[GTD]請教關於Life Balance的TLI設定問題

jehuen

使用Life Balance一開始就必須先設定好TLI（Top Level Item），
也就是根目錄的大分類。

一開始我就陷入迷惑，到底該怎麼設定比較好？
想請問已經使用Life Balance網友的意見。

==================================================

A.)使用人生作大分類：

就像Life Balance一開始的預設值一樣：

1.賺錢（Earn a living）：地點Office
2.讓生活有條不紊（Keep life organized）：地點Home
3.與家人及朋友的互動（Interact with my family and friends）：地點Home
4.照顧自己（Take care of myself）：地點Anywhere
5.放鬆及享受生活（Relax and enjoy life）：：地點Anywhere

優點：

這樣的設定很符合Life Balance的原意：平衡生活。
在圓形圖裡可以真正調整每項生活的比重。
新增待辦事項時，很容易找出該擺在哪個大分類下。


缺點：

決定哪個大分類容易，但是很難決定地點。
也就是說該待辦事項的目的容易決定，但是執行場合可能會有很多地方。
例如賺錢一項，可以作的地點不一定會在Office，
如果每項都要分別設定地點，無法使用大分類繼承的地點，會拖慢輸入的速度。


B.)使用地點作大分類：

根據Bob Pankratz寫的「Beginners Guide to Getting Things Done with Life Balance」文件，
他建議初學者可以這樣設Outline：

Home Actions
        @Agendas
        @Anywhere
        @Calls
        @Computer
        @Errands
        @Evernings
        @Outdoors
        @Home
        @Waiting For
Work Actions
        @Anywhere
        @Agendas
        @Calls
        @Computer
        @Errands
        @Office
        @Waiting For
        Linked Date Book items
Home Projects & Actions
Work Projects & Actions
Someday Maybe


也是剛好分五大類，而在地點的設定更為詳盡，在這裡就不一一列出了。
似乎很多Live Balance老手都強烈建議Outline最好跟地點設定一模一樣。
這篇指導文章的說法就是這樣設定的。

優點：

事先建立好各種地點的樣版，新增資料時很快速。
這樣的設計就是讓初學者可以不用一一去改每項待辦事項的地點及重要性，
全部繼承大分類或次分類的設定即可。

缺點：

很多事情很難歸在哪個地點才可以完成，如果是家裡或辦公室都可以做的事情，
該如何歸類呢？
如果這是一件需要用電腦跟他人連繫的雜事，那要歸在Home還是Work？
底下又該歸在@Agendas、@Computer或@Errands呢？
即使最後勉強歸在某地點，但是以後會不會因為地點選擇不對而漏看呢？
當然大地點可以包括小地點，但是如果兩個地點（或場合）只有部份交集呢？
那該設定到哪個地點？

另外在圓形圖裡，也很難看出生活是否平衡，以上例來說，只能看出Home/Work的範圍，
這樣來平衡似乎沒道理？


C.)使用專案作大分類：

優點：

只要不超過20個大分類都可以很輕鬆設定，那個待辦事項該分到哪個專案很清楚。

缺點：

一個專案可能需要在很多地點完成待辦事項，每次新增事項都要重新指定地點。
圓形圖只能用來平衡每個專案的範圍，可能意義不夠完整，調整也很麻煩。


D.)使用角色作大分類：

例如：

丈夫
爸爸
兒子
職員
主管
朋友
客戶
廠商


優點：

符合Covey七習慣裡的精神，把人生每個不同角色扮演完美，達到平衡的境界。

缺點：

待辦事項超難歸類，很有可能這件事作完，不僅可以做個好職員，也盡了作丈夫或爸爸的職責。


================================================================

當然不管哪種分類法都不會十全十美，想聽聽看已經在使用Life Balance網友是怎麼設定的。
如果可以的話，是否可以列一下您在使用的Outline是怎麼分類的？（有次分類更好）

我打算使用DiddleBug作手寫資料收集，抄送到內建ToDo，在ToDo分類好後，匯入Life Balance。
因為匯入時可以指定每個待辦事項的地點及session，
所以如果ToDo的分類作得好，匯入Life Balance時幾乎就不用作什麼調整。
事先大分類及地點設定完整的話，事後使用起來才會更方便快速。

有任何沒想到的部份，煩請不吝指教。

[ Last edited by jehuen on 2005-7-1 at 18:27 ]

