[GTD] 分享我最近用GTD 時間管理的心得+時間管理軟體實用技巧說明

TsuNaMi

http://www.intelexual.com/products/YC3/

同家公司的Yankee Clipper III 就是免費的版本
而且我覺得就已經蠻方便的了
^^

twhsi

感謝如此多的討論

想請問PALMISLIFE的網友有無人目前用DIDDLEBUG
來達成我所說類似儀表板功能
(其實我覺得很像一個自動跳出提示事項的每日清單)

請分享

iowei

小弟也來分享一下自己的應用心得

<a href="http://www.flickr.com/photos/iowei/11451782/" title="Photo Sharing"><img src="http://photos6.flickr.com/11451782_fea0697494_o.png" width="512" height="479" alt="GTD" /></a>

<a href="http://www.flickr.com/photos/iowei/11451783/" title="Photo Sharing"><img src="http://photos8.flickr.com/11451783_368109f26b_o.png" width="640" height="174" alt="Mindmanager" /></a>

現在最常使用的一種工具
    小弟覺得使用順手的幾個特點
1.它可以支援輸出至其他檔案格式，如WORD、POwER POINT、OUTLOOK
2.直覺式思考，想到什麼就先KEY上最後再將關係銜接
3.也可以設定完成比率、以及紀錄日期

<a href="http://www.flickr.com/photos/iowei/11451784/" title="Photo Sharing"><img src="http://photos9.flickr.com/11451784_c49056721b_o.png" width="640" height="214" alt="Diddlebug" /></a>

PALM的歷史上相當搶手的殺手級免費軟體
      小弟利用它來當做收件夾、便利貼，以及提醒的小鬧鐘

<a href="http://www.flickr.com/photos/iowei/11451785/" title="Photo Sharing"><img src="http://photos9.flickr.com/11451785_94c53c9f22_o.png" width="640" height="277" alt="Palm Desktop" /></a>

Palm 的PC端應用程式也是我最倚重的桌面管理程式，所有的約會、
客戶資訊、想法都應用這個軟題體來協助紀錄。

twhsi

Originally posted by iowei at 2005-4-29 06:44 PM:
小弟也來分享一下自己的應用心得

MINDMANAGER
現在最常使用的一種工具
    小弟覺得使用順手的幾個特點
1.它可以支援輸出至其他檔案格式，如WORD、POwER POINT、OUTLOOK
2.直覺式思考，想到什麼就先KEY上最後再將關係銜接
3.也可以設定完成比率、以及紀錄日期

遇到同好了，我也是每天用MINDMANAGER的人
我已經用了好久了
最近我發現他和我用的軟體 MLO (MYLIFEORGANIZE)
http://forum.palmislife.com/view ... ge=1&highlight=

可以做匯出匯入動作
我準備在WEEKLY REVIEW時將MLO的部分結構匯到MINDMANAGER
整理後再匯回MLO

有空記得分享MINDMANAGER的新的喔

iowei

請教前輩
在MINDMANAGER上如何匯入及匯出
MLO的檔案呀

還是要透過
OUTLOOK?

不解
不解
不解

twhsi

我會由MLO輸出到MINDMANAGER

MLO (MYLIFEORGANIZE)
要先灌新版 1.1.02版

左上角File選單中選EXPORT
寫入你要輸出的檔名及存檔路徑
"存檔類型"要選"MINDMANAGER XML document(*..xml)"

就這樣子

在MINDMANAGER中修改後存檔
用MLO中IM中IMOPORT功能就能匯入

TRY TRY

[ Last edited by twhsi on 2005-5-3 at 21:02 ]

iowei

COOL!!!!!

try it now

PIL上真是人才濟濟

再請教前輩一個問題

如果我們只拿來做WEEKLY REVIEW

需要購買專業版嗎?

