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[GTD]GTD的進階想法

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發表於 2004-2-17 22:41 |顯示全部樓層
用GTD一年多了,對GTDSTUFF流程五步驟有越來越多的認識,也發現一些額外工具可讓GTD 運用得更得心應手,以下作一些介紹及分享。
由於我使用PC及PALM作為GTD的工具,我使用的工具大部分的PALM軟體都有桌面端,或許和一些人的習慣不同,請參考調整使用。

一些基本的軟體及運用請參考以下文章
[討論] GTD 和 PALM 的結合
http://forum.palmislife.com/view ... 1&highlight=GTD
[GTD] GTD軟體使用實務研討
http://forum.palmislife.com/view ... 1&highlight=GTD


1.對GTDSTUFF流程五步驟的重新思考
前些天見到D.L.懷特分享的一張進階的GTD STUFF處理流程表(
http://www.davidco.com/pdfs/gtd_workflow_advanced.pdf )
研究了一陣子,覺得又收穫了不少。
以下是我對五步驟的想法
(1)  匯集 (Collecting)  將”STUFF”雜事收到“IN”收件匣,就是將資料數位化。

(2)  處理 (Processing)  將收件匣放到系統的過程。你可以參見David Allen的流程圖( http://pda.so-net.net.tw/article/images/GTD.gif ),好好研究其中的問題。簡單的講,就是把收件匣內的每一件雜事思考後”分門別類”放到一個你可以信賴的"系統"中。   

(3)  組織 (Organizing)把所有的事情都記錄在一個你可以信賴的"系統"中,並做好”分門別類”工作。
“系統”我一向採用PALM DESKTOP的四大天王,並配合一些軟體,等下會介紹。
“分門別類”的結果就是一些清單,例如任務清單,下一步行動清單,授權等待清單,SOMEDAY/MAYBE清單,參考資料檔案,行事曆,project plans等(我個人會有每日清單),大多也是利用PALM的程式完成。

(4)回顧 (Reviewing)
請參考以下文章
[分享] 我的GTD WEEKLY REVIEW心得
http://forum.palmislife.com/view ... 1&highlight=GTD

(5)執行 (Doing):
Just Do it! 照你的清單執行。

2.Windlebug的使用(FREE)
FireHouse介紹的Windlebug是Diddlebug的桌面程式,你可以在桌面上快速REVIEW Diddlebug的草稿,快速輸入到PALM DESKTOP,對於匯集 (Collecting)雜事(Stuff)整理極為好用。優點很多,而且免費!!!

WindleBug for Windows 下載
http://maksee.narod.ru/palm/wb/

3. Agendus Desktop_強悍的組織 (Organizing)工具
你需要把所有的“分門別類”清單放在一起,例如任務清單,下一步行動清單,授權等待清單,SOMEDAY/MAYBE清單,參考資料檔案,行事曆,除了任務清單,我全都放在PALM DESKTOP,但是PALM DESKTOP有一個缺點沒有在桌面設定repeat todo 的功能。所以我用Agendus Desktop搭配PALM端的Agendus,優點如下
•切換分類時快速,輸入資料時更快速
•比PALM DESKTOP更靈活的設定方式
•很華麗的使用介面
•印表格式很彈性
•在PALM中可以直接撥出電話
缺點只有一個,要錢。

Agendus for Window
http://www.palmgear.com/index.cf ... 05&prodID=45008

Agendus for PALM
http://www.palmgear.com/index.cf ... 33&prodid=49803

4.Lesson Plan(含DESKTOP程式)_組織 (Organizing)每日清單的好地方
Lesson Plan公司網頁
http://www.tapperware.com/LessonPlan/index.html

有一種“分門別類”對我很重要,就是” 每日清單”,David Allen在GTD中排斥每日清單的概念,但我認為應該因人而異,我的工作為老師,每週每日某段時間內做的事是一陳不變的,每日清單對我而言十分重要。
我的概念是Agendus Desktop是我強大組織 (Organizing)工具,但分類時下一步清單太大了,我只要看到今天要做的事即可,我以一堂一堂課的時間來做分隔。此段時間做不完的事,可以移到下一個時段。

Lesson Plan程式含DESKTOP程式,所以可以依每天各時段印出該時段最適合做的事,之前一天用Agendus Desktop組織 (Organizing)好的下一步行動,放在本日最合適的時間及地點,最後印出一張每日清單,上班時就照著執行。

軟體本身需要一些時間上手,但對我則是殺手級軟體,僅次於Agendus Desktop。
有機會大家可討論用法。

缺點只有一個,要錢。

結論
拋磚引玉,希望大家不吝指教。希望大家好好運用GTD,建立成功快樂的人生。

[ Last edited by twhsi on 2004-2-17 at 22:51 ]

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發表於 2004-2-18 08:15 |顯示全部樓層

Re: [GTD]GTD的進階想法

自己往上推一下
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發表於 2004-2-18 09:37 |顯示全部樓層

