[GTD] 分享我最近用GTD 時間管理的心得+時間管理軟體實用技巧說明

ctchiu1

GETTING THING DONE是一組觀念的組合，我們要的是這種觀念，而工具只是輔助，有人說不要為了GTD而作GTD，這個我可以理解，不過換過說法，可能比較容易讓人接受，如下"不要為了使用LIFEBALANCE而去做GTD"，因為如果你真的這樣做，那就是本末倒置了:

就我的理解，這套系統無論你用什麼工具，你都無法做到百分之百，如果你有使用到PDA,我會把你視為你也有使用電腦，那就讓我們來想想看吧

提醒，工具，主體

PDA:在這套系統的主要角色，只是提醒，
工具:你在解決問題時，須要的資源
主題:就是你啦，沒有你，事情根本就不能成立，有沒有感到"天生我才必有用"的感覺了，別人有別人的事，這件事就是你的，你才是主題。

就它提出的大綱，蒐集、處理、組織、檢討、行動，這五個裡面，最重要的是最後的一個，行動，不論什麼工具，沒有行動，都是沒有用的，如果把這五項等量觀之的話，那麼

LIFEBALANCE:在我的觀念中，應該是幫我完成了前面的百分之六十的工作了(蒐集，處理，組織)
        
第四項的檢討，如果要文件化，那就是REVIEW的部分，這個是結束，也是開始，怎麼說呢?

      行動完成後，要REVIEW，去檢討反省，這是行動結束後的工作。

這些檢討後，形成概念，資訊，把概念以keyword標定後，以後如果有類似的工作要處理，這個地方就是一個開始，在尚未開始前，就要把這些觀念，資料拿出來eheck 一下，這就是開始，所以說，結束是另一個旅程的開始。
       
這個地方我是使用lifebalance中的option/reference/natara daynotez 來達成的，也就是二套軟體的配合，清單中完成的工作會直接轉入到daynotez中，這樣我們就不用重新輸入了，這就清單的內容，如果不在note中加入細節，那麼到了晚上，就是我對一日， 對工作反省的主題，所以我不作"周review"的，每天睡前對所做的事印象最深了，這個時候我認為最好。

再來就是行動了，行動需要的(時間，地點，跟資源)在我的pda中都已經有了起點，在什麼地方做，什麼時間做，要找誰幫忙，他什麼時候有空，要什麼資源，電腦嗎?軟體?或是你是什麼行業需要的工具都已經在你的掌握之中了，剩下的就是勞務的付出，及你要不要踏出第一步而已了。

還有一些想法，不過嗎，一個人對同一件事的專心很難持續40分鐘，所以就暫時打住吧!(對懷特兄提起提出LB的使用行列，有感而發，事實上會開始發言是曾經看到過懷特兄的一篇文章後才開始的)

twhsi

ctchiu1兄
因為您的熱情
一些GTD的老手都被您引出來了呢...

zombie兄
您BABY很可愛喔，我們家老二也出生了


moe兄
好久不見

twhsi

Originally posted by zombie at 2005-7-13 09:30 AM:

Life Balance的Place可以直接用"寫入"的方式，而不用從Place選單中選取，配合PopUp或是shortcut，就能夠減少很多輸入的時間。

看不大懂
請多說明一下

moe

代答一下.. 這裡指的是 Place 這個欄位是一個可以直接輸入的欄位，而不是強制只能使用下拉選單選取的欄位

當Place細分得越來越多，點選＞捲動＞選取的速度可能還比不上直接輸入的速度呢。(尤其還有SHORTCUT可用)

ctchiu1兄的表達能力真是強.. 複雜的概念能這麼簡短又有條理的介紹出來，實在不容易^^

ctchiu1

Twhsi兄， 你好，就如我說，會開始發言是看到懷特兄的啟發，而會繼續發言，則是得到你的鼓勵，因為我的太座是國小老師，我跟她說一些事，好像很難得到認同，所以對老師總是覺得不敢冒犯，而且我也覺得是不是自己說話太沒有條理，以後請多多指教了，
另外，聽你說，你每天都使用心智圖來整理工作，我對這個很有興趣，有沒有興趣開一欄來討論一下，希望能從 你那裡得到 教益，謝謝