D.L.懷特

Originally posted by jehuen at 2005-7-1 06:09 PM:
A.)使用人生作大分類：

就像Life Balance一開始的預設值一樣：

1.賺錢（Earn a living）：地點Office
2.讓生活有條不紊（Keep life organized）：地點Home
3.與家人及朋友的互動（Interact with my family and friends）：地點Home
4.照顧自己（Take care of myself）：地點Anywhere
5.放鬆及享受生活（Relax and enjoy life）：：地點Anywhere

優點：

這樣的設定很符合Life Balance的原意：平衡生活。
在圓形圖裡可以真正調整每項生活的比重。
新增待辦事項時，很容易找出該擺在哪個大分類下。


缺點：

決定哪個大分類容易，但是很難決定地點。
也就是說該待辦事項的目的容易決定，但是執行場合可能會有很多地方。
例如賺錢一項，可以作的地點不一定會在Office，
如果每項都要分別設定地點，無法使用大分類繼承的地點，會拖慢輸入的速度。

數月前在新版v3.26出來之前，我做了最後一次的試用。試用之後我有寫信給LB原開發者，請其注意競爭者類似軟體在PALM端已經具有List與Outline立即切換功能，能夠讓使用者在Next Action與Project之間迅速找到關連性，有利於follow-up。

當初我在試用時，就是類似使用您所列A.)使用人生作大分類。

同時，為了避免同時要顧慮到地點的繁瑣設定，以增加輸入速度。我在五項TLI之外還增設了InBox作為排名第一的TLI，但其重要性設為0，也就是說沒有移至其餘TLI前，他是不會出現在ListView中。

InBox底下設有GTD的context分類，如：
InBox
        @Agendas
        @Anywhere
        @Calls
        @Computer
        @Errands
        @Errand-Taipei
        @Somedays
        @Home
        @Waiting For
地點則預先設定好，並遞延給之後填入的任何新建項目。

LB的"平衡"功能要發揮作用，端賴於所有的專案與NA都要鉅細靡遺的輸入。而增設InBox做為待辦事項的緩衝區，是有助於增加輸入速度的。

另外也可以考慮增設名為樣本(Templet)的TLI，重要性為0 ,
將常用的專案分類儲存。

LB的強項在於垂直規劃，有縱深，step by step。但是在水平蒐集的輸入端則較弱，因此要搭配內建四大天王的to-do與上述in-box TLI來補強，輸入速度。

最後，jehuen兄您有提到diddlebug。事實上，也可以善用voice memo語音記事軟體，來強化水平蒐集。

jehuen

Originally posted by D.L.懷特 at 2005-7-2 12:45 PM:
當初我在試用時，就是類似使用您所列A.)使用人生作大分類。

同時，為了避免同時要顧慮到地點的繁瑣設定，以增加輸入速度。我在五項TLI之外還增設了InBox作為排名第一的TLI，但其重要性設為0，也就是說沒有移至其餘TLI前，他是不會出現在ListView中。

InBox底下設有GTD的context分類，如：
InBox
        @Agendas
        @Anywhere
        @Calls
        @Computer
        @Errands
        @Errand-Taipei
        @Somedays
        @Home
        @Waiting For
地點則預先設定好，並遞延給之後填入的任何新建項目。

PIL所有關於GTD及相關軟體的討論，我都起碼看了三到五遍。
當然包括懷特兄所有關於GTD的發言。

InBox設在TLI的問題，在另一個討論串已經有網友提到了，
同樣會佔圓形圖一塊，即使重要性設最低也一樣。
後來該討論串是有提到利用內建ToDo來收集，LB開啟自動匯入。
我試過之後發現非常理想，
因為ToDo匯入LB時，可以「同時」設定好哪個ToDo分類匯入LB哪個Place跟Session！
如果在LB設Inbox，到時候每個事項都要搬、都要分別設Place，
我覺得對我來說有點累，最好是「懶人系統」，事先規劃詳盡，事後使用步驟愈少愈好。

所以原本有打算內建ToDo用人生分類=>方便在一開始收集就已經分類。
在LB用地點分類=>跟ToDo自動連結，將人生分類項目匯入不同地點。
這樣可以在ToDo及LB用兩種模式來檢視待辦事項，想像起來真方便。