Re: [GTD]GTD的進階想法

不用推啦~

這樣的好文章當然要讓它置頂讓有需要的人能隨時找到.
我的部落格 http://matikawang.blogspot.com 我的網路相簿 http://www.flickr.com/photos/66566939@N00/
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發表於 2004-2-18 20:59 |顯示全部樓層

Re: [GTD]GTD的進階想法

謝了,之前由您寫的富蘭克林軟體介紹
也給了我不少啟發(有下載來用一陣子)
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發表於 2004-2-20 08:36 |顯示全部樓層

Re: [GTD]GTD的進階想法

野人獻曝一下。

因為在PIL拜讀了不少前輩關於GTD的文章,才開始接觸與學習GTD的。

我自己對GTD還在摸索當中,對於GTD的implementation因為書上其實並沒有
明確的介紹,自己對於GTD在PDA上的實作以KISS( Keep It Simple & Stupid)
為目標,原則上希望使用的軟體越少越好,越簡單越好,太繁複的操作可
能會降低使用及學習意願。最好是PDA可以完全搞定。

對於第一個步驟collecting,其實目前我覺得最有效率的作法是用紙筆、錄
音筆及語音記事等比較接近自然習慣的方法,也就是在In basket的"stuff"可
以是非數位形式的資料,可是這又跟我希望的KISS原則有一點抵觸,所以
還在思索當中。

至於最重要的系統規劃,我目前嘗試以下兩種組合,最後會在只選用其中
一種:

以Palm Desktop為主體,DateBK5 + Bonsai + Diddlebug為手段

Diddlebug主要用為stuff collecting,Bonsai作stuff colling&organization,DateBK5
作Review。

在接觸GTD就已經採用了以上的組合,所以可以很快上手。

以Outlook為主體,KeySuite為手段

正在實驗中…KS整合了Outlook的四大功能:行事曆、聯絡人、記事跟工作
,跟Palm Desktop其實有異曲同工之妙,但是因為Outlook本身還是mailer的
緣故,加上自己在NB端使用的就是Outlook,所以也是個不錯的組合。

這種組合的缺點是PDA端需要安裝另一套對應Outlook四大功能的軟體(約
佔1.4mb),且與內建PIM無法互通。另一個缺點是KeySuite要錢,而且不
便宜。

目前以Outlook的記事功能作stuff collecting,工作則用來作stuff organization
,摸索幾天下來的感覺還不錯。

David Aleen另一本書Ready For Anything第41章的標題值得大家思考:
Too controlled out of control. 在組織自己工作與生活的當中,也希望
自己不要陷入所謂organizing groupies的迷思當中。
[url=http://www.progamers.idv.tw]狗窩[/url]與[url=http://blog.progamers.idv.tw]部落格[/url]
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發表於 2004-2-20 17:20 |顯示全部樓層

Re: [GTD]GTD的進階想法

convex兄
感謝您的分享
您的概念 collecting+系統規劃
很簡潔
歡迎參加GTD的討論

也順道看了您的網站
內容很有趣
很多書剛巧都看過

我是五年九班..................
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發表於 2004-3-6 07:12 |顯示全部樓層

Re: [GTD]GTD的進階想法

對於Agendus Desktop最近又有一個用法
就是使用其TODOs中的Contact欄位
常常我們定義了category時已經確定做事地點
但是該地點有許多人也同時有許多事要談(如在辦公室中)
此時可以使用Contact欄位輸入要溝通的人
Agendus Desktop有SORT的功能
可以把對同一個人要談的事全部SORT在一起
這樣可以增加溝通的效率
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發表於 2004-3-27 12:52 |顯示全部樓層

Re: [GTD]GTD的進階想法

最近在看Steven Covey 的7 habiits..高效率人群的七種習慣中文版(書名...與成功有約?). 跟大家分享一下我融合GTD, PDA應用的心得, 穿插原文節錄的片段.

第一代(1G)時間管理. 使用記事與便條 Notepad,DiddleBug, 僅有將記事與便條記下的事做完, 沒有對長期規劃的關念
第二代(2G)時間管理. 使用行事曆 Datebook,  具備了長期規劃的能力, 但是無法在其上分辨什麼事是比較重要的
第三代(3G)時間管理. 在待辦事項 Todo 上加入了優先順序的概念, 要事第一. 但較不"人性"化.
第四代(4G)時間管理. 個人管理, 兼具前三代的優點, 以原則為重心,配合個人對使命的認知,兼顧重要性與急迫性;強調產品與產能齊頭並進,著重第二類(不急迫但重要)事務的完成。


用PDA做時間管理的關鍵不在於時間管理,而在於個人管理。與其注重於時間與事務的安排,不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。


事有輕重緩急。
新一代個人管理理論,將耗費時間的事務依據急迫性與重要性分為四類--
急迫又重要,不急迫但重要,緊急但不重要,不緊急又不重要。

重要性與目標有關,凡有價值、有利於實現個人目標的就是要事。

重點在於"分類處理,優先解決"。

前陣子看的另一本書(水煮三國), 作者將要辦的事情用一個虛擬的鐵桶子作譬喻(類似GTD的搜集箱)
將四個類型的事務分別比喻成石塊, 碎石, 細沙, 水. 四個類型對應的分類如下:

