[GTD] 時間管理連載文章分享

twhsi

各位PALMISLIFE的朋友，很感謝許多人對twhsi文章長久的支持
最近我幸福行动家 線上課程，已經進入了實際運用的階段

由於很適合搭配palm手機來做時間管理（我用palm將近十年了，當初也是在PALMISLIFE練出一身功夫的）
所以也開始在這裡分享，希望大家喜歡，也非常歡迎大家交流討論（GTD文章華人地區的討論也是從PALMISLIFE開始的）

如果對我其他文章也感興趣，可以看我的部落格，裡面有將近兩百篇時間管理文章

http://blog.xuite.net/twhsi/Blog

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幸福行動家 線上課程（22）收集雜事 167/200

上一個課程中，我們提到了執行力的六個流程是收集、加工、組織。今天我們要討論的就是收集。

國外有一群人，他們喜歡用便利貼（3M post-it），來做一些藝術創作，稱之The Post-It Note Art Posse(PINAP)，藉著把想法寫在便利貼上，排列組合後，形成特殊的藝術風格。我看著上面這張圖片，突然想到，如果我們的腦子，就裝滿了這些東西，真還是一團亂呢。

這些便利貼，代表我們腦袋中的雜事的數量，平時放在腦中我們不易察覺（因為大多數潛藏在潛意識），但是當我們需要專注思考時，這些雜事，就浮出意識的層面，對我們的思考做出干擾。這些雜事有幾個共通的特點

• 雜事是懸而未決的事情，因為我們還沒有決定要如何做
• 雜事的數目通常很大，佔據我們腦內的空間及我們的注意力
• 雜事常常會在不適當的時候跑出來，可能是睡夢中、上學中、閱讀中、看電視中
• 我們其實無法對浮現腦海的雜事採取行動（也是因為還沒決定如何做）
• 收集雜事可以增強我們信守承諾的能力

看了這些雜事的特性，我們大多數人都會覺得，一定要把這些雜事管理好，不然我們時間管理的能力，根本無法提升。這篇文章，先讓我們瞭解雜事，以後的課程，會提出具體的解決方法。



（1）何謂雜事？

雜事指的是，所有進入您精神及現實世界，引起注意力的事，包括實體(紙張，文件等)及虛擬(心中的念頭，上司的指令，對他人的承諾等)的事情。

當心中充滿了雜事時，我們是無法採取任何行動的，因為我們並沒有思考決定出要採取的行動。我們必須將這些雜事做好好的處理，這樣才不會在工作時成為我們的絆腳石，阻礙我們前進。我們必須給予雜事"適當大小"的注意力，否則這些事情會一直擴大，讓我們必須花費更大的力量才能完成。

舉例而言，如果一個業務員承諾明天早上打電話給客戶回報價錢，這件事就是一件雜事。如果過了明天下午還沒回電話，這件事情就需要更大的心力才能夠處理好（客戶抱怨、老闆質疑）。如果這位業務員，一做出對客戶承諾，並立刻把這件事情記錄下來（筆記本、PDA），這樣我們就說他做到了"收集"這個動作。若業務只是口頭承諾客戶"OK,明天早上打電話給您回報價錢"，卻沒有記錄下來，這件事還放在業務員的大腦中，這樣就不算是做到收集雜事。

（2）腦中的飛機場

《當和尚遇上鑽石》是一本我很推薦的書，對解釋人的思考，有許多寶貴的智慧。書中也提到了和雜事很類似的概念（書中的概念叫做"銘印"），我修改了一些用詞來解釋雜事（P.101）

我們的心如同一個巨大的容器，容納成千上萬各種雜事，
這些雜事就像飛機在機場跑道上排成一列，等待起飛，
較強的雜事先起飛，較弱的雜事則遠遠落後，等待起飛。


在這個比喻中，一件件的雜事就像是飛機一樣，放在腦海中，就像是一個繁忙的機場，不斷的有飛機起飛。這些飛機（雜事）起飛，就是從潛意識層面，飛進了意識層面，這就是為甚麼每當我們想要專注的做某些事情（閱讀、寫作、寫企劃案），腦中會有許多的想法浮現出來，這就是我們的雜事浮現出來了。

