檔案整理心得

bm2000

前言：
上次發文不知道什麼時候了，既然寫了就分享一下。

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     現在非常多的資料都可以電腦檔案儲存，因為很方便、很簡單，也很省空間，加上取用方便，很多資料都已經數位化處理成檔案了，而因為方便、簡單，所以檔案數量就會很多，這時就會出現一個問題—「要怎麼找到檔案？」
     工作之後，檔案的數量增加到無法隨意塞到「我的文件夾」中，等到要用的時候再去找就好了；工作檔案隨時要取用，而且工作檔案有時需要整理，取用方便就很重要了，如同紙本資料一樣，不同的紙本報告都塞再同一個文件夾中，要找到檔案就非常不容易了。
就我自己的使用習慣，檔案整理重要的有兩項「分類」及「資料夾名稱與檔案名稱」。


一、分類：
     「分類」不難理解，其實就是把檔案依照自己使用的情形分門別類，例如：依照時間、種類、順序…等分類，尋找檔案的時候就可以從類別辨識檔案擺放的位置。
分類最簡單的就是利用「資料夾」，利用資料夾建立樹狀圖的分類，例如：
A——A1
       ﹂ A2
       ﹂ A3
B— —B1
       ﹂ B2
            ﹂ B2-1
                 ﹂B2-1-1
                 ﹂B2-1-2
            ﹂ B2-2
       ﹂ B3
     分類沒有一定的規則，每項工作、每個人的習慣都不一樣，自己的工作檔案依照自己的習慣就可以了，如果是公用的資料夾，那就按照大家習慣或是說好的方式分類就可以了。
     另外，「分類要有意義」，比方說：「2012_0708_某某會議」資料夾下，因為有相關的參考資料，所以建立了一個「2012_0708_某某會議_相關參考資料」的資料夾，而這資料夾中只有兩個檔案，這就沒有再建資料夾分類的意義了，因為那只會增加再打開一次資料夾的時間而已；所以，通常我在建立資料夾時，會先想想這檔案可以分類在哪一個資料夾？需不需要再多一個資料夾？
     也有因為經過一些時間後，有些資料屬性會隨工作變化，就會另外調整分類或是重新調整檔案擺放的位置，分類不是固定的，會跟著工作及經驗變化，通常會越整理越精簡。
而有時候因為事情較急、較忙，沒有時間將檔案建立資料夾分類，通常我會把檔案放在所屬的大類中，先建立一個資料夾存放，等事情辦完了，再把資料整理到所屬的資料夾中，方便以後尋找資料及再整理。

     另外，也有用「標籤」（Tag）分類的分式，這種分類方式比用資料夾要好用，上述的分類方式只用資料夾分類，這再尋找檔案時會有個問題，舉例來說：資料夾中的不同大類（不同的業務工作）裡都有因為開會的「會議」資料夾，而這些會議資料夾分散在不一樣的類別中，如果要取用這些資料夾中的的「簽到表」檔案，就要在不同的資料夾中尋找，若是資料龐大的話，會是很辛苦的事情。
使用「標籤」的話，就可以簡化這樣的搜尋。
「標籤」的概念類似資料夾，可是不像資料夾那麼死，主要最大的不同是：

• 「資料夾」是把檔案放進個別不同的資料夾中。
• 「標籤」是在檔案上附加屬性，以區別資料的類別，一個檔案所附加的屬性可以一種，也可以多種。
  

舉例說明如下：前述會議資料夾「簽到表」檔案，如果使用標籤功能的話，假設在各檔案中附加了「簽到表」的屬性，點選「簽到表」標籤選項，所有附加上「簽到表」屬性的檔案就會列表呈現出來，就不需要一個個自己找檔案了。

     因為一個檔案可以帶有多種不同的屬性，所以使用「資料夾分類」中碰到檔案不知道應該分在哪個資料夾中的情形會減少，比放說：某個會議中討論了幾項不同的案由，有 A 業務、B 業務、 C 業務等三種，會議紀錄的檔案要怎麼分類？

• 用資料夾分類：A、B、C 三個資料夾都放一個是可以解決檔案分類的問題，但是，如果檔案修改的話，就要三個檔案都置換，使用上很不方便。
• 使用標籤分類：只要把 A、B、C 屬性附加上一個「會議記錄」檔案就可以了，修改檔案也不必再煩惱置換檔案的問題。
  

     附帶說明一下，Gmail 就是利用這樣的方式在管理郵件，非常的方便也好用。「資料夾分類」及「標籤分類」各有優缺點，通常可以的話，我兩種都會使用，在搜尋檔案效率上很高。