不過問題還是卡在地點如何歸類的問題，優缺點已經都列在上面了。
不知道懷特兄對於地點的歸類有無指導？

至於語音記事的部份，我知道懷特兄大部份利用在開車時間，
不過我很少開車，而且不習慣身邊有他人時錄音，
所以即使五年前買的可錄音卡西歐手錶、PDA到Treo，可是極少使用到錄音。

D.L.懷特

Originally posted by jehuen at 2005-7-2 07:46 PM:

InBox設在TLI的問題，在另一個討論串已經有網友提到了，
同樣會佔圓形圖一塊，即使重要性設最低也一樣。

按照LB設計原理，重要性設到最低，雖然圓形圖會show出inbox與templet二個TLI，但是在Listview中（絕不會show出），也不會累計到權重。趁您現在資料量少時，您可實地做一下實驗，就可以證實我的上述說法。
而且圓形圖的唯一功用是用來讓您臨時或既定得調整個別TLI的權重（重要性）。實際在使用LB時，圓形圖是最沒有必要造訪的地方。

後來該討論串是有提到利用內建ToDo來收集，LB開啟自動匯入。
我試過之後發現非常理想，
因為ToDo匯入LB時，可以「同時」設定好哪個ToDo分類匯入LB哪個Place跟Session！
如果在LB設Inbox，到時候每個事項都要搬、都要分別設Place，
我覺得對我來說有點累，最好是「懶人系統」，事先規劃詳盡，事後使用步驟愈少愈好。

所以原本有打算內建ToDo用人生分類=>方便在一開始收集就已經分類。
在LB用地點分類=>跟ToDo自動連結，將人生分類項目匯入不同地點。
這樣可以在ToDo及LB用兩種模式來檢視待辦事項，想像起來真方便。

不過問題還是卡在地點如何歸類的問題，優缺點已經都列在上面了。
不知道懷特兄對於地點的歸類有無指導？

當初由於顧慮到treo180的執行效能，因此雖然我知道可以由內建ToDo中匯入與匯出，我在試用時並未如此應用。但是我的認知是toDo應該是以context來分類比較妥當。

LB是一套需要消耗高度精力與時間去maintain與學習的軟體，而且軟體本身整合太多面向，在觀念釐清上就不容易入門。對於GTD初學者，直接參考GTD原書作法，可能會比較straight forward，並將學習的重點擺在養成GTD習慣。

至於軟體部分，簡單容易上手的才是合用的軟體。我還是會建議DateBK  or Agendus + 任何一套outliner軟體就好。

試用過LB，我想我已經抓住使用之竅門，最後我發覺我並不需要LB的Balance功能，也不需LB撈過界，替我決定待辦事項的先後順序。因為只要定期做weekly review，待辦事情的輕重緩急，我心中自有論斷。因此在treo600，我沒有考慮再安裝LB。

twhsi

我的TLI設定 (詳附圖)
我的WEEKLY REVIEW
1. 清空收件匣
2. 整理所有的NOTES
3. 檢討之前的行事曆
4. 製作自己的WEEKLY COMPASS(在PLANPLUS XP上看MISSION，在PLANPOLLUS OUTLOOK上排行程)
5.清空你的腦袋
寫下所有你想的到的心的想法加入清單(下一步行動，任務 ，等待回音，也許/將來有一天 )，將腦中想法納到GTD系統中。
6.管理所有的Projects和NAs  (LB)

jehuen

Originally posted by twhsi at 2005-7-3 10:23 AM:
我的TLI設定 (詳附圖)

1.請問在Outline裡有跟Palm內建ToDo作任何連結嗎？
2.收集到Inbox的方式就是直接在Palm或PC輸入LB裡？
3.使用"===="符號似乎是好主意，畫面看起來分隔得很清楚。

[ Last edited by jehuen on 2005-7-3 at 23:31 ]

twhsi

1.請問在Outline裡有跟Palm內建ToDo作任何連結嗎？
沒有
我在TODO放的是
絕對要完成的事，在LB內的事是屬於想要完成，但時間不夠時
以後做也可以的事

2.收集到Inbox的方式就是直接在Palm或PC輸入LB裡？
我其實先手寫在PDA上 NOTEPAD程式裡面
之後在PC打字(PALMSDESKTOP NOTEPAD，上面有一行空欄可打字)
每行字COPY之後，用軟體黏成一整段段落
(將每次剪貼的句子，黏成一個段落，我用CLIPMATE 6這個軟體來做，有些複雜，但是很快，有疑問再討論)

