation(領導與授權)

Specific thing to do
Specific date/time
Specific penaltyOr reward … for THEM
--Alf Weaver


授權也是時間管理重要的一環,當我們能越早授權,被授權的人也能越快速的成長。但是授權也要有技巧,要以尊重他人的方式來進行,更要賞罰分明,才能產生成效。Randy覺得授權要越早越好的概念也落實到家庭中,看看上面的圖片,看得出有何不同嗎?



(4)Specific skills and tools

工具能改變我們做事的方法,對於email,Randy也有一些好方法分享,首先是不要刪信件,因為數位文件可以搜尋;善用副本功能,傳送給重要的人協助您;若別人48小時內沒有回信,可以再次和他們聯絡(打電話或再一次email)。

他也提出了一些不應該過度使用工具的時候,例如假期中不要收發email,平時在家裏少開電視,讓我們的生活品質可以提昇。


若是我們總是把任務拖到最後一分鐘才完成,常常都要付出慘痛的代價。他建議一拿到任務就要馬上進行,儘量提早完成,可以節省許多時間及精力。除此之外,壞的時間管理總是帶來許多壓力管理時間,就是管理壓力及培養好習慣,要致力於改善自己時間管理能力。



結語


Get a day-timer or PDA (用萬用手冊或掌上型電腦)
Put your TODO list in priority order (待辦清單要有優先次序)
Do a time journal (做好時間日誌)
--Randy最後的建議


在生命只有幾個月時,Randy還堅持要演講時間管理這個主題,讓他的知識經驗及能力,能夠協助更多的人,令人動容,永錫知道,我是一個可以寫的人,所以我也決定持續的寫這個系列下去,我們繼續加油。


延伸閱讀
twhsi時間管理 線上課程 (23) 燃燒內心火焰 twhsi時間管理 線上課程 (22) 四個需求之心靈需求本次演講資料Time Management by Randy Pausch(中文)
本次投影片在這裡(先看過再看影片比較容易看懂)
錄影在這裡

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Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

twhsi時間管理 線上課程 (25) 80/20 法則 104/200
昨天下班前,twhsi把行動清單檢視了一遍,先挑出哪一些是近期一定要做的事情,再把近期不會做的事情歸檔到另外一張清單,其他不大重要的事情,全部刪除。結果我的清單只剩下30%要做的事情,我簡直是吹著口哨下班的,心情很輕鬆,只因為我開始運用一個很簡單的原理--80/20法則

80/20法則在維基百科的解釋是這樣的"Pareto principle,也稱為80/20法則,此法則指在眾多現象中,80%的結果取決於20%的原因",在時間管理方面,永錫也發現了和這個法則對應的現象,並將之運用在自己的時間管理系統中。

  • 我們百分之八十的工作成果,是在百分之二十的工作時間內完成。
  • 我們的工作內容,大部分的結果是低價值的。
  • 我們工作時間內,有一小部分的時間,比其他時間能夠生產力更高。

今天我們也藉由三個主題"少一點行動,多一點思考","捨棄低價值,追求高效能","80%成果,20%時間"討論80/20法則在時間管裡方面的運用,我們這就開始吧。


(1)少一點行動,多一點思考

前些天去保養場保養車子,在等待的時間,和隔壁的一位從事業務的朋友聊起時間管理(他也買過treo 650)。他說他忙得沒有時間思考事情,只能當救火隊,每天奔來走去,承受很大的壓力。


我建議他,可以利用每天早上固定的時間作一些思考(寫寫晨間日記、排定一天的行程),思考的時間增加了,做事的時間反而可以降低。不然每天只是行動而缺乏思考,這樣子只會讓自己越來越忙罷了。

每天播出固定的時間來檢視自己,思考行程(晨間日記、每日計畫),可以讓我們的工作生產力大幅的提昇,這也是一種80/20法則的運用。我們好好思考每天哪些時間可以來作需時久、高價值的事情,如何用批次處理及授權,來減少低價值行動耗費的時間,這樣日復一日,我們的時間管理能力就能夠逐步增強。



