[GTD] GTD軟體使用實務研討＋Ready for Anything書籍討論（2005.11 NEW）

twhsi

最近使用GTD時，覺得整個GTD軟體系統達不到自己使用上的要求，所以花了一些時間將自己的軟體系統做改變(說好聽叫升級)，希望更能節省時間。因為我雖然已經很好的收件匣系統，每週REVIEW的概念，但是對於任務及下一步行動清單的處理始終不夠明確，往往每天還要手寫一些待辦事項帶出門處理，希望本次改變能有所進步，以下是至今的心得。

一起始想採用BONSAI，但考慮到和TODO連結的複雜性，所以先用LIFE BALANCE處理，也重新溫習了許多Art(超強)及Zombie的文章，將OUTLINER及場所(PLACE)的觀念，好好地研讀一遍。

好了，現在早上起床後可以印出明確的代辦事項清單了，LIFE BALANCE中設定階層化大綱及TODO一次呈現的方式我也非常喜歡，但是心中還是覺得不夠完美(所有代辦事項是英文)，還是很希望擁有桌面端的”中文化”處理能力。所以後來還是回到BONSAI和TODO合併處理的方式。

繼續研究下去又看了許多supercat，katzel，Palmomic(超強)的文章，但是感覺軟體系統上仍然有許多要討論的地方，所以也寫了這篇文章，一方面提出自己使用的心得供大家討論，一方面也提出一些自己的問題請大家指教。

目前我硬軟體的配備如下
==硬體:
TREO 180(有鍵盤，我現在在學無蝦米，希望以後可多在PALM上完成輸入動作)
Notebook(Compaq Presario 2700，目前大部份輸入事項在此完成)

==軟體(PALM)
1. Diddlebug
我用來做收件匣，設定成四大天王按鍵之一，隨時手寫(手畫?)輸入，並可以作為倒數鬧鐘之用。

2.BONSAI
強大的OUTLINER，桌面端程式和中文相容，且和PALM同步時十分穩定，和todo連結也很好。我用來設計”任務”及”下一步行動”，並在每週利用BONSAI 來review。(請參考Palmomic的發言)

3. TODO PLUS  
BONSAI有一個缺點_無法直接做出”下一步行動清單”，我們必須從bonsai中設定和todo資料庫的連結來達成。但是因為TODO PLUS提供依照時間不同的檢視(已到期，今天，明天，本週內，七天內，下週等)，可以減少”下一步行動清單”的長度。
另外，我也在todo plus(先在bonsoai中做好)利用各種不同的category來做場合的分類，如@home, @OFFICE, *OFFICE, $OFFICE，這也可以減少一個分類中”下一步行動清單”的長度。(請參考Art及Zombie的文章)

4. DATEBK+
提供簡單的行事曆功能，也有FLOATING EVENT的設定，可以有CHECK BOX，體積小速度快。我利用他將HARD LANDSCAPE的內容寫入。目前也在試用DATEBK5，但是未上手。

5. SPLASH SHOPPER
購買物品的代辦清單則列到此軟體，一樣依照地點作類別如@bookstore, @department store, @九九大賣場，@夜市，由於其支援桌面端，大量輸入採購事項時很方便。
  
6. FIND HACK  
可以找單一程式下的文書資料，例如我在Outliner的標題會加註相關人員，如”*SALLY 討論活動企劃案”，但我碰到SALLY時，我就搜索一下SALLY，所有要和SALLY談的代辦事項就會出現，很方便。

==軟體(PALM)
1.Mindmanager
在GTD較高層次(年度計畫，人生角色)，我利用這個軟體來處理，並輸出成HTML檔(因為大多只需要每週檢視但無需更改)。

2.Palm Desktop
我用來快速調整TODO資料庫中的CATEGORY及日期，等於在LIFE BALANCE上自動的功能在此要用手動，但是還不錯。
我也利用列印功能印出代辦事項，工作時一目了然，快速進行自己的工作。

=現階段問題
1.Datebk5使用問題
看到Palmomic文章介紹覺得此軟體很好用，但是很複雜，有無比較好的學習心得分享呢?
更新:
已經改用Agendus Desktop，可達到所有需求。