                                                                        ctchiu1
(ps:上一篇有個地方寫錯了，是懷特兄說要 退出 LB的行列，不是提出)

D.L.懷特

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-13 01:20 PM:
(ps:上一篇有個地方寫錯了，是懷特兄說要 退出 LB的行列，不是提出)

若LB有任何問題需要我效勞的，我還是可以趁著曾經玩過LB的些許印象，或許可以幫得上忙。

我不再使用LB的原因在於堅守GTD。

GTD把握一個原則：不要把大事做小，小事做大。對待辦事情open-loop的回應，是Nothing more, and nothing less。是恰到好處 (place or context)，恰如其份（effective/效益為先）。

Calendar是所有event, appointment, 與dated NA的棲身之所。
NA list的定義是asap: as soon as posible，我的中文的定義是：在適當場所"逮"到時間就做，而非＜有時間就做＞。剛剛有同事問我＜有時間就做＞的NA應該放到哪？我說那不是NA，應該擺在Someday Maybe List才對，一星期去關照一下也就夠了，千萬別與每天要關照多回的NA List混在一起。

因此當有一項dated NA 例如到ATM繳費出現時，我的第一個念頭除了出門前準備相關單據外，我會再review所有@errands事項，看看是否有衣服要送洗，是否要順便採買一些日用品。產生一種＜雁行效益＞或母雞帶小雞，一兼二顧，摸蛤兼洗褲。NA list是以calendar為中心去展開。

但是LB的todo list(NA)，本身就含有七種時間元素，而地點又有互相包容的特性，會使我產生困惑，更無法讓我一覽無遺相關的待辦事項，做出符合我直覺的判斷。

GTD的境界是Mind Like Water（心智若水，而非＜心若止水＞，強調動，而非靜）：不要讓小石頭掀起巨浪滔天，大石頭卻沒有一絲漣漪靜悄悄往下沉。兵來將擋也許有這麼一說，但俗話說的更好：殺雞焉用牛刀。

[ Last edited by D.L.懷特 on 2005-7-13 at 15:45 ]

ctchiu1

問題的處理:
        有看過一本書，上面就問題提出了一個定義，所謂的問題是期望跟感受之間的差距，這本書我只看到這句話，裡面倒是沒有看到，不過倒是給我一個方向。
       
        期望是什麼?就是你的目標!
            
        感受是什麼?就是你對所處時，地、物跟你的期望不同所造成的不安感!
            
        那麼問題是什麼?那當然是如何消除這個不安感了。
         
        只要你對自己目前的狀態感覺有所不安，感覺到壓力，不是很舒服，這個都是心理的現象，只有你有類似這樣的感覺，你就有問題存在，或是說得好聽點，你很有進步的空間，你對生命不是麻木不仁，心理要先建設，然後才能往前走!

        雖然現在說，可能還是太早，但是不要害怕成功，如果你真的達成了一個階段，不用擔心以後沒事做，爬山的人都知道，當你爬上一座山後，後面一定還有更高的一座在等你挑戰的。

        目標的設定是很個人隱私的，我想只能提到這樣，因為我主要想說的是問題是如何轉變成TASK的

        想想，這個問題還是太大了，我還是回到GTD來好了
            先將一些代號說明一下，再來舉個例，這樣可能比較容易理解:
D:約會，時間跟地點已經決定了
G:群體工作，這個工作是大家一起合作的(GROUP)
P:這是一個專案(PROJ)
W:這個是在等待回音(WAIT)
R:這個在等待資源，東西還沒有到，要等(RESOURCE)
T:這個是有期限的工作(以分別設定在DUY DAT跟DATEBOOK中的項目)(TIME)
@:這個是設定地點(AT)
B:這個是指定給某人的工作(BY)
$:預算，要花錢的
再來舉個例

