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[GTD] GTD軟體使用實務研討+Ready for Anything書籍討論(2005.11 NEW)

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發表於 2003-9-23 09:21 |顯示全部樓層
最近使用GTD時,覺得整個GTD軟體系統達不到自己使用上的要求,所以花了一些時間將自己的軟體系統做改變(說好聽叫升級),希望更能節省時間。因為我雖然已經很好的收件匣系統,每週REVIEW的概念,但是對於任務及下一步行動清單的處理始終不夠明確,往往每天還要手寫一些待辦事項帶出門處理,希望本次改變能有所進步,以下是至今的心得。

一起始想採用BONSAI,但考慮到和TODO連結的複雜性,所以先用LIFE BALANCE處理,也重新溫習了許多Art(超強)及Zombie的文章,將OUTLINER及場所(PLACE)的觀念,好好地研讀一遍。

好了,現在早上起床後可以印出明確的代辦事項清單了,LIFE BALANCE中設定階層化大綱及TODO一次呈現的方式我也非常喜歡,但是心中還是覺得不夠完美(所有代辦事項是英文),還是很希望擁有桌面端的”中文化”處理能力。所以後來還是回到BONSAI和TODO合併處理的方式。

繼續研究下去又看了許多supercat,katzel,Palmomic(超強)的文章,但是感覺軟體系統上仍然有許多要討論的地方,所以也寫了這篇文章,一方面提出自己使用的心得供大家討論,一方面也提出一些自己的問題請大家指教。

目前我硬軟體的配備如下
==硬體:
TREO 180(有鍵盤,我現在在學無蝦米,希望以後可多在PALM上完成輸入動作)
Notebook(Compaq Presario 2700,目前大部份輸入事項在此完成)

==軟體(PALM)
1. Diddlebug
我用來做收件匣,設定成四大天王按鍵之一,隨時手寫(手畫?)輸入,並可以作為倒數鬧鐘之用。

2.BONSAI
強大的OUTLINER,桌面端程式和中文相容,且和PALM同步時十分穩定,和todo連結也很好。我用來設計”任務”及”下一步行動”,並在每週利用BONSAI 來review。(請參考Palmomic的發言)

3. TODO PLUS  
BONSAI有一個缺點_無法直接做出”下一步行動清單”,我們必須從bonsai中設定和todo資料庫的連結來達成。但是因為TODO PLUS提供依照時間不同的檢視(已到期,今天,明天,本週內,七天內,下週等),可以減少”下一步行動清單”的長度。
另外,我也在todo plus(先在bonsoai中做好)利用各種不同的category來做場合的分類,如@home, @OFFICE, *OFFICE, $OFFICE,這也可以減少一個分類中”下一步行動清單”的長度。(請參考Art及Zombie的文章)

4. DATEBK+
提供簡單的行事曆功能,也有FLOATING EVENT的設定,可以有CHECK BOX,體積小速度快。我利用他將HARD LANDSCAPE的內容寫入。目前也在試用DATEBK5,但是未上手。

5. SPLASH SHOPPER
購買物品的代辦清單則列到此軟體,一樣依照地點作類別如@bookstore, @department store, @九九大賣場,@夜市,由於其支援桌面端,大量輸入採購事項時很方便。
  
6. FIND HACK  
可以找單一程式下的文書資料,例如我在Outliner的標題會加註相關人員,如”*SALLY 討論活動企劃案”,但我碰到SALLY時,我就搜索一下SALLY,所有要和SALLY談的代辦事項就會出現,很方便。

==軟體(PALM)
1.Mindmanager
在GTD較高層次(年度計畫,人生角色),我利用這個軟體來處理,並輸出成HTML檔(因為大多只需要每週檢視但無需更改)。

2.Palm Desktop
我用來快速調整TODO資料庫中的CATEGORY及日期,等於在LIFE BALANCE上自動的功能在此要用手動,但是還不錯。
我也利用列印功能印出代辦事項,工作時一目了然,快速進行自己的工作。

=現階段問題
1.Datebk5使用問題
看到Palmomic文章介紹覺得此軟體很好用,但是很複雜,有無比較好的學習心得分享呢?
更新:
已經改用Agendus Desktop,可達到所有需求。

2.Due day 的問題
我在OUTLINER 中REVIEW時,會將很多事設到TODAY,但是時常做不完,所以只能用DUE DAY來看,時間不用很久DUE DAY清單就很長了,目前我是手動在Palm Desktop中調整, 不知有比較好的方式(life balance的方式就可好,但不支援中文)。
更新:
可將TODO日期改為今日的程式
http://www.palmislife.com/~risum ... chives/00000179.htm