2.Due day 的問題
我在OUTLINER 中REVIEW時，會將很多事設到TODAY，但是時常做不完，所以只能用DUE DAY來看，時間不用很久DUE DAY清單就很長了，目前我是手動在Palm Desktop中調整， 不知有比較好的方式(life balance的方式就可好，但不支援中文)。
更新:
可將TODO日期改為今日的程式
http://www.palmislife.com/~risum ... chives/00000179.htm

3.Repeat todo管理的問題
我在OUTLINER也設了很多的REPEAT TODO，但是我發現在OUTLINER無法設定REPEAT事件，所以我想要到TODO PLUS中設定，但又覺得不安全(無法由OUTLINER管控)，不知道有沒有比較好的方式?
更新:
Agendus Desktop可在桌面端 PC端同時做到

[ Last edited by twhsi on 2005-11-21 at 07:39 ]

zombie

最近在GTD_palm的yahoo 群組中有人提到CanDo 跟Getting Things Done這兩套新的軟體，
總體評價似乎不差，也許可以試一下.

twhsi

我裝了CANDO在
TREO180當機
ACER S10則OK

我關上CJKOS及X_MASTER也照當，真怪
但是CANDO概念很有LIFEBALANCE的PLACE概念

supercat

基本上DATEBOOK5不做設定(不過至少NON-ROMAN要勾選)也是用起來滿順手的
所有的設定都只是為了更符合自己的使用習慣
讓呈現的介面更討喜一點
我覺得DATEBOOK5除了介面可以自定的優點之外
最好用的就是TODO 和 APP可以預先將類別的各項設定做好
新增時只要作分類的動作就可以了
還有就是鬧鐘的功能有不錯
TODOPLUS的鬧鐘功能有點殘障
所以建議TODO的鬧鐘在DB5設定會比較順手一點

twhsi

TO zombie

我目前想用
LIFE BALANCE來管理REPEAT TTODO
不過LIFE BALANCE 時間概念有點難懂
好像是一種FLOATING REPEAT型態
可以請您說明一下嗎

謝謝您的回答

TO supercat
謝謝您的回答
目前還在
DATEBOOK+及DATEBOOK5兩者游移中
因為我覺得DATEBOOK+可做到大部分我需要的功能
(floating event有check box，也可以做到Include的功能，只是並不能計算天數)
體積及速度表現都很好
目前仍然在二者間比較
THANKS!

twhsi

TO supercat
另外一個問題
我在BONSAI設的下一步行動
同步到PALM上的TODO時並無問題
但當我CHECK完後
又會有一個一樣的TODO事項出現
原因為何呢?

twhsi

TO zombie
"Getting Things Done"找不到下載點呢
真奇怪，
不知道哪裡下載

zombie

Originally posted by twhsi at 2003-9-24 06:35 AM:
TO zombie

我目前想用
LIFE BALANCE來管理REPEAT TTODO
不過LIFE BALANCE 時間概念有點難懂
好像是一種FLOATING REPEAT型態
可以請您說明一下嗎

謝謝您的回答

TO supercat
謝謝您的回答
目前還在 ...

啊，被點名了...
Life balance裡面的task可分成四類:
once: 只發生一次
routinely: 定期發生
by due date: 在life balance設定，必需於特定日期完成
by date book: 連接到date book的一個事件。

其中，除了once之外，所有必需在特定時間完成，或重複的task，
都有一個lead time可以設定，life balance會在lead time的兩倍時間前就開始提醒。
例:
     繳XXX信用卡九月帳單
      date: 03-9-30
      time: 15:00
      lead time: 1 week
      place: anywhere (anywhere 只是為了解釋方便)

那，從2003-9-16 15:00開始(9-30的2星期前) 就會在life balance的todo-list
裡面，看到繳XXX信用卡九月帳單這個項目，不過，是以綠色顯示
(如果在preference勾選show lead time icons的話，會看到一個漏斗，上半部是
黑的，代表要開始計算時間了)
而到了2003-9-23 15:00開始(09-30的一星期前)，繳XXX信用卡這個項目會
以橘色(在我的T610上看到的顏色，據說應該是黃色才是)，如果是漏斗則顯示
一個上、下半都有東西的漏斗，代表已經該開始做了。
而從2003-9-23 15:00 開始，就會用紅色，以及一個漏完的漏斗(只有下半部有顏色)
顯示時間已經到了。