還是用簡易版本就夠了

twhsi

簡易版本我沒用過
從試用我就用專業版
能試用45天
若有用就值得買
沒用
那就刪掉吧

WEEKLY REVIEW部分
MLO對任務的REVIEW很好

我通常有任務時
會在其子結構設一個該任務的下一步行動
如此每一個任務都有一個行動

REVIEW時看行動有無需要修正

若該任務有其他可能的行動
我會放在該任務的NOTE中
提醒自己對該任務我有以下的看法或別人有哪些建議
WEEKLY REVIEW時也很省時間
提供您做參考

iowei

簡易版使用過了

功能縮減許多

大概等同於TODO吧

給有興趣的人參考

SHM

Originally posted by twhsi at 2005-5-4 07:12 PM:
簡易版本我沒用過
從試用我就用專業版
能試用45天
若有用就值得買
沒用
那就刪掉吧

WEEKLY REVIEW部分
MLO對任務的REVIEW很好

我通常有任務時
會在其子結構設一個該任務的下一步行動
如此每一個任務都有一個行動

REVIEW時看行動有無需要修正

若該任務有其他可能的行動
我會放在該任務的NOTE中
提醒自己對該任務我有以下的看法或別人有哪些建議
WEEKLY REVIEW時也很省時間
提供您做參考

的確是殺手級的軟體,不過看了一下討論,似乎短時間內不會有Palm端..:~~
這點就....

twhsi

會有PPC端
可能是要和LIFEBALANCE做區隔

katzel

Originally posted by twhsi at 2005-4-5 05:38 AM:
感謝如此多的討論

想請問PALMISLIFE的網友有無人目前用DIDDLEBUG
來達成我所說類似儀表板功能
(其實我覺得很像一個自動跳出提示事項的每日清單)

請分享

我主要還是把DiddleBug來當做post-it在用. 在手頭上有事正在忙的時候如果有人再丟東西過來時, 都是先用diddlebug寫起來, 順便問一下這件臨時交辦事項有多急, 再順手設定鬧鐘.

如此一來就可以把注意力繼續集中在手上進行到一半的事, 不必再一直掛念著還有什麼事要做. 等時間到了(十分鐘, 或半個小時後)自然會有鬧鐘來提醒我. 就算是一時無法處理的, 也可以等忙到一個段落再回過頭來想要如何著手.

這是因為我們老闆老是想到什麼就跑過來交待, 交待的事不見得都很急. "等你有時間再做就好"是她常說的話, 對於這種事, 我只要到時記得有做, 不要忘了就好. 我是在這樣的情形下將diddlebug做這樣的運用.

至於每日清單, 我還是倚重todo plus的repeat及alarm功能就夠了. 它對我來說比life balance還好用.

twhsi

我是把MLO或LB這類軟體當作一個倉庫來用
以前的TODO越設越多
所以看不清楚哪一個才是當務之急
所以我把這些工作都放在MLO或LB
連會議記錄也是
會後整理
直接把事情變成行動
就可以做成清單執行

DIDDLEBUG當然是必用的軟體啊
搭配鬧鐘無人可敵 :>

ctchiu1

GTD這個概念很難說的清楚，有些人就直接以書名把它稱之為搞定了，但是就如同書中所言，這一代的管理方法是不是只要把事情做好就完了呢，知識性的社會中，所有的工作不再完全是由別人指定的，有更多是要自己去找的，除了DONE這個動詞外，不覺得前面的GETTING THINGS 是更重要的概念嗎?
      就在開始使用時，我把我的人際關係定位在如何拉近我跟某些人的關係上，而一段時間後，我才慢慢的去思考到在人際關係中，最重要的是自己，不是嗎?所有的人際關係都是發生在自己跟其他人之間，這裡最不可或缺的成分就是自己了，在沒有記下來之前，這些人都是我名單上的一個元素而已，而現在成了我用來學習的對象，我想要去知道認識的人的故事，我更想要去了解自己，
          在不認識自己之前，我無法站立
          沒有目標的時候，我無法前進
          不了解自己的缺點前，我無法改善
太多東西值得 我們去學習了，如果說，使用GTD有什麼好處，我覺得對我最重要的是，我終於有時間去思考如何去學習了。