TD王先生@XX公司G某同事P021
     $41000
     RT30筆記型電腦      
     w王先生C

這個說明如下，T有期限的D約會跟王先生在XX公司見面，要跟公司的某同事一起去辦理專案代號021的工作(時間已經在due day 中設定了)
     在這之前，它的資源要求，也就是 SubTask(ST)是預算41000，要有一台T30筆記型電腦，行前要等王先生回電。

寫不下去了，下次再聊

D.L.懷特

剛剛有同事問我＜有時間就做＞的NA應該放到哪？我說那不是NA，應該擺在Someday Maybe List才對，一星期去關照一下也就夠了，千萬別與每天要關照多回的NA List混在一起。

ctchiu1

對地點和 場合的設定及時間的管理，我隱隱感覺好像跟別人有點不同的看法，但是現在我表達不出來，讓我今天回來想想看，或許明天再來請大家指教，目前我有一個問題是如何把懷特兄 留在 LB的陣營中
                                                      ctchiu1

didream

看到GTD的話題又起來了，忍不住也想下來討論…
LB我個人是覺得比較適合待辦事項多到危及到個人生活目標的時候，可以考慮的工具
或者是各事項有強烈的因果關係，需要用樹狀圖來理清頭緒，也相當好用
LB可以幫助自已做好決策，避免自已在忙碌的時間裡，做了重要性不高的事
但是因為其系統相當龐大，每天光是維持這個系統的資料，就已經相當累人了
所以日常一般的事務，我還是習慣利用diddlebug+內建行事曆+內建待辦事項
對於GTD系統，我覺得簡單、快速是相當重要的
利用diddlebug當作InBox，當天的突發事項就立刻記入
直覺，而且快速！
而且如果是當日事項的話，我就靠diddlebug完成蒐集、處理、組織的工作
確定不能當天處理的，就記入內建行事曆、內建待辦事項做行動提示
晚上就清光diddlebug的內容，做好處理、組織
每天早上就先看行事曆，就能了解當天的架構了

eValue

>如何把懷特兄 留在 LB的陣營中

D.L.懷特：殺雞焉用牛刀。

所以我感到懷特兄應該是覺得Live Balance加上Place/Time/Importance的過濾器，
會有無法一覽無遺或有漏看待辦事項的恐懼。
不如內建的四大天王或是Agendas，事情列在那裡就會在哪裡，絕對不會不見或漏看。

不信賴的系統就不應該用，否則徒增困擾。

如果待辦事項沒有多到需要Live Balance來過濾、
使用者又不信賴Live Balance幫你過濾出輕重緩急的順序，
那還是選用別套軟體好，更何況GTD不一定要用PDA才能達成。

>我不再使用LB的原因在於堅守GTD。

很多LB使用者都覺得自己藉著這個軟體徹底執行GTD了，
不懂懷特兄為什麼覺得執行GTD用LB就不行？

ctchiu1

在適當場所"逮"到時間就做，而非＜有時間就做＞
這裡跟懷特兄的作法我是有點不同，要逮到時間去做的，只有設定為once的task,其他的，我的想法是在適當的時間做，所以除了once的選項，每一個我都有設定lead time,
舉例如驗車，這個每半年一次，設定為by datebook,leadtime為1 week,因為我只有周六的時間能夠去驗車，所以要設定1 week,出現這個選項時，是綠色是提醒，到黃色是必須行動，到紅色就是要罰錢了，因為這是個有限期的工作，但是使用by due day,不能設定repeat,所以在這個前面加上一個 T驗車，這樣就不會誤事了，另外一個問題，下次再來討論。

eValue

Originally posted by didream at 2005-7-13 05:32 PM:
但是因為其系統相當龐大，每天光是維持這個系統的資料，就已經相當累人了

我覺得LB系統很簡單，困難的是應用。

以我個人經驗來說，過去ToDo的按鍵都是裝飾用的，裡面只擺些陳年待辦事項。
通常重要的待辦事項都有時效性，所以直接記在DateBK5，
如果沒有特定哪一天需要完成，就設成浮動事件。
所以往往把ToDo按鍵改設其他應用程式。

不過看了Covey書及GTD書後，開始使用LB，
第一步就是要盡量寫下一堆待辦事項，清空自己的腦袋。
結果...十分鐘內我倒出了100條以上的待辦事項...

