[GTD] 運用 palm 組織自己的時間管理系統

twhsi

幸福行動家進入了架構時間管理系統的實務探討

我自己的的架構如下

下一步行動清單--diddlebug
任務清單--iGTD（PC上得朋友用bonsai也很不錯）
行事曆--Datebk6
任務補充資料--紙筆工具

由於和palm有許多相關的地方，我會把牽涉到PALM的部份在此分享
有興趣看更多文章的人請上我的部落格，裡面有完整文章
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog

----
幸福行動家 線上課程（33）組織 179/200

昨天下午和蘋果核聊天，並研究未來的幸福行動家課程架構。在交談中，我們都覺得研究時間管理真好，一方面，我們能夠將身邊的事情，利用系統的方法組織起來，另一方面，更結交了許多時間管理的朋友，組成虛擬智囊團，一起研討及分享面對人生的各種挑戰、困難，這可真能說是一種幸福。

今天我們的主題是第三個流程"組織"。當我們收集後，將雜事放入收件匣，找時間，清空收件匣，加工成行動提示，將之組織各種行動提示。

行動提示，等於是一個個不同的資料庫，今天我們介紹的是我認為最重要的四種--下一步行動清單、任務清單、行事曆、筆記本（任務的補充資料）。今天的課程中，也會牽涉到工具的使用，我也以我使用的工具為例介紹。使用工具的原則可以套用在不同的工具上（萬用手冊，電腦、手機等），大家可以自行因應調整。

(1) 下一步行動清單

我自己的收件匣和下一個行動清單都架構在treo 650手機上的diddlebug程式中。

運作的方式是這樣的，當我收集了許多雜事後，我會做清空收件匣的工作。一開始快速瀏覽自己treo650中的雜事，同時加工成行動，這些行動提示就用心智圖（見上圖）的型式寫在我的筆記本中（。這些行動提示有的是下一步行動、有的是任務、有的是行事曆、通訊錄、有的則是一些想法。接著，我再分門別類放到各個不同工具的資料庫中。

對於下一步清單的管理，有三種我常用的方式。
   
    首先，若是很快可以做完，我有時候就立刻行動，（行動完就在心智圖中劃掉）
    其次，針對一些重要的事項，我將之放進diidlebug中，並設定時間，提醒我繼續執行。
    最後，對一些不緊急、不大重要的事情，我就留在筆記本中，做為提示，但我也會常常翻閱，有機會就採取行動

以我自己時間管理的經驗，要先管理好下一步行動清單，才有可能管理好其他的時間管理資料庫，這是重要的基本功。而下一步清單，變化無常，而且數量龐大，我們必須將之有系統的整理，練好基本功，其他的部份就簡單了，我們相互勉勵，繼續加油。

（2）任務清單

我的任務清單，是利用iGTD這個蘋果電腦上面的免費軟體來管理，管理的要點在於任務及任務的下一步行動。

清空收件匣、加工成雜事後的心智圖中，總有些和任務或任務的下一步行動有關的內容。此時，我們將之放到合適的資料庫--任務清單中。我使用過許許多多的軟體及工具，發現好的任務清單資料庫要有兩個條件：

第一是，必須讓任務一覽無遺

以我個人的意見，樹枝狀結構的任務清單很合適，因為如果任務較多時，可以分類，並可以將某類的任務"摺疊"起來，讓其他的任務看起來更加的清晰。例如我們檢視工作上的事情時，可以將家庭生活的任務摺疊起來，這樣檢視時可以專注在工作方面（見上圖）。


第二是，每一個任務後續的下一步行動要放在同一個地方

每個任務其相關的下一步行動，可以列表整理在一起的話，這樣子檢視起來才方便。例如我們網路社群ITM預計8月份要辦聚會，站長會議後也有許多下一步行動清單需要管理，我會將這些事情輸入到iGTD中"ITM社群實體聚會"的任務下方。在檢視任務的同時，可以連帶看到其下一步行動清單，會是一種行雲流水的檢視經驗。

除此之外，任務清單在每週檢視及排程時都扮演了重要的角色，我們會在接下來幾天的課程中詳細介紹。

（3）行事曆

目前我使用treo650手機上的Datebk6程式，來管理自己的行事曆。之前我是運用蘋果電腦上的軟體iCal管理行事曆，後來看到我員林青商會好友陳椿茂，運用手機來管理行事曆相當方便，便改用手機上面的行事曆軟體，結果發現效果確實改善不少。在手機上面的好處是，檢視行事曆約會時很方便，因為手機總是在身邊，立刻就可以和人約定行程。缺點是需要在手機上面中文打字，對於不會打字或者手機不適合輸入的人就無法使用。