twhsi

==> 我覺得對我最重要的是，我終於有時間去思考如何去學習了。

很棒的結論，由於GTD也讓我學了很多，認識了一些朋友，也反省了很多
我一直不覺得我們會"學會"GTD
GTD迷人之處
在許他有許許多多的可能

我覺得我慢慢成了一個推廣GTD的工友
希望大家多來討論GTD這樣一個概念 一種對未來有所幫助的方法

ctchiu1

心智圖的使用，似乎國內已經慢慢成了一個新的討論重點了，要看心智圖最近好像是孫易新先生那本書開始的，可是在更早之前的世茂出版社就出了一本叫到腦力規畫的書，裡面講的就是心智繪圖，而之前有陣子很風行的學習革命及學習地圖裡面，也把這個東西做為學習的工具在使用，事實上心智圖可以更遠追到達文西的筆記中，可以看到裡面的關連跟圖形的繪製都已經有了很好的地點，這幾本書都有看過，而如果真的要學習心智圖的話，倒是比較建議那本學習地圖會比較讓你有不虛此行的感覺，說實在的，看完了孫先生的大作後，最大的收獲只有附上的那塊光碟，如果有興趣，可以在這裡開個欄來討論一下，這個概念真的可以用一句廣告 "自然就是美"來形容。

twhsi

ctchiu1兄
由於我較沒有繪圖的美感
所以我都用MINDMANAGER這個軟體來做整理思緒的動作
相當實用

您介紹的那幾本書
剛巧我也都讀過，有機會大家一起討論一下............ :>

ctchiu1

大 哥，你太客氣了，其實我一直是個潛水員，說話沒有條理，所以不太敢發言，看到有這麼多人如此努力，把自己的經驗提出來給大家共享，所以也試著把自己的經驗提出來，請大家指教

         似乎，使用GTD的人都是配合許多軟體在使用著，我也曾經是這樣的使用者，但是現在我已經只以LIFEBALANCE為主，配合Agendus及DayNotez這二套軟體來實行了

就gtd的五個步驟(蒐集，處理，組織，檢討，行動)而言，事實上，真的有使用到palm的只有前三個步驟，而且palm跟一般筆記本不同的地方，應該是只要寫一次就夠了，所以我把這三個步驟都放在 LifeBalance 中來實行

一開始，就是設定TLi了，生活被我分成八項，第一項就是
    有一天:這個地方我設定不重要，無影響，一定要設到最低的地方，因為這樣在todo list中，這項以下的內容都不會被列出，這個地方是我用來做為蒐集工作的所在，想到的，想做的，夢想，希望，我都是在第一時間(一想到的時候)就直接鍵入到這裡，這是第一個階段。

第二到第八，則要自己去反省，你的生活是由什麼組成的，別人幫不上忙的，我的分法是這樣:人際，工作，食物醫藥，金錢預算，進修學習等，這個地方是第三階段要做的"組織工作"的分類基礎。

第二階段:處理
       所謂的處理，就是在心中去規畫這個工作，在什麼地方做，什麼時間做，需要的資源有那些，這個就是直接點入明細來設定了，把"時間"、"地點"決定好，然後，資源可能是人，可能是物，就直接設定為subtask，把需要的人物分開設定到subtask中，沒有資源是無法做事的,但是否要一項一項去確認，或是同時進行，就必須自己決定了(這只要在主項中點選time/complete subtasks in order)就可以處理了，以上是第二階段的處理。