也就是說，在Life Balance裡面，這個lead time可以用來表示完成一件工作預定的時間，
Life Balance會在兩倍時間之前就開始提醒。

不過，如果是搭DateBk 的float event的話，會比較麻煩就是，在datebk中，float
event如果沒有標示完成的話，會自動移到下一天。所以，如果只在life balance中
標示完成，那到了第二天，又會看到一個一樣的待辦事項出現在清單當中。

zombie

Originally posted by twhsi at 2003-9-24 08:49 AM:
TO zombie
"Getting Things Done"找不到下載點呢
真奇怪，
不知道哪裡下載

我前幾天在Palm gear有找到，不過，剛試了一下Palm gear的search 功能
好像出了點問題。

D.L.懷特

Originally posted by zombie at 2003-9-24 10:01 AM:

我前幾天在Palm gear有找到，不過，剛試了一下Palm gear的search 功能
好像出了點問題。

我有看過這個軟體；正確名稱應該是Get things done

zombie

Originally posted by D.L.懷特 at 2003-9-24 10:29 AM:


我有看過這個軟體；正確名稱應該是Get things done

對對對，URL也找到了
http://www.palmgear.com/index.cf ... ED&prodid=51661

supercat

Originally posted by twhsi at 2003-9-24 08:45 AM:
TO supercat
另外一個問題
我在BONSAI設的下一步行動
同步到PALM上的TODO時並無問題
但當我CHECK完後
又會有一個一樣的TODO事項出現
原因為何呢?

在SETTING---->GENERAL---->delete linked todo on unlink
將這個勾選即可
選項多多花點時間設定一下BONSAI會更順手唷

twhsi

"Get things done "使用報告
TREO180當機
ACER S10則OK

TREO真是特別啊

Get things done這個軟體很怪
使用者介面有他一套哲學
並非一看就懂
CANDO有點像TODO+的加強版
加上了PLACE概念
(母地點包含子地點的功能，裡面叫UMBRELLA)
倒是可以參考一下
只是在TREO上不能跑

twhsi

TO zombie

不好意思，因為覺得這方面，是您專業的部分，所以向您請教

看了您的分享後，我也找出了在LIFE BALANCE特定的日期設定ROUTINE的方法。

步驟如下:
1.在OUTLINER畫面下，勾選要調整的ROUTINE事件，成為完成的狀態。
2.按DETAIL按鍵，選擇TIME的標籤。
3.選擇HAPPENS下拉選項，先選擇”BY DUE DAY”
4.設定這一個事件”上次”發生的時間
5.選擇HAPPENS下拉選項，先選擇”ROUNTINELY”
6.選擇要用的週期時間(EVERY)及準備所需的前置時間(LEAD TIME)
7.大功告成。

例如
a. 我固定在30號繳XXX信用卡帳單，我希望下次在9-30時LIFE BALANCE可以提醒我，我要先在在OUTLINER畫面下” 繳XXX信用卡月帳單”， 勾選事件，成為完成的狀態。
b. 按DETAIL按鍵，選擇TIME的標籤。
選擇HAPPENS下拉選項，先選擇”BY DUE DAY”
c. 調整”BY DUE DAY” 到8-30，即這一個事件”上次”發生的時間
d. 選擇HAPPENS下拉選項，先選擇”ROUNTINELY”
e.選擇要用的週期時間(EVERY)一個月及準備所需的前置時間(LEAD TIME)兩週。
f.切到TODO畫面，若您在前置時間兩倍之內，您就會看到TODO有一個事項”繳XXX信用卡月帳單”
g.大功告成。

zombie

如果沒有先by due date設上次完成時間的話，會以'現在'當作這次該完成的時間:-)

twhsi

Originally posted by zombie at 2003-9-25 08:02 PM:
如果沒有先by due date設上次完成時間的話，會以'現在'當作這次該完成的時間:-)

弄清這個事實的過程，
真的好辛苦啊

不過LIFE BALANCE說明書的文筆
也十分的特別
很使用者導向
只是長了點...............

zombie

如果懶得作先期設定的話，可以到LifeBalance的網站上抓幾個預設的template，都是GTD導向的。

twhsi

Originally posted by zombie at 2003-9-27 02:29 PM:
如果懶得作先期設定的話，可以到LifeBalance的網站上抓幾個預設的template，都是GTD導向的。