之後放到收件匣
再分到各個地方 (如行事曆 TODO或你所見到LB的下一步行動或任務INBOX)

看起來複雜，但是實際上做時很快

3.使用"===="符號似乎是好主意，畫面看起來分隔得很清楚。
謝謝 :>

twhsi

jehuen兄
提供您一個我自己做的清空收件匣的PPT檔 (以前自己做的)
請參考
若各位同好友疑問也可提出

以我個人淺見
TLI的設定
和我們清空收件匣的方式息息相關
所以拋磚引玉一下

twhsi

Originally posted by jehuen at 2005-7-1 06:09 PM:
我打算使用DiddleBug作手寫資料收集，抄送到內建ToDo，在ToDo分類好後，匯入Life Balance。
因為匯入時可以指定每個待辦事項的地點及session，
所以如果ToDo的分類作得好，匯入Life Balance時幾乎就不用作什麼調整。
事先大分類及地點設定完整的話，事後使用起來才會更方便快速。

您的想法其實和我的很像...........

"ToDo的分類作得好"
我覺得是關鍵

GTD難管理的部份有兩點
1. 大量的下一步行動
2. 任務的支援資料

您的想法我想對第一點的管理有很大的幫助

jehuen

感覺上twhsi網友是用專案來做大分類，例如外出的行動清單（購物），
跟人生的大方向比較沒有關係。

我打算先用人生方向來做大分類：

1.事業
2.家庭
3.休閒
4.健康
5.學習
6.瑣事

或許到後來「休閒」跟「健康」類的內容會很少，不過剛好也可以在圓形圖來提醒自己..

jehuen

繼續談一下Live Balance關於Place的設定，上面提到TIL如何設置都是發生在Place如何指定的問題。

例如一件待辦事項：「使用PC上網找GTD資料。」，這該歸在以下哪個Place？

@Home
@Office
@Computer

這件事在家或辦公室都可以作。依照大地點可以包括小地點的原則，似乎應該設為@Computer。並且把@Computer包括進@Home跟@Office，因為辦公室跟家裡都有電腦。

OK，現在又多了一件待辦事項：「在辦公室使用PC查詢公司資料庫。」

這件事只能在辦公室電腦作，那該指定Place為@Office或@Computer？

指定為@Office的話，那看@Computer時就看不到這件待辦事項；
指定為@Computer的話，那看@Home時，這件無法在家裡做的事情也會冒出來。

所以該把@Computer再加上@Computer(Office)跟@Computer(Home)：

「使用PC上網找GTD資料。」=>Place為@Computer
「在辦公室使用PC查詢公司資料庫。」=>Place為@Computer(Office)

@Home包括：@Computer、@Computer(Home)
@Office包括：@Computer、@Computer(Office)

以上這樣設都沒問題，問題是下面這項：

@Compuer包括：@Computer(Home)、@Computer(Office)

這樣在家裡看@Home時，因為也包括@Computer，所以@Computer(Office)不該不出現的也冒出來。

這就是我提到，萬一不同地點出現交集該怎麼辦？
原則上每個待辦事項以最小地點來指定，這樣以後才有機會設個大地點來包括小地點，
但是萬一這個小地點又必須被包括在不同大跟中地點呢？

LiveBalance應用真是深奧啊...以上舉的例子應該很容易出現在日常生活，並沒有故意鑽漏洞才是。

twhsi

我人生大方向用的是光頭柯維的理論
WEEKLY COMPASS及個人使命宣言 :>

twhsi

Originally posted by jehuen at 2005-7-4 12:20 PM:
繼續談一下Live Balance關於Place的設定，上面提到TIL如何設置都是發生在Place如何指定的問題。

例如一件待辦事項：「使用PC上網找GTD資料。」，這該歸在以下哪個Place？

@Home
@Office
@Computer
.

