twhsi時間管理 線上課程 歡迎PIL朋友一起學習

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twhsi時間管理 線上課程 (23) 燃燒內心火焰 時間管理健身房 95/100

"如果，某一件事情，可以開發我們的天賦才能，喚起心中的熱情，而這個世界也需要，良知也敦促著我們行動，那麼那就是我們的內心火焰"這是史蒂芬.柯維博士影響我很深的想法。當我們滿足自己的四大需求（物質、情感、心智、心靈），這時候，只要一根火柴，就能夠點燃內在能量的爆發。

每一個人在生命的某個階段都會有這樣的經歷：我們內心的火焰熄滅了。這時，與另外一個人的不期而遇或許能夠讓它重新綻放。對那些能夠重新點燃心靈之火的人，我們將會永遠心存感激。－－史懷哲

永錫的母親是台灣慈濟功德會的委員，1994年，母親過世，也開始自己到慈濟功德會上班（八個月）的契機，因為我想要了解影響我母親如此巨大的團體，力量的來源在哪裡？後來，twhsi發現一切的答案就在證嚴法師身上，上人她身材瘦小，卻有過人的堅毅智慧，開設慈濟醫院，帶領著450萬的會員，做著利益眾生的事情。證嚴法師是一個很美的人，心地很美的人，她也是我所說心中燃燒著熊熊烈火的人。

（1） 是過客，還是歸人

這些人、這些事，究竟是我生命歷程中的「過客」還是「歸人」？
--李建復，演唱<<龍的傳人>>的民歌手

之前拜讀李建復<<是歸人？是過客 >>這一篇文章，覺得文內歸人和過客這兩個概念，很值得提出來和大家分享。歸人，就是和我們一輩子有互動的人們，以及我們一生專注的事業；過客則是幾年內利害相關的朋友，或者事業經營的領域。我對自己提出了一個問題：就算擁有熱情，我們目前的內心火焰，是我們一時的熱情？或是我們一生懸命的付出？

這是一個大哉問，twhsi也要求自己，要追求一生懸命的內心火焰，發揮我們在這個世界上的影響力，我們一起加油。

（2）10％工作時間達成80％的成果

twhsi的興趣與專長在於時間管理，最近我對自己提出一個挑戰：幫助別人，用10％工作時間達成80％的成果。這是一個很大的Challage，但是我覺得這是可能的事情。事情的開始，是讀了一個美國作者Timothy Ferriss的著作<<The 4-hour workweek>>，對我影響很大，因為他用乘法，將兩個有名的生產力法則相乘。

80/20法則：只用20％的工作時間，可以完成80％的工作成果
帕金森定律：縮短工作時間，可以加速完成重要的工作

利用80/20法則，可以幫助我們刪除不重要的事情，讓我們專注於最重要的事情，讓我們的工作時間降低到20％。利用帕金森法則，訂定短而明確的截止時間，可以讓20％再節省出一半，達成我所說的用10％工作時間達成80％的成果。理論的大架構如此，但twhsi要求自己在實際的作法上做到這樣的事情，也會繼續和大家分享我的實踐心得。如果達成挑戰，這是一個可以幫助他人很大的事，讓人們有足夠的時間資源來追求自己的to be，自己的幸福，所以我將之設定為筆者第一個內心火焰。

（3）我的2017 2017

我的第二個內心火焰是2017 2017，希望到2017年的時候，我可以影響20萬1700人，藉著twhsi的時間管理方法，成為追求幸福的行動家。

我預計用三個以上的方法來達成這個目標，持續舉辦研習會、出版書籍、發行軟體是其中確定的三項。這一年多來，永錫舉辦了在北京、台北、台中、高雄等地或進入一些企業內部演講的研習會，我也會持續努力，在這個領域深耕，預計10年可以影響1萬人；其次，我們的團隊正在編輯研習會的講義，並作為日後出版書籍的依據（預計會有三部曲，也就是三本），計畫這個部份可以影響10萬人；最後，我們希望能開發手機界面的時間管理軟體，這部份可以影響10萬人。這樣子就能在2017年來臨前，超越20萬人的目標。

這是twhsi的內心火焰，也是我事業的方向，也很歡迎有興趣加入我們團隊的朋友，我們結夥攻頂、事半功倍。

結語
插上蠟燭，就要準備點上火了。成功很簡單，但是點燃內心火焰著實不易，除了自己努力，還需要朋友及家人互相砥礪，才能讓蠟燭長燃不熄。您如果想要點燃自己的內心火焰，歡迎參加我們落實第八個習慣+感動討論區，我們每天24小時，全年無休，等待著您。


最後，就要進入我們線上課程的最後一堂"總結"，請期待。

延伸閱讀


四大需求的文章


twhsi時間管理 線上課程 (22) 四個需求之心靈需求 時間管理健身房 94/100

twhsi時間管理 線上課程 (21) 四個需求之心智需求 時間管理健身房 93/100

twhsi時間管理 線上課程 (20) 四個需求之情感需求 時間管理健身房 92/10

twhsi時間管理 線上課程 (19) 四個需求之物質需求 時間管理健身房 91/10

李建復<<是歸人？是過客 >>文章
慈濟功德會網站 慈濟全球資訊網歡迎參加 落實第八個習慣+感動討論區

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  twhsi時間管理 線上課程 (24) 課程一覽及總結 時間管理健身房 96/100
  從10/24到今天，一個多月的時間，完成了24篇的線上課程，twhsi覺得相當的高興，有馬拉松跑過終點的感覺。這一些日子裡，行進間、休息時，常常構思著要寫的主題和點子，斟酌圖片的挑選，段落的架構，這一個過程讓永錫學習到許多許多。而且這一系列文章在台灣及大陸，都有許多熱情的網友，或留言討論相關的內容，或要晨間日記的範本、或鼓勵我繼續寫文章的話語等，都讓我覺得又驚喜又溫馨，在此也一併感謝大家的支持。
  

這些文章的四個大範圍， "架構完整行動清單"、"做好每日執行計畫"、"運用晨間日記檢視"、"四大需求內心火焰"（詳延伸閱讀），也就是我研習會的架構，我深深相信每一個人都能因為這四個範圍的時間管理知識實踐，而達到自我管理能力的提昇，不僅擁有更好思考能力、更好的執行效能、更重要的是，擁有更多的自由時間，可以去實現自己的夢想。