(2)捨棄低價值,追求高效能

有哪些事情有高價值
在twhsi的想法,和家人親密互動、人際聯盟的建立,追求自己生活及事業上的內在火焰,是最有價值的事情。

每天中的哪一段時間,是我最有生產力的時候?
對於我個人,早晨的時間,思慮清楚,又沒有他人的干擾,是我最有生產力的時候。

因此,永錫利用晨間的時間完成晨間日記,寫文章,email,作每日計畫及每週檢視,並思索生活中的重要決定。這樣就是在最有生產力的時間,作對自己最有價值的事情,這是我創造高效能的方法。


(3)80%成果,20%時間

多費工夫在簡單工作上,只是白費精力
--奧卡姆的威廉,提出剃刀定律


完整的行動清單,讓我們前輩小小的事情都能夠掌握;但是我們想要有效率的達到80%的工作成果,就要專注於重要的少數,並全力完成。前面提到我把行動清單的不重要事項刪除,反而能夠讓我們看清楚哪些重要的事情,把精力投注在之上,這樣子就能快速的用20%的工作時間,達成80%的工作成果。

Less is More. 當我們能專注在關鍵少數時,能做出更有生產力的成果,
帕金森定律也告訴我們,有較短工作時限及明確截止時間
時,我們的工作效率會大增,結合這80/20定律及帕金森定律,我們就能在較短時間內完成大多數的工作成果,讓我們不用加班,有時間陪伴我們生命中的重要人物--我們的家人

結語
"能衡量的事物才能管理"
--彼得.杜拉克


我們之前提過完整的工作清單,這些清單都是經過加工後的行動,所以重要性,耗時,都很容易評量。利用我們今天介紹的20/80法則,找出關鍵少數的行動,並在有生產力的時間,快速的完成。這樣的益處是,我們可以獲得充裕的時間,可以作其他高價值的事情(和家人及好友共度)。

下一堂課程,我們將介紹下一個概念,如何在這個資訊泛濫的世界,用較少時間,獲得必要資訊。

延伸閱讀
<<一週工作4小時,晉身新富族>> 一本介紹新富族(New Rich)及時間管理實務的好書
twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單 時間管理健身房 79/100
whsi時間管理 線上課程 (11) 判斷行動的準則 時間管理健身房


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Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

  twhsi時間管理 線上課程 (27) 選擇性的無知 105/200



我們的身邊無時無刻充滿了資訊,有線電視將近百頻道的選擇,數百種中文雜誌,每年出版的中文書籍有四萬多種,還有電影、報紙、廣播、廣告傳單及看板等等,豐富的資訊讓我們的注意力變得貧瘠。西元1472年,當時全球最好的劍橋大學皇后學院圖書館藏書量只有199冊,相較之下,目前的資訊量真是多的驚人。

吸收資訊和每天用餐其實很類似,我們吃東西時都會注意熱量及飲食均衡,多吃蔬菜、水果、魚肉,少吃肉類、脂肪,並且多做運動。資訊的吸收也是如此,過多的資訊及不具營養價值的資訊,都是不必要的,愛因斯坦曾說"讀太多又太少動腦的人,會染上懶得思考的習慣。",所以吸收資訊也要有合適的方式。永錫建議我們要採取"選擇性的無知"這種策略,讓自己不要在資訊的洪流中淹沒了。




(1)降低資訊量吸收量
學習忽視,是心靈平靜的最佳途徑
--羅勃.斯威爾


認識twhsi的朋友都知道,我不用msn之類的即時通軟體(很少的狀況下用gtalk),事實上,我看報紙只看工商時報,電視最常看的是<<超級星光大道>>,很少看電影及DVD,其他看電視的時間多是陪孩子看東森幼幼台。

永錫建議要學習捨棄所有不相關、不重要、無法運用的資訊,因為我們的注意力太珍貴了,我們必須用在值得運用的地方。不用msn是覺得他會不斷的打斷我的注意力,而找回注意力要花上許多時間;看工商時報是因為我最需要關心的是經濟問題,和個人的財務狀況最相關;看<<超級星光大道>>是我覺得很愉快很休閒的事情,很少看電影和DVD是因為要多陪孩子,看東森幼幼台,可以陪小孩,也可以一邊看書,並有共同話題。

我減少檢查email的次數,減少播出電話,減少rss的訂閱,儘量採取非同步溝通的方式聯絡(email、簡訊、SNS網站等),允許自己"不知道"某些事情,讓自己的注意力上升,長期下來,我發現我的時間增加了,專注力也更好。



(2)虛擬及實體智囊團

但是,僅僅降低資訊量是不夠的,有許多時候,我們需要一些立即、重要、可用的資訊,要如何取得呢?