LIFEBALANCE程式解決起來有些複雜
LIFEBALANCE 桌面版作者出了一個自立門戶寫了新軟體MYLIFEORGANIZED
可解決此問題

例
一件待辦事項：「使用PC上網找GTD資料。」
\/ @Home
    @Office
\/ @Computer

可複數選擇地點

不過又是一個新的程式 :>
(我覺得MYLIFEORGANIZED比較有未來性說....)

jehuen

Originally posted by twhsi at 2005-7-4 12:35 PM:
LIFEBALANCE程式解決起來有些複雜
LIFEBALANCE 桌面版作者出了一個自立門戶寫了新軟體MYLIFEORGANIZED
可解決此問題

例
一件待辦事項：「使用PC上網找GTD資料。」
\/ @Home
    @Office
\/ @Computer

可複數選擇地點

「使用PC上網找GTD資料。」
\/ @Home
\/ @Office
\/ @Computer

「在辦公室使用PC查詢公司資料庫。」
   @Home
\/ @Office
\/ @Computer

在家時，查詢@Computer，仍然會冒出「在辦公室使用PC查詢公司資料庫。」事項。
問題依舊存在。

=========================================================================

「使用PC上網找GTD資料。」
\/ @Home
\/ @Office
\/ @Computer
\/ @Computer(Home)
\/ @Computer(Office)

「在辦公室使用PC查詢公司資料庫。」
   @Home
\/ @Office
   @Computer
   @Computer(Home)
\/ @Computer(Office)

在家時，查詢@Computer，就不會冒出「在辦公室使用PC查詢公司資料庫。」事項。
問題解決。

但是延伸出來的新問題是：設每一個待辦事項時候要去勾選一堆可能的地點。
以上例來說，如果「在辦公室使用PC查詢公司資料庫。」這件事一時不察，
就會勾到@Computer，這樣問題依舊存在。

花很多時間去考慮地點的複選似乎也不太明智...

jehuen

地點設置問題解決！！

上面我所提出的問題，原本我想可能要用地點的開放時間來解決，
畢竟上班時間跟在家時間不可能重疊，就可以用開放時間來過濾掉不該出現的待辦事項。

不過根據實際動手測試，我發現Live Balance比我聰明太多了！以上的問題根本不會發生！
當用@Home來查詢時，雖然@Home有包括@Computer，而@Compuer又包括@Computer(Office)，
但是@Computer(Office)的事項不會出現在@Home！

簡單來說，設三個地點：大地點、中地點、小地點。
大地點包括中地點，中地點包括小地點。
檢視大地點時，並不會出現小地點！
換言之，Live Balane只處理第一層，並不會處理第二層的地點包括。

就這樣。Live Balance是套可靠的系統，我不該懷疑的。
不過在指定地點時仍要謹慎小心，
以上例來說，
「在辦公室使用PC查詢公司資料庫。」只能設在@Computer(Office)，不能設在@Computer。
因為這件事不是有電腦就能作，還必須在辦公室才能作。
這樣以後依照地點檢視才不會出現不該出現的待辦事項。
當然配合每個地點的開放時間，那就更完美了。

我不是知道是否會不會有哪種A地點包括B、C地點，C地點包括A、B地點這種例子，
不過一般人生活應該不會搞到那麼複雜才對...

總而言之，地點的設置的原則有兩項：

1.以條件最嚴苛的最小地點為準，該設在@Computer(Office)，就不要設在@Computer。
2.包括的地點只需考慮第一層，這個子地點以後包幾層孫地點都不需要考慮進去。

[ Last edited by jehuen on 2005-7-4 at 13:21 ]

benhuang

提到LB的地點,在使用上, 小弟倒也想提供小小心得來分享或討論

一直覺得很奇怪, 為何大家都習慣在地點之加上@,
@是代表 at 或是 action呢?

如果每個地點前都加@, 那是不是不加@也沒差呢?

我的地點設計上是沒加@的, 因為在Treo6XX上做地點切換有Lookup的功能,
例如, 想切換到Home, 按個H就可以很快選取到H帶頭的地點, 如果地點名稱取得好, 你可以很快切換到你想要的地點, 不過當然地點要以英文命名才行, 若每個地點前有@, 則這個功能就等於沒有了.

參考一下

jehuen

Originally posted by benhuang at 2005-7-4 04:33 PM:
提到LB的地點,在使用上, 小弟倒也想提供小小心得來分享或討論

一直覺得很奇怪, 為何大家都習慣在地點之加上@,
@是代表 at 或是 action呢?

如果每個地點前都加@, 那是不是不加@也沒差呢?

我的地點設計上是沒加@的, 因為在Treo6XX上做地點切換有Lookup的功能,
例如, 想切換到Home, 按個H就可以很快選取到H帶頭的地點, 如果地點名稱取得好, 你可以很快切換到你想要的地點, 不過當然地點要以英文命名才行, 若每個地點前有@, 則這個功能就等於沒有了.