3.Repeat todo管理的問題
我在OUTLINER也設了很多的REPEAT TODO,但是我發現在OUTLINER無法設定REPEAT事件,所以我想要到TODO PLUS中設定,但又覺得不安全(無法由OUTLINER管控),不知道有沒有比較好的方式?
更新:
Agendus Desktop可在桌面端 PC端同時做到

[ Last edited by twhsi on 2005-11-21 at 07:39 ]

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發表於 2003-9-23 09:47 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

最近在GTD_palm的yahoo 群組中有人提到CanDo 跟Getting Things Done這兩套新的軟體,
總體評價似乎不差,也許可以試一下.
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發表於 2003-9-23 22:38 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

我裝了CANDO在
TREO180當機
ACER S10則OK

我關上CJKOS及X_MASTER也照當,真怪
但是CANDO概念很有LIFEBALANCE的PLACE概念
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發表於 2003-9-23 23:34 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

基本上DATEBOOK5不做設定(不過至少NON-ROMAN要勾選)也是用起來滿順手的
所有的設定都只是為了更符合自己的使用習慣
讓呈現的介面更討喜一點
我覺得DATEBOOK5除了介面可以自定的優點之外
最好用的就是TODO 和 APP可以預先將類別的各項設定做好
新增時只要作分類的動作就可以了
還有就是鬧鐘的功能有不錯
TODOPLUS的鬧鐘功能有點殘障
所以建議TODO的鬧鐘在DB5設定會比較順手一點
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發表於 2003-9-24 06:35 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

TO zombie

我目前想用
LIFE BALANCE來管理REPEAT TTODO
不過LIFE BALANCE 時間概念有點難懂
好像是一種FLOATING REPEAT型態
可以請您說明一下嗎

謝謝您的回答

TO supercat
謝謝您的回答
目前還在
DATEBOOK+及DATEBOOK5兩者游移中
因為我覺得DATEBOOK+可做到大部分我需要的功能
(floating event有check box,也可以做到Include的功能,只是並不能計算天數)
體積及速度表現都很好
目前仍然在二者間比較
THANKS!
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發表於 2003-9-24 08:45 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

TO supercat
另外一個問題
我在BONSAI設的下一步行動
同步到PALM上的TODO時並無問題
但當我CHECK完後
又會有一個一樣的TODO事項出現
原因為何呢?
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發表於 2003-9-24 08:49 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

TO zombie
"Getting Things Done"找不到下載點呢
真奇怪,
不知道哪裡下載
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發表於 2003-9-24 10:00 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

Originally posted by twhsi at 2003-9-24 06:35 AM:
TO zombie

我目前想用
LIFE BALANCE來管理REPEAT TTODO
不過LIFE BALANCE 時間概念有點難懂
好像是一種FLOATING REPEAT型態
可以請您說明一下嗎

謝謝您的回答

TO supercat
謝謝您的回答
目前還在 ...


啊,被點名了...
Life balance裡面的task可分成四類:
once: 只發生一次
routinely: 定期發生
by due date: 在life balance設定,必需於特定日期完成
by date book: 連接到date book的一個事件。

其中,除了once之外,所有必需在特定時間完成,或重複的task,
都有一個lead time可以設定,life balance會在lead time的兩倍時間前就開始提醒。
例:
     繳XXX信用卡九月帳單
      date: 03-9-30
      time: 15:00
      lead time: 1 week
      place: anywhere (anywhere 只是為了解釋方便)

那,從2003-9-16 15:00開始(9-30的2星期前) 就會在life balance的todo-list
裡面,看到繳XXX信用卡九月帳單這個項目,不過,是以綠色顯示
(如果在preference勾選show lead time icons的話,會看到一個漏斗,上半部是
黑的,代表要開始計算時間了)
而到了2003-9-23 15:00開始(09-30的一星期前),繳XXX信用卡這個項目會
以橘色(在我的T610上看到的顏色,據說應該是黃色才是),如果是漏斗則顯示
一個上、下半都有東西的漏斗,代表已經該開始做了。
而從2003-9-23 15:00 開始,就會用紅色,以及一個漏完的漏斗(只有下半部有顏色)
顯示時間已經到了。