當我們又對某人做出某種下一步行動，那行為在心中所植入的雜事比先前存的雜事更為強烈時，
這個新植入的雜事就會移到等待隊伍的前面，如同機場控制塔台呼叫一架飛機先行起飛一般。


在上一段中，業務員承諾要打電話，但是一直拖延到隔天下午還沒打，這時候自己的心中就會有一種壓力，覺得自己沒有做到某些事情。這樣的壓力其實是一件好事，讓我們主動採取行動來解決問題，避免拖延。但是這樣迫在眉梢的事件過多時（沒有養成良好時間管理習慣），我們的身體及頭腦就會難以負擔，產生壓力過大的狀況。

我建議要把這些雜事收集到頭腦以外的地方，這樣等於把飛機從腦中的飛機場搬到腦外的飛機場，有更大的機場容量，也可以減輕心理的壓力，讓我們集中注意力在更高層次的思考並更加有創造力。

(3) 雜事和大腦

以西方的角度來看，雜事深植在大腦中，我們的意識層面或許並不覺得事情很多，但是如同冰山，海平面之下的冰山體積遠大於海平面之上，潛藏在海平面以下的雜事，是我們常常忽略，但又數量龐大地。

人的心理有一個短期記憶區，容納所有的雜事。這個區域很像個人電腦的隨機存取記憶體（RAM），存放著所有的雜事。我們都以為電腦螢幕桌面上面的所有資料就是我們所有的事情，卻忽略了RAM中儲存的大量資訊。這個心理的RAM容量大小是有限的，到了某些限度，就會影響到其他大腦的功能（如思考、判斷等），大部分人的心理RAM都塞滿了亂七八糟、從未清理的雜事，這就是造成人們心不在焉的原因。

心理RAM提醒的事情，常常是當下沒有辦法處理的事情（例如，週末時間想到一通上班時間要打的電話），因此常常增加無謂的壓力。若是改變方式，當心理RAM浮現雜事提醒，馬上就收集起來，並且放置到頭腦之外的合適地點，這樣就能夠開始我們時間管理的第一步--收集。

結語

放在心理RAM雜事，其實擁有很大的力量，可以幫助我們追求夢想、達成目標，但是先決條件是，我們能夠管理好這塊寶貴的RAM空間。

前例提到的業務員，若是在PDA有一個固定的業務聯絡清單，當他承諾要打給客戶電話，立刻查出報價，並設定PDA中的鬧鍾，到合適打電話給客戶的時間（假設客戶今天無法聯絡上，要明天上午10點到11點間聯絡），這樣時間一到，業務員就能夠拿起報價單打電話給客戶回報事情成功完成任務。收集雜事，時間管理的基本功，練好以後，我們就能夠發揮大腦更大的功能（甚至有較多機會休息），幫助我們不論是學習、生活及工作上都更加的成功。

我們講要將雜事放在頭腦以外的地方，但是放在哪裡呢？下一篇文章，我們要討論的就是收集雜事的收件匣。

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twhsi

幸福行動家 線上課程（23）收件匣 168/200

在時間管理中，收集雜事的工具我們稱為收件匣。我們怕事情忘記時，就去查看收件匣，而不是在我們的大腦中搜尋，對於忙碌的人來說，用收件匣來紀錄事情，可以大幅的減輕壓力。

先講一個我自己的經驗，前一陣子我的蘋果電腦OS升級到10.5，但是卻發生了電子郵件程式佔據了大量的隨機存取記憶體（RAM），導致整體系統效能大減。後來有高手拯救，問題解決了，但我也發現RAM大小對電腦效能的重要。於是我就安裝了一個系統監測的小程式，可以隨時看到RAM的使用狀況，避免當機。

