[GTD] GTD軟體使用實務研討＋Ready for Anything書籍討論（2005.11 NEW）

twhsi

51/52 It'seasier to move when you're in motion
移動時，你可以輕易的轉向

航向遼闊深藍的大海
當我們單手掌舵，航向深藍大海時，心中總有微微的不安。一方面是興奮，期待著成長機會，一方面是恐懼，要面對一個真實的未知挑戰。這件事不像每天早上起床那樣簡單，我們需要更多的知識，能力及勇氣。事實上，這也正是我們一個成長的機會。
學習GTD前三個步驟（收集，加工處理及組織）也是如此，當我們承擔起生活中的一切責任時，我們會有在茫茫大海中不知方向之感，因為我們把自己放上了船長的角色，要負起探索自我宇宙的任務。

日本漁民的故事
古時候日本漁民出海捕鰻魚，因為船小，回到岸邊時鰻魚幾乎都死光了。他們在裝鰻魚的船艙，放進一些鯰魚。鰻魚和鯰魚生性好咬好鬥，為了對付鯰魚的攻擊，鰻魚也被迫竭力反擊。在戰鬥的狀態中，鰻魚求生的本能被充分發揮，所以就活了下來。
而沒有放進鯰魚的鰻魚，之所以死去，是因為它們知道被捕住了，等待它們的只有死路一條，生的希望破滅了，所以在船艙過不了多久就死掉了。
這也告訴我們，要掌握生命中的舵，才有生存的機會。風浪可怕，但是安逸逃避的態度更加危險。

老船長的話
David Allen曾經擁有過一艘遊艇，有一次他和一位老船長出海航行，老船長告訴他一個秘訣"當你遇到船上有人想吐時，就讓他去開船。"他也想到，有人告訴他，一個握緊方向盤開車的人永遠不會暈車的經驗。所以，當我們能好好省視自己生命中的不同高度，追求更好的生活平衡之時，我們不會對各種挑戰不知所措，因為我們已經取得生活的掌控權。

移動時，你可以輕易的轉向
學過空手道的人就知道，當我們面對一位敵手時，我們會不停的移動，因為這樣我們可以輕易的回應對手動作，快速的反應。因為我們處於移動狀態之時，會比由靜止不動的反應快的多。如果我們在生活中在各個領域種保持警覺狀況，會幫助我們更有應變的能力，更能把事情搞定。

結論
試圖逃避自己需要集中精神，全力以赴的任務，就和航行在大海中卻不願面對搖晃起伏一般，這是緣木求魚。面對這些事情，我們要做的是，問自己兩個關鍵性的問題，
--我希望在這件任務上有那一個具體的結果
--如果要達成這個結果，我的下一步行動為何

這兩個問題，幫助我們轉向，迎接生命給我們的挑戰。

gasolin

'十分鐘搞定GTD'似乎太嘩眾取寵了些....不過有人肯寫些對大家有幫助的文章還是很樂見其文

我在今年五月底趁出國時買了一本 R4A,  
在前言中說到本書內容大都是從 davidallan.co 的 productive principles mail中的內容修改而來,
因此本書非常好讀, 很適合一天看一篇, 慢慢以生活體驗咀嚼其文章中的涵義.
我網誌上近期的一些佳言翻譯也多是再次閱讀本書時從書中摘錄
http://gasolinfred.blogspot.com/

國外 Yahoo Groups 上有以分章形式討論本書的群組, 已累積了相當大量的內容, 可以參考看看
http://finance.groups.yahoo.com/group/Ready4Anything/

這本書每章的內容都實在很值得思考, 因此我後來也買了 Audible 的有聲書,
有聲書的內容比起實體書來講還是稍微少了些

進入營區當國防役小兵兵前, 我已看到第二遍30章左右(10月時的進度.......)
目前小兵兵生涯剛過了一半(第六週), 嘗試著找出當國防役兵時可以做的 GTD ...我也很樂意跟大家分享心得.

(想想也 6 周未在 PIL Post 文章了, PDA 都很久沒碰了 Orz),

Originally posted by twhsi at 2005-11-24 06:14 AM:
eValue兄
謝謝您的IDEA
昨天看到後就一直記得您的意見
今天做夢時忽然想到如果可以寫個"十分鐘搞定GTD"或許可以達到您的想法
不過我已經定下要看完這本Ready for Anything的目標
要等到這目標完成後再進行

不知大家有無其他建議

[ Last edited by gasolin on 2005-11-26 at 23:27 ]

twhsi

gasolin
謝謝你提供的網站
我有空會去看
也請看第50章
每章其實我都採意譯且加入自己心得
希望您會喜歡
有空也希望不吝分享心得

twhsi

50/52
You have to do something to know something
知識要由行動中驗證

真實的知識來自心靈的沉思活動，如果你只是等待知識的到來，卻並未採取任何行動，知識永遠不會產生。但當你在生活中多多用心，讓你的思考及心靈在實踐中學習，真正的知識就會進入你的腦中。