在本課程第一篇時，我們提時間管理有三個好處，"處於沒有壓力的狀態"、"增強信守承諾的能力"、"掌握快慢之間的節奏"，現在我們在課程結束之際，再來討論一次。

  

1 處於沒有壓力的狀態

行事曆能夠預防手忙腳亂與突發奇想。
--安妮.迪勒，1975年普立茲非小說類獎項得主

當我們能做好 "架構完整行動清單"、"做好每日執行計畫"，表示我們有收集雜事，擁有一份行動清單，及每日計畫的能力。這時候，我們已經對將來臨的一日，一週，做好萬全的準備，就算是有突發狀況的產生，我們也能有較好的應變能力。

twhsi覺得，就像是一個有記帳習慣的人，每天他將傳票清單放入電腦之中，並做好科目的分類，日積月累下來，自然他就能夠掌握好自己的財務狀況，並能進一步的加以改善。會計就是這個人"

設計精緻，方法簡單

"的好工具。時間管理讓我們養成收集雜事，放入行動清單，並用簡單的工具及方法來執行每日計畫，日積月累，自然壓力管理的能力就越來越強，這就是我們能處在無壓力狀況的原因。

別忘了荀子的話"君子生非異也，善假於物也。"，君子並非生來就異於常人，而是他能夠善用工具。我們要學習荀子，善用工具和方法，改善我們生活，作一個幸福的人:>

      

2 增強信守承諾的能力

作為領導者，最重要的特質當然是要正直誠實。如果缺乏這一點，不論在工作團隊、足球場、軍隊或辦公室，你都不可能成功。
--艾森豪

我的奶奶一直是我人生的導師，在我剛出社會時，她耳提面命要我作一個有信用的人，奶奶總是說"信用若是壞了，那就賺不回來了。"年輕的我不大懂，信用又不能賺錢，我又是剛出社會的年輕人，信用到底有什麼用，真的是一知半解。長大以後，我才體會到奶奶的深意--我們想要作一個領導者，就必須在團隊中作一個信守承諾的人。

我們除了時間管理能力增強之外，還要能"運用晨間日記檢視"，看我們是否能做到信守承諾。在寫晨間日記時，是我們和自己心靈對話之時，也檢視自己對自己和別人的承諾是否做到，日復一日、週復一週，就能成為一個說到做到，有信用的人。這樣的方式，就能讓我們取得第二個好處，增強信守承諾的能力。

  

3 掌握快慢之間的節奏

生活就該像麥可．

喬丹打篮球一樣，看起来是非常快速的切入上籃，但是他的「快」却是用無數個「慢」组合起來。

--姚仁祿

伊索寓言《鵝和金蛋》中有一個故事：有一天，一個很窮的農夫在鵝窩裡發現了一個金光閃閃的蛋，更讓他喜出望外的是這個蛋是純金的，呵呵。這之 後，農夫每天都可以從鵝窩裡拿到一個金蛋。一開始，他覺得很高興，每天都有金蛋拿，但一天天過去，農夫卻越來越貪婪，想一次拿到鵝身體裡的所有 金子，成為富翁。有一天，他殺了這隻金鵝，卻失望的發現裡面一個金蛋都沒有，又會到了窮困的生活。

金蛋就是效率，鵝就是效能，若我們關心的是效率而不是效能，我們就像可能農夫一樣犧牲金鵝（效能）來獲得金蛋（效率）。

惟有

我們能照顧好

"四大需求內心火焰"，將我們的四大需求（物質、心智、情感、心靈）都滿足，並擁有自己的內在火焰。我們就能又有效率，又有效能；因為，我們知道應該要做好什麼事情（內心火焰），又擁有充足的精力（四大需求滿足，故有高效能），自然就能夠擁有很高的效率，能夠在生活中掌握好快慢的節奏，上籃得分。

想要能夠在生活中悠閒地漫步，享受慢活，就要照顧好自己的四大需求，這樣的益處是，我們能過一個從容不迫的人生，又能充滿意義。

  

結語

這24堂課的結束，只是一個里程碑的來臨，接下來我們也將用這24篇文章為基礎，推出研習會的講義（初稿樣本見上圖），讓對時間管理有興趣的朋友，更容易學習及吸收；永錫也預計推出新的系列文章，儘請期待。呵呵，我們繼續加油。

"起立、立正、下課"，謝謝大家。

延伸閱讀

第零階段 暖身

   twhsi時間管理 線上課程（1）WHY GTD? 時間管理健身房 73/100
   twhsi時間管理 線上課程（2）三本好書和六個流程 時間管理健身房 74/100  
   twhsi時間管理 線上課程（3）我的一天 時間管理健身房 75/10
  

第一階段 架構完整行動清單

  twhsi時間管理 線上課程（4）完整的行動清單 時間管理健身房 76/100
  twhsi時間管理 線上課程 (5) 收集雜事 時間管理健身房 77/100
  twhsi時間管理 線上課程 (6) 加工處理雜事 時間管理健身房 78/100
  twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單 時間管理健身房 79/100
  twhsi時間管理 線上課程 (8) 組織進階的系統 時間管理健身房 80/100
  

第二階段 做好每日執行計畫

   twhsi時間管理 線上課程 (9) 排程和行動 時間管理健身房 81/100
   twhsi時間管理 線上課程 (10) 每日計畫與排程 時間管理健身房 82/100
   twhsi時間管理 線上課程 (11) 判斷行動的準則 時間管理健身房 83/100
   twhsi時間管理 線上課程 (12) 每日計畫、雙槍、to be 時間管理健身房 84/100
  
  
用一張A4紙，輕鬆做好每日計畫 時間管理健身房 65/100

  