以前用行事曆為生活中心時，沒辦法也沒地方容納那麼多待辦事項，
就算擺在ToDo或Memo，也會變成陳年往事。
使用LB來管理這100條待辦事項，就會很有調理，讓自己安心不少。
100條待辦事項可能又會生出一堆「下一步行動」，變成500條也說不定。
非要有個令人信賴安心的系統，才能好好管理這些人生目標，達到生活平衡。

過去這100條待辦事項不倒出來，堆在心裡造成潛意識焦慮及痛苦，
現在倒出來，或許無法100%實現，但總有實現的希望。
倒出瑣事讓心裡放寬心=>使用LB來管理這些思緒=>化成下一步行動徹底執行=>達到Live Balance。|)

eValue

>在適當場所"逮"到時間就做，而非＜有時間就做＞

這樣的說法感到滿有壓迫感的...會不會都做些第一跟第三象限的事，第二象限又一直拖著沒作了..
不過GTD作者是沒有這樣的說法，那是光頭柯維說的

D.L.懷特

假設一個狀況：
老闆今天臨時叫你明天到國外出差兩週，並請你將原先預定未來兩週的工作事項作一個交代與整理。

問題：
1)您現有的LB系統能否預覽未來兩週的工作？
2)如果可以，那是如何設定？
3)如果不可以，有何其他快速有效的因應之道？

D.L.懷特

Originally posted by eValue at 2005-7-13 06:07 PM:
>在適當場所"逮"到時間就做，而非＜有時間就做＞

這樣的說法感到滿有壓迫感的...會不會都做些第一跟第三象限的事，第二象限又一直拖著沒作了..
不過GTD作者是沒有這樣的說法，那是光頭柯維說的

您有定期weelky review（包含review之後的weekly plan）的話。第二象限的事可以透過具垂直規劃（掌握重點專案），按NA的性質放到Calendar or ToDo list。

GTD出現的時間比七個習慣晚，四個象限的概念早已改頭換面出現在GTD系統裡。

twhsi

Originally posted by twhsi at 2005-7-13 12:50 PM:


看不大懂
請多說明一下

了解了
謝謝

twhsi

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-13 01:20 PM:

[quote] 會開始發言是看到懷特兄的啟發，而會繼續發言，則是得到你的鼓勵，因為我的太座是國小老師，我跟她說一些事，好像很難得到認同，所以對老師總是覺得不敢冒犯，而且我也覺得是不是自己說話太沒有條理，以後請多多指教了，

也謝謝您無私的分享，有越來越多人討論GTD，這個討論串越來越熱，
正是摩擦生熱，真的很歡迎您的發言，
相信我們會將GTD運用的更好。

要讓別人想學GTD很難
要她自己想學才有可能成功
因為GTD本身頗難理解
需要有足夠的知識，足夠的執行，更要日積月壘養成習慣
我們無法改變別人
只能自己將GTD落實執行，養成習慣，產生效能
別人自然認為這是是很有效的系統
才可能進而學習GTD

在此之前，我們可以上上PALMISLIFE啊............