問題：為何有些人不會對提昇生產力的方法感興趣？
當我們學會一些好方法時，我們總會很熱切的想介紹給別人，但是令人沮喪的是，有時別人對你的熱誠很冷漠。或者群體中的同一批人，他們接觸到一樣的資訊，但為何有些人能緊緊抓住其中提昇生產力的精神，但是有些人卻無動於衷？David Allen提出了這個好問題，討論一群人中，為何有些人會有深刻的改變，其他人卻沒有。

一個持續向前的內在動力
他經過20多年的企管生產力顧問生涯體驗，提出一個高效生產力的個人特質:擁有一個持續向前的內在動力。這不是空口說說，我要改變，我要進步。這是一個真實深入思考自己，問自己如何改善自己未來狀況及未來要背負起哪些責任。日積月累下來，形成對生命的深度思考，這就是為何看起來一樣的個人或組織，到最後在生產力會有如此大的不同。

一個自相矛盾的事實
通常越不需要這些提昇生產力的方法的人（也就是大家已經公認有效率的人），往往也是用這些方法最多的人。因為這些人已經坐在自己生命的駕駛座上，知道不斷更新及持續移動的重要性。當你並沒有深刻發現你自己是生命主宰時，你不會考慮自己需要不斷更新，不斷提昇。若你不持續推動自己，當然也無法發現你生命中的真正參考點。這決定了當生命機會來臨時，你能否迅速掌握，並將夢想成真。
如果你認不清你在哪裡及要去哪裡，你就越不會投入心力去把事做好，甚至你也不會要求自己去改變自己舊的行為。一旦你很想作某一件事，且你不希望這件事帶來過多的過多壓力打亂你的生活平衡，你就會渴望找到一種提昇生產力的方法。

參加F1賽車比賽
F1賽車團隊為了爭取比賽中的一秒，會花費無數的時間及金錢去改善整個賽車場上的流程及每一件要做的事。如果你不想把自己放在一場比賽之中，或者不在乎自己做事的品質，或不需要減輕自己的壓力，你就不會覺得提昇生產力是你必須要做的事。當然學習一個能力需要時間，學習提昇生產力目的是節省時間，但一開始時的阻力會讓人認為是浪費時間。但是，為了我們生命中的關鍵時刻做好準備，我認為這樣是值得的。

從火星來的人
所以我們開始明白對於某些人而言，我們作自己認為對的事（如找到下一步行動或每週檢視自己等）是一件很奇怪的事，他們不懂你為何要作如此瑣碎而不緊急的事。他們或許也不知道我們是為了掌控我們對別人的承諾及增加溝通的品質，讓我們坐在自己生命的駕駛座上。對他們而言，我們就是由火星來的人

結論
我們希望有一天，這樣的一個思考方法可以進入我們的教育系統，而成為一種幫助許多人解決問題的工具。或許等到那時候，我們就可以協助那些想要作而執行上遇到困難的人們，我們這些從火星來的人，生命因此而更加精彩。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
原文發表在
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/4474674
您可以入連結討論

[ Last edited by twhsi on 2005-11-27 at 09:54 ]

pclin

Originally posted by twhsi at 2005-11-26 07:00 AM:
51/52 It'seasier to move when you're in motion
移動時，你可以輕易的轉向
...

這讓我聯想到gasolin兄曾提到的 "邊開火邊移動"，
http://gasolinfred.blogspot.com/2005/06/1.html
http://gasolinfred.blogspot.com/2005/06/2-pigpog-method.html
似乎有異曲同工之妙。

還有一句格言也是類似的意思：
A good plan executed violently today is better than a perfect plan executed next week.
- Patton

twhsi

Originally posted by pclin at 2005-11-27 05:06 PM:

這讓我聯想到gasolin兄曾提到的 "邊開火邊移動"，
http://gasolinfred.blogspot.com/2005/06/1.html
http://gasolinfred.blogspot.com/2005/06/2-pigpog-method.html
似乎有異曲同工之妙。

還有一句格言也是類似的意思：
A good plan executed violently today is better than a perfect plan executed next week.
- Patton

沒錯，我的想法受到JOEL的啟發不少
這句話和 "邊開火邊移動"，有所相關，其實這也是DAVID的文章主旨
只是我太喜歡文章中航向大海的比喻
就更改了文章段落的次序