也就是說,在Life Balance裡面,這個lead time可以用來表示完成一件工作預定的時間,
Life Balance會在兩倍時間之前就開始提醒。

不過,如果是搭DateBk 的float event的話,會比較麻煩就是,在datebk中,float
event如果沒有標示完成的話,會自動移到下一天。所以,如果只在life balance中
標示完成,那到了第二天,又會看到一個一樣的待辦事項出現在清單當中。
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發表於 2003-9-24 10:01 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

Originally posted by twhsi at 2003-9-24 08:49 AM:
TO zombie
"Getting Things Done"找不到下載點呢
真奇怪,
不知道哪裡下載

我前幾天在Palm gear有找到,不過,剛試了一下Palm gear的search 功能
好像出了點問題。
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發表於 2003-9-24 10:29 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

Originally posted by zombie at 2003-9-24 10:01 AM:

我前幾天在Palm gear有找到,不過,剛試了一下Palm gear的search 功能
好像出了點問題。


我有看過這個軟體;正確名稱應該是Get things done
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發表於 2003-9-24 10:40 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

Originally posted by D.L.懷特 at 2003-9-24 10:29 AM:


我有看過這個軟體;正確名稱應該是Get things done


對對對,URL也找到了
http://www.palmgear.com/index.cf ... ED&prodid=51661
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發表於 2003-9-24 14:06 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

Originally posted by twhsi at 2003-9-24 08:45 AM:
TO supercat
另外一個問題
我在BONSAI設的下一步行動
同步到PALM上的TODO時並無問題
但當我CHECK完後
又會有一個一樣的TODO事項出現
原因為何呢?

在SETTING---->GENERAL---->delete linked todo on unlink
將這個勾選即可
選項多多花點時間設定一下BONSAI會更順手唷
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發表於 2003-9-25 07:25 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

"Get things done "使用報告
TREO180當機
ACER S10則OK

TREO真是特別啊

Get things done這個軟體很怪
使用者介面有他一套哲學
並非一看就懂
CANDO有點像TODO+的加強版
加上了PLACE概念
(母地點包含子地點的功能,裡面叫UMBRELLA)
倒是可以參考一下
只是在TREO上不能跑
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發表於 2003-9-25 08:19 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

TO zombie

不好意思,因為覺得這方面,是您專業的部分,所以向您請教

看了您的分享後,我也找出了在LIFE BALANCE特定的日期設定ROUTINE的方法。

步驟如下:
1.在OUTLINER畫面下,勾選要調整的ROUTINE事件,成為完成的狀態。
2.按DETAIL按鍵,選擇TIME的標籤。
3.選擇HAPPENS下拉選項,先選擇”BY DUE DAY”
4.設定這一個事件”上次”發生的時間
5.選擇HAPPENS下拉選項,先選擇”ROUNTINELY”
6.選擇要用的週期時間(EVERY)及準備所需的前置時間(LEAD TIME)
7.大功告成。

例如
a. 我固定在30號繳XXX信用卡帳單,我希望下次在9-30時LIFE BALANCE可以提醒我,我要先在在OUTLINER畫面下” 繳XXX信用卡月帳單”, 勾選事件,成為完成的狀態。
b. 按DETAIL按鍵,選擇TIME的標籤。
選擇HAPPENS下拉選項,先選擇”BY DUE DAY”
c. 調整”BY DUE DAY” 到8-30,即這一個事件”上次”發生的時間
d. 選擇HAPPENS下拉選項,先選擇”ROUNTINELY”
e.選擇要用的週期時間(EVERY)一個月及準備所需的前置時間(LEAD TIME)兩週。
f.切到TODO畫面,若您在前置時間兩倍之內,您就會看到TODO有一個事項”繳XXX信用卡月帳單”
g.大功告成。
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發表於 2003-9-25 20:02 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

如果沒有先by due date設上次完成時間的話,會以'現在'當作這次該完成的時間:-)
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發表於 2003-9-26 21:48 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

Originally posted by zombie at 2003-9-25 08:02 PM:
如果沒有先by due date設上次完成時間的話,會以'現在'當作這次該完成的時間:-)


弄清這個事實的過程,
真的好辛苦啊

不過LIFE BALANCE說明書的文筆
也十分的特別
很使用者導向
只是長了點...............
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發表於 2003-9-27 14:29 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

如果懶得作先期設定的話,可以到LifeBalance的網站上抓幾個預設的template,都是GTD導向的。
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發表於 2003-9-29 08:26 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

Originally posted by zombie at 2003-9-27 02:29 PM:
如果懶得作先期設定的話,可以到LifeBalance的網站上抓幾個預設的template,都是GTD導向的。