我又改變了
本來我是準備用LIFE BALANCE做重複事件的設定
(如繳信用卡帳單，每週例行事項，老婆生日等)
但昨天想到DATEBOOK5的ADVANCE方式也可以做到
又可以在桌面端輸入中文，
另一方面，減少一個運用的程式(LIFE BALANCE)
所以就如此做了

twhsi

對GTD的原則這些天也有不同的領悟
由於我的所有的事項都由TODO及DATEBK的資料庫控管，所以我的分類如下
1. Hard landscape事項:由DATEBK控管
2. Repeat event:每週每月每年重複發生的事項，由DATEBOOK5的ADVANCE方式控管(但在重複事項時，我偷學了的技巧ART設定起頭符號的技巧，
例如
a. 每週或每兩週的事我會列為
R7) 準備上課教案
R14) 出考卷
b. 每月的事我會列為
M1) 繳交XX銀行信用卡
c. 每三個月的事我會列為
M3) 繳房屋管理費
d. 每年的事列為
Y1) 汽車到監理站驗車
如此Repeat event一目了然，又可以用PALM上的FIND功能來立刻搜索。和時間有關係的雜事用datebook管理是很好的方式。

3. 由任務到下一步清單
部分的事確實需要有樹型結構來處理，例如有些企劃案，或者不是兩三個步驟就做的完的事(如去歐洲自助旅行，參加高考，辦一個員工旅遊等)

所以bonsai在這部分仍然是相當好的選擇，利用樹型結構將任務分成較小的部分，並可將需要執行的事項列到PALM的TODO資料庫。
另外bonsai可以很輕鬆地由桌面端印出清單，對於weekly review，檢查紙上的文件要比看電腦螢幕或palm螢幕要好的多。

4. 一些瑣碎的待辦事項
dracodoc在以前的文章提到:
樹型結構，邏輯層次很好，其實只適合概念。具體到去做的事情，也許很多事情都屬于一個很低的層次，也許很多重要的事情暫時無法去具體來做，用outline的概念來管理todo，會發現很麻煩的…………..

後來我才發現這些所謂”很低的層次的事情”，事實上是很多的，每次都放回bonsai真的累人又沒有必要性(你要從樹型結構找某件事情要花不少時間)，所以這些事我要不直接輸入到TODO中，要不記在如DIDDLEBUG的”收件匣”。我也會印出當天的TODO資料庫，有時就直接將待辦事項寫在這張紙上，事情在兩分鐘以下要立刻解決，但你有15件兩分鐘以下的事那你需要一個清單，所以這些”瑣碎的待辦事項”處理，我覺得在GTD系統中是很重要的事。這也是我目前所認為DAY REVIEW有必要的原因(和GTD作者的概念不同)。

5. Weekly Review
我會將以上的TODO及DATEBK全都列印出來，在紙面上做REVIEW，之後就做更高層次的REVIEW。

好複雜的生活，但好的習慣，我覺得是值得培養的。

[ Last edited by twhsi on 2003-9-30 at 08:22 ]

twhsi

自己頂一下
經驗分享其實受益最大的是自己吧

zombie

我最近的用法是分兩段，平常會同時帶著一本小紙本跟pda，收到待辦或是想到有什麼事沒記上該記的，全都先
寫到小紙本裡面，然後，每天找個時間把紙本從palm desktop把東西key 進todo，再利用LifeBalance的import
功能匯入，感覺上比直接用pda作收集的動作來得快。

D.L.懷特

順便廣告一下，GTD作者David Allen新著：Ready for Anything已經在九月下旬開賣。在亞瑪遜的書評還不賴！這本新書，舉了52個GTD實務運用的例子，與GTD強調的理論架構，屬性不同。按照書評者的意見，這兩本書是相輔相成的。

至於我，還在苦讀GTD...^^"
因此在PDA實務運用上，只有做一個忠實觀眾，為您叫好。

（我看不懂中文版的GTD，上個月才買英文GTD，兩相對照之後，發覺譯者本身對時間管理涉獵不深，編輯在編排上也做了不應該的省略）

jehuen

深深感覺到要發揮PDA的最佳功能不是買最新的PDA就好了，
還是需要具備軟體操作技巧跟良好的生活習慣。

為了繼續推廣PDA的使用，我打算在果子狸開始辦一系列的講座（或討論會），
讓更多PDA用戶了解到別人是如何使用PDA改善自己生活的。
實際操作跟討論可能比較容易了解，
不然我一直看一堆文字說明也很模糊，很難真的明白到底是怎樣操作的。
屆時會邀請twhsi、D.L.懷特等等對於PDA有進一步使用體驗的人來跟大家面對面分享PDA使用經驗。