我在Treo 650倒是試不出Lookup的功能，怎麼按都不會跳出符合字首的英文字...

【Updated: 試出來了，原來是要再按下Place欄位，跳出下拉式清單後才能Lookup，只停在該欄位是不會Lookup的..】

我猜加上@是有其意義的：

1.如果Ouline中的某分類下面沒有子項目，那該分類會顯示在ToDo List上，設上@可以跟其他子項目做區別。

2.@地點、!下一步動作、$等待某人回應、*需要聯絡某人、#檢視。加上自訂一些符號，對於分辨混在一起的項目有幫助。

3.歸類：相同符號的項目會排序在一起，方便管理。

benhuang可以分享一下您是如何設定Outline及Place的嗎？

[ Last edited by jehuen on 2005-7-4 at 17:34 ]

D.L.懷特

Originally posted by benhuang at 2005-7-4 04:33 PM:
提到LB的地點,在使用上, 小弟倒也想提供小小心得來分享或討論

一直覺得很奇怪, 為何大家都習慣在地點之加上@,
@是代表 at 或是 action呢?

如果每個地點前都加@, 那是不是不加@也沒差呢?

好問題！
我想始作俑者應該是GTD的作者David Allen，他的GTD應用是結合OutLook與Palm端的四大天王。
＠在D. A.看來是Action，下一步行動的意思。除了標示用意外，還可以在其他非下一步的分類中置頂。在單純的palm 15向分類上限中這樣做是沒有實質意義的。但是D. A.跟我一樣，許多工作都是要在桌面端OutLook完成的。而outLook的分類是可以"包山包海"的，因此＠的置頂功能再桌面端就成了必須。

回到主題。
地點或context的分類原則，我自己是應用下列三項來規劃：

1)MECE。
MECE(Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive.)彼此獨立，互無遺漏。

2)單一分類，NA數量要足夠。
不見得每個人有一目十行的天賦異稟；但是在PDA小螢幕上，一目十行不是難事。

3)分類不要太繁瑣，喪失調用與review的便利性。
one page, no scroll是我分類的上限。

從以上原則來看，LB的PLACE"涵蓋功能"，我是用不到的。

[ Last edited by D.L.懷特 on 2005-7-4 at 18:17 ]

twhsi

Originally posted by D.L.懷特 at 2005-7-4 06:15 PM:

我想始作俑者應該是GTD的作者David Allen，他的GTD應用是結合OutLook與Palm端的四大天王。
＠在D. A.看來是Action，下一步行動的意思。除了標示用意外，還可以在其他非下一步的分類中置頂。在單純的palm 15向分類上限中這樣做是沒有實質意義的。但是D. A.跟我一樣，許多工作都是要在桌面端OutLook完成的。而outLook的分類是可以"包山包海"的，因此＠的置頂功能再桌面端就成了必須。

[ Last edited by D.L.懷特 on 2005-7-4 at 18:17 ]

懷特兄
可以請您多分享一些您OUTLOOK的使用心得嗎?
最近也運用桌面端OutLook
覺得真的很好用
想多開發一些用法
目前我用在以下三方面
a. 600張名片隨身帶，名片完全數位化:利用隨身碟將OUTLOOK檔案隨身攜帶，只要電腦內灌了OUTLOOK，那裡就是行動辦公室，而且檔案相當小，600筆人脈資料庫僅佔2MEGA空間

b.聯絡人資料庫並可以利用”搜尋”功能交叉查詢，活用人脈資料庫，您可做個人的CRM管理 (目前twhsi的數位化人脈資料庫有約600筆資料)，而且搜尋速度超快，以twhsi的資料庫，搜尋只需三秒鐘內就可找到所需資訊，也可以在PALM上搜尋(10秒)

C. 結合PDA您的行事曆，工作，聯絡人就在手上，可以隨時查詢您的聯絡人資料，並將行程做好安排，就算身邊沒有電腦，ㄧ樣能有效率地推動工作，作好GTD。

期待您的分享

D.L.懷特

Originally posted by twhsi at 2005-7-5 05:14 AM:


懷特兄
可以請您多分享一些您OUTLOOK的使用心得嗎?

