[GTD]GTD的進階想法

twhsi

用GTD一年多了，對GTDSTUFF流程五步驟有越來越多的認識，也發現一些額外工具可讓GTD 運用得更得心應手，以下作一些介紹及分享。
由於我使用PC及PALM作為GTD的工具，我使用的工具大部分的PALM軟體都有桌面端，或許和一些人的習慣不同，請參考調整使用。

一些基本的軟體及運用請參考以下文章
[討論] GTD 和 PALM 的結合
http://forum.palmislife.com/view ... 1&highlight=GTD
[GTD] GTD軟體使用實務研討
http://forum.palmislife.com/view ... 1&highlight=GTD


1.對GTDSTUFF流程五步驟的重新思考
前些天見到D.L.懷特分享的一張進階的GTD STUFF處理流程表(
http://www.davidco.com/pdfs/gtd_workflow_advanced.pdf )
研究了一陣子，覺得又收穫了不少。
以下是我對五步驟的想法
(1)  匯集 (Collecting)  將”STUFF”雜事收到“IN”收件匣，就是將資料數位化。

(2)  處理 (Processing)  將收件匣放到系統的過程。你可以參見David Allen的流程圖( http://pda.so-net.net.tw/article/images/GTD.gif )，好好研究其中的問題。簡單的講，就是把收件匣內的每一件雜事思考後”分門別類”放到一個你可以信賴的"系統"中。   

(3)  組織 (Organizing)把所有的事情都記錄在一個你可以信賴的"系統"中，並做好”分門別類”工作。
“系統”我一向採用PALM DESKTOP的四大天王，並配合一些軟體，等下會介紹。
“分門別類”的結果就是一些清單，例如任務清單，下一步行動清單，授權等待清單，SOMEDAY/MAYBE清單，參考資料檔案，行事曆，project plans等(我個人會有每日清單)，大多也是利用PALM的程式完成。

(4)回顧 (Reviewing)
請參考以下文章
[分享] 我的GTD WEEKLY REVIEW心得
http://forum.palmislife.com/view ... 1&highlight=GTD

(5)執行 (Doing)：
Just Do it! 照你的清單執行。

2.Windlebug的使用(FREE)
FireHouse介紹的Windlebug是Diddlebug的桌面程式，你可以在桌面上快速REVIEW Diddlebug的草稿，快速輸入到PALM DESKTOP，對於匯集 (Collecting)雜事(Stuff)整理極為好用。優點很多，而且免費!!!

WindleBug for Windows 下載
http://maksee.narod.ru/palm/wb/

3. Agendus Desktop_強悍的組織 (Organizing)工具
你需要把所有的“分門別類”清單放在一起，例如任務清單，下一步行動清單，授權等待清單，SOMEDAY/MAYBE清單，參考資料檔案，行事曆，除了任務清單，我全都放在PALM DESKTOP，但是PALM DESKTOP有一個缺點沒有在桌面設定repeat todo 的功能。所以我用Agendus Desktop搭配PALM端的Agendus，優點如下
•切換分類時快速，輸入資料時更快速
•比PALM DESKTOP更靈活的設定方式
•很華麗的使用介面
•印表格式很彈性
•在PALM中可以直接撥出電話
缺點只有一個，要錢。

Agendus for Window
http://www.palmgear.com/index.cf ... 05&prodID=45008

Agendus for PALM
http://www.palmgear.com/index.cf ... 33&prodid=49803

4.Lesson Plan(含DESKTOP程式)_組織 (Organizing)每日清單的好地方
Lesson Plan公司網頁
http://www.tapperware.com/LessonPlan/index.html

有一種“分門別類”對我很重要，就是” 每日清單”，David Allen在GTD中排斥每日清單的概念，但我認為應該因人而異，我的工作為老師，每週每日某段時間內做的事是一陳不變的，每日清單對我而言十分重要。
我的概念是Agendus Desktop是我強大組織 (Organizing)工具，但分類時下一步清單太大了，我只要看到今天要做的事即可，我以一堂一堂課的時間來做分隔。此段時間做不完的事，可以移到下一個時段。

Lesson Plan程式含DESKTOP程式，所以可以依每天各時段印出該時段最適合做的事，之前一天用Agendus Desktop組織 (Organizing)好的下一步行動，放在本日最合適的時間及地點，最後印出一張每日清單，上班時就照著執行。