第三階段，就是將你在第二階段已經處理過的task拖移到你所設定的分類中，把生命由事件來填滿，你所重視的生命有那方面是空無一物的呢，平常就可以在這裡去想像了。

另外的二個階段，palm是幫不上忙的，這二個地方都是一種行動，腦海中的行動，跟生活上的行動，不做的話，這套都是白工，要節省時間，很簡單，就是效率提昇跟不要重蹈覆轍，這個就是檢討的功能了
        檢討分為二種，事前跟事後，事前的檢討是一種預習，工作己被細分到一個無法用文字來說明的步驟了，這時候，就在自己的心中去想象這件事的過程了，一旦有這個心像產生時，你的效率就自然提高了，想還是比做快太多了，不是嗎?
事後檢討，是一種對未來的期許，在行動中，出了什麼事，有什麼突發狀況，是否有那些原本沒有想到的，下次不要重蹈覆轍了，所謂的經驗不就是這麼一回事嗎?

最後的行動，就在todo list 中，以不同的地點來列出要做的事，這是LifeBalance的強項，有那些要做，什麼要先做，就由看的人當時自己決定了。

時間的設定上面有一些要注意的地方，下次有空再聊吧!

twhsi

好詳細，且很有條理
要好好細讀(如您提到的是前檢討的心象概念等)

另外，您有一樣分類是食物醫藥
裡面放哪些內容呢?
想請教看看

ctchiu1

在LifeBalance中，跟時間有直接相關的一共有六項，你是否有發現過呢?

twhsi

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-11 03:48 PM:
在LifeBalance中，跟時間有直接相關的一共有六項，你是否有發現過呢?

看不太懂
可以解說詳細一些嗎?

ctchiu1

sorry,因為有事寫到一半就留下了一個問號跑掉了，對不起
在Lifebalance這套系統中，一共有六個跟時間有關的地方，說實在的，我錯了，不是六個，是七個，讓我們一起來探險吧!
最容易發現的，當然是在time下面的四個設定了
     once: 有些問題發生了，必須去解決，這個只要做一次就好了
     routinely:這是一種固定時間間隔發生的事件，舉例，你在吃藥，藥性有其半周期，在到了固定時間後，藥效會消失，這時如果我們能注意到要吃藥了，病是不是比較容易好，如果太早吃，藥力太強，對身體也不是很好，但是有時我們也會拖過一段時間才吃，所以這個地方應該是設定為相隔多少時間才會再發生的事，這就是routinely的設定了。(如果設定六小時，在你勾選後的六小時會再出現)
     by due date:這是一種有期限的工作，在這個期限前必須把這個任務完成。這個比較簡單:
    by datebook:這個說實在的，跟上一個真的很像，但是它主要是配合著你的行事曆而來的，只有這樣嗎?那倒不是，這裡多了一個repeatt的設定，有些事，如交信用卡費，要驗車了，這種較長時間的定期工作，就要用這個來設定了，生日啦，更是不在話下，一次設定好，以後沒煩惱，不錯吧，再也不用被老婆大人埋怨了。

以上四項中，後面三項都有一個lead time,這個設定是一個提醒，也是一個期限，在todo list 中，如果使用的是彩色機種，當task出現時，會有三種顏色提醒，綠色是lead time的二倍時間，黃色表示已在前置時間內，看到紅色，就是時間已經到了，這是第五個時間設定的地方。

第六個，就是place中的hour設定了，這是針對地點的開放時間設定，如果在郵局關門的時間跑去寄東西，那就是白搭了，所以在不是開放時間時，清單就不要出現了。

第七個在那裡呢，請問你知道現在是什麼時間，但是機器是怎樣知道的?參考點呢?這些不同的顏色變化，現在郵局有沒有開，它的參考點是什麼呢?這真的要你去想一下了。

時間設定的一些觀念，我所知的這些，不知道的當然更多，希望有知道的人不吝指教，謝謝

ctchiu1

另外，您有一樣分類是食物醫藥
裡面放哪些內容呢?
想請教看看 [/quote]