我覺得要建立起虛擬及實體的智囊團,虛擬智囊團指的是cold network,不需要常常碰面就可以運用的智囊團資源,實體智囊團指的是hot network,需要聚會碰面才能維繫的資源,我們一一討論。

我覺得我們之前在非線性溝通的系列文章中討論的google論壇,SNS網站、部落格,就是在協助我們建立虛擬的智囊團,我們利用網際網路,可以找到各行各業的專家,並且請問他們的意見。平時可以分享興趣及交流意見(在一天的24小時內都可以做)。有需要時,可以將虛擬人脈化成實體,直接打電話聯絡或拜訪請益,直接解決問題。例如今年8月,永錫到北京去演講,事實上北京我是一個人都不認識的,透過論壇發佈消息,就有三名朋友擔任義工角色,成功的舉辦研習會。

永錫參加的實體智囊團就是青商會,也有近十年的經歷了,算的上是資深會員,藉由參加社團聚會可以交流各種地方上的資訊,有需要時,也可以打個電話就取得協助,是我覺得很好的智囊團形式。同年齡的朋友在這十年間也一起成長,經歷人生的風浪,相
濡以沫,形成很強大的力量。

虛擬智囊團可以在任何時間進行,是一個很有效益的工具,實體智囊團雖然耗時較多,但是總是一種批次增加人脈資源的方式,若是長期來看,算起來效益也很高。有了很好的人際智囊團,有需要資訊時,就可以親自問人,快速取得可信度極高的資訊,就可以彌補第一項降低資訊吸收量的缺失。



(3)吸收健康的資訊

有一些資訊有助於建立自己正面的心態,並更加增加瞭解世界,那就要要求自己養成吸收這些資訊的好習慣,這就像是要有健康的身體,除了飲食均衡外,還要輔之以運動,才能事半功倍。

經典晨讀就是一個很好的習慣,利用早晨的時間,閱讀一些偉大的小說(目前是每天看一章的堂吉訶德),是一個持續一輩子得好習慣。除此之外,創作本身也是一種好習慣,我自己是習慣敲敲鍵盤寫寫文章,我有一個堂哥則是國樂演奏家,藉著演奏樂曲,抒發自己的情感。這些費時耗力(讀經典、寫文章、演奏樂器等)的習慣,其實就是一種生命中的創作,回饋給自己很多好的影響,就如同運動讓我們身體更加強壯,創作也讓我們得心靈、心智更加健康。



結語
我們需要在完全無知資訊洪流之間,選擇出一條適合自己的路,否則我們就不可能好好的運用好自己的時間。完全無知雖然讓我們擁有許多時間,但是卻沒有
辦法培養運用能力;吸收過量資訊,卻讓我們失去了時間及專注的能力,兩者都不適當。常常問自己這個資訊是不是不相關、不重要、無法運用的,會讓自己學著放下,重新選擇立即、重要、可用的資訊,才能讓我們有時間,有專注力,解決好眼前的問題。

下一個單元,我們要討論的是"干擾"這個主題,謹請期待。

延伸閱讀

  twhsi非同步溝通工具(4) email、私人訊息、手機簡訊 101/200
    twhsi非同步溝通工具(3) 部落格 一個人向世界發聲 100/100
  twhsi非同步溝通工具(2) Google論壇 經營對話的雙人舞 98/100
  twhsi非同步溝通工具(1) 海內 一個中文的SNS人際網站




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Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

twhsi時間管理 線上課程 (28) 杜絕干擾:減少時間浪費:email及電話 106/200

杜絕干擾這個主題會有三篇文章,依次如下,這三篇是我從<<一週工作4小時,晉身新富族>>看到的架構,覺得相當不錯,所以我借用來就減少時間浪費:email及電話、將重複工作批次處理、授權的遊戲規則調整分為三堂課程,一一討論。雖然架構是從別書而來,但是內容則都是自己的經驗及想法。