軟體本身需要一些時間上手，但對我則是殺手級軟體，僅次於Agendus Desktop。
有機會大家可討論用法。

缺點只有一個，要錢。

結論
拋磚引玉，希望大家不吝指教。希望大家好好運用GTD，建立成功快樂的人生。

[ Last edited by twhsi on 2004-2-17 at 22:51 ]

twhsi

自己往上推一下

matika

不用推啦~

這樣的好文章當然要讓它置頂讓有需要的人能隨時找到.

twhsi

謝了，之前由您寫的富蘭克林軟體介紹
也給了我不少啟發(有下載來用一陣子)

convex

野人獻曝一下。

因為在PIL拜讀了不少前輩關於GTD的文章，才開始接觸與學習GTD的。

我自己對GTD還在摸索當中，對於GTD的implementation因為書上其實並沒有
明確的介紹，自己對於GTD在PDA上的實作以KISS（ Keep It Simple & Stupid）
為目標，原則上希望使用的軟體越少越好，越簡單越好，太繁複的操作可
能會降低使用及學習意願。最好是PDA可以完全搞定。

對於第一個步驟collecting，其實目前我覺得最有效率的作法是用紙筆、錄
音筆及語音記事等比較接近自然習慣的方法，也就是在In basket的"stuff"可
以是非數位形式的資料，可是這又跟我希望的KISS原則有一點抵觸，所以
還在思索當中。

至於最重要的系統規劃，我目前嘗試以下兩種組合，最後會在只選用其中
一種：

以Palm Desktop為主體，DateBK5 + Bonsai + Diddlebug為手段

Diddlebug主要用為stuff collecting，Bonsai作stuff colling&organization，DateBK5
作Review。

在接觸GTD就已經採用了以上的組合，所以可以很快上手。

以Outlook為主體，KeySuite為手段

正在實驗中…KS整合了Outlook的四大功能：行事曆、聯絡人、記事跟工作
，跟Palm Desktop其實有異曲同工之妙，但是因為Outlook本身還是mailer的
緣故，加上自己在NB端使用的就是Outlook，所以也是個不錯的組合。

這種組合的缺點是PDA端需要安裝另一套對應Outlook四大功能的軟體（約
佔1.4mb），且與內建PIM無法互通。另一個缺點是KeySuite要錢，而且不
便宜。

目前以Outlook的記事功能作stuff collecting，工作則用來作stuff organization
，摸索幾天下來的感覺還不錯。

David Aleen另一本書Ready For Anything第41章的標題值得大家思考：
Too controlled out of control. 在組織自己工作與生活的當中，也希望
自己不要陷入所謂organizing groupies的迷思當中。

twhsi

convex兄
感謝您的分享
您的概念 collecting+系統規劃
很簡潔
歡迎參加GTD的討論

也順道看了您的網站
內容很有趣
很多書剛巧都看過

我是五年九班..................

twhsi

對於Agendus Desktop最近又有一個用法
就是使用其TODOs中的Contact欄位
常常我們定義了category時已經確定做事地點
但是該地點有許多人也同時有許多事要談(如在辦公室中)
此時可以使用Contact欄位輸入要溝通的人
Agendus Desktop有SORT的功能
可以把對同一個人要談的事全部SORT在一起
這樣可以增加溝通的效率

gasolin

最近在看Steven Covey 的7 habiits..高效率人群的七種習慣中文版(書名...與成功有約?). 跟大家分享一下我融合GTD, PDA應用的心得, 穿插原文節錄的片段.

第一代(1G)時間管理. 使用記事與便條 Notepad,DiddleBug, 僅有將記事與便條記下的事做完, 沒有對長期規劃的關念
第二代(2G)時間管理. 使用行事曆 Datebook,  具備了長期規劃的能力, 但是無法在其上分辨什麼事是比較重要的
第三代(3G)時間管理. 在待辦事項 Todo 上加入了優先順序的概念, 要事第一. 但較不"人性"化.
第四代(4G)時間管理. 個人管理, 兼具前三代的優點, 以原則為重心，配合個人對使命的認知，兼顧重要性與急迫性;強調產品與產能齊頭並進，著重第二類(不急迫但重要)事務的完成。


用PDA做時間管理的關鍵不在於時間管理，而在於個人管理。與其注重於時間與事務的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。


