網路免費空間Dropbox的申請使用與iPhone應用Step By Step教學

kocpc

Dropbox這個服務其實我之前就知道了，只是覺得很少會有用到的機會，但是改用iPhone後就發現Dropbox真的很好用，尤其是在iPhone這種半封閉的智慧手機上更是讓他的應用面大增，首先我先簡單的介紹一下什麼是Dropbox，用圖說解釋比較清楚，大家先看下面這張圖(以下兩張由Dropbox官網擷取)：

▲Dropbox的原理就是如上圖所示，先將檔案丟到雲端(遠端伺服器)裡面，然後使用者就可以在外面的電腦使用Dropbox或瀏覽器下載檔案，就連iPhone也可以瀏覽(不能下載)。



▲以上面的圖說來看Dropbox猛一看起來好像也不是那麼神奇，好像只要將檔案放在硬碟或隨身碟或甚至上傳到免費空間或FTP就好了，但是硬碟或電腦可能會壞，隨身碟可能會壞或丟掉，就算是免空或FTP也可能因為一時的懶惰沒有備份而導致資料的毀損或遺失，而你的重要文書只要放在Dropbox目錄裡面只要你的檔案有更新的話，資料會同步上傳到雲端伺服器，你根本就不需要另外去注意備份或上傳檔案到FTP的問題（唯一的風險是Dropbox倒店XD），在Dropbox的概念中他既是電腦中真實存在的一個目錄，但你丟檔案或更新裡面的資料時在Dropbox裡的檔案會同時與雲端伺服器同步，看上圖的老兄電腦燒了他都不擔心，因為他的檔案放在Dropbox中，就算PC端的損毀在Dropbox裡的檔案依然無恙。

所以只要使用Dropbox服務後不管你在哪一台安裝Dropbox的電腦放檔案進去或是更新檔案內容，只要是使用同一個Dropbox帳號的所有電腦中的Dropbox目錄也會同步更新，雲端資料也會同步更新，走到那邊資料都會完全同步。

＝＝＝＝＝＝Dropbox申請與PC端使用＝＝＝＝＝＝

首先要先申請一個Dropbox的帳號(申請帳號請點我)，接著在申請的網頁裡輸入First name(名)、Last Name(姓)、E-mail並設定要登入的密碼即可：

▲輸入完畢後點選"Creat account"即可建立帳號。

接著下載Dropbox的電腦端軟體(點我下載)，正常來說會自動開始下載(另外MAC與LINUX也可以安裝Dropbox)：

▲如果沒有開始自動下載的話請點分流也可以下載。

下載完畢後執行Dropbox安裝檔：

▲選擇"install"。


▲選擇"I already have a Dropbox account"(我已經有Dropbox帳號了)，因為剛剛已經在下載前註冊過了，所以直接點"NEXT"(下一步)。


▲接著輸入剛剛註冊的信箱與密碼點選"Next"。


▲Dropbox免費版的預設空間只有2GB，不過存一些重要的文書檔案應該就措措有餘了(謎片與MP3應該不需要放Dropbox吧....XD)，不過也有一些技巧可以增大你的免費空間，方法容後報告。