另外，聽你說，你每天都使用心智圖來整理工作，我對這個很有興趣，有沒有興趣開一欄來討論一下，希望能從 你那裡得到 教益，謝謝  

不客氣，因為和本篇主旨不同，已經回"悄悄話"給您。

ctchiu1

要讓別人想學GTD很難
要她自己想學才有可能成功
因為GTD本身頗難理解
需要有足夠的知識，足夠的執行，更要日積月壘養成習慣
我們無法改變別人
只能自己將GTD落實執行，養成習慣，產生效能
別人自然認為這是是很有效的系統
才可能進而學習GTD

問題:讓別人想學GTD
                     主動
                          引起興趣
                          產生需要
                     理解
                        知識
                           觀念建立
                           傳播
                         執行
                            從最近的開始
                            在別人的面前使用，引起興趣
                            實例說明
                         習慣的養成
                            協助提醒
                             習性分析
                             NLP(神經語言程式學是不是這個東西，去學書回來看)

TWHSI兄，你剛才提出的就是一個心智圖的抽象表達，我認為人類的所有活動都是心智跟行動的反應，使用心智圖就如同使用GTD一樣，這是一個觀念，即使PDA最早也是從一張紙開始，我們是不是被外表所限定了呢?如果說

        工具是知識的結晶，那麼想像更是智慧的昇華了

心智圖是一種觀念的發散跟集中，在我們的四周到處充斥著，在網路上
       有A 提出了一個問題
                B 對A提出解答
                C 對A提出解答
                D 對A提出解答
                    E 對C 的解答提出質疑
          A 認為E的質疑更能表達他的疑問，修正自己的疑問
   
心 智 活動好像就是這樣自然發生的。以上是我不成熟的想法，請指教
(PS:我不會使用引言，所以直接把你的發言貼上去了，對不起)

ctchiu1

懷特兄的發言，頗有古哲蘇格拉底的作風，

       只提出問題，不提供解答
   
這點真的值得我好好學習
     所謂的學習是對四周的觀察，自己心中的觀念運轉，再加上先進的一根火柴，我受教了，請大家 對這個問題來提供你的看法吧
            如果觀念建立後，就要開始習作了

ctchiu1

GTD 的派別
        目前使用GTD的使用者，好像可以分為二派，一派以大師柯維的系統為主，另一派則是原汁原味的GTD，就我的感覺，我想這樣分
         
        柯維:要事為先，好是更好的敵人，這一派主要追求的是成功，不重要的事，他認為應該要斷然捨棄，也就是說，他要求的是完美，要高人一等，而且他認為"生活是由時間組成的"當然還有很多重要的概念在，但是一直追下去，我只好去抄書了。

        大衛:也就是原汁原味的GTD,這一派的人想要的是生活上的放鬆，心中不要有那種緊張感，把所有的瑣事從心中提出放到一個輔助工具上，不管是電腦，PDA，或是紙上，然後將自己認為有價值的事安排到時間中去完成，就我的感覺上認為這一派是認為"生活是由事件組成的"

        兩套系統中，都有提到一個自然原則，柯維認為所有的事都會自然的朝著對的地方流去，所以有說怎麼栽就怎麼獲得，結果必有前因，好像是這樣的，叫做農場法則吧。
        那麼，大衛的說法是，如果我們知道目前在那裡，期望(目的)是什麼，有了這個前提後，自然會把這中間的空隙填充起來。也就是說，有了目的以後，我們就會自動的想出方法來把這中間的差距消除吧，兩個派別一樣都是要達到目的，中間的差別是什麼，可能每個人的思考不同，還是由自己去體會吧!

        一派以角色為主，一派則以生活為主，但是兩派都要從自己上去反省生活是什麼，詳細的部分我可能要再回頭去把這兩套書的內容再回顧一次，才有辦法去做真正的分別，但是，在這裡，想想自己要的生活是什麼?不要把這兩套做法放在同一時間使用，道跟魔的目的都是在求得"超脫"，但是所使用的手段方法是完全南轅北轍的，如果自己心中沒有一個定見，難保走火入魔，不能自己了 。

PS:如果你問我的想法，我大概比較向後者吧。

(另外，LIFEBALANCE 好像發表得 比 七個習慣 還早，那是APPLE 推出 NEWTON(最早的PDA)的時候)

ctchiu1

MOE兄
         關於你問的AGENDUS對我使用上的意義，因為我實在不知道如何回答，這個是我在使用PDA後，最早使用的一個應用軟體，(中文以外)，在LB中有時設定時間會跳到這裡，但是事實上，自從完全使用LB後，我已經好久沒有去看這裡的東西了，不過它的電話簿我是使用來當資料收集用的，以前用過 SID 來收集資料，後來發現它提供的是六個欄位，而AGENDUS也提供了四個自定欄位，所以就想把這個拿來當一些基本資料的收集了，事實上，它的使用可能比 SID 還方便呢