我又改變了
本來我是準備用LIFE BALANCE做重複事件的設定
(如繳信用卡帳單,每週例行事項,老婆生日等)
但昨天想到DATEBOOK5的ADVANCE方式也可以做到
又可以在桌面端輸入中文,
另一方面,減少一個運用的程式(LIFE BALANCE)
所以就如此做了
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Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

對GTD的原則這些天也有不同的領悟
由於我的所有的事項都由TODO及DATEBK的資料庫控管,所以我的分類如下
1. Hard landscape事項:由DATEBK控管
2. Repeat event:每週每月每年重複發生的事項,由DATEBOOK5的ADVANCE方式控管(但在重複事項時,我偷學了的技巧ART設定起頭符號的技巧,
例如
a. 每週或每兩週的事我會列為
R7) 準備上課教案
R14) 出考卷
b. 每月的事我會列為
M1) 繳交XX銀行信用卡
c. 每三個月的事我會列為
M3) 繳房屋管理費
d. 每年的事列為
Y1) 汽車到監理站驗車
如此Repeat event一目了然,又可以用PALM上的FIND功能來立刻搜索。和時間有關係的雜事用datebook管理是很好的方式。

3. 由任務到下一步清單
部分的事確實需要有樹型結構來處理,例如有些企劃案,或者不是兩三個步驟就做的完的事(如去歐洲自助旅行,參加高考,辦一個員工旅遊等)

所以bonsai在這部分仍然是相當好的選擇,利用樹型結構將任務分成較小的部分,並可將需要執行的事項列到PALM的TODO資料庫。
另外bonsai可以很輕鬆地由桌面端印出清單,對於weekly review,檢查紙上的文件要比看電腦螢幕或palm螢幕要好的多。

4. 一些瑣碎的待辦事項
dracodoc在以前的文章提到:
樹型結構,邏輯層次很好,其實只適合概念。具體到去做的事情,也許很多事情都屬于一個很低的層次,也許很多重要的事情暫時無法去具體來做,用outline的概念來管理todo,會發現很麻煩的…………..

後來我才發現這些所謂”很低的層次的事情”,事實上是很多的,每次都放回bonsai真的累人又沒有必要性(你要從樹型結構找某件事情要花不少時間),所以這些事我要不直接輸入到TODO中,要不記在如DIDDLEBUG的”收件匣”。我也會印出當天的TODO資料庫,有時就直接將待辦事項寫在這張紙上,事情在兩分鐘以下要立刻解決,但你有15件兩分鐘以下的事那你需要一個清單,所以這些”瑣碎的待辦事項”處理,我覺得在GTD系統中是很重要的事。這也是我目前所認為DAY REVIEW有必要的原因(和GTD作者的概念不同)。

5. Weekly Review
我會將以上的TODO及DATEBK全都列印出來,在紙面上做REVIEW,之後就做更高層次的REVIEW。

好複雜的生活,但好的習慣,我覺得是值得培養的。

[ Last edited by twhsi on 2003-9-30 at 08:22 ]
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Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

自己頂一下
經驗分享其實受益最大的是自己吧
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Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

我最近的用法是分兩段,平常會同時帶著一本小紙本跟pda,收到待辦或是想到有什麼事沒記上該記的,全都先
寫到小紙本裡面,然後,每天找個時間把紙本從palm desktop把東西key 進todo,再利用LifeBalance的import
功能匯入,感覺上比直接用pda作收集的動作來得快。
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Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

順便廣告一下,GTD作者David Allen新著:Ready for Anything已經在九月下旬開賣。在亞瑪遜的書評還不賴!這本新書,舉了52個GTD實務運用的例子,與GTD強調的理論架構,屬性不同。按照書評者的意見,這兩本書是相輔相成的。

至於我,還在苦讀GTD...^^"
因此在PDA實務運用上,只有做一個忠實觀眾,為您叫好。

(我看不懂中文版的GTD,上個月才買英文GTD,兩相對照之後,發覺譯者本身對時間管理涉獵不深,編輯在編排上也做了不應該的省略)
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發表於 2003-10-2 13:04 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

深深感覺到要發揮PDA的最佳功能不是買最新的PDA就好了,
還是需要具備軟體操作技巧跟良好的生活習慣。

為了繼續推廣PDA的使用,我打算在果子狸開始辦一系列的講座(或討論會),
讓更多PDA用戶了解到別人是如何使用PDA改善自己生活的。
實際操作跟討論可能比較容易了解,
不然我一直看一堆文字說明也很模糊,很難真的明白到底是怎樣操作的。
屆時會邀請twhsi、D.L.懷特等等對於PDA有進一步使用體驗的人來跟大家面對面分享PDA使用經驗。
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發表於 2003-10-2 13:13 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