不好意思，沒有馬上回覆，食物醫藥在我的設定是健康的一部分，還是一部分身體的訓練是被我放在人際上面的，有時運動還是要跟別人一起玩比較有趣吧!
食物這裡，我主要放著的當然是跟吃的東西有關啦，一般想吃的東西，看到別人煮的東西，食譜啦，這裡就隨便放了，另外就是在外面的時候，有時會看到一些好像不錯的餐廳，就這樣把它記下來，找一個合適時間去光顧一下，如是覺得不錯，就設定一個routinely的時間吧，或許幾個月後再來吃一次，這種的，當然是一種參考，所以就設定為不重要了，不要讓這個東西跑到todolist中，另外醫藥的部分，剛剛的發言舉的例就是我使用的方法。

另外，不要吝於在note中，輸入你的隨想心得，一旦我決定這個東西不錯，勾選後，項目就直接放到daynotez中，這裡可以分類，也有keyword的設定，再加上一個過應濾器，不就是一個完美的資料庫了嗎，在分類中加上美食，以後想吃什麼東西，就會把美食的項目列出，甚至你上一次什麼時候去過，有那些你沒有去過，你還需要一套美食餐廳的資料庫嗎?

想過的就不要忘掉，走過必留下xx
這是我目前的使用方法，提供參考

eValue

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-11 08:28 PM:
另外，不要吝於在note中，輸入你的隨想心得，一旦我決定這個東西不錯，勾選後，項目就直接放到daynotez中，這裡可以分類，也有keyword的設定，再加上一個過應濾器，不就是一個完美的資料庫了嗎，在分類中加上美食，以後想吃什麼東西，就會把美食的項目列出，甚至你上一次什麼時候去過，有那些你沒有去過，你還需要一套美食餐廳的資料庫嗎?

沒想到Life Balance也能當記事本使用啊..加到DayNotez去變成資料庫..
沒想到的新功能。

不過Life Balance還是比較像加強型的ToDo，拿來記事還是有點怪怪的~~

ctchiu1

不是拿LIFEBALANCE來作記事，真正記事的是DAYNOTEZ,LIFEBALANCE的清單是用來行動的，一段時間後，會把這些清單的內容都做一次清除，本來沒有想到要想寫全套，現在正在想把它分類寫好，一些使用方法，只是我目前的作法，改變是必然。

       不過，PDA是一個行動資料庫，在它的檔案系統中你也找不到目錄來分類，所以使用什麼來記錄都不是問題，請把握基本原則，所有的工具都只是技巧，目的是完成，重點是你要找到資料時，可以很快的找到。

目前已經有討論過的是:
TLI的目的
時間的管理
還有
地點的設定
清單的維護
目標的設定
完成工作後的後續追蹤檢討

因為玩PALM太過頭，結果時間都浪費在這裡，最近的想法是回歸質樸，希望用最少的軟體來管理自己的生活，所以會把工具減到最少，而且希望把工具的功能盡量發揮。

twhsi

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-12 12:00 PM:
最近的想法是回歸質樸，希望用最少的軟體來管理自己的生活，所以會把工具減到最少，而且希望把工具的功能盡量發揮。

最近也想到用DAYNOTEZ作為GTD的倉庫
放SOMEDAY/MAYBE及一些工作心得
真的不錯
所以目前只用行事曆 TODO LIFEBALANCE及DAYNOTEZ

ctchiu1

場所的設定:

        由於從來沒有想過要在這個地方發言，所以以前都是直接在網頁上鍵入想說的話，上一次打到一半，就留下一個問號，真的很不好意思，以後會先處理了，再寫下，這也算是一個工作的檢討與改進吧!

place這個地方，有些人是設定TLI的大綱就跟這個PLACE設為一樣的，因為這樣比較好維護，不過我是這樣認為的，在PDA這個小東西上，重覆是一種浪費，所以我也特別去思考這個地方到底是怎麼用的，以下是我目前的用法這也是我唯一使用桌面程式的地方，之後我幾乎不去管桌面上的同步了)