第三個階段 運用晨間日記檢視

   twhsi時間管理 線上課程 (13) 運用晨間日記做好檢視與更新 時間管理健身房 85/100
   twhsi時間管理 線上課程 (14) 晨間日記的一些寫法分享 時間管理健身房 86/100
   twhsi時間管理 線上課程 (15) 我的每週檢視實務分享 時間管理健身房 87/100
     twhsi時間管理 線上課程 (16) 運用晨間日記做好半年檢視實務分享 時間管理健身房 88/100
   twhsi時間管理 線上課程 (17) 最後的流程--更新 時間管理健身房 89/100
  
   用Excel寫出實現夢想的晨間日記（1） 時間管理健身房 69/100  
   用Excel寫出實現夢想的晨間日記（2）如何寫基本頁面 時間管理健身房 70/100
   用Excel寫出實現夢想的晨間日記（3）日記頁面的介紹 時間管理健身房 71/100
   用Excel寫出實現夢想的晨間日記（4）晨間日記小技巧 時間管理健身房 72/100

  
第四個階段 四大需求內心火焰

   twhsi時間管理 線上課程 (18) to be,to have 時間管理健身房 90/100
   twhsi時間管理 線上課程 (19) 四個需求之物質需求 時間管理健身房 91/10
   twhsi時間管理 線上課程 (20) 四個需求之情感需求 時間管理健身房 92/10
   twhsi時間管理 線上課程 (21) 四個需求之心智需求 時間管理健身房 93/100
twhsi時間管理 線上課程 (22) 四個需求之心靈需求 時間管理健身房 94/100
   twhsi時間管理 線上課程 (23) 燃燒內心火焰 時間管理健身房 95/100

[ 本文最後由 twhsi 於 2007-12-2 09:28 編輯 ]

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twhsi時間管理 線上課程 (25) RANDY最新的時間管理演講 103/200

是的，twhsi又開始了時間管理線上課程，這一切都是因為Randy Pausch教授，昨天早上，我收到網友oosherry的一封email，介紹永錫去看一篇部落格文章，11月底Randy在 University of Virginia演講，主題是Time Management（時間管理）。

我深受感動，永錫的母親，56歲時因為乳癌過世，當時我28歲。之後，我常常問自己一個問題，"如果我的母親在28歲時，就發現他的人生已經走了一半，她的人生決定會有哪些改變？"。我看著Randy精彩的演講（您沒看過？這裡 ），心中下了決定，我要繼續寫twhsi的線上課程。目前停在24篇，並不是筆者沒有辦法再寫了，而是因為覺得沒有很完整架構的想法，不想拿出來給大家看。但是，母親及Randy的經驗讓我發現，我現在不做，或許以後就來不及了。

首先要介紹的就是Randy的這場演講。這場演講非常精彩，可惜只有英文版本，所以永錫在看完演講後，也和大家分享重要的段落，讓大家在聽演講時，可以更容易進入狀況，我們就開始吧。

（1）Goals（目標）

眾所皆知的迪士尼樂園是多久時間內建成的？答案是366天。（哇）

這問題及答案告訴我們目標的重要性，Randy在此說明了目標的終極意義是 Fun（讓人們快樂），我們也必需要選擇好重要的行動去執行，一步一步的推動，才可能完成。

這個部份讓twhsi印象最深刻的就是他提到 Inbox isn't to do list.(收件匣和待辦事項清單不同)，真是深獲我心，永錫也立刻在我的email信箱中增加一個to do list檔案夾，把待辦事項和inbox分開。

（2）Avoid wasting time(避免浪費時間)

這部份講到的主題，第一個是書桌的佈置，第二是時間日誌

Randy覺得一個凌亂的書桌是個讓我們浪費許多時間的地方，他的書桌永遠只放需要的東西，以避免自己變成八爪章魚--每每為了找到東西就花費了無數時間。最讓我感興趣的是，他有三台電腦螢幕（見上圖），一個是工作區域，一個放待辦事項，一個放行事曆。今年八月永錫到google北京分公司去參觀時，也發現許多工程師桌上都有三台螢幕，所以我決定，要在辦公室增加一個螢幕，看看效果如何 :>（配合我目前的macbook使用）

其次，Randy建議一定要用"時間日誌"來紀錄自己時間的運用，這點我知道很久了，但是從沒做過，我也會開始使用，並在日後報告心得。

（3）Bosses & delegation（領導與授權）

Specific thing to do
Specific date/time
Specific penaltyOr reward … for THEM
--Alf Weaver

授權也是時間管理重要的一環，當我們能越早授權，被授權的人也能越快速的成長。但是授權也要有技巧，要以尊重他人的方式來進行，更要賞罰分明，才能產生成效。Randy覺得授權要越早越好的概念也落實到家庭中，看看上面的圖片，看得出有何不同嗎？

（4）Specific skills and tools

工具能改變我們做事的方法，對於email，Randy也有一些好方法分享，首先是不要刪信件，因為數位文件可以搜尋；善用副本功能，傳送給重要的人協助您；若別人48小時內沒有回信，可以再次和他們聯絡（打電話或再一次email）。

他也提出了一些不應該過度使用工具的時候，例如假期中不要收發email，平時在家裏少開電視，讓我們的生活品質可以提昇。

若是我們總是把任務拖到最後一分鐘才完成，常常都要付出慘痛的代價。他建議一拿到任務就要馬上進行，儘量提早完成，可以節省許多時間及精力。除此之外，壞的時間管理總是帶來許多壓力，管理時間，就是管理壓力及培養好習慣，要致力於改善自己時間管理能力。

結語

Get a day-timer or PDA （用萬用手冊或掌上型電腦）
Put your TODO list in priority order （待辦清單要有優先次序）
Do a time journal （做好時間日誌）
--Randy最後的建議

在生命只有幾個月時，Randy還堅持要演講時間管理這個主題，讓他的知識經驗及能力，能夠協助更多的人，令人動容，永錫知道，我是一個可以寫的人，所以我也決定持續的寫這個系列下去，我們繼續加油。


延伸閱讀
twhsi時間管理 線上課程 (23) 燃燒內心火焰 twhsi時間管理 線上課程 (22) 四個需求之心靈需求本次演講資料Time Management by Randy Pausch（中文）
本次投影片在這裡（先看過再看影片比較容易看懂）
錄影在這裡

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twhsi時間管理 線上課程 (25) 80/20 法則 104/200