二、資料夾名稱與檔案名稱：
     這是我認為最重要的部分，「資料夾名稱」及「檔案名稱」是分類檔案的最基本也最重要的部分；不論檔案是否經常使用、數量多寡、重要性，明確的檔名都有助於辨識檔案，容易辨識的檔案對於搜尋會有很大的幫助，特別是系統搜尋檔案時。
     「資料夾名」較簡單，就是簡單的一個名稱而已，而「檔案名稱」則多了一點點，它的基本結構是「OOO（檔名）.***（副檔名）」，「檔名」可以自行輸入，而「副檔名」是系統辨識用的，例如：word 就是用「.doc」或「.docx」為副檔名，可以看出是什麼樣的檔案。
通常我的「資料夾名稱」會決定這個資料夾下所有檔案的主要名稱，因此會用辨識度較高的名稱（看個人習慣），例如：2012　年度的團購資料，名稱就會取「2012年度_團購資料」，底線「_」部分是用來區隔，這在搜尋時會非常好用。
    「檔案名稱」部分，我會以資料夾的名稱為主，例如：8 月 1 日開的桔茶團購就會取名「0801_2012年度_團購資料_桔茶團購.xls」；如果有日期的話，我會在最前面加上四碼日期，用來標示時間，這在分辨檔案先後順序很方便，要用什麼時間就看需要及習慣了；「2012年度_團購資料」部分就是依照資料夾名稱了，除了可以知道這是哪一類的檔案，搜尋檔案列表出來的時候，也可以讓同類的檔案歸在一起，方便查找；最後面的「桔茶團購」就是這個檔案的內容，下面舉例說明在搜尋時列表出現時呈現的模樣，如搜尋關鍵字「2012年度」、「團購」兩個關鍵字（以 Everything 程式搜尋），通常會呈現出下面列表：


0601_2012年度_團購資料_紅茶團購.xls
0625_2012年度_團購資料_桔醬團購.xls
0702_2012年度_團購資料_花生糖團購.xls
0719_2012年度_團購資料_水果團購.xls
0801_2012年度_團購資料_桔茶及桔醬團購.xls0801_2012年度_團購資料_桔茶團購.xls

0810_2012年度_團購資料_桔茶團購.xls
0820_2012年度_團購資料_人參果及綠茶團購.xls
動畫檔案_日本動畫_新世紀福音戰士破.rmvb
遊戲攻略_N3DS_聖火降魔錄覺醒.docx
（下略…）


     上面的好處有：

• 底線「_」的作用在這邊就比較明顯了，視覺上要搜尋檔案會很清楚，尤其是相同類別（資料夾）檔案，因為長得都一樣，所以很容易找到需要的檔案。
• 另外在下關鍵字搜尋時，因為分類時決定的檔案可以讓檔名有邏輯，因此即使忘記檔名，也可以從時間、類別、檔案格式上猜測到相關的關鍵字，搜尋會更簡易。
• 檔名最前面的日期，可以讓檔案搜尋出來列表時順序表列，也可以在檔名上就可以知道檔案或該事件發生的大概時間。
  

     檔案分類有邏輯的話，整理及搜尋起來都很方便，連帶資料夾都很清爽，備份資料時候也會很方便，工作的效率會變得比較好，業務整理或是進度管控都有幫助，甚至有時候我直接用資料夾名稱上標示雜項業務（一項工作一個資料夾）的完成時間，開啟資料夾就知道哪些業務何時要到期，完成了就在資料夾後加上「OK」，很是方便！

     在 Windows 下搜尋檔案，我建議使用 Everything 這個程式，可以自定義快速鍵開啟，搜尋方式與 google 相同，搜尋速度很快且易用。

macrookie

謝謝很棒的分享，最近正想整頓檔案呢。

Max

這個 Everything 真的大力推薦。檔案隨便擺，只要知道部分檔名就能立即搜出來。
不過他只能針對檔名作搜尋，index 做好後，打完檔名，搜尋結果幾乎是立即跳出來的

AlexChen

先前用過Google的"桌面搜尋", 也是做好index, 讓電腦中的檔案可以快速地被關鍵字找出來,
結果... 電腦變得超慢!!!
不知道Everything會不會有這現象?

bm2000

AlexChen 發表於 2012-8-2 10:07
先前用過Google的"桌面搜尋", 也是做好index, 讓電腦中的檔案可以快速地被關鍵字找出來,
結果... 電腦變得 ...

不會！
Everything 應該是用系統的索引吧？這我不清楚，不過安裝完馬上就可以搜尋了，速度也很快。

ychao

AlexChen 發表於 2012-8-2 10:07
先前用過Google的"桌面搜尋", 也是做好index, 讓電腦中的檔案可以快速地被關鍵字找出來,
結果... 電腦變得 ...

這類型的搜尋軟體，第一次使用的時候，都得要把硬碟中的檔案先掃描一次建立索引，之後找檔案就會很快了。尤其google是全文檢索，建立索引得要花更多時間。不過印象中是可以排程到閒置的時候不是嗎？就放著給它跑就行了。