[求助] 試用 PMT 所遇到有關會計學的問題

rainman

弟最近在學習 PMT 的用法，但由於從來沒有學過會計學，所以對於切傳票以及會計科目的觀念還很模糊。一般的收支在使用上還沒有問題，但目前遇到一個狀況是弟不知該怎麼解決的，麻煩知道的朋友為弟解惑。
  
弟在工作上經常會先幫公司代墊費用，支付的方式為現金或信用卡。月底向公司請款後，公司會將弟所申請的代墊金額直接匯到銀行裏去，而弟在收到信用卡帳單後，會以現金或自銀行轉帳的方式繳交信用卡費。會計科目打算這麼設定：
  
*資產*
現金
銀行
暫付款
*負債*
信用卡
  
但對於該怎麼去切每一筆傳票就開始覺得模糊了，而這就是弟要問的問題。以下面的前提為準，弟到底該怎麼去設定各會計科目以及如何去切每一筆傳票？
  
[前提]
1.弟希望可以從『暫付款』中看到還有哪幾筆沒有向公司請款。
2.當收到信用卡帳單時，可以從『信用卡』中核對刷卡項目及金額。
3.以銀行轉帳繳納信用卡費。
4.當公司把弟請款的金額匯入銀行帳戶後，弟可以把該暫付款沖銷掉。
  
這麼寫不知道大家瞭不瞭解？請看得懂的朋友多多幫忙囉..^^

cssu

OK, here is my opinion:
  
Your account setup seems to be OK (at least for the question you mentioned here), and here is what you should do for each transaction:
  
1. When 代墊費用:
  if by cash: 暫付款 increase, 現金 decrease
  if by credit card: 暫付款 increase, 信用卡 increase
  
2. when your company pay you back by depositing directly to your bank:
銀行 increase, 暫付款 decrease
  
3. when you pay your credit card balance:
by cash: 現金 decrease, 信用卡 decrease
by bank transfer: 銀行 decrease, 信用卡 decrease
  
hope this helps,

rainman

慢慢瞭解各位前輩給的忠心建議。
  
目前已經了解 cssu 兄、moyannn 兄以及 viso 兄的說法，將代墊款設在資產類並在同類目裏做帳戶移轉，而且在實務上已經可以正常操作。
  
另外，有關 Net 兄提到的有關代墊款對帳的問題，在 PMT 裏有個 check 的功能，弟打算在『申請後』將該筆款項打勾，表示該筆款項已經向公司申請，而每月核對時就可以依存款簿裏有關公司轉入的金額：個人薪資、其餘款項(代墊款、油資津貼、電話津貼..)等項目逐一核對。至於公司目前在入帳時是依申請時的申請單逐筆轉帳，因此只要在請款時不要混合請款，倒是可以避免上述的狀況發生。
  
而 atman 兄所說的增加*收入:公司請款*及*費用:代墊款*等科目這一部份，弟倒是還沒有搞清楚，等等再來試作看看。

cssu

Net wrote:
呵呵~
  
老實說,我覺得這樣的會計科目是有問題的,你們沒發現這種BS是不會balance的嗎?就算只有少少的四五個科目,也還是要balance的,就好比rainman的科目中,現金永遠是Cr.(負)的,顯然這種BS是有問題的!
  
I was assuming that he was using PMT and keep tracking his money before.  Therefore, his cash balance should be positive before prepaid expense.  If you look at the these prepaid transactions ONLY, sure, cash balance will become negative.  This does not imply that he have negative cash balance, just means that these prepard expenses reduce his cash balance.
  
還有,不知道rainman公司月底匯入銀行帳戶的金額有無對帳單(明細),萬一是總額匯入,弄到來,只怕是還得將金額拆開,組合以求得正確分錄.....嗯~很辛苦不是嗎?當然,希望不是這樣 :-)
  
true if the bank statement does not itemlize.  But I don't think that would be the case.
  
如果這些分錄純粹只為紀錄代墊費用,以信用卡交易的部份,我想還是乖乖的用銀行轉帳方式支付,避免以現金繳交信用卡帳單,要不然,現金帳戶更難區分每筆分錄的歷史軌跡(Tracks?呵呵~有那麼嚴重嗎?),
  
???
  
幫忙想想吧,是不是科目還不夠?至少先讓BS能平衡,看能不能在會計週期結束時,將現金,銀行(存款)之類的帳戶沖轉,留著這類帳戶到期末,真的是很難讓帳戶背後的資訊反應出來.不知贊同與否?
  
???
  
喔!對了,rainman是否有考慮到結帳日的問題呢?公司會計對您提出的單據審核若有延遲,待信用卡帳單一來,公司如未能如期繳撥您以信用卡預付之代墊款,您可是得先行償還發卡銀行,否則循環利息公司會補給您嗎?
  