昨天下班前，twhsi把行動清單檢視了一遍，先挑出哪一些是近期一定要做的事情，再把近期不會做的事情歸檔到另外一張清單，其他不大重要的事情，全部刪除。結果我的清單只剩下30％要做的事情，我簡直是吹著口哨下班的，心情很輕鬆，只因為我開始運用一個很簡單的原理--80/20法則。

80/20法則在維基百科的解釋是這樣的"Pareto principle，也稱為80/20法則，此法則指在眾多現象中，80%的結果取決於20%的原因"，在時間管理方面，永錫也發現了和這個法則對應的現象，並將之運用在自己的時間管理系統中。

• 我們百分之八十的工作成果，是在百分之二十的工作時間內完成。
• 我們的工作內容，大部分的結果是低價值的。
• 我們工作時間內，有一小部分的時間，比其他時間能夠生產力更高。

今天我們也藉由三個主題"少一點行動，多一點思考"，"捨棄低價值，追求高效能"，"80％成果，20％時間"討論80/20法則在時間管裡方面的運用，我們這就開始吧。

（1）少一點行動，多一點思考

前些天去保養場保養車子，在等待的時間，和隔壁的一位從事業務的朋友聊起時間管理（他也買過treo 650）。他說他忙得沒有時間思考事情，只能當救火隊，每天奔來走去，承受很大的壓力。

我建議他，可以利用每天早上固定的時間作一些思考（寫寫晨間日記、排定一天的行程），思考的時間增加了，做事的時間反而可以降低。不然每天只是行動而缺乏思考，這樣子只會讓自己越來越忙罷了。

每天播出固定的時間來檢視自己，思考行程（晨間日記、每日計畫），可以讓我們的工作生產力大幅的提昇，這也是一種80/20法則的運用。我們好好思考每天哪些時間可以來作需時久、高價值的事情，如何用批次處理及授權，來減少低價值行動耗費的時間，這樣日復一日，我們的時間管理能力就能夠逐步增強。

（2）捨棄低價值，追求高效能

有哪些事情有高價值？
在twhsi的想法，和家人親密互動、人際聯盟的建立，追求自己生活及事業上的內在火焰，是最有價值的事情。

每天中的哪一段時間，是我最有生產力的時候？
對於我個人，早晨的時間，思慮清楚，又沒有他人的干擾，是我最有生產力的時候。

因此，永錫利用晨間的時間完成晨間日記，寫文章，email，作每日計畫及每週檢視，並思索生活中的重要決定。這樣就是在最有生產力的時間，作對自己最有價值的事情，這是我創造高效能的方法。

（3）80％成果，20％時間

多費工夫在簡單工作上，只是白費精力
--奧卡姆的威廉，提出剃刀定律

完整的行動清單，讓我們前輩小小的事情都能夠掌握；但是我們想要有效率的達到80％的工作成果，就要專注於重要的少數，並全力完成。前面提到我把行動清單的不重要事項刪除，反而能夠讓我們看清楚哪些重要的事情，把精力投注在之上，這樣子就能快速的用20％的工作時間，達成80％的工作成果。

Less is More. 當我們能專注在關鍵少數時，能做出更有生產力的成果，帕金森定律也告訴我們，有較短工作時限及明確截止時間
時，我們的工作效率會大增，結合這80/20定律及帕金森定律，我們就能在較短時間內完成大多數的工作成果，讓我們不用加班，有時間陪伴我們生命中的重要人物--我們的家人。

結語
"能衡量的事物才能管理"
--彼得.杜拉克

我們之前提過完整的工作清單，這些清單都是經過加工後的行動，所以重要性，耗時，都很容易評量。利用我們今天介紹的20/80法則，找出關鍵少數的行動，並在有生產力的時間，快速的完成。這樣的益處是，我們可以獲得充裕的時間，可以作其他高價值的事情（和家人及好友共度）。

下一堂課程，我們將介紹下一個概念，如何在這個資訊泛濫的世界，用較少時間，獲得必要資訊。

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  twhsi時間管理 線上課程 (27) 選擇性的無知 105/200

我們的身邊無時無刻充滿了資訊，有線電視將近百頻道的選擇，數百種中文雜誌，每年出版的中文書籍有四萬多種，還有電影、報紙、廣播、廣告傳單及看板等等，豐富的資訊讓我們的注意力變得貧瘠。西元1472年，當時全球最好的劍橋大學皇后學院圖書館藏書量只有199冊，相較之下，目前的資訊量真是多的驚人。

吸收資訊和每天用餐其實很類似，我們吃東西時都會注意熱量及飲食均衡，多吃蔬菜、水果、魚肉，少吃肉類、脂肪，並且多做運動。資訊的吸收也是如此，過多的資訊及不具營養價值的資訊，都是不必要的，愛因斯坦曾說"讀太多又太少動腦的人，會染上懶得思考的習慣。"，所以吸收資訊也要有合適的方式。永錫建議我們要採取"選擇性的無知"這種策略，讓自己不要在資訊的洪流中淹沒了。

（1）降低資訊量吸收量
學習忽視，是心靈平靜的最佳途徑
--羅勃.斯威爾

認識twhsi的朋友都知道，我不用msn之類的即時通軟體（很少的狀況下用gtalk），事實上，我看報紙只看工商時報，電視最常看的是<<超級星光大道>>，很少看電影及DVD，其他看電視的時間多是陪孩子看東森幼幼台。

永錫建議要學習捨棄所有不相關、不重要、無法運用的資訊，因為我們的注意力太珍貴了，我們必須用在值得運用的地方。不用msn是覺得他會不斷的打斷我的注意力，而找回注意力要花上許多時間；看工商時報是因為我最需要關心的是經濟問題，和個人的財務狀況最相關；看<<超級星光大道>>是我覺得很愉快很休閒的事情，很少看電影和DVD是因為要多陪孩子，看東森幼幼台，可以陪小孩，也可以一邊看書，並有共同話題。

我減少檢查email的次數，減少播出電話，減少rss的訂閱，儘量採取非同步溝通的方式聯絡（email、簡訊、SNS網站等），允許自己"不知道"某些事情，讓自己的注意力上升，長期下來，我發現我的時間增加了，專注力也更好。