建立起一個耗時較少的溝通系統,要多利用非同步溝通(如email方式)解決問題,而非同步方式

我們想要減少工作時間的浪費,我覺得要從降低溝通耗時下手,現代社會,需要大量、高品質的溝通。但是,溝通也常常耗費大量時間,永錫覺得應該多思考如何我們自己溝通的方式,減少不必要的耗時。我們今天要談的主題是,處理郵件時間降低、減少打電話的時間,這就開始吧。





(1)處理郵件時間降低

現代人溝通成本最低、最方便的工具之一就是電子郵件,但是許多人也耗費許多時間在電子郵件的閱讀及處理上(或完全不看)。以下幾個建議是我自己實戰的心得,也提供大家參考

a 關掉即時通軟體及郵件軟體的提醒聲音:
這樣子工作時的注意力才不會中斷,關掉後,我覺得心情輕鬆許多,大家不妨試試。

b 減少每天檢查email次數:
永錫每天在固定的時間檢查email,例如早上九點、下午兩點。雖然降低檢查email次數,但是一進入信箱,就要求自己要把email都處理完,才離開,這也是一種批次處理的觀念。

c 將email內容寫的很清晰:
這樣子可以避免別人看不懂,又發了一封email詢問,增加不必要的信件數量。太長的信件一定要分成幾個重點,讓閱讀者讀起來輕鬆,寫完後自己要再讀一次,避免詞不達意,及看看有沒有要補充的事情,這樣的方式反而節省許多不必要溝通時間。

d 不開轉寄的信件:
有些朋友會寄發大量的轉寄信件(有趣的文章、投資資訊),若不想看,可以用email信箱裡面的篩選器或郵件規則,將之分類到垃圾信件,或請朋友不再寄發。值得讀的信或資料,轉到to read list資料夾,有空時慢慢看,不要放在收件匣內。

e 找一個垃圾郵件過濾功能強的email服務:
我所用的gmail服務及apple的mail程式都有很好的垃圾信過濾功能,以前用的yahoo.tw信箱垃圾信過濾的功能不佳。

f 建立自己的通訊錄,批次寄出信件:
利用通訊錄,可以分類批次寄出信件,除了可作個人行銷外,還可以節省大量時間。


g 清空收件匣:
我的email信箱收件匣的部份會儘量清空,這樣子一開email才不會看不清哪些是還沒處理的事情。無法立刻完成的事情放到to do list資料夾,要閱讀的東西放在toread的資料夾,要用別的方式處理的事情(電話,自己動手)的事情放到自己的行動清單,徹底清空收件匣。這樣子一開email永遠只有最新的信件在裡面,也可以省下許多辨識的時間。

h 學習
電子郵件篩選器或郵件規則
設定一些篩選信件規則,在信件收到的同時,一些信件就可以分到垃圾信件區,減少要處理的時間。永錫會將一些朋友的轉寄信件、網站發出的廣告信件、新聞設成規則處理,自動送到不同資料匣,檢少要處理的信件數量。

電子郵件是個重要非同步溝通工具,但是要有良好運用方式,才不會一點一滴偷走我們寶貴時間。




(2)減少打電話的時間

時間管理專家曾經統計過浪費時間的前15個原因,其中第一名就是電話干擾。其實,由於運用許多工具來溝通,永錫打電話的數量越來越少。事前將雜事做好加工處理的工作,確實可以減少打電話的數量及通話時間,但是仍然需要有一些打電話的方法,我也分享一些我使用的技巧和大家分享。

a 擁有完整的通訊錄:
很多人都沒有在電腦中建立通訊錄的習慣,通常使用手寫的通訊錄,或者是手機內的通訊錄,重複謄寫或換手機時,常常就漏失了重要的電話。若能善用電腦中的通訊錄軟體,一來可以和手機做同步,不需重複輸入,二來搜尋快速,就算通訊錄量多也不怕(與我的通訊錄為1200筆)。永錫收到名片時,如果是重要的,就會打字到自己的通訊錄,以便日後聯絡,雖然比較耗時,但是相當重要。這是一個自我行銷的時代,通訊錄就是最好的行銷輔助工具。