收集完雜事之後，一樣會產生許多和日期有關的行動提示（例如下週二要到台中開會、本週三晚上青商會開理事會等），這時候和日期相關的資料應該要統一到行事曆中。如果您不用手機之類的工具管理行事曆，也要思考行事曆隨身攜帶的方式，因為行事曆的特性是很可能在外面（面對面溝通、接到手機等），就需要查詢自己的行程。如您愛用萬用手冊，外國也有許多專門行事曆手冊，體積小，適合隨身攜帶。

和一般的時間管理有所不同，我的行事曆中完全看不到待辦清單（to do lists），這些待辦清單我都放在下一步清單及任務清單中了。行事曆中只有"約會"，必須移動到其他地方，或者是和別人碰面的事情，我才會放在裡面。這樣的好處是，除了自己檢視自己有的自由時間很清楚外，和朋友約定碰面時間，也能夠一目瞭然，提供大家參考。

（4）筆記本（任務的補充資料）

我使用一本厚厚的筆記本來紀錄任務的補充資料。我會在上面規劃開會的議程，寫下會議記錄、閱讀筆記、文章草稿、對各種任務的思考，再加工雜事的階段，我也習慣寫在上面，初步組織成不同的項次（下一步行動清單、任務清單等）。

我覺得寫作是一種把思考的東西固體化的過程，看著寫下來的文字，能將之轉化、加工，形成不一樣的東西。在這個階段我相當推薦心智圖這種思考及筆記的方法。我學習心智圖將近十年（由孫易新老師教授），對我自身心智成長的幫助很大。我常常看到心智圖的各種運用，如在青商會課程的集體討論中，在孩子音樂老師的授課筆記中，在教授美語外師的課堂白板上等，也希望有興趣的朋友可以好好鑽研一下這個很棒的方法。

結語

在線上課程第25堂課
加工與組織中，我們提到

很多人面對組織時，遇到的問題是--找不到一些好方法，將這些行動決策，輸入到系統中

今天這堂課及接下來的幾堂課，就是要來探討這個問題"組織"的，幸福行動家的時間管理系統，最重要的資料庫有下一步清單、任務清單、行事曆及任務的補充資料，我們會在接下來的課程中詳細介紹。我們也會介紹其他種類的資料庫（通訊錄、夢想清單、等待清單、實體資料等），讓大家能管理好自己的各種資料庫，並進而管理好時間。

--------

歡迎參加 [ITM] ，裡面有將520位時間管理同好，一起追求幸福人生

twhsi

這一篇是簡介下一步清單的部份，希望對大家有幫助

-------------
幸福行動家 線上課程（34）下一步行動清單 180/200

寫到下一步清單，就好像看到我建立時間管理系統的歷史，從一開始使用palm系統的PDA利用上面的待辦事項軟體，也曾經用過可以和電腦同步的Bonsai、Lifebalance，接著用到PC單機上面的outlook、mylifeorgarnized、planplus，到蘋果電腦上面的iGTD，這六年來，還真的花了不少時間及心思，就是要找出最合適的管理工具及方法，為了寫這篇文章，我也趁機問了問自己

到底建立下一步行動的核心目的是什麼？

這個問題讓我思考良久，整合我這六年來的經驗，終於體驗到這個核心就是"專注"。有了符合現實狀況的下一步清單、任務清單，我們就無須擔心有沒有考慮到的事情，才能專注，而專注就是David Allen所說得Mind like water(心境如水)。

今天我們提到的下一步清單，除了是六個流程的組織下面中一個資料庫，也是我們六個檢視高度中最基礎的一個檢視項目。

但是何謂下一步行動呢？
我的定義是"任何已經確定的、需要2分鍾以上才能夠解決掉的單一行動。"

而所有的下一步行動，整合在一起就是下一步行動清單。當我們擁有完整的下一步清單，就可以讓我們執行時，迅速找出要採取的行動，就像有一台現代的GPS，遇到路口時，可以立刻判定自己應該左轉或右轉。我們這堂課是下一步清單的簡介，我們這就開始。

（1）完整的行動提示盤點

當我們的行動提示集中在一起，放在頭腦以外的地方，就可以降低很多的壓力。若是能長期做好加工及檢視的習慣，盤點好對自己及他人的承諾，除了可以發揮整合的效益外，更是一個強而有力的好習慣。

也有網友提到，盤點行動提示是為了忘記，是為了放下，是為了去做重要而不緊急的事情。確實這才是時間管理的一部分，有時獨自用餐，能跟自己相處，看看書，聽聽音樂，想想未來，除了降低壓力，也能拓展我們的視野，這也是許多人做時間管理的目的。