（2）虛擬及實體智囊團

但是，僅僅降低資訊量是不夠的，有許多時候，我們需要一些立即、重要、可用的資訊，要如何取得呢？

我覺得要建立起虛擬及實體的智囊團，虛擬智囊團指的是cold network，不需要常常碰面就可以運用的智囊團資源，實體智囊團指的是hot network，需要聚會碰面才能維繫的資源，我們一一討論。

我覺得我們之前在非線性溝通的系列文章中討論的google論壇，SNS網站、部落格，就是在協助我們建立虛擬的智囊團，我們利用網際網路，可以找到各行各業的專家，並且請問他們的意見。平時可以分享興趣及交流意見（在一天的24小時內都可以做）。有需要時，可以將虛擬人脈化成實體，直接打電話聯絡或拜訪請益，直接解決問題。例如今年8月，永錫到北京去演講，事實上北京我是一個人都不認識的，透過論壇發佈消息，就有三名朋友擔任義工角色，成功的舉辦研習會。

永錫參加的實體智囊團就是青商會，也有近十年的經歷了，算的上是資深會員，藉由參加社團聚會可以交流各種地方上的資訊，有需要時，也可以打個電話就取得協助，是我覺得很好的智囊團形式。同年齡的朋友在這十年間也一起成長，經歷人生的風浪，相濡以沫，形成很強大的力量。

虛擬智囊團可以在任何時間進行，是一個很有效益的工具，實體智囊團雖然耗時較多，但是總是一種批次增加人脈資源的方式，若是長期來看，算起來效益也很高。有了很好的人際智囊團，有需要資訊時，就可以親自問人，快速取得可信度極高的資訊，就可以彌補第一項降低資訊吸收量的缺失。

（3）吸收健康的資訊

有一些資訊有助於建立自己正面的心態，並更加增加瞭解世界，那就要要求自己養成吸收這些資訊的好習慣，這就像是要有健康的身體，除了飲食均衡外，還要輔之以運動，才能事半功倍。

經典晨讀就是一個很好的習慣，利用早晨的時間，閱讀一些偉大的小說（目前是每天看一章的堂吉訶德），是一個持續一輩子得好習慣。除此之外，創作本身也是一種好習慣，我自己是習慣敲敲鍵盤寫寫文章，我有一個堂哥則是國樂演奏家，藉著演奏樂曲，抒發自己的情感。這些費時耗力（讀經典、寫文章、演奏樂器等）的習慣，其實就是一種生命中的創作，回饋給自己很多好的影響，就如同運動讓我們身體更加強壯，創作也讓我們得心靈、心智更加健康。

結語
我們需要在完全無知和資訊洪流之間，選擇出一條適合自己的路，否則我們就不可能好好的運用好自己的時間。完全無知雖然讓我們擁有許多時間，但是卻沒有辦法培養運用能力；吸收過量資訊，卻讓我們失去了時間及專注的能力，兩者都不適當。常常問自己這個資訊是不是不相關、不重要、無法運用的，會讓自己學著放下，重新選擇立即、重要、可用的資訊，才能讓我們有時間，有專注力，解決好眼前的問題。

下一個單元，我們要討論的是"干擾"這個主題，謹請期待。

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twhsi時間管理 線上課程 (28) 杜絕干擾：減少時間浪費：email及電話 106/200

杜絕干擾這個主題會有三篇文章，依次如下，這三篇是我從<<一週工作4小時，晉身新富族>>看到的架構，覺得相當不錯，所以我借用來就減少時間浪費：email及電話、將重複工作批次處理、授權的遊戲規則調整分為三堂課程，一一討論。雖然架構是從別書而來，但是內容則都是自己的經驗及想法。

建立起一個耗時較少的溝通系統，要多利用非同步溝通（如email方式）解決問題，而非同步方式

我們想要減少工作時間的浪費，我覺得要從降低溝通耗時下手，現代社會，需要大量、高品質的溝通。但是，溝通也常常耗費大量時間，永錫覺得應該多思考如何我們自己溝通的方式，減少不必要的耗時。我們今天要談的主題是，處理郵件時間降低、減少打電話的時間，這就開始吧。

（1）處理郵件時間降低

現代人溝通成本最低、最方便的工具之一就是電子郵件，但是許多人也耗費許多時間在電子郵件的閱讀及處理上（或完全不看）。以下幾個建議是我自己實戰的心得，也提供大家參考

a 關掉即時通軟體及郵件軟體的提醒聲音:
這樣子工作時的注意力才不會中斷，關掉後，我覺得心情輕鬆許多，大家不妨試試。

b 減少每天檢查email次數：
永錫每天在固定的時間檢查email，例如早上九點、下午兩點。雖然降低檢查email次數，但是一進入信箱，就要求自己要把email都處理完，才離開，這也是一種批次處理的觀念。

c 將email內容寫的很清晰：
這樣子可以避免別人看不懂，又發了一封email詢問，增加不必要的信件數量。太長的信件一定要分成幾個重點，讓閱讀者讀起來輕鬆，寫完後自己要再讀一次，避免詞不達意，及看看有沒有要補充的事情，這樣的方式反而節省許多不必要溝通時間。

d 不開轉寄的信件：
有些朋友會寄發大量的轉寄信件（有趣的文章、投資資訊），若不想看，可以用email信箱裡面的篩選器或郵件規則，將之分類到垃圾信件，或請朋友不再寄發。值得讀的信或資料，轉到to read list資料夾，有空時慢慢看，不要放在收件匣內。

e 找一個垃圾郵件過濾功能強的email服務：
我所用的gmail服務及apple的mail程式都有很好的垃圾信過濾功能，以前用的yahoo.tw信箱垃圾信過濾的功能不佳。

f 建立自己的通訊錄，批次寄出信件：
利用通訊錄，可以分類批次寄出信件，除了可作個人行銷外，還可以節省大量時間。

g 清空收件匣：
我的email信箱收件匣的部份會儘量清空，這樣子一開email才不會看不清哪些是還沒處理的事情。無法立刻完成的事情放到to do list資料夾，要閱讀的東西放在toread的資料夾，要用別的方式處理的事情（電話，自己動手）的事情放到自己的行動清單，徹底清空收件匣。這樣子一開email永遠只有最新的信件在裡面，也可以省下許多辨識的時間。

h 學習電子郵件篩選器或郵件規則：
設定一些篩選信件規則，在信件收到的同時，一些信件就可以分到垃圾信件區，減少要處理的時間。永錫會將一些朋友的轉寄信件、網站發出的廣告信件、新聞設成規則處理，自動送到不同資料匣，檢少要處理的信件數量。