因為使用　SLAP 就可以直接輸入資料，相關的東西集合在一起，我們根本就可以從他的資料中去反推它的屬性的，所以SID　也就被我移除了
　
PS:我跟你一樣，都是使用TT 喔

didream

Originally posted by eValue at 2005-7-13 06:00 PM:


以前用行事曆為生活中心時，沒辦法也沒地方容納那麼多待辦事項，
就算擺在ToDo或Memo，也會變成陳年往事。
使用LB來管理這100條待辦事項，就會很有調理，讓自己安心不少。
100條待辦事項可能又會生出一堆「下一步行動」，變成500條也說不定。
非要有個令人信賴安心的系統，才能好好管理這些人生目標，達到生活平衡。|)

你說的沒有錯，待辦事件條的確是相當的多沒有錯！
我自已的經驗是，這100條事件中，有相當多的部份，是屬單一事件
許多事情，是可以在二分鐘內順手完成
列入管理，光是維持系統運作就超過實際省下的時間了
如果有良好的管理自已的GTD系統，光是todo一樣也能達到很好的功效

didream

Originally posted by D.L.懷特 at 2005-7-13 11:52 PM:
假設一個狀況：
老闆今天臨時叫你明天到國外出差兩週，並請你將原先預定未來兩週的工作事項作一個交代與整理。

問題：
1)您現有的LB系統能否預覽未來兩週的工作？
2)如果可以，那是如何設定？
3)如果不可以，有何其他快速有效的因應之道？

真厲害！D.L.懷特兄
雖然我以前也試著研究使用LB過一段時間
突然看到D.L.懷特 兄這些提問，還真一時之間無法想到使用LB應付這些問題的方法
研究的還真是透徹呀！

moe

SplashID 在有保密需求的零碎資訊整理上，還是有其方便性的..對我來說還是不可或缺

多謝你的解答^^

PS.我的TT在陪伴我兩年後，在上個月被650 打入冷宮了^^a
不過他也真是台好機器呀

ctchiu1

ToDO 跟TodoList@LB的差別
      關於這兩個之間的差別，我想到了一個實例

請想像，你在決定要好好的管理你的生活後，你把你現在心中所有要做的事都列表出來，你發現不得了，一共有300多個要做的事。(收件匣)

然後，你把這張清單拿到週曆的旁邊

1~ 20 放到周一
1, 3, 7, 9 放在上班的第一個時段
2,10,15,19,20放在上班的第二個時段
5, 8,11就放在中午吃飯時間出去的時候一起辦理

其他的以此類推，分配到同一天的其他時段了
21到300這幾項可以在本周完成的就放在本周，不適合在本周的就放在以後的日期吧

這些項目可能會隨著時間每天增加或是減少，這是維護的部分(處理)

然後把這些已經處理好的任務移到你的TLI中，只有再這裡其他分類(非有一天)的才會出現在TODO LIST中(組織)

現在，請想像，現在是周一的下午，你拿起你的PDA，打開你的LB,請問上面的待辨清單中有幾項是現在要做的，(2, 10,15,19,20)或許再加上一些設定為ONCE的任務吧，

現在，請確認，你要做的，是300項，還是5 項?(執行)

也就是說， 一般的TODO 是線，而LB的TODO 是面(甚至是三度空間的，因為還有資源的問題，配合人的時間也在這裡被考慮了)，我們所處理的是點，事情一樣都沒有被你忽略掉，但是你在做事的當時，你是很輕鬆的在做，這樣說明，不知是否能夠讓大家接受。

