[教學] 每個人都要會的 Word 合併列印功能 (2010 版本)

阿輝

合併列印這個功能阿輝歸納為每個資訊人 Office 必學的基本技能，簡單來說就是可以把一堆 Excel 上的通訊錄或是資料，套表到 Word 中，可以用於列印信封、標籤、喜帖等功能，其實這個功能並不是2010專有的功能，甚至在很久以前的 Word 就已經有合併列印的功能了。以下就來介紹如何做到這件事：

操作步驟

1. 先準備好一個 Excel，裡面放的就是你要列印的資料，如姓名、地址、電話三個欄位



2. 接著開啟 Word 並預先編輯好你準備要套版的基本格式，例如下圖阿輝以要印信封為例



然後在【郵件】→【選取收件者】→選擇【使用現有清單】



3. 然後選擇剛剛準備好的 Excel 檔案，這時還會出現選擇表格的選項，一般我們都只用第一頁，就不用管了，按確定繼續





接著在 Word 內容的 "適當位置"，將我們要合併的欄位加入
例如在預計要加入電話的地方，從 【郵件】→【插入合併欄位】→選擇【電話】



4. 依序把每一個要插入的欄位加入，完成的結果會如下類似的效果；簡單來說就是在頁面中會有類似一個變動的欄位資訊，會將 Excel 的資料合併進來



5. 接著就是完成啦，【郵件】→【完成與並】→選擇【編輯個別文件】
其實這邊如果有信心的話直接列印也可以，不過通常阿輝建議就先產生文件再做最後確認比較好



如果不是全部的資料都要套用的話，也可以選擇要合併的紀錄範圍



一般就選全部就可以了

7. 完成後 Word 會自動開啟一個新的文件，並包含了我們要合併的內容



8/ 接著就是列印了，可以善用 Word2010 的一頁多份列印功能也蠻方便的～



結語

這樣可以不用撰寫任何程式碼，只需要 Excel 與 Word 就可以列印寄信的地址，是否很方便呢？其實不只是信封，甚至是開會通知、喜帖等等～ 只要用 Excel 存要寄送名單，就可以利用合併列印的功能，套用上不同的資料。

gcvincent

++++++++++++++++++++味道人士不要看++++++++++++++++++++

如果沒有記錯, 古代office 4.3的時候好像就有了?!
不需要用合併列印的人是幸福的, 應該用卻未用的是活該...

我會有以下建議. (如果只有個位數的, 怎麼簡單怎麼做, 不用這麼麻煩,
如果是幾百封的就要評估一下,
幾千封的? 願上帝保佑你...)

1.至少有五欄, 例如自己編碼/姓名/稱謂/地址/郵遞區號/備註

稱謂就是大哥/扛爸子/愛卿/小弟/先生/小姐/同修/之類, 這樣比較有禮貌.
如果稱謂有男女之別, 對於不認識的人特別要注意, 可以考慮改成中性的稱謂.
這部份同樣可以套用到郵件內文（如果有的話）

郵遞區號可以幫助你快速分類分區, 有些近的自己投遞或者找人順便丟信箱就好. 郵局派信也會快一點.

自己編碼, 照你爽的格式, 用excel自動填滿就行. 這是為了後端檢查有沒有漏信漏印漏寄補印補寄方便用, 尤其是有郵件內文的. 套錯信封很失禮...建議欄位設在下面靠左或靠右, 顏色調淡避免干擾.
記憶力好的人他就不需要了.

在地址欄位要預檢, 看有沒有全型半型的數字, 如果沒有意外的話, 用國字或者全型阿拉伯數字取代所有半型的阿拉伯數字. 全半型字會影響直印橫印的結果, 全型才會隨直印版型轉, 西式橫印一般是不用的, 但是講起來漏漏長, 自己體會就好.