電子郵件是個重要非同步溝通工具，但是要有良好運用方式，才不會一點一滴偷走我們寶貴時間。

（2）減少打電話的時間

時間管理專家曾經統計過浪費時間的前15個原因，其中第一名就是電話干擾。其實，由於運用許多工具來溝通，永錫打電話的數量越來越少。事前將雜事做好加工處理的工作，確實可以減少打電話的數量及通話時間，但是仍然需要有一些打電話的方法，我也分享一些我使用的技巧和大家分享。

a 擁有完整的通訊錄：
很多人都沒有在電腦中建立通訊錄的習慣，通常使用手寫的通訊錄，或者是手機內的通訊錄，重複謄寫或換手機時，常常就漏失了重要的電話。若能善用電腦中的通訊錄軟體，一來可以和手機做同步，不需重複輸入，二來搜尋快速，就算通訊錄量多也不怕（與我的通訊錄為1200筆）。永錫收到名片時，如果是重要的，就會打字到自己的通訊錄，以便日後聯絡，雖然比較耗時，但是相當重要。這是一個自我行銷的時代，通訊錄就是最好的行銷輔助工具。

b 善用免持聽筒功能：
一般辦公室電話有一個很好用的功能"免持聽筒"（見上圖紅框處），可以讓我們等待對方接聽電話時，空出雙手繼續處理事情，增加效率。

c 批次打電話，規劃交談的內容：
列好電話清單，一次打多個電話；打電話前先規劃一下要講的重點，都可以節省實際通話的時間。老婆常常提醒我要先想清楚自己要問的問題在和別人請益，這樣又尊重對方，又能省下雙方時間。

d 電話旁邊要準備紙筆：
交談時，難免有要紀錄的資料，要隨時準備紙筆在桌上以便紀錄。電話要固定放在左手邊（左撇子放右手），方便手寫紀錄。

e 善用skype等網路電話：
skype可以大幅降低通訊成本，我常常運用skype打國際電話，現在還有一種skype pro功能，讓我們打國內的長途電話也很便宜。

f 改變習慣將"你好嗎？"問候式的話語改變：
接到電話時說"我有什麼事情可以為您服務。"這樣的話語減少打招呼的時間，是一種不錯的節省時間方式。

g 用email或簡訊取代電話交談：
電話溝通需要兩個人同時在場，有時候簡單的事情用簡訊通知，複雜的事情先寫email都可以節省雙方的時間。

我們使用電話的習慣，也可以用20/80法則來思考，把時間用在重要的事情上面，這樣才是較好的方式。

結語
人際關係維護和時間管理，看似兩者有所矛盾，但是我們必須好好的思考自己的溝通系統，這樣才能找出合宜的方法，才能達成溝通的效果，又能有效運用時間。

下階段要談論的主題是將重複工作批次處理，下次見。


延伸閱讀
<<一週工作4小時，晉身新富族>>試閱本讀後心得twhsi時間管理線上課程(20) 四個需求之情感需求twhsi非同步溝通工具（4） email、私人訊息、手機簡訊twhsi時間管理線上課程(7) 組織依照場合分類的行動清單【人脈系列】建立人脈是一種技術也是一種能力

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twhsi 時間管理 線上課程 (30) 杜絕干擾：授權 109/200

    

    台灣奇美企業的負責人許先生，他不常上班，除了每週一固定到公司舉行會議，剩下來的六天，他大部分在釣魚。但是他的企業版圖卻持續擴張，是一個台灣重要的企業集團。  

  
      
              這樣的觀念，起源於他年輕做烤漆生意時，兩個買主給他的深刻映像：   
         
         
          一個日本留學回來的年輕企業家，做事認真，勤快努力   
         
         
          一個店開在公園排的老人，卻老是在泡茶，還常常和他說"做生意不用這麼辛苦，年輕人來來，坐下來喝杯茶吧。"   
         
         
          原本他認為，認真的年輕人一定會比老人經營的好，讓他驚訝的是，老人的貨越叫越多，相反地，年輕企業家貨卻越叫越少，每次去的時候，還常常聽見他在埋怨師父、工頭很難管理，和他配合不來。   
         
         
          於是許先生好奇的跑去問老人經營事業的秘訣，只聽見老人喝著茶，輕輕的說"我什麼都不懂，所以交給師父負責，按照成品抽成就好了"。於是許先生體會到授權的好處，不僅可以為自己賺取金錢，更可以賺取最寶貴的人生時間。授權固然能讓我們遠離干擾，節省更多的時間，但是要如何做才能做的好，今天永錫也分享一些我的見解及經驗，我們這就開始吧。   
         

        

         

                     

         

            （1）建立清楚的規則         

         

            永錫常常在各地舉辦研習會，便需要和不同的主辦單位合作。我會先準備好研習會上要做的待辦事項清單，一份給自己參考，一份也給主辦單位，讓雙方都知道有哪些要做的注意事項。之後，並用電子郵件或電話溝通，分配工作，讓合作過程中的問題降到最低，研習會的品質卻能很穩定。         

         

            這就是在授權前建立明確的規則，把要做的事情列出來，誰來做這件事情弄清楚，這樣子就會降低不可預期狀況的可能性。         

        

      

   
         
         
         

              

   
          （2）信任、默契、理性溝通   
         
         
                  史蒂夫·柯維博士在《第八個習慣》一書中寫到：希臘哲學中建立影響力次序是，信任、默契、理性溝通。我們授權之前，要先注意我們和被授權對象的信任程度，並逐漸在小事情上面建立默契，等到這兩個基礎穩固了，最後才是進入理性溝通的階段。      
              