這些文章其實是我的文章心得
而非是翻譯而已

twhsi

49/52 Small things,done consisitenly,create major impact
例行的小事是造就最後成果的關鍵

關鍵的小行動
生命中真正的改變並不是一瞬間突然出現，而是在持續不斷的小行動中後產生。例如，不斷投資你收入的一部分，每週定時的運動課程，持續和你的員工或家庭分享想法，每日定時的作冥想及沉思，這些都是造成明顯改變的關鍵行動，是這些累積的小行動造就一切的不同。

一位顧客的話
對於GTD這樣一種工作流程的方法，一個有睿智的顧客曾經給David Allen一些有趣的回饋，他說"GTD扮演的是關鍵20％的角色，沒有一個人能發揮自己到200%的實力，但是一個人若是每次都落後進度10%,你每天都會覺得垂頭喪氣，相對的，運用GTD的人，若都能做到每天超前10％進度，你就能因此在工作及家庭上建立起極大的自信。這樣累積的20％差距，是造就一切不同的關鍵。由落後的這一端到超前的這一端，就是一種量子跳躍的現象。GTD是如此簡單而基本，卻有能力造成很大的不同。"

GTD是80/20法則的關鍵20％
GTD是一種方法，這個方法去定義任務，決定行動及完整而徹底掌握他們。
它並不是一種新的技巧或行為，而是將重要可作的事放在眼前，讓我們解決現實世界的各種問題，而不是亂七八糟堆積到最後，造成生產力低落。就如同這位顧客所言，每天你掌握10％超前，別人卻是10％落後，即使GTD和別的方法看起來如此類似，但就是這樣的差距決定了一切的不同。

持續的負面小事帶來的後果
但是吊詭的是，如果我們堅持執行的是小小的負面行為，也會獲得可怕的意料之外結果。例如習慣性的自我貶低對話，表面上看來影響很小，但是最後終將降低我們的自尊心。不做好下一步行動規劃，缺乏組織方法，生活中角色無法平衡及拖延行動，可以造成生活中突發事件不斷，生產力下滑，家庭關係破裂，自己也對自己產生負面評價，這樣累積起來，就是現代人工作壓力的成因，這是我們要注意的。

結論
量變的不斷積累必然會導致質變，我們持續進行小小行動其實就是關鍵。小小關鍵決定了我們的最後結果，所以養成好習慣，採用好的工作方法來做事，其實相當重要。你今天GTD了嗎？讓我們改變我們的小行動吧。

本篇的相關討論可到
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/4507876

twhsi

48/52 You don't have time to do any project
你沒有時間去完成任何任務

你沒有時間去完成任何任務
在GTD中，任務是需要一項以上的下一步行動，才能完成預期結果的計畫。很多人都說他們很忙碌，沒有時間去完成任務，事實也是如此，你只能執行許多下一步行動，而非任務。對於每個任務，我們心中都有一個完成後的圖像(例如繳完年度所得稅了，減肥6公斤，舉辦為老爸60歲大壽的生日party等)，是這些下一步行動，堆動堆砌整個狀況合乎你想要的內心圖像，這是我們心中的"完成"一個任務，事實上，我們並沒有完成任務，我們能完成的是很多下一步行動。
由於人們往往只想要完成任務，並未將最合適的下一步行動找出來，心中就會覺得自己並沒有時間去完成任務，沒有時間成為我們不針對任務採取任何行動的藉口。其實許多的懸而未決的關鍵任務，常常在找出合適的下一步行動後，兩分鐘內就解決掉了。

（譯按： 對於任務的討論你可參閱 http://www.gtder.org/ 3. 個人工作流程系統 >   3.4 可行動項目:任務 清單）

為何你現在不對長期任務採取行動？
你是否因為有些任務（project這個字一般翻譯為計畫，為避免混淆，GTD中稱為任務）是長期任務（Long term project），就避免對這些任務採取任何行動？在舉辦GTD研討會的經驗裡，David Allen發現，如果把任務標上"長期"兩個字（如擬定個人投資策略，公司組織重新檢討等）。當他問到"這些任務的下一步行動為何？"。常常只有一些不好意思的答案"因為這是一個長期任務，所以........."，這一個章節就是在討論如何推動長期任務。

長期任務清單和"Someday/Maybe”清單
在長期任務和"Someday/Maybe”這兩種GTD中的分類，有一個微妙但是重要的差別之處-每一個任務都有一個open loop要儘快關閉關閉，也就是說，你必須有至少一個下一步行動去執行，否則這個open loop關不起來。
所以如果你真的要完成你的任務，不論你的任務有多長期，你都可以有一些行動你可以"儘快"去作，就算你的任務是"登上火星"，你也可以想出"打電話給Fred談談登上火星要多少預算。"的一個可以儘快完成的下一步行動。
於是我們知道"Someday/Maybe”清單，和長期任務清單的最大不同是，如果你真的很想完成歸入長期任務清單的事情，你都必須有一個下一步行動。擁有"Someday/Maybe”清單是很棒的事（David Allen說他擁有的清單超過100個事項），但是要弄清這兩個清單的不同，才不會延緩你"儘快去作"去作下一步行動的腳步。

