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檔案整理心得

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    [LV.2]偶爾看看I

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    發表於 2012-8-1 16:09 |顯示全部樓層
    前言:
    上次發文不知道什麼時候了,既然寫了就分享一下。


         現在非常多的資料都可以電腦檔案儲存,因為很方便、很簡單,也很省空間,加上取用方便,很多資料都已經數位化處理成檔案了,而因為方便、簡單,所以檔案數量就會很多,這時就會出現一個問題—「要怎麼找到檔案?」
         工作之後,檔案的數量增加到無法隨意塞到「我的文件夾」中,等到要用的時候再去找就好了;工作檔案隨時要取用,而且工作檔案有時需要整理,取用方便就很重要了,如同紙本資料一樣,不同的紙本報告都塞再同一個文件夾中,要找到檔案就非常不容易了。
    就我自己的使用習慣,檔案整理重要的有兩項「分類」及「資料夾名稱與檔案名稱」。


    一、分類:
         「分類」不難理解,其實就是把檔案依照自己使用的情形分門別類,例如:依照時間、種類、順序…等分類,尋找檔案的時候就可以從類別辨識檔案擺放的位置。
    分類最簡單的就是利用「資料夾」,利用資料夾建立樹狀圖的分類,例如:
    A——A1
           ﹂ A2
           ﹂ A3
    B— —B1
           ﹂ B2
                ﹂ B2-1
                     ﹂B2-1-1
                     ﹂B2-1-2
                ﹂ B2-2
           ﹂ B3
         分類沒有一定的規則,每項工作、每個人的習慣都不一樣,自己的工作檔案依照自己的習慣就可以了,如果是公用的資料夾,那就按照大家習慣或是說好的方式分類就可以了。
         另外,「分類要有意義」,比方說:「2012_0708_某某會議」資料夾下,因為有相關的參考資料,所以建立了一個「2012_0708_某某會議_相關參考資料」的資料夾,而這資料夾中只有兩個檔案,這就沒有再建資料夾分類的意義了,因為那只會增加再打開一次資料夾的時間而已;所以,通常我在建立資料夾時,會先想想這檔案可以分類在哪一個資料夾?需不需要再多一個資料夾?
         也有因為經過一些時間後,有些資料屬性會隨工作變化,就會另外調整分類或是重新調整檔案擺放的位置,分類不是固定的,會跟著工作及經驗變化,通常會越整理越精簡。
    而有時候因為事情較急、較忙,沒有時間將檔案建立資料夾分類,通常我會把檔案放在所屬的大類中,先建立一個資料夾存放,等事情辦完了,再把資料整理到所屬的資料夾中,方便以後尋找資料及再整理。

         另外,也有用「標籤」(Tag)分類的分式,這種分類方式比用資料夾要好用,上述的分類方式只用資料夾分類,這再尋找檔案時會有個問題,舉例來說:資料夾中的不同大類(不同的業務工作)裡都有因為開會的「會議」資料夾,而這些會議資料夾分散在不一樣的類別中,如果要取用這些資料夾中的的「簽到表」檔案,就要在不同的資料夾中尋找,若是資料龐大的話,會是很辛苦的事情。
    使用「標籤」的話,就可以簡化這樣的搜尋。
    「標籤」的概念類似資料夾,可是不像資料夾那麼死,主要最大的不同是:
    • 「資料夾」是把檔案放進個別不同的資料夾中。
    • 「標籤」是在檔案上附加屬性,以區別資料的類別,一個檔案所附加的屬性可以一種,也可以多種。

    舉例說明如下:前述會議資料夾「簽到表」檔案,如果使用標籤功能的話,假設在各檔案中附加了「簽到表」的屬性,點選「簽到表」標籤選項,所有附加上「簽到表」屬性的檔案就會列表呈現出來,就不需要一個個自己找檔案了。

         因為一個檔案可以帶有多種不同的屬性,所以使用「資料夾分類」中碰到檔案不知道應該分在哪個資料夾中的情形會減少,比放說:某個會議中討論了幾項不同的案由,有 A 業務、B 業務、 C 業務等三種,會議紀錄的檔案要怎麼分類?
    • 用資料夾分類:A、B、C 三個資料夾都放一個是可以解決檔案分類的問題,但是,如果檔案修改的話,就要三個檔案都置換,使用上很不方便。
    • 使用標籤分類:只要把 A、B、C 屬性附加上一個「會議記錄」檔案就可以了,修改檔案也不必再煩惱置換檔案的問題。

         附帶說明一下,Gmail 就是利用這樣的方式在管理郵件,非常的方便也好用。「資料夾分類」及「標籤分類」各有優缺點,通常可以的話,我兩種都會使用,在搜尋檔案效率上很高。