              
              以前永錫在幼稚園上班時，起初和家長溝通時常常出現狀況，因為我往往用英文教學的專業，直接和家長做理性的溝通，這樣的模式，其實是建立在很薄弱的基礎上，自然很容易失敗。後來，我會學著先傾聽家長的聲音，解決他的問題，慢慢建立信任及默契，最後進入理性溝通階段時就相當容易了。      
   
         
         
         

              

   
          （3）多用心   
         
         
          台灣著名的證嚴法師，成立慈濟功德會，會員遍佈全球，有數百萬人，並且救病濟貧，成就很了不起的事業。法師常常講到一句話"要多用心"，年輕的時候常常聽到這句話，卻不是很能體會，年紀長了，社會經歷比較多了，才發現這句話的重要。   
         
         
          多用心，不僅是自己要做好事前的思考而已，還要用溫軟的心聽去傾聽他人，站在別人的立場來思考，這樣子做事情才能夠做的好。我們想要做好授權的工作也是如此，不僅是規則的訂定，更要把"人"的因素考慮進來，這樣才能事半功倍。   
         
         
         

              

   
          （4）相信人的潛力   
         
         
          永錫的好友老k，曾經和我說過一段話"急的人要給他空間、慢的人要給他時間"。我覺得這句話很有含意，老K的意思是，別人往往比你想像中聰明，要給人機會去證明。   
         
         
          永錫在青商會持續推動一個"彰化縣兒童英語演講比賽"，到目前已經是第六年了，每年都有三百多個幼稚園、國小學童參加，是個很有意義的活動。永錫的角色也從以往的執行角色，慢慢退居幕後擔任支持的角色，這也就是一個授權的過程。   
         
   
          青商會年輕的主委（活動承辦人）在辦活動的過程中，逐漸學會活動規劃及執行、財源開發、溝通協調、人力調度等能力。中間當然也會遇到相當多的狀況及問題，但是授權者要相信人的潛力，給予時間和空間。目前這個比賽已經可以獨立運作了，這都是因為當初永錫和資深會有們考慮到做好交棒的動作，在過程中逐步授權，終能讓這個活動能夠長期的執行下去。   
         
   
         

              

   
          （5）外包   
         
         
          前陣子讀到一句話"就算這件事全世界沒人做的比您好，也不代表您要親自去做"，我覺得這句話很有深意。永錫以前也常常犯這個毛病，會做的事情不敢授權給別人，反而讓自己相當忙碌，卻沒有把一件事情的核心目的掌握好。   
         
         
          後來永錫開始學習外包，這是我從<<世界是平的>>這本書學到的觀念，把一些事情，請別人代勞，以舉辦研習會為例，我會請主辦單會負責報名及收費的事宜，請義工團隊擔任研習會的助教，製作活動海報、佈置場地、拍攝影片、錄音、準備活動器材及各類物品、擔任主持人等等。而我則專注於把這場演講講好，把研習會整體的氣氛及效果掌握好，不是靠一個人的力量，而是結合成一個團隊，反而能有更大的影響力。   
         
   
          這就是一種工作外包，讓自己可以專注於核心事項，並且不要耗費無數的時間。   
         
         
         

              

   
          結語   
         
         
          <<一週工作四小時>>這本書的作者提摩西大部分時間都在世界各地旅行，卻能同時經營一個很賺錢的健康營養食品企業，就是因為他能做到授權。很多人覺得賺錢是很重要的事情，但是卻忽略了時間也同等的重要。提摩西在架構他的事業之初，就思考如何能夠降低經營事業的時間，因此他運用了許多授權的技巧--建立規則、外包、用心事前規劃、運用科技力量等方法，讓自己經營事業，卻又能同時經營人生，這是很值得我們學習的。   
         
   
          接下來的課程，我們要介紹的是"晨間時區"的概念，下次見。   
         
   
          延伸閱讀   
                  <<一週工作4小時，晉身新富族>> 一本介紹新富族（New Rich）及時間管理            【台中湧泉 twhsi時間管理與晨間日記研討會】97/1/20 (日)
      
         
   
             
         
         
         
         
      

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twhsi 時間管理 線上課程 (31) 晨間時區 110/200

今天早上永錫6：05起床，先下樓去吃早餐（牛奶麥片）、量體重、閱讀<<堂吉訶德>>一書第十八章、並做八段錦，上樓開始安排一日的計劃，寫晨間日記，七點鍾，開始寫這一篇文章。我們今天要討論的主題"晨間時區"，是我已經培養已久的習慣，也在此推薦給大家。

彼得.杜拉克在<<有效的管理者>>一書（內地譯名彼得·德魯克<<卓有成效的管理者>>，本文以台灣用法稱呼）提到，有三步驟是管理者有效性的基礎"紀錄自己的時間"、"管理自己的時間"、"集中自己的時間"。杜拉克認為有效的領導者必須估計自己有多少的自由時間，然後保留出一定份量以上的連續性時間。很幸運的，永錫從三年前，就要求自己養成習慣，每天的六點到九點，固定寫日記、閱讀、寫文章，日積月累下來，就成就了我時間管理領域超過100篇的文字稿。

我並不是要每一個人都運用晨間的時區來做事情，有些人是早起的鳥兒，有些人是越晚越美麗的貓頭鷹，但是找出自己的自由時間，變成連續性的時區，每天固定在這段時間內累積實力及能力，我覺得是很好的習慣，也是我要推薦給大家的。因為我習慣早起，所以以晨間時區作為例子，我們這就開始吧。

（1）重要的事情中午之前就搞定

我的每日待辦清單，會分為A、B、C三級，A級屬於最重要的事情，B級是不哪樣重要，但是希望今天完成的，C級則是不大重要的。每天早上，我就開始處理A級的事情（大多耗時較久），這樣到中午時，A級的事情通常就處理的差不多了。下午的時間，由於通常我都比較沒有精神了（尤其是三點以後），就會多做依照場合批次處理的事情（看討論區並回覆、打電話聯繫感情、寫一些重要性較低的email等）。