但是要是我們不能做好收集、加工、組織、檢視等等的流程，做好時間管理的基本功，這樣的情境是緣木求魚，過度理想化了。孔子說"己立立人，己達達人"，做好完整的行動提示盤點，增強時間管理能力，自然能有多出來的時間，這些時間如何運用，那就是個人的自由選擇了。

（2）依照場合分類，批次處理

有許多人認為GTD的時間管理的精華之一在於場合（context）分類，場合的意思，就是不同的工具（電話、電腦）、情境（自己動手做、當面溝通、思考）。例如需要打電話的下一步行動，我們放在同一個清單中，就可以一次打好幾個電話；又如整合需要在電腦上面處理的清單，一次處理好幾個電腦上面的事情，這就叫做批次處理。

經過調查，我們最浪費時間的動作就在於"切換場合"，舉例來說，如果我們要發五封emails，但是分散在一天之內五個不同的時間來進行，一定會比一次發五封信更加浪費時間，我們也分析一下為何如此？

一來，不用切換場合，很多動作就不用再重複做。以發emails為例。所以的動作包括，坐在電腦前、開啟電子郵件、掃瞄新進信件、打開新郵件、思考如何寫這封信，分綱要、寫內容，檢查錯字，寄出信件等，這些動作如果批次處理，很多地方都能省下時間。

二來，我們在同一場合中，持續工作，常常都能越來越專注，甚至進入Mind likewater(心境如水)的境界。例如活動前，需要打20通邀請社團成員參加活動的電話。若是我們花上1個小時，專心持續打電話，就會發現，一開始打電話時結結巴巴，詞不達意，越打越多後，就會有一些固定的話術，打起電話時也越來越high，電話中的說雜事時間也減少了，簡單明瞭就能把邀請朋友參加活動這件事講得很清楚，就能越打越快，省下許多時間。

依照場合分類，是我們時間管理的基本功，功夫扎的好，就可以一步步練上去。行福行動家的時間管理講究由下往上，將身邊的瑣事都處理好了，壓力降低，思緒清空，自然專注力就能提升到較高的層次。

（3）做事時能行雲流水


當我們買了一輛新車，開在高速公路上，就會覺得路上到處有許多同品牌的車子；自己剛當了爸媽，就會覺得隨處可見剛剛生了孩子的夫妻。這是因為我們大腦的機制就像雷達，會讓我們自動搜尋到和關注事項有關的東西。當我們擁有完整的行動清單時，就會發現推動解決該行動的方法會突然出現在自己面前。

    才剛寫下要聯絡Michelle，就接到Michelle打來的電話，立刻可以討論事情。
    剛剛寫下要寄出一封信件，就看到同事拿著包裹準備要去郵局，快點請她協助寄一下，省下自己的時間。
    才想好要寫一篇企劃案，看看自己的書櫃，就想到一本很適合的參考書躺在那裡

有了完整的下一步清單，我們在生活中就更加能夠行雲流水，不僅如此，我們的行動會由外界環境主控，逐漸轉變成願景領導自己前進。這是因為我們越來越能結合身旁的各種資源，產生解決問題的"綜效"，除瞭解決外界環境要求我們做到的事情，又能結合自己想要往前推動的目標。

這也是我的真實體會，一開始進行時間管理時，都覺得累積的下一步行動數量越來越多（一直將外界環境的雜事加工成行動，所以事情變多），當運用清單得心應手後，運用清空收件匣、每週檢視、半年檢視等方法，外頁環境的變化，常常成為我朝願景及目標前進的契機，這時下一步行動清單反而由壓力，變成通往成功的助力。

結語

下一步清單，就像是一個GPS，理面有許多附近環境的地圖資料，我們看著地圖，就更加容易思考自己如何朝著目的地前進。如果手上沒有GPS，我們只能看見附近的景物，甚至連自己所在的街道名稱都搞不清楚，還要問路人才知道。

有了GPS，我們開往目的地的行程就能有如行雲流水一般一路通，左轉右轉都能自動提示，也會告訴自己有超速照相，要減慢速度。這時我們心中當然可以降低壓力，進入一種更加集中、開放、寬廣的思考模式中，這就是我文章最前面提到的"專注"，此時便可以做更高層次的檢視，我們的人生就能夠逐漸由被動轉化為主動，Master our life。

我們這篇文章介紹了下一步行動清單，下一堂課會對各種的下一步行動場合作更加深入的討論。

--------

歡迎參加 [ITM] ，裡面有將530位時間管理同好，學習掌握好下一步行動清單。

oejack

自刪。

[ 本文最後由 oejack 於 2008-7-15 08:48 編輯 ]