還有，一旦做完一件事，把它打勾(檢討)丟到DAYNOTEZ中了，一段時間後，把這件事從LB中清除掉，我想你的總項目要超過500項，那麼我真的要好好的跟你學習了，進步空間實在是太大了。

那麼(組織)在那裡呢，對LB而言，這個跟生活平衡，是最重要的概念，但是對這個工具的執行者而言，這也是一個最不需要維護的地方，我們每天完成的工作，都讓我們對自己生活上所重視的方面，更接近自己的目標一步了。

懷特兄的問題，我有一個想法，但是因為這是一個模擬題，我必須先去設定情境，否則無法提出對應的表達方式，或許明天想看看要如何來表達我心中的概念吧。

ctchiu1

ToDO 跟TodoList@LB的差別
      關於這兩個之間的差別，我想到了一個實例

請想像，你在決定要好好的管理你的生活後，你把你現在心中所有要做的事都列表出來，你發現不得了，一共有300多個要做的事。(收件匣)

然後，你把這張清單拿到週曆的旁邊

1~ 20 放到周一
1, 3, 7, 9 放在上班的第一個時段
2,10,15,19,20放在上班的第二個時段
5, 8,11就放在中午吃飯時間出去的時候一起辦理

其他的以此類推，分配到同一天的其他時段了
21到300這幾項可以在本周完成的就放在本周，不適合在本周的就放在以後的日期吧

這些項目可能會隨著時間每天增加或是減少，這是維護的部分(處理)

然後把這些已經處理好的任務移到你的TLI中，只有再這裡其他分類(非有一天)的才會出現在TODO LIST中(組織)

現在，請想像，現在是周一的下午，你拿起你的PDA，打開你的LB,請問上面的待辨清單中有幾項是現在要做的，(2, 10,15,19,20)或許再加上一些設定為ONCE的任務吧，

現在，請確認，你要做的，是300項，還是5 項?(執行)

也就是說， 一般的TODO 是線，而LB的TODO 是面(甚至是三度空間的，因為還有資源的問題，配合人的時間也在這裡被考慮了)，我們所處理的是點，事情一樣都沒有被你忽略掉，但是你在做事的當時，你是很輕鬆的在做，這樣說明，不知是否能夠讓大家接受。

還有，一旦做完一件事，把它打勾(檢討)丟到DAYNOTEZ中了，一段時間後，把這件事從LB中清除掉，我想你的總項目要超過500項，那麼我真的要好好的跟你學習了，進步空間實在是太大了。

那麼(組織)在那裡呢，對LB而言，這個跟生活平衡，是最重要的概念，但是對這個工具的執行者而言，這也是一個最不需要維護的地方，我們每天完成的工作，都讓我們對自己生活上所重視的方面，更接近自己的目標一步了。

懷特兄的問題，我有一個想法，但是因為這是一個模擬題，我必須先去設定情境，否則無法提出對應的表達方式，或許明天想看看要如何來表達我心中的概念吧。

eValue

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-14 02:59 PM:
ToDO 跟TodoList@LB的差別
      關於這兩個之間的差別，我想到了一個實例

好像把軟體簡單的規則說得太複雜了...

簡單來說，LB把一堆待辦事項根據不同地點／場合／時間／心情等自定條件，
過濾出少數最適合當下作的待辦事項。
讓使用者看了不會心煩，也信賴這個系統會妥善安排其他沒有顯示出來的的待辦事項。
就這樣。

eValue

Originally posted by D.L.懷特 at 2005-7-13 11:52 PM:
假設一個狀況：
老闆今天臨時叫你明天到國外出差兩週，並請你將原先預定未來兩週的工作事項作一個交代與整理。

問題：
1)您現有的LB系統能否預覽未來兩週的工作？
2)如果可以，那是如何設定？
3)如果不可以，有何其他快速有效的因應之道？

嘿嘿...沒人敢回答懷特兄這個問題，那就讓我這個新手來回應吧..