基本上大多數的上班族使用OutLook並非出於自願，只是因為便利企業內部網路資料庫的管理與擷取而採用的所謂<群組軟體>。群組軟體的規劃應用，可能MIS人員知道的比較多。就PIM部分而言，Palm 的桌面端就遠優於OutLook。

twhsi

OH
I SEE
THANK YOU :>

benhuang

Originally posted by jehuen at 2005-7-4 05:28 PM:
benhuang可以分享一下您是如何設定Outline及Place的嗎？
[ Last edited by jehuen on 2005-7-4 at 17:34 ]

小弟的TLI是參照Covey的與成功有約所述的方式,以個人在生活中所扮演的角色來做規劃

- Husband/Father
- Son/Brother
- Boss
- Employee
- Friend
- SAW/ME

我個人覺得這樣的設定比較符合Life Balance的精神, 當然如jehuen所說的, 代辦事項可能比較難歸類, 或許某一件事可能同時符合SAW/ME 及Friend得角色, 但大體上我還是以直覺去歸類, 不會要求一定得歸類清楚.

在地點方面, 則和一般設定無異

- ATM
- Bank
- Book Store
- Car
- Future
- Grocery Store
- Home
- Non Home&Office
- Office
- Thinkpad + Net
- Shopping mall
- Spare time
- Telephone
- Waiting for

當然 Home 包含 telephone, Spare time ...以此類推, 小弟在日常生活中不是在Office就是在Home, 所以在to do list page上, 最常看的地點不外乎Office, Home & Non Home&Office.

另外, 我倒是蠻常看Balance page(圓餅圖),  在對照Actual & Desired圓餅圖, 看看最近花多少%在各個角色, 是不是與當初規劃的百分比有差異, 這樣才能知道自己的Life是不是Balance.
(事實上在LB在to do list上代辦事項順序跟Balance page裏的%是有關聯的)

D.L.懷特

Originally posted by benhuang at 2005-7-5 03:04 PM:

另外, 我倒是蠻常看Balance page(圓餅圖),  在對照Actual & Desired圓餅圖, 看看最近花多少%在各個角色, 是不是與當初規劃的百分比有差異, 這樣才能知道自己的Life是不是Balance.
(事實上在LB在to do list上代辦事項順序跟Balance page裏的%是有 ...

我記得預設就是相關的。因此，您不需經常觀看圓形圖，LB自然會將計畫完成與實際完成的落差，反映到todo list的先後順序上：要您先做比較少落實的TLI。

但是這跟David Allen在GTD要求的：透過daily/weekly review來培養直覺式的決策能力有所違背。因此，我放棄LB。

jehuen

Originally posted by benhuang at 2005-7-5 03:04 PM:
- Husband/Father
- Son/Brother
- Boss
- Employee
- Friend
- SAW/ME



- ATM
- Bank
- Book Store
- Car
- Future
- Grocery Store
- Home
- Non Home&Office
- Office
- Thinkpad + Net
- Shopping mall
- Spare time
- Telephone
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可以真的用角色來分類，真是令人肅然起敬啊...
我也很想要這樣分，可以很難做到...

地點的話真的很有參考性，像是ATM跟Bank，嗯，我就沒想到。
地點的指定對我還是大問題，
例如有一筆待繳費用，可以在ATM轉帳、Bank繳費或是網路上付費，
那要指定到ATM、Bank還是Thinkpad + Net呢？
指定一個，漏了其他的地點，那以後會不會漏看呢？

Non Home&Office這項也很有趣，就是指外出囉？
我是除了設個Out外出以外，還加設GoHome跟GoOffice，
就是上班途中及下班途中可以辦的事情=>對我來說還滿常趁這兩段時間辦事情的...

benhuang

<font color="#3333cc">可以真的用角色來分類，真是令人肅然起敬啊... 我也很想要這樣分，可以很難做到...</font>

個人覺得別考慮太多,如果你真的想用角色來分類, 那就用啊! 沒有一種分法可以十全十美的, 我也是邊做邊改,按你的直覺走, 自然而然你就會走到適合你的分類方式

<font color="#3333cc">地點的話真的很有參考性，像是ATM跟Bank，嗯，我就沒想到。地點的指定對我還是大問題，例如有一筆待繳費用，可以在ATM轉帳、Bank繳費或是網路上付費，那要指定到ATM、Bank還是Thinkpad + Net呢？指定一個，漏了其他的地點，那以後會不會漏看呢？ </font>