If there is interest involved, then he should do the following journal first:
  
Dr. prepaid expense - Interests  
     Cr. credit card (using his account setup)
  
when receiving the total amounts:
  
Dr. bank saving account
    Cr. Prepaid expense (total with interests)
  
~唉,早忘了會計在做什麼得了,要不然就幫你把問題直接回答了,還是請cssu解解謎團吧!

  
haha, I am just trying to help out.  If it is wrong, please free fell to correct me!!!

Net

呵呵~
  
老實說,我覺得這樣的會計科目是有問題的,你們沒發現這種BS是不會balance的嗎?就算只有少少的四五個科目,也還是要balance的,就好比rainman的科目中,現金永遠是Cr.(負)的,顯然這種BS是有問題的!
  
還有,不知道rainman公司月底匯入銀行帳戶的金額有無對帳單(明細),萬一是總額匯入,弄到來,只怕是還得將金額拆開,組合以求得正確分錄.....嗯~很辛苦不是嗎?當然,希望不是這樣 :-)
  
如果這些分錄純粹只為紀錄代墊費用,以信用卡交易的部份,我想還是乖乖的用銀行轉帳方式支付,避免以現金繳交信用卡帳單,要不然,現金帳戶更難區分每筆分錄的歷史軌跡(Tracks?呵呵~有那麼嚴重嗎?),
  
幫忙想想吧,是不是科目還不夠?至少先讓BS能平衡,看能不能在會計週期結束時,將現金,銀行(存款)之類的帳戶沖轉,留著這類帳戶到期末,真的是很難讓帳戶背後的資訊反應出來.不知贊同與否?
  
喔!對了,rainman是否有考慮到結帳日的問題呢?公司會計對您提出的單據審核若有延遲,待信用卡帳單一來,公司如未能如期繳撥您以信用卡預付之代墊款,您可是得先行償還發卡銀行,否則循環利息公司會補給您嗎?
  
~唉,早忘了會計在做什麼得了,要不然就幫你把問題直接回答了,還是請cssu解解謎團吧!

atman

以下是本人會採取的方式:
  
建議會計科目:
*資產:現金,銀行,(代墊款*).
*負債:信用卡.
*收入:公司請款.
*費用代墊款*).
  
1.消費代墊:
[$nbsp][$nbsp]*Transfer to 代墊款 From Account 現金(or 信用卡).
  
2.信用卡繳款:
[$nbsp][$nbsp]*Transfer to 信用卡 From Account 現金(or 銀行).
  
3.請款:
[$nbsp][$nbsp]*Credit Income 公司請款 To Account 代墊款.
  
4.代墊款入帳
[$nbsp][$nbsp]*Transfer to 現金(or 銀行) From Account 公司請款.
  
以上做法就可以知道:
1.有多少代墊款尚未跟公司請款.(可以很容易看出總額;但要看細項則要看你的作帳技巧)
2.有多少公司請款還未核撥.
3.如果要方便得知交易的情況,請努力的把 Description 填寫詳細.
4.其實我比較偏向把'代墊款'設為費用科目.因為在會計原則上,收入跟費用科目在一段期間後是要結轉為空帳戶的.

Net

所以說~少了明細(公司給rainman的薪資單,而不是銀行存款對帳單)以下沖銷紀錄:
Dr. Bank saving
     Cr. Prepaid exp.
的結果就是您根本不知到公司償還了那幾筆代墊款,如果是這樣,Prepaid exp.的帳戶就無法反應公司還有那些款項尚未撥款.難保會計會以收據不符,為蓋公司章...etc理由要求rainman退回重審,又,公司結帳日與銀行不同,可預見的,rainman在收到薪資後必定要很費心的處理每一筆代墊款(拆開,組合,核對,注記...),hoho~This is the case!
  
對於:
Dr. Credit card
     Cr. Cash
我想這樣只會讓現金帳的紀錄更無法清楚反映出,這筆支出是為支付何年何月的代墊款,在現金分類帳中,有的款項為代墊款而支出,有的為償還信用卡費用而支出,是否記得該比信用卡費為何時產生的交易,恐怕更難搞清處了:-)
  
期末沖轉現金,銀行帳戶的目的是希望了解該年度為公司代墊的款項共發生了多少,只不過是轉成另一個帳戶名稱,使資訊更為明確,方便查詢,時間一久,現金,銀行存款帳戶累積了經年累月的交易紀錄,為何不利用機會沖轉,方便來年重新開帳,不是嗎?
  