Originally posted by jehuen at 2003-10-2 01:04 PM:
深深感覺到要發揮PDA的最佳功能不是買最新的PDA就好了,
還是需要具備軟體操作技巧跟良好的生活習慣。

為了繼續推廣PDA的使用,我打算在果子狸開始辦一系列的講座(或討論會),

我一定捧場,當一個忠實的觀眾
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Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

Originally posted by D.L.懷特 at 2003-10-2 01:13 PM:

我一定捧場,當一個忠實的觀眾


把你使用treo的經驗跟大家分享吧,
不然很多人還是很懷疑這種PDA跟手機結合在一起的東西,是否真的那麼好用?

現在我在等奇美那台27吋液晶電視供貨,擺在門市接上DV實際拍攝PDA操作實況一定會很清楚...
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Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

Originally posted by jehuen at 2003-10-2 01:49 PM:


把你使用treo的經驗跟大家分享吧,
不然很多人還是很懷疑這種PDA跟手機結合在一起的東西,是否真的那麼好用?

在PIL就可以分享了

要說TREO180給我帶來的改變或影響,這倒是很單純,而且還可能老生常談:

不到八千元的手機PDA,讓我一機多享受;
通訊往來記錄變得有跡可尋,
可伸縮式耳機就是我的藍牙,
免持聽筒裝置,也讓我釋放雙手,
超大聲的鬧鈴,隨時提醒我該辦的事項,
幾百筆的聯絡人資料,沒幾個按鍵隨手可得(要克制自己,當有固定電話在旁的時候,就不要打行動電話))。
超大螢幕撰寫與閱讀簡訊,讓簡訊一目了然。
利用GPRS,anytime, anywhere隨時閱讀PDA新聞網頁,收發信件(先讀標題,再決定是否要下載),看股票行情,chat anywhere,這些GPRS費用,每個月只要200元以內。
PIM的功能不打折,更重要的是,還有上萬種的PALM軟體等我去玩^^

這些,我認為已經是一種common sense而不是一種knowledge了。

要說缺點,因為是灰階螢幕,就是要站在有光的地方^^,但是也正因為如此,我長時間的閱讀,反而不吃力。
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Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

Originally posted by D.L.懷特 at 2003-10-2 02:42 PM:
在PIL就可以分享了


這不相斥啊...
其實很多用戶,特別是新手,真的沒有常上網的習慣。
更何況現場實際操作以及直接面對面討論,應該效果會滿好的。

現在國內PDA的市場愈來愈小的原因:

1.通貨緊縮。
2.新機了無新意,無法引起大量舊用戶換機。
3.未使用過PDA的人,即使覺得自己可能需要PDA,但還是沒下手買,因為不太確定PDA能應用到什麼程度,或帶給自己超過幾千塊金錢的價值。
4.已使用過PDA的人,很多覺得不好玩,就把PDA丟在一邊不再使用。

新機是否具有吸引力不是我們能夠決定的,但是可以多多推廣PDA的好處給未使用PDA的人(及冷落PDA的已購買者),讓更多人享受到PDA的好處。
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發表於 2003-10-2 15:37 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

就是因為PDA跟手機的結合,
讓我嚐到了甜頭,提高了PDA的使用率,生活也更方便。
所以現在又栽入GTD的領域中,希望能有更進一步的產出^^

希望大家一齊來共襄盛舉
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發表於 2003-10-2 18:19 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

插花離題一下, 其實我還真想買台 treo180 哩, 只可惜它沒插卡設計
沒插卡總覺得資料備份不夠牢靠, 因為我是那種幾乎不 Hotsync 的人啊 8D
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發表於 2003-10-2 22:14 |顯示全部樓層

Re: [GTD] GTD軟體使用實務研討

Originally posted by jehuen at 2003-10-2 01:04 PM:
深深感覺到要發揮PDA的最佳功能不是買最新的PDA就好了,
還是需要具備軟體操作技巧跟良好的生活習慣。

為了繼續推廣PDA的使用,我打算在果子狸開始辦一系列的講座(或討論會),
讓更多PDA用戶了解到別人是如 ...


由於我住在中部
若有需要請在假日
我比較可能參加
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