重要
A(碎石型的事務) -急迫又重要
·危機
·急迫的問題
·有期限壓力的計劃
B(石塊型的事務)-不急迫但重要
·發掘新機會
·規劃
·改進產能
·建立夥伴關係
·防患於未然
不重要
C(細沙型的事務)-緊急但不重要
·不速之客的接待
·某些信件、文件、電話的處理
·某些會議的出席
·某些必要而不重要的會議、活動
D(水型的事務)-不緊急又不重要
·一些可做可不做的雜事
·一些不必要的應酬
·有趣的活動

鐵桶若能依"石塊, 碎石, 細沙, 水"的順序裝入的話, 可以達到最"滿"(有效率)的效果.
如此比喻瞬間讓抽象的概念顯得生動了起來


投注更多時間於重要但眼前並尚不急迫之事,才是個人管理之鑰。

若要集中精力於當急的要務,就得排除次要事務的牽絆,此時需要有說不的勇氣。

事先排妥的行事曆,必要時仍須有所更動。只要把握原則,任何調整都心安理得。



單看7-habits這本書可能會覺得陳義過高. 裡面講的第四代時間管理似乎很難達成.
然而, 我認為GTD 的定位應該在3~4G之間, 正為7-habits這本書提出的4G時間管理目標提供了一個很可行的方式.

仔細想想, Covey提出的4G時間管理趨勢似乎跟LifeBalance軟體的目的相契合. 然而大家也知道, LifeBalance算是出名難"搞定"的軟體.

我想, 難"搞定"的原因跟大家對於時間管理的認知有很大的關係吧.

一樣米養百樣人, 沒有誰的時間管理系統是完全一樣的, 但是大原則是不會變的

[ Last edited by gasolin on 2004-3-27 at 13:05 ]
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發表於 2004-3-27 16:10 |顯示全部樓層

Re: [GTD]GTD的進階想法

題外話。
今天本來跟twhsi約果子狸碰面詳談GTD的,也準備錄段影片試試看。
沒想到twhsi太太說他出了意外,人在醫院...
希望twhsi早日康復...

前幾天跟palmOne國際產品經理Jim提到GTD,
沒想到他也在研究GTD。
或許過陣子有機會跟palmOne在台灣開幾場GTD研討會...
應該會讓很多人重拾PDA,發現PDA的好處吧...

[ Last edited by jehuen on 2004-3-27 at 16:13 ]
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發表於 2004-3-29 15:59 |顯示全部樓層

Re: [GTD]GTD的進階想法

TO jehuen
謝謝您
我已經康復了
感謝朋友們的關心
會繼續我的PALM之路了
jehuen我在和您約時間見面了
twhsi的部落格,裡面有許多時間管理文章<BR>
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog
第八個習慣討論區<BR>
http://groups.google.com/group/8habit
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發表於 2004-4-23 10:36 |顯示全部樓層

Re: [GTD]GTD的進階想法

請問在TH55上面的Organizer可以做到嗎?
或者還是需要其他的附註軟體...
還是乾脆放棄Organizer用大家推薦的這一堆軟體

因為看大家討論GTD..覺得好像針對個人管理非常重要..
最近也將入手TH55..
當初會看上TH55除了硬體,當然Organizer也是一個特點
可是因為還沒有拿到,不知道大家對於Organizer可以做到GTD嗎?
美艷的Sony Sony BT-TH55 + BENQ G730 = 夢幻逸品 小Z..服役中..
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發表於 2004-4-24 06:32 |顯示全部樓層

Re: [GTD]GTD的進階想法

其實重點不在軟體
而在GTD的觀念
建議先買搞定一書來看看
四大天王就可以做的很好
加上TH55的Organizer
只會更增強效益

我將您的問題也公佈在我的BLOG上
讓有興趣的人可以回答
或其他新手可參考

[ Last edited by twhsi on 2004-4-24 at 06:41 ]
twhsi的部落格,裡面有許多時間管理文章<BR>
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog
第八個習慣討論區<BR>
http://groups.google.com/group/8habit
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發表於 2004-4-24 06:56 |顯示全部樓層

Re: [GTD]GTD的進階想法

Originally posted by twhsi at 2004-4-24 06:32 AM:
其實重點不在軟體
而在GTD的觀念
建議先買搞定一書來看看
四大天王就可以做的很好
加上TH55的Organizer
只會更增強效益

我將您的問題也公佈在我的BLOG上
讓有興趣的人可以回答
或其他新手可參考

[ Last edited by twhsi on 2004-4-24 at 06:41 ]


或參考拙作
http://forum.palmislife.com/view ... 1&highlight=GTD
twhsi的部落格,裡面有許多時間管理文章<BR>
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog
第八個習慣討論區<BR>
http://groups.google.com/group/8habit
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發表於 2006-11-29 10:12 |顯示全部樓層

Re: [GTD]GTD的進階想法

謝謝您
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