以你的例子來說好了
要轉帳到約定帳戶選Thinkpad+net
要轉帳到非約定帳戶或領錢選ATM
要支存或其它非得到銀行的選Bank
Bank 及 Grocery store 包含 ATM (我的Grocery其實指的就是7-11)
Office 包含 Thinkpad+net
Non Home&Office 又包含 Bank, ATM, Grocery Store
而我每天必看Office, Home, Non Home&Office 這3個地點的代辦事項
所以不會有漏看的情形發生的

[ Last edited by benhuang on 2005-7-5 at 23:24 ]

jehuen

Originally posted by benhuang at 2005-7-5 11:21 PM:
以你的例子來說好了
要轉帳到約定帳戶選Thinkpad+net
要轉帳到非約定帳戶或領錢選ATM
要支存或其它非得到銀行的選Bank
Bank 及 Grocery store 包含 ATM (我的Grocery其實指的就是7-11)
Office 包含 Thinkpad+net
Non Home&Office 又包含 Bank, ATM, Grocery Store
而我每天必看Office, Home, Non Home&Office 這3個地點的代辦事項
所以不會有漏看的情形發生的

[ Last edited by benhuang on 2005-7-5 at 23:24 ]

Bank：+ATM
Grocery store：+ATM
Office：+Thinkpad+net
Non Home&Office：+Bank, +ATM, +Grocery Store

以上例來說，就是指定常檢視的地點都包括了不同的付費方式，所以不會漏看。
以我的例子來說，使用晶片卡+讀卡機，上網也可以作非約定帳戶的轉帳或付費，
所以以上例來說，Office地點也要加入ATM？這樣就很怪，因為Web ATM無法領錢。
如果Office不加上ATM，那可能在辦公室可以完成的繳費事項就漏看了。

不過這當然依照每個人的習慣或生活方式而有所不同。

Live Balance只能把單一待辦事項指定單一地點(場合)，
如果有多重地點(場合)可以完成這個待辦事項，那該怎麼辦？

1.在不同地點(場合)中盡量都包括這個待辦事項可以完成的地點，如上例。
2.直接生出一個新地點(場合)，包進這些多重地點，讓這個單一待辦事項指定這個新地點即可。以上例來說，就生出一個Fee(應繳費用)地點，把ATM/Bank/ThinkPad_Net都給包進去。

當這個待辦事項可能都在這三個地點完成時（例如信用卡繳費），就指定成Fee。
當這個待辦事項只可能在單一地點完成時（例如在ATM提款），就指定為ATM。

當地點(場合)愈來愈多，大包中、中包小、加上一些待辦事項會有多重地點(場合)完成時，指定地點就要謹慎小心，看是指定在最小地點、中地點還是大地點。這樣在查看不同地點時才不會漏看。

[ Last edited by jehuen on 2005-7-6 at 11:14 ]

twhsi

看到您頗常用ATM
YAHOO的ATM不知您使用過了嗎
https://tw.money.yahoo.com/atm/

我也很有興趣說

ctchiu1

看了這個內容，發現自己的想法跟D.L.懷特兄的觀念竟然是這麼的相像，真的很想有機會跟懷特兄再好好請教一下，我也是認為這個大餅對目前的我不是那麼重要，因為我常常忘記一些平常要做的事，所以有時會把一些想要養成的習慣設為每日清單，重要性設定至可以看到清單的最低選項，  過了一段時間後，就發現包含這個習慣養成的TLI，竟然佔了壓倒性的空間，我才發現到原來這個選項內還包含了你做了多少次的加權，要養成的習慣竟然變成了我生活中的重心了。

另外看到有很多人 對一些符號的用法都有自己的獨到見解，所以我也談一下我的作法，因為我的GTD幾乎都不是在PC上作業的，所以我沒有加上前置符號
我的用法如下
G:群體工作，這個工作是大家一起合作的(GROUP)
P:這是一個專案(PROJ)
W:這個是在等待回音(WAIT)
R:這個在等待資源，東西還沒有到，要等(RESOURCE)
T:這個是有期限的工作(以分別設定在DUY DAT跟DATEBOOK中的項目)(TIME)
@:這個是設定地點(AT)
B:這個是指定給某人的工作(BY)
當然這些要有一套自己的系統，這個我會增加，但是不會改變，因為這個就是整理時需要使用到的定位，定位是不宜改變的。

twhsi

==>有時會把一些想要養成的習慣設為每日清單
真巧，我也是如此做的
我覺得對於習慣的養成很有效

LB大餅圖我倒是沒用過............