b 善用免持聽筒功能:
一般辦公室電話有一個很好用的功能"免持聽筒"(見上圖紅框處),可以讓我們等待對方接聽電話時,空出雙手繼續處理事情,增加效率。

c 批次打電話,規劃交談的內容:
列好電話清單,一次打多個電話;打電話前先規劃一下要講的重點,都可以節省實際通話的時間。老婆常常提醒我要先想清楚自己要問的問題在和別人請益,這樣又尊重對方,又能省下雙方時間。

d 電話旁邊要準備紙筆:
交談時,難免有要紀錄的資料,要隨時準備紙筆在桌上以便紀錄。電話要固定放在左手邊(左撇子放右手),方便手寫紀錄。

e 善用skype等網路電話:
skype可以大幅降低通訊成本,我常常運用skype打國際電話,現在還有一種skype pro功能,讓我們打國內的長途電話也很便宜。

f
改變習慣將"你好嗎?"問候式的話語改變:
接到電話時說"我有什麼事情可以為您服務。"這樣的話語減少打招呼的時間,是一種不錯的節省時間方式。

g 用email或簡訊取代電話交談:

電話溝通需要兩個人同時在場,有時候簡單的事情用簡訊通知,複雜的事情先寫email都可以節省雙方的時間。

我們使用電話的習慣,也可以用20/80法則來思考,把時間用在重要的事情上面,這樣才是較好的方式。

結語
人際關係維護和時間管理,看似兩者有所矛盾,但是我們必須好好的思考自己的溝通系統,這樣才能
找出合宜的方法,才能達成溝通的效果,又能有效運用時間。

下階段要談論的主題是
將重複工作批次處理,下次見。


延伸閱讀
<<一週工作4小時,晉身新富族>>試閱本讀後心得twhsi時間管理線上課程(20) 四個需求之情感需求twhsi非同步溝通工具(4) email、私人訊息、手機簡訊twhsi時間管理線上課程(7) 組織依照場合分類的行動清單【人脈系列】建立人脈是一種技術也是一種能力


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Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

twhsi 時間管理 線上課程 (30) 杜絕干擾:授權 109/200

    
    台灣奇美企業的負責人許先生,他不常上班,除了每週一固定到公司舉行會議,剩下來的六天,他大部分在釣魚。但是他的企業版圖卻持續擴張,是一個台灣重要的企業集團。  

  

      
   
          這樣的觀念,起源於他年輕做烤漆生意時,兩個買主給他的深刻映像:   
         
      
   
          一個日本留學回來的年輕企業家,做事認真,勤快努力   
         
      
   
          一個店開在公園排的老人,卻老是在泡茶,還常常和他說"做生意不用這麼辛苦,年輕人來來,坐下來喝杯茶吧。"   
         
      
   
          原本他認為,認真的年輕人一定會比老人經營的好,讓他驚訝的是,老人的貨越叫越多,相反地,年輕企業家貨卻越叫越少,每次去的時候,還常常聽見他在埋怨師父、工頭很難管理,和他配合不來   
         
      
   
          於是許先生好奇的跑去問老人經營事業的秘訣,只聽見老人喝著茶,輕輕的說"我什麼都不懂,所以交給師父負責,按照成品抽成就好了"。於是許先生體會到授權的好處,不僅可以為自己賺取金錢,更可以賺取最寶貴的人生時間。授權固然能讓我們遠離干擾,節省更多的時間,但是要如何做才能做的好,今天永錫也分享一些我的見解及經驗,我們這就開始吧。   
         
        
         
                     

         
            (1)建立清楚的規則         

         
            永錫常常在各地舉辦研習會,便需要和不同的主辦單位合作。我會先準備好研習會上要做的待辦事項清單,一份給自己參考,一份也給主辦單位,讓雙方都知道有哪些要做的注意事項。之後,並用電子郵件或電話溝通,分配工作,讓合作過程中的問題降到最低,研習會的品質卻能很穩定。         

         
            這就是在授權前建立明確的規則,把要做的事情列出來,誰來做這件事情弄清楚,這樣子就會降低不可預期狀況的可能性。         

        

      

   
         
      
   
         
              

   
          (2)信任、默契、理性溝通   
         
      
   