D.L.懷特

Originally posted by jehuen at 2003-10-2 01:04 PM:
深深感覺到要發揮PDA的最佳功能不是買最新的PDA就好了，
還是需要具備軟體操作技巧跟良好的生活習慣。

為了繼續推廣PDA的使用，我打算在果子狸開始辦一系列的講座（或討論會），

我一定捧場，當一個忠實的觀眾

jehuen

Originally posted by D.L.懷特 at 2003-10-2 01:13 PM:

我一定捧場，當一個忠實的觀眾

把你使用treo的經驗跟大家分享吧，
不然很多人還是很懷疑這種PDA跟手機結合在一起的東西，是否真的那麼好用？

現在我在等奇美那台27吋液晶電視供貨，擺在門市接上DV實際拍攝PDA操作實況一定會很清楚...

D.L.懷特

Originally posted by jehuen at 2003-10-2 01:49 PM:


把你使用treo的經驗跟大家分享吧，
不然很多人還是很懷疑這種PDA跟手機結合在一起的東西，是否真的那麼好用？

在PIL就可以分享了

要說TREO180給我帶來的改變或影響，這倒是很單純，而且還可能老生常談：

不到八千元的手機PDA，讓我一機多享受；
通訊往來記錄變得有跡可尋，
可伸縮式耳機就是我的藍牙，
免持聽筒裝置，也讓我釋放雙手，
超大聲的鬧鈴，隨時提醒我該辦的事項，
幾百筆的聯絡人資料，沒幾個按鍵隨手可得(要克制自己，當有固定電話在旁的時候，就不要打行動電話))。
超大螢幕撰寫與閱讀簡訊，讓簡訊一目了然。
利用GPRS，anytime, anywhere隨時閱讀PDA新聞網頁，收發信件（先讀標題，再決定是否要下載），看股票行情，chat anywhere，這些GPRS費用，每個月只要200元以內。
PIM的功能不打折，更重要的是，還有上萬種的PALM軟體等我去玩^^

這些，我認為已經是一種common sense而不是一種knowledge了。

要說缺點，因為是灰階螢幕，就是要站在有光的地方^^，但是也正因為如此，我長時間的閱讀，反而不吃力。

jehuen

Originally posted by D.L.懷特 at 2003-10-2 02:42 PM:
在PIL就可以分享了

這不相斥啊...
其實很多用戶，特別是新手，真的沒有常上網的習慣。
更何況現場實際操作以及直接面對面討論，應該效果會滿好的。

現在國內PDA的市場愈來愈小的原因：

1.通貨緊縮。
2.新機了無新意，無法引起大量舊用戶換機。
3.未使用過PDA的人，即使覺得自己可能需要PDA，但還是沒下手買，因為不太確定PDA能應用到什麼程度，或帶給自己超過幾千塊金錢的價值。
4.已使用過PDA的人，很多覺得不好玩，就把PDA丟在一邊不再使用。

新機是否具有吸引力不是我們能夠決定的，但是可以多多推廣PDA的好處給未使用PDA的人（及冷落PDA的已購買者），讓更多人享受到PDA的好處。

D.L.懷特

就是因為PDA跟手機的結合，
讓我嚐到了甜頭，提高了PDA的使用率，生活也更方便。
所以現在又栽入GTD的領域中，希望能有更進一步的產出^^

希望大家一齊來共襄盛舉

risumfiriri

插花離題一下, 其實我還真想買台 treo180 哩, 只可惜它沒插卡設計
沒插卡總覺得資料備份不夠牢靠, 因為我是那種幾乎不 Hotsync 的人啊 8D

twhsi

Originally posted by jehuen at 2003-10-2 01:04 PM:
深深感覺到要發揮PDA的最佳功能不是買最新的PDA就好了，
還是需要具備軟體操作技巧跟良好的生活習慣。

為了繼續推廣PDA的使用，我打算在果子狸開始辦一系列的講座（或討論會），
讓更多PDA用戶了解到別人是如 ...

由於我住在中部
若有需要請在假日
我比較可能參加