有時候遇到一些狀況，下午臨時有約會，由於一天中重要的事情都處理了，也不會影響到一天整體的效率。尤其晨間時間時，我若已經寫完文章，有多餘的時間，也可以處理一些重要的事情，可以有效的推動A級事情的進行。

（2）經典晨讀

有人說"每天花點時間，讓心靈沉浸在偉大雋永的智慧思想，可以讓我們面對每天的挑戰，能以更好的角度來看待。"永錫覺得這句話很有道理，最近每天早上，我都會晨讀<<堂吉訶德>>，這讓我能夠超脫於現在，對一些事情（正義、勇氣、愛等）做一些思考，並寫成部落格文章發表。

這對我而言是很寶貴的時光，是我超出於目前的張永錫，有一個和更大的智慧互動及沈澱的機會。每天早晨，四下無人，寂靜無聲，我的靈魂終於能跑出來，呼吸一下除了監禁在我心靈之內的自由空氣，這是多麼珍貴的事情。我的好朋友們，何不試試呢 :>

（3）沒有干擾的工作時段才能創作

我的人生導師姚仁祿，凌晨五點即起，約需要完整的四個小時，才能深火慢炖，寫出一篇部落格文章。大陸知名的播客反波，要做出一段Podcast，也需要四個小時的連續工作。彼得.杜拉克說，他若要寫一篇報告，如果能關起門來、切斷電話，連續做上五六個小時，一份不錯的初稿就能完成。

一個創作，想要有所品質，就需要能將時間做整批的運用，如果時間是零星組合，縱使總時數相同，成果必然前輩不同。因此，能否管理好自己的時間，讓自己有固定的整批創作時間，就是一件很重要的事情。

永錫寫一篇較長的部落格文章，至少要一個半小時以上（甚至更多，如本篇），但是永錫要求自己，每天不論或長或短，都要有一篇文章的產出，希望利用這樣的寫法，訓練自己成為寫手的能力。這時，擁有晨間時區的好處便凸顯出來，能有足夠的時間，好好的寫好文章，而不耽誤今天其他的事情。

（4）巴布早安團

好友阿信和一群朋友利用台灣的巴布服務（有點像Twitter）成立了巴布早安團，目前有12個成員。每天早上起床，永錫就要到巴布早安團留言，報告起床時間，若是遲到，沒有上去留言，都會扣除點數，累積六點，就會被退團，失去資格。

很多人在研習會中問我要如何養成自律的習慣，我覺得有兩個方法，一個是要好玩、一個就是要有使命感，這兩者都會讓您早晨時自動起床，我覺得巴布早起團就是屬於好玩的那一種。當我們需要點名時，就會要求自己一定要早起，變得比較容易養成習慣，團員iowei就說過"現在早上多了很多時間，都不知道要拿來做什麼。"這真是件很幸福的事情呢。

由於巴布早起團採取封閉會員方式，必須團員邀請才能參加，我也在下方備註之處，將巴布早起團團規貼出，讓有興趣早起的朋友可以參考，自行組成早安團，享受早起的好處。

（5） 晨間日記

永錫每天都會寫晨間日記，從2006/1/7到今天，剛好是兩週年（YA!），也影響了許多朋友一起寫晨間日記。我們利用晨間時區的時間，做檢視自己的動作，是一個很重要的事情。認識自己，我所知道的最好方法之一，就是寫日記。

不僅如此，早上我檢視以前日記，我也能看清楚我寫日記的第二天，就是老婆高中好友結婚的日子（1/8）。因為晨間日記寫在excel上面，屬於連動日記，很容易看出去年、前年的同一天，我們做了哪些事情。因此，寫久了之後，更加能看到晨間日記的無窮魅力。（從今天起，我就能看到過去兩年每一天發生的事情了）

這兩年來，永錫的改變也很多，我想有一部分可以歸功於晨間日記。有興趣的朋友可以參考延伸閱讀的連結，參加寫晨間日記的世界。

結語

一開始早起，是因為同時要上班，同時又要寫落實第八個習慣＋感動的論壇文章；後來是因為寫了晨間日記，需要每天早起書寫，日子一天一天過去，最後內化成自己一個習慣。晨間時區，給予我很大的幫助，上班的時間，我和大家一樣工作，但是晨間這幾個小時，就造就了我和其他人的不同。

如果您也習慣早起，別忘記要把晨間時區做妥善的運用，如果您不習慣早起，也可以參考晨間時區的概念，運用在自己的生活中，讓自己有時間持續學習。我們要當一個幸福的行動家，就要有一肩扛起幸福責任的能力，我們彼此共勉。

接下來的課程要繼續討論一個很有意思的主題，weekly compass，裡面並會提及我管理任務的方法，也請期待。

延伸閱讀
工作達人的小秘密--早起 時間管理健身房 66/100
「晨間日記」使用心得及小技巧
145/200　心靈健身房+感動　晨間日記資源整理

反波 http://www.antiwave.net/
姚仁祿老師網站 大小創意巴布早安團 http://buboo.tw/goodmorning
落實第八個習慣+感動


備註（巴布早安團團規）
[巴布早起團]團規  2008/01/01
宗旨：團員們每天早晨互道早安互相督促早起。
運作方式：團員每天於自訂起床時間內利用上網或簡訊，在巴布發佈早安訊息。(為了方便點名，早安訊息請儘可能用回覆"巴布早起團"發佈)
報名方式：回覆"巴布早起團"起床時間與mail，並附上想早起的原因。(起床時間最遲為9:00AM，建議為7:00AM，mail為備用聯絡方式)
點名：每天統計出席狀況，含應到、實到、缺席、請假人數。
缺席：超過起床時間30分鍾未發佈訊息者視為為缺席，丑1。
退團：以月為單位，最高累計丑5，丑6者即日退團，且一個月內不得再入團。
請假：如假日或是前天玩太晚想補眠者可請假，回覆"巴布早起團"請假訊息即可，但一個月不得請假超過5天，且儘量事先請假。(特殊原因如生病、出國出遊者，可超過5天)
修改：由於發佈簡訊慢到缺席、事後請假等原因，需要修改點名者，請於當天內回覆"巴布早起團"做修改。
其他：若是巴布主機掛點，當天暫停一次。