                  史蒂夫·柯維博士在《第八個習慣》一書中寫到:希臘哲學中建立影響力次序是,信任、默契、理性溝通。我們授權之前,要先注意我們和被授權對象的信任程度,並逐漸在小事情上面建立默契,等到這兩個基礎穩固了,最後才是進入理性溝通的階段。      
              
        
      

              以前永錫在幼稚園上班時,起初和家長溝通時常常出現狀況,因為我往往用英文教學的專業,直接和家長做理性的溝通,這樣的模式,其實是建立在很薄弱的基礎上,自然很容易失敗。後來,我會學著先傾聽家長的聲音,解決他的問題,慢慢建立信任及默契,最後進入理性溝通階段時就相當容易了。      
   
         
      
   
         
              

   
          (3)多用心   
         
      
   
          台灣著名的證嚴法師,成立慈濟功德會,會員遍佈全球,有數百萬人,並且救病濟貧,成就很了不起的事業。法師常常講到一句話"要多用心",年輕的時候常常聽到這句話,卻不是很能體會,年紀長了,社會經歷比較多了,才發現這句話的重要。   
         
      
   
          多用心,不僅是自己要做好事前的思考而已,還要用溫軟的心聽去傾聽他人,站在別人的立場來思考,這樣子做事情才能夠做的好。我們想要做好授權的工作也是如此,不僅是規則的訂定,更要把""的因素考慮進來,這樣才能事半功倍。   
         
      
   
         
              

   
          (4)相信人的潛力   
         
      
   
          永錫的好友老k,曾經和我說過一段話"急的人要給他空間、慢的人要給他時間"。我覺得這句話很有含意,老K的意思是,別人往往比你想像中聰明,要給人機會去證明   
         
      
   
          永錫在青商會持續推動一個"彰化縣兒童英語演講比賽",到目前已經是第年了,每年都有三百多個幼稚園、國小學童參加,是個很有意義的活動。永錫的角色也從以往的執行角色,慢慢退居幕後擔任支持的角色,這也就是一個授權的過程。   
         
   
          青商會年輕的主委(活動承辦人)在辦活動的過程中,逐漸學會活動規劃及執行、財源開發、溝通協調、人力調度等能力。中間當然也會遇到相當多的狀況及問題,但是授權者要相信人的潛力,給予時間和空間。目前這個比賽已經可以獨立運作了,這都是因為當初永錫和資深會有們考慮到做好交棒的動作,在過程中逐步授權,終能讓這個活動能夠長期的執行下去。   
         
   
         
              

   
          (5)外包   
         
      
   
          前陣子讀到一句話"就算這件事全世界沒人做的比您好,也不代表您要親自去做",我覺得這句話很有深意。永錫以前也常常犯這個毛病,會做的事情不敢授權給別人,反而讓自己相當忙碌,卻沒有把一件事情的核心目的掌握好。   
         
      
   
          後來永錫開始學習外包,這是我從<<世界是平的>>這本書學到的觀念,把一些事情,請別人代勞,以舉辦研習會為例,我會請主辦單會負責報名及收費的事宜,請義工團隊擔任研習會的助教,製作活動海報、佈置場地、拍攝影片、錄音、準備活動器材及各類物品、擔任主持人等等。而我則專注於把這場演講講好,把研習會整體的氣氛及效果掌握好,不是靠一個人的力量,而是結合成一個團隊,反而能有更大的影響力   
         
   
          這就是一種工作外包,讓自己可以專注於核心事項,並且不要耗費無數的時間。   
         
      
   
         
              

   
          結語   
         
      
   
          <<一週工作四小時>>這本書的作者提摩西大部分時間都在世界各地旅行,卻能同時經營一個很賺錢的健康營養食品企業,就是因為他能做到授權。很多人覺得賺錢是很重要的事情,但是卻忽略了時間也同等的重要。提摩西在架構他的事業之初,就思考如何能夠降低經營事業的時間,因此他運用了許多授權的技巧--建立規則、外包、用心事前規劃、運用科技力量等方法,讓自己經營事業,卻又能同時經營人生,這是很值得我們學習的。   
         
   
          接下來的課程,我們要介紹的是"晨間時區"的概念,下次見。   
         
   
          延伸閱讀   
                  <<一週工作4小時,晉身新富族>> 一本介紹新富族(New Rich)及時間管理            【台中湧泉 twhsi時間管理與晨間日記研討會】97/1/20 (日)
      