    二、資料夾名稱與檔案名稱:
         這是我認為最重要的部分,「資料夾名稱」及「檔案名稱」是分類檔案的最基本也最重要的部分;不論檔案是否經常使用、數量多寡、重要性,明確的檔名都有助於辨識檔案,容易辨識的檔案對於搜尋會有很大的幫助,特別是系統搜尋檔案時。
         「資料夾名」較簡單,就是簡單的一個名稱而已,而「檔案名稱」則多了一點點,它的基本結構是「OOO(檔名).***(副檔名)」,「檔名」可以自行輸入,而「副檔名」是系統辨識用的,例如:word 就是用「.doc」或「.docx」為副檔名,可以看出是什麼樣的檔案。
    通常我的「資料夾名稱」會決定這個資料夾下所有檔案的主要名稱,因此會用辨識度較高的名稱(看個人習慣),例如:2012 年度的團購資料,名稱就會取「2012年度_團購資料」,底線「_」部分是用來區隔,這在搜尋時會非常好用。
        「檔案名稱」部分,我會以資料夾的名稱為主,例如:8 月 1 日開的桔茶團購就會取名「0801_2012年度_團購資料_桔茶團購.xls」;如果有日期的話,我會在最前面加上四碼日期,用來標示時間,這在分辨檔案先後順序很方便,要用什麼時間就看需要及習慣了;「2012年度_團購資料」部分就是依照資料夾名稱了,除了可以知道這是哪一類的檔案,搜尋檔案列表出來的時候,也可以讓同類的檔案歸在一起,方便查找;最後面的「桔茶團購」就是這個檔案的內容,下面舉例說明在搜尋時列表出現時呈現的模樣,如搜尋關鍵字「2012年度」、「團購」兩個關鍵字(以 Everything 程式搜尋),通常會呈現出下面列表:


    0601_2012年度_團購資料_紅茶團購.xls
    0625_2012年度_團購資料_桔醬團購.xls
    0702_2012年度_團購資料_花生糖團購.xls
    0719_2012年度_團購資料_水果團購.xls
    0801_2012年度_團購資料_桔茶及桔醬團購.xls0801_2012年度_團購資料_桔茶團購.xls

    0810_2012年度_團購資料_桔茶團購.xls
    0820_2012年度_團購資料_人參果及綠茶團購.xls
    動畫檔案_日本動畫_新世紀福音戰士破.rmvb
    遊戲攻略_N3DS_聖火降魔錄覺醒.docx
    (下略…)


         上面的好處有:
    • 底線「_」的作用在這邊就比較明顯了,視覺上要搜尋檔案會很清楚,尤其是相同類別(資料夾)檔案,因為長得都一樣,所以很容易找到需要的檔案。
    • 另外在下關鍵字搜尋時,因為分類時決定的檔案可以讓檔名有邏輯,因此即使忘記檔名,也可以從時間、類別、檔案格式上猜測到相關的關鍵字,搜尋會更簡易。
    • 檔名最前面的日期,可以讓檔案搜尋出來列表時順序表列,也可以在檔名上就可以知道檔案或該事件發生的大概時間。

         檔案分類有邏輯的話,整理及搜尋起來都很方便,連帶資料夾都很清爽,備份資料時候也會很方便,工作的效率會變得比較好,業務整理或是進度管控都有幫助,甚至有時候我直接用資料夾名稱上標示雜項業務(一項工作一個資料夾)的完成時間,開啟資料夾就知道哪些業務何時要到期,完成了就在資料夾後加上「OK」,很是方便!

         在 Windows 下搜尋檔案,我建議使用 Everything 這個程式,可以自定義快速鍵開啟,搜尋方式與 google 相同,搜尋速度很快且易用。



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    發表於 2012-8-2 00:43 |顯示全部樓層
    謝謝很棒的分享,最近正想整頓檔案呢。
    I am here walking the road I choose.
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    發表於 2012-8-2 09:52 |顯示全部樓層
    這個 Everything 真的大力推薦。檔案隨便擺,只要知道部分檔名就能立即搜出來。
    不過他只能針對檔名作搜尋,index 做好後,打完檔名,搜尋結果幾乎是立即跳出來的
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    發表於 2012-8-2 10:07 |顯示全部樓層
    先前用過Google的"桌面搜尋", 也是做好index, 讓電腦中的檔案可以快速地被關鍵字找出來,
    結果... 電腦變得超慢!!!
    不知道Everything會不會有這現象?
    我的網路相簿 http://www.flickr.com/photos/alexchen/
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    發表於 2012-8-2 16:13 |顯示全部樓層
    AlexChen 發表於 2012-8-2 10:07
    先前用過Google的"桌面搜尋", 也是做好index, 讓電腦中的檔案可以快速地被關鍵字找出來,
    結果... 電腦變得 ...

    不會!
    Everything 應該是用系統的索引吧?這我不清楚,不過安裝完馬上就可以搜尋了,速度也很快。

    點評

    Max  不會 +1 。不過有時後資料庫會損壞,得重新開一次程式重新 index  發表於 2012-8-2 22:43
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    [LV.1]初來乍到

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    發表於 2012-8-5 20:56 |顯示全部樓層
    AlexChen 發表於 2012-8-2 10:07
    先前用過Google的"桌面搜尋", 也是做好index, 讓電腦中的檔案可以快速地被關鍵字找出來,
    結果... 電腦變得 ...

    這類型的搜尋軟體,第一次使用的時候,都得要把硬碟中的檔案先掃描一次建立索引,之後找檔案就會很快了。尤其google是全文檢索,建立索引得要花更多時間。不過印象中是可以排程到閒置的時候不是嗎?就放著給它跑就行了。
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