電腦的RAM容易監測，但是心理的RAM卻是難以管理，因為有太多未完成事項，佔據我們注意。，如果我們任由雜事阻塞在心理RAM中，必然會影響大腦執行效能，難以專心於手上的任務。收件匣收集了心理RAM中的雜事，提醒我們有那些還沒解決的事情。管理雜事得真正關鍵在於管理行動，而第一步，就是要做好收集雜事到收件匣的動作。


（1）何謂收件匣
好習慣是由一些小犧牲所養成。
--愛默森

收件匣，就是把我們心理RAM的東西，放到外部的工具中（可能是PDA的一個收集程式、或是一本收件匣筆記本）。心理RAM的空間雖然有限，外部的收件匣工具容量卻是無限的，把雜事放到大腦以外的地方，就能夠讓我心理RAM擁有空間，脫離記憶雜事的層次，專注於思考更高層次的問題。

也就是說，如果所有的事情都放在心中，永遠沒有辦法輕鬆自在。而時間管理高手，運用各種工具，將所有的雜事放在收件匣中，而非腦海裡，並進而組織運用，這才叫做黑帶級的時間管理高手，也期待大家能夠建立好收件匣的習慣。

（2）我的收件匣使用

今年二月，全家到美國旅遊，身為蘋果迷的我當然也買了一隻iphone作為新的手機。經過了三個月的使用，我把我的iphone送給老婆使用，自己乖乖回來用自己的treo 650手機，為什麼？因為treo手機的收件匣功能很強，強到我我又回來使用這隻兩年前的舊手機。

在treo上，我使用diddlebug這個免費軟體來做為收件匣，雖然免費，但是功能相當殺手，有以下幾個這個程式的功能。

• 快速手寫塗鴉記事
• 鬧鐘功能設定
• 振動功能隨時提醒我們，而不影響做事的進行
• 數位型式儲存，事情再多，重量不變

也因此，treo 650在許多狀況下都能稱職扮演好收件匣的角色

• 晨間運動時，我放在褲子口袋中，隨時紀錄浮現腦海的點子（我文章中的靈感常常此時浮現）
• 上班時，我放在腰帶上，和人交談時，隨時取出，紀錄對對方的承諾
• 事前設定鬧鐘，提醒自己要做的事情（到幼稚園接小孩、下班後順便去自助餐館包菜、上班中外出時要做的事情合併提醒）
• 下班後，我不另外寫行動清單，要做的事情就利用treo 650提醒
• 睡夢中，treo 650有夜光功能，想到的想法就直接紀錄其中
• 由於treo 650本身就是手機，所以一定會隨身攜帶

treo 650除了是我的收件匣之外，也幾乎是我的下一步行動清單，對我的幫助非常大。如果您使用treo系列手機，一定別忘了裝上diddlebug這個程式，就會讓手機化身一變為很棒的收件匣喔。

也請參見文章 Diddlebug 讓我棄iphone取treo的殺手級軟體

（3）如何設計自己的收件匣

每次演習會中都會有人提出疑問
"難道我不用PDA手機，就無法得到時間管理的好處嗎？"

當然不是這樣，收件匣其實是一種概念，並不是限定所使用得工具，重點是把雜事紀錄在腦袋以外的地方。




因此，我們可以利用萬用筆記本來紀錄雜事，買一本10元的小手冊紀錄，用上圖的八頁小書的方式，把A4紙張折成小冊子紀錄等，並不限定要用昂貴的高科技工具來收集。但是，我們選擇收件匣時還是要有許多考量的因素，這樣才能讓我們的收件匣運用起來行雲流水。

我也分享設計自己的收件匣時要注意的HUGS原則，希望大家都擁有對自己幫助很大的收件匣

a. Handy(可隨身携帶)

我們希望收件匣發揮最大的效用，就一定要能夠隨身攜帶。例如我使用treo 650作為收件匣，本身就是手機所以可以隨身攜帶。把A4紙張折成小冊子，就可以放在自己皮包中或褲子口袋。這樣子需要紀錄的時候，才能夠立刻拿出並寫下雜事。

b. Usable(使用方便)