最後,我覺得我可能說錯了一點,這樣的BS是會平衡的(只要每筆交易紀錄都是平衡的,只要只有BS:-),問題是現金帳出現餘額是Cr.,這樣的BS真的很另類,縱使說現金"代餘"只為表達替公司支付之現金形式的代墊款,但是...說不上來,就是很怪~誰叫我已經是6,7年沒碰會計,我只是直覺得很怪,也許有更好的科目可用吧?(atman的第4點也許就是個不錯的建議吧) I thought~
  
註:我看我還是停止發問的吧,再下去,別說看的人不懂我們在說甚麼,rainman會昏頭轉向,不知所措的~呵呵, Sorry啦,rainman :-)

小酒蟲

Net wrote:
早忘了會計在做什麼得了,要不然就幫你把問題直接回答了

會計就是用來把原本很簡單的計算加以複雜化，弄成一本大家都看不懂又似是而非的帳本。

cssu

4.其實我比較偏向把'代墊款'設為費用科目.因為在會計原則上,收入跟費用科目在一段期間後是要結轉為空帳戶的.
  
-> agree.  But from 會計原則, these prepaid expenses is not real expense for rainman, right?  And the money from the company is not 收入 either....
  
But, it's a personal account, 會計原則 is not important.
  
所以說~少了明細(公司給rainman的薪資單,而不是銀行存款對帳單)以下沖銷紀錄:  
Dr. Bank saving  
     Cr. Prepaid exp.  
的結果就是您根本不知到公司償還了那幾筆代墊款,如果是這樣,Prepaid exp.的帳戶就無法反應公司還有那些款項尚未撥款.難保會計會以收據不符,為蓋公司章...etc理由要求rainman退回重審,又,公司結帳日與銀行不同,可預見的,rainman在收到薪資後必定要很費心的處理每一筆代墊款(拆開,組合,核對,注記...),hoho~This is the case!
  
-> well, that's always the problem, and that's why some companies has company credit card for their employees.  (but I guess that it is not so common in Taiwan)  Or, when recording the prepaid expenses, put the date on each entry (or note of each entry, like atman mentioned in point #3) to address this issue.  But again, troubles seems unavoidable....
  
對於:  
Dr. Credit card  
     Cr. Cash  
我想這樣只會讓現金帳的紀錄更無法清楚反映出,這筆支出是為支付何年何月的代墊款,在現金分類帳中,有的款項為代墊款而支出,有的為償還信用卡費用而支出,是否記得該比信用卡費為何時產生的交易,恐怕更難搞清處了:-)
  
as to this problem, I think that you are looking at wrong place for the remaining balance of prepaid expenses.  When rainman pays the credit card bill, credit card company does not separate his payment.  If he wants to know the remaining prepaid expenses, he should look at the "prepaid expenses" account balance.
  
最後,我覺得我可能說錯了一點,這樣的BS是會平衡的(只要每筆交易紀錄都是平衡的,只要只有BS:-),問題是現金帳出現餘額是Cr.,這樣的BS真的很另類,....
  
Not at all.  Before rainman prepaid company's expense, he should have positive cash balance.  When he prepaids. his positive balance will be reduced.  If cash is not enough, he has to withdraw money from the bank, which he need to do the following entry:
  
Dr. Cash
     Cr. Bank Saving
  
Then his cash balance will increase again.  There should never be negative cash balance!  In some case, we might tell someone: "let's me pay you back next time I see you" (like my mom did in the 菜市場).  In that case, cash balance should not be negative either.  It will increase his liability (e.g short-term borrowing), not reducing cash.
  
Hope this clarify some confusions.

rainman

弟確實是看得有些糊塗，只因為弟實在對會計沒有概念..
給弟一點時間把各位前輩的寶貴意見消化後，再回來向各位前輩報告弟的心得..
再次感謝 cssu 兄、Net 兄、Atman兄、酒蟲兄..

cssu

小酒蟲 wrote:

會計就是用來把原本很簡單的計算加以複雜化，弄成一本大家都看不懂又似是而非的帳本。

  
  that's how we can make a living ......

viso

我覺得PEM、果子錢包比較適合你用，不然用PMT會搞得暈頭轉向。
如果真要用的話，那不才我就獻醜一下了。
會計學的基本原理：借方及貸方。
資產=負債+資本+收入-費用。
記帳得做分錄，每一款項稱為「科目」。
  
