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[GTD] 運用 palm 組織自己的時間管理系統

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發表於 2008-7-10 10:10 |只看該作者 |倒序瀏覽


幸福行動家進入了架構時間管理系統的實務探討

我自己的的架構如下

下一步行動清單--diddlebug
任務清單--iGTD(PC上得朋友用bonsai也很不錯)
行事曆--Datebk6
任務補充資料--紙筆工具

由於和palm有許多相關的地方,我會把牽涉到PALM的部份在此分享
有興趣看更多文章的人請上我的部落格,裡面有完整文章
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog

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幸福行動家 線上課程(33)組織 179/200



昨天下午和蘋果核聊天,並研究未來的幸福行動家課程架構。在交談中,我們都覺得研究時間管理真好,一方面,我們能夠將身邊的事情,利用系統的方法組織起來,另一方面,更結交了許多時間管理的朋友,組成虛擬智囊團,一起研討及分享面對人生的各種挑戰、困難,這可真能說是一種幸福。


今天我們的主題是第三個流程"組織"。當我們收集後,將雜事放入收件匣,找時間,清空收件匣,加工成行動提示,將之組織各種行動提示。

行動提示,等於是一個個不同的資料庫,今天我們介紹的是我認為最重要的四種--下一步行動清單、任務清單、行事曆、筆記本(任務的補充資料)。今天的課程中,也會牽涉到工具的使用,我也以我使用的工具為例介紹。使用工具的原則可以套用在不同的工具上(萬用手冊,電腦、手機等),大家可以自行因應調整。


(1) 下一步行動清單

我自己的收件匣和下一個行動清單都架構在treo 650手機上的diddlebug程式中。


運作的方式是這樣的,當我收集了許多雜事後,我會做清空收件匣的工作。一開始快速瀏覽自己treo650中的雜事,同時加工成行動,這些行動提示就用心智圖(見上圖)的型式寫在我的筆記本中(。這些行動提示有的是下一步行動、有的是任務、有的是行事曆、通訊錄、有的則是一些想法。接著,我再分門別類放到各個不同工具的資料庫中。

對於下一步清單的管理,有三種我常用的方式。
   
    首先,若是很快可以做完,我有時候就立刻行動,(行動完就在心智圖中劃掉)
    其次,針對一些重要的事項,我將之放進diidlebug中,並設定時間,提醒我繼續執行。
    最後,對一些不緊急、不大重要的事情,我就留在筆記本中,做為提示,但我也會常常翻閱,有機會就採取行動

以我自己時間管理的經驗,要先管理好下一步行動清單,才有可能管理好其他的時間管理資料庫,這是重要的基本功。而下一步清單,變化無常,而且數量龐大,我們必須將之有系統的整理,練好基本功,其他的部份就簡單了,我們相互勉勵,繼續加油。




(2)任務清單

我的任務清單,是利用iGTD這個蘋果電腦上面的免費軟體來管理,管理的要點在於任務及任務的下一步行動。

清空收件匣、加工成雜事後的心智圖中,總有些和任務或任務的下一步行動有關的內容。此時,我們將之放到合適的資料庫--任務清單中。我使用過許許多多的軟體及工具,發現好的任務清單資料庫要有兩個條件:

第一是,必須讓任務一覽無遺

以我個人的意見,樹枝狀結構的任務清單很合適,因為如果任務較多時,可以分類,並可以將某類的任務"摺疊"起來,讓其他的任務看起來更加的清晰。例如我們檢視工作上的事情時,可以將家庭生活的任務摺疊起來,這樣檢視時可以專注在工作方面(見上圖)。


第二是,每一個任務後續的下一步行動要放在同一個地方

每個任務其相關的下一步行動,可以列表整理在一起的話,這樣子檢視起來才方便。例如我們網路社群ITM預計8月份要辦聚會,站長會議後也有許多下一步行動清單需要管理,我會將這些事情輸入到iGTD中"ITM社群實體聚會"的任務下方。在檢視任務的同時,可以連帶看到其下一步行動清單,會是一種行雲流水的檢視經驗。

除此之外,任務清單在每週檢視及排程時都扮演了重要的角色,我們會在接下來幾天的課程中詳細介紹。






(3)行事曆

目前我使用treo650手機上的Datebk6程式,來管理自己的行事曆。之前我是運用蘋果電腦上的軟體iCal管理行事曆,後來看到我員林青商會好友陳椿茂,運用手機來管理行事曆相當方便,便改用手機上面的行事曆軟體,結果發現效果確實改善不少。在手機上面的好處是,檢視行事曆約會時很方便,因為手機總是在身邊,立刻就可以和人約定行程。缺點是需要在手機上面中文打字,對於不會打字或者手機不適合輸入的人就無法使用。