收件匣要以方便取用為原則，紀錄時越快速，越方便，整個過程越讓自己覺得舒服，越能讓我們勤於紀錄。


我自己要收集時，左手拿出PDA，一隻手指按出diddlebug，右手抽出觸控筆，立刻可以開始紀錄雜事。有些人是將萬用手冊隨身攜帶，有些人則是買高級筆記本讓自己紀錄時的心情很好，有些人則會DIY自己的工具等。這些都很好，重要的是要養成收集紀錄的習慣，才能藉此成為時間管理高手，進而成為追求幸福的行動家。



c. Garbage-Free(沒有雜物)

這個原則的標準很簡單，"拿收件匣起來甩一甩，不會有任何紙張或其他東西掉下來"

很多人用萬用手冊來做收件匣，但是夾滿了小紙片、即可貼，不用風吹，有時稍微動一下東西就掉了滿地，這樣的收件匣無法應付任何時候都能快速取用的原則，要加以改善。




d. Subtraction(減少收件匣的數目)

許多的人收件匣滿天飛。遇上雜事，有時寫在筆記本上，有時寫在小紙片上，有時拿起便利貼，就貼在電腦螢幕旁，有時在電腦outlook待辦事項上打上幾筆，有時則交代秘書要記得提醒自己。過多的收件匣反而讓我們不知道自己把雜事紀錄在哪裡，反而浪費許多時間找尋這些資料。


也請參見文章 用一張A4紙，輕鬆做好每日計畫

結語

我在2006年就買了蘋果電腦，但是事實上，是到了2007年，也就是一年後，上了柯耀宗老師的課程，才讓我功力大增，自此以後運用蘋果電腦有如行雲流水。在這次的經驗中，我也發現，要將工具使用得好，需要學習。我們想要讓收件匣擔任好收集工作的重任，就好思考如何運用工具來達到這個目的。這樣的益處是藉由行雲流水的收集工具，我們更能信守承諾，壓力也減小了 :>

接下來我們的課程會教我們做好Mind Sweep，心靈大掃除。

twhsi

幸福行動家 線上課程（24）心靈大掃除 169/200

當我們知道了雜事的概念，也依照HUGS原則設計準備好了收件匣，接下來我們就要開始心靈大掃除（Mind Sweep），也就是把心中所有的雜事找出來放在合適的地方。今天我們介紹的就是利用Step by Step的方式做好心靈大掃除


如果您從來沒有做過心靈大掃除的工作，而想要試試看，您必須先準備半小時到一小時的時間，並依照下列方式進行

首先，準備一疊白紙作為收件匣，及一個倒數計時器（用手機、手錶倒數也行）。

先設定兩分鍾，開始寫下您心理隨機浮現的任何事情，或許是一件掛心的事情，一個創意，一個未來想實現的夢想等。我自己會使用心智圖的方式來寫，但是用條列方式也很好，重點在寫的要讓自己再加工的階段可以辨認。也不用在意這些事情是否重要，這個階段也量取勝，一直寫到兩分鍾時間到達為止。

這時您應該覺得意猶未盡，還想繼續寫下去，再設定五分鍾，並繼續寫下腦海內東西，用一句話來描寫您潛伏在心靈角落的任何想法，如果時間到了，繼續增加五分鍾。有倒數計時只是為了讓您專注在心靈大掃除這個工作。

第二步，如果您覺得頭腦內的東西都傾倒出來了，接著檢查電話答錄機、行事曆上的待辦事項，PDA、Outlook上的行動清單、筆記本上面的事項。此時可以搭配兩分鍾原則（兩分鍾之內可以解決的事情，馬上行動。）來處理。

• 看看答錄機的新留言有沒有需要馬上要做的事，不急的事放在收件匣
• 行事曆上的待辦事項覺得還要思考才能採取行動的，寫到收件匣
• PDA、Outlook的行動清單，把他們列印出來
• 快速掃瞄筆記本上最近寫下的事情，選擇需要放入收件匣