事有輕重緩急。
新一代個人管理理論，將耗費時間的事務依據急迫性與重要性分為四類--
急迫又重要，不急迫但重要，緊急但不重要，不緊急又不重要。

重要性與目標有關，凡有價值、有利於實現個人目標的就是要事。

重點在於"分類處理，優先解決"。

前陣子看的另一本書(水煮三國), 作者將要辦的事情用一個虛擬的鐵桶子作譬喻(類似GTD的搜集箱)
將四個類型的事務分別比喻成石塊, 碎石, 細沙, 水. 四個類型對應的分類如下:

重要
A(碎石型的事務) -急迫又重要
·危機
·急迫的問題
·有期限壓力的計劃
B(石塊型的事務)-不急迫但重要
·發掘新機會
·規劃
·改進產能
·建立夥伴關係
·防患於未然
不重要
Ｃ(細沙型的事務)-緊急但不重要
·不速之客的接待
·某些信件、文件、電話的處理
·某些會議的出席
·某些必要而不重要的會議、活動
D(水型的事務)-不緊急又不重要
·一些可做可不做的雜事
·一些不必要的應酬
·有趣的活動

鐵桶若能依"石塊, 碎石, 細沙, 水"的順序裝入的話, 可以達到最"滿"(有效率)的效果.
如此比喻瞬間讓抽象的概念顯得生動了起來


投注更多時間於重要但眼前並尚不急迫之事，才是個人管理之鑰。

若要集中精力於當急的要務，就得排除次要事務的牽絆，此時需要有說不的勇氣。

事先排妥的行事曆，必要時仍須有所更動。只要把握原則，任何調整都心安理得。



單看7-habits這本書可能會覺得陳義過高. 裡面講的第四代時間管理似乎很難達成.
然而, 我認為GTD 的定位應該在3~4G之間, 正為7-habits這本書提出的4G時間管理目標提供了一個很可行的方式.

仔細想想, Covey提出的4G時間管理趨勢似乎跟LifeBalance軟體的目的相契合. 然而大家也知道, LifeBalance算是出名難"搞定"的軟體.

我想, 難"搞定"的原因跟大家對於時間管理的認知有很大的關係吧.

一樣米養百樣人, 沒有誰的時間管理系統是完全一樣的, 但是大原則是不會變的

[ Last edited by gasolin on 2004-3-27 at 13:05 ]

jehuen

題外話。
今天本來跟twhsi約果子狸碰面詳談GTD的，也準備錄段影片試試看。
沒想到twhsi太太說他出了意外，人在醫院...
希望twhsi早日康復...

前幾天跟palmOne國際產品經理Jim提到GTD，
沒想到他也在研究GTD。
或許過陣子有機會跟palmOne在台灣開幾場GTD研討會...
應該會讓很多人重拾PDA，發現PDA的好處吧...

[ Last edited by jehuen on 2004-3-27 at 16:13 ]

twhsi

TO jehuen
謝謝您
我已經康復了
感謝朋友們的關心
會繼續我的PALM之路了
jehuen我在和您約時間見面了

tlwang

請問在TH55上面的Organizer可以做到嗎？
或者還是需要其他的附註軟體...
還是乾脆放棄Organizer用大家推薦的這一堆軟體

因為看大家討論GTD..覺得好像針對個人管理非常重要..
最近也將入手TH55..
當初會看上TH55除了硬體，當然Organizer也是一個特點
可是因為還沒有拿到，不知道大家對於Organizer可以做到GTD嗎？

twhsi

其實重點不在軟體
而在GTD的觀念
建議先買搞定一書來看看
四大天王就可以做的很好
加上TH55的Organizer
只會更增強效益

我將您的問題也公佈在我的BLOG上
讓有興趣的人可以回答
或其他新手可參考

[ Last edited by twhsi on 2004-4-24 at 06:41 ]

twhsi

Originally posted by twhsi at 2004-4-24 06:32 AM:
其實重點不在軟體
而在GTD的觀念
建議先買搞定一書來看看
四大天王就可以做的很好
加上TH55的Organizer
只會更增強效益

我將您的問題也公佈在我的BLOG上
讓有興趣的人可以回答
或其他新手可參考

[ Last edited by twhsi on 2004-4-24 at 06:41 ]

或參考拙作
http://forum.palmislife.com/view ... 1&highlight=GTD

twhsi

謝謝您