首先，我把一個星期內我去的每個地方做了一個紀錄，這個就是我用來設定PLACE的地方。
然後呢，我用了在網路上看到的一個概念，那就是場合

思考一下，PLACE是一個固定的地方，不會有所改變的，但是場合呢，我們把地點加上時間，就變成了場合了，注意，這是一個我認為最重要的概念，在TASK的設定中，我大部分的任務都設定為場合的。
可以這樣說，場合是地點的子集，地點是全天候的，這是我們在看TO DO LIST時的"分類標準"，而設定是使用場合，不知道這樣能不能了解?

舉例如下
簡單一點，地點就是家裡跟工作吧
有些事是早上去工作前可以做的，有些是晚上下班後要做的，也有可能你在工作時，必須抽空跑回家處理，這裡一個地方就分成三個場合了，時間的設定請自行體會。24小時最好是你場合設定的聯集，中間時間的重疊是可以充許的。

工作是，有些是早上做的，有些是下午做的，也有些工作是非上班時間的例外，這個也是自行設定
如果你有看過效率提昇方面的書，你可能會去統計在什麼時候打工作電話是比較合適的，把工作電話設定為一個場合吧，例如，早上09:00-10:00@辦公室，這樣所有的預定回電就設定到這裡了，這樣在辦公室中，只有在這個時段，你才會看到預定CALL的清單，其他時間就不要來煩你了。

以上是一個使用上的舉例，當然變化是看個人啦，這是我目前使用的縮影，這裡，最重要的，我認為是

"工作的設定使用場合，清單瀏覽時，使用目前所在地點來檢查"
以上是我對地點這個項目的設定，請指教。

另外，再補充一點，由於所有的TASK都會自動在勾選後，匯入到DAYNOTEZ中，所以就有了一個工作觀念上的分別，你是在開始這個工作時就勾選，那表示你必須在確定後把它完成，這是GETTING THINGS 的觀念，如果你是完成後，再勾選，這是DONE的觀念，就看你自己的生活態度來決定了。(時間會記錄在DAYNOTEZ中)

willieorca

研究了幾天，說實在的光是
1) 每天一定清光你的IN [今日事今日畢]
2) 順手完成2分鐘內的事
就可以提高99%的人的工作效率了，說實在的，真要做到，難度真的很高。


我也試著用Life Balance來協助我的GTD計劃，
但說實在的光是TLi 和 Place的設定，要如何能做到用最精簡的規則，來達到最實用的分類，就夠令人頭大了。{有點像寫程式，還要debug}

目前將Tli設成
Inbox(參考ctchiu1的有一天, importance=none 收集用)
Work(含subtask: chores, now, career)
Study(含subtask: professional, graduate school, extra)
Family(含subtask: Happiness, Errands, Health)
Interpersonal
Money
Projects (importance=none 提醒用，不會出現在todo)
Someday Maybe (importance=none 提醒用，不會出現在todo)
Waiting For (importance=none 提醒用，不會出現在todo)

但是Place就更難了。(或許要多思考ctchiu1所言的場合，不過又怕搞得太細，弄得系統太過複雜)
再加上todo list 連Work, Study, Family等這些項目都會出現，沒輸入什麼subtask，list就已經很長了，看了實在很煩。

看來還得摸個幾天，希望能真的搞出個有效率的系統，手上還有不少正事呢??

twhsi

突然想到一篇文章
一位美國的軟體工程師寫的
"邊開火邊移動"
http://chinesetrad.joelonsoftware.com/Articles/FireAndMotion.html
我一直覺得學GTD的過程應該如此

不要求對GTD有徹底地了解才開始使用GTD
但是一面使用GTD一面要增加對他的理解
(相信ctchiu1已經發現增加對理解GTD是很重要的事了)
但是也不要短時間內花太多的時間
GTD是一種自我訓練 是一種需要養成的習慣
21天以上的持續使用
才可以見效喔