上述的工作全部完成後，就可以準備進入下一個階段"加工"。事情不能夠無限期地放在收件匣中，如果沒有採取行動，這些雜事還是會偷偷爬回心頭。許多人從未養成"加工"的習慣，因此會抗拒收集的工作，這也就是六個流程需要整合的原因。

結語
掃地掃地掃心地，心地不掃空掃地。人人都把心地掃，世上無處不淨地。
--《大佛頂首楞嚴經》卷五《周利盤特迦鼻根圓通章》

若是電腦執行效率差，最好的方式就是重新開機，將佔據的RAM釋放出來。對於執行效率差的大腦，心靈大掃除提供了一個讓我們大腦重新開機的方法，清空心理的RAM讓我們可以盤點我們做過對自己及對別人的承諾。有了收件匣中這些心靈大掃除的資料，我們就能夠進入第二個流程"加工"。

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twhsi

幸福行動家 線上課程（25）加工與組織 170/200

前一個課程我們討論到心靈大掃除，讓我們把所有的雜事都放到收件匣之中，今天的課程，我們就要將收件匣裡的雜事拿出來，一件件加工成行動，並將行動組織成行動提示。

或許有人會問我，加工與組織的概念是不是很複雜，我覺得有一點，但是弄懂了，對自己時間管理可是大有幫助。這個概念是從Getting ThingsDone首先提到的，為瞭解釋這一個流程，作者DavidAllen還畫了一個有名的流程圖（見上圖）來解釋加工及組織的概念。這個圖說穿了，就是以下三個重點

• 清空收件匣
• 加工雜事為行動提示
• 將提示組織成系統

大多數人面對這個家工及組織階段時，通常會遇到兩個難題

• 不知道如何針對雜事，做出行動決策
• 找不到最佳方法，將這些行動決策，輸入到系統中

我們會一一的說明，您就不會覺得加工及組織很困難了。

（1）清空收件匣

清空收件匣，就是把收件匣的雜事一件件拿出來，一次一個雜事加工成行動。

在心靈大掃除中，我們收集的雜事數量很大，所有的事情都可以用以下四種方式其中一種來處裡

• 刪掉不需要的雜事
• 將不能採取行動的雜事，加工成資料提示，並且歸檔
• 完成所有需時少於兩分鍾的行動
• 把所有兩分鍾以上才能完成的雜事加工成行動提示

我們需要準備一些時間來清空收件匣，但是刪掉不需要的事情及兩分鍾行動原則就可以幫助我們解決一大堆的事項（這是收集的一大好處），這樣就可以把收件匣的雜事處理掉一大堆。

（2）加工雜事為行動提示

當我們做完清空收件匣的動作，就會發現有一些"兩分鍾以上才能完成的雜事"需要加工成行動提示，我們就碰上剛才提到的第一個難題"不知道如何針對雜事，做出行動決策?"

無法做好決策，是因為不懂得問自己好的問題。面對雜事，要問自己"下一步行動是什麼？"

想像一下，如果雜事還留在心中，不能確定是否要打電話、發email、上網查詢或者外出購買某件物品才能推動進而解決這件雜事，我們不可能完成任何事情。決定某一件雜事的"下一步行動是什麼？"，時間可能不需要10秒鍾，但是大部分人都無法落實。

例如說王小明的雜事中有一件事是"輪胎"，當我要釐清這是什麼事情時，他想了一下說"我的汽車需要換輪胎。"
我則繼續追問"那，下一步行動是什麼？"
王小明會回答"打電話到輪胎店詢問價錢並討論過去的時間"

如果王小明已經有了輪胎店電話，那這就是已經加工完成的行動，若是他沒有電話，那還必須繼續追問"下一步行動是什麼？"
王小明可能說"糟糕，輪胎店的電話不見了，不過那間店是大白的朋友，我就知道我忘了什麼事。"
續追問"下一步行動是什麼？"
"我要打電話給大白，要輪胎店的電話。"

從雜事"輪胎"到行動"我要打電話給大白，要輪胎店的電話。"其實所需的時間並不多，但是大多數人，從來不會預先把雜事加工成行動，結果就把一個早就可以輕鬆完成的行動決策，變成最後一分鍾的燙手山芋。