      
   
   
   
         
      
   
         
      
   
         
      
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Re: twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

twhsi 時間管理 線上課程 (31) 晨間時區 110/200
今天早上永錫6:05起床,先下樓去吃早餐(牛奶麥片)、量體重、閱讀<<堂吉訶德>>一書第十八章、並做八段錦,上樓開始安排一日的計劃,寫晨間日記,七點鍾,開始寫這一篇文章。我們今天要討論的主題"晨間時區",是我已經培養已久的習慣,也在此推薦給大家。




彼得.杜拉克在<<有效的管理者>>一書(內地譯名彼得·德魯克<<卓有成效的管理者>>,本文以台灣用法稱呼)提到,有三步驟是管理者有效性的基礎"紀錄自己的時間"、"管理自己的時間"、"集中自己的時間"。杜拉克認為有效的領導者必須估計自己有多少的自由時間,然後保留出一定份量以上的連續性時間。很幸運的,永錫從三年前,就要求自己養成習慣,每天的六點到九點,固定寫日記、閱讀、寫文章,日積月累下來,就成就了我時間管理領域超過100篇的文字稿。

我並不是要每一個人都運用晨間的時區來做事情,有些人是早起的鳥兒,有些人是越晚越美麗的貓頭鷹,但是找出自己的自由時間,變成連續性的時區,每天固定在這段時間內累積實力及能力,我覺得是很好的習慣,也是我要推薦給大家的。因為我習慣早起,所以以晨間時區作為例子,我們這就開始吧。



(1)重要的事情中午之前就搞定

我的每日待辦清單,會分為A、B、C三級,A級屬於最重要的事情,B級是不哪樣重要,但是希望今天完成的,C級則是不大重要的。每天早上,我就開始處理A級的事情(大多耗時較久),這樣到中午時,A級的事情通常就處理的差不多了。下午的時間,由於通常我都比較沒有精神了(尤其是三點以後),就會多做依照場合批次處理的事情(看討論區並回覆、打電話聯繫感情、寫一些重要性較低的email等)。

有時候遇到一些狀況,下午臨時有約會,由於一天中重要的事情都處理了,也不會影響到一天整體的效率。尤其晨間時間時,我若已經寫完文章,有多餘的時間,也可以處理一些重要的事情,可以有效的推動A級事情的進行。



(2)經典晨讀

有人說"每天花點時間,讓心靈沉浸在偉大雋永的智慧思想,可以讓我們面對每天的挑戰,能以更好的角度來看待。"永錫覺得這句話很有道理,最近每天早上,我都會晨讀<<
堂吉訶德>>,這讓我能夠超脫於現在,對一些事情(正義、勇氣、愛等)做一些思考,並寫成部落格文章發表。

這對我而言是很寶貴的時光,是我超出於目前的張永錫,有一個和更大的智慧互動及沈澱的機會。每天早晨,四下無人,寂靜無聲,我的靈魂終於能跑出來,呼吸一下除了監禁在我心靈之內的自由空氣,這是多麼珍貴的事情。我的好朋友們,何不試試呢 :>



(3)沒有干擾的工作時段才能創作

我的人生導師姚仁祿,凌晨五點即起,約需要完整的四個小時,才能深火慢炖,
寫出一篇部落格文章。大陸知名的播客反波,要做出一段Podcast,也需要四個小時的連續工作彼得.杜拉克說,他若要寫一篇報告,如果能關起門來、切斷電話,連續做上五六個小時,一份不錯的初稿就能完成。

一個創作,想要有所品質,就需要能將時間做整批的運用,如果時間是零星組合,縱使總時數相同,成果必然前輩不同。因此,能否管理好自己的時間,讓自己有固定的整批創作時間,就是一件很重要的事情。

永錫寫一篇較長的部落格文章,至少要一個半小時以上(甚至更多,如本篇),但是永錫要求自己,每天不論或長或短,都要有一篇文章的產出,希望利用這樣的寫法,訓練自己成為寫手的能力。這時,擁有晨間時區的好處便凸顯出來,能有足夠的時間,好好的寫好文章,而不耽誤今天其他的事情。