2.所有的排版欄位都可以自設字體/大小, 會比單純細明體好看.
一般姓名用其他字體, 其他資訊固定用字用一種字體,
我會在字體設定完以後全選再選一種英文字型(統一英數字型, 並不影響中文. 自己灌的字型並不一定綁定哪種英文字型, 所以才醬子做)

3.最好選擇無印刷格子的信封, 一定要格子的話, 切記要選同一批號出產的信封.
因為連同批號的信封都可能會有格子移動的狀況, 如果再加上印表機定位跑掉就很慘...
這時候就要重印, 那就要把自己編碼記下來, 等下單獨套印.
如果有神經病長官要求一定要格子, 那就用彩色印表機, 順便印格子. (如果噴墨的話, 綜合墨水會很傷, 列印時間會加倍)
以前單位有四五種公文信封, 我就都做好版, 然後下次去領信封, 格子位置大小又不一樣...

4.中式/直印是麻煩的根源, 如果一定要印直的, 就要特別注意.
不知道為什麼, 自己校對很難校, 最好有個細心的第二人可以幫忙校對資料與列印結果.
初始資料不正確當然是trash in, trash out.

5.以前大五碼時代, 地址姓名缺字才是正常, 所以一定要合併到新文件.
每封預覽結果看一看, 確認有沒有缺字, 或者超出列印範圍. 有缺字的換回細明體看看, 再不行只能手寫補上.
我會建議要就全名留白手寫, 補一個字不好看.
還有些住址超長, 可能會變兩行, 那就要注意位址, 或者縮小字型.

6.列印
操過頭老化的印表機, 還有信封材質的關係, 所以會有問題.
雷射:
常見的問題就是掉碳粉, 看機器跟信封哪個便宜換哪個.
噴墨:
定位跑掉, 有時偏上有時偏下, 太過分的部份只好重印.
一般是因為橡皮輪老化磨損或者列印材質有粉或者有特殊塗層, 所以容易打滑.

有些材質或者因為過厚(印表機說明書會寫紙材規格與列印範圍, 請抄下來再買列印紙.)或者其他原因加速印表機耗損.
第一批沒問題, 以後也可能會出問題. 勉強是沒有好結果的.

大量列印, 如果要珍惜印表機壽命, 記得信封信紙要橫放.(列印還是版面記得改對, 注意列印範圍.)
內件絕對不可以先放, 也不可以折封口, 很容易卡紙

一般雷射滾筒或者各種橡皮輪滾輪, 如果信封直放, 那滾筒旋轉的時間就久, 容易吃單邊, 列印時間也久.
A3印表機列印A4紙張最好橫放, 省時, 少損耗.

ex:A4紙張是21*29.7 cm, 直放的話, 會多滾約三分之一的距離. 印兩千張等於別人橫放三千張的損耗.滾筒滾輪有8.7cm寬的地方卻是很少損耗.

如果是彩色印表機, 記得調成黑白列印. 如果經濟模式可以接受的話, 用經濟模式.
如果經濟模式很差, 那就自己調色, 字體顏色濃度調成90~70%應該還能用.

貼地址條最省耗材, 最費人力, 個人以為最不好看.

一般人都印公家的, 不管這麼多麻煩事.

其他

大量列印我會預估抓10%損耗, 多注意的話,  通常可以降到3%~5%.
最小列印是明信片, 最大就是比A3小一點的公文封.

以前的 word 合併列印有bug, 只能單項或者全部列印, 沒辦法選擇範圍(例如:1~100, 109, 199)

大宗郵件印刷品記得把excel 工作表列印出來當附件, 才不用在郵局慢慢抄名字住址.

1600件左右, 中式信封+邀請函+時間表+回函明信片
三台印表機白天自己加減餵紙8hr, 晚上找四個工讀生做手工3hr, 大概要三天.

回憶總是亂糟糟的, 請見諒.

味道人是大概又要說我很激動, 發言比樓主長, 有意見不會自己發文?!

Zhao

好強!!!
都很厲害!!!

感謝~~~

saxxas

個人看一樓回的文章內容比較有收穫
^^!