（譯按： 對於"Someday/Maybe”清單的討論你可參閱 http://www.gtder.org/  3. 個人工作流程系統 >  3.2 不可行動項目:孵化事項）
（譯按： "open loop"在中譯本翻譯成問題匣，進入你的腦袋的未完成的事項，open loop處理不得當或拖延不處理，就可能會惹出更大麻煩）

解決問題的方式
最容易澆熄我們動機的方式往往就是把一些好任務標上長期（Long term ）的標籤，一旦看到這些長期任務清單，我們就給自己一個藉口，推延並等待，我們的動機就因此而逐漸冷卻。擁有一些短期而可執行的任務是完成長期任務的好方法，擁有一些這一兩小時或一兩天就可以去做的下一步行動，可以讓我們重新發現處理這些任務的動力，達成我們的夢想。

結論
本章並不好讀，但是本章提到了GTD一個重要觀念"任務"，及其與下一步行動的關係，這也是GTD相當精華的所在，請大家好好研究一下，相信這樣的努力，會讓您在生活中"搞定"一切前輩小小的事情。

你也可以在我的BLOG內發表對本章感想
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/4558437

pclin

雖然已經看過GTD的中文翻譯 "搞定"，
但受到twhsi的熱情感召，
趁著這次出國機會在機場的書店買了Getting Things Done以及Ready for Anything兩本書，
希望對自己的生活能有一些幫助。

請教twhsi一個我想了很久的問題，
什麼是open loop？
在 "搞定" 這本書中似乎是翻成問題閘，
不過還是不太懂它的意思。

zombie

Originally posted by pclin at 2005-12-8 16:00:
雖然已經看過GTD的中文翻譯 "搞定"，
但受到twhsi的熱情感召，
趁著這次出國機會在機場的書店買了Getting Things Done以及Ready for Anything兩本書，
希望對自己的生活能有一些幫助。

請教twhsi一個我想了很久的問題，
什麼是open loop？
在 "搞定" 這本書中似乎是翻成問題閘，
不過還是不太懂它的意思。

open loop 泛指還沒進入GTD process的"東西",
最終目標(successful outcome)或是下一步行動(next action)還沒決定的東西，
會在潛意識裡佔據大腦記憶體一部份的東西，都算是open loop

twhsi

zombie兄出面了，
果然一出手就知有沒有 :>
今天早上針對這個問題我也做了一下功課
看看了GTD的原著及大陸人翻的電子版
列了一些書中的概念如下

Open loop問題匣（也有人翻譯成"懸而未決的問題"）
在GTD英文版的第一次出現在 P.12
Anything that does not belong where it is, the way it is, is an "open loop" pulling on your attention
任何沒有找到應有的位置和恰當的存在方式的任何事物，都會佔據著我們的注意力，成為問題匣。它將消磨你的心力，阻礙你思考那些真正重要的事情。

對於每一個問題匣，最好的處理方法是找出一目了然的具體下一步行動

每週你再次瀏覽未完成的工作和問題匣，我把這稱之為一萬英尺高度檢視。

確保所有問題匣在各種清單中都有自己的位置

系統僅僅為你所有問題匣和選擇的行動提供了一個位置，因此，你的大腦就能更加輕鬆自如地完全憑直覺作出決策。

當一個組織機構中的每一項工作、每一個問題匣都處於監控之中時，一個新的公司文化就誕生了。

如果問題匣沒有全部得到應有的照顧，那麼這些問題將在群體的內部逐漸地放大和擴張，企業文化將遭受到傷害。


PCLIN的問題很好，我也會將問與答放在自己的BLOG中。
也為您加油，我覺得每天早上看看READY FOR ANYTHING並查查字典，是對心靈很好的磨練。

[ Last edited by twhsi on 2005-12-9 at 07:34 ]

seawind

剛剛看到對岸朋友將心智圖和GTD合流的心得分享，提供給各位參考
http://blog.sohu.com/members/aprilfool/articles.html

但假如有曼陀羅+GTD的方案，那在palm上相信會更加的方便

twhsi

看不到，想看心智圖和GTD合流的方式說
由中華電信連，跑的好慢

seawind

簡單的說，就是用心智圖做出outline清單再合併到Agendus，Todo or Life Balance，個人認為蠻實務的，可執行性頗高。接著想試試，搞不好可以比較無痛的進入Life Balance的領域中