LB原本就是一個進階的待辦事項軟體，跟行事曆的使用方式不同。
如果把工作記在行事曆裡，翻一下週檢視就知道未來兩週要做哪些事。

相對的，也會有一些狀況使用行事曆是不容易解決的。
假設像懷特兄工作那麼有計畫，可以列好預定未來兩週的工作事項，
那應該就是把這些工作安排在行事曆這兩週。
不過缺點就如Covey所說的，第三代用行事曆來作時間管理會有缺點，
因為會碰上突發事件，導致整週行事曆大亂。
書裡是舉他兒子的例子，有段時間他兒子迷上時間管理，
把每天要作的事情都訂好，但是一碰到「跟女友分手」就花了比預期還長的時間，
甚至會影響情緒，以後的行事曆事項都要重新設定。

回到LB，如何用LB預覽未來兩週的工作？
如果TLI規劃得好，有個Work項目，那就看這個Work項目下有哪些是未來兩週要作的事啊。
如果怕有些被隱藏，那就把時間切到ALL。
甚至到Outline查看Work下面有幾個專案的項目需要兩週內完成的啊。

以這個懷特兄出的這個問題來說：

用LB的缺點：要自己判斷哪些事項是兩週內要作的，系統不幫你處理。
用LB的優點：樹狀圖很容易了解這些下一步待辦事項的前因後果。
用行事曆的缺點：可能只紀錄一些專案大類，空間無法記下所有下一步事項，以及未固定時間可作的事項。即使記下了很多下一步動作，也難看出彼此間的前因後果從屬關係。
用行事曆的優點，系統已經幫你顯示每週要作的事項，簡單易懂。

所以LB的強項在於可以容納大量的待辦事項（或人生使命？），盡情規劃下一步動作。
行事曆的強項在於以時間作基礎，每個時段要作什麼很清楚。

搬救兵...
http://www.tompda.com/bbs/displa ... amp;forumID=1612334
gasolin網友說：
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第一代(1G)時間管理：使用記事與便條 Notepad、DiddleBug，僅有將記事與便條記下的事做完，沒有對長期規劃的觀念。
第二代(2G)時間管理：使用行事曆 Datebook，具備了長期規劃的能力，但是無法在其上分辨什麼事情是比較重要的。
第三代(3G)時間管理：在待辦事項 Todo 上加入了優先順序的概念，要事第一， 但較不"人性"化。
第四代(4G)時間管理：個人管理，兼具前三代的優點，以原則為重心，配合個人對使命的認知，兼顧重要性與急迫性；強調產品與產能齊頭並進，著重第二類(不急迫但重要)事務的完成。
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倒不是每個人或每件事都適合使用第四代，有些人生活簡單，用第一代便條紙記一記就行了，用LB反而自討苦吃。有些人甚至連便條紙都不用，記在腦子裡清清楚楚也不會漏掉該做的事情。

所以每個軟體都有其強項與弱點，也不是用了LB就不能用Datebook或Memo。
PIM四大天王互有特長，可以依照使用習慣來選用。
一般使用習慣來說，
有很明確的期限或某個時段非要作的，記在行事曆。
有很明確的執行步驟的，記在待辦事項。
有很長的敘述或參考資料的，記在記事本。
電話及通訊資料，不用說就記在通訊錄。
LB是加強型待辦事項，可連結行事曆；Agenda/DateBK5可同時看行事曆及待辦事項，以及連結到其他軟體。

所以如果我是懷特兄遇到這個出差兩週的問題呢？
第一先看行事曆，第二查詢LB，如果有需要參考的資料要到記事本或通訊錄找找。
就這樣。

不是每天都在面對出差的問題吧？多查看不同軟體的資料才不會漏掉重要的事情。
說不定還不只查PDA，還要查PC裡的Email、桌上的公文咧。

（終於回應完畢了..，我看馬上會被懷特兄打槍吧...逃走先...）

[ Last edited by eValue on 2005-7-14 at 22:22 ]

ctchiu1

很高興，又有新人加入討論，歡迎你提供你寶貴的經驗，也謝謝你的指教