(4)巴布早安團

好友阿信和一群朋友利用台灣的巴布服務(有點像Twitter)成立了巴布早安團,目前有12個成員。每天早上起床,永錫就要到巴布早安團留言,報告起床時間,若是遲到,沒有上去留言,都會扣除點數,累積六點,就會被退團,失去資格。

很多人在研習會中問我要如何養成自律的習慣,我覺得有兩個方法,一個是要好玩、一個就是要有使命感,這兩者都會讓您早晨時自動起床,我覺得巴布早起團就是屬於好玩的那一種。當我們需要點名時,就會要求自己一定要早起,變得比較容易養成習慣,團員iowei就說過"現在早上多了很多時間,都不知道要拿來做什麼。"這真是件很幸福的事情呢。

由於巴布早起團採取封閉會員方式,必須團員邀請才能參加,我也在下方備註之處,將巴布早起團團規貼出,讓有興趣早起的朋友可以參考,自行組成早安團,享受早起的好處。



(5) 晨間日記

永錫每天都會寫晨間日記,從2006/1/7到今天,剛好是兩週年(YA!),也影響了許多朋友一起寫晨間日記。我們利用晨間時區的時間,做檢視自己的動作,是一個很重要的事情。認識自己,我所知道的最好方法之一,就是寫日記。

不僅如此,早上我檢視以前日記,我也能看清楚我寫日記的第二天,就是老婆高中好友結婚的日子(1/8)。因為晨間日記寫在excel上面,屬於連動日記,很容易看出去年、前年的同一天,我們做了哪些事情。因此,寫久了之後,更加能看到晨間日記的無窮魅力。(從今天起,我就能看到過去兩年每一天發生的事情了)

這兩年來,永錫的改變也很多,我想有一部分可以歸功於晨間日記。有興趣的朋友可以參考延伸閱讀的連結,參加寫晨間日記的世界。





結語

一開始早起,是因為同時要上班,同時又要寫落實第八個習慣+感動的論壇文章;後來是因為寫了晨間日記,需要每天早起書寫,日子一天一天過去,最後內化成自己一個習慣。晨間時區,給予我很大的幫助,上班的時間,我和大家一樣工作,但是晨間這幾個小時,就造就了我和其他人的不同。

如果您也習慣早起,別忘記要把晨間時區做妥善的運用,如果您不習慣早起,也可以參考晨間時區的概念,運用在自己的生活中,讓自己有時間持續學習。我們要當一個幸福的行動家,就要有一肩扛起幸福責任的能力,我們彼此共勉。

接下來的課程要繼續討論一個很有意思的主題,weekly compass,裡面並會提及我管理任務的方法,也請期待。

延伸閱讀
工作達人的小秘密--早起 時間管理健身房 66/100
「晨間日記」使用心得及小技巧
145/200 心靈健身房+感動 晨間日記資源整理

反波 http://www.antiwave.net/
姚仁祿老師網站 大小創意巴布早安團 http://buboo.tw/goodmorning
落實第八個習慣+感動


備註(巴布早安團團規)
[巴布早起團]團規  2008/01/01
宗旨:團員們每天早晨互道早安互相督促早起。
運作方式:團員每天於自訂起床時間內利用上網或簡訊,在巴布發佈早安訊息。(為了方便點名,早安訊息請儘可能用回覆"巴布早起團"發佈)
報名方式:回覆"巴布早起團"起床時間與mail,並附上想早起的原因。(起床時間最遲為9:00AM,建議為7:00AM,mail為備用聯絡方式)
點名:每天統計出席狀況,含應到、實到、缺席、請假人數。
缺席:超過起床時間30分鍾未發佈訊息者視為為缺席,丑1。
退團:以月為單位,最高累計丑5,丑6者即日退團,且一個月內不得再入團。
請假:如假日或是前天玩太晚想補眠者可請假,回覆"巴布早起團"請假訊息即可,但一個月不得請假超過5天,且儘量事先請假。(特殊原因如生病、出國出遊者,可超過5天)
修改:由於發佈簡訊慢到缺席、事後請假等原因,需要修改點名者,請於當天內回覆"巴布早起團"做修改。
其他:若是巴布主機掛點,當天暫停一次。




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