最後選擇Dropbox目錄的路徑，如果沒有另外設定的話預設值是放在"My Documents"(我的文件)中：

▲如果要更改Dropbox的位置只要點選中間的選項在選擇"Finish"即可。


▲可選擇Dropbox路徑的存放位置。

在安裝完畢後在我的文件終究會多出一個Dropbox的路徑：

▲預設就有Photo與Public兩個目錄，當然你可以在Dropbox目錄中自己建立任何目錄或是從你的硬碟中複製任何檔案與目錄進Dropbox中。


▲在下方狀態列中點選Dropbox Logo一樣也可開啟Dropbox目錄。

我們可以在Dropbox目錄中任意新增刪除檔案與目錄，軟體戶自動與伺服器慢慢同步內容，而且我們還可以分享Dropbox裡面的目錄給其他人使用：

▲首先新增一個目錄。


▲我將其取名為報價單，並將我的報價資料放到該目錄，如果我要分享給我的工作伙伴使用，還可以分享這個目錄給他。


▲接著只要在該目錄上按滑鼠右鍵選擇Dropbox-->Share This Folder。


▲在分享的清單中輸入朋友或伙伴的e-mail，如此您的朋友即可即可分享該目錄給你的伙伴使用。


▲不過你朋友要使用該目錄前也要先註冊一個Dropbox帳號就是了。

另外管理Dropbox裡面的檔案也可以透過WEB介面並不一定需要安裝Dropbox程式(在http://www.dropbox.com/中輸入帳號密碼登入即可進入WEB管理介面)，有安裝程式只是讓使用上更加方便(會有檔案總管的介面)，而且不管你在哪一台安裝Dropbox的電腦放檔案進去或是更新資料，只要是使用同一個Dropbox帳號的電腦中的Dropbox目錄也會同步更新，雲端資料也會同步更新：

▲在WEB介面也一樣可以作複製、刪除、搬移的動作，所以慎選分享資料夾的人選與帳號密碼的保管也變成一個很重要的課題，因為權限大的有點可怕....（但是就算刪除了也不會馬上消失，還是可以還原的）


▲如果有安裝Dropbox程式的話就可以用檔案總管的介面作管理。

Dropbox甚至可以當私人的FTP使用，只要將檔案放在Public目錄中，然後在該檔案上面按右鍵選擇Dropbox-->Copy Public Link：

▲然後就可以將該連接MAIL給朋友或貼在網頁中就可以直接下載該檔案！

只要將該連結Mail給朋友然後在瀏覽器的網址列貼上，就可以下載(也可以用在網頁的超連結)：

▲這樣就可以儲存或開啟該檔案，真的蠻方便的。

另外Dropbox預設免費空間只有2GB，如果想要不花錢來增加你的Dropbox空間的話，那有兩個方法，只要去Dropbox的Getting Started網站(需註冊Dropbox後才能進入)：

要使用iPhone版Dropbox首先要去APP STORE下載(點我下載)，安裝完後執行Dropbox：


如果你已經有依照上一篇教學申請了Dropbox帳號的話，請直接選擇"I'm already a Dropbox user"，如果你還沒有Dropbox帳號，請先註冊一個(點我註冊)：


輸入Dropbox註冊的E-mail帳號與密碼，並點選Log In to Dropbox：


進入Dropbox的主畫面，一開始會顯示一個簡介的PDF說明：

點左上角的My Dropbox回主目錄。

顯示的內容就跟PC端的內容相同，當然我們現在讀取的是雲端伺服器中的檔案，就算家中電腦關機一樣沒有影響：


iPhone版Dropbox最大的優點就是可以讀取絕大部分的檔案格式，不論是Word、EXCEL、POWER POINT、PDF等格式都可以正常顯示，不用另外安裝任何軟體：

▲WORD檔，格式與裡面的圖檔都正常顯示。


▲EXCEL也可以正常顯示內容與分頁。


▲筆者上課的PPT檔也可以正常顯示（不過檔案如果很大的話要稍等一下）。


▲PDF檔。


▲JPG圖檔。

也可以用iPhone拍照或錄影後上傳到Dropbox裡面：

▲上傳中。

甚至於Dropbox目錄裡面的影片也可以直接播放：


所有的Dropbox檔案也可以點選左下角的郵寄LOGO就可以郵寄給朋友下載：


在常用的檔案中可以點選中間下方的星星符號就可以將該檔加到我的最愛，只要點選主畫面下方的"Favorites"就可以瀏覽最愛檔案清單：


最後是設定介面，主要是顯示Dropbox內容與登出等選項：


整體來說Dropbox服務我個人覺得搭配上了iPhone之後整體戰力提升了200％！因為原本iPhone上面沒有很簡單使用的OFFICE相關軟體，要開PDF也是要另外安裝，而且檔案要傳進iPhone也很麻煩，但搭配Dropbox之後這些問題"幾乎"可以說完全解決了(可惜還不能下載與編輯檔案內容)，像筆者就把文件夾內大部分的資料與MSN傳輸接收檔案的路徑都直接改到Dropbox中，這樣出門要查家中的資料就不用再傷腦筋了！強力推薦給大家使用！