收集完雜事之後,一樣會產生許多和日期有關的行動提示(例如下週二要到台中開會、本週三晚上青商會開理事會等),這時候和日期相關的資料應該要統一到行事曆中。如果您不用手機之類的工具管理行事曆,也要思考
行事曆隨身攜帶的方式,因為行事曆的特性是很可能在外面(面對面溝通、接到手機等),就需要查詢自己的行程。如您愛用萬用手冊,外國也有許多專門行事曆手冊,體積小,適合隨身攜帶。

和一般的時間管理有所不同,我的行事曆中完全看不到待辦清單(to do lists),這些待辦清單我都放在下一步清單及任務清單中了。行事曆中只有"約會",必須移動到其他地方,或者是和別人碰面的事情,我才會放在裡面。
這樣的好處是,除了自己檢視自己有的自由時間很清楚外,和朋友約定碰面時間,也能夠一目瞭然,提供大家參考。





(4)筆記本(任務的補充資料)

我使用一本厚厚的筆記本來紀錄任務的補充資料。我會在上面規劃開會的議程,寫下會議記錄、閱讀筆記、文章草稿、對各種任務的思考,再加工雜事的階段,我也習慣寫在上面,初步組織成不同的項次(下一步行動清單、任務清單等)。


我覺得寫作是一種把思考的東西固體化的過程,看著寫下來的文字,能將之轉化、加工,形成不一樣的東西。在這個階段我相當推薦心智圖這種思考及筆記的方法。我學習心智圖將近十年(由孫易新老師教授),對我自身心智成長的幫助很大。我常常看到心智圖的各種運用,如在青商會課程的集體討論中,在孩子音樂老師的授課筆記中,在教授美語外師的課堂白板上等,也希望有興趣的朋友可以好好鑽研一下這個很棒的方法。


結語

在線上課程第25堂課
加工與組織中,我們提到

很多人面對組織時,遇到的問題是--找不到一些好方法,將這些行動決策,輸入到系統中

今天這堂課及接下來的幾堂課,就是要來探討這個問題"組織"的,幸福行動家的時間管理系統,最重要的資料庫有下一步清單、任務清單、行事曆及任務的補充資料,我們會在接下來的課程中詳細介紹。我們也會介紹其他種類的資料庫(通訊錄、夢想清單、等待清單、實體資料等),讓大家能管理好自己的各種資料庫,並進而管理好時間。

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發表於 2008-7-12 07:19 |只看該作者

Re: [GTD] 運用 palm 組織自己的時間管理系統

這一篇是簡介下一步清單的部份,希望對大家有幫助

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幸福行動家 線上課程(34)下一步行動清單 180/200



寫到下一步清單,就好像看到我建立時間管理系統的歷史,從一開始使用palm系統的PDA利用上面的待辦事項軟體,也曾經用過可以和電腦同步的Bonsai、Lifebalance,接著用到PC單機上面的outlook、mylifeorgarnized、planplus,到蘋果電腦上面的iGTD,這六年來,還真的花了不少時間及心思,就是要找出最合適的管理工具及方法,為了寫這篇文章,我也趁機問了問自己

到底建立下一步行動的核心目的是什麼?

這個問題讓我思考良久,整合我這六年來的經驗,終於體驗到這個核心就是"專注"。有了符合現實狀況的下一步清單、任務清單,我們就無須擔心有沒有考慮到的事情,才能專注,而專注就是David Allen所說得Mind like water(心境如水)。



今天我們提到的下一步清單,除了是六個流程的組織下面中一個資料庫,也是我們六個檢視高度中最基礎的一個檢視項目。

但是何謂下一步行動呢?
我的定義是"任何已經確定的、需要2分鍾以上才能夠解決掉的單一行動。"

而所有的下一步行動,整合在一起就是下一步行動清單。當我們擁有完整的下一步清單,就可以讓我們執行時,迅速找出要採取的行動,就像有一台現代的GPS,遇到路口時,可以立刻判定自己應該左轉或右轉。我們這堂課是下一步清單的簡介,我們這就開始。


(1)完整的行動提示盤點

當我們的行動提示集中在一起,放在頭腦以外的地方,就可以降低很多的壓力。若是能長期做好加工及檢視的習慣,盤點好對自己及他人的承諾,除了可以發揮整合的效益外,更是一個強而有力的好習慣。

也有網友提到,盤點行動提示是為了忘記,是為了放下,是為了去做重要而不緊急的事情。確實這才是時間管理的一部分,有時獨自用餐,能跟自己相處,看看書,聽聽音樂,想想未來,除了降低壓力,也能拓展我們的視野,這也是許多人做時間管理的目的。