（3）將提示組織成系統

我們剛才提到提示分為兩種，可以行動的叫做行動提示，不能行動的叫做資料提示。我們在清空收件匣的階段，沒用的東西丟進垃圾桶，兩分鍾以下的事情馬上行動，兩分鍾以上的雜事，問自己"下一步行動是什麼？"加工成行動提示，不能行動的雜事則加工成資料提示。

很快的，我們勤於收集，認真加工，有了一大堆的提示，如果我們不能將之放入取用容易，分類清楚的系統中，這些提示很快就會退化到雜事的層次，這也就是我們文章之初提到的第二個難題"找不到最佳方法，將這些行動決策，輸入到系統中"。

一般而言，行動提示可以分類成任務清單及下一步清單，資料提示比較因人而異，一般人會有通訊錄，行事曆（紀錄已經確定要去的約會）、任務補充資料，未來的夢想清單，授權給他人等待回覆清單、購物清單等等。我們會在流程三"組織"的線上課程部份詳加介紹。

結語

有些人在課堂上會發問，弄不大清楚加工與組織的不同，其實加工是將單一一件雜事加工成行動，組織則是把一大堆行動提示放到系統內相對應的位置，以便執行時可以快速找到所需的資料，這樣子解釋不知道還有沒有問題？

最後，David Allen的這個流程圖，在網路上面流傳，經過無數的人討論，包含了許多時間管理的知識及智慧，我們會在下面的課程中繼續討論，首先要討論的是流程二"加工"中的清空收件匣。

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twhsi

幸福行動家 線上課程（26）清空收件匣 171/200

前天在我的新浪博客 上，網友sunbody問到 "對「加工和組織」的區別似乎還是沒有完全領會，「組織」是更加複雜一些的「加工」嗎？"

其實，加工指的是把雜事加工成行動或資料提示，組織則是把這些提示放到系統內合適的地方，以便未來取出使用。寫出上篇文章中，許多網友問了問題，這讓我很高興，可以有機會補足之前文章的不足之處。我一篇文章大多是一千多字的字數，要將複雜觀念表達清楚並不容易，加工和組織是時間管理的精華，我們會用好幾篇文章來解釋，也希望大家有疑問時不吝提出。

這篇文章所討論"清空收件匣"，這是一個要反覆練習的技巧。有許多人收集了許多雜事，卻很少將之加工成行動，因此整個系統就堵塞在這個環節，造成系統窒礙難行。本文會分享清空收件匣的方法，以及我自己累積的經驗，還請期待。

（1）清空收件匣的步驟

能夠管理好時間的人是一位攝影師，拍到一張好的照片不 是一下子就可以拍到，可能要拍上好幾十次，不斷摸索和改善，才可以達到自己的理想。
--克林頓在朗讀「My Life」一開始就介紹了這本Alan Lakein寫的小書「How to Get Control of Your Time and Your Life」,簡體版譯名"如何掌控自己的時間和生活"

先看看上圖這張流程圖，要清空收件匣，第一步就是將一件雜事從收件匣拿出來，依次序問自己以下幾個問題，這幾個問題是做好加工的基本功，要反覆的練習，才能讓加工雜事成為行動如同行雲流水。

a. 這是什麼？

"這是什麼？"看似一個笨問題，但是大多數人在從雜事堆中拿出一件事時，還真的會問這個問題。

例如有一件雜事寫得是"輪胎"，我們可以要想一想之後才會想到，"喔，這是我的機車輪胎沒氣了，要找時間去機車行打氣。"