「科目」金額增加在借方的有二項，分別是「資產」及「費用」，金額減少則記在「貸方」
舉例說明：現金是「資產」，假設今天繳了電話費100元，則分錄記為
  
借：「電話費」100元  （費用增加）
       貸：「現金」100元  （資產減少）
  
「科目」金額增加在貸方的有三項，分別是「負債」、「資本」、「收入」
舉例說明：今天收到薪資現金30000，則分錄記為：
  
借：「現金」30000元    （資產增加）
     貸：「薪資收入」30000    （收入增加）
  
您設的科目，「現金」、「銀行存款」、「暫付款」都是資產科目。
舉例說明：今天墊付了1000元，分錄記為：
  
借：「暫付款」1000元    （資產增加）
     貸：「現金」1000元    （資產減少）
  
會計實務上信用卡算是「遞延項目」，可以算成「費用」項目，算了，不要講太難。
  
所以請將「信用卡」設為「負債」，「負債」增加在「貸方」。
  
假設今天您幫公司用信用卡墊了一筆加油錢500元，分錄記為：
  
借：「汽油費」500元    （費用增加在借方）
     貸：「xx信用卡」500元    （負債增加在貸方）
  
月初薪資匯進銀行戶頭了，用轉帳繳信用卡費，分錄記為：
  
借：「XX信用卡」500元    （負債減少在借方）
       「轉帳費用」17元      （費用增加在借方）
     貸：「銀行存款」517元    （資產減少在貸方）
  
這樣您瞭解了嗎？獻醜了！

小酒蟲

viso wrote:
會計學的基本原理：借方及貸方。
資產=負債+資本+收入-費用。

（收入 - 費用）應是直接計入資本之下即可，也就是：
資產 = 負債 + 資本
Assets = Liabilities + Owner's Equity
  
愈講下去 rainman 可能就愈頭昏了....

Net

cssu wrote:

  
  that's how we can make a living ......

不會啦~其實仔細想想,這們學問存在百年以上,是有其真正的必要性.對個人而言,不是不能照著作,只是不是三言兩語就能說清楚,這是們社會科學,不是什麼資料結構,通訊原理的自然科學,實在不容易三兩句話之間就言簡意賅...
  
雖說rainman本身還在努力弄清楚我們之間的談話,其實我是建議化繁為簡,避免扯上必須應用會計記帳原則的處理程序,也許簡單的流水帳就能解決問題,順便救活無數的大腦細胞,您說是嗎 :-)

cssu

Net wrote:

不會啦~其實仔細想想,這們學問存在百年以上,是有其真正的必要性.對個人而言,不是不能照著作,只是不是三言兩語就能說清楚,這是們社會科學,不是什麼資料結構,通訊原理的自然科學,實在不容易三兩句話之間就言簡意賅...
  
雖說rainman本身還在努力弄清楚我們之間的談話,其實我是建議化繁為簡,避免扯上必須應用會計記帳原則的處理程序,也許簡單的流水帳就能解決問題,順便救活無數的大腦細胞,您說是嗎 :-)

  
sorry, I should say "that's how "I" make a living" instead...

moyannn

發表一下小弟目前的作法，僅供參考：
  
如果你不希望生活過的太複雜，請 follow palm ' keep simple' 的原則。辦二張信用卡，一張專門付公司的吧…
  
PMT 的財務報表把資產負債表和損益表放在同一個畫面，其實二者提供的資訊是有差別的。一個是你目前的資產狀況，一個是某一段期間你的收入和支出的情形。
  
代收和代付的款項，我會放在資產和負債的科目裡，也就是在「現金，銀行存款，暫付款，信用卡」之間互轉就好了。然後在財務報表的畫面切換以月為單位顯示，來觀察餘額。
  
假設你的資產是50K，刷50K幫公司買 server ，你的資產會是：現金 20K + 存款 30K + 暫付款 50K
負債是 50K
Equity 還是 50k
  
假設公司付現給你，則變成：現金 70K，存款 30K，暫付款 0
負債是 50K
Equity 還是 50k
  
信用卡轉帳時，會消去負債。
  
有特殊情形時，二邊的金額會不一樣，則再多加一個「佣金收入」科目。
  
財務報表的畫面只顯示餘額，對帳時切換到日記帳。
  
找個唸過會計的人，在紙上寫給你看，會比較容易了解。

viso

其實我也知道是資產=負債+資本+（收入-費用），我是不想讓雨人兄搞混啦！基本上會計本來就不是人唸的，讀得通的人簡直是「神」了。但既然雨人兄呼叫各方好手鼎力相助，總不能我們這些路人甲乙丙丁把雨人兄搞得頭暈腦脹吧？不過我倒是建議雨人兄用PEM之類的可能比較適合，雖然PMT強大，可以編資產負債表，但是一般人用不到吧？用PEM記帳，只要記帳科目設好就很好用了。而且用信用卡付款還有圖示列在一覽表內，「理財管家婆」好像也有這個功能吧？反正簡單就好，何必用軟體用到自己抓狂呢？