但是要是我們不能做好收集、加工、組織、檢視等等的流程,做好時間管理的基本功,這樣的情境是緣木求魚,過度理想化了。孔子說"己立立人,己達達人",做好完整的行動提示盤點,增強時間管理能力,自然能有多出來的時間,這些時間如何運用,那就是個人的自由選擇了。






(2)依照場合分類,批次處理

有許多人認為GTD的時間管理的精華之一在於場合(context)分類,場合的意思,就是不同的工具(電話、電腦)、情境(自己動手做、當面溝通、思考)。例如需要打電話的下一步行動,我們放在同一個清單中,就可以一次打好幾個電話;又如整合需要在電腦上面處理的清單,一次處理好幾個電腦上面的事情,這就叫做批次處理。

經過調查,我們最浪費時間的動作就在於"切換場合",舉例來說,如果我們要發五封emails,但是分散在一天之內五個不同的時間來進行,一定會比一次發五封信更加浪費時間,我們也分析一下為何如此?

一來,不用切換場合,很多動作就不用再重複做。以發emails為例。所以的動作包括,坐在電腦前、開啟電子郵件、掃瞄新進信件、打開新郵件、思考如何寫這封信,分綱要、寫內容,檢查錯字,寄出信件等,這些動作如果批次處理,很多地方都能省下時間。

二來,我們在同一場合中,持續工作,常常都能越來越專注,甚至進入Mind likewater(心境如水)的境界。例如活動前,需要打20通邀請社團成員參加活動的電話。若是我們花上1個小時,專心持續打電話,就會發現,一開始打電話時結結巴巴,詞不達意,越打越多後,就會有一些固定的話術,打起電話時也越來越high,電話中的說雜事時間也減少了,簡單明瞭就能把邀請朋友參加活動這件事講得很清楚,就能越打越快,省下許多時間。

依照場合分類,是我們時間管理的基本功,功夫扎的好,就可以一步步練上去。行福行動家的時間管理講究由下往上,將身邊的瑣事都處理好了,壓力降低,思緒清空,自然專注力就能提升到較高的層次。



(3)做事時能行雲流水


當我們買了一輛新車,開在高速公路上,就會覺得路上到處有許多同品牌的車子;自己剛當了爸媽,就會覺得隨處可見剛剛生了孩子的夫妻。這是因為我們大腦的機制就像雷達,會讓我們自動搜尋到和關注事項有關的東西。當我們擁有完整的行動清單時,就會發現推動解決該行動的方法會突然出現在自己面前。

    才剛寫下要聯絡Michelle,就接到Michelle打來的電話,立刻可以討論事情。
    剛剛寫下要寄出一封信件,就看到同事拿著包裹準備要去郵局,快點請她協助寄一下,省下自己的時間。
    才想好要寫一篇企劃案,看看自己的書櫃,就想到一本很適合的參考書躺在那裡

有了完整的下一步清單,我們在生活中就更加能夠行雲流水,不僅如此,我們的行動會由外界環境主控,逐漸轉變成願景領導自己前進。這是因為我們越來越能結合身旁的各種資源,產生解決問題的"綜效",除瞭解決外界環境要求我們做到的事情,又能結合自己想要往前推動的目標。

這也是我的真實體會,一開始進行時間管理時,都覺得累積的下一步行動數量越來越多(一直將外界環境的雜事加工成行動,所以事情變多),當運用清單得心應手後,運用清空收件匣、每週檢視、半年檢視等方法,外頁環境的變化,常常成為我朝願景及目標前進的契機,這時下一步行動清單反而由壓力,變成通往成功的助力。

結語

下一步清單,就像是一個GPS,理面有許多附近環境的地圖資料,我們看著地圖,就更加容易思考自己如何朝著目的地前進。如果手上沒有GPS,我們只能看見附近的景物,甚至連自己所在的街道名稱都搞不清楚,還要問路人才知道。

有了GPS,我們開往目的地的行程就能有如行雲流水一般一路通,左轉右轉都能自動提示,也會告訴自己有超速照相,要減慢速度。這時我們心中當然可以降低壓力,進入一種更加集中、開放、寬廣的思考模式中,這就是我文章最前面提到的"專注",此時便可以做更高層次的檢視,我們的人生就能夠逐漸由被動轉化為主動,Master our life。

我們這篇文章介紹了下一步行動清單,下一堂課會對各種的下一步行動場合作更加深入的討論。

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發表於 2008-7-14 08:52 |只看該作者

Re: [GTD] 運用 palm 組織自己的時間管理系統

自刪。

[ 本文最後由 oejack 於 2008-7-15 08:48 編輯 ]
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