這是因為我們收集雜事的時間，和清空收件匣的有一段時間上的延遲；而且收集雜事當時狀況很匆忙，無法留下完整的紀錄。因此"這是什麼？"是我們加工要問得第一個問題。


b. 要採取行動嗎？

如果我們的雜事是一個電話號碼，或者是很久以後出席會議的時間通知，這時就要放到通訊錄或行事曆中。這些事情無法採取行動，所以又叫做資料提示。如果這件事情需要採取行動，那就要再問自己另外一個問題"下一步行動是什麼？"

c.下一步行動為何？

需要採許行動的雜事，我們就要問自己一個關鍵性的問題"下一個行動是什麼？"。我常常在會議討論卻無法下決定時，拋出這個問題。神奇的是，這個問題會幫助大家，集中在可以採取的行動上，形成共識，達成結論。

在加工的過程中，除了問"下一個行動是什麼？"，也要問自己"希望的成果是什麼？"。例如我自己有一件雜事是"日本新幹線"，我的希望成果就是帶著家人，到日本搭乘新幹線，等待火車進站的畫面（這是兒子的夢想，後來變成我們全家的夢想）。

（2）行動及資料提示

剛剛我們也提到一個字"提示"，事實上一件件雜事加工完，就會變成一個個的提示，有些事我們要做的行動(例如騎摩托車到機車行打氣)，有些是不能行動的（紀錄下網小明的電話號碼）。之前我把加工的圖示設計成一個槓桿，左邊的重物，代表的就是"希望的成果"，右邊的向下箭頭，就表示要採取的行。這個圖示的意思，就是希望能用合適的行動，讓事情往希望的成果前進。

資料提示又可以分為三種，首先是，垃圾，不再需要的雜事就直接丟掉。其次是參考資料，放進通訊錄、行事曆、資料庫一類的地方，不用採取行動。第三種類型叫做夢想清單，是自己想做，現在卻無法推動的事情。

行動提示的兩個問題，也引導出我們在"組織"時需要用到的兩種清單。加工並收集所有"希望的成果是什麼？"答案，就可以列成我們的任務清單；加工並收集所有"下一個行動是什麼？"答案，就可以列成我們的下一步行動清單。

加工，講的是，如何把一件件的雜事，加工成一個個的提示，組織講的是，如何把各種不同的提示，放到合適的系統中，以便日後執行時的運用。這些分類會在"組織"再度提及，先在這裡提一下。

（3）我的清空收件匣實務經驗

我做了好幾年的清空收件匣，也累積了一些經驗和大家分享。

我自己常常利用到陌生地點（到咖啡館等人、上孩子才藝課時）來做清空收件匣的動作。因為清空收件匣需要一些不受干擾的時間，其次清空收件匣時，越有創意越好。我會利用一張白紙，畫個心智圖，打開我的收件匣（treo 650手機），開始把雜事加工成行動，並稍微組織一下。

在整個過程中，我也有三個要點

a.一次一件事，一次一粒砂：清空收件匣時，不必管優先次序，每一件雜事都要處理，每件事都要做成決定，完成後再換下一件。

b.有足夠的時間清理收件匣：清空收件匣時，常常需要一面清空一面處理（兩分鐘以下可以解決的事情馬上行動），所以最好預留足夠時間。

c. 20/80定律："如何掌控自己的時間和生活"的作者Alan Lakein認為不重要的事情大多數丟掉就好，我們在加工的過程中，看到不重要的雜事，就可以直接丟掉。這樣可以省下大量的時間。

一次一件事才能專注於一件事情並強迫自己做出決定，如此雜事才不會拿出來又放回去收件匣，一再重複閱讀一樣的資料。

結語

時間管理的核心概念把心裡面想法念頭管理好，在佛教裡叫做銘印（出自"當和尚遇到鑽石"一書，英文叫"imprint"），也就是說雜事是一種銘印，行動提示是一種銘印，任務是一種銘印等。我們必須把銘印管理好（放在頭腦以外的地方），心裡面就能夠心境如水，每天要創造的銘印都事前有了規劃，做起事情來就更容易行雲流水。這是我長久以來的想法，這幾天閱讀"當和尚遇到鑽石"後，又更加清晰，也和大家分享，日後的文章也會繼續融入這個觀念，先在這裡和大家分享一下。

加工確實是一個很重要的流程，我們下一堂課程還會對將加工雜事為行動